تدوين روشها و هماهنگي مقررات بازرگاني
روش اجرايي نقل و انتقال كالا بين رمزهاي سازماني در يك انبار اصلي(MT65/65R) 

 

 فهرست مطالب

 1-كليات:
2- اختيارات و مسئوليتها:

3- مراحل اجرائي:

4- نحوه تنظيم سند درخواست انتقال كالا بين دونوع رمز سازماني (MT55):

5- نحوه تنظيم و تغذيه سند انتقال كالا بين دو نوع رمز سازماني (ارسال و دريافت)MT 65/65R :‌

6- آئين نامه مالي تداركات كالا :

7- برگشتيهاي سيستم:

 8- فهرست ضمائم:

 

 

1-كليات

1-1- مقدمه

درسيستم پيوسته ويكنواخت كالا براي هرانبار انواع رمز سازماني (ADMIN CODE) پيش بيني گرديده كه كالاها را ازنظر نحوه تامين ، ماهيت و مالكيت آن در دسته بندي خاص تحت عنوان رمز سازماني قرارميدهد. چندين رمز سازماني كالا كه از نظر نحوه تهيه و مصرف و نگهداري كالا نسبتاً مشابه هستند دريك نوع رمز سازماني (ADMIN TYPE) دسته بندي ميشوندمانند اقلام موجودي انبار ، اقلام پروژه اي ، اقلام خريد مستقيم ، اقلام برنامه اي و ..كه هركدام يك نوع رمز سازماني (ADMIN TYPE) مي باشند و درسيستم با رمز دوحرفي مشخص مي شوند. اما يك نوع رمز سازماني ممكن است از چندين رمز سازماني تشكيل شود .(ADMIN CODE) مانند اقلام موجودي انبار كه شامل اقلام عمومي ، اقلام داروئي ، اقلام حفاري ، ‌اقلام خوراكي و .. ميشود كه هركدام داراي رمز عددي دو رقمي مجزا در سيستم ميباشند . براي مشاهده ADMIN TYPE و ADMIN CODE هاي موجود درسيستم ميتوان به بخش پارامترها از مسير MA-REF-GEN گزينه هاي 11 و14 و يا به بخش 5 دستورالعمل 131 مراجعه نمود.

بمنظور استفاده واحدهاي مختلف از امكانات و موجودي كالاي بخش هاي ديگر امكان انتقال كالا بين انواع رمز سازماني دراين سيستم پيش بيني گرديده است كه دربخش عمليات كالا با آدرس MA-OPR-TBA قابل دسترسي ميباشد.

تذكر: از اين سند ميتوان در نقل و انتقال اقلام بين دو تقاضاي پروژة مختلف در يك رمز سازماني هم استفاده نمود مشروط بر آنكه دو شماره پروژه و شماره حساب متفاوت داشته باشند.

جهت انتقال كالا بين دو نوع رمز سازماني به دو روش ميتوان اقدام نمود.

الف : تهيه اسناد نقل و انتقال بصورت دستي :

دراين روش چنانچه امكانات رايانه اي بطورگسترده و فراگير براي همه انبارها وجود نداشته باشد متقاضي (درخواست كننده) نيازهاي خود را روي فرم درخواست انتقال منعكس نموده و پس از تائيد مسئولين مربوطه براي آناليست كنترل كالاي رمز سازماني صاحب كالا ارسال مينمايد و آناليست مربوطه پس از تعديل / تائيد درخواست نسبت به تنظيم سند انتقال اقدام و كالا براي رمز سازماني درخواست كننده ارسال و يا تحويل نماينده او ميشود و درخواست كننده پس از دريافت كالا نسبت به صدور سند دريافت نقل و انتقال اقدام مينمايد .

ب : تهيه اسناد نقل و انتقال بصورت سيستمي :

چنانچه امكانات رايانه اي براي تمام بخش ها و رمزهاي سازماني وجود داشته باشد ، درخواست كننده كالا ، نيازهاي خود را درسيستم مكانيزه در بخش انتقال كالا بين انواع رمز سازماني ايجاد نموده (سند MT55) و به آناليست كنترل كالاي رمز سازماني صاحب كالا اطلاع ميدهد. (آناليست مربوطه ميتواند نيازهاي واحد درخواست كننده را درسيستم رويت نمايد.) نامبرده درخواست ايجاد شده را تائيد / تعديل مينمايد و امكان صدور سند انتقال كالا (MT65) براي انبار صاحب كالا فراهم ميشود.

پس از تهيه سند انتقال و تائيد آن توسط آناليست كنترل كالا ومسئولين ذيربط ، انباردار مربوطه نسبت به تحويل / ارسال كالا براي رمز سازماني درخواست كننده اقدام و اطلاعات سند انتقال را به سيستم تغذيه مي نمايد.

پس ازتغذيه اطلاعات سند انتقال امكان صدور سند دريافت كالا (MT765R) ، انواع رمز سازماني درانبار دريافت كننده كالا فراهم ميشود.

انباردار دريافت كننده كالا پس از صدور سند دريافت (MT65R) و تائيد مسئولين ذيربط ، دريافت كالا را تائيد و اطلاعات سند را به سيستم تغذيه مينمايد.

2-1- هدف

هدف از تدوين اين روش تشريح مراحل انتقال كالا بين انواع رمز سازماني در يك انبار اصلي ودر يك شركت/مديريت جهت تامين فوري و بموقع اجناس و لوازم مورد نياز متقاضي و تعريف مسئوليتها و حدود اختيارات افراد ذيربط و همچنين چگونگي تهيه و تنظيم اسناد مربوطه و تغذيه آنها درسيستم يكنواخت تداركات و اموركالا ميباشد.

3-1- حدود

حدود اين روش از زمان صدور / ايجاد سند درخواست انتقال كالا توسط انباردار/ آناليست كنترل كالاي رمز سازماني متقاضي با تائيد / تعديل قلم / اقلام درخواست توسط آناليست كنترل كالاي صاحب كالا و تنظيم سند انتقال صدور و تغذيه اطلاعات آن به سيستم و تحويل / ارسال كالا براي متقاضي ادامه يافته و با دريافت كالا توسط متقاضي و تنظيم سند دريافت و تغذيه اطلاعات آن به سيستم خاتمه مي يابد.

2- اختيارات و مسئوليتها

1-2- آناليست كنترل كالاي رمز سازماني درخواست كننده كالا

نامبرده مسئوليت دارد به هنگام درخواست انتقال كالا ، نيازهاي خود را كاملاً بررسي و متناسب با ميزان واقعي نياز به كالا ، سند درخواست ايجاد / صادر نموده و به محض دريافت كالا توسط انباردار ذيربط از تهيه و تغذيه سند دريافت انتقال اطمينان حاصل نمايد. ضمناً بايستي دلايل توجيهي كافي براي درخواست خود داشته و درمتن سند قيد نمايد.

2-2- آناليست كنترل كالاي رمز سازماني فرستنده كالا

نامبرده مسئوليت دارد قبل از تائيد اقلام درخواستي مورد انتقال از مقدار موجودي و بين راهي و ميزان مصرف كالا / كالاهاي مورد نظر وقوف كامل داشته و ضمن هماهنگي با رئيس عمليات انبارها/رييس امور كالا/خدمات كالا نسبت به صدور سند انتقال كالا (MT65) مبادرت ورزد بنحويكه انبار تا زمان وصول كالاي بين راهي دچار كسري و كمبود كالا نگردد.

3-2- انباردار صادركننده كالا

مسئوليت دارد به محض دريافت سند انتقال كالا بين رمزهاي سازماني صدور(MT65) كه توسط آناليست كنترل كالا صادر و به تأييد مسئولين ذيربط رسيده نسبت به تحويل / ارسال مقادير اقلام سند اقدام نموده و پس ازتكميل سند / اسناد مربوطه و اخذ امضاء و مشخصات دريافت كننده كالا ،‌اطلاعات سند را به سيستم تغذيه نمايد.

4-2- انباردار دريافت كننده كالا

مسئوليت دارد پس از دريافت كالا نسبت به شمارش و كنترل مقادير و مشخصات اقلام دريافتي مطابق سند MT65 ارسالي اقدام و سپس سند دريافت انتقال كالا بين رمزهاي سازماني (MT65R) را تهيه و تكميل و پس ازاخذتاييد مسئولين ذيربط به سيستم تغذيه نمايد.

ضمناً چنانچه كالاي واصله اشتباه و يا ناقص باشد نسبت به عودت آن به رمز سازماني ارسال كننده اقدام نمايد.

5-2- رئيس عمليات انبارها/رئيس انبارها/مسئول كنترل كالاي مربوطه

مسئوليت دارند پس از دريافت اسناد انتقال كالا بين انواع رمز سازماني ،‌آنها رامورد بررسي قرارداده ودرصورت اطمينان ازصحت اقدامات انجام شده ، اسناد مذكور را تائيد نمايند.

6-2- رئيس امور كالا / رئيس خدمات كالا

مسئول حسن اجراي اين روش درواحدهاي تحت پوشش بوده و از اجراي صحيح آن اطمينان حاصل مينمايدضمناً هرگونه نظر / پيشنهادي درمورد تغيير / اصلاح روش وجود داشته باشد به مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني منعكس مينمايند.

7-2- امورمالي / حسابداري كالا

با عنايت به اهميت ابعاد مالي ، جابجائي كالا و حسابهاي مربوطه بويژه در ارتباط با پروژه ها امور مالي /حسابداري كالا، مسئوليت و نظارت مستقيم بركنترل اينگونه نقل و انتقال ها را بعهده داشته و مي بايست اين اسناد پس از تاييدات امور مالي ذيربط در سيستم تغذيه و اثرگذاري گردند.

8-2- مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني

رئيس مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني مسئول آموزش ، نگهداشت ، تهيه و تدوين روشها و دستور العمل هاي اجرائي سيستم پيوسته ويكنواخت كالا و همينطور بررسي اشكالات ،‌ دريافت پيشنهادات اصلاحي و اعمال تغييرات و اصلاحات لازم در برنامه هاي مورد نياز سيستم و دستورالعمل هاورفع اشكالات آن خواهد بود. و متقاضيان را ازجهت دسترسي به برنامه هاي سيستم و اخذگزارشات كامپيوتري مورد

نيازپشتيباني خواهد نمود.

9-2-مدير بازرگاني

مدير بازرگاني شركت ملي گاز ايران بر اجراي صحيح اين روش نظارت عاليه داشته وپيشنهادات واصله در رابطه با هر گونه اصلاح/تغيير در مفاد اين روش را از طريق واحد مقررات و روشهاي بازرگاني وپيماني مورد بررسي قرار داده ودر صورت تاييد وتصويب ، تغييرات در چاپهاي بعدي اين روش اعمال ميگردد.

3- مراحل اجرائي:

1-3- درموارديكه موجودي يك يا چند قلم كالا دريك نوع رمز سازماني(اقلام مستمر ، پروژه خريد مستقيم و غيره ) تكافوي نيازهاي متقاضيان ذيربط را ننموده و در كوتاه مدت امكان سفارش و خريد آن ميسرنباشد توسط آناليست كنترل كالاي انبارذيربط امكان تامين اين اقلام از انواع ديگر رمزهاي سازماني ، درهمان انبار بررسي ميشودو درصورت امكان انتقال ، درخواست انتقال كالا بين دو نوع رمز سازماني با سند MT55 (پيوست شماره 1) ايجاد / صادر ميگردد.

درخواست انتقال كالا به صورت زير تهيه و به اطلاع آناليست كنترل كالاي رمز سازماني صاحب كالا رسانيده مي شود.

از مسير MA-OPR-TBA با ايجاد سند MT55 در سيستم درخواست انتقال كالا بين دو رمز سازماني / دو پروژه مختلف دريك رمز سازماني با شماره حسابهاي مختلف به اطلاع آناليست كنترل كالاي رمز سازماني صاحب كالا رسانيده مي شود.

(آناليست كنترل كالاي صاحب كالا قادر خواهد بود درخواست مذكور را درسيستم رويت نمايد. )

2-3- آناليست كنترل كالاي انبار صاحب كالا با رويت / دريـافت درخـواست انتقـال كـالا ، بررسي هاي لازم را انجام داده و نسبت به تائيد / تعديل / ابطال درخواست اقدام مينمايد.

تذكر 1 :‌با صدور درخواست انتقال توسط متقاضيو تغذيه آن به سيستم ،‌ اين درخواست در پايگاه بين راهي انتقالات ثبت و وضعيت اقلام آن 24 ميشود و متقاضي ميتواند پيوسته آخرين وضعيت درخواست خود را در سيستم پيگيري نمايد ، ضمناً متقاضي نيز ميتواند با سند MT55 A/Dنسبت به اصلاح / حذف سند درخواست اقدام نمايد.

تذكر 2 :‌با تائيد / تعديل / ابطال درخواست ،‌توسط آناليست كنترل كالاي انبار صاحب كالا وضعيت هاي زير براي اقلام درخواست ايجاد ميشود:

الف- درصورتيكه قلم / اقلامي از درخواست NIS گردد بمعني اينكه درحال حاضر تامين آن ميسر نبوده ولي درصورت وصول بين راهي امكان تامين آن ميسر خواهد شد.در اين حالت وضعيت قلم به 40 تبديل ميگردد.

ب- درصورتيكه قلم / اقلامي از درخواست انتقال توسط آناليست كنترل كالاي صاحب كالا ازدرخواست حذف / باطل گردد(درج حروف CAN در مقدار قابل تامين ) بيانگر آنست كه امكان تامين آن به هيچ عنوان براي صاحب كالا ميسر نمي باشد و وضعيت قلم در اين حالت به 45 تبديل ميشود.

ج- درصورتيكه با انتقال كالا براي بعضي از اقلام درخواست موافقت شود فقط براي اقلام تائيد شده وضعيت 50 خواهد شد.

3-3- آناليست كنترل كالاي صاحب كالا ضمن تائيد / تعديل مقادير سند درخواست انتقال (MT55) نسبت به تهيه سند انتقال كالا صدور (MT65 پيوست شماره 2) و اخذ تاييديه مسئولين ، سند / اسناد مربوطه را جهت تحويل / صدور كالا به انباردار تسليم مي نمايد.

4-3- انباردار صاحب كالا به محض دريافت سند انتقال كالا بين انواع رمز سازماني صدور (MT65) اقلام مورد نظر را جهت صدور آماده نموده و پس از تكميل ستونهاي مربوطه و دريافت امضاء تحويل گيرنده ذيل سند. كالا / كالاها را تحويل نماينده واحد درخواست كننده / نماينده ارسال كالا نموده و اطلاعات سند انتقال را به سيستم تغذيه مينمايد. (با صلاحديد رئيس امور كالا / خدمات كالا تغذيه اطلاعات مي تواند توسط مسئول كاردكس انبار هم به سيستم تغذيه گردد.)

تذكر : چنانچه رمز سازماني درخواست كننده اقلام ، مستمر موجودي انبار باشد بدون ايجاد درخواست انتقال در سيستم نيز ميتوان سند انتقال (صدور) را تنظيم وبه سيستم تغذيه نمود كه دراين حالت پس از ايجاد سرسند انتقال كالا (MT65) سيستم با تائيد كاربر بطور خودكار سند درخواست (MT55) را ايجاد مينمايد كه شماره آن با حرف G شورع ميشود ( مشروط بر اينكه دو رمز سازماني دريك انبار تعريف شده باشد) ولي چنانچه نيازهاي درخواست كننده كالا از اقلام پروژه / خريد مستقيم باشد قبل از تغذيه سند صدور حتماً بايستي سند درخواست انتقال(MT55 )در سيستمايجاد گردد و شماره آن بعنوان شماره سند مرجع در سند انتقال ذكر شود.

5-3- با تغذيه سند MT65 (سند انتقال كالا صدور) به سيستم ، سوابق بين راهي انتقالات در پايگاه مربوطه به روز رسيده و امكان تهيه سند انتقال كالا ، دريافت MT65R جهت رمز سازماني گيرنده كالا ، فراهم ميگردد.

درخواست كننده كالا با توجه به اطلاعات سند صدور كه معمولاً يك نسخه آن به همراه كالا ميباشد سند دريافت (MT65R) را تنظيم و جهت اقدامات بعدي دراختيار انباردار ذيربط قرارميدهد. (سند دريافت انتقال كالا مي تواند توسط كارمند رسيد كالا و يا انباردارتهيه گردد).

6-3- انباردار دريافت كننده كالا /واحد رسيد انبار دريافت كننده كالا ضمن كنترل مقادير و مشخصات كالاهاي دريافتي مطابق با سند مربوطه پس از حصول اطمينان از صحت مقدار و مشخصات اقلام دريافتي نسبت به تكميل و تائيد سند انتقال كالا دريافت (MT65R) اقدام و اطلاعات آنرا به سيستم تغذيه مينمايد.

تذكر 1 : هنگام دريافت كالا چنانچه كارمند رسيد كالا / انبار دار مشاهده نمايد قلم / اقلامي از كالا اشتباه و يا ناقص ميباشد نامبردگان مي توانند نسبت به عودت كالاي اشتباهي / ناقص به رمز سازماني فرستنده كالا اقدام نمايند.

تذكر 2 : چنانچه كسري يا ضايعاتي در كالاهاي واصله مشاهده گردد بايد مشخص گردد مسئول كسري يا ضايعات كالا چه شخص يا سازماني ميباشد (راننده ، بيمه ، حوادث و غيره ) ومطابق مقررات وروشهاي جاري با موضوع برخورد و ادعاي خسارت گردد و تا دريافت خسارت و يا اعلام نتيجه ، موضوع پيگيري شود‌، معمولاً مسئول پيگيري موضوع ، واحد رسيد كالا / انباردار دريافت كننده كالا ميباشد.

7-3- سند دريافت كالا پس ازتكميل و تغذيه اطلاعات به سيستم و اثرگذاري آن توسط انبادار/كنترل كالاي رمز سازماني مربوطهبه بايگاني انبار ارسال شده تا مسئول بايگاني نسخه اصل آنرا به امورمالي / حسابداري كالا ارسال و نسخ ديگر را بايگاني نمايد.

8-3- امور مالي / حسابداري كالا با دريافت نسخه اصل سند پس از كنترل هاي مالي حسابهاي مربوطهو اطمينان ازاثرگذاري سنددر سيستم آنرا در فايل مربوط بايگاني مينمايد.

ياد آور ميشود : لازم است قبل از تغذيه و اثرگذاري سند ، تائيدات مالي روي سند اخذ شده باشد.

4- نحوه تنظيم سند درخواست انتقال كالا بين دونوع رمز سازماني (MT55)

چنانچه متقاضي انتقال كالا بخواهد درخواست انتقال را در سيستم ايجاد و يا بصورت دستي تهيه نمايد بايستي به شرح زير عمل كند:

اطلاعات سند درخواست انتقال به دو بخش سرسند و متن سند تفكيك ميشود كه اطلاعات سرسند كلي بوده و شامل تمام اقلام سند ميشود ولي اطلاعات متن سند مربوط به اقلام مورد درخواست ميباشد.

1-4- اطلاعات سرسند

1-1-4- نوع سند MT

دراين ستون كه عدد 55 در سند چاپ و درصفحه تصويري سيستم نيز پيش بيني شده نمايانگر سند درخواست انتقال كالا بين دو نوع رمز سازماني ميباشد.

2-1-4- رمز عملكرد DESIGNATION CODE

اين ستون در سند براي حالت ايجاد . خالي و درحالتهاي اصلاح/ حذف اطلاعات ايجاد شده با حرف D/A تكميل ميگردد ولي صفحات تصويري سيستم براي هر يك از حالتهاي مذكور جداگانه بوده و نيازي به تغذيه اين حروف نمي باشد.

3-1-4- رمز مديريتMG. CODE

دراين ستون رمز مديريت مربوطه بصورت عددي سه رقمي درج ميگردد. رمز مديريت مشخص كننده حوزه عملياتي هر مديريت ميباشد كه داراي بودجه اي مستقل بوده ومسئوليتها و اختيارات خاص خود را دارد .

رمز مديريت ازاطلاعات كليدي سند بوده و بايستي بصورت صحيح در سند درج و به سيستم تغذيه گردد. رمز مديريت بايد به سيستم معرفي شده باشد.

4-1-4- شماره انبارSTORE NO.

شماره انبار بصورت چهاررقمي و عددي در اين ستون درج ميگردد كه دو رقم سمت چپ آن مربوط به انبار اصلي و دو رقم ديگر مربوط به انبار فرعي ميباشد. شماره انبارهاي اصلي و فرعي تحت رمز مديريت مربوطه بايد در پايگاه پارامترهاي سيستم تعريف شده باشد .شماره انبار نيز از اطلاعات كليدي سند بوده و درج آن در سند و تغذيه به سيستم بصورت صحيح و عددي الزامي است.

5-1-4- رمز سازماني درخواست كننده (دريافت كننده)RECEIVER ADMIN CODE

دراين ستون رمز سازماني درخواست كننده كالا بصورت عددي و دو رقمي درج ميگردد. رمز سازماني مورد نظر بايستي در پايگاه پارامترهاي سيستم تعريف شده و به انبار ذيربط اختصاص داده شده باشد.

6-1-4- شماره درخواست پروژه  NO. PROJECT REQUEST

درصورتيكه كالاي مورد درخواست براي مصرف در پروژه خاصي باشد شماره درخواست كالاي پروژه مورد نظر دراين ستون درج ميگردد. شماره مذكور براي درخواستهاي پروژه ده رقمي و براي درخواستهاي خريد مستقيم هفت رقمي ميباشد. شماره درخواست پروژه بايستي براي سيستم شناخته شده باشد.

7-1-4- شماره سند  DOC. NO.

چنانچه درخواست انتقال كالا توسط كاربر بصورت دستي تهيه گردد شماره سند بصورت عددي و 7 رقمي دراين ستون قيد ميگردد كه دو رقم اول سمت چپ آن معادل دو رقم سال تاريخ سند (سال هجري شمسي) و 5 رقم باقيمانده شماره سريال ميباشد.(مطابق بند اشاره شده در دستورالعمل 131 )

8-1-4- تاريخ سند DOC. DATE

تـاريـخ تنظيـم سنـد درخـواست انتقـال كـالا بصـورت روز ، مـاه ، سال (YY MM DD) و عددي دراين ستون درج ميگردد. تاريخ غيرعددي و ناقص و بزرگتر از تاريخ روز ، قابل قبول سيستم نمي باشد.

9-1-4- رمز سازماني فرستنده DISPATCHER ADMIN CODE

رمز سازماني فرستنده كالا كه مورد نظر درخواست كننده ميباشد بصورت عددي دو رقمي در اين ستون درج وبه سيستم تغذيه ميگردد. رمز سازماني فرستنده كالا بايد تحت شماره انبار مربوطه به سيستم معرفي شده و از رمزهاي سازماني تعريف شده در پايگاه پارامترهاي سيستم باشد.

10-1-4- شماره درخواست پروژه در انبار فرستنده.

DISPATCHER PROJECT REQUEST NO.

درصورتيكه اقلام درخواستي ميبايست از محل كالاي پروژه خاصي در انبار فرستنده تامين گردد ، شماره درخواست كالاي پروژه مذكور بصورت عددي و ده رقمي دراين ستون درج و به سيستم تغذيه ميگردد. شماره درخواست مذكور در رمز سازماني ذيربط در انبار فرستنده بايستي به سيستم معرفي شده باشد.

11-1-4- تعداد اقلام ITEM COUNT

تعداد اقلامي كه متقاضي در متن سند درخواست ذكر ميكند در اين ستون درج و به سيستم تغذيه ميگردد تا درمرحله موازنه سند توسط سيستم كنترل شود.

12-1-4- جمع مقادير TOTAL QTY.

مجموع مقادير اقلام درخواستي در متن سند توسط تنظيم كننده محاسبه و دراين قسمت درج و به سيستم تغذيه ميگردد تا درمرحله موازنه سند توسط سيستم كنترل گردد.

2-4- مشخصات اقلام سند

مشخصات اقلام سند شامل دو قسمت ميباشد كه يك قسمت مربوط به مشخصات اقلام كالادر رمز سازماني متقاضي (دريافت كننده كالا ) و قسمت ديگر مربوط به مشخصات كالا در رمز سازماني ارسال كننده كالا ميباشد.

1-2-4- شماره قلم RECEIVER ITEM NO.

درصورتيكه كالاي درخواستي متقاضي جهت تامين درخواست پروژه خاصي باشد ، شماره قلم كالاي درخواست پروژه مورد نظر در اين ستون درج ميگردد. شماره قلم عددي و دو رقمي ميباشد و مي بايست در سيستم داراي سابقه باشد.

2-2-4- شماره طبقه بندي كالا RECEIVER M.E.S.C NO.

شماره طبقه بندي كالا مورد درخواست در اين ستون بصورت عددي و ده رقمي درج ميگردد . شماره طبقه بندي براي اقلام مستمر موجودي بهمراه واحد صدور كالا بايستي در پايگاه طبقه بندي مربوطه موجود بوده و در پرونده موجودي انبار مربوطه بهمراه ساير عناصر كليدي سابقه داشته باشد. چنانچه شماره طبقه بندي مربـوط به پـروژه هـا بـاشد شمـاره طبقه بنديپروژه بايستيطي سند MT26 به سيستم معرفيشده باشد.

3-2-4- واحد صدوركالا UNIT

واحد صدور كالاي درخواستي دراين ستون درج ميگردد. واحد صدور بايد در پايگاه پارامترهاي سيستم موجود و در مورد اقلام مستمر موجودي بهمراه شماره طبقه بندي مربوطه در پايگاه طبقه بندي كالا سابقه داشته باشد. درمورد پروژه ها هم در زمان تغذيه MT26واحد صدور كالا در مقابل هر قلم مشخص ميگردد.

4-2-4- مقدار درخواستي REQUIRD QTY.

مقدار درخواستي متقاضي براي هر قلم در اين ستون بصورت عددي درج ميگردد.

5-2-4- تاريخ نياز به كالا REQUIRD DATE

تاريخ نياز متقاضي به كالاي درخواستي در اين ستون بصورت روز ، ماه ، سال در شش رقم و عددي درج ميشود. اين تاريخ بايستي بزرگتر از تاريخ درخواست باشد.

6-2-4- شرح كالا DESCRIPTION

شرح كالا بصورت خلاصه دراين قسمت درج ميگردد تا درهنگام تائيد و تصويب سند توسط مسئولين با شماره طبقه بندي كالا كنترل گردد ولي به سيستم تغذيه نخواهد شد.

7-2-4- شماره قلم كالا درانبار فرستنده DISPATCHER ITEM NO.

درصورتيكه كالاي مورد درخواست متقاضي از رمز سازماني پروژه / خريد مستقيم در انبار فرستنده تامين گردد شماره قلم درخواست پروژه مورد نظر بايستي در اين ستون بصورت دو رقمي و عددي درج گردد.

8-2-4- شماره طبقه بندي كالا فرستنده DISPATCHER M.E.S.C NO.

شماره طبقه بندي كالاي مورد نظر در رمز سازماني فرستنده در اين ستون درج ميگردد . و شرايط آن همانند شرح بند 2-2-4اين روش ميباشد.

9-2-4- واحد صدور كالا DISPATCHER UINT

واحد صدور كالاي مورد نظر درانبار فرستنده كالا دراين ستون درج ميگردد. و شرايط آن همانند شرح بند 3-2-4 اين روش ميباشد .

3-4- ستونهاي غير قابل تغذيه به سيستم :‌

درحاشيه سند درخواست انتقال كالا بين انواع رمز سازماني ستونهائي جهت درج مشخصات و امضاء تهيه كننده ، تائيد كننده ، تصويب كننده و ثبت و كنترل درنظر گرفته شده كه بنا به مورد بايستي تكميل گردد.

تهيه كننده سند معمولاً آناليست كنترل كالاي رمز سازماني درخواست كننده ، تائيد كننده سند رئيس كنترل كالا و تصويب كننده آن رئيس امور كالا / خدمات كالا و يا سمتهاي مشابه ميباشد.

5- نحوه تنظيم و تغذيه سند انتقال كالا بين دو نوع رمز سازماني (ارسال و دريافت)MT 65/65R :‌

آناليست كنترل كالاي رمز سازماني صادركننده كالا براساس سوابق سند / اسناد درخواست انتقال كالا (MT55) كه قبلاً توسط متقاضي كالا اقدام گرديده قلم / اقلام مورد درخواست را بررسي مي نمايد كه درصورت امكان تامين كالا ، مشاراليه با تنظيم / ايجاد سند انتقال كالا ارسال (MT65) و اخذتائيديه مسئولين ذيربط و تسليم سند به انباردار نگهدارنده كالا از او مي خواهد تا نسبت به تهيه و تحويل / ارسال كالا وتكميل سند / اسناد و تغذيه آخرين اطلاعات تكميل شده به سيستم اقدام نمايد ، لذا پس از اقدامات انجام شده اين امكان برايمتقاضي كالا / كارمند رسيد از طريق سيستم به وجود خواهد آمد تا نامبردگان نيز به محض وصول كالاي دريافتي و تطابق آن از نظر ماهيت و ارقام نسبت به صدور سند دريافت كالا (MT65R) و تغذيه به سيستم اقدام نمايند .

1-1-5- اطلاعات سرسند 

1-1-5- نوع سند MT

نوع سند 65 ميباشد كه دراين ستون چاپ شده و درصفحات تصويري سيستم نيز پيش بيني گرديده است.

2-1-5- رمز عملكردDISIGNATION CODE

زماني كه از اين سند براي انتقال كالا ارسال استفاده ميشود رمز عملكرد خالي خواهد بود ولي درزماني كه ازاين سند براي انتقال كالا دريافت استفاده ميشود رمز عملكرد با حرف R تكميل ميگردد ولي صفحات تصويري سيستم براي هر مورد جداگانه بوده و نياز به تغذيه اين حرف به سيستم نمي باشد.

3-1-5- رمز مديريتMG.CODE

جهت تكميل اين ستون به توضيحات بند 3-1-4 همين روش مراجعه شود.

4-1-5- شماره انبارSTORE NO.

جهت تكميل اين ستون به توضيحات بند 4-1-4 همين روش مراجعه شود.

5-1-5- رمز سازمانيADMIN CODE

دراين ستون در سند MT65 (انتقال كالا بين انواع رمز سازماني سند ارسال) رمز سازماني ارسال كننده كالا ، و در سند MT65R (انتقال كالا بين انواع رمز سازماني سند دريافت) رمز سازماني دريافت كننده كالا ،‌ بصورت عددي و دو رقمي درج ميگردد.

6-1-5- شماره درخواست پروژهPROJECT REQUEST NO.

دراين ستون درسند MT65درصورتيكه كالا ازمحل پروژه خاص تامين شود و درسند MT65Rچنانچه كالاي دريافتي جهت مصرف در پروژه خاصي باشد شماره درخواست پروژه درج ميگردد. البته شماره درخواست هر دوپروژه بايستي به سيستم معرفي شده باشد.

7-1-5- نمودار مصرف CONSUMPTION CATEGORY

دراين ستون نمودار مصرف كالا كه بستگي به نوع دسته بندي كالا از نظر مصرف و تاثير آن در سوابق مصرف كالا دارد درج ميگردد اين نمودار عددي و يك رقمي است .

مسئوليت تعيين نمودار مصرف به عهده آناليست كنترل كالا بوده كه به هنگام تنظيم و تائيد سند ميبايستي درج گردد. ستون نمودار مصرف براي اقلام مستمر موجودي خالي مي ماند و درمورد اقلام پروژه اي كه درسيستم ، درخواست پروژه آنها پيش بيني نشده عدد 7 ، براي اقلام با مصرف ويژه 8 و براي اقلام با مصرف غير مستمر 9 ميباشد.

8-1-5- شماره سندDOC.NO.

شماره سند MT65 يا MT65R بصورت 7 رقمي و عددي دراين ستون درج ميگردد كه دو رقم اول آن معادل سال تاريخ سند و 5 رقم بقيه شماره سريال سند است . (مطابق بند اشاره شده در دستورالعمل 131) شماره سند تكراري قابل قبول نمي باشد.

9-1-5- تاريخ سندDOC.DATE

دراين ستون درسند MT65 تاريخ ارسال كالا از رمز سازماني ارسال كننده كالا و درسند MT65R تاريخ دريافت كالا در رمز سازماني دريافت كننده درج ميگردد. تاريخ بايستي عددي ، 6 رقمي (روز، ماه ، سال) و صحيح در سند قيد وبه سيستم تغذيه گردد.

10-1-5- شماره سند و رمز سازماني مرجع(ارسال كننده / دريافت كننده)

RECEIVER/DISPATCHER ADMIN/REF.DOC.NO.

دراين قسمت از سرسند دو ستون مربوط به رمز سازماني و شماره سند مرجع مشاهده ميگردد كه در سند MT65 رمز سازماني درخواست كننده با شماره سند درخواست (MT55) درج ميگردد. و درسند MT65R رمز سازماني ارسال كننده با شماره سند ارسال كالا (MT65) درج ميگردد.

11-1-5- تعداد اقلامITEMCOUNT

تعداد اقلام مندرج در متن سند بصورت عددي در اين ستون درج ميشود كه در مرحله موازنه توسط سيستم كنترل ميگردد.

12-1-5- جمع مقاديرTOTAL QTY.

دراين ستون جمع مقادير اقلام مندرج در متن سند قيد ميگردد تا درمرحله موازنه توسط سيستم كنترل گردد.

13-1-5- جمع ارزشTOTAL VALUE

درسند MT65درصورتيكه نياز به قيمت گذاري اقلام باشد اين ستون با حاصل جمع قيمت اقلام تكميل ميگردد. ولي درسند MT65R نياز به تكميل اين ستون نمي باشد چون قيمت گذاري سند MT65R توسط سيستم و براساس قيمت سند MT65 ميباشد.

2-5- اطلاعات متن سند 

1-2-5- شماره قلمITEM NO.

اين ستون درصورت لزوم مطابق توضيحات بند 1-2-4 همين روش تكميل ميگردد.

2-2-5- شماره طبقه بندي M.E.S.C NO.

اين ستون مطابق توضيحات بند 2-2-4 همين روش تكميل ميگردد.

3-2-5- واحد صدور كالا UNIT

اين ستون نيز مطابق توضيحات بند 3-2-4 همين روش تكميل ميگردد.

4-2-5- مقدار قلمITEM QTY.

دراين ستون در سند MT65 مقدار كالايي كه با تائيد آناليست كنترل كالا و تحويل انباردار رمز سازماني صاحب كالا از انبار صادر ميشود درج ميگردد و در سند MT65R نيز مقدار اين ستون معادل مقدار كالاي هر قلم كه بطور صحيح و سالم توسط انباردار رمز سازماني دريافت كننده كالا دريافت ميشود درج ميگردد.

5-2-5- شرح كالاDESCRIPTION

دراين ستون شرح مختصر كالا توسط تنظيم كننده جهت اطلاع تائيد كنندگان و تصويب كننده سند درج ميگردد ولي نيازي به تغذيه اطلاعات آن به سيستم نمي باشد.

6-2-5- قيمت واحدUNIT PRICE

درسند MT65 چنانچه براي قيمت گذاري كالا روشي غير از روش ميانگين مورد نظر باشد قيمت واحد كالا دراين ستون جهت اطلاع مسئولين درج ميگردد ولي به سيستم تغذيه نميشود.

7-2-5- ارزش قلمITEM VALUE

درسند MT65 درصورتيكه قيمت گذاري اقلام مورد نظر باشد ارزش كل مقدار هرقلم دراين ستون درج ميگردد و براي اقلام مستمرنيازي به تكميل ندارد ولي در سند MT65R بطور كلي اين ستون خالي ميماندونيازي به پركردن و تغذيه به سيستم ندارد.

8-2-5- رمز / نوع اختلافDISCRIPANCY

چنانچه درانبار دريافت كننده ، انبارداردرزمان دريافت كالاي مورد انتقال با كسري و يا آسيب ديدگي كالايواصله روبرو گردد درسند MT65R بايستي نوع اختلاف بوجود آمده و عامل ايجاد كسري و آسيب ديدگي را مشخص نمايد تا براساس آن بتوان ادعاي خسارت نمود . بنابراين انباردار/ دريافت كننده كالا دررمز سازماني مقصد پس از بررسي مورد اختلاف يكي از رمزهاي ذيل را دراين ستون قرارميدهد :‌

رمز C = مطالبه كسري و آسيب ديدگي كالاي دريافتي ازحمل كننده كالا.

رمز D = درمواردي است كه ارزش كالاي آسيب ديده/ كسري نياز به پيگيري نداشته و مستقيماً به حساب هزينه منظور ميگردد.

رمزI = براي مواردي است كه بايستي خسارت كالاي كسري / آسيب ديده از شركت بيمه براساس قراردادهاي منعقده دريافت شود.

رمزS = كسري / آسيب ديدگي ناشي از سهل انگاري و به هرشكل از ناحيه فرستنده ميباشد.

رمزU= مواردي كه علت كسري مشخص نبوده و يا كالاي واصله داراي سرك باشد.

تذكر : درموارد مشاهده كسري و آسيب ديدگي براي پيگيريهاي بعدي لازم است صورت مجلس كسري و آسيب ديدگي طبق روشهاي جاري تهيه گردد.

9-2-5- رمز بازرسي(STOCK CHECK CODE) S/C

چنانچه صدور كالا از انبار توسط سند MT65 و يا دريافت كالا به انبار توسط سند MT65R همزمان با روز ،‌ شمارش و بازرسي انبار و پس از شمارش قلم مورد نظر باشد دراين ستون حرف S درج ميگردد. در غيراينصورت اين ستون خالي ميماند .

3-5- سايرستونهاي سند MT65/65R

ستونهاي ذيل توسط اقدام كننده و تصويب كننده سند تكميل و تائيد ميگردد و اطلاعات آن غيرقابل تغذيه به سيستم ميباشد.

1-3-5- تهيه كننده

دراين ستون نام ، امضاء و تاريخ تنظيم سند توسط تهيه كننده سند كه آناليست كنترل كالا / كارمند دريافت كالا/ انباردارميباشد درج ميگردد.

2-3-5- تصويب كننده

دراين ستون نام ، امضاء و تاريخ توسط تصويب كننده سند كه معمولاً مسئول كنترل كالا/ رئيس عمليات انبارها/ رئيس امور كالا/ خدمات كالا ميباشد درج ميگردد.

3-3-5- ارسال كننده / دريافت كننده

دراين ستون مشخصات و امضاء انباردار ارسال كننده كالا در سند MT65 و يا انباردار دريافت كننده كالا درسند MT65R با ذكر تاريخ ارسال / دريافت قيد ميگردد.

4-3-5- ثبت و كنترل

دراين ستون مشخصات كارمندي كه سند را دردفتر شماره گذاري ، ثبت و همچنين به سيستم تغذيه مينمايد درج ميگردد.

5-3-5- ذيل سند MT65/65R ستونهائي جهت درج شماره بارنامه حمل كالا ، تعداد بسته ،‌ محل دريافت / ارسال كالا پيش بيني گرديده كه بنا به مورد تكميل خواهد شد.

6- آئين نامه مالي تداركات كالا :

با عنايت به اهميت ابعاد مالي جابجائي كالا درمورد طرحها و پروژه ها ، موارد زيرتوسط مجريان ذيربط لازم الرعايه بوده و اخذ تائيديه از امور مالي و اطلاع مراتب نقل و انتقالات مذكور به واحدهاي مالي جهت اقدامات مقتضي الزامي است .

1-6-كالاي بجا مانده پاي كار و قطعات يدكي و مصرفي مورد نياز پروژه هاي سرمايه اي :‌

1-1-6-قيمت تمام كالاهاي خريداري و تحويل گرديده پروژه ها اعم از آنكه در اجراي پروژهبكار گرفته شده و يا در انبار نگهداري و به تدريج مصرف شوند جزء هزينه اجراي پروژه ، قيمت تمام شده اموال و ارزش ملحوظ شده درقيمت دارائي قابل استهلاك مي باشد.

2-1-6- بازيافت ناشي از واگذاري يا فروش قطعات و كالاي بجا مانده پاي كار پس از اتمام پروژه و يا انتقال آنها به رمزهاي سازماني كالاي مازاد و غيره ،‌ جزء بازيافت عمليات جاري بوده و تاثيري روي قيمت تمام شده پروژه نخواهد داشت .

3-1-6- ارزش كالاي مازاد پروژه مستتر در قيمت تمام شده دارائي ،‌ درسال اول بهره برداري از پروژه مستهلك ميگردد.

4-1-6- قيمت كالاي منتقل شده از پروژه به رمزهاي سازماني اقلام مستمر موجودي يا مازاد (با رعايت بند 1-1-6 فوق) طي دوره مصرف به حساب هزينه جاري منظور شده و به اين ترتيب تاثير بازيافت ناشي از انتقال كالا به رمز سازماني كالاي مستمر يا مازاد روي هزينه جاري طي دوره مصرف كالاي انتقال يافته از بين رفته و اثري هم روي قيمت تمام شده پروژه نخواهد گذاشت.

2-6- نقل و انتقال كالاي پروژه بين طرحها و مديريتها / شركتها و رمزهاي سازماني كالا

1-2-6- انتقال كالا از يك پروژه به پروژه ديگر در يك طرح :

دراين حالت كالا با قيمت تمام شده بحساب پروژه دريافت كننده منتقل ميگردد ونيازي به تامين و جابجائي نقدينگي ندارد.

2-2-6- انتقال كالاي مازاد يك طرح به طرح ديگر دريك شركت/مديريت :

با رعايت قوانين و مقررات حاكم بر نحوه افزايش يا كاهش اعتبارات طرحهاي عمراني ،‌ ميتوان از كالاي مازاد يك طرح درطرح ديگر در همان شركت بدون تامين و جابجائي نقدينگي استفاده نمود. بلامانع بودن انتقال بايد توسط امورمالي تائيد گردد.

3-2-6- نحوه قيمت گذاري كالاي مازاد پروژه دررمزهاي سازماني كالايمستمر يامازاد :

كالاي مازاد پروژه ها پس از اتمام عمليات ساخت و نصب و راه اندازي كه طبق بند 1-1-6 اين مقررات جزء قيمت تمام شده پروژه مي باشد درصورت انتقال به رمزهاي سازماني كالاي مستمر يا مازاد با نرخ ميانگين روز اثرگذاري رمز سازماني دريافت كننده ،‌ قيمت گذاري شده و به موجودي انبار دريافت كننده اضافه ميگردد. درصورت فقدان نرخ ميانگين ميتوان از نرخ خريد كالا براي پروژه ،‌ با رعايت موازين ارزي استفاده نمود.

7- برگشتيهاي سيستم:

درسيستم پيوسته ويكنواخت كالا، چون مقايسه وتطبيق اطلاعات كلي سند واطلاعات متن سند درمرحله پايان ثبت اطلاعات درسيستم انجام ميشود، چنانچه اطلاعات واردشده غلط بوده وتطبيق نكند(سندBALANCE نشود) سيستم با اعلام پيام مناسب كاربر را مطلع نموده تا نسبت به رفع اشكال وتصحيح اطلاعات اقدام نمايدوپس از آن دستور مجدد تطبيق (BALANCE ) سند رابدهد درغيراينصورت سند بطورناقص (HOLD) باقي ميماند تارفع اشكال شده وكامل گردد.

همچنين پس از مرحله تطابق وكامل شدن سند جهت اثرگذاري درپرونده هاي سيستم، با دستوركاربر وكسب مجوزهاي لازم عمل اثرگذاري (RELEASE) سندانجام ميشود. دراين مرحله چنانچه موانعي براي اثرگذاري وجودداشته باشد ( ازقبيل اشكالات سيستمي ، عدم وجودمجوزهاي لازم و غيره ) سند اثرگذاري نكرده ( RELEASE نشده )وبصورت معلق (SUSPEND)باقي خواهد ماند. دراين صورت كاربر بايستي موانع موجود را رفع نموده ودستورمجدد اثرگذاري (RELEASE) را به سيستم بدهد تا سند تاثير خود را در پرونده هاي سيستمگذاشته و RELEASEشود.

فهرست ضمائم:

پيوست شماره 1) فرم درخواست انتقال كالا بين انواع رمزهاي سازماني (MT55).

پيوست شماره 2) فرم انتقال كالا بين انواع رمزهاي سازماني (MT65/ 65R) .

پيوست شماره3) فهرست گزينه هاي مختلف ثبت سند انتقال كالا بين انواع رمزهاي سازماني .

 
1384/9/28 دوشنبه 
نسخه قابل چاپبازگشت
..
فايل هاي مربوطه :

241.672 KB  
..


مجری سایت : شرکت سیگما