تدوين روشها و هماهنگي مقررات بازرگاني
روش اجرايي بازرسي و شمارش کالا در انبار(MT80) 

فهرست مطالب 

1-كليات:
2- وظايف و مسئوليت ها: 
3- مراحل اجرائي: 
4- اسناد مورد استفاده جهت بررسي و شمارش موجودي
5- تعديل اختلافات موجودي: 
6- اسناد مورد استفاده جهت بررسي وشمارش موجودي: 
7- شمارش وبررسي موجودي نوبت دوم: 
8- گزارشات بازرسي هاي انجام شده: 
9- ساير فعاليت هاي واحد بازرسي انبار: 
10- فهرست ضمائم:

 

1-كليات:

1-1- مقدمه

بمنظور تعيين موجودي واقعي و رفع هرگونه اختلافات احتمالي مابين موجودي فيزيکي انبارها و اطلاعات مربوطه به اين موجوديها در سوابق سيستم پيوسته و يکنواخت کالا شمارش و بازرسي موجوديها در انبارهاي شرکت ها / مديريت ها طبق اين روش انجام خواهد گرفت . همچنين موارد بررسي و رسيدگي به علل و عوامل چگونگي ايجاد اختلاف و رسيدگي به اسناد و ريشه يابي آنها (سندرسي) و انجام اقدامات لازم براي جلوگيري از بروز ويا تکرار اشتباهات و اختلافات و نهايتاً انجام تعديلات لازم براي رفع اختلاف و تهيه گزارش جهت مديريت هاي ذيربط مي بايست طبق اين دستور العمل انجام پذيرد.

بطور کلي اقدام به بازرسي و شمارش فيزيکي موجودي کالاها اهداف زير را در برخواهد داشت :

الف- بررسيهاي همه جانبه در کنترل و شمارش و تطبيق موجودي فيزيکي کالا با اطلاعات مضبوط در سيستم پيوسته ويکنواخت کالا و اخذ نتايج حاصله و اعلام گزارش آخرين وضعيت موجوديها به مسئولين ذيربط .

ب- انعکاس صحيح و واقعي مقدار موجودي کالاهاي انبارها، جهت محاسبه ارزش و درج در ترازنامه ساليانه شرکت/مديريت .

ج- کمک به تصميم گيري واحد کنترل موجودي انبارها براي سفارش و تامين بموقع کالاهاي مورد نياز مطابق و متناسب با ميزان موجودي فيزيکي و مصرف واقعي آنها.

د- تشخيص موارد کمبود يا نبود و يا افزون برنياز کالا در انبارها که احتمالاً سبب وقفه در کار واحدهاي عملياتي شده و يا باعث رکود سرمايه و هزينه هاي جانبي زيادي ميگردد ، اين مسئله ميتواند مسئولين و کارشناسان کنترل موجودي را در اتخاذ تصميم و تدابير لازم ياري دهد و نهايتاً از سفارشات نابجاي کالاها جلوگيري نمايد.

هـ- انعکاس واقعي موجودي انبارها در گزارشات مربوطه و کمک به اتخاذ تصميم مديران مسئولين واحدهاي ذيربط .

2- 1- هدف :

هدف از تدوين اين روش، تشريح مراحل و نحوه بررسي ، بازرسي و شمارش کالاهاي موجود در انبارهاي شرکت /مديريت هاي تابع شرکت ملي گاز ، تشخيص و رفع اختلافات و تصحيح موجودي کالا و حصول اطمينان از تطبيق ميزان کالاهاي موجود با اطلاعات و اسناد مضبوط در سيستم پيوسته و يکنواخت کالا و همچنين تشريح وظائف و مسئوليتهاي افراد ذيربط و چگونگي تنظيم و تغذيه اسناد مربوطه در سيستم پيوسته و يکنواخت کالا ميباشد.

لذا دراين سيستم بخش بازرسي انبارها با قابليتهائي بشرح ذيل در نظر گرفته شده است :

-تغذيه فرم درخواست شمارش موجودي بمنظور اخذ گزارشات مورد نياز.

- انعکاس موجودي شمارش شده برروي گزارشات فوق الذکر و تغذيه آنها به سيستم .

- محاسبه ميزان اختلاف موجودي ناشي از شمارش ، توسط سيستم .

- ايجـاد اسناد تصحيح موجودي و اثرگذاري سيستمي آنها در پرونده ها براي اختلافات کمتراز حد نصاب هاي تعيين شده.

- ايجاد اسناد تصحيح موجودي به صورت اطلاعيه براي اختلاف بالا تر از حد نصاب هاي تعيين شده .

- تغذيه اسناد تصحيح موجودي به سيستم و تطبيق موجودي سيستم و موجودي واقعي انبار توسط واحد بازرسي انبارها.

3-1- حدود:

حدود اين روش از زمان درخواست آماده سازي و چاپ گزارش صورت بررسي و شمارش موجودي کالا از سيستم توسط اداره بازرسي انبارها بصورت دوره اي و منظم و يا موردي( انتخاب يک يا چند قلم ) شروع ميشود، سپس کنترل و شمارش فيزيکي ميزان موجودي کالا در انبار و تطبيق مقادير شمارش شده با اطلاعات موجوددر سيستم پيوسته و يکنواخت کالا ودر نهايت با تنظيم و تغذيه اسناد تصحيح اختلاف موجودي انبار با توجه به ضوابط موجود خاتمه مي يابد.

2- وظايف و مسئوليت ها :

1-2- بازرس انبار :

بازرس انبار مسئول اجراء دقيق اين روش بر اساس مندرجات مشروحه ذيل ميباشد:

1-1-2- تهيه و تنظيم برنامه سالانه جهت کنترل و شمارش مستمر موجودي واقعي کالا درانبارها وحصول اطمينان از بررسيهاي بعمل آمده در مورد صحت ميزان موجودي انبار و تصحيح اختلافات مربوطه در پايان هر دوره شمارش.

ضمناً برنامه ريزي شمارش ميبايست به صورتي تدوين و اجراء شود که در پايان بهمن ماه هرسال شمارش فيزيکي کليه اقلام موجود درانبارها پايان پذيرد.

2-1-2- توجه به اولويت امر بازرسي کالاهاي پرتحرک ، حياتيو با ارزش و تخصيص اين اولويتها در برنامه تنظيمي سالانه به نحويکه اين اقلام حداقل يکبار در سال (در صورت لزوم بيشتر ) مورد بازرسي و شمارش قرارگيرند.

3-1-2- تدابير لازم در تنظيم برنامه سالانه جهت کنترل و شمارش کالاهاي راکد در انبار اتخاذ نموده و در اين رابطه ميبايست ليستي همراه با گزارش و پيشنهادات به رئيس امور کالا ارائه و پيگيريهاي لازم جهت تعيين تکليف وضعيت اينگونه اقلام تا حصول نتيجه نهائي بعمل آورد.

توضيح :لازم به ذکر است که در اين مورد ، امکانات لازم در سيستم پيوسته و يکنواخت کالا جهت معرفي اقلام مازاد به واحدهاي مختلف در نظر گرفته شده است.

4-1-2- همکاري و نظارت در به نظم در آوردن کالاها و اقلام به ظاهر غير قابل شمارش با هماهنگي مسئولين انبارها به نحوي که با بکارگرفتن نيروهاي انساني و ابزارکمکي مورد نياز، بتوان اينگونه اقلام را شمارش نمود.

5-1-2- اتخاذ تدابيرلازم جهت بررسيهاي ناگهاني " SPOT CHECK " در مورد اقلاميکه بنا به ضرورت بايد شمارش شوند.

6-1-2- رسيدگي به علل کسري و سرک کالا و گزارش علل کمي و کيفي اين اختلافات موجودي به مسئولين مافوق در صورت نياز .

7-1-2- حصول اطمينان از عدم پراکندگي مقادير يک قلم کالا در انبار، در موارديکه امکان تمرکز کالا (بدليل پرحجم بودن و غيره ) ميسر نباشد ، لازم است اطمينان حاصل شود در کارت الصاقي در محل اصلي کالا، آدرس دقيق محل نگهداري بقيه کالا قيد شده باشد .

8-1-2- نظارت براقلاميکه درداخل انبار باصدور سند " MT64/64R " مورد نقل و انتقال قرارميگيرندوتائيد اسناد مذکور قبل از تغذيه به سيستم پيوسته و يکنواخت کالا .

9-1-2- شناسايي و تهيه ليست درقالب فرم اقلام معيوب جهت طرح در کميته حذف وتعديل بمنظور اخذ مجوز لازم براي خارج نمودن از موجودي و صدور اسناد MT75 با هماهنگي حسابداري کالاي مربوطه وتغذيه اسناد به سيستم.

2-2- رئيس بازرسي انبار/انبارها :

در مديريت ها/شرکتهايي که اين سمت را دارا ميباشند، رييس بازرسي انبارها مسئوليت هاي ذيل را دارد:

1-2-2- تهيه و تنظيم برنامه سالانه جهت کنترل و شمارش مستمر موجودي واقعي کالا درانبارها وحصول اطمينان از بررسيهاي بعمل آمده در مورد صحت ميزان موجودي انبار و تعديل اختلافات مربوطه در پايان شمارش وسندرسي.

لزوماً اين برنامه ميبايست در اسفند ماه هر سال براي سال آتي تهيه و جهت اطلاع مسئولين مافوق ارسال گردد.

ضمناً برنامه ريزي شمارش ميبايست به صورتي تدوين و اجراء شود که در پايان بهمن ماه هرسال شمارش فيزيکي کليه اقلام موجود درانبارها پايان پذيرد.

2-2-2- اجراي برنامه تنظيمي بکمک بازرسين انبار/انبارها و نظارت دقيق در نحوه انجام وظائف آنها ، رسيدگي به گزارشات تهيه شده و انعکاس اين گزارشات به مسئولين مربوطه.

3-2-2- اتخاذ تدابير لازم بمنظور ارتقاء سطح معلومات بازرسين انبار /انبارها ازطريق شرکت دادن آنها در برنامه ريزي گروههاي مختلف کالا بصورت متناوب و شرکت آنها در کلاسهاي آموزشي و آشنائي کامل با سيستم پيوسته و يکنواخت کالا .

قابل توجه : برنامه ريزي شمارش موجودي کالا محرمانه بوده و رئيس بازرسي انبار/بازرس انبار بايد قبل از شمارش هرگروه کالا جهت تسهيل کار، ميبايست کتباً مراتب تهيه امکانات مورد نياز و پرسنل ،همچنين آماده سازي انبار براي شمارش و نيز تاريخ شمارش را به رئيس امورکالا اطلاع دهد.

4-2-2- هماهنگي و همکاري نزديک با حسابرسان قانوني در رابطه با انبارگرداني ساليانه حسب مورد.

5-2-2-کمک وهمکاري با مسئولين مالي در بستن حسابها .

3-2- رئيس عمليات انبارها :

وظائف و مسئوليتهاي رئيس عمليات انبارها بشرح زير ميباشد.

1-3-2- ايجاد تسهيلات و همکاري لازم در تأمين نيروي انساني و مکانيکي و ديگر مايحتاج مورد نياز بازرس/بازرسين کالا جهت انجام مسئوليتهاي محوله .

2-3-2- توجه به گزارشات و پيشنهادات رئيس بازرسي انبارهاو انجام همکاريهاي لازم جهت حل مشکلات و مسائل عملياتي پيش آمده در رابطه با امر بازرسي کالا .

4-2- رئيس امور کالا / خدمات کالا:

مسئول حسن اجراي اين روش بوده و هماهنگي هاي لازم را بين مسئولين بازرسي کالا و عمليات انبار فراهم مي آورد .

5-2- رئيس مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني:

پيشنهادات و اصلاحات و تغييرات مربوط به اين روش را بررسي نموده و در صورت نياز، پيشنهـادات و اصلاحـات و تغييرات لازم را پس از تصويب مديربازرگاني در روش اعمال مي نمايد . همچنين امکانات لازم جهت آموزش و کار با سيستم پيوسته و يکنواخت کالا را براي بازرسين انبارها ايجاد مينمايد.

7-2- مدير بازرگاني:

ايشان براجراي صحيح اين روش نظارت عاليه داشته و پيشنهادات واصله در رابطه با اصلاحات / تغييرات در اين روش را از طريق مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني مورد بررسي قرارداده و پس از تصويب ابلاغ مي نمايد.

3- مراحل اجرايي :

1-3- نحوه بازرسي اقلام انبارهاي مکانيزه

1-1-3- رئيس بازرسي انبار/بازرس انبار در موعد مقرر و بر اساس برنامه سالانه تنظيم شده ، ضمن درخواست چاپ "گزارش شمارش و بررسي موجودي کالا" ، گزارش رايانه اي بازرسي و شمارش موجودي (MT80) مربوط به گروههاي مورد نظرموجودي انبار ويا پروژه هارا از سيستم اخذ مينمايد.

تذکر : جهت ورود به بخش بازرسي انبار در سيستم پيوسته ويکنواخت کالا از آدرس MA-OPR-STC استفاده مي شود.

2-1-3- پس از دريافت گزارش بررسي و شمارش موجودي، با توجه به رعايت نکات ذيل کار عمليات شمارش و بررسي اقلام مورد نظر توسط بازرسين انبار آغاز ميشود.

3-1-3-بازرس انبار قبل از شروع شمارش هر گروه ميبايست از تغذيه کليه اسناد تغذيه نشده به سيستم اطمينان لازم حاصل نمايد.

4-1-3- در شروع شمارش هرگروه کالا ، بازرس مربوطه، به اطلاع انباردار و کارکنان انبار ميرساند که اقلام اين گروه در حال شمارش و بررسي ميباشد .لذا با نصب تابلو ويژه اي درابتداي قفسه گروه مورد شمارش عمليات اجرايي را اعلام و همچنين براي اقلام شمارش نشده نيز تابلو ديگري بدين منظور جهت متمايز نمودن اقلام شمارش نشده از اقلام شمارش شده، نصب مينمايد. ضمناً کليه اسناد نقل و انتقال اقلام در حال شمارش ميبايست با هماهنگي بازرسي انبار به سيستم تغذيه شود.

5-1-3- بازرس بايستي توجه نمايد که اصول طبقه بندي کالا در انبارکاملاً رعايت گرديده و کليه قفسه هاي اقلام مورد بررسي داراي برچسب مخصوصي باشند که اطلاعات مربوط به شماره طبقه بندي ، شرح مختصر و واحد اندازه گيري کالا بر روي آن درج گرديده باشد.

6-1-3- بايستي مشخصات کالاي مورد بررسي و شمارش با اطلاعات مندرج در گزارش رايانه اي شمارش موجودي کالا (MT80) مطابقت نمايد.

7-1-3- ممکن است مشخصات بعضي از اقلام مورد شمارش جزء موجودي انبار بوده ولي در گزارش بررسي وشمارش موجودي (MT80) درج نشده باشد که اين امر ميتواند ناشي از عوامل ذيل باشد :

تغيير شماره طبقه بندي ، عدم ايجاد سابقه کالا در پرونده اصلي انبار، حذف سابقه کالا از پرونده اصلي انبار ، تغيير / اصلاح مشخصات کالا در پرونده طبقه بندي .

دراينصورت مراتب طي گزارشي به رئيس عمليات انبار اطلاع داده شده و کار شمارش اين قبيل اقلا م تا حصول نتيجه معوق باقي ميماند و شمارش اينگونه اقلام پس ازرفع موانع انجام خواهدشد.

8-1-3- درمواقعيکه مشخصات کالايي (شماره طبقه بندي ، شرح و غيره) مندرج در پرونده طبقه بندي کالا با مشخصـات فيـزيکـي آن تطبيـق ننمايد يا دو شماره طبقه بندي به يک کالا الصاق گرديده باشد ، مراتب را طي گزارشي به مسئول عمليات انبار اطلاع داده و کار شمارش اين قبيل اقلام تاحصول نتيجه معوق خواهد ماند. بديهيست شمارش اينگونه اقلام پس ازرفع اشکال انجام خواهدشد.

9-1-3- از آنجا که بعضي از اقلام با در نظر گرفتن شرايط خاص جوي و صدمات ناشي از حمل و نقـل و جـابجـائي ، تـوسط سـازنـدگـان درون لفافها و يا در مواد مخصوص بسته بندي ميشوند مانند آب بندهاي مکانيکي ، برينگها ، ديسک ها ، شيرها ،کابلها و غيره ، در صورتيکه بسته بندي سازنده دست نخورده و سالم باشد تعداد/مقدار مندرج روي آن قابل قبول بوده و در شمارش منظور ميگردد.

10-1-3- چنانچه مقدار موجودي کالايي به علت عدم امکان تمرکز در يک محل، درچند نقطه انبار قرارگرفته باشد با توجه به کارت الصاقي به نمونه در محل مربوطه ، جايگاه دقيق نگهداري بقيه اقلام بايد مشخص شده باشد که پس از بازرسي و شمارش جمع مقادير موجود ، در ستون مربوطه منظور ميگردد.

11-1-3- ميزان موجودي کالاهاي شمارش شده با توجه به واحد تعيين شده براي هر قلم در ستون مقدار شمارش (QTY-COUNT) در گزارش رايانه اي بررسي و شمارش موجودي قيد ميگردد.

12-1-3- گزارش رايانه اي شمارش و بررسي موجودي ياسند دستي بررسي و شمارش (MT80) پس از تکميل و تائيد مسئول بازرسي انبار بايستي بترتيب توسط انباردارو متصدي انبار / رئيس انبار امضاء و مقاديرمندرج در آنها مورد تائيد قرارگيرد.

13-1-3- مقادير شمارش شده هر کالا توسط واحد بازرسي به سيستم تغذيه و با مقادير موجود آن قلم در لحظه شمارش با پرونده هاي سيستم مقايسه ميشوند . با توجه به مقادير مربوط به نقل و انتقال اقلام منعکس شده در ساير اسناد قبل از تاريخ شمارش کالا ، در صورتيکه اختلاف موجودي وجود داشته باشد بصورت گزارش رايانه اي اختلاف موجودي(STOCK DIFFRENCE ) قابل دريافت از سيستم ميباشد موارد اختلاف بصورت MT78 يا MT78R درگزارش قابل رويت است (نمونه پيوست شماره .......)

14-1-3-گزارش اختلافات(STOCK DIEERENCE)جهت ريشه يابي علت اختلافات توسط بازرسي انبارها سندرسي ميشود.

15-1-3-ليست کسري و سرک براي اقلام مورد اختلاف (MT78 , MT78R) توسط واحد بازرسي تنظيم و اين ليست به امضاء و تائيد بازرس مربوطه و رئيس واحد بازرسي رسيده و تحويل رئيس امور کالا ميگردد.

16-1-3- رئيس امور کالا ليست فوق الذکر را تحويل انباردار / متصدي انبار/ رئيس انبار مربوطه داده تا چنانچه براي اختلاف مورد نظر اسناد عمل نشده و يا مواردي وجود دارد که باعث کاهش / حذف اين اختلافات شود ارائه دهند. در غير اينصورت ليست مذکور را امضاء و به رئيس بازرسي انبار/بازرس انبار عودت دهند.

17-1-3- رئيس بازرسي انبار/بازرس انبار اسناد مورد اختلاف را بايستي بر اساس جدول حدود اختيارات کسري و سرک ، جهت اخذ مجوزهاي لازم براي مقامات ذيربط تنظيم و ارسال و تا اخذ نتيجه موضوع را پيگيري نمايد.

تذکر :حدود اختيارات توسط هيئت مديره محترم شرکت ها/مديريت ها تعيين ومصوب ميگردد. ضمنا" آخرين جدول مجوزهاي مالي شرکت ملي گاز دراين رابطه پيوست مي باشد(پيوست شماره 4).

18-1-3- پس از اخذ مجوزهاي لازم براي تعديل موجودي ، اسناد کسري و سرک جهت تغذيه به سيستم ، تحويل بازرس مربوطه ميگردد، تا توسط نامبرده اين اطلاعات به سيستم تغذيه و موجودي فيزيکي انبار ، با موجودي کالا در پرونده انبار در سيستم معادل گردد.

4- اسناد مورد استفاده جهت بررسي و شمارش موجودي :

1-4- سند درخواست چاپ و آماده سازي گزارش بررسي و شمارش کالا (MT08) پيوست شماره 1

از اين سند جهت چاپ و آماده سازي اقلام / گروههاي مورد نظر که ميبايستي شمارش گردند استفاده ميشود . با تغذيه اين اين سند تعداد / دامنه اقلام يا گروههاي مورد نظر در انبار مربوطه براي چاپ گزارش شمارش موجودي اقلام مشخص ميگردد و نحوه تنظيم و تغذيه آن بشرح زير مي باشد.

1-1-4- نوع سند DOC. TYPE

نوع سندMT08 ميباشد که روي سند چاپ شده ولي در تصوير رايانه ديده نميشود و در کنار نوع سند يک ستون براي رمز عملکرد پيش بيني شده است که در موارد اصلاح با حرف A و در موارد حذف با حرف D تکميل ميگردد ولي در سيستم موارد اصلاح و حذف داراي صفحه تصوير جداگانه ميباشد.

2-1-4- رمز مديريت MG. CODE

در اين ستون رمز مديريت انبار مورد بازرسي درج ميشود . رمز مديريت عددي 3 رقمي است و بايد براي سيستم معرفي شده باشد.

3-1-4- شماره انبار STORE NO.

در اين ستون شماره انبار مورد نظر که اقلام آن بايستي بازرسي و کنترل شود درج ميگردد اين ستون 4 رقمي است که دو رقم اول مربوط به شماره انبار اصلي و دو رقم ديگر مربوط به شماره انبار فرعي ميباشد و در صورت عدم وجود انبار فرعي دو رقم مربوط به انبار فرعي خالي ميماند . شماره انبار بايستي به سيستم معرفي شده و بصورت عددي باشد.

4-1-4- رمز سازماني ADMIN

دراين ستون که دو رقمي و عددي است شماره رمز سازماني اقلام مورد شمارش درج ميگردد. رمز سازماني بايد براي سيستم معرفي شده باشد.

5-1-4- شروع شماره درخواست REQUEST NO. FROM

خاتمه شماره درخواستREQUEST NO. TO

دراين دو ستون که ده رقمي بوده اگر اقلام مورد شمارش از اقلام پروژه يا خريد مستقيم باشند شماره درخواست شروع و خاتمه اقلامي که در محدوده اين شماره درخواستها ميباشد درج ميگردد . اين ستونها براي اقلام مذکور بصورت خالي و يا از 5 رقم تا 10 رقم ميتواند باشد.

ولي براي اقلام مستمر موجودي اين ستونها حتماً بايستي خالي باشد.

توضيح 1 : هرگاه هردو ستون REQUEST NO. TO و REQUEST NO. FROM براي اقلام پروژه و خريد مستقيم خالي باشد کليه درخواستهاي تحت رمز سازماني مربوطه (ADMIN) را شامل خواهد شد.

توضيح 2 : هرگاه ستون REQUEST NO. FROM براي اقلام پروژه با حداکثر ده رقم و حداقل 5 رقم و همچنين جهت خريد مستقيم با حداکثر 7 رقم و حداقل 5 رقم پرشود و ستون REQUEST NO.TO خالي بماند کليه درخواستهاي بعد از شماره هاي مذکور در نظر گرفته خواهد شد . ستونهاي مذکور با توجه به رمز سازماني مربوطه و طول ستونهاي تعريف شده جهت تهيه درخواست بين دو محدوده مجاز قابل استفاده ميباشد.

6-1-4- نوع انتخاب SELECTION TYPE

اين قسمت چهارحرفي بوده که از دو بخش تشکيل شده است و جهت انبارهاي موجودي مستمر " STORE STOCK " ميتوان از ترکيب دو نوع رمز انتخابي براي دسترسي به اقلام مورد نياز استفاده نمود.

تـرکيـب رمـــزهــــاي انتخـاب جهـــت اقلام مستمر انبارهاي اصلي "STORE STOCK" به شرح ذيل مي باشد.

FM + HV

SM + HV

NM + HV

FM + I N

SM + I N

NM + I N

در اين قسمت ميتوان از شش نوع انتخاب دو حرفي به شرح ذيل استفاده نمود.

جهت کليه اقلام بين دو محدوده شماره طبقه بندي

AL

جهت کليه اقلام پرتحرک بين دو محدوده شماره طبقه بندي

FM

جهت کليه اقلام کم تحرک بين دو محدوده شماره طبقه بندي

SM

جهت کليه اقلام فاقد تحرک بين دو محدوده شماره طبقه بندي

NM

جهت کليه اقلام بيمه اي بين دو محدوده شماره طبقه بندي

I N

جهت کليه اقلاميکه آخرين قيمت و يا ميانگين قيمت واحد آنها مساوي يا بزرگتر از 500000 ريال باشند . (اقلام گران قيمت )

HV

لازم به توضيح است که در حال حاضر اقلام گران قيمت با مبلغ فوق در سيستم تعريف شده ودر هر زمان قابل تغيير ميباشد.

تذکر: جهت انبارهاي فرعي فقط رمز انتخاب IN , HV , AL قابل استفاده مي ميباشد.

7-1-4- شماره طبقه بندي ، شماره قلم شروع MESC/ITEM FROM

شماره طبقه بندي ، شماره قلم خاتمه MESC/ITEM TO

اين ستون 10 رقمي بوده که جهت اقلام مستمر موجودي بين دو محدوده شماره طبقه بندي بصورت 2 و 4 و 6 و 10 رقم شماره طبقه بندي و جهت اقلام پروژه و خريدهاي مستقيم (شماره گروه قلم ابتدا و انتها ) بصورت 2 رقم امکان پذير ميباشد.

8-1-4- نوبت شمارش COUNT TURN

اين ستون يک رقمي است و اعداد 1 و 2 بعنوان نوبت شمارش در آن درج ميگردد. (توضيح بيشتردر بند 3-1-4-4 آمده است )

9-1-4- تاريخ درخواست چاپ DATE REQUEST TO PRINT

اين ستون 6 رقمي ميباشد و تاريخ درخواست چاپ گزارش بازرسي در آن درج ميگردد و بايد تاريخ روز يا بعد از آن باشد.

10-1-4- شماره سند درخواست COUNT REQUEST

شماره سند درخواست پس از تکميل اطلاعات و تغذيه به سيستم و صحيح بودن اطلاعات تغذيه شده بطور خودکار توسط سيستم اختصاص داده خواهد شد که براي مراجعه بعدي بايد شماره مذکور را روي سند يادداشت نمود. درموارد اصلاحي و حذفي بايستي شماره سند درج و به سيستم تغذيه گردد.

2-4-اصلاح سند درخواست چاپ و آماده سازي گزارش کالا (MT 08 A)

درصورتيکه بخواهيم در سند درخواست چاپ گزارش شمارش کالا اصلاحاتي انجام دهيم از همان فرم سند با رمز عملکرد A استفاده مي نمائيم .

در اين حالت اطلاعات کليدي شامل رمز مديريت ، شماره سند (شماره سند ايجادي) ، شماره انبار ، رمز سازماني و در مورد اقلام پروژه شماره درخواست در سند درج و بقيه اطلاعات قابل اصلاح ميباشند.

اطلاعات قابل اصلاح عبارتند از: نوع انتخاب اقلام ، دامنه / شماره طبقه بندي شروع شمارش ، دامنه / شماره طبقه بندي پايان شمارش ، نوبت شمارش و تاريخ درخواست چاپ گزارش .

لازم به توضيح است که اصلاح سنددرخواست چاپ گزارش فقط تا قبل از چاپ گزارش توسط سيستم امکان پذير ميباشد.

3-4-ابطال / حذف سند درخواست چاپ و آماده سازي گزارش شمارش کالا (MT 08 D)

چنانچه پس از تنظيم و تغذيه سند درخواست چاپ گزارش کنترل و شمارش موجودي کالا بعللي تصميم به ابطال سند و حذف اطلاعات آن از سيستم گرفته شود، ميتوان از سند MT08 با رمز عملکرد D استفاده نمود ، که بايستي اطلاعات کليدي سند شامل رمز مديريت ، شماره سند (شماره سند ايجادي) ، شماره انبار ، رمز سازماني و درمورد اقلام پروژه و خريد مستقيم شماره درخواست شروع و خاتمه پروژه را در اين سند درج و به سيستم تغذيه نموده و سيستم پس از اخذ تائيد کاربر اطلاعات ايجاد شده را حذف خواهد نمود .

تذکر: اطلاعات سند MT08 تا زمانيکه گزارش شمارش موجودي کالا چاپ نشده ، قابل حذف ميباشد.

4-4-تنظيم سند شمارش (MT80)

پس از ثبت سند MT08 در سيستم جهت درخواست چاپ و آماده سازي گزارش شمارش موجودي ، اقلام مورد نظر که بايستي مورد شمارش و بازرسي قرارگيرند توسط سيستم مشخص شده و در يک جدول موقت (TEMPERORY TABLE) نگهداري ميشوند که براساس آن سند شمارش کامپيوتري MT 80 با تائيدکاربرقابل چاپ ميباشد. پس از اخذ گزارش شمارش موجودي ، بازرس انبار طبق روش اقدام به شمارش فيزيکي اقلام در انبار نموده و ميزان موجودي اقلام را مشخص مينمايد و با توجه به وجود سوابق اقلام مورد شمارش در سيستم مقادير واقعي شمارش شده به سيستم تغذيه ميگردد.

جهت تغذيه اطلاعات اقلام شمارش شده به سيستم از سند MT 80 استفاده ميشود که به دو شکل رايانه اي و دستي مورد استفاده قرار ميگيرد.

1-4-4- نحوه تنظيم سند شمارش رايانه اي MT 80 (سيستمي )

اين سند بصورت گزارش رايانه اي ميباشد و بيشتر اطلاعات ستونهاي آن توسط سيستم چاپ شده و فقط بعضي از ستونها خالي ميباشد که بايستي توسط بازرس انبار تکميل گردد. (نمونه پيوست شماره 5 )

1-1-4-4-ستونهاي نوع سند ، رمز مديريت ، شماره انبار ، رمز سازماني ، شماره درخواست پروژه (درصورت لزوم ) و شماره سند توسط سيستم استخراج و چاپ شده است.

2-1-4-4- تاريخ شمارش COUNT DATE

اين ستون 6 رقمي بوده و تاريخ روز شمارش اقلام کالا توسط بازرسين انبار ميباشد اين تاريخ به شکل روز / ماه / سال درج ميگردد.

3-1-4-4- نوبت شمارش COUNT TURN

اين ستون يک رقمي بوده و شامل نوبت شمارش 1 و 2 ميباشد . اين ستون چنانچه با عدد 1 پرشود اختلافات اعلام شده بوسيله سند تعديل اختلافات موجودي ناشي از شمارش(MT78, 78R) تعديل ميگردد ولي اگر با عدد 2 پر شود کليه اختلافات راساً توسط سيستم تعديل خواهد شد. البته چنانچه بخواهيم از رمز 2 استفاده کنيم ميبايستي مجوزهاي لازم را جهت تعديل تمام اختلافات انبار از بالاترين مرجع مسئول اخذ کرده باشيم .

تبصره : رمز شمارش 2 از امکانات بالقوه سيستم ميباشد ولي جهت رعايت کنترلهاي داخلي انبار از اين رمز حتي الامکان استفاده نخواهد شد و همانطور که ذکر شدجهت استفاده از آن نياز به مجوز بالاترين مرجع ذيصلاح ميباشد.

4-1-4-4- تعداد اقلام ITEM COUNT

اين ستون دو رقمي بوده و با توجه به تعداد اقلام شمارش شده در متن سند تکميل ميگردد. اين تعداد ممکن است تمامي اقلامي باشد که توسط سيستم چاپ شده است و يا اينکه از مجموعه اقلامي باشد که هم توسط سيستم و هم توسط بازرس انبار به ليست کامپيوتري اضافه شده باشد.

5-1-4-4- جمع مقادير TOTAL QTY.

اين ستون 8 رقمي بوده و شامل جمع ستون مقدار شمارش شده اقلام توسط بازرس/گروه بازرسي ميباشد.

6-1-4-4- شماره قلم ITEM NO.

چنانچه شمارش اقلام پروژه اي يا خريد مستقيم مورد نظر باشد در اين ستون شماره قلم مربوطه توسط سيستم چاپ ميشود ولي براي اقلام مستمر اين ستون خالي خواهد ماند.

7-1-4-4- ستونهاي شماره طبقه بندي کالا (MESC)و واحداندازه گيري کالا (UNIT)توسط سيستم چاپ شده است.

8-1-4-4- شرح کالا DESCRIPTION

در اين ستون شرح کالا توسط سيستم چاپ شده است و بازرس بايستي شرح کالاي موجود در انبار را با آن مطابقت بدهد.

9-1-4-4- تعداد شمارش شده COUNT QTY

اين ستون 6 رقمي بوده و عبارت است از مقدار شمارش شده هر قلم کالا با توجه به شرح و واحد اندازه گيري آن که توسط بازرس انبار ميبايست تکميل گردد.

10-1-4-4- تاريخ شمارش COUNT DATE

با توجه به اينکه در سرسند يکبار تاريخ شمارش براي کليه اقلام سند ذکر گرديده اين ستون بايدخالي گذاشته شود مگر اينکه تاريخ شمارش آن قلم کالا با تاريخ شمارش بقيه اقلام سند متفاوت باشد که در اينصورت تاريخ شمارش قلم در اين ستون درج ميگردد و سيستم براي آن قلم / اقلام تاريخ درج شده را منظور مينمايد.

11-1-4-4- نوبت شمارش COUNT TURN

با توجه به اينکه در بالاي سند نوبت شمارش ذکر گرديده و براي تمام اقلام محسوب ميشود اين ستون براي هر قلم معمولاً خالي گذاشته ميشود و در مواردي از آن استفاده ميشود که نوبت شمارش آن قلم با بقيه فرق داشته باشد . در اين حالت نوبت شمارش مناسب در آن درج ميگردد که بايد عدد 1 يا 2 باشد.

12-1-4-4-تاريخ آخرين سند موثر درموجودي DATE OF LAST TRANSو تاريخ آخرين شمارش نوبت شمارش و رمز داخلي را سيستم از پرونده استخراج و در گزارش درج مينمايد.

تذکر 1 : اطلاعات از قبل چاپ شده اين سند در سيستم نگهداري شده اند و در هنگام تغذيه اطلاعات سند به سيستم نيازي به وارد کردن مجدد آن نمي باشد بلکه فقط اطلاعات ستونهاي خالي که توسط بازرس تکميل شده است وارد سيستم خواهد شد.

تذکر 2 : ستونهاي تعداد قلم و جمع مقادير جهت موازنه اطلاعات سند مورد استفاده قرارميگيرد و در هنگام محاسبات سيستمي نقشي برعهده ندارند.

تذکر 3 : در سيستم اين قابليت وجود دارد که براي اقلام مستمر به تفکيک دسته بنديهاي زير طبق درخواست بازرسي انبار ، ليست بررسي و شمارش موجودي (MT 80) تهيه و چاپ کردد.

-.اقلام در گردش: اقلاميکه در سال جاري پرتحرک بوده اند .

- اقلام بيمه اي : اقلاميکه استاندارد کد و يا رمز داخلي آنها (I) باشد.

-اقلام گران قيمت :اقلاميکه داراي ارزش بيش از حد تعيين شده ميباشند .

- اقلام راکد : اقلاميکه در پنج سال متوالي گدشته مصرف نداشته اند.

- کل اقلام انبار :که در سيستم داراي سابقه ميباشند.

2-4-4- نحوه تنظيم سند شمارش و کنترل موجودي دستي (MT80) پيوست شماره 2

اين سندکه بمنظور تغذيه اطلاعات اقلام شمارش شده به سيستم بصورت موردي استفاده ميگردد ، توسط واحد بازرسي انبار تکميل و به سيستم تغذيه خواهد شد که شامل 2 بخش سرسند و متن سند ميباشد.

- عناصر اطلاعاتي سرسند

1-2-4-4- نوع سند DOC.TYPE

در اين قسمت عدد 80چاپ شده و نيازي به پرکردن ندارد.

2-2-4-4- رمز عملکرد DESIGNATION

اين ستون در حالت ايجادي خالي بوده و در موارد اصلاحي سند با حرف A و درموارد حذفي سند با حرف D تکميل ميگردد.

3-2-4-4- رمز مديريت MG.CODE

اين ستون عددي 3رقمي است و براي هر مديريت و يا شرکت انبار نگهدارنده کالا يک رمز به سيستم معرفي شده است . اين ستون بايستي با رمز مديريت انبار مربوطه تکميل گردد.

4-2-4-4- شماره انبار STORE NO.

در اين ستون شماره انبار مربوطه نوشته ميشود و در مورد انبارهاي اصلي دو رقمي و براي انبارهاي فرعي 4 رقمي ميباشد . شماره انبار تحت رمز مديريت مربوطه بايستي به سيستم معرفي شده باشد.

5-2-4-4- رمز سازماني ADMIN

اين ستون دو رقمي بوده و گوياي نوع مصرف ، نحوه اداره و مديريت کالا در هر انبار ميباشد . اين ستون بايستي با رمز سازماني مربوطه که به سيستم معرفي شده تکميل گردد.

6-2-4-4- شماره درخواست پروژه PROJECTREQUEST NO.

اين ستون که ده رقمي و عددي ميباشد در صورتيکه اقلام مورد شمارش ، مربوط به پروژه ها يا خريد مستقيم باشند با شماره درخواست پروژه پر شود و درمورد اقلام مستمر خالي خواهد ماند .

7-2-4-4- شماره سند DOC. NO.

اين ستون 7 رقمي و عددي ميباشد و دو رقم اول آن مشخص کننده سال تغذيه و 5 رقم باقيمانده شماره سريال ميباشد.

8-2-4-4- تاريخ شمارش COUNT DATE

در بند 2-1-4-4 توضيح داده شده است .

9-2-4-4- نوبت شمارش COUNT TURN

به توضيحات بند 3-1-4-4 مراجعه شود.

10-2-4-4- تعداد اقلام ITEM COUNT

اين ستون دو رقمي بوده و با توجه به تعداد اقلام شمارش شده در متن سند تکميل ميگردد.

11-2-4-4- جمع مقادير TOTAL QTY.

به توضيحات بند 5-1-4-4 مراجعه شود.

- عناصر اطلاعاتي متن سند

12-2-4-4- شماره قلم ITEM NO.

به توضيحات بند 6-1-4-4 مراجعه شود.

13-2-4-4- شماره طبقه بندي کالا MESC NO.

در اين ستون که ده رقمي و عددي ميباشد شماره طبقه بندي کالاي مورد نظر درج ميگردد . شماره طبقه بندي اقلام مستمر بايستي به سيستم معرفي شده (در پروندهLIB وجود داشته باشد) ودر پرونده انبارمربوطه سابقه داشته باشد.

14-2-4-4- واحد اندازه گيري UNIT

اين ستون دو رقمي بوده و در آن واحد اندازه گيري مورد نظر درج خواهد شد. واحد اندازه گيري کالا بايستي از واحدهاي معرفي شده به سيستم بوده و براي اقلام مستمر همراه شماره طبقه بندي مربوطه در پرونده انبار وجود داشته باشد.

15-2-4-4- تعداد شمارش شده COUNT QTY .

به توضيحات بند 9-1-4-4 مراجعه شود.

16-2-4-4-تاريخ شمارش COUNT DATE

به توضيحات بند 10-1-4-4 مراجعه شود.

17-2-4-4- نوبت شمارش COUNT TURN

به توضيحات بند 11-1-4-4 مراجعه شود.

18-2-4-4- ملاحظات و شرح

در اين ستون چنانچه به توضيحات اضافه و يا شرح کلاا نياز باشد نوشته ميشود ولي به سيستم تغذيه نخواهد شد.

19-2-4-4- ستونهاي مربوط به امضاء

اسناد شمارش و کنترل کالا پس از شمارش فيزيکي کالا توسط بازرس مربوطه امضاء شده و به تائيد رئيس بازرسي/گروه بازرسي نيز خواهد رسيد که پس از اخذ امضاء انباردار و رئيس انبار نسبت به تغذيه اطلاعات سند به سيستم اقدام خواهد گرديد.

5-4-اصلاح سند شمارش موجودي (MT 80 A)

چنانچه پس از تغذيه سند شمارش موجودي به سيستم بخواهيم بعضي از ستونهاي اطلاعاتي آنرا اصلاح نمائيم از سند MT 80 با رمز عملکرد A استفاده مي نمائيم . بدين منظور اطلاعات کليدي سند شامل رمز مديريت ، شماره انبار ، رمز سازماني ، شماره درخواست پروژه (درصورتي که اقلام پروژه اي / خريد مستقيم باشد ) ، شماره سند مورد نظر و نوبت شمارش را در سند درج نموده و ميتوان تاريخ شمارش ، نوبت شمارش قلم ، تعداد اقلام و مقدار اقلام را اصلاح و در سند ثبت و به سيستم تغذيه نمود. توضيح : سند شمارش موجودي تا زماني قابل اصلاح است که در سيستم اثرگذاري نکرده باشد.

6-4-حذف سند شمارش موجودي از سيستم (MT 80 D)

چنانچه پس از تغذيه سند شمارش موجودي به سيستم تصميم به حذف آن گرفته شود ميتوان از سند MT 80 با رمز عملکرد D استفاده نمود.

براي اينکار بايستي اطلاعات کليدي سند مانند رمز مديريت ، شماره انبار، رمز سازماني ، شماره درخواست پروژه ( درصورتيکه اقلام مورد شمارش پروژه اي يا خريد مستقيم باشند ) ، شماره سند مورد نظر و نوبت شمارش را در آن درج و به سيستم تغذيه نمود و سيستم پس از دريافت تائيد کاربر سند را حذف خواهد نمود.

توضيح اينکه سند مذکور پس از اثرگذاري در سيستم قابل حذف نخواهد بود.

5- تعديل اختلافات موجودي ( سند MT78/78R):

پس از تغذيه سند/اسناد شمارش موجودي(MT80 )به سيتسم ، اختلافات موجودي اقلام در سيستم با موجودي فيزيکي مقايسه و نتيجه کار تحت عنوان (STOCK CHECK DIFFRENCE)

قابل رويت است.(با انتخاب گزينه 23) با استفاده از اين گزارش ميتوان نسبت به ريشه يابي اختلافات ازطريق شمارش مجدد ويا سندرسي اقدام ودر نهايت درصورتيکه اختلافات ناشي از شمارش وجود داشته باشد ، اسناد تعديل موجودي ناشي از شمارش بصورت اطلاعيه توسط سيستم ايجاد ميشود و اثرگذاري آنها منوط به بررسيهاي واحد بازرسي انبار/ گروه بازرسي و تعيين تکليف ميزان اختلاف و تغذيه آنها توسط بازرس پس از اخذ مجوزهاي لازم ميباشد. جهت تعديل اختلاف موجودي ناشي از شمارش بازرسي انبارها از سند MT78 و MT78Rاستفاده ميگردد.

توضيح:در حال حاضر حد نصاب اختلاف در سيستم براي شرکت ملي گاز وشرکتهاي تابعهمعادل صفر است، به اين معني که کليه اختلافات ناشي ازشمارش محاسبه و درگزارشات قابل رويت است. ولي سيستم اين توانايي رادارد که چنانچه حد نصاب افزايش يابد(مثلا" 2%) ، براي اختلافات زير حد نصاب ، اسناد MT78/78R بصورت سيستمي ايجاد واثرگذاري نمايد.

1-5- نحوه تنظيم سند 78R و MT78 (پيوست شماره 3)

اين سند به صورت دستي تهيه و به سيستم تغذيه ميگردد :

براي اين منظور جهت اختلافاتي که موجودي ثبت شده در سيستم بيشتر از موجودي شمارش شده توسط بازرس باشد از سند MT78 و براي اختلافاتي که موجودي ثبت شده در سيستم کمتر از موجودي شمارش شده کالا باشد از سند MT78R استفاده ميگردد. اين سند از دو بخش سرسند و متن سند تشکيل شده است.

ابتدا قسمت سرسند توضيح داده ميشود:

1-1-5- نوع سند DOC. TYPE

شماره سند78ميباشد که روي سند چاپ شده است و فقط براي تعديل موجودي ناشي از شمارش استفاده ميشود.

2-1-5- رمز عملکرد DESIGNATION

اين ستون در مواردي که سند براي تعديل کسري موجودي استفاده ميشود خالي و در مواردي که براي تعديل سرک موجودي استفاده ميشود با حرف R تکميل ميگردد.

تذکر : در سيستم پيوسته ويکنواخت کالا براي نوع سند 78 و 78R صفحات تصويري جداگانه پيش بيني شده است.

3-1-5- رمز مديريت MG. CODE

براي هر شرکت ، يک رمز مديريت در سيستم در نظر گرفته شده است که در اين ستون رمز مديريت مربوطه بصورت عددي درج ميگردد.

4-1-5- شماره انبار STORE NO.

در اين ستون که 4 رقمي است شماره انبار مربوطه نوشته ميشود که در مورد انبارهاي اصلي 2 رقم و در مورد انبارهاي فرعي با 4 رقم تکميل خواهد شد. شماره انبار ميبايستي تحت رمز مديريت ذيربط به سيستم معرفي شده باشد.

5-1-5- رمز سازماني ADMIN

در اين ستون رمز سازماني کالا که يک عدد دو رقمي ميباشد درج ميگردد. رمز سازماني مشخص کننده نوع مصرف ، نحوه اداره و مديريت کالادر هر انبار ميباشد.

6-1-5- شماره درخواست پروژه PROJECT REQUEST NO.

اين ستون ده رقمي بوده و چنانچه اقلام مورد بازرسي و شمارش مربوط به پروژه ها يا خريدهاي مستقيم باشد شماره درخواست پروژه / خريد مستقيم در اين ستون درج خواهد شد ولي در مورد اقلام موجودي مستمر اين ستون خالي ميماند.

7-1-5- شماره سند DOC. NO.

اين ستون 7 رقمي بوده که دو رقم اول آن براي اسناد تعديل دستي مشخص کننده سال تغذيه سند و پنج رقم بعدي شماره سريال ميباشد. در اسنادي که توسط سيستم ايجاد ميشود رقم اول آن حرف G و بقيه شماره سريال است کهتوسط سيستم ايجاد و چاپ شده است .

8-1-5- تاريخ سند DOC. DATE

اين ستون 6 رقمي بوده و تاريخ سند تعديل بصورت روز ، ماه ، سال (YY.MM.DD) در آن درج ميگردد.

9-1-5- نمودار مصرف CONS.CAT

اين ستون يک رقمي بوده و مشخص کننده روند مصرف کالا در انبار ميباشد و فقط نمودار هاي زير قابل قبول است .

- "خالي" مصارف مستمر

- " 8 " مصارف مستمر ويژه

- " 9 " مصارف غير مستمر

10-1-5- شماره حساب ACCOUNT NO.

درج شماره حساب الزامي نبوده و در صورت لزوم جهت تسويه سند تعديل تغذيه شده قبلي تغذيه ميگردد.

11-1-5-تعداد اقلامITEM COUNT

در اين ستون که دو رقمي و عددي ميباشد تعداد اقلام مندرج در متن سند نوشته شده و جهت موازنه سند استفاده ميشود.

12-1-5- جمع مقادير TOTAL QTY

در اين ستون جمع مقادير اقلام مندرج در سند درج ميگردد. و جهت موازنه سند استفاده ميشود.

13-1-5- جمع ارزشها TOTAL VALUE

دراين ستون جمع کل ارزش اقلام سند در صورت لزوم درج ميگردد ولي پرکردن آن ضرورتي ندارد.

عناصر اطلاعاتي متن سند بشرح زير ميباشد :

14-1-5- شماره قلم ITEM NO.

اين ستون دو رقمي و عددي ميباشد و زماني که اقلام مورد بازرسي ، مربوط به پروژه يا خريد مستقيم باشند مورد استفاده قرار ميگيرد ولي در مورد اقلام مستمرخالي مينماند .

15-1-5- شماره طبقه بندي کالا M.E.S.C

در اين ستون که ده رقمي وعددي ميباشد ، شماره طبقه بندي کالا ي مورد نظر درج ميگردد. شماره طبقه بندي هر قلم کالا بايستي از قبل به سيستم معرفي شده و در پرونده انبار مربوطه داراي سابقه باشد .

16-1-5- واحد اندازه گيري کالا UNIT

در اين ستونواحد اندازه گيري کالا بصورت دو حرفي درج ميگردد. واحد اندازه گيري کالا بايستي از واحدهاي معرفي شده به سيستم باشد و همراه شماره طبقه بندي کالا در پرونده انبار، داراي سابقه باشد.

17-1-5- مقدار اختلاف QTY.

در اين ستون مقدار اختلاف درج ميگردد.

18-1-5- ارزش اختلاف VALUE

در اين ستون ارزش مقدار اختلاف هر قلم درج ميگردد و فقط جهت اطلاع امضاء کنندگان سند با توجه به جدول حدود اختيارات رده هاي سازماني جهت تعديل موجودي ناشي از کسري و سرک کالا ميباشد ولي از نظر سيستم پرکردن آن ضرورتي ندارد.

19-1-5- شرح کالا DESCRIPTION

دراين ستون شرح کالا جهت اطلاع امضاء کنندگان سند بطور خلاصه درج ميگردد ولي تغذيه آن به سيستم ضرورتي ندارد.

6- شمارش و بررسي موجودي " نوبت دوم ":

در موارديکه در شمارش و بررسي موجودي نوبت اول ، اختلاف مقدار شمارش شده و مقدار موجودي در سيستم بيش از حد مجاز بوده و اختلاف مذکور توسط اسناد تعديل ناشي از بازرسي تعديل نشده باشد ، چنانچه اقلام مذکور ميبايست به دليل نيازهاي عملياتي براي نوبت دوم در دو شمارش پياپي مورد بررسي و کنترل قرارگيرند از اين سند استفاده ميشود و به دو شکل رايانه اي و دستي مورد بهره برداري قرارميگيرد. درشکل رايانه اي که به درخواست واحد بازرسي انبار توسط سيستم چاپ و اطلاعات آن براي نوبت دوم شمارش عيناً داراي اطلاعات گزارش رايانه اي اسناد نوبت اول شمارش هستند و علاوه برآن اين گزارش داراي عناصر اطلاعاتي ذيل خواهد بود :

مقادير شمارش شده ، تاريخ شمارش ، شماره سند ، مقدار اختلاف و ارزش اختلاف مربوط به نوبت اول شمارش .

اگر سند بصورت دستي مورد استفاده قرارگيرد . اطلاعات فوق الذکر و ساير اطلاعات خالي خواهد بود بازرس انبار بايد کليه اطلاعات سند را تکميل نموده و به سيستم تغذيه نمايد.

1-6- نحوه تنظيم سند شمارش نوبت دوم بصورت رايانه اي

در اين سند که بصورت گزارش رايانه اي ميباشد اطلاعات بيشتر ستونها توسط چاپگر رايانه اي چاپ شده و ستونهاي خالي توسط بازرس تکميل ميگردد و شامل دو بخش سرسند و متن سند ميباشد.

نحوه تنظيم سند شمارش رايانه اي نوبت دوم همانندنحوه تنظيم سند شمارش نوبت اول ميباشد که قبلاً توضيح داده شده است و فقط در ستون " نوبت شمارش " عدد 2 بمنظور شمارش مرحله دوم نوشته ميشود.

قابل توجه : پس از تغذيه سند مذکور و درصورت وجود اختلاف ناشي از بازرسي به هر ميزان ، تعديلات لازم توسط سيستم صورت ميگيرد و نيازي به صدور سند نميباشد . لذا استفاده کننده سند شمارش نوبت دوم بايد داراي مجوز خاص از بالاترين مرجع مربوطه بوده و توسط اداره مقررات و روشهاي بازرگاني و پيماني در بخش حفاظت سيستم مجاز به استفاده از تسهيلات مذکور شده باشد.

2-6- نحوه تنظيم سند شمارش دستي " نوبت دوم "

اين سند بمنظور شمارش کالا براي نوبت دوم بصورت موردي استفاده ميشود و بخشهاي مختلف آن به جز اطلاعات مربوط به شمارش نوبت اول توسط بازرس انبار تکميل خواهد شد که شامل دو بخش سرسند و متن سند ميباشد.

1-2-6-نحوه تکميل عناصر اطلاعاتي سرسند

عناصر اطلاعاتي سرسند همانند سرسند شمارش نوبت اول (1-2-4-4 ا لـي 11-2-4-4 روش ) تکميل ميگردد. فقط در ستون نوبت شمارش به جاي عدد 1 از عدد 2 استفاده ميشود.

2-2-6-نحوه تکميل عناصر اطلاعاتي متن سند

عناصـر اطلاعـاتي متـن سنـد نيـز مـاننـد متن سند نوبت شمارش اول (بندهاي 12-2-4-4 الي 19-2-4-4 روش ) تکميل ميگردد فقط ستون نوبت شمارش قلم خالي باقي ميماند چون در سرسند عدد 2 مربوط به نوبت دوم درج شده است و در ستون تاريخ شمارش اقلام چنانچه با تاريخ سرسند متفاوت باشد تاريخ شمارش قلم درج ميگردد.

7- گزارشات بازرسي هاي انجام شده:

در پايان بازرسي اقلام انبار توسط بازرسان گزارشا تي بشرح زير تهيه و به رئيس بازرسي انبار/مسئولين مربوطه ارائه ميگردد که اهم آن بشرح زير ميباشد.

1-7- بازرسان کالا در پايان هرماه آمار اقلام شمارش شده و ساير اشکالات مربوط به کالاهاي موجود در انبارکه بايستي وضعيت آنها روشن گردد و همچنين گزارشي از مشاهدات عيني خود همراه با پيشنهادات اصلاحي جهت رفع نواقص و مشکلات موجود درانبار را تسليم رئيس واحد بازرسي مينمايد.

2-7- در پايان شمارش هر گروه کالا ، گزارشي از کليه اقلاميکه طبق مشخصات ثبت شده در کتاب طبقه بندي کالا مغايرتهايي در شکل ظاهري و يا اندازه و نوع کالا دارند و همچنين اقلاميکه با روش صحيح و اصول انبارداري نگهداري نميشوند توسط بازرس مربوطه تهيه و به رئيس واحد بازرسي ارائه ميگردد.

3-7- گزارش از اقلام آسيب ديده ، فاسد شده احتمالي در انبار و يا اقلامي که درمعرض آسيب ديدگي و فاسد شدن قراردارند تهيه و به رئيس واحد بازرسي تسليم ميگردد.

8- گزارشات رئيس بازرسي انبارها:

گزارشات تهيه شده بوسيله رئيس بازرسي انبارها جهت اظهار نظر و اتخاذ تدابير لازم مسئولين مربوطه نيز بشرح زير است :

1-8- انعکاس گزارشات ماهيانه بازرسان کالا در مورد آمار اقلام شمارش شده و جمع اقلام شمارش شده از ابتداي سال تا پايان ماه مورد گزارش و اقلام باقيمانده که تا پايان سال بايستي شمارش گردند و ذکر درصد پيشرفت کار و ذکر عوامل و مشکلاتي که پيشرفت مطلوب و زمانبندي شده بازرسي و شمارش کالا را با مشکل و يا وقفه مواجه مينمايد.

2-8- تهيه گزارش درمورد وضعيت انبارها دررابطه با کمبودها ، نارسائيها و پيشنهادات اصلاحي بمنظور بهبود وضعيت موجود درانبارها و ارسال گزارش به مقامات مافوق .

3-8- تهيه گزارش براي موارد خاص مانند اختلافات بيش از حد نصاب و غير معقول و بررسي علل و عوامل مغايرتها همراه با پيشنهادات سازنده و راه حلهاي اصولي جهت ارسال به مقامات مافوق .

4-8- انعکاس گزارش بازرسان کالا در موارد اقلامي که در انبار موجود ميباشد ولي بدليل غير قابل استفاده بودن (شکسته ، ورافتاده ، اسقـاط ، خـارج از رده ، نـاقص ، فاسد) راکد مانده اند به مسئولين مربوطه و درخواست از رده خارج کردن اين اقلام طبق روش مربوطه .

9- سايرفعاليتهاي واحد بازرسي انبار :

1-9- بررسي علل اختلافات موجود درانبارها و ارائه طريق و پيشنهاد مناسب به مسئولين ذيربط در انبار به منظور جلوگيري از بروز مجدد آنها و همچنين ارائه روشهاي مناسب ، براي ايجاد تسهيلات در پيشبرد و تقويت کنترلهاي داخلي از وظائف واحد بازرسي انبار ميباشد.

2-9- بررسي و نظارت بررعايت اصول ايمني و طبقه بندي و بهداشتي در انبارها و نحوه نگهداري اجناس متناسب با طبيعت آنها ، بطوريکه اقلام جاذبه دار در محلهاي امن و قابل کنترل و اقلام فاسد شدني در محل مناسب نگهداري شوند و از فضاي انبارهاي مسقف و محوطه ها بطور اصولي ، اقتصادي وبهينه استفاده شود.

3-9- شناسائي و تفکيک اجناس شکسته و معيوب از اقلام سالم درموجودي انبارها در زمان شمارش و انعکاس آنها به مسئولين ذيربط براي خارج کردن اقلام مورد نظر از موجودي براساس روشها و دستور العملهاي موجود (ضمناً اجناس شکسته و معيوب بايستي در شمارش منظور شوند.)

4-9- هنگام خارج نمودن ضايعات کالا و اقلام خارج از رده ، ورافتاده و اسقاط از موجودي انبارهاو بررسي و تائيد اسناد و مدارک مربوط آنها بايستي نظارت و کنترل دقيق توسط واحد بازرسي انبار صورت گيرد.

5-9- نظـارت و کنتـرل اسناد جابجائي موجودي کالا در داخل انبارها که با صدور اسناد (MT64-64R) مورد نقل و انتقال قرارميگيرند.

6-9- تحويل و تحول انبار بين مسئولين انبار وانبارداران در هنگام انتقال يا تغيير سمت ايشان.

7-9- رسيدگي به وضعيت کالاهاي بلاتکليف در انبار :

درصورتيکه در جريان کنترل و شمارش ، کالائي مشاهده شود که مشخصات آن در هيچيک از گزارشات شمارش موجودي منعکس نشده باشد. موضوع توسط واحد بازرسي طي گزارشي به مسئول عمليات انبار اطلاع داده ميشود و تاحصول نتيجه نهائي پيگيري ميگردد. ذيلاً به چندمورد از احتمال وجود کالاي بلاتکليف در انبار اشاره ميشود.

الف-کالاهايي که بعنوان کالاي مازاد از فهرست موجودي انبار حذف شده ولي عملاً از انبار خارج نشده و يا درخارج شدن آن از انبار تجديد نظر شده است.

ب- از طرف فروشنده / سازنده بجاي کالاي مورد درخواست کالاي اشتباهي ارسال شده ، لذا بعنوان کالاي اشتباهي تا تعيين تکليف در انبار بصورت معوق باقي مانده است.

ج- جزء اقلام جديد انبار بوده و به علت نداشتن سابقه مصرف و ناشناخته بودن براي انباردار، در رديف اقلام انباري قرارنگرفته است.

د- مربوط به خريدهاي مستقيم / پروژه ها بوده و اشتباهاً به انبار موجودي مستمر منتقل شده يا برعکس .

8-9- رسيدگي به کالاهاي راکد و بدون تحرک:

بدين منظور گزارش اقلام بدون تحرک در انبار را از سيستم اخذ و بمنظور بررسي و انجام اقدامات لازم به مسئول عمليات انبار تحويل و تا حصول نتيجه نهائي پيگيريهاي لازم بعمل آورد.

9-9-بررسي و شمارش مجدد اقلاميکه در برنامه شمارش ساليانه اختلافات و اشکالات غير معمول در موجودي داشته اند.

10-9- بررسي اقلام فاقد موجودي :

با توجه به اينکه حواله انبارهاي فاقد موجودي پس از نوشتن حروف NISدر ستون مقدار کالا به سيستم تغذيه ميشوند . واحد بازرسي انبار ميتواند گزارش اقلام فاقد موجودي را از سيستم اخذ و بعد از بررسي اين اقلام اقداماتي را بشرح زير بعمل آورد.

1-10-9- ميزان خدمات انبار به متقاضيان را با توجه به تعداد اقلام درخواستي و اقلام فاقد موجودي مشخص نموده و به امور کالاگزارش نمايد.

2-10-9- اقلام فاقد موجودي انبار که در سوابق سيستم داراي موجودي ميباشد بايستي بطور ماهانه گزارش شود تا واحد بازرسي انبار در صورت وجود اختلاف واقعي نسبت به اصلاح موجودي آنها اقدام نمايد.

11-9- نظارت بر رعايت اصول انبارداري و نگهداري کالاها :

نظارت بررعايت اصول انبارداري کالاها در انبار يکي ديگر از وظائف واحد بازرسي انبار ميباشد که در صورت عدم اعمال اين اصول که ذيلاً به تعدادي از آنها اشاره ميشود مراتب بايستي به مسئول عمليات انبار گزارش گردد.

1-11-9- اقلاميکه بايستي دور از دسترس و در محل مناسب نگهداري گردد حتماً بايد در محلي نگهداري شود که مجهز به درب قابل کنترل (قفل دار) باشد .

2-11-9- لوله ها و ورقهاي فلزي گرانقيمت و اقلام مشابهي که در مجاورت آب ، بخار و غيره احتمال خراب شدن دارند بايستي در انبارهاي سرپوشيده و در محل مناسبي قرارداده شوند.

3-11-9- کالاهائيکه در مقابل رطوبت ، گرما و يا ساير عوامل جوي امکان صدمه ديدن دارند بايستي با توجه به روشهاي استاندارد و توصيه هاي سازندگان / فروشندگان نگهداري شوند.

4-11-9- مواد شيميائي و ساير اقلام مشابهي که احتمال ترکيب شدن ، از دست دادن کيفيت ، احتراق و يا انفجار آنها ميرود با توجه به روشهاي استاندارد و توصيه هاي سازندگان در مکانهاي مناسب نگهداري شوند.

5-11-9- درصورتيکه پوشش هاي نگهداري ، بسته بندي و يا ظروف مواد شيميائي قابل احتراق ، رنگها و ساير اقلام مشابه ، انواع اسيدها و غيره صدمه ديده و احتمال وقوع حادثه وجودداشته باشد بايستي سريعاً نسبت به رفع معايب توسط مسئولين عمليات انبار اقدام شود.

6-11-9- آندسته از اقلام که با درنظر گرفتن صدمات ناشي از حمل و نقل جابجائي و يا شرايط خاص جوي توسط سازندگان در لفافها و مواد مخصوص بسته بندي گرديده اند نبايد به هيچ عنوان تا زمان مصرف از بسته بندي خارج گردند.

7-11-9- بمنظور رعايت اصول ايمني ميبايست کپسولهاي آتش نشاني و همينطور شيرهاي آتش نشاني به تعداد کافي در محوطه داخل و خارج انبار نصب گردد.

8-11-9- از سالم بودن هواکش هاي انبار مخصوصاً انبار مواد شيميائي و لاستيک اطمينان حاصل شود.

9-11-9- کالاهاي حجيم و وزين که نگهداري آنها در داخل انبار سرپوشيده ضرورتي ندارد بايستي در بيرون محوطه انبارسرپوشيده در محل مناسبي انبار گردند.

10-11-9- لوله ها و آهن آلات حتي الامکان روي راک (خرک) بتوني بصورت منظم نگهداري گردد تا از پوسيدگي آنها جلوگيري بعمل آمده و کارشمارش آنها آسان باشد.

فهرست ضمائم:

پيوست شماره 1 )سند درخواست چاپ فرم شمارش موجودي MT 08

پيوست شماره 2 )سند شمارش موجودي دستي MT 80

پيوست شماره 3 )سند تعديل موجودي کالا MT 78 – 78R

پيوست شماره 4 )جدول حدود اختيارات رده هاي سازماني جهت تعديل موجودي ناشي از کسري و سرک کالاي شمارش شده .

پيوست شماره 5 )نمونه سند شمارش موجودي رايانه اي MT 80 .

پيوست شماره 6 )نمونه گزارش اختلافات موجودي

پيوست شماره 7 )مجموعه گزينه هاي مربوط به شمارش فيزيکي و بازرسي انبارها

 
1384/10/22 پنجشنبه 
نسخه قابل چاپبازگشت
..
فايل هاي مربوطه :

332.388 KB  
..


مجری سایت : شرکت سیگما