تدوين روشها و هماهنگي مقررات بازرگاني
روش اجرايي تهيه و تنظيم سند تعديل موجودي انبار (MT75) 

 

فهرست مطالب 

 1- کليات:
 2- موارد استفاده از سند تعديل موجودي MT75/75R :
 3- مسئوليتها :
 4-مراحل اجرايي :
 5-نحوه تنظيم سند تعديل موجودي انبار(MT75/75R) :
 6- مجوزها و حدود اختيارات مالي:
 7- پردازشهاي حسابداري كالا :
 8- برگشتيهاي سند تعديل موجودي:

 9-فهرست ضمائم:

 

 

 

 

 

1-كليات :

1-1- مقدمه

درپروسه عمليات انبارداري و نگهداشت كالاها ، بعضي از اقلام ممكن است در اثر مرور زمان با حوادث غير مترقبه مانند آتش سوزي ، سيل ، زلزله و غيره منهدم يا فاسد شده و از بين بروند و يا كارآئي خود را از دست بدهند و لازم شود اينگونه اقلام از موجودي خارج و به انبار مازاد براي فروش / اسقاط منتقل گردند ،‌ همچنين در مواردي ممكن است بعضي از اقلام اشتباهاً از رده خارج شده باشند و به لحاظ عملياتي لازم باشد كه مجدداً به موجودي انبار اضافه شوند و يا اينكه كالا / كالاهائي از يك انبار غيرمكانيزه به انبار مكانيزه منتقل گردند.

درتمام موارد فوق جهت تعديل موجودي (كاهش/ افزايش) و رسيدن به موجودي واقعي انبار از سند MT75/75R (پيوست شماره 1) استفاده ميگردد ، بديهي است در هريك از موارد فوق بايستي توجيهات كافي و مستندات لازم براي صدور سند تعديل موجودي وجود داشته باشد.

درسيستم پيوسته و يكنواخت كالا بخش تعديل موجودي انبار در عمليات كالا در دو قسمت جداگانه كاهش موجودي (WRITE OFF) با رمز WOF و افزايش موجودي (WRITE ON) با رمز WON پيش بيني گرديده است .

براي ثبت اطلاعات اين سند در سيستم از آدرس MA-OPR-WOF&WON استفاده مي شود ضمناً مجموعه گزينه هاي سيستم مربوط به اين سند اعم از ايجاد و اصلاح . در پيوست هاي شماره 2 و 3 نشان داده شده است.

2- 1- هدف :

هدف از تدوين اين روش تشريح مراحل تعديل موجودي انبار (كاهش / افزايش) و ثبت تعديلات انجام شده در سيستم پيوسته ويكنواخت كالا در جهت رسيدن به موجودي واقعي انبار و تعريف اختيارات و مسئوليتهاي افراد ذيربط در اين زمينه ميباشد.

3-1- حدود:

حدود اين روش از زمان تصميم گيري مسئولين انبار براي تعديل موجودي بعلل مشروحه در اين روش شروع و پس از تهيه توجيحات و مستندات و مجوزهاي لازم و تهيه و تنظيم و تصويب سند تعديل موجودي (كاهش / افزايش) و ثبت اطلاعات سند در سيستم پيوسته و يكنواخت كالا و نقل و انتقال فيزيكي كالا / كالاها مطابق سند ،‌ خاتمه مي يابد.

2- موارد استفاده از سند تعديل موجودي MT75/75R :

1-2-صدور ضايعات از انبار

اقلامي از موجودي انبار كه در اثر مرور زمان فاسد يا فرسوده شده و يا در اثر جابجائي شكسته و يا براثر حوادثي از قبيل آتش سوزي ، سيل ،‌ زلزله و غيره ، غير قابل استفاده شده اند انباردار (بازرس انبار در واحدهايي كه بازرسي دارند) براي آنها فرم از رده خارج كردن كالا تهيه كه پس از كسب تاييدات و مجوزهاي لازم براساس كتابچه حدود اختيارات مالي سند تعديل موجودي كاهنده (MT75) صادر مينمايد و براساس آن اينگونه اقلام رااز انبار خارج و به انبار كالاي مازاد براي فروش / اسقاط تحويل نموده كه با تغذيه سند MT75 به سيستم ،‌ اينگونه اقلام از موجودي انبار كسر ميشود.

بديهي است در انبار كالاي مازاد مي بايست با سند MT75R به آن رمز سازماني اضافه شوند.

2-2- به موجودي گرفتن انبار غير مكانيزه :

درمواردي كه لازم باشد اقلام يك انبار غير مكانيزه را طبقه بندي نموده تا به موجودي انبارمكانيزه منظور شود پس از تعيين شماره طبقه بندي / شماره پروژه مورد نظر مطابق ضوابط موجود كالا / كالاهاي مورد نظر را با سند تعديل افزاينده (MT75R)به موجودي انبار مكانيزه انتقال ميدهند.

3-2-برگشت اقلام خارج از رده به انبار:

درمواردي ممكن است كالائي اشتباهاً از رده خارج شده باشد و با توجه به نياز عملياتي لازم باشد كالاي از رده خارج به موجودي انبار منظور شود ، در اين رابطه كارشناس سفارشات ذيربط با توجه به توجيحات كافي و مجوزهاي لازم ميتواند با استفاده از سند تعديل موجودي افزاينده (MT75R) اقدام نمايد.

4-2- تعديل ارزش موجودي بدليل استهلاك و غيره:

درصورتيكه واحد حسابداري كالا بخواهد بدليل استهلاك پذيري و يا قيمت گذاري مجدد كالا بدون تغيير در مقدار،‌ارزش موجودي كالا را كاهش / افزايش دهد ، با كسب مجوز از مسئولين ذيربط ميتواند با تنظيم سند (MT75/75R) و استفاده از رمز تعديل مربوطه و تغذيه سند به سيستم به اين امر مبادرت ورزد .

بايـد تـوجه داشت در اينگونه موارد درصورت مثبت بودن مقدار موجودي ،‌ پس از تاثير گذاري اين سند درصورتي كه ارزش موجودي صفر شود. موجودي كالا با ارزش يك ريال در سوابق سيستم باقي خواهد ماند.

تذكر :‌ جهت تعديل قيمت كالاها در سيستم يكنواخت سند ديگري پيش بيني گرديده (سند MT52) و حسابداري كالا ميتواند از آن استفاده نمايد و كاربرد سند MT75/75R صرفاًبه اقلاميكه در چارچوب روشهاي مالي / بازرگاني ماهيت استهلاك پذيري دارند محدود ميشود.

3- مسئوليتها :

1-3- انباردار / رئيس انبار:

نامبردگان مسئوليت دارند در برخورد با مواردي كه نياز به تعديل موجودي انبار ميباشد (ازقبيل مواردي كه در اين روش اشاره گرديد) با تنظيم سند تعديل اقدام لازم را بعمل آورده و پس از تصويب سند نسبت به نقل و انتقال كالاهاي مورد نظر و ثبت اطلاعات سند تعديل در سيستم اقدام نمايند.

2-3- رئيس بازرسي انبارها( درواحدهايي كه بازرسي انبار دارند ) :

نامبرده مسئوليت دارد چنانچه خود و يا بازرسين انبار در بررسيهاي بعمل آمده در انبار به موارد برخورد نمودند كه نياز به صدور سند تعديل باشد مراتب را به رئيس اداره انبارها / رئيس امور كالا / رئيس خدمات كالا گزارش نموده و موضوع را تاصدور سند و انجام تعديلات پيگيري نمايد و همچنين لازم است از صحت و سقم و چگونگي قلم / اقلامي كه به هرشكل ( اسقاطي ، فاسد شدن و غيره ) با سند MT75 توسط انباردار مي خواهد از انبار خارج گردد نظارت مستقيم داشته و به نشانه تائيد ذيل سند / اسناد مربوطه را امضاء‌نمايد.

3-3- آناليست / رئيس كنترل كالا :

نامبردگان مسئوليت دارند اقدامات لازم را جهت صدور سند تعديل توسط انباردار/ بازرس انبار با توجيهات و مستندات كافي و اخذ مجوزهاي لازم بعمل آورده و موضوع را تا انجام تعديلات مورد نظر پيگيري نمايند و اقدامات لازم جهت جايگزيني كالاي مورد نظر در انبار بعمل آورده تا عمليات به علت نبود / كمبود كالا با مشكل مواجه نشود.

4-3- رئيس امور كالا / خدمات كالا :

نامبردگان مسئول حسن اجراي مفاد اين روش در سازمانهاي متبوعه خود بوده واز اجراي صحيح و به موقع آن اطمينان حاصل مي نمايند.

5-3- رئيس حسابداري كالا / انبارها:

نامبرده مسئوليت دارد كليه سندهاي تعديلي را بررسي و درصورت صحت نسبت به تائيد و اثرگذاري آنها در سيستم يكنواخت كالا اقدام نمايد.

6-3- رئيس مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني:

نامبرده مسئوليت دارد پيشنهادات واصله در مورد تغييرات / اصلاحات اين روش را كه از جانب واحدهاي مختلف صنعت گاز دريافت مينمايد بررسي نموده و درصورت لزوم نسبت به صدور اصلاحيه و يا تجديد چاپ روش اقدام نمايد. همچنين ايشان مسئوليت دارد امكانات لازم سيستمي از جهت دستيابي به برنامه ها و استفاده از سيستم پيوسته ويكنواخت كالا را براي كليه مشتركين فراهم نموده و برنامه هاي آموزشي مورد نياز آنها را پيش بيني و با هماهنگي اداره آموزش ذيربط به مرحله اجرا بگذارد.

7-3- مدير بازرگاني:

مديربازرگاني شركت ملي گاز بر اجراي صحيح اين روش نظارت عاليه داشته و پيشنهادات واصله در رابطه با هرگونه اصلاح / تغيير در مفاد اين روش را از طريق واحد مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني ،‌ مورد بررسي قرارداده و درصورت تائيد و تصويب ،‌ تغييرات در چاپهاي بعدي اين روش اعمال ميگردد.

4-مراحل اجرايي :

1-4- درموارديكه انباردار با اقلامي از موجودي انبار مواجه ميشود که بر اثر مرور زمان و يا شرايط جوي و محيطي فاسد شده و غير قابل استفاده ميباشند و يا براثر حوادث پيش آمده بايستي از موجودي خارج گردند و يا كالاهائي كه اشتباهاً از رده خارج شده و بنا به ضرورت عملياتي بايستي به موجودي برگشت داده شوند ، مشخصات و مقدار آنها را به تاييد رئيس انبار و اطلاع مسئول كنترل كالاي ذيربط رسانده و جهت از رده خارج كردن يا برگشت اينگونه اقلام به موجودي و نهايتاً تعديل موجودي انبار اقدامات لازم را بعمل مي آورد.

2-4- ممكن است بازرس انبار ( در واحدهايي كه بازرسي انبار دارند) در مشاهدات و بررسيهاي خود به مواردي مندرج در بند 1-4 برخورد نمايد و يا با عدم تطبيق موجودي فيزيكي كالا با اطلاعات موجود در سيستم مواجه شود كه علت آن صدور اسناد رسيد كالا يا انتقالات در سالهاي گذشته بوده و سوابق بين راهي آنها حذف شده است ، دراينگونه موارد نامبرده مشخصات و مقدار مورد اختلاف كالا را از طريق رئيس بازرسي به اطلاع رئيس امور كالا / كنترل كالا رسانده و موضوع را تا انجام اقدامات لازم جهت تعديل موجودي پيگيري مينمايد.

3-4- آناليست كنترل كالا با دريافت گزارش انباردار / بازرسي انبار و يا با توجه به بررسيهاي خود و تشخيص لزوم تعديل موجودي كالا ، موارد را مورد بررسي دقيق قرارداده و درصورت صحت ، مجوزهاي لازم را اخذ و نسبت به صدور سند تعديل موجودي بنا به مورد اقدام نموده و با تحويل سند به انباردار از او ميخواهد تا نسبت به نقل و انتقال فيزيكي كالا ضمن تائيد سند اطلاعات آنرا به سيستم تغذيه نمايد.

تذكر 1 :‌ آناليست كنترل كالا / انباردار براي آن دسته ازاقلام كه بعلت فرسودگي ، پوسيدگي ، غير قابل استفاده بودن و يا از بين رفتن در اثر حوادث بايستي از موجودي خارج شوند فرم “ ازرده خارج كردن / اموال “ (پيوست 4) تنظيم و مجوزهاي لازم را طبق روشهاي مربوطه اخذ مينمايد و درموارد ديگر بايستي مستندات و توجيهات كافي همراه سند تعديل بوده و يا در متن سند قيد گردد.

تذكر 2 : درصورتيكه آناليست كنترل كالاي مربوطه بخواهدكالا / كالاهائي را از يك انبار غير مكانيزه با سند MT75R به موجودي انبار مكانيزه منتقل نمايد بايستي مشخصات و مقادير كالا/ كالاها را به اطلاع رئيس انبار / انباردار مربوطه برساند تا ايشان بتواند پيش بيني لازم را در رابطه با جا و مكان جهت نگهداري اينگونه اقلام بعمل آورند.

4-4- درموارديكه از سند تعديل موجودي (MT75/75R) جهت تعديل ارزش موجودي و يا قيمت گذاري مجدد كالا توسط حسابداري انبارها استفاده ميشودبايدمجوزهاي لازم در اين زمينه اخذ شده و هيچگونه تغيير در مقدار كالا بوجودنيايد . در اينگـونه موارد مسئول تهيه و تنظيم و تغذيه سند به سيستم ،‌ واحد حسابداري انبارها ميباشد.

5-4-انباردار پس از دريافت سندهاي تعديل موجودي كه توسط واحد كنترل كالا و بازرسي انبارها تاييد شده و به تصويب رئيس انبارها/ رئيس امور كالا رسيده ، نسبت به نقل و انتقال فيزيكي كالاهاي مورد نظر مطابق مندرجات سند اقدام نموده و پس از تائيد سند ، اطلاعات آنرا در سيستم پيوسته و يكنواخت كالا ثبت نموده و نسخ سند را جهت اقدمات بعدي به كنترل كالا و امور مالي (حسابداري كالا) ارسال مينمايد.

6-4-كليه اسناد تعديلي پس از تنظيم و اخذ مجوزات لازم بايستي جهت تاييد و اثرگذاري در سيستم به حسابداري كالاارسال گردد و مسئول مربوطه در حسابداري كالا بايد پس از بررسي و حصول اطمينان از صحت آن نسبت به اثرگذاري سند در سيستم اقدام نمايد.

5-نحوه تنظيم سند تعديل موجودي انبار(MT75/75R) :

اين سند از دو بخش سرسند و متن سند تشكيل شده و عوامل اطلاعاتي و چگونگي ثبت آن در سيستم بشرح زير ميباشد.

1-5-اطلاعات سرسند :

1-1-5-نوع سندDOC.TYPE :

نوع سند 75 مشخص گرديده كه درفرم سند ثبت و در صفحات تصويري سيستم نيز پيش بيني گرديده است .

2-1-5-رمز عملكردDISIGNATION CODE

ستون رمز عملكرد درمواردي كه از اين سند جهت كاهش موجودي (WRITE OFF) استفاده ميشود خالي ميماند . در اين حالت پس از ثبت اطلاعات سند درسيستم بميزان درج شده براي هر قلم (ارزش / مقدار) با توجه به رمز تعديل از موجودي قلم / اقلام انبار كاسته ميشود.

درمواردي كه از اين سند براي افزايش موجودي (WRITE ON) استفاده ميشود ، ستون رمز عملكرد با حرف R تكميل ميگردد . در اين حالت بميزان درج شده در سند (ارزش /مقدار) به موجودي قلم / اقلام انبار اضافه ميگردد.

تذكر : همانطور كه درمقدمه اشاره شد در سيستم پيوسته ويكنواخت كالا ، تعديل موجودي در دو بخش جداگانه : با آدرس MA-OPR-WOF براي كاهش و MA-OPR-WON براي افزايش موجودي پيش بيني گرديده و سند MT75R, MT75 هر كدام در صفحات تصويري مستقل ثبت و از يكديگر تفكيك شده اند .

3-1-5- رمز مديريت MG.CODE :

دراين ستون رمز مديريت انبار مربوطه كه يك عدد سه رقمي است درج ميگردد. رمز مديريت مشخص كننده حوزه عملياتي هر مديريت است كه داراي بودجه اي مستقل بوده و اختيارات و مسئوليتهاي خاص خود را دارد . رمز مديريت در سند يكي از اطلاعات كليدي است و درج آن الزامي بوده و بايستي براي سيستم شناخته شده باشد.

4-1-5- شماره انبار STORE NO. :

شماره انبار عددي 4 رقمي است كه دو رقم سمت چپ آن مربوط به شماره انبار اصلي و دو رقم سمت راست شماره انبار فرعي ميباشد. درج شماره انبار در سند الزامي است . اگر سند براي انبار اصلي تنظيم ميگردد فقط شماره انبار اصلي درج ميشود ولي اگربراي انبار فرعي باشد درج 4 رقم شماره انبار (اصلي و فرعي ) در اين ستون الزامي است .

شماره انبار تحت رمز مديريت مربوطه بايستي به سيستم معرفي شده باشد.

5-1-5- رمز سازماني ADMIN CODE

رمز سازماني كه عدد دو رقمي ميباشد و دسته بندي اقلام كالا را از نظر ماهيت و نوع مصرف مشخص مينمايد در اين ستون درج ميگردد اين رمز بايد تحت شماره انبار مربوطه به سيستم معرفي شده باشد . رمز سازماني از اطلاعات كليدي سند بوده و درج آن در ستون مربوطه الزامي است.

رمز سازماني همچنين بايستي از رمزهاي سازماني تعريف شده در پرونده پارامترهاي سيستم و مربوط به اقلام مستمر ،‌ پروژه و هزينه مستقيم باشد و رمز سازماني اقلام مازاد براي فرو ش (نوع رمز سازماني DP) در اين فرم قابل قبول نمي باشد.

6-1-5-شماره درخواست پروژه PROJECT REQUEST NO.

درصورتيكه اقلام مورد تعديل مربوط به كالاهاي پروژه اي / نياز برنامه اي / خريد مستقيم باشد ، شماره حساب پروژه / نياز برنامه اي مربوطه در اين ستون درج ميگردد اين شماره كه حداكثر ده رقمي است بايد تحت رمز سازماني مربوطه تعريف و به سيستم معرفي شده باشد ( درسيستم سابقه داشته باشد) درمورد اقلام موجودي مستمر اين ستون خالي ميماند .

7-1-5- شماره سند DOC.NO.

شماره سند عددي 7 رقمي است كه پس از ثبت در دفتر و تخصيص شماره در اين ستون درج ميگردد. دو رقم سمت چپ شماره سند معادل دو رقم سال تاريخ سند و 5 رقم بعدي شماره سريال سند ميباشد . شماره سند تكراري و غير عددي قابل قبول سيستم نميباشد (نحوه شماره گذاري در دستور العمل شماره گذاري 131 آمده است )

8-1-5- تاريخ سندDOC. DATE

تاريخ سند بصورت روز ، ماه ، سال هجري شمسي و 6 رقمي (YY.MM.DD)در اين ستون درج ميگردد. تاريخ سند از تاريخ روز نبايستي بزرگتر باشد.

9-1-5- نمودار مصرف CONSUMPTION CATEGORY

دراين ستون صرفاً بدليل عدم اثرگذاري بر ميانگين مصرف ماهيانه كالا (AMU) فقط از نمودار 9 (مصارف غير مستمر) استفاده مي شود.

10-1-5-شماره حساب ACCOUNT NO.

دراين ستون شماره حساب طرف مقابل انبار برحسب نوع و رمز تعديل توسط حسابداري كالا و با توجه به سند (75/75R) مشخص و درج ميگردد.

شماره حساب بايستي به سيستم معرفي شده باشد كه سه رقم اول سمت چپ آن معادل سه رقم رمز مديريت ذيربط است. شماره حساب حداقل 15 رقم ميباشد.

11-1-5- شماره درخواست پروژه PROJECT REQUEST NO.

تعداد اقلام مندرج در متن سند دراين ستون قيد ميگردد تا درمرحله موازنه توسط سيستم مورد كنترل قرارگيرد پركردن اين ستون بصورت عددي و صحيح الزامي است .

12-1-5- جمع كل مقادير TOTAL QTY.

مجموع مقادير اقلام ثبت شده درمتن سند محاسبه و در اين ستون درج ميشود تا درمرحله موازنه مورد كنترل سيستم قرارگيرد. تكميل اين ستون بصورت عددي و صحيح الزامي است .

13-1-5- جمع كل ارزشTOTAL VALUE

چنانچه اقلام مندرج در سند توسط كاربرقيمت گذاري گردد مجموع ارزش اقلام محاسبه و در اين ستون درج ميگردد تا درمرحله موازنه توسط سيستم كنترل شود و درصورتيكه ستون ارزش اقلام خالي باشد ، اين ستون نيز خالي باقي ميماند و در اين حالت سيستم براساس روش ميانگين سند را قيمت گذاري خواهد نمود.

2-5-اطلاعات اقلام سند:

1-2-5- شماره قلم ITEM NO. :

درصورتيكه كالا مربوط به رمز سازماني پروژه / نياز برنامه اي / خريد مستقيم باشد ، شماره قلم درخواست پروژه / نياز برنامه اي / خريد مستقيم بصورت عددي دو رقمي در اين ستون درج ميگردد.

ولي چنانچه كالاي مورد تعديل مربوط به رمز سازماني اقلام مستمر باشد اين ستون خالي ميماند .

شماره قلم درخواست پروژه / نياز برنامه اي / خريد مستقيم بايستي تحت شماره درخواست ذيربط در سيستم وجود داشته باشد.

2-2-5- شماره طبقه بندي كالا MESC.NO.:

دراين ستون شماره طبقه بندي كالا بصورت عددي ده رقمي درج ميگردد. شماره طبقه بندي كالا بايستي در پايگاه طبقه بندي و انبار مربوطه سابقه داشته باشد . و براي اقلام موجودي مستمر بصورت حقيقي و ده رقمي كامل باشد. ولي درمورد اقلام پروژه ها ميتواند بصورت مجازي هم باشد كه دو رقم اول آن گروه اصلي كالا و دو رقم آخرآن شماره قلم كالا و بقيه ارقام آن ميتواند صفر باشد .

شماره طبقه بندي اقلام پروژه اي همراه شماره قلم و شماره درخواست پروژه در سيستم قابل شناسائي ميباشد.

3-2-5- مقدار قلمITEM QTY. :

دراين ستون مقدار كالاي هرقلم كه از موجودي انبار كسر يا به آن اضافه ميگردد بصورت عددي درج ميگردد. در سند MT75 (كاهنده) مقدار مندرج در اين ستون بايستي مساوي يا كمتر از مقدار موجودي قلم مربوطه در پايگاه موجودي انبار باشد در غير اينصورت سند برگشت خواهدشد.

4-2-5- واحد صدور كالاUNIT :

دراين ستون واحـد صـدور كـالا درج ميگـردد. واحد صدور يا واحد اندازه گيري كالا بايستي يكي از واحدهاي تعريف شده در پايگاه پارامترهاي سيستم بوده و براي اقلام مستمر به همراه شماره طبقه بندي كالا در پايگاه طبقه بندي ذيربط وجود داشته باشد . در مورد پروژه ها هم در زمان تغذيه اطلاعات سند MT26 در مقابل هرقلم معرفي ميگردد.

5-2-5- ارزش تعديلي قلمADJ-VALUE:

دراين ستون ارزش قلم در صورت لزوم درج ميگردد. ستون ارزش قلم براي اقلام مستمر موجودي در رمزهاي تعديل 1 الي 7 ميتواند خالي باشد ولي در رمز تعديل 8 ستون ارزش بايستي پرشود.

درسند MT75 (كاهنده) ارزش قلم بايد مساوي و يا كوچكتر از ارزش موجودي قلم در پايگاه موجودي انبار باشد در غير اينصورت سند برگشت خواهد شد.

6-2-5- رمز بازرسي S/C.CODE :

درمواردي كه تغذيه اين سند به سيستم و ورود و خروج كالا از انبار همزمان با بازرسي و شمارش موجودي انبار و پس از شمارش قلم مورد نظر باشد ، اين ستون با حرف S تكميل ميگردد در غير اينصورت خالي ميماند.

باتكميل اين ستـون بـا حـرف S بـازرسـي انبـار و مسئـولين امر متوجه مي شوند كه اقلام مندرج در اين سند كه با حرف S مشخص شده اند جزو اقلام شمارش شده ميباشند و چنانچه اين ستون خالي باشد بازرسي انبار اين قلم / اقلام را جزو اقلام بازرسي نشده محسوب نموده و در كنترلهاي بعدي خود براي رسيدن به موجودي واقعي قلم / اقلام مورد نظر اين مقادير را نيز منظور خواهد نمود.

7-2-5- رمز تعديل ADJ.CODE:

رمز تعديل كه عددي يك رقمي ميباشد بيانگر علت خروج كالا از انبار / تعديل موجودي / نوع كالاي به موجودي گرفته شده ميباشد و وظيفه سيستم را در پردازش سند تعيين مينمايد.

رمزهاي تعديل معرفي شده در سيستم بشرح زير است :‌

شماره رمز

شرح لاتين

شرح فارسي

75

1

DITERIORTED

ضايعات ناشي از فساد و تباهي كالا

75

2

BROKEN

ضايعات ناشي از شكستن كالا

75

3

FIRED

ضايعات ناشي از آتش سوزي

75

4

DISPOSED

ازرده خارج كردن كالا

75

5

SCRAP

قراضه / اسقاط شدن كالا

75

6

RETIRED

ورافتادگي كالا

75R

7

RE-ENTRY

بموجودي گرفتن اقلام از رده خارج شده قبلي كه مجدداً مورد نياز ميباشد. (انتقال از سيستم غير مكانيزه به سيستم مكانيزه )

75/75R

8

RECONCILATION

تعديل ارزش موجودي كالا (كاهنده / افزاينده)

8-2-5- شرح كالا DESCRIPTION:

دراين ستون شرح مختصر كالا جهت اطلاع مسئولين و تاييد كنندگان سند درج ميگردد ولي به سيستم تغذيه نمي شود.

6- مجوزها و حدود اختيارات مالي:

جهت تائيد و تصويب خروج كالاهاي اسقاطي ،‌ فاسد ،‌ ورافتاده و يا ضايع شده از موجودي انبار نياز به اخذ مجوزهاي لازم ميباشد كه با توجه به ارزش اينگونه كالاها و حدود اختيارات قانوني عمل ميشود.

مسئولين انبار قبل از خروج اينگونه كالاها از موجودي و انتقال به انبار مازاد براي فروش / اسقاط بايد مجوزهاي لازم را اخذ و به آن استناد نمايند.

تذكر :‌ جهت خروج كالاهاي اسقاطي ، فاسد ،‌ ورافتاده و غيره قبل از صدور سند تعديل بايستي فرمهاي از رده خارج كردن كالا/ اموال جهت آنها تكميل نموده كه در اين فرمها افراد/ سازمانهاي مسئول بررسي لازم را نموده و آن را تائيد مينمايند. پس از تاييد اين فرمها و با توجه به حدود اختيارات ميتوان نسبت به صدور سند تعديل موجودي اقدام نمود.

7- پردازشهاي حسابداري كالا :

چنانچه سند تعديل موجودي توسط كاربر قيمت گذاري نگردد سيستم براساس قيمت ميانگين سندرا قيمت گذاري نموده و با توجه به رمزتعديل (درموردسند MT75 كاهنده ) موجودي انبار بستانكار و حساب روي سند بدهكار ميگردد و درمورد سند MT75R (افزاينده) موجودي انبار بدهكار و حساب روي سند بستانكار ميگردد.

ولي در حالتيكه سند توسط كاربر قيمت گذاري گردد(بعنوان مثال در مواردي كه از اين سند جهت تعـديل قيمت اقلام انبار استفاده ميشود) كاهش و افزايش موجودي انبار براساس قيمت هاي روي سند انجام خواهد شد.

8- برگشتيهاي سند تعديل موجودي:

درسيستم پيوسته ويكنواخت كالا ، چون تطبيق اطلاعات كلي (سرسند) و اطلاعات اقلام سند در مرحله پايان ثبت اطلاعات اقلام انجام ميشود ، چنانچه اين اطلاعات تطبيق نكند ، سيستم با اعلام پيام مناسب كاربر را مطلع مينمايد تا نسبت به رفع اشكال اقدام شود و پس از رفع اشكال و دستور مجدد تطبيق (BALANCE) سيستم عمل تطبيق را انجام ميدهد تا سند با اطلاعات صحيح و مطابقت شده در سيستم ثبت گردد.

چنانچه كاربر درمرحله عدم تطبيق سد را به حال خود رها كند ،‌ اين سند با وضعيت عدم تطابق (UNBALANCE) و بصورت ناقص (HOLD) باقي ميماند كه بايستي جهت تعيين تكليف آن رفع اشكال شده و از حالت ناقص (HOLD) خارج شود.

ولي درمورد سندهائي كه در سيستم تاثير مالي داشته و موجودي كالا را متاثر مي كنند بعد از حالت تطبيق (BALANCE) با دستور كاربر و رعايت مجوزهاي داده شده درموجودي اثر ميگذارند (RELEASE ميشوند) در اين حالت ممكن است بعلت عدم تكافوي موجودي انبار (ارزش /مقدار) اينگونه سندها نتوانند اثرگذاري نمايند و به حالت معلق (SUSPEND) در سيستم باقي بمانند در اين حالت علت عدم اثرگذاري سند توسط سيستم با پيام مناسب اعلام ميگردد.

سند تعديل موجودي نيزپس از مرحله تطبيق (BALANCING) با دستور حسابداري كالا برموجودي اثرگذاري نموده و درصورتيكه از نوع 75 (كاهنده) باشد موجودي را كاهش و اگر از نوع 75R (افزاينده) باشد موجودي را افزايش ميدهد و چنانچه بعلت عدم تكافوي موجودي نتواند اثرگذاري نمايد (RELEASE نمي شود) بصورت معلق (SUSPEND) باقي ميماند كه علت آن نيز با اعلام پيام به كاربر مشخص ميگردد و كاربر بايستي با رفع اشكال دستور مجدد جهت اثرگذاري سند را بدهد تا سند از حالت معلق خارج و در سيستم ثبت شود.


فهرست ضمائم:

1- سند تعديل موجودي کالا MT75

2- مجموعه گزينه هاي مختلف مرتبط با کاهش موجودي (WOF)

3- مجموعه گزنيه هاي مختلف مرتبط با افزايش موجودي (WON)

4- نمونه فرم ازرده خارج کردن اقلام/اموال

 
1384/9/28 دوشنبه 
نسخه قابل چاپبازگشت
..
فايل هاي مربوطه :

169.905 KB  
..


مجری سایت : شرکت سیگما