تدوين روشها و هماهنگي مقررات بازرگاني
روش اجرايي تنظيم درخواست کالاهاي برنامه اي و تعميرات اساسي (MT36) 

 

فهرست مطالب

 1-كليات:
 2- مسئوليت ها :
 3- مراحل اجرائي:
 4- اسناد مورد استفاده:
 5- فهرست ضمائم:

 

1-كليات

1-1- مقدمه

با توجه به نقش اساسي و مهم واحدهاي پالايشي و عملياتي در امر توليد و توزيع گاز و محصولات جانبي ، حفظ و نگهداري اصولي ماشين آلات و دستگاهها ، ضامن تداوم عمليات و كارهاي اجرائي روزمره صنعت خواهد بود لذا در اين رابطه با برنامه ريزي و اجراي بموقع در زمانهاي مشخص و از قبل تعيين شده در جهت تعميرات اساسي دستگاهها بايست واحدهاي تعميراتي طوري عمل نمايند كه اقلام مورد نياز در زمان شروع كار بموقع مهيا باشد تا وقفه اي در روند عادي كار روزمره بوجود نيايد و از هر گونه ضرر و زيان ناشي از عدم تعميرات دستگاهها جلوگيري شود.

در سيستم پيوسته و يكنواخت كالا جهت ثبت مشخصات و عنوان نيازهاي برنامه اي و تعميرات اساسي و تنظيم درخواست كالا براي اينگونه نيازها و اعلام به امور كالاي ذيربط بمنظور پيش بيني و تامين اقلام مورد نظر ، امكانات لازم در نظر گرفته شده ، تا كليه نيازها از طريق اين سيستم ثبت ، نگهداري و تامين گردد.

در اين ارتباط كالاهاي مورد نياز تعميرات اساسي و نيازهاي برنامه اي بدو دسته تقسيم ميشوند:

الف- اقلام داراي شماره طبقه بندي استاندارد كه ازطريق اقلام مستمر موجودي قابل تامين ميباشند.

ب- اقلام فاقد شماره طبقه بندي استاندارد كه بايستي از طريق خريد مستقيم و يا اقلام مازاد پروژه تامين گردند.

2- 1- هدف :

هدف از تدوين اين روش ، تشريح مراحل ثبت مشخصات و عنوان نيازهاي برنامه اي و تعميرات اساسي و چگونگي تهيه و تنظيم درخواست كالا براي آنها و ثبت اسناد مربوطه در سيستم پيوسته و يكنواخت كالا ، بمنظور مشخص نمودن مجاري صحيح تهيه و تامين بموقع كالا و جلوگيري از وقفه در تعميرات دستگاهها و تأسيسات با استفاده از امكانات سيستمي و همچنين تعيين حدود اختيارات و مسئوليت واحدها / افراد ذيربط ميباشد.

3-1- حدود:

حدود اين روش با ايجاد و ثبت مشخصات پروژه هاي تعميراتي و نيازهاي برنامه اي توسط اداره تعميرات در سيستم شروع و پس از مشخص نمودن اقلام مورد نياز و ثبت درخواست كالاهاي تعميرات اساسي و برنامه اي (B.O.M) در سيستم و اعلام به امور كالاي ذيربط جهت تامين كالا ادامه يافته و با تعيين تكليف اقلام باقيمانده تعميرات و ثبت و نگهداري سوابق تعميرات براي استفاده مجددخاتمه مي يابد.

2- مسئوليت ها :

1-2- رئيس اداره تعميرات / معاون تعميرات و بهره برداري :

رئيــس اداره تعميرات/معاون تعميرات وبهره برداري مسئول طراحي ، برنامه ريزي و اجراي امر تعميرات اساسي و برنامه اي واحدهاي صنعتي و دستگاهها ميباشد و بايد بگونه اي برنامه ريزي نمايد كه اجناس مورد نياز اين قبيل پروژه ها قبل از زمان شروع انجام كار آماده و مهيا باشد.

با توجه به اينكه فرمهاي درخواست كالاي نيازهاي برنامه اي و تعميرات اساسي احتياج به بررسي و كنترل توسط امور كالا با در نظر گرفتن فرصتهاي مناسب و كافي جهت تهيه تقاضا و انجام اقدامات مربوط به تامين كالا توسط مراكز خريد و حمل اجناس خريداري شده به انبارهاي مربوطه را دارد لذا در شرايط عادي مي بايست فرمهاي درخواست كالا هيجده ماه و يا حداقل يك سال قبل از شروع عمليات تعميرات اساسي توسط رئيس اداره تعميرات/معاون تعميرات وبهره برداري تهيه و به امور كالاي ذيربط ارسال گردد.

2-2- رئيس / مسئول كنترل كالا :

نامبرده مسئوليت دارد به محض دريافت فرمهاي درخواست كالاهاي برنامه اي و تعميرات اساسي ضمن هماهنگي هاي لازم با كارشناسان مربوطه درخواستهاي مذكور را از نظر معتبر بودن شماره طبقه بندي و امضاءهاي مجاز و چگونگي تأمين كالا، براي اقلام استاندارد از طريق انبارهاي موجودي مستمر و براي اقلام فاقد رمز استاندارد از طريق خريد مستقيم و يا تأمين از اقلام مازاد پروژه ها بررسي و اقدام نمايد.

3-2- رئيس اداره انبارها / رئيس عمليات انبارها:

نامبرده مسئوليت دارد هماهنگي لازم را جهت ذخيره سازي و نگهداري و تحويل / ارسال بموقع اقلام مورد نياز اداره تعميرات بعمل آورد .

4-2- رئيس امور كالا / رئيس خدمات كالا :

ايشان مسئول حسن اجراي اين روش بوده و بر كار مسئولين كنترل كالا و رئيس عمليات انبارها / رئيس انبارها نظارت داشته و هماهنگي لازم را بوجود مي آورد تا كالاي مورد نياز تعميرات اساسي و نيازهاي برنامه اي بموقع آماده شده و به رئيس اداره تعميرات تحويل گردد.

5-2- رئيس امور مالي / رئيس خدمات مالي :

نامبرده مسئوليت دارد فرمهاي درخواست كالاي نيازهاي برنامه اي و تعميرات اساسي را که توسط رئيــس اداره تعميرات/معاون تعميرات وبهره برداري در خصوص ايجاد/اصلاح/حذف اطلاعات تنظيم شده را ، بررسي واز نظرتأٌمين بودجه و ديگر موارد مالي تائيد نمايد.

6-2- رئيس مقررات و روشهاي بازرگاني و پيماني :

نامبرده پيشنهادات / نظرات اصلاحي در مورد روش را پس از دريافت ، مورد بررسي قرار داده و در صورت لزوم اقدام به تهيه اصلاحيه نموده، كه پس از تصويب مدير بازرگاني ، ابلاغيه آنرا به اطلاع شركت ها/ مديريت ها ميرساند.

7-2- مدير بازرگاني

ايشان به اجراي صحيح اين روش نظارت عاليه داشته و پيشنهادات واصله در رابطه با اصلاحات / تغييرات در اين روش را از طريق مقررات و روشهاي بازرگاني و پيماني مورد بررسي قرار داده و در صورت تصويب ابلاغ مي نمايد.

3- مراحل اجرائي :

1-3-اداره تعميرات درمراكزعمليـاتي بـا تـوجـه بـه اولـويتها وضرورت كاري و نيازها ، برنامه هاي تعميراتي دستگاهها را تدوين نموده و براساس آن براي هر واحد عملياتي فهرست كالاي مورد نياز را به شرح زير تهيه مينمايد.

1-1-3 چنانچه دستگاهي براي اولين بار تحت تعميرات اساسي قرار مي گيرد اقلام مورد نياز را بر روي فـــــرم درخواست كـــــالاي برنا مـــــه اي / تعميــــــر ات اسـا سي ( BILL OF MATERIALS) كه اختصارا" B.O.M. خوانده ميشود درج نموده و جهت اقدامات بعدي به امور كالاي ذيربط ارسال مينمايد.

2-1-3 با توجه به اينكه فرمهاي B.O.M. مخصوص درخواست اقلام استاندارد از رمز سازماني اقلام مستمر ميباشد چنانچه جهت تعميـرات نياز به اقلام غير استاندارد ( فاقد شماره طبقه بندي واقعي ) باشد ميبايست با فرم درخواست خريد مستقيم DIRECT CHARGE MAEREIAL REQUEST ( D.C.M.R)به كنترل كالا اعلام گردد.

3-1-3 در صورتيكه دستگاه يا واحد صنعتي مورد نظر قبلا" تحت تعميرات اساسي قرار گرفته باشد ، واحد كنترل كالا ي مربوطه با توجه به نگهداري اطلاعات و سوابق مصرف در سيستم براي سرعت و سهولت كار آخرين فهرست اقلام مصرف شده تعميراتي دستگاه ياد شده را از سيستم اخذ و جهت اظهار نظـــر به اداره تعميرات ( متقاضي) ارائه و اداره مذكور نيز با توجه به اقلام مندرج در فهرست ضمن هماهنگي و اخذ نظرات متخصصين و كارشناسان تعميراتي نسبت به تعديل / تأييد سند / اسناد كالاي برنامه اي و تعميرات اساسي اقدام مي نمايد .

لذا واحد كنترل كالا بمحض دريافت سند / اسناد تأييد شده ملزم است تا هر چه سريعتر نسبت به تهيه و تأمين / سفارش كالا در حداقل زمان وقبل از شروع تعميرات اقدام نمايد.

4-1-3 درصورتيكه كار تعميرات اساسي به هر دليل از برنامه حذف شود و يا در زمانبندي آن تغييراتي حاصل گردد، متقاضي بايد امور كالا را در جريان امر قرار داده تا در صورتيكه بمنظور تامين كالا درخواست خريد كالا تهيه شده ، اقدامات لازم در خصوص تعديل مقادير/ حذف تقاضا ها / سفارشات انجام شده، اعمال گردد.

تــذكر: جهت اطلاع از چگونگي تهيه و تنظيم درخواست خريد مستقيم براي اقلام غير استاندارد (DIRECT CHARGE MATERIAL REQUEST)به روش اجــرائي تهيه و تنظــيم تقاضاي خريد كالاي پروژه ها/ خريد مستقيم ( MT26) مراجعه شود .

2-3-كنترل كـالا پس از وصـول فـرمهـاي درخـواست كـالاهاي برنامه اي و تعميـرات اسـاسـي (B.O.M. يا D.C.M.R.) ، آنها را مورد بررسي قرار داده و اقدامات زير را انجام ميدهد:

1-2-3 اقلام استانداردي را كه از رمز سازماني اقلام مستمر قابل تامين باشند با فرم B.O.M. پس از كنترل هاي لازم به سيستم تغذيه مي نمايد.

2-2-3 اقلام فاقد رمزاستاندارد يا اقلامي كه به هر نحو از رمز سازماني اقلام مستمر قابل تامين نيستند و ميبايست از منابع ديگر ( مازاد پروژه ها و يا تحت درخواست خريد مستقيم ) تامين / خريداري گردد، اسناد آن را تهيه و اقدامات لازم را بعمل ميآورد .

3-2-3 پس از تغذيه فرمهاي B.O.M. به سيستم اقلام استاندارد مورد نياز تعميرات اساسي در برنامه كار كنترل كالاي انبار قرار گرفته و مانند ساير اقلام انباري مطابق برنامه هاي سفارشاتي نسبت به تامين آنها اقدام خواهد شد.

تــذكر: جهت پذيرش فرمهاي درخواست كالاي برنامه اي B.O.M. توسط سيستم پيوسته و يكنواخت كالا لازم است عنوان و مشخصات پروژه تعميرات اساسي به سيستم معرفي گردد.

از مسير MA-INV-BOM بخش نيازهاي برنامه اي سيستم پيوسته و يكنواخت كالا قابل دسترسي است .

4-2-3 سه ماه قبل از تاريخ نياز به كالا ميتوان توسط سيستم گزارشي از مشخصات B.O.M هاي مورد نظر تهيه و چاپ نموده و در اختيار انباردار مربوطه قرارداد تا با توجه به آن كار ذخيره سازي اجناس را آغاز نمايد.

اطلاعات اين گزارش كه توسط سيستم چاپ ميشود عبارتند از : شرح واحد تحت تعمير ، شماره B.O.M ، شماره قلم ، شماره طبقه بندي كالا ، واحد صدور كالا ، تعداد و شرح مختصر كالا .

5-2-3پس از شروع عمليات تعميرات براي اقلاميكه درخواست برنامه اي (B.O.M) تهيه شده ( بسته به مورد و نياز ) ، اداره متقاضي با تنظيم حواله صدور كالا و ارسال يا مراجعه به انبار مربوطه نسبت به دريافت كالا طبق روشهاي جاري اقدام مينمايد.

توضيح: در MT74 صادره ميبا يست شماره درخواست کالاي برنامه اي(10رقمي)قيد وفيلد نوع مصرف با عدد 7 پرشده ورمز سازماني گيرنده کالا 34 نوشته شده وبه سيستم تغذيه شود.(به بندهاي 5-1-6و6-1-6 روش اجرايي صدور کالا از انبارمراجعه شود.)

3-3- وظائف اداره متقاضي ( اداره تعميرات ) پس از پايان عمليات تعميرات اساسي :

1-3-3 قطعات مستعمل و فرسوده مهم و اصلي مانند شير آلات بزرگ ، اتصالات و دستگاههائي كه قابل تعمير و بازسازي بوده و كاربرد مجدد داشته باشند را جمع آوري نموده و به انبار مازاد انتقال مي دهد تا در صورت امكان اقدامات لازم در مورد بازسازي آنها معمول گردد.

2-3-3 اقلام اضافي سالم را شمارش و صورت برداري نموده و طي فرم برگشت كالا (MT74R) به انبار برگشت ميدهد ، مسئوليت كم و كيف اين اقلام به هنگام برگشت به انبار به عهده رئيس اداره تعميرات ميباشد.

4-3- يكماه پس از تاريخ اتمام عمليات تعميرات اساسي و نيازهاي برنامه اي با درخواست متقاضي گزارشي توسط سيستم چاپ و در اختيار آناليست كنترل كالاي مربوطه قرار ميگيرد كه در آن مشخصات اجناس مصرف نشده درج گرديده است . كارشناس ذيربط پس از بررسي و تبادل نظر با متقاضي ، چنانچه نياز به كالا باشد زمان خاتمه عمليات را تمديد و در صورت عدم نياز به كالا ، نسبت به حذف اقلام از B.O.M. مربوطه اقدام مي نمايد.

5-3-پس از پايان تعميرات هر واحد، اطلاعات مربوط به مصرف واقعي اقلام ، مبناي تهيه درخواست كالا براي تعميرات دوره بعد ميباشد كه با استفاده از آن و نظريات كارشناسان و متخصصين اداره تعميرات در خصوص تغيير در موارد مورد نظر ، فهرست واقعي اقلام مورد نياز دوره بعد تهيه ميگردد.

4- اسناد مورد استفاده:

1-4- سند ثبت مشخصات و عناوين نيازهاي برنامه اي / تعميرات اساسي (MT32) پيوست شماره 1

از اين سند MT32)) براي معرفي مشخصات و عنوان نياز برنامه اي / تعميرات اساسي واز مسير MA/INV/BOM/01 استفاده ميشود كه با تكميل و تغذيه اطلاعات آن به سيستم شرح عنوان نياز برنامه اي / تعميرات اساسي ، نوع پروژه تعميراتي ، تاريخ شروع و خاتمه تعميرات اساسي به سيستم معرفي ميشود.

اطلاعات لازم توسط رئيس اداره تعميرات اعلام وتوسط هماهنگ كننده تداركاتي پروژه تعميرات بشرح ذيل در سند ثبت، که پس از تائيدامور مالي، توسط نامبرده به سيستم تغذيه ميگردد.

1-1-4- نوع سند :

همانطور كه ذكر شد در اين ستون عدد 32 كه معرف سند ثبت مشخصات و عنوان نيازهاي برنامه اي / تعميرات اساسي در سيستم ميباشد درج ميگردد.

2-1-4- رمز عملكرد DISIGNATION CODE

رمز عملكرد سند يك حرفي بوده و در موقعي كه سند در حالت ايجاد باشد خالي و در مواردي كه سند براي اصلاح اطلاعات ايجاد شده در سيستم مورد استفاده قرار ميگيرد با حرف A و در مواردي كه از سند براي حذف اطلاعات ايجاد شده استفاده شود با حرف D پر ميشود ولي صفحات تصويري سيستم براي حالتهاي ايجاد / اصلاح و حذف اطلاعات ، جداگانـــــــه طراحـي شده و بصورت MT32A-MT32 MT32D مشاهده ميشود.

3-1-4- رمز مديريت MG. CODE

در اين ستون رمز مديريت انبار تامين كننده كالا درج ميگردد. رمز مديريت مشخص كننده حوزه عملياتي هر مديريت است كه داراي بودجه اي مستقل و مسئوليتها و اختيارات خاص خود ميباشد. رمز مديريت بايد به سيستم معرفي شده باشد و تغذيه آن بصورت عددي سه رقمي به سيستم ضروري است.

4-1-4- شماره انبار STORE NO.

در اين ستون شماره انبار تامين كننده كالا درج ميگردد كه براي انبار اصلي دو رقمي و براي انبار فرعي چهار رقمي مي باشد. شماره انبار بايد تحت رمز مديريت ذيربط به سيستم معرفي شده باشد.

5-1-4- رمز سازماني ADMIN CODE

در اين ستون رمز سازماني مربوطه كه عددي دورقمي ميباشد درج ميگردد،رمز سازماني بايد تحت شماره انبار مورد نظر به سيستم معرفي شده باشد . رمز سازماني مورد استفاده در اين ستون بايستي مربوط به اقلام تعميرات اساسي / برنامه اي باشد و ساير رمزهاي سازماني در اين ستون پذيرفته نميشود. در سيستم پيوسته و يكنواخت كالا رمز سازماني 34 براي اين منظور تعريف شده است.

6-1-4- شماره عنوان نياز برنامه اي B.O.M. NO.

در اين ستون شماره عنوان نياز برنامه اي / تعميرات اساسي كه يك عدد 7 رقمي ميباشد درج ميگردد. اين عدد يك شماره سريال است كه به هر يــــــك از پروژه هاي تعميرات اساسي اختصاص داده ميشود و شماره هاي تكراري در يك سال قابل قبول نخواهد بود.(به دستورالعمل 131 مراجعه شود)

توضيح: شماره عنوان نياز برنامه اي ( 7 رقمي ) در رمز سازماني 34 دقيقا" مشابه شماره پروژه ( 5 رقمي ) در رمزهاي سازماني پروژه ها مي باشد با اين تفاوت كه فقط به رمز سازمانــي 34 اختصاص داده مي شود.اين شماره توسط اداره تعميرات ارائه ميشود.

7-1-4- شماره سند DOC. NO.

در اين ستون شماره سند كه عددي 7 رقمي و شماره سريال اسناد MT32 ميباشد درج و در دفتري كه به همين منظور اختصاص داده شده ثبت ميگردد. دو رقم سمت چپ شماره سند معادل دو رقم اول تاريخ سند ( سال هجري شمسي ) ميباشد. شماره سند تكراري مورد قبول نخواهد بود.

8-1-4-تاريخ سند DOC. DATE

در اين ستون تاريخ تنظيم سند بصورت روز ، ماه ، سال و 6 رقمي درج ميگردد. تاريخ سند از تاريخ روز بزرگتر نخواهد بود.

9-1-4- نوع پروژه PROJECT TYPE

در اين ستون نوع پروژه تعميراتي از نظر حجم كار، با يك رمز يك حرفي كه قبلا" به سيستم معرفي شده مشخص ميگردد. نوع پروژه با توجه به حجم كار با حرف (HIGH) H به معني پروژه خيلي بزرگ و با حرف ( LARGE) L به معني پروژه بزرگ و يا با حرف ( MEDIUM) M به معني پروژه متوسط مشخص ميگردد و چنانچه حجم كار پروژه دقيقا" مشخص نباشد اين ستون خالي ميماند كه به معني ناشناخته ( UNKNOWN) ميباشد.

10-1-4- تاريخ شروع START DATE

در اين ستون تاريخ شروع تعميرات اساسي يا نياز برنامه اي درج ميگردد كه از تاريخ روز بايستي بزرگتر باشد.

11-1-4- تاريخ خاتمه END DATE

در اين ستون تاريخ پايان نياز برنامه اي / تعميرات اساسي درج ميگردد. تاريخ پايان نياز برنامه اي از تاريخ شروع بايستي بزرگتر باشد.

12-1-4- شماره خط LINE NO.

در اين ستون شماره خط مربوط به شرح عنوان نياز برنامه اي / تعميرات اساسي درج ميگردد. شماره خط عددي دورقمي است و براي خط اول 01 و براي خطوط بعدي 02، 03، تا 50 ادامه مي يابد. شماره خط ارتباط بين خطوط شرح را برقرار ميكند و تغذيه آن الزامي است .

13-1-4- شرح برنامه DESCRIPTION

در اين ستون شرح و مشخصات پروژه تعميراتي درج ميگردد.

14-1-4- ستونهاي غير قابل تغذيه به سيستم

در ذيل سند ستونهائي جهت درج مشخصات و امضاء تهيه كننده ، تصويب كننده و مسئول ثبت و كنترل اطلاعات سند در نظر گرفته شده كه بايستي تكميل گردد. اطلاعات اين ستونها به سيستم تغذيه نمي شود.

تصويب كننده اين سند رئيس اداره تعميرات ميباشد.

2-4- اصلاح شرح عنوان نياز برنامه اي در سيستم (MT32A)

چنانچه پس از ايجاد شرح و مشخصات عنوان نياز برنامه اي / تعميرات اساسي در سيستم بخواهيم اصلاحاتي را در اطلاعات ايجاد شده بعمل آوريم از سند MT32 با رمز عملكرد A ( MA/INV/ BOM/02) استفاده مي نمائيم در اين سند مانند حالت ايجاد ، اطلاعات كليدي رمز مديريت ، شماره انبار ، رمز سازماني ، شماره نياز برنامه اي ، تاريخ و شماره سند ، ثبت شده و اطلاعات قابل اصلاح مانند نوع پروژه ، تاريخ شروع و خاتمه ، شرح و شماره خط در سند درج و به سيستم تغذيه ميگردد.

3-4- حذف شرح و عنوان نياز برنامه اي از سيستم(MT32D)

براي حذف شرح و عنوان نياز برنامه اي / تعميرات اساسي از سيستم از سند MT32 با رمز عملكرد D( با انتخاب گزينه 03) استفاده مي شود و پس از درج اطلاعات كليدي سند ( رمز مديريت ، شماره انبار، رمز سازماني ، شماره نياز برنامه اي ، تاريخ و شماره سند ) و تغذيه آن به سيستم در صورتي كه سوابق درخواست كالاي پروژه مربوطهMT36) (در سيستم موجود نباشد، با تائيد كاربر ، سيستم نسبت به حذف شرح و عنوان نياز برنامـه اي اقدام مي نمايد .

توضيح : براي حذف يك سنــد در صورتيكه شرح آن بيش از يك خط باشد ابتدا خطوط50-02 حذف شده ، پس از آن ميتوان نسبت به حذف كلي سند اقدام نمود.

4-4- سند درخواست كالاي برنامه اي ( پيوست شماره 2 سند MT36)

زماني كه يك دستگاه يا واحد صنعتي قرار است در زمان بندي مشخصي تحت تعمير اساسي قرار گيرد، پس از معرفي مشخصات و عنوان پروژه تعميرات اساسي توسط اداره تعميرات به سيستم (MT32) بايستي اقلام مورد نياز در طول دوره تعميرات كه داراي شماره طبقه بندي استاندارد مي باشند روي فرم درخواست كالاي برنامه اي / تعميرات اساسي BILL OF MATERIAL (اختصارا" B.O.M.) توسط رابط تداركاتي اداره تعميرات درج گرديده و پس از تأييد مسئولين به سيستم تغذيه شود تا اداره كنترل كالا نسبت به تهيه و تامين اين اقلام اقدام نمايد و اگر دستگاه يا واحد صنعتي مورد نظر قبلا" تحت تعمير اساسي قرار گرفته و سوابق اقلام مصرف شده آن در سيستم موجود باشد ، جهت سهولت و دقت عمل و تسريع در جريان امور مربوطه، براساس درخواست اداره تعميرات فهرست اقلام مصرفي آخرين تعميرات اساسي توسط اداره كنترل كالا از سيستم اخذ و براي اداره تعميرات ارسال ميگردد.اداره مذكور با توجه به نظرات متخصصين و كارشناسان مربوطه آن را تعديل / تأييد نموده و جهت اقدامات بعدي به اداره كنترل موجودي اعاده مينمايد.

نحوه تنظيم سند MT36 كه داراي دو بخش سرسند و اقلام سند است به شرح زير ميباشد:

1-4- 4- اطلاعات سر سند

1-1-4-4 نوع سند

در اين قسمت عدد 36 كه معرف اين سند در سيستم پيوسته و يكنواخت كالا مي باشد چاپ شده ودر سيستم نيز مشخص است.

2-1-4-4 رمز عملكرد DISIGNATION

اين ستون نشانگر عملكرد سند است . در مواقعي كه سند ايجاد ميشود اين ستون خالي ميماند ولي در مواردي كه براي اطلاعات ايجاد شده اصلاحاتي لازم باشد با استفاده از حرف A در ستون عملكرد اصلاحات لازم را در سند قيد و به سيستم تغذيه مينمائيم ، همچنين در مواردي كه بخواهيم اطلاعات يك سند ايجاد شده را ازسيستم حذف نمائيم در اين ستون حرف D قرار داده و پس از تكميل اطلاعات كليدي ، سند را به سيستم تغذيه مي نمائيم .

البته صفحات تصويري سيستم براي هر يك از حالات فوق جداگانه ميباشد كه بصورت MT36D,MT36A,MT36 مشاهده ميشود.

3-1-4-4 رمز مديريت MG. CODE

اين ستون مطابق توضيحات بند 3-1-4 تكميل و به سيستم تغذيه ميگردد.

4-1-4-4 شماره انبار STORE NO.

اين ستون مطابق توضيحات بند 4-1-4 تكميل و به سيستم تغذيه ميگردد.

5-1-4-4 رمز سازماني ADMIN CODE

اين ستون مطابق توضيحات بند 5-1-4 تكميل و به سيستم تغذيه ميگردد.

6-1-4-4 شماره درخواست كالاي برنامه اي B.O.M. REQUEST NO.

در اين قسمت شماره درخواست كالاي برنامه اي / تعميرات اساسي كه عددي ده رقمي ميباشد درج ميگردد. هفت رقم اول سمت چپ شماره درخواست همان شماره عنوان نياز برنامه اي و سه رقم بعدي شماره سريال درخواست كالا براي عنوان نياز برنامه اي مربوطه ميباشد . پر كردن اين ستون الزامي است . جهت پذيرش شماره درخواست كالاي برنامه اي بايستي حتما" هفت رقم اول شماره نياز برنامه اي در سيستم سابقه داشته باشد . ( به سيستم معرفي شده باشد.)

7-1-4-4 تاريخ نياز REQUIRED DATE

در اين ستون تاريخ نياز به كالا درج ميگردد. تاريخ نياز به كالا ، تاريخي است كه بايد جهت شروع تعميرات ، كالاي مورد نياز مهيا باشد . تاريخ نياز به كالا بصورت روز ، ماه ، سال YY.MM.DD. درج ميگردد. اين تاريخ بايد حداقل سه ماه بزرگتر از تاريخ درخواست كالا باشد.

8-1-4-4 تاريخ پايان نياز DUE DATE

در اين ستون تاريخ پايان نيازهاي برنامه اي كه همان تاريخ خاتمه تعميرات اساسي ميباشد و از قبل برنامه ريزي شده درج ميگردد، و نشان دهنده تاريخي است كه نيازها خاتمه يافته و بايستي اقلامي كه در سيستم مصرف نشده اند و مورد نياز نيستند از B.O.M. ذيربط حذف گردند.

اين تاريخ بصورت روز ، ماه ، سال (YY.MM.DD.) است . تاريخ پايان نياز حتما" بايد بزرگتر از تاريخ نياز به كالا باشد .

9-1-4-4 تاريخ تنظيم درخواست REQUEST DATE

در اين قسمت تاريخ تنظيم درخواست نياز برنامه اي بطور كامل و عددي بشكل روز ، ماه ، سال (YY.MM.DD.) نوشته ميشود.

10-1-4-4 تعداد اقلام ITEM COUNT

تعداد اقلام مندرج در متن سند شمارش شده و در اين ستون جهت موازنه درج ميگردد.

11-1-4-4 جمع مقادير TOTAL QTY.

حاصل جمع مقادير اقلام سند در اين ستون درج ميگردد و كاربرد آن در موازنه سند ميباشد.

12-1-4-4 جمع ارزشها TOTAL VALUE

چنانچه ارزش اقلام در سند قيد ميگردد جمع ارزش تمام اقلام بايستي محاسبه و در اين ستون درج گردد كه در مرحله موازنه سند توسط سيستم مورد كنترل قرار ميگيرد. با توجه به اينكه اقلام مندرج در درخواست برنامه اي استاندارد ميباشد ، تغذيه آن به سيستم ضرورتي ندارد و سيستم با توجه به سوابق كالاها در پرونده انبار ، جمع ارزشها را محاسبه مينمايد.

2-4- 4 اطلاعات اقلام سند

1-2-4-4 شماره قلم ITEM NO.

براي هر قلم درخواست برنامه اي يك شماره دو رقمي اختصاص داده ميشود كه بايد در اين ستون قيد گردد. ( مشابه آنچه كه در MT31,MT26 عمل مي شود )

2-2-4-4 شماره طبقه بندي كالا M.E.S.C.

در اين ستون شماره طبقه بندي كالا مورد نياز كه عددي و ده رقمي ميباشد درج ميگردد. شمــاره طبقه بندي با يد در پرونده مركز طبقه بندي كالا و پرونده انبار مربوطه داراي سابقه باشد.

3-2-4-4 واحد صدور كالا UNIT

در اين قسمت واحد صدور كالا درج ميگردد. واحد صدور كالا بايستي از واحدهاي صدور معتبر در سيستم بوده و به همراه شماره طبقه بندي مربوطه در پرونده انبار مورد نظر موجود باشد .

4-2-4-4 مقدار مورد درخواست REQUIRED QTY.

در اين ستون مقدار كالاي مورد نياز براي هر قلم بصورت عددي درج ميگردد.

5-2-4-4 ارزش VALUE

در اين ستون ميتوان ارزش هر قلم كالا را قيد و جهت برآورد و تأييد بودجه از آن استفاده نمود ولي با توجه به اينكه اقلام مندرج در درخواست برنامه اي استاندارد ميباشد ، تغذيه آن به سيستم ضرورتي ندارد و سيستم با توجه به سوابق كالا در پرونده انبار ، ارزش كالا را محاسبه مينمايد.

6-2-4-4 رمز داخلي LOCAL CODE

در اين ستون تقسيم بندي كالا در انبار از نظر نوع استفاده با يك رمز حرفي مشخص ميگردد. در سيستم براي اين ستون رمزهاي O به معني OVER HALL و I به معني INSURANCE و M به معني MONOPOLIZE وSبه معني SALESITEM است.

توجه : براي نيازهاي برنامه اي بايستي فقط از رمز O استفاده شود.

7-2-4-4 شرح كالا DESCRIPTION

در اين ستون شرح مختصر كالا جهت اطلاع مسئولين و تائيد كنندگان سند درج مي گردد ولي به سيستم تغذيه نمي شود.

8-2-4-4 ستونهاي جانبي سند

در كنار سند ستونهائي جهت درج مشخصات تهيه كننده ، تصويب كننده ، ثبت و كنترل ، تائيد امور مالي ، تائيد تداركات ، ساير تائيدات در نظر گرفته شده كه بنا به مورد بايستي تكميل و امضاء شود. اطلاعات اين ستونها به سيستم تغذيه نمي گردد.

اين سند همانطور كه قبلا" اشاره گرديده در اداره تعميرات تهيه و به تصويب رئيس اداره تعميرات ميرسد و پس از ثبت در سيستم و تاييد امور مالي ، به منظور تهيه اقلام مورد نظر براي امور كالا ارسال ميگردد.

5-4- اصلاح يا حذف دسته اي اقلام نياز برنامه اي/ تعميرات اساسي( MT36B/D) پيوست شماره 3

چنانچه اقلام نياز برنامه اي / تعميرات اساسي توسط سند MT36 در سيستم ايجاد و موازنه شده باشد و پس از آن بخواهيم كليه اقلام آن سند را از سيستم حذف نمائيم و يا اينكه تاريخ نياز به كالا و يا تاريخ اتمام نياز و رمز داخلي همه اقلام سند را تغيير دهيم از سند اصلاح / حذف دستـه اي اقلام استفاده مي نمــائيم در اينگونه موارد براي اصلاح دسته اي اقلام در ستون رمز عملكرد حرف B و براي حذف دسته اي اقلام از حرف D استفاده نموده ، پس از درج اطلاعات كليدي به سيستم تغذيه مي نمائيم .

اطلاعات كليدي سند براي حذف دسته اي اقلام شامل رمز مديريت ، شماره انبار ، رمز سازماني و شماره درخواست برنامه اي و براي اصلاح دسته اي اقلام علا وه بر آنها تاريخ نياز به كالا و تاريخ اتمام نياز و رمز داخلي در سند قيد و به سيستم تغذيه ميگردد.

6-4- اصلاح مشخصات اقلام / گروهي از اقلام درخواست كالاي برنامه اي ( MT36A)

چنانچه سند درخواست كالاي برنامه اي به سيستم تغذيه شده باشد و به هر علت بخواهيم تغييراتي در مشخصات اقلام ايجاد نمائيم بمنظور اصلاح آن از سند MT36 با رمز عملكرد A استفاده ميشود و پس از تكميل اطلاعات كليدي سند ، از قبيل رمز مديريت ، شماره انبار ، رمز سازماني ، شماره درخواست برنامه اي ، شماره قلم ، شماره طبقه بندي وواحد صدور كالا اطلاعاتي كه ميبايست اصلاح گردند مانند تاريخ نياز به كالا ، تاريخ اتمام نياز ، مقدار كالاي مورد نياز ، رمز داخلي و غيـــــره را در آن ثبت و به سيستم تغذيه مي نمائيم .

7-4-حذف اقلام درخواست كالاي برنامه اي (MT36D)

جهت حذف بعضي از اقلام سند درخواست كالاي برنامه اي ، از سند MT36 با رمز عملكرد D استفاده ميشود بدين منظور اطلاعات كليدي سند مانند رمز مديريت ، شماره انبار ، رمز سازماني ، شماره درخواست برنامه اي ، شماره قلم ، شماره طبقه بندي و واحد صدور كالا را در سند درج و به سيستم تغذيه مي نمائيم در صورت صحيح بودن اطلاعات تغذيه شده ، سيستم نسبت به حذف قلم و يا اقلام مورد نظر اقدام مي نمايد.

توضيح : براي انجام هر يک از موارد چهار گانه فوق در سيستم، گزينه ها و صفحات تصويري جداگانه طراحي شده است.

فهرست ضمائم

پيوست شماره 1 ) سند مشخصات عنوان طرح / پروژه / برنامه اي MT32

پيوست شماره 2 ) سند درخواست كالاي برنامه اي MT36

پيوست شماره 3 ) سند اصلاح / حذف دسته اي نيازهاي برنامه اي MT36

پيوست شماره 4 )فهرست گزينه هاي مختلف مرتبط با MT36,MT32

 
1384/9/29 سه‌شنبه 
نسخه قابل چاپبازگشت
..
فايل هاي مربوطه :

222.285 KB  
..


مجری سایت : شرکت سیگما