تدوين روشها و هماهنگي مقررات بازرگاني
روش اجرايي تهيه و تنظيم سند نقل و انتقال كالا بين انبارهاي اصلي(MT67/67R) 

 

 فهرست مطالب

 1-كليات:
 2- مسئوليتها :
 3-مراحل اجرايي :
 4- نحوه تنظيم درخواست انتقال كالا بين انبارهاي اصلي (سند MT 57 ) پيوست شماره 1 :

 5- نحوه تنظيم سند انتقال كالا بين دو انبار اصلي – ارسال (سند MT67 ) پيوست شماره 2

 6- نحوه تكميل و تنظيم سند انتقال كالا بين دو انبار اصلي دريافت (MT67R)پيوست شماره 2 :

 7- تغييرات و تكاملوضعيتهاي نقل و انتقال كالا بين انبارهاي اصلي در سيستم يكنواخت كالا :

 8- عمليات مالي اسناد نقل وانتقال كالا بين انبارهاي اصلي MT67/67R
 9- برگشتيهاي سيستم:
 10- فهرست ضمائم:

 

 

 

1-كليات :

1-1- مقدمه

با توجه به ضرورت و نياز به تامين كالا درموارد مختلف كه دراين روش شرح داده ميشود امكان دارد يك انبار اصلي از انبار اصلي ديگر درخواست انتقال كالا/ كالاهائي را بنمايد . دراين حالت آناليست كنترل كالاي انبار درخواست كننده با تنظيم و ارسال سند درخواست كالا براي آناليست كنترل كالاي انبار صاحب كالا و يا ايجاد آن درسيستم يكنواخت كه عيناً توسط واحد سفارشات صاحب كالا قابل رويت ميباشد مشخصات قلم / اقلام مورد نياز خود را به اطلاع آناليست كنترل كالاي انبار صاحب كالا رسانيده و واحد مذكور پس از رويت و يا وصول درخواست كالا نسبت به بررسي و چگونگي تامين كليه اقلام و يا قسمتي از آنها و يا رد درخواست بنا به مورد اقدام مينمايد ، دراين حالت سند انتقال كالا بين دو انبار اصلي ارسال تهيه ميگردد كه پس از تائيد به انبار ذيربط جهت صدور كالا از انبار ارسال و نهايتاً واحد ارسال كالا با صدور بارنامه مبادرت به انتقال فيزيكي كالا به انبار درخواست كننده مي نمايد ، انبار دريافت كننده بمحض وصول كالا نسبت به رسيد بارنامه / سند ارسال ، تنظيم و تغذيه اطلاعات سند انتقال كالا بين دو انبار اصلي دريافت ،‌اين نقل و انتقال را تائيد مينمايد.

مواردي كه ايجاب مي نمايد تا انبارهاي فرستنده و گيرنده مبادرت به نقل و انتقال كالا نمايند به شرح ذيل ميباشد :

1-1-1- چنانچه انباردرخواست كننده كالا قلم / اقلام بين راهي خود را هنوز دريافت ننموده و وجود كالاهاي مورددرخواست درعمليات بفوريت موردنياز باشد.

2-1-1- كالاي مورد نظر سابقه مصرف درانبار درخواست كننده نداشته و وجود آن كالا درانبار مذكورضروري بوده و تأخيردر تامين آن از طريق صدور تقاضا باعث ضررو زيان به تاسيسات شركت گردد.

3-1-1-كالاي مورددرخواست از جمله كالاهايي باشد كه طي يك برنامه خريد تلفيقي از طريق انبار فرستنده خريداري گرديده و ميبايست به انبار متقاضي انتقال يابد.

4-1-1-موجودي كالاهاي موردنظر درانبار متقاضي جهت پاسخگوئي به نيازمنديهاي ضروري دردوره پوششي كافي نباشد.

5-1- 1- هنگاميكه مقدار كالاي مورد نظر درانبار فرستنده ، مازاد برمصرف دوره پوششي بوده واز طرف ديگر مورد نياز انبار گيرنده باشد.

6-1-1-كالاي مازاد پروژه ها دريك انبار كه جهت اجراي پروژه هاي انبار ديگر/ شركت ديگر مورد مصرف داشته باشد .

7-1- 1- كالاي راكد دريك انبار كه درانبارهاي ديگر/ شركت هاي ديگر مورد مصرف داشته باشد.

2- 1- هدف :

هدف از تدوين اين روش تشريح چگونژي نقل وانتقال كالا بين انواع رمزهاي سازماني اقلام (مستمر ، مازاد ، پروژه ،‌ درخواست برنامه اي)دوانبار اصلي مختلف دريك يا دو مديريت (شركت) و همچنين نحوه تنظيم و تغذيه اطلاعات اسناد مربوطه درسيستم يكنواخت كالا و شرح وظائف و مسئوليتها در انجام نقل و انتقال كالا بين دو انبار اصلي دريک شرکت /مديريت يا دو انباراز دو شرکت مستقل ميباشد.

3-1- حدود:

حدود اين روش از زمان تنظيم سند درخواست انتقال كالا با توجه به هماهنگي هاي فيمابين مسئولين دو انبار اصلي فرستنده و گيرنده ،‌ يا ايجاد درخواست درسيستم يكنواخت كالا توسط آناليست كنترل كالا انبار درخواست كننده شروع و با صدور سند انتقال كالا ارسال و نهايتاً عمليات برداشت و انتقال فيزيكي كالا ادامه يافته و با وصول كالا به انبار درخواست كننده و صدور سند انتقال كالا دريافت و تغذيه اطلاعات به سيستم و توزيع نسخ سند و تسويه حساب انتقال كالا خاتمه مي يابد.

2- مسئوليتها :

1-2- رئيس / مسئول كنترل كالا :

نامبرده موظف استبا استفاده از امكانات سيستم يكنواخت كالا ضمن حفظ كنترلهاي داخلي در راستاي تامين بموقع كالا پس از هماهنگي هاي لازم با رئيس تداركات / امور كالا درجهت نقل و انتقالات كالا اقدام نمايد.

2-2- آناليست كنترل كالاي انبار درخواست كننده كالا :

نامبرده مسئوليت دارد قبل از درخواست كالا از ساير انبارها ، موجودي و بين راهي و مصرف دوره پوششي را مدنظر قرارداده و موجودي كالا را بطور فيزيكي بررسي و سپس درخواست خود(MT57 )را متناسب با ميزان كالاي مورد نياز تنظيم نموده و پس ازدريافت كالا توسط انبار از تنظيم سند انتقال كالا دريافت (سند MT67R) توسط انباردار يا كارمند رسيد كالا اطمينان حاصل نموده و تا تغذيه اطلاعات سند به سيستم موضوع را پيگيري نمايد.

3-2- آناليست كنترل كالاي انبار فرستنده كالا :

نـامبـرده مسئـوليت دارد هنگـام دريـافت ورويت درخـواست انتقـال كـالا (سنـد MT57 ) (پيوست شماره يك) ازمقدار موجودي و بين راهي و ميزان مصرف دردوره پوششي كالا وقوف كامل حاصل نموده و با تائيد مسئولين مربوطه مبادرت به تائيد سند انتقال كالا ارسال (سند MT67 ) (پيوست شماره 2) نمايد به نحوي كه انبار تازمان وصول كالاي بين راهي با كسري و كمبود كالا مواجه نگردد.

4-2- روساي ادارات تداركات / عمليات انبار / سمتهاي همطراز :

نامبردگان مسئوليت حسن اجراي اين روش را بعهده داشته و هنگام تصويب اسناد انتقالي دلايل توجيهي كافي نسبت به نقل و انتقال كالا را مورد توجه قرار مي دهند.

5-2- روِساي خدمات كالا / اموركالا :

مسئوليت دارند هماهنگي لازم را با واحدهاي ذيربط جهت اجراي صحيح و بموقع اين روش بعمل آورده واز اجراي آن توسط ابواب جمعي خود اطمينان حاصل نمايند.

6-2- امور مالي / حسابداري كالا :

با عنايت به اهميت ابعاد مالي جابجائي كالا و حسابهاي مربوطه بويژه در ارتباط با انتقال پروژه ها بين دو شركت / مديريت ، امور مالي يا حسابداري كالا مسئوليت و نظارت مستقيم بر اينگونه نقل و انتقالات را بعهده داشته و مي بايست اين اسناد پس از تاييدات لازم امور مالي ذيربط در سيستم تغذيه و اثرگذاري گردند.

7-2- مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني :

رئيس مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني مسئول آموزش ، نگهداشت ، تهيه و تدوين روشها ، دستور العمل هاي اجرايي سيستم پيوسته ويكنواخت كالا وهمينطور بررسي اشكالات ودريافت پيشنهادات اصلاحي و اعمال تغييرات و اصلاحات لازم دربرنامه هاي مورد نياز سيستم و دستور العمل ها ورفع اشكالات آن خواهد بود. همچنين درمورد آموزش و استفاده مشتركيـن از سيستـم پيوستـه و يكنواخت كـالا اقـدامات لازم را بعمل مي آورد.

8-2- مديربازرگاني :

مدير بازرگاني شركت ملي گاز به اجراي صحيح اين روش نظارت عاليه داشته و پيشنهادات واصله در رابطه با هرگونه اصلاح /تغيير درمفاد اين روش را از طريق واحد مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني ، مورد بررسي قرارداده و درصورت تائيد و تصويب ،‌ تغييرات درچاپهاي بعدي اين روش اعمال مي گردد.

3-مراحل اجرايي :

1-3- اقدامات واحد كنترل كالاي انبار درخواست كننده:

1-1-3- آناليست كنترل كالاي انبار درخواست كننده مي تواند باتوجه به امكانات سيستم يكنواخت دربخش اقلام مازاد از مسير MA-INV-SRP نيازهاي انبار خود را ازاقلام مازاد استاندارد و پروژه اي ساير انبارها مورد بررسي قرارداده و نسبت به انتقال و دريافت آنها اقدام نمايد.

2-1-3- چنانچه پس از پيگيري لازم دربخش اقلام مازاد به نتيجه نرسيد مي بايد با تماس و هماهنگي با ساير واحدهاي سفارشات و كنترل موجودي انبارهاي ساير مديريتها چگونگي تامين اقلام مورد نياز خود را ازمحل موجودي اقلام راكد/ فعال آنها بررسي نمايد.

3-1-3- چنانچه پس از پيگيري ،‌ اقلام درخواستي از انبار ديگري قابل تامين باشد واحد كنترل كالاي انبار متقاضي سند درخواست انتقال كالا (MT57) را تهيه و براي انبار صاحب كالا ارسال مينمايد(تسهيلات سيستم بگونه اي است كه ميتوان پس از تغذيه اطلاعات سند درخواست انتقال كالا اين اطلاعات را درانبار صاحب كالا رويت نمود بنابراين متقاضي ميتواند درخواست خود را درسيستم ايجاد و به اطلاع آناليست كنترل كالاي انبار صاحب كالا برساند بدون اينكه سند درخواست تنظيم و ارسال نمايند.)

4-1-3- جهت تنظيـم درخواست انتقـال كـالا و مـراحل بعـدي آن بـايـد از مسير MA-OPR-TBM درسيستم يكنواخت كالا استفاده نمود .

5-1-3- پس ازتغذيه اطلاعات سند درخواست انتقال كالا درسيستم پرونده بين راهي انتقالات ايجاد و با توجه به تغيير وضعيت اقلام ،‌ متقاضي مي تواند با مراجعه به سيستم از وضعيت نقل و انتقال اقلام مطلع گردد.

2-3-اقدامات واحد كنترل كالاي انبار صاحب كالا :

1-2-3- وقتي كه قلم / اقلامي طي سند / اسناد درخواست انتقال كالا (MT57) توسط متقاضي در سيستم ايجاد و يا سند آن صادر و به انبار صاحب كالا ارسال گرديد. آناليست كنترل كالاي انبار صاحب كالا آنرا درسيستم رويت و پس از اخذموافقت هاي لازم جهت انتقال كالاي مورد درخواست به شرح ذيل اقدام مي نمايد.

2-2-3- بررسي مي نمايد كه آيا امكان تامين قلم / اقلام مورد درخواست از موجودي اقلام انبارهاي موجودي مستمر / مازاد / پروژه / درخواست برنامه اي ميسرميباشد؟

3-2-3- امكان تامين كالاي مورددرخواست از طريق موجودي انبار اقلام مستمر با رويت گزارش موجودي (INVENTORY) و اقلام بين راهي و ملاحظه فيزيكي كالا درانبار و مراجعه به گزارش بررسي موجودي اقلام (REVIEW INQUIRY) يا تجزيه و تحليل موجودي (INVENTORY ANALYSIS) در بخش كنترل موجودي سيستم بررسي ميگردد.

4-2-3- با توجه به موارد مذكور و پذيرش درخواست انتقال كالا كه توسط آناليست كنترل كالاي انبار درخواست كننده در سيستم ايجاد گرديده ميتوان اقدام به تائيد درخواست جهت صدور سند انتقال كالا (MT67) نمود.

5-2-3- با توجه به اينكه هرانبار اصلي ميتواند داراي انبارهاي فرعي متعدد باشد لذا انتقال كالا ميتواند بين انبارهاي فرعي ، دو انباراصلي طبق همين روش انجام شود.

6-2-3- اطلاعات سند درخواست انتقال كالا تا زماني كه انبار صاحب كالا اقدامي انجام نداده قابل اصلاح و يا حذف ميباشد و درخواست كننده ميتوانند وضعيت اقلام درخواست را ازطريق سيستم رويت و پيگيري نمايد. درصورت اعمال تغييرات و يا حذف قلم / اقلام درخواست ، امكان رويت / چاپ آخرين وضعيت درخواست براي انبار صاحب كالا ميسرميباشد. همچنين پس از تائيد درخواست انتقال كالا توسط آناليست كنترل كالاي انبار صاحب كالا ، وضعيت درخواست تغيير كرده كه با صدور كالا از انبار كامل ميشود . درنتيجه متقاضي مي تواند با مراجعه به سيستم از وضعيت اقلام درخواست كالا اطلاع حاصل نمايد.(توضيحات کاملتر در بند 7 همين روش آمده است.)

7-2-3- درمواردي كه واحد متقاضي نسبت به ايجاد درخواست انتقال در سيستم اقدام نكرده و نيازهاي خود را با نامه به انبار صاحب كالا اعلام نمايد ، پس از موافقت واحد كنترل كالاي انبارصاحب كالا و ايجاد سند صدور درسيستم با تائيد آناليست كنترل كالا سيستم راساً نسبت به ايجاد سند درخواست اقدام نموده كه باتائيد شماره سند ايجاد شده توسط سستم مي توان نسبت به تائيد اقلام مورد درخواست اقدام نمود. البته اين حالت فقط در مورد اقلام با شماره رمز استاندارد هر دو طرف امکانپذير ميباشد ودر مورد پروژه ها حتماً ميبايست سند MT57 توسط آناليست کنترل کالاي انبار دريافت کننده کالا به سيستم تغذيه شود.

3-3-اقدامات انباردار صاحب كالا :

1-3-3- انبادار با صدور سند انتقال كالا (MT67)كه توسط واحد كنترل كالا تائيد و به تصويب مسئولين ذيربط رسيده ، ضمن كنترل هاي لازم مبني برتطابق شرح و شماره طبقه بندي ،‌ واحد و مقدار كالا با مشخصات موجودي فيزيكي انبار و حصول اطمينان از قابل تامين بودن آن به شرح ذيل اقدام به تكميل سند و تحويل كالا و تغذيه اطلاعات به سيستم مينمايد.

1-1-3-3 سند / اسنادي كه توسط واحد كنترل كالا تائيد و توسط مسئولين ذيربط تصويب شده و دراختيار انباردار قرارميگيرد ، نامبرده درصورت داشتن موجودي ستون مقدار ارسالي سند را تكميل و با قيد نام و امضاء درستون انباردار صدور كالا را تائيد مينمايد.

2-1-3-3 چنانچه قلم / اقلامي كه توسط آناليست كنترل كالا با سند MT67 تائيد شده ولي بعلت موجودي كاذب درسيستم ،‌ درانبار موجودي كافي نداشته باشد و انباردار قادربه تامين قسمتي از مقدار تائيد شده قلم / اقلام صادره باشد دراينصورت ضمن هماهنگي با واحد كنترل كالا و اخذ تائيديه مجدد اقدام به تحويل كالا براساس مقادير موجوددرانبار مينمايد.

(قابل ذكر است درصورت عدم اخذ تائيديه مجددبراي اقلام تغييريافته ثبت اطلاعات سند / اسناد مذكور درسيستم امكان پذير نمي باشد. )

3-1-3-3 ممكن است بعلت عدم وجود كالا درانبار (كاذب بودن موجودي اطلاعات سيستم ) انباردار نتواند كلاً قلم / اقلام درخواستي را تامين نمايد لذا درستون مقدار صادره عبارت NIS را درج و به سيستم تغذيه مينمايد كه دراين حالت وضعيت سند انتقال كالا خاتمه يافته تلقي ميگردد.

4-1-3-3 بعداز ثبت سند MT67 درسيستم و تاثير آ“ درپايگاه موجودي ،‌ پرونده بين راهي انتقالات بروز ميرسد.

5-1-3-3 پس از تكميل سند انتقال و آماده نمودن كالا درصورتيكه تحويل گيرنده نماينده انبار متقاضي باشد، كالا تحويل ايشان و درصورتيكه تحويل گيرنده نماينده واحد ارسال انبار صادركننده باشد ، كالا تحويل گرديده و درهردو حالت درستون تحويل گيرنده كالا رسيد اخذ ميگردد.

تذكر 1 : اثرگذاري اسناد نقل و انتقال كالا به عهده امورمالي حسابداري كالا مي باشد مگر درمواقعي كه اين مسئوليت به انبار / كاردكس انبار تفويض گردد.

تذكر 2 : درمواردي كه مسئولين انبار صاحب كالا تصميم دارند كالا را باقيمتي غير از قيمت ميانگين سيستم به متقاضي تحويل نمايند اثرگذاري سند درسيستم پس از قيمت گذاري توسط حسابداري كالا انجام ميشود. لازم به ذكر است كه اسناد نقل و انتقال كالا بين انبارهاي دو مديريت مي تواندبا قيمت توافقي (غيرازميانگين سيستم ) باشد و درداخل يك مديريت نقل و انتقال كالا براساس قيمت ميانگين و توسط سيستم انجام ميشود.

4-3- اقدامات قسمت ارسال كالا درانبار فرستنده :

متصدي ارسال كالا پس ازدريافت سند تكميل شده (MT67) كه كالاي آن توسط انباردار تامين و تحويل گرديده به شرح ذيل اقدام مي نمايد :

1-4-3-سند MT67 را بدقت مورد بررسي قرارداده و اطمينان حاصل مينمايد كه ستونهاي اطلاعاتي آن برابر با ضوابط مشروحه دراين روش تكميل گرديده و حاوي امضاء هاي مجاز تهيه كننده و تصويب كننده باشد.

2-4-3- پس از كنترل و بررسي ، شماره سند را دردفتر ارسال كالا ثبت و اقدامات ذيل را بعمل مي آورد :

پس از دريافت كالا / كالاهاي قيدشده درسند ازانباردار ، آنها را از نظر كيفيت و كميت با مندرجات سند تطبيق مي نمايد سپس كالاهاي مورد نظر را مطابق با ماهيت آنها همراه با يك نسخه از سند MT67 بسته بندي نموده و بارنامه مربوطه را تنظيم مي نمايد.

3-4-3- پس از بسته بندي كالا مبادرت به تنظيم بارنامه حمل شركتي در 5 نسخه نموده و به شرح ذيل توزيع مينمايد.

نسخه اصل : راننده بمنظور ارائه به شركت حمل و نقل و تسويه حساب با آن شركت .

نسخه دوم : متقاضي بمنظور حفظ آن درسوابق .

نسخه سوم : متقاضي بمنظور رسيد كالا و مهمورنمودن آن و عودت به انبار فرستنده .

نسخه چهارم :‌ بعنوان نسخه خروجي جهت ارائه به درب بازرسي خروج انبار

(GATE PASS)

نسخه پنجم : بايگاني درسوابق قسمت ارسال كالا .

5-3- اقدامات انباردريافت كننده كالا (درخواست كننده ) :

1-5-3- انبار گيرنده كالا پس ازدريافت كالاي مورد درخواست اقدامات ذيل را انجام ميدهد:

1-1-5-3-متصدي رسيد كالاي انبار گيرنده / انباردارابتدا مشخصات مندرج درسند انتقال كالا (MT67) و بارنامه مربوطه را باكالاي دريافتي مطابقت نموده و از صحت آن اطمينان حاصل مينمايد.

2-1-5-3-درصورتيكه كالاي دريافتي با درخواست مطابقت داشته باشد يك نسخه بارنامه را مهرو امضاء‌نموده و جهت اطلاع فرستنده ارسال ميدارد.

3-1-5-3-مشخصات ذكرشده درسند مزبور و يا دربارنامه مربوطه ، همراه با مشخصات شركت حمل كننده ، وسيله حمل و راننده را دردفتر كالاهاي وارده ثبت مينمايد.

4-1-5-3-درصورتيكه مشخصات كالا بنا به دلايلي با مندرجات سند يا بارنامه مغايرت داشته باشد (عـدم تطبيق شـرح و شمـاره طبقه بندي كالا) آناليست كنترل كالارا درجريان امر گذاشته و ضمن درج نوع مغايرت دربارنامه و يا مكاتبه با انبار فرستنده كالا ، اين قلم / اقلام را تاتعيين تكليف نهايي بصورت معوق نگهداري مي نمايد.

5-1-5-3-كارمند رسيد ، كالاي واصله را همراه بانسخ سند MT67 عيناً به انباردار ذيربط تسليم مي نمايد تا پس از تائيد انباردارو يا واحد دريافت كالا اقدام به تنظيم و صدور سند انتقال كالا بين انبارهاي اصلي دريافت (MT67R) بنمايد.

پس از تائيد ،‌ اطلاعات سندبه سيستم يكنواخت كالا تغذيه شده تا كالاي واصله به موجودي انبار گيرنده اضافه شود. تغذيه سند MT67R توسط واحد کنترل کالاي انبار انجام ميشود.

6-1-5-3-درمورد كالاهائيكه مشخصات آنها با مندرجات سند مربوطه بنا به دلايلي مغايرت داشته و معوق مانده است ستون مربوط به نوع ادعا درسند MT67Rبنحوي كه بعداً توضيح داده خواهد شد تكميل و به سيستم تغذيه ميگردد.

7-1-5-3-درمورد كالاهاي آسيب ديده و كسري هاي ناشي از سرقت ، حادثه و غيره صورت مجلس تهيه و نسبت به پيگيري آن تا تعيين تكليف نهائي اقدام خواهد شد.

8-1-5-3- با تغذيه اطلاعات سند MT67Rوضعيت پرونده بين راهي انتقالات بروز رسيده و كامل ميشود.

9-1-5-3- چنانچه سند انتقال توسط حسابداري كالا قيمت گذاري شده باشد بعداز تغذيه اطلاعات سند به سيستم ، نسخه اصل سند را جهت اثرگذاري به امورمالي / حسابداري كالا ارسال گردد.

ولي چنانچه قيمت توسط سيستم محاسبه و اعمال گردد نيازي به ارسال سند به حسابداري كالا / امورمالي بمنظور اثر گذاري نمي باشد. (موضوع بند 16-1-5)

4- نحوه تنظيم درخواست انتقال كالا بين انبارهاي اصلي (سند MT 57 ) پيوست شماره 1 :

واحد كنترل كالاي انبار متقاضي جهت ثبت نيازهاي خود درسيستم و اطلاع انبار صاحب كالا مي تواند نسبت به تنظيم سند درخواست انتقال كالا و ثبت اطلاعات آن درسيستم اقدام و مراحل بعدي انتقال كالا را ازطريق سيستم پيگيري نمايد ذيلاً نحوه تنظيم سند درخواست انتقال كالا وثبت آن درسيستم توضيح داده ميشود،‌اين سند از دوبخش سرسند و متن سند بشرح زير تشكيل شده است .

1-4- اطلاعات سرسند :

1-1-4- نوع سند :

دراين قسمت عدد 57 از قبل چاپ شده است (درسيستم نيز تعبيه شده ) و نيازي به تغذيه آن نيست .

2-1-4- رمز عملكرد DISIGNATION CODE :

اين ستون درزمان ايجاد درخواست در سيستم خالي مي ماند ولي جهت اصلاح اطلاعات ايجاد شده از حرف A و براي حذف اطلاعات از سيستم از حرف D استفاده ميشود. حالتهاي فوق الذكر در سيستم بطور جداگانه پيش بيني شده و نيازي به تغذيه اين حروف به سيستم نمي باشد.

3-1-4- رمز مديريت RECEIVER MG.CODE:

دراين ستون رمز مديريت درخواست كننده كالا كه عددي سه رقمي مي باشد درج ميگردد. رمز مديريت مشخص كننده حوزه عملياتي هر مديريت است كه داراي بودجه اي مستقل ،‌ مسئوليتها و اختيارات خاص خود ميباشد. رمز مديريت بعنوان قسمتي از كليد دسترسي به اطلاعات حتماً بايد درسند قيد و به سيستم تغذيه گردد. رمز مديريت بايستي قبلاً به سيستم معرفي شده باشد.

4-1-4- شماره انبار RECEIVER STORE NO. :

دراين ستون شماره انبار درخواست كننده كالا كه براي انبار اصلي دو رقمي و براي انبار فرعي چهار رقمي مي باشد درج ميگردد شماره انبار عددي و پركردن آن الزامي است و بايد به سيستم معرفي شده باشد.

5-1-4- رمز سازماني RECEIVER ADMIN CODE. :

دراين ستون رمز سازماني انبار درخواست كننده كالا كه دو رقمي و عددي است درج ميگردد و بايستي براي سيستم شناخته شده باشد.

6-1-4- شماره درخواست پروژه RECEIVER PROJECT REQUEST NO. :

چنانچه اقلام درخواستي مورد نياز پروژه خاصي باشد شماره درخواست پروژه مربوطه دراين ستون درج ميگردد.

شماره مذكور ده رقمي و عددي است و بايد در رمز سازماني ذيربط براي سيستم شناخته شده باشد .

7-1-4- شماره سند DOC.NO. :

دراين ستون شماره سند درخواست انتقال كالا درج ميگرددكه بصورت عددي و 7 رقمي است كه دو رقم اول آن بايد با دو رقم سمت چپ تاريخ سند (سال هجري شمسي ) برابر باشد و 5 رقم باقيمانده شماره سريال است.

8-1-4- تاريخ سند DOC.NO. :

دراين ستون تاريخ تنظيم سند به عنوان تاريخ درخواست انتقال كالا درج ميشود كه بايستي عددي و 6 رقمي (YYMMDD) باشد.

9-1-4- رمز مديريت انبار فرستنده DISPATCHER MG. CODE :

انبار متقاضي كالا پس از بررسي و تحقيق كه كدام يك از انبارها ميتواند تامين كننده نياز اوباشد اطلاعات لازم را كسب نموده و رمز مديريت فرستنده كالا را دراين ستون درج مي نمايد. رمز مديريت فرستنده سه رقمي بوده و بايد براي سيستم شناخته شده باشد.

10-1-4- شماره انبار فرستنده DISPATCHER STORE NO. :

دراين ستون شماره انبار فرستنده كالا درج ميشود شماره انبار فرستنده بايد براي سيستم شناخته شده باشد كه براي انبار اصلي دو رقمي و براي انبار فرعي چهاررقمي است.

11-1-4- رمز سازماني فرستنده DISPATCHER ADMIN CODE :

دراين ستون رمز سازماني انبار فرستنده كالا بصورت دو رقمي و كامل درج ميگردد كه بايستي براي سيستم شناخته شده باشد.

12-1-4- شماره درخواست پروژه فرستندهDISPATCHER PROJECT REQUEST NO.

چنانچه اقلام مورد درخواست مربوط به پروژه هاي انبار فرستنده باشد دراين ستون شماره درخواست پروژه مربوطه درج ميگردد.

13-1-4- تعداد اقلام ITEM COUNT :

تعداد اقلام درج شده درسندشمارش شده و دراين نوشته ميشود و بمنظور موازنه سند درسيستم مورد استفاده قرار ميگيرد.

14-1-4- جمع مقادير TOTAL QTY :

جمع مقادير اقلام درج شده درمتن سند محاسبه و دراين قسمت نوشته ميشود و بمنظور موازنه سند در سيستم مورد استفاده قرار ميگيرد.

2-4- اطلاعات متن سند:

1-2-4- شماره قلم درخواستيITEM NO.:

چنانچه كالاي درخواستي درانبار درخواست كننده جزو اقلام پروژه باشد دراين ستون شماره قلم مربوط به درخواست پروژه درج ميگردد. لكن اگر قلم درخواستي جزو اقلام مستمر موجودي باشد اين ستون خالي خواهد ماند .

2-2-4- شماره طبقه بندي M.E.S.C.NO. :

دراين ستون شماره طبقه بندي كالا درانبار درخواست كننده كالا درج ميگردد كه عددي ده رقمي بوده و پركردن آن الزامي است . اين شماره براي اقلام مستمر موجودي انبار بايد همراه واحد صدور كالا در پايگاه طبقه بندي و درپايگاه موجودي انبار ذيربط داراي سابقه باشد.

3-2-4- واحد صدور كالا UNIT:

دراين ستون واحد صدور كالا كه بايستي جزو واحدهاي شناخته شده سيستم باشد درج ميگردد چنانچه واحد صدور كالا تغذيه نگردد ويا سيستم معرفي نشده باشد و يا همراه شماره طبقه بندي مربوطه در پايگاه طبقه بندي تعريف نشده باشد مورد قبول سيستم نخواهد بود.

4-2-4- مقدار مورد نياز REQUIRED QTY :

دراين ستون مقدار كالائي كه نياز به انتقال آن باشد درج ميگردد و معمولاً با هماهنگي انبار صاحب كالا تعيين ميگردد.

5-2-4- تاريخ نياز به كالا REQUIRED DATE :

دراين ستون تاريخ نياز به كالا درج ميگردد و براساس اين تاريخ انبار فرستنده كالا به نحوي مقدمات كار را فراهم مينمايد تا درزمان مورد نظر ،‌كالا به انبار درخواست كننده واصل شود. لذا تاريخ نياز به كالا بايستي به نحوي انتخاب شود كه با توجه به شرايط زماني و مكاني وقوع آن امكان پذير باشد.

6-2-4- شرح كالا DESCRIPTION :

دراين ستون شرح مختصر كالا درج شده ، ولي به سيستم تغذيه نميگرددو صرفاً جهت اطلاع مسئولين و تائيد كنندگان سند ميباشد.

7-2-4- شماره قلم ارسال كنندهDISPATCHER ITEM NO. :

چنانچه كالاي درخواستي درانبار صاحب كالا جزو اقلام پروژه / خريد مستقيم باشد شماره قلم درخواست كالاي پروژه / خريد مستقيم انبار صاحب كالا دراين ستون درج ميگردد. چنانچه كالاي درخواستي در انبار صاحب كالا جزو اقلام مستمر موجودي باشد اين ستون خالي مي ماند .

8-2-4- شماره طبقه بندي كالاي فرستنده DISPATCHER M.E.S.C. NO. :

دراين ستون شماره طبقه بندي كالا درانبار فرستنده درج ميگردد كه بايستي ،‌ عددي و ده رقمي باشد .

توضيح :‌ چنانچه متقاضي بخواهد كالاي پروژه اي را براي مصرف بعنوان اقلام مستمر استاندارد درخواست نمايد ابتدا ميبايست انبار فرستنده شماره رمز قلم پروژه را به شماره رمز استاندارد مورد نظر تغييرداده سپس سنـد MT57 بـه سيستـم تغذيه شود محل تغييرشماره رمز پروژه ها به شماره رمز استاندارد از مسير MA/INV/PRJ/32 امكانپذير ميباشد.

9-2-4- واحد صدور كالا UNIT:

دراين ستون واحد صدور كالا درانبار فرستنده درج ميگردد و بايستي جزو واحدهاي شناخته شده سيستم باشد.

3-4- ستونهاي جانبي سند درخواست انتقال كالا:

دركنار سند درخواست انتقال كالا بين انبارهاي اصلي ستونهائي جهت درج مشخصات و امضاء تهيه كننده ،‌تائيد كننده و تصويب كننده سند وجود دارد كه بنا به مورد بايستي تكميل شود ولي اطلاعات آن به سيستم تغذيه نمي شود ، همچنين ستوني جهت ثبت مشخصات شخصي كه سند را درسيستم ثبت مي نمايد و جود دارد كه بايستي تكميل گردد.

5- نحوه تنظيم سند انتقال كالا بين دو انبار اصلي ارسال (سند MT67 ) پيوست شماره 2

انبار صاحب كالا پس از وصول / رويت درخواست كالا ازجانب متقاضي چنانچه قادر به تامين اقلام مورد درخواست باشد نسبت به تنظيم سند انتقال كالا بين انبارهاي اصلي (MT67) اقدام نموده و پس ازتائيد مسئولين ذيربط اطلاعات آنرا به سيستم تغذيه مي نمايد.

اين سند از دو بخش ، فوقاني (سرسند) و متن سند تشكيل شده كه به تفكيك نحوه تنظيم و تكميل آن تشريح ميگردد :

1-5- اطلاعات سرسند :

1-1-5- نوع سند MT :

دراين قسمت عدد 67 از قبل چاپ شده و بمنظور تفكيك اسناد مختلف در سيستم مي باشد .

2-1-5- رمز عملكردDESIGNATION CODE :

اين ستـون درسنـد انتقـال كـالا بين دوانبـار اصلـي ارسـال خـالي مي ماند.

3-1-5- رمز مديريتMG. CODE :

دراين قسمت رمز مديريت انبار فرستنده كالا كه عددي سه رقمي ميباشد درج ميگردد. رمز مديريت بايد در سيستم شناخته شده باشد.

4-1-5- شماره انبارSTORE NO. :

دراين قسمت شماره انبار فرستنده كالا درج ميشود كه براي انبارهاي اصلي دو رقم و براي انبارهاي فرعي چهاررقم ميباشد و پركردن آن الزامي است و ميبايست تحت رمز مديريت مربوطه به سيستم معرفي شده باشد.

5-1-5- رمز سازماني ADMIN CODE :

دراين قسمت رمز سازماني فرستنده كالا نوشته ميشود كه عددي دو رقمي و پركردن آن الزامي است . رمز سازماني بايد براي سيستم شناخته شده باشد.

6-1-5- شماره درخواست پروژهPRJ. REQUEST NO. :

چنانچه اقلام ارسالي مربوط به درخواست پروژه باشد شماره درخواست مربوطه دراين ستون درج ميشود. شماره مذكور ده رقمي و عددي است ضمناً شماره پروژه بايد به سيستم معرفي شده باشد. براي اقلام موجودي انبار اين ستون خالي ميماند.

7-1-5- نمودار مصرفCONSUMPTION CATEGORY :

اين ستون يك رقمي بوده و يكي از رمزهاي “ خالي “ 8 و 9 را شامل ميشود كه با توجه به نوع دسته بندي كالا از نظر روند مصرف و تاثير آن در سوابق مصرف كالا توسط آناليست كنترل كالا مشخص و دراين ستون درج ميگردد و درمورد اقلام نياز مستمر اين ستون خالي ، مستمر ويژه عدد 8 و غير مستمر عدد 9 استفاده ميشود.

8-1-5- شماره سندDOC.NO.:

دراين ستون شماره سند بصورت عدد 7 رقمي نوشته ميشودكه دو رقم اول آن (سمت چپ) با دو رقم اول تاريخ سند (سال هجري ) معادل ميباشد . ضمناً شماره سند نبايد تكراري باشد .

9-1-5- تاريخ سندDOC.DATE:

دراين ستون تاريخ صدور كالا از انبار ارسال كننده بايستي بصورت روز ، ماه ، سال و 6 رقمي درج گردد . تاريخ بايد بصورت عددي بوده و نميتواند از تاريخ روز بزرگتر باشد.

10-1-5- رمز مديريت دريافت كنندهRECEIVER MG. CODE:

دراين ستون رمز مديريت انبار دريافت كننده كالا درج ميگردد كه بصورت عددي و سه رقمي ميباشد. رمز مديريت دريافت كننده كالا بايد به سيستم معرفي شده باشد.

11-1-5- شماره انبار دريافت كنندهRECEIVER STORE NO.:

دراين ستون شماره انبار دريافت كننده كالا نوشته ميشود كه بصورت عدد دو رقمي براي انبار اصلي و چهار رقمي براي انبار فرعي بوده و پركردن آن الزامي است شماره انبار دريافت كننده نيز بايستي براي سيستم شناخته شده باشد.

12-1-5- رمز سازماني انبار دريافت كنندهRECEIVER ADMIN CODE:

دراين ستون رمز سازماني انباردريافت كننده كالا نوشته ميشود و پركردن آن الزامي است .

13-1-5- شماره سند مرجعREF. DOC. NO.:

دراين ستون شماره سند درخواست انتقال كالا بعنوان شماره سند مرجع نوشته ميشود اين شماره برروي سند درخواست انتقال كالا مندرج و دردسترس ميباشد.

تذكر : درصورتيكه متقاضي نسبت به صدور سنددرخواست انتقال و تغذيه آن به سيستم اقدام نكرده باشد پس از تغذيه سرسند انتقال كالا (MT67) به سيتسم با تائيد كاربر سيستم راساً نسبت به ايجاد سند درخواست انتقال اقدام مي نمايد كه شماره اين سند با حرف G شروع ميشود و آناليست كنترل كالا مي تواند با توجه به اين شماره نسبت به تايي اقلام درخواست در سيستم اقدام نمايد. البته اين موضوع فقط درمورد رمزهاي استاندارد شناخته شده و صادق است و درمورد پروژه ها ضمناً مي بايست سند MT57 به سيستم تغذيه شده باشد.

14-1-5- تعداد اقلامITEM COUNT:

دراين ستون تعداد اقلام ندرج درسند انتقال كالا نوشته ميشود پركردن اين الزامي بوده و جهت موازنه سند كاربرد دارد.

15-1-5- جمع مقاديرTOTAL QTY.:

دراين ستون جمع مقادير اقلام صادره از انبار فرستنده محاسبه و نوشته مي شود. پركردن اين ستون الزامي بوده و جهت موازنه سند كاربرد دارد.

16-1-5- جمع ارزشهاTOTAL VALUE:

دراين ستون جمع ارزشهاي مندرج در ستون ارزش اقلام نوشته مي شود. پركردن اين ستون جهت موازنه سند كاربرد دارد. ستون ارزش در مواردي تكميل ميشود كه انبار فرستنده بخواهد كالا را با قيمت خاصي كه غير از قيمت ميانگين سيستم ميباشد به انبار متقاضي (خارج از مديريت خود) تحويل نمايد دراينگونه موارد سند انتقال توسط امور مالي /حسابداري كالا قيمت گذاري و به سيستم تغذيه ميشود در غير اينصورت ستون ارزش خالي ميماند و سيستم براساس روش قيمت ميانگين عمل خواهدكرد.

2-5- اطلاعات متن سند :

1-2-5- شماره قلم ITEM NO. :

دراين ستون شماره قلم مربوط به اقلام پروژه بصورت دو رقمي درج ميگردد . چنانچه كالاهاي ارسالي مربوط به اقلام پروژه نباشد . پركردن اين ستون ضرورتي ندارد.

2-2-5- شماره طبقه بندي كالاM.E.S.C. NO. :

دراين ستون شماره طبقه بندي كالا بصورت عدد ده رقمي و كامل نوشته ميشود. پركردن اين ستون الزامي است . شماره طبقه بندي كالا براي اقلام استاندارد بايد با واحد صدور كالا در پايگاه طبقه بندي مربوطه وجود داشته و در پايگاه موجودي انبار داراي سابقه باشد. در مورد پروژه ها هم شماره طبقه بندي دامي يا واقعي طي سند (MT26 ) به سيستم معرفي ميشود.

3-2-5- واحد صدور كالا UNIT :

دراين ستون واحد صدور كالا نوشته ميشود كه بايستي براي سيستم شناخته شده باشد ضمن آنكه بهمراه شماره طبقه بندي ذيربط در پايگاه موجودي انبار بايد سابقه داشته باشد. . در مورد پروژه ها هم در زمان تغذيه سندMT26 واحد کالا درمقابل هر قلم مشخص ومعرفي ميگردد.

4-2-5- مقدار QTY. :

دراين ستون مقدار كالاي ارسالي نوشته ميشودو اين مقدار ميتواند معادل يا كمتر از مقدار درخواستي باشد كه تصميم گيري آن بعهده كارشناس سفارشات و كنترل موجودي انبار صادركننده كالا است .چنانچه بدلايلي ازقبيل نبود جنس درانبار نتوان قلم درخواستي را تامين كرد دراين ستون حروف NIS نوشته ميشود. بايد توجه داشت كه مقدار صادره از انبار نبايد از مقدار موجودي قلم مربوطه در سيستم بزرگتر باشد.

5-2-5- شرح كالاDESCRIPTION :

دراين ستون شرح كالا نوشته ميشود ، پركردن اين ستون اجباري نبوده و به سيستم تغذيه نميشود. لكن از جهت اطلاع مسئولين در تائيد / تصويب سند و جلوگيري از اشتباه در صدور كالا مفيد است .

6-2-5- قيمت واحدUNIT PRICE :

درصورتي كه واحد صادركننده كالا بخواهد ارزش اقلام را با قيمت خاص به متقاضي (خارج از مديريت خود) تحويل نمايد دراين ستون قيمت واحدكالا را جهت اطلاع متقاضي درج مينمايد . ولي به سيستم تغذيه نخواهد شد.

7-2-5- ارزشVALUE :

درصورتيكه اين ستون خالي باشد . سيستم ، ارزش قلم صادره را باتوجه به قيمت ميانگين موجودي محاسبه نموده و بعنوان ارزش قلم صادره تلقي ميكند . ضمناً اين قابليت وجود دارد كه ارزش قلم صادره با روش جداگانه اي براي انبار متقاضي محاسبه گردد. دراين حالت بايستي ستون ارزش توسط حسابداري انبارها تكميل و به سيستم تغذيه گردد.

8-2-5- نوع اختلافDISCREPANCY TYPE:

ازاين ستون درسند MT67R استفاده ميشود كه درجاي خود توضيح داده ميشود.

9-2-5- رمز بازرسي(STOCK CHECK CODE) :

درموارديكه صدور كالا از انبار همزمان با روز شمارش و كنترل موجودي و پس از شمارش همان قلم انجام گيرد دراين ستون حرف Sنوشته ميشود و درغير اينصورت اين ستون خالي باقي ميماند.

3-5- ستونهاي جانبي:

دركنار سند انتقال كالا بين انبارهاي اصلي ستونهائي وجود دارد كه بنا به مورد تكميل ميگردد ولي اطلاعات آن به سيستم تغذيه نميشود ، اين ستونها عبارتند از تهيه كننده ، تصويب كننده ، تحويل گيرنده / انباردار ، ثبت و كنترل ، شماره و تاريخ بارنامه حمل ،‌ تعداد بسته ،‌ محل تحويل / ارسال كالا.

6- نحوه تكميل و تنظيم سند انتقال كالا بين دو انبار اصلي دريافت (MT67R)پيوست شماره 2 :

پس از وصول كالا توسط انبار متقاضي و تاييد آن ،‌كارمند دريافت كالا / انباردار انبار متقاضي اقدام به تنظيم سند انتقال كالا دريافت (MT67R) نموده و پس از تاييد مسئولين مربوطه اطلاعات آنرا به سيستم تغذيه مينمايد. با تغذيه سند (MT67R) پرونده بين راهي انتقال كامل ميشود.

اين سند نيز شامل دو بخش فوقاني و متن سند ميباشد كه نحوه تكميل و تنظيم عناصر آن ذيلاً تشريح ميگردد.

1-6- عناصر اطلاعاتي سند :

اطلاعات اين بخش براي كليه اقلام مندر جدر سند مشترك بوده و جهت موازنه سند درسيستم مورد استفاده قرار ميگيرد.

1-1-6- نوع سند MT :

به توضيحات بند 1-1-5 مراجعه شود.

2-1-6- رمز عملكردDESIGNATION CODE :

درستون رمز عملكرد حرف R نوشته ميشود و نشان دهنده سند وصول كالاي انتقالي ميباشد.

3-1-6- رمز مديريتMG. CODE :

دراين ستون رمز مديريت انبار دريافت كننده كالا كه عددي سه رقمي است نوشته ميشود. رمز مديريت انبار دريافت كننده كالا بايد براي سيستم شناخته شده باشد.

4-1-6- شماره انبارSTORE NO.:

دراين ستون شماره انبار دريافت كننده كالا نوشته ميشود كه براي انبار اصلي دو رقمي و انبار فرعي چهاررقمي ميباشد و پركردن آن الزامي است شماره انبار بايد درسيستم شناخته شده باشد.

5-1-6- رمز سازمانيADMIN CODE :

دراين ستون رمز سازماني دريافت كننده كالا نوشته ميشود كه عددي دو رقمي و پركردن آن ضروري است . اين رمز سازماني بايد براي انبار مربوطه به سيستم معرفي شده باشد.

6-1-6- شماره درخواست پروژهPROJECT REQUEST NO.:

دراين ستون شماره درخواست پروژه انبار دريافت كننده نوشته ميشود. اين امر درصورتي انجام مي گيردكه كالاي دريافتي جهت مصرف درپروژه باشد ولي درمورد اقلام موجودي مستمر اين ستون خالي خواهد ماند .

7-1-6- نمودار مصرفCONSUMPTION CATEGORY .:

به توضيحات بند 7-1-5 مراجعه شود.

8-1-6- شماره سندDOC. NO .:

به توضيحات بند 8-1-5 مراجعه شود.

9-1-6- تاريخ سندDOC.DATE:

دراين ستون تاريخ دريافت كالا درانبار گيرنده كالا بصورت روز ، ماه ، سال نوشته ميشود.

10-1-6- رمز مديريت ارسال كنندهDISPATCHER MG. CODE:

دراين ستون رمز مديريت فرستنده كالا كه بصورت عددي سه رقمي ميباشد درج ميگردد رمز مديريت انبار فرستنده بايد براي سيستم شناخته شده باشد.

11-1-6- شماره انبار ارسال كنندهDISPATCHER STORE NO .:

دراين ستون شماره انبار فرستنده كالا كه براي انبارهاي اصلي 2 رقمي و انبارهاي فرعي 4 رقمي مي باشد درج ميگردد. شماره انبار بايد دررمز مديريت مربوطه براي سيستم شناخته شده باشد.

12-1-6- رمز سازماني ارسال كنندهDISPATCHER ADMIN CODE .:

دراين ستون رمز سازماني فرستنده كالا درج ميشود.

13-1-6- شماره سند مرجعREF. DOC. NO .:

دراين ستون شماره سند انتقال كالا بين انبارهاي اصلي ارسال (MT67 ذيربط) بعنوان شماره سند مرجع درج ميشود.

14-1-6- تعداد اقلامITEM COUNT.:

دراين ستون تعداد اقلام دريافتي مندرج درسند كه جهت موازنه مورد استفاده قرار ميگيرددرج ميگردد.

15-1-6- جمع مقاديرTOTAL QTY .:

مقادير مندرج در ستون مقدار اقلام دريافتي جمع و حاصل بدست آمده دراين ستون درج ميگردد. پركردن اين ستون جهت موازنه سند الزامي است .

16-1-6- جمع ارزشTOTAL VALUE:

با توجه به اينكه قيمت گذاري اقلام دريافتي برمبناي قيمت كالا درانبار فرستنده ميباشد نيازي به تكميل اين ستون نمي باشد.

2-6- عناصر اطلاعاتي متن سند :

1-2-6- شماره قلمITEM NO. :

دراين ستون شماره قلم درخواست پروژه درج ميگردد. چنانچه كالاي دريافتي مربوطه به اقلام پروژه اي نباشد پركردن اين ستون ضرورتي ندارد.

2-2-6- شماره طبقه بندي كالاM.E.S.C. NO. :

دراين ستون شماره طبقه بندي كالا بصورت عددي ده رقمي و صحيح نوشته ميشود.

3-2-6- واحد صدور UNIT :

دراين ستون واحد صدوركالا كه بصورت دو حرفي بوده و بايستي براي سيستم شناخته شده باشد درج ميگردد.

4-2-6- مقدار دريافتيRECEIVED QTY. :

دراين ستون مقدار كالاي صحيح و سالم دريافتي كه توسط انباردار مورد تائيد است درج ميگردد. با توجه به سند (MT67)كه يك نسخه از انبار ارسال كننده كالا دريافت شده ممكن است مقدار ارسالي با مقدار دريافتي متفاوت بوده و تعدادي / مقداري از كالاي دريافتي معيوب / شكسته / كسري / سرك باشد.

5-2-6- شرح كالاDESCRIPTION . :

دراين ستون شرح كالاي دريافتي بطور خلاصه نوشته ميشود اطلاعات اين ستون به سيستم تغذيه نخواهد شد . لكن جهت اطلاعات مسئولين كه تائيد و تصويب سند را انجام ميدهندپركردن آن مفيد است .

6-2-6- قيمت واحدUNIT PRICE :

با توجه به اينكه قيمت مندرج درسند انتقال كالا صدور(MT67) ملاك قيمت گذاري كالا درانبار دريافت كننده ميباشد ميتوان قيمت واحد كالا را از سند MT67 مربوطه اخذ و جهت اطلاع مسئولين دراين ستون درج نمود ولي به سيستم تغذيه نميگردد.

7-2-6- ارزش قلمITEM VALUE :

با توجه به اينكه قيمت گذاري كالاي دريافتي برمبناي قيمت كالا در انبار فرستنده مي باشد نيازي به پركردن اين ستون نمي باشد.

8-2-6- نوع اختلافDISCREPANCY TYPE :

چنانچه مقدار كالاي دريافتي با مقدار كالاي ارسالي از طرف انبار فرستنده متفاوت باشد جهت تعيين نوع اختلاف و طرف مطالبه كسري ، يكي از رمزهاي زير انتخاب و دراين ستون درج ميشود . درزماني كه اختلاف وجود نداشته باشد اين ستون خالي خواهد ماند.

رمز I= مطالبه كسري كالاي دريافتي از بيمه

رمز C = مطالبه كسري كالاي دريافتي از حمل كننده

رمز S =مطالبه كسري كالاي دريافتي از فرستنده

رمز U = مواردي كه براي دريافت كننده طرف مطالبه كسري مشخص نبوده و يا كالاي دريافتي داراي سرك باشد.

رمز D = موارد كسري كالا كه نهايتاً به حساب هزينه منظور خواهد شد .

رمزW =كسري ناشي از جنگ و مواردمشابه .

9-2-6- رمز بازرسي(STOCK CHECK CODE) S/C :

چنانچه قلمي مورد بازرسي و شمارش قرارگرفته و درهمان روز پس از انجام بازرسي و شمارش قلم مورد نظر جنس وارد انبار شود دراين ستون حرف Sدرج ميگردد. درغير اينصورت اين ستون خالي مي ماند.

3-6- ستونهاي جانبي سند:

ذيل سند MT67Rمشابه سند MT67ستونهائي جهت ثبت مشخصات و امضاء‌ تهيه كننده ، انباردار ، ثبت و كنترل و همچنين شماره و تاريخ بارنامه حمل ، تعداد بسته ، محل تحويل كالا پيش بيني شده كه بنا به مورد تكميل ميگردد و لي اطلاعات آن به سيستم تغذيه نمي شود.

7- تغييرات و تكاملوضعيتهاي نقل و انتقال كالا بين انبارهاي اصلي در سيستم يكنواخت كالا :

وضعيت 24 - ايجاد سند درخواست انتقال كالا توسط انبار درخواست كننده کالا در سيستم و بالانس سند.

وضعيت 40 عدم تامين کالا توسط انبار صاحب کالا و نوشتن حروف NIS در فيلد مقدار قابل تامين توسط آناليست كنترل كالاي انبار صاحب كالا (ارسال کالا به بعد موکول ميشود.)

وضعيت 45 - رد قطعي درخواست توسط آناليست انبارصاحب کالا نوشتن حروف CAN در فيلد مقدار قابل تامين.

وضعيت 50 - تائيد تامين اقلام توسط آناليست كنترل كالاي انبار صاحب كالا .

وضعيت 55 - ارسال كالاي مورد انتقال با تاخير انجام گرفته است .

وضعيت 60 تائيد تامين کالا توسط آناليست کنترل کالاي انبار صاحب کالا ولي NISتوسط انباردار بواسطه عدم موجودي فيزيکي.

وضعيت 69 انتقال قطعي كالا از انبار صاحب کالا و اثرگذاري سند درپرونده هاي سيستم.

وضعيت 76- دريافت كالا توسط انبار گيرنده کالا با تاخير انجام شده است.

وضعيت 79- دريافت قطعي كالا توسط انبار گيرنده کالا و اثرگذاري سند درپرونده هاي سيستم .

وضعيت 81- دريافت كالاي ارسالي با مغايرت ( كسري و سرك )

وضعيت 99- تسويه حساب انتقالات كالا

8- عمليات مالي اسناد نقل وانتقال كالا بين انبارهاي اصلي MT67/67R

درمورد سند انتقال كالا بين انبارهاي اصلي (MT67) چنانچه ارزش قلم كالا براي سند قيد نشودسيستم ارزش كالا را براساس قيمت ميانگين موجودي محاسبه مينمايد.درهر صورت انبار دريافت كننده با ارزش كالاي صادر شده ( قيمت ميانگين موجودي انبار فرستنده يا قيمت سند ) بدهكار وانبارفرستنده با قيمت ميانگين بستانكار و مابه التفاوت به حساب تفاوت ارزش كالاي انتقالي جاري / سرمايه اي منظور ميشود.

توضيح :مبالغ ثبت شده در حسابتفاوت ارزش كالاي انتقالي به حساب درآمد شركت / واحد ارسال كننده كالا منظور ميگردد.

نقل و انتقال كالا بين انبارهاي اصلي شامل دو حالت زير ميباشد.

1-دو انبار اصلي متعلق به يك شركت ميباشد ويا بعبارت ديگر رمز مديريت هر دو انبار يكي است .

2-دو انبار اصلي متعلق به دو شركت مجزا است ويا بعبارت ديگر رمز مديريت دو انبار متفاوت ميباشد.

درمورد بند 1 سند انتقال در حالتي ميتواند قيمت گذاري گردد كه منابع تامين وجه جهت تامين كالاي جانشين متفاوت باشد مثلاًكالاي مستمر يك انبار براي مصرف در پروژه سرمايه اي همان واحد در يك انبار اصلي ديگر متعلق به همان شركت انتقال يابد.

درتمامي حالات انتقال چنانچه قيمت ميانگين موجودي با قيمت مذكور در سند انتقال مغايرت داشته باشد تفاوت قيمت مذكور در سند وقيمت ميانگين موجودي در انبار فرستنده با تغذيه سند MT67به حساب تفاوت قيمت كالاي انتقالي جاري / سرمايه اي منظور شده و حساب موجودي كالا با قيمت ميانگين بستانكارميگردد. در انبار گيرنده كالا با ورود سندMT67Rاسناد ذكر شده در فوق با مبلغ ارسالي كالا ساخته ميشود.

اسناد حسابداري نقل و انتقال كالا بين انبارهاي اصلي درسيستم بشرح ذيل ساخته ميشود.

الف : درحالتي كه شركت انبار ارسال كنندهودريافت كننده يكي باشد ( هر دو انبار داراي يك رمز مديريت باشند.)

سند MT67 ( انتقال كالا بين انبارهاي اصلي ارسال ) در دفاتر ارسال كننده كالا :

بدهكار حساب واسطه انتقال كالا بين انبارهاي اصلي جاري/ سرمايه اي XXX

بستانكار- حساب موجودي كالا جاري / سرمايه ايXXX

سند MT67R ( انتقال كالا بين انبارهاي اصلي دريافت ) در دفاتر دريافت كننده كالا :

بدهكار حساب موجودي كالا جاري / سرمايه اي XXX

بستانكار حساب واسطه انتقال كالا بين انبارهاي اصلي جاري / سرمايه اي XXX

ب: درحالتي كه شركت انبار ارسال كنندهودريافت كننده كالا متفاوتباشد ( داراي دو رمز مديريت مجزا باشند )

سند MT67

در دفاتر ارسال كننده كالا :

بدهكار حساب جاري با دريافت كننده كالا XXX

بستانكار- حساب موجودي كالا جاري / سرمايه ايXXX

در دفاتر دريافت كننده كالا :

بدهكار حساب واسطه انتقال كالا بين انبارهاي اصلي جاري / سرمايه اي XXX

بستانكار حساب جاري با ارسال كننده كالا XXX

سند MT67R

در دفاتر دريافت كننده كالا :

بدهكار- حساب موجودي كالا جاري / سرمايه ايXXX

بستانكار حساب واسطه انتقال كالا بين انبارهاي اصلي جاري / سرمايه اي XXX

ج: چنانچه كالاي انتقالي داراي كسري يا سرك باشد حسابهاي زير هم ايجاد ميگردد:

درصورتيكه مقدار انتقالي سرك داشته باشد:

بدهكار- حساب واسطه انتقال كالا جاري / سرمايه اي ( با مبلغ سرك ) XXX

بستانكار حساب واسطه تفاوت بين رسيد و ارسال انتقالات جاري/سرمايه اي (با مبلغ سرك) XXX درصورتيكه مقدار انتقالي داراي كسري / آسيب ديدگي باشد:

بدهكار- حساب واسطه تفاوت بين رسيـد و ارسال انتقـالات جـاري/ سـرمايه اي( با مبلغ كسـري) XXX

بستانكار حساب واسطه انتقال كالاجاري/ سرمايه اي (با مبلغ كسري) XXX

9- برگشتيهاي سيستم:

درسيستم پيوسته ويكنواخت كالا، چون مقايسه وتطبيق اطلاعات كلي سند واطلاعات متن سند درمرحله پايان ثبت اطلاعات درسيستم انجام ميشود، چنانچه اطلاعات واردشده غلط بوده وتطبيق نكند(سندBALANCE نشود) سيستم با اعلام پيام مناسب كاربر را مطلع نموده تا نسبت به رفع اشكال وتصحيح اطلاعات اقدام نمايدوپس از آن دستور مجدد تطبيق (BALANCE ) سند رابدهد درغيراينصورت سند بطورناقص (HOLD) باقي ميماند تا درزمان مناسب رفع اشكال شده وكامل گردد.

همچنين پس از مرحله تطابق وكامل شدن سند جهت اثرگذاري درموجودي وحسابهاي مالي ، با دستوركاربر وكسب مجوزهاي لازم عمل اثرگذاري (RELEASE) سندانجام ميشود. دراين مرحله چنانچه موانعي براي اثرگذاري وجودداشته باشد ( ازقبيل اشكالات سيستمي ، عدم وجودمجوزهاي لازم و غيره ) سند اثرگذاري نكرده ( RELEASE نشده )وبصورت معلق (SUSPEND)باقي خواهد ماند. دراين صورت كاربر بايستي موانع موجود را رفع نموده ودستورمجدد اثرگذاري (RELEASE) را به سيستم بدهد تا سند تاثير خود را درموجودي وحسابها گذاشته و RELEASEشود.

فهرست ضمائم:

پيوست شماره 1) فرم درخواست انتقال كالا بين انبارهاي اصلي (MT57).

پيوست شماره 2) فرم انتقال كالا بين انبارهاي اصلي(MT67/ 67R) .

پيوست شماره3) فهرست گزينه هاي مختلف ثبت سند انتقال كالا بين انبارهاي اصلي

 
1384/9/28 دوشنبه 
نسخه قابل چاپبازگشت
..
فايل هاي مربوطه :

263.04 KB  
..


مجری سایت : شرکت سیگما