تدوين روشها و هماهنگي مقررات بازرگاني
دستور العمل چگونگي تحويل و تحول اقلام موجودي انبارها  

 فهرست مطالب

1-كليات : 

 2- اختيارات و مسئوليتها :

3- مراحل اجرايي:

4- تعيين تکليف اجناس فاسد و معيوب: 

1-كليات :

1-1-مقدمه

در اين دستور العمل بمنظور حفظ و نگهداشت اقلام موجودي انبار ، طرحها و (خريدهاي مستقيم) و جلوگيري از ضرر و زيان احتمالي آنها نحوه تحويل و تحول در انبارهاي مختلف شرکت ملي گاز ايران و شرکتهاي تابعه تشريح ميگردد.

2-1- هدف :

هدف از تدوين اين دستور العمل متمايز نمودن حدود مسئوليتها و تشريح چگونگي انجام مراحل اجرائي در هنگام تحويل و تحول کالا هاي موجود در انبارهاي شرکتهاي پالايشي و استاني و مديريت هاي ستادي ميباشد.

3-1- حدود :

حدود اين روش از تحويل و تحول کالا در انبار شروع وباگزارش به مسئول ذيربط (جهت تعيين تکليف اجناس معيوب و فاسد) مطابق دستور العمل هاي موجود خاتمه مي يابد.

2- اختيارات و مسئوليتها :

1-2- رئيس امور / خدمات کالا :

ناظر برحسن اجراي اين روش بوده و مي بايست بر امرتحويل و تحول کالاهاي موجودي انبارها نظارت کامل داشته باشد.

2-2- رئيس بازرسي انبارها :

نامبرده با اعمال همکاري و هماهنگي ناظر برتحويل و تحول در انبار مي باشدچنانچه انبار فاقد سمت بازرسي انبار باشد ، اين امر توسط نماينده امور کالا / خدمات کالا انجام خواهد شد.

3-2- رئيس عمليات انبار / انبارها :

موظف است هماهنگي لازم جهت تحويل دهي کالاهاي انبار از انبار دار قبلي به انبار دار جديد بعمل آورده و آموزش هاي لازم جهت آشنائي با محيط و شرايط انبار بمنظور ايجاد آمادگي کامل براي حفظ کيفي و کمي کالاها را به انباردار جديد ارائه نمايد.

4-2- رئيس مقررات و روشهاي بازرگاني و پيماني :

رئيس مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني مسئول آموزش ، نگهداشت و تهيه و تدوين اين روش بوده و همينطور بررسي اشکالات و دريافت پيشنهادات اصلاحي و اعمال تغييرات اصلاحات لازم در دستور العمل ها ورفع اشکالات آن خواهد بود .

5-2- مدير بازرگاني :

مدير بازرگاني شرکت ملي گاز بر تدوين صحيح اين روش نظارت عاليه داشته و پيشنهادات واصله در رابطه با هرگونه اصلاح / تغيير در مفاد اين روش را از طريق مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني مورد بررسي قرارداده و در صورت تصويب ، تغييرات در نسخه بعدي اين روش اعمال مي گردد.

3- مراحل اجرايي:

در مواقعي که بنا بدلائل و ضرورتهاي مختلف تغيير انبارداري لزوم پيدا مي کند مراحلي بشرح زير بمنظور معرفي و آموزش انباردار جديد و ترخيص انباردار قديمي لازم ميباشد.

انتخاب انباردار جديد با در نظر گرفتن ضوابط پرسنلي و مصالح شرکت انجام و نظر رئيس امور کالا / خدمات کالا درمورد اين انتخاب ، کسب و سپس اقدامات تائيد و تصويب نهائي انتصاب طبق ضوابط پرسنلي انجام ميشود.

1-3- شرح مراحل مقدماتي بمنظور انجام عمليات تحويل و تحول :

1-1-3- ابلاغ امر تحويل و تحول به مسئولين ذيربط و معرفي انباردار جديد جهت طي دوره آموزش مقدماتي در صورت لزوم براي تحويل انبار .

ضمناً بايد در نظر داشت مراحل آموزش انباردار جديدو تهيه مقدمات تحويل و تحول از تاريخ ابلاغ تا شروع به شمارش فيزيکي بيش از يکماه نباشد.

2-1-3- دستور العمل حاضر جهت اطلاع دقيق ازمفاد آن به انبار دار جديد و قديم ابلاغ ميگردد.

3-1-3- رئيس بازرسي انبارها از طريق رئيس امور کالا / خدمات کالا در جريان امر تحويل و تحول قرارميگيرد تا همکاري و هماهنگي لازم برتحويل و تحول را داشته باشد.

4-1-3- رئيس انبارها حسب مورد با دريافت نسخه اي از حکم پرسنلي يا تخصيص سمت به انباردار جديددرمواردي که ضرورت ايجاب نمايد قبل از صدور حکم نهائي تخصيص سمت با حکم ابلاغ درون سازماني به انباردار قبلي ابلاغ مينمايد جهت تحويل دهي اقلام تحت کنترل آمادگي پيدا نمايد.

5-1-3- رئيس انبارها ، اطلاعات مقدماتي لازم از قبيل آشنائي با محيط و شرايط انباري که در اختيار قرارخواهد گرفت و همچنين آشنائي با ميزان و حجم تقريبي کالاها ، خصوصيت کالاهاي ويژه و نگهداري صحيح آنها و اسناد تدارکاتي و گردش و اثرات آنها و ساير مسائل اختصاصي انبار مورد بحث را در اختيار انباردار جديد قرارمي دهد تا پس از طي اين دوره آموزش ، آمادگي کامل براي حفظ کيفي و کمي کالاهاي تحت کنترل خود پيدا کند.

2-3- شرح مراحل اجرائي بمنظور شروع و انجام عمليات تحويل و تحول

1-2-3- رئيس بازرسي انبارها بمحض اطلاع از لزوم انجام تحويل و تحول انبار مورد نظر ، اقدام به تهيه برنامه لازم ( خارج از برنامه ساليانه بازرسي انبارها که از پيش تهيه شده است) نموده و بازرس يا بازرسان ناظر را تعيين مينمايد.

2-2-3- رئيس بازرسي دراسرع وقت ليست کنترل و شمارش (STOCK CHECK LIST) اقلام موجودي انبارها / طرحها (MT80) را با استفاده از سيستم پيوسته ويکنواخت کالا تهيه مي نمايد.

3-2-3- رئيس بـازرسـي انبـارها بمحض تهيه ليست کنتـرل و شمـارش اقلام مـوجودي انبـارهـا/ اقـلام طــرحهــا (STOCK CHECK LIST) ، با هماهنگي رئيس انبار مربوطه تاريخ شروع تحويل و تحول را تعيين کرده و بـازرس / بـازرسـان ناظر را جهت بررسي و شمارش اقلام معرفي مي نمايد.

4-2-3- رئيس انبار مربوطه به محض اطلاع از تاريخ شروع تحويل و تحول بمنظور بررسي و شمارش اقلام انبار تحت نظر خود ، وسائل و امکانات مورد لزوم بازرسين انبار را اعم از نيروي انسـاني و وسـائل مکانيکي فراهم مي نمايد.

5-2-3- قبل از شروع عمليات تحويل و تحول رئيس انبارهاي مربوطه از طريق سيستم و با مسئولين کنترل کالا و بازرسي اطمينان حاصل مينمايد که انباردار ذيربط کليه اسناد معوق و اشکال دار را قبلاً بررسي نموده و حتي الامکان ضمن تکميل و رفع مشکل ، آنهارا جهت تغذيه به سيستم ارائه نموده است .

6-2-3- براي کنترل هاي داخلي ترتيبي اتخاذ مينمايد که حدود و حوزه عملياتي انباردار جديد و قديم به نحوي مجزا و کنترل گردد تا اينکه انباردار جديد بتواند بطور کامل ازکالاهاي تحويلي حفاظت نمايد.

7-2-3- در حين تحويل و تحول اقلام ، مسئوليت امضاء اسناد صادره ، دريافتنقل و انتقالات ، آن بخش از کـالاهـائـي که مورد تحويل و تحول قرارگرفته اند به عهده انبادار جديد محول ميگردد.

8-2-3- بازرس / بازرسان ناظر پس از دريافت دستور رئيس بازرسي انبارها جهت بررسي و شمارش اقلام انبار مورد تحويل و تحول در محل حاضر و بر حسب موقعيت عمومي و اختصاصي هر انباربسته به حجم ، پراکندگي ، تنوع اقلام شروع به بررسي و شمارش اقلام مينمايد.

9-2-3- بازرس / بازرسان ناظر ابتدا اقلامي را که در ليست کنترل و شمارش اقلام (MT80) وجود دارند را مورد بررسي و شمارش قرارداده و مقادير شمارش ويا توزين شده را در ليست مزبور درج مي نمايد.

10-2-3- چنانچه در امر بررسي و شمارش به اقلامي برخورد شود که مشخصات آنها بعلل مختلف در ليست کنترل و شمارش اقلام انبار مربوطه نبوده و بلکه فقط در انبار موجود ميباشند چنين اقلامي نيز مورد بررسي و شمارش قرارگرفته و مقادير واقعي موجود را در فرم هاي دستي (MT80) درج مي نمايد.

11-2-3- بازرس / بازرسان ناظر چنانچه در جريان بررسي و شمارش اقلام ، به اقلامي برخورد نمايند که بعلل فاسد شدن ويا معيوب بودن غير قابل مصرف باشند چنين اقلامي نيزجزو موجودي اقلام انبار مربوطه بحساب آورده و مورد تحويل و تحول قرارميدهند وليکن مراتب را جهت اقدامات بعدي به مسئولين مربوطه حسب مورد گزارش مينمايند .

اقلام فوق در صورتمجلس تحويل و تحول کالاهاي موجودي انبارهاکپي (پيوست شماره يک) نيز قيد ميگردند.

12-2-3- بازرسان جهت کنترل بيشتر ترتيبي اتخاذ مينمايند که قفسه ها و محل استقرار کالاهاي شمارش شده بطرزي علامت گذاري و مشخص گردد تا هريک از انبارداران جديد و قديم بخوبي از حوزه تحت اختيار قرارگرفته خود مطلع باشند.

13-2-3- تنظيم فرم (MT80) جهت کليه اقلام انجام مي گيرد . درصورت نداشتن موجودي فيزيکي ، ستون هاي مربوط به مقدار با صفر پرمي شود .

14-2-3- در زمان بررسي و شمارش اقلام مورد تحويل و تحول حتي المقدور بايد سعي شود که فعاليت عادي انبار تعطيل شود و در صورت لزوم هرگونه ورود و خروج اجناس مورد بررسي ، شمارش بايد با اطلاع بازرس / بازرسان ناظر صورت بگيرد تا نتيجه شمارش اجناس پس از منظور نمودن مقادير وارده و يا صادره درفرمهاي MT80) پيوست شماره 2) منعکس گردد.

15-2-3- بازرس ناظر پس از پايان کار ، اقلام شمارش شده و همچنين کليه اسناد و مدارک مربوطه را با تنظيـم صورتمجلس ( نمونه پيوست شماره 1) مورد تحويل و تحول قرارداده و اقدام به گرفتن امضاء هاي قيد شده در ذيل برگ صورتمجلس مينمايد .

16-2-3- بازرس ناظر بتدريج در طي مراحل تحويل و تحول ودرنهايت ، تمام فرمهاي شمارش فيزيکي اقلام را تکميل و امضاء نموده و پس از اخذ تائيديه انباردار قديم و جديد و رئيس انبار مربوطه طبق روش معمول جهت تغذيه به سيستم ، اقدام مي نمايدو گزارش کامپيوتري اختلاف موجودي را از سيستم دريافت مي نمايد .

17-2-3- با اتمام کار بررسي و شمارش فيزيکي اقلام مورد تحويل و تحول و تکميل صورتمجلس مربوطه و اخذ تصويب رئيس امور کالا /خدمات کالا عملاً امر تحويل و تحول کالا صورت ميگيرد بعد از صورتمجلس تنظيمي تمام اختيارات و مسئوليتهاي انباردار قديمي به انباردار جديد محول ميشود و انباردار قديمي بعد از تاريخ فوق الاشاره هيچگونه مسئوليتي در تغييرات کمي و کيفي کالاي انبار ندارد ، امادرمـورد اختلافـات کـالاها تا زمان تصدي که در صورتجلسه هاي فوق الاشاره درج شده است کاملاً مسئول و جوابگو خواهد بود.

تبصره 1:چنانچه کل و يا تعدادي از اقلام انبار مورد تحويل و تحول توسط بازرسي انبارها مورد شمارش فيزيکي قرارگرفته باشد درصورت تائيد توسط انبارداران جديد و قديم نيازي به شمارش مجدد نبوده و با تنظيم صورتمجلس مقـاديـر شمـارش شـده قبلي امر تحويل و تحول انجام مي پذيرد.

تبصره 2 :درموارديکه انبارداردر هرمرحله از تحويل و تحول بدلائل مختلف اخراج و يا توقيف مي شود مراحل تحويل و تحول را بطريق مشروح در اين روش با نظارت بازرسي انبارها طي نموده و در صورت وجود منع قانوني نسبت به حضوروي در انبار ، مسئول مستقيم ايشان مراحل تحويل و تحول را دنبال خواهد کرد.

4- تعيين تکليف اجناس فاسد و معيوب:

گروه بازرسي( بازرس/ بازرسان ناظر) همزمان با بررسي و شمارش انبار مورد تحويل و تحول ، ليست اجناس معيوب و فاسدي را که هنگام شمارش فيزيکي اقلام در صورتمجلس درج نموده اند جهت اقدامات بعدي تهيه و تکميل مي نمايند.

 
1384/12/17 چهارشنبه 
نسخه قابل چاپبازگشت
..
فايل هاي مربوطه :

96.982 KB  
..


مجری سایت : شرکت سیگما