تدوين روشها و هماهنگي مقررات بازرگاني
روش اجرايي و فروش كالا به اشخاص ثالث (MT71/73) 

 

فهرست مطالب 

 1-كليات:
 2- مسئوليت ها :

 3- مراحل اجرايي :

4- نحوه تنظيم سند MT73/73R

 5- برگشتيهاي كالاي فروش به اشخاص ثالث :
 6-فهرست ضمائم:

 

1-كليات:

1-1- مقدمه

با توجه به نياز بعضي از سازمانها ي دولتي خارج از وزارت نفت در بعضي از اقلام موجود در انبارهاي شرکت ها و امکان تامين آن توسط واحدهاي تابعه شرکت ملي گازبا تائيدو تصويب ه.م.م شرکت/مديريت و يا برآوردن نياز پيمـانکـاران طرف قرارداد که مي بايستي بعضي از اقلام را منحصراً از طريق انبارهاي شرکت ها / مديريت ها تامين نمايند در سيستم پيوسته ويکنواخت کالا تسهيلاتي براي اين امر در نظر گرفته شده که تحت عنوان فروش / برگشت از فروش کالا به اشخاص ثالث در بخش عمليات کالا معرفي گرديده و امکانات لازم را دراختيار کاربران قرارميدهد.

بخش فروش / برگشت از فروش کالا به اشخاص ثالث داراي زير مجموعه اي مي باشد که قسمتهاي مختلف فروش کالا و يا برگشت آنرا از مرحله ايجاد درخواست تا پرداخت وجه و دريافت کالا و يا عودت کالا به انبار و تسويه حساب و دريافت وجه توسط عودت دهنده کالا را شامل مي شود ، که به تفصيل در اين مجموعه توضيح داده شده است.

2- 1- هدف :

درخواست / واگذاري کالا به اشخاص ثالث اعم ازکليه وزارتخانه ها سازمانهاي دولتي نهادها و پيمانکاران طرف قرارداد شرکت ها / مديريت هاي تابع شرکت ملي گاز ايران با تائيدو تصويب ه.م.م شرکت/مديريت.

3-1- حدود:

حدود اين روش اجرايي از زمان درخواست کالا توسط شخص ثالث (باتوجه به مفاد بند 2-1 ) شـروع و تـا پـرداخت وجـه و دريـافت کـالا و يا عودت کالا به انبار و تسويه حساب و دريافت وجه توسط عودت دهنده کالا خاتمه مي يابد.

2- مسئوليت ها :

1-2- رئيس كنترل وتدارك كالا/رئيس عمليات انبارها :

نامبردگا ن مي بايست هماهنگي لازم راپس از دريافت اطلاعاتدر خصوص بررسي عدم نيازعملياتي به اينگونه كالاها بعمل آورده و اقدامات مقتضي بعمل آوردند.

2-2-امور كالا / خدمات كالا :

رؤساي امور كالا / خدمات كالاي شركت ها موظف هستند پس از دريافت اطلاعات اقدامات لازم در خصوص بررسي عدم نيازعملياتي به اينگونه كالاها بعمل آورده سپس در صورت موافقت با فروش کالا ، دستورتغذيه اسناد MT71- اعلام به حسابداري کالا و درنهايت تغذيه اسناد MT73 را صادر نمايد.

3-2- امورمالي /حسابداري كالا :

با توجه به ابعاد مالي عمليات ، واحد مذكور مسئوليت ارايه شماره حسا بها و كنترلاسناد MT71 وقيمت گذاري وتائيدسيستمي آن رابـعهده دارد.بديهيست پس از تائيد سند MT71 سند MT73 قابل تغذيه ميباشد.

4-2- رئيس مقررات و روشهاي بازرگاني و پيماني:

نامبرده پيشنهادات/ نظرات اصلاحي را پس از دريافت ، مورد بررسي قرار داده و در صورت لزوم اقدام به تهيه اصلاحيه روش نموده كه پس از تصويب مدير بازرگاني ابلاغيه آنرا به اطلاع شركت ها/مديريت هاميرساند .

همچنين در مورد آموزش و استفاده مشتركين از سيستم پيوسته و يكنواخت كالا اقدامات لازم را بعمل مي آورد .

5-2- مدير بازرگاني :

ايشان به اجراي صحيح اين روش نظارت عاليه داشته و پيشنهادات واصله در رابط با اصلاحات/ تغييرات در اين روش رااز طريق مقررات و روشهاي بازرگاني و پيماني موردبررسي قرار داده و در صورت تصويب ابلاغ مي نمايد .

3- مراحل اجرايي :

الف : درخواست فروش / واگذاري كالا به اشخاص ثالث :

زمانيكه فروش يا واگذاري كالا به اشخاص ثالث اعم از كليه وزارتخانه ها ، سازمانهاي دولتي ، نهادهاو پيمانكاران طرف قرارداد شركتهاي تابعه وزارت نفتبا تائيدو تصويب ه.م.م شرکت/مديريت، مورد نظر باشد ابتدا از سند درخواست فروش / واگذاري كالا به اشخاص ثالث “ MT71 " استفاده مي شود.

كالاي مورد نظر مي تواند كالاي پروژه ، خريد مستقيم و يا موجودي مصرف مستمر انبارويا کالي رمز سازماني اقلام مازاد باشد . اقلام درج شده در اين سند جهت تهيه و چاپ فاكتور فروش توسط حسابداري كالا قيمت گذاري مي شوند.

بعد از چاپ فاكتور فروش و ارائه آن به متقاضي چنانچه وصول وجه مورد نظر از متقاضي توسط حسابداري شركت / مديريت تائيد گردد ، سيستم با تائيدامورمالي/حسابداري کالا بروز رسيده و سند فروش / واگذاري كالا به اشخاص ثالث “ MT73 " قابل چاپ در حسابداري / انبار مي باشد. و متقاضي مي تواند توسط اين سند اقلام مورد نظر را از انبار دريافت نمايد.

ضمناً تا زمانيكه متقاضي وجهي بابت ارزش كالاي قابل واگذاري پرداخت نكرده باشد سند مذكور قابل حذف از سيستم مي باشد ولي پس از پرداخت وجه در صورت انصراف متقاضي از دريافت كالا و يا عدم واگذاري كالا به متقاضي آناليست مربوطه بايد رمز وضعيت ركورد را بصورتي تغيير دهد كه توسط سيستم فاكتور برگشتي (براساس اطلاعات فاكتور فروش ) چاپ شده و توسط حسابداري تائيد گرديد و مبلغ مورد نظر به متقاضي مسترد گردد.

در سيستم پيوسته ويكنواخت كالا جهت دسترسي به امكان ايجاد / اصلاح / حذف و رويت اسنـاد مـربـوط به فروش اشخاص ثالث مي توان از آدرس MA-OPR-TPS و انتخاب گزينه هاي مختلف استفاده نمود. مجموعه گزينه هاي مربوط به MT71 و MT73 در پيوست شماره 3 آمده است.

نحوه تنظيم سند MT71

اين سند شامل دو بخش سرسند و متن سند مي باشد كه توسط آناليست كنترل كالاي رمز سازماني مربوطه بشرح زير تكميل و تغذيه سيستم مي گردد.

1-3- اطلاعات سرسند :

1-1-3- نوع سند DOC. TYPE :

نوع سند شامل دو قسمت مي باشد دو رقم سمت چپ آن نمايانگر سند درخواست فروش / واگذاري كالا به اشخاص ثالث يعني “ MT71 " مي باشد و رقم سوم بيانگر رمز عملكرد سند در سيستم است كه در حالت ايجاد سند درخواست فروش خالي و درحالت هـاي اصـلاح يا حـذف از حـروف “ A " و “ D " استفاده مي شود.

2-1-3- رمز مديريت MG.CODE :

رمز مديريت سه رقمي بوده و مشخص كننده حوزه عملياتي هر مديريت مي باشد كه داراي بودجه اي مستقل بوده و مسئوليت ها و اختيارات خاص خود را داردرمز مديريت مي بايست به سيستم معرفي و شناخته شده باشد . پركردن اين فيلد كه از كليدهاي اصلي اسناد است الزامي است .

3-1-3- شماره انبار STORE NO. :

شماره انبار بصورت 4 رقمي است كه دو رقم سمت چپ انبار اصلي و دو رقم بعدي انبار فرعي مي باشند كه در صورت عدم وجود انبار فرعي خالي خواهد ماند. شماره انبار بايد تحت رمز مديريت مربوطه شناخته شده باشد . پركردن فيلد شماره انبار الزامي است.

4-1-3- رمز سازماني ADMIN :

رمز سازماني بصورت عدد دو رقمي در ستون مربوطه نوشته مي شود اين رمز مي بايست در سيستم براي انبار مربوطه شناخته شده باشد.

5-1-3- شماره درخواست برنامه اي / پروژه REQUEST NO. :

اين ستون 10 رقمي بوده و در صورتيكه اقلام درخواستي از محل پروژه يا درخواست برنامه اي خاصي قابل تامين باشد شماره درخواست پروژه / برنامه اي در اين قسمت نوشته مي شود.

6-1-3- شماره سندDOC . NO. :

اين ستون 7 رقمي و شماره سند درخواست پس از ثبت در دفتر مربوطه به اين سند تخصيص داده مي شود اين شماره نبايستي تكراري و يا ناقص باشد.

7-1-3- تاريخ سند DOC. DATE :

اين ستـون 6 رقمـي بـوده و تـاريخ تنظيم سند در واحد حسابداري و بصورت “ YY MM DD “ هجري شمسي در آن نوشته مي شود. دو شماره سال تاريخ مي بايست معادل دو شماره سمت چپ شماره سند باشد . و پركردن كامل اين فيلد اجباري است . تاريخ سند نبايد از تاريخ روز بزرگتر ونبايديكسال بيش از تاريخ روز كوچكتر باشد.

8-1-3-كد مجري پروژه USER CODE :

اين ستون سه كارآكتري بوده و تركيبي از حرف و عدد قابل قبول مي باشد پركردن اين ستون بطوركامل 3 رقم الزامي نيست و مي تواند يك يا دو حرف يا عدد هم باشد ولي نبايد خالي بماند.

9-1-3- محل تحويل / ارسال كالا DELV. TO :

اين فيلد 15 كارآكتري و مي تواند تركيبي از عدد و حرف را بگيرد كه در آن محل تحويل كالا / ارسال كالا براساس توافق دوطرف تعيين مي گردد.

پـركـردن ايـن فيلـد اجبـاري نبوده و خالي بودن آن باعث برگشت سند نمي شود.

10-1-3- نمودار مصرف CONS. CAT. :

اين ستون يك رقمي بوده كه آناليست كنترل كالاي مربوطه بر حسب نوع درخواست مذكور و ميزان تعهد انبار در تهيه كالاي مربوطه براي متقاضي نمودار مصرف را تعيين نموده و در اين محل قيد مي نمايد. نمودار مصرف ميتواند يكي از موارد زير باشد . ضمناً چنانچه اين ستون بصورت عددي پرنشـده و يا ازكـدهاي زيـر استفـاده نشـود سند با پيام مناسب برگشت مي شود.

كد

شرح

“ خالي “

مصرف مستمر

“ 7 “

مصارف پروژه بدون درخواست

“ 8 “

مصارف مستمر ويژه

“ 9 “

مصارف غير مستمر

11-1-3- تعداد اقلام ITEM COUNT :

اين ستون دو رقمي بوده و تعداد اقلاميكه در سند ثبت شده است در اين محل قيد مي گردد تا در مرحله موازنه سند مورد استفاده واقع شود. پركردن اين فيلد الزامي است.

12-1-3 - جمع كل مقادير TOTAL QTY. :

اين ستون 8 رقمي و مجموع مقادير اقلام محاسبه و در اين فيلد ثبت ميگردد تا درمرحله موازنه مورد كنترل سيستم قرارگيرد. چنانچه اين فيلد خالي يا بصورت عددي تكميل نگردد سند برگشت مي شود.

13-1 3- جمع كل ارزش TOTAL VALUE :

اين ستون 13 رقمي و مجموع ارزش قابل وصول اقلام درخواست شده پس از محاسبه توسط امور مالي در اين فيلد درج مي گردد. تا در مرحله موازنه مورد كنترل سيستم واقع شود.

توضيح اينكه ارزش مذكور صرفاً جهت چاپ فاكتور فروش مورد استفاده قرارمي گيرد و ارزش موثر در سيستم موجودي انبار براساس ميانگين ارزش موجود توسط سيستم محاسبه و مورد پردازش قرارخواهد گرفت.

2-3- اطلاعات اقلام سند:

1-2-3- شماره قلم ITEM NO. :

شماره قلم عددي و 2 رقمي بوده و از 01 تا 99 را شامل مي گردد. در صورتيكه اقلام درخواستي مربو ط به پروژه يا درخواست برنامه اي خاصي باشد شماره قلم درخواست برنامه اي مربوطه نيز بايد در ستون شماره قلم درج گردد . در غير اينصورت اين ستون خالي مي ماند.

2-2-3- شماره طبقه بندي MESC :

شماره طبقه بندي بصورت عدد 10 رقمي در اين ستون درج مي شود شماره طبقه بندي بايد در پايگاه طبقه بندي و پايگاه موجودي انبار وجود داشتـه بـاشد. در صـورتيكه ايـن فيلد جهت اقلام پروژه و درخواستهاي برنامه اي خالي مانده و يا گروه اصلي جزء اقلام پروژه مربوطه نباشد و يا اينكه دو رقم سمت راست MESC مجازي مساوي با شماره قلم پروژه نباشد سند قبول نشده و برگشت مي شود.

3-2-3- واحد كالا UNIT :

واحـد صـدور كـالا بصـورت كـارآكتري و دو حـرفي در ايـن ستون نوشته مي شود. واحد صدور كالا مي بايست قبلاً در پايگاه پارامترها معرفي شده باشد و بهمراه شماره طبقه بندي در پايگاه طبقه بندي وجود داشته باشد.

4-2-3- مقدار درخواستي REQD. QTY. :

اين ستـون 8 رقمي بوده و مقدار درخواستي متقاضي در اين ستون نوشته مي شود . مقدار مذكور به سيستم تغذيه نمي شودو صرفاً جهت اطلاع واحد كنترل كالاي مربوطه از نياز متقاضي مي باشد.

5-2-3- شرح DESCRIPTION :

شرح قلم در اين ستون درج شده ولي به سيستم تغذيه نمي شود.

6-2-3- مقدار تعهد شده SALE/RECV.QTY. :

اين ستون 6 رقمي بوده و آناليست كنترل كالاي مربوطه با توجه به مقدار درخواستي متقاضي ، مقدار موجودي و سوابق مصرف و ساير عوامل اطلاعـاتي انبـار را بررسي نموده و مقدار قابل تحويل را در اين محل درج مي كند . براساس اين مقدار كه مي بايست كمتر از مقدار موجودي انبار باشد ارزش قابل وصول از خريدار توسط سيستم محاسبه خواهد شد و انباردار نيز موظف است اين مقدار را در صورت وجود به خريدار تحويل نمايد.

7-2-3- ارزش قلم SALED VALUE :

اين ستون 9 رقمي بوده و ارزش قلم كه عبارتست از ارزش قابل وصول كالا كه براساس مجوز مديريت مربوطه ، نحوه محاسبه ارزش كالا تعيين و در صورت ضرورت با توجه به كد محاسبه ارزش ، اين ستون تكميل مي گردد. ارزش قلم و كد محاسبه آنمي بايست به تاييد حسابداري كالا / امور مالي برسد اين ستون مي تواند جهت كد محاسبه “1 “ خالي و براي كد محاسبه “ 9 “ پر باشد.

8-2-3- كد محاسبه CALC. CODE :

اين ستون يك رقمي بوده و از آنجا كه محاسبه ارزش قابل وصول كالاي واگذار شده به متقاضي برحسب مورد و با توجه به شرايط درخواست كننده و نظر مديريت ذيربط و ضوابط و مقررات مالي شركت متغير مي باشد ، لذا از عنصر اطلاعاتي كد محاسبه جهت نيل به اين منظور استفاده مي شود.

اين كد توسط واحد كنترل كالاي انبار مربوطه تعيين و مي بايست به تاييد حسابداري كالا / امور مالي برسد .

- اگر كد محاسبه برابر “ 1 “ باشد آنگاه ارزش قابل وصول براساس روش ميانگين ارزش موجودي صورت مي گيرد وستون ارزش قلم خالي مي ماند و محاسبات توسط سيستم انجام مي شود.

- اگر كد محاسبه برابر “ 9 “ باشد آنگاه ارزش قابل وصول قلم توسط امور مالي / حسابداري كالا براساس مجوزهاي مالي محاسبه شده و درستون ارزش قلم قيد مي گردد. اين محاسبات حتماً مي بايست به تائيد حسابداري كالا / امور مالي برسد.

ضمناً بايد توجه داشت كه محاسبات فوق صرفاً بمنظور استفاده از تسهيلات سيستم جهت چاپ فاكتور فروش بوده و در سيستم در پايگاه موجودي انبار تاثير ندارد.

درصورتيكه در اين ستون از كدهاي “ 1 “ و “ 9 “ استفاده نشود و يا اينكه خالي بماند سند برگشت مي شود.

رمز وضعيت در سند MT71

رمز وضعيت مراحل مختلف درخواست فروش / واگذاري كالا به اشخاص ثالث بشرح زير مي باشد.

-20 ايجاد درخواست فروش به اشخاص ثالث توسط آناليست كنترل كالا .

-28 اصلاح و تائيد قيمت سند درخواست با توجه به كد محاسبه توسط حسابداري كالا / امور مالي .

-29 چاپ فاكتور فروش “ سياهه “ توسط واحدحسابداري كالا / امور مالي و تاييد آن . (پرداخت وجه توسط متقاضي انجام شده است.)

-30 ابطال درخواست فروش به اشخاص ثالث توسط آناليست مربوطه .

توضيح 1) تا قبل از رمز وضعيت 29 سند درخواست مي تواند توسط واحد سفارشات و درصورت انصراف كتبي خريدار ابطال گردد.

توضيح 2) ادامه وضعيت درخواست در پايان همين بخش و در انتهاي توضيحات سند فروش / واگذاري كالا به اشخاص ثالث درج گرديده است.

ب :فروش / و ا گذ اري كالا به اشخاص ثالث (صدور / برگشت) MT73/73R :

بعد از تنظيم و تغذيه درخواست MT71توسط آناليست كنترل كالاي مربوطه و تاييد سند توسط حسابداري كالا / امورمالي و چاپ فاكتور فروش جهت صدور كالا از انبار ، سند فروش / واگـذاري كالا به اشخاص ثالث (MT73) و در مقابل آن برگشت كالا (MT73R) استفاده مي شود.

پس از تائيد حسابداري مبني بر پرداخت وجه كالاي درخواستي / تسيهلات چاپ سند فروش / واگذاري كالا به اشخاص ثالث درواحد حسابداري (جهت ارائه به متقاضي) و در انبار (جهت صدور كالا) در سيستم وجود دارد كه كليه اطلاعات موجود در سيستمبرحسب ضرورت در آن ثبت شده است و انباردار مي تواند با آگاهي كامل از وضعيت اقلام درخواستي نسبت به صدور كالا از انبار و تحويل به متقاضي اقدام نمايد. در صورتيكه متقاضي قادر به دريافت تمام مقادير اقلام درخواستي نباشد و يا مقادير فروخته شده به طوركامل در انبار موجود نباشد تسهيلات صدور بدفعات كالا از انبار (PARTIAL) در سيستم ايجاد شده است و سند مذكور مي تواند تحت شماره درخواست اوليه به دفعات چاپ شده و هربار بخشي از قلم درخواستي تحويل متقاضي ميگردد. همچنين در موارديكه انبار با نبود كالا مواجه شده ولي ملزم به تحويل كالا به متقاضي باشد . قابليت معلق نمودن درخواست (SUSPEND) توسط انباردار در سيستم تعبيه شده است و اين موارد توسط آناليست كنترل كالاي مربوطه تعيين تكليف شده و از حالت مذكور خارج خواهدشد.

ضمناً در موارديكه به دليل انصراف متقاضي از دريافت تمام يا بخشي از اقلام درخواستي و يا نبود كالا در انبار مي بايستي با متقاضي تسويه حساب گردد، با اعلام آناليست مربوطه به سيستم ، فاكتور برگشتي به ازاء مقادير يا باقيمانده توسط سيستم چاپ شده و در اين فاكتور مبناي محاسبه ارزش كالاي برگشتي اطلاعات فاكتور فروش مربوطه خواهد بود و حسابداري مي بايست براساس ارزش كالاي برگشتي تحويل نشده نسبت به استرداد وجه باقيمانده به متقاضاي اقدام نمايد.

بايد توجه داشت كه سابقه فروش / واگذاري كالاي مورد بحث زماني توسط سيستم خاتمه يافته تلقي مي گردد كه مقدار واگذار شده با مقدار تعهد شده / فروخته شده مساوي باشد در غير اينصورت ركورد مذكور جهت انجام اقدامات بعدي در پايگاه اطلاعاتي حفظ ميگردد.

بعد از ثبت سند MT73 به سيستم و انجام موفق مراحل موازنه و بروز رساني سند ، رمز وضعيت ركورد مربوطه متناسب با عمل انجام شده در سيستم تغيير كرده و از موجودي انبار معادل مقدار سند فروش و ارزش قلم كسر مي گردد.

ارزش كالاي صادره بر اساس قيمت ميانگين و احد موجودي انبار توسط سيستم محاسبه مي شود. ضمناً در مورديكه متقاضي كالاي واگذاري يا فروخته شده را به انبار برگشت مي دهد ابتدا به آناليست كنترل كالاي مربوطه مراجعه نموده و پس از تائيد و قبول كالاي برگشتي سند “ MT73R " توسط واحد مذكور تنظيم شده و متقاضي كالاي برگشتي را به انبار تحويل داده و انباردار پس از تكميل سند مذكور و تغذيه آن به سيستم اقـلام بـرگشتي را تحـويل مي گيرد. سپس توسط سيستم فاكتور برگشتي براي واحد حسابداري / امور مالي چاپ شده و واحد مذكور ضمن بررسي و تائيد ارزش كالاي برگشتي نسبت به استرداد وجه كالاي برگشتي و بروز رساني سيستم اقدام مي نمايد. و لذا در حالت برگشت كالاي واگذار شده به انبار نيازي به تنظيم درخواست واگذاري نمي باشد.

4- نحوه تنظيم سند MT73/73R

اين سند همانند سند درخواست “ MT71” شامل دو بخش سرسند و متن سند بوده كه در بخش اول اطلاعات مشترك اقلام و حاصل جمعهايي كه جهت موازنه سند در سيستم مورد نياز مي باشد درج ميگردد. در اين مرحله تقريباً كليه اطلاعات در واقع همان اطلاعات سرسند “ MT71 " مي باشد كه پس از وارد كردن آن و زدندكمه ENTER بخش دوم سند متن سند ظاهر مي شوددر اينجا با استفاده از كليدPF8 ميتوان به اطلاعات متن سند در اين مرحله دستيابي پيدا كرد.

قابل ذكر است در صورتي مراحل فوق قابل اجرا مي باشد كه سند درخواست “ MT71 " در وضعيت “ 29 " يا “ 55 "باشد.

1-4- اطلاعات سرسند :

1-1-4- نوع سند DOC.TYPE :

نوع سند شامل دو قسمت مي باشد دو رقم سمت چپ نمايانگر سند فروش / واگذاري كالا به اشخاص ثالث يعني “ 73 " كه بصورت چاپي مي باشد و رقم سوم بيانگر “ رمز عملكرد “سند در سيستم است كه در حـالت فروش “ خالي “ و درحالت برگشت كالا به انبار حرف “ R “ مي باشد.

2- 1-4- رمز مديريت MC.CODE :

در اين ستون رمز مديريت مربوطه نوشته مي شود كه عددي و 3 رقمي و جزء اطلاعات كليدي است .

3-1-4- شماره انبار STORE NO. :

اين ستون چهاررقمي بوده كه شامل دو رقم سمت چپ انبار اصلي و دو رقم بعدي انبار فرعي مي باشد.

4-1-4- رمز سازماني ADMIN:

دراين ستون رمز سازماني مربوطه كه عددي و دو رقمي و غير صفر بوده نوشته مي شود . در صورتيكه اين فيلد بصورت خالي مانده و از رمزي استفاده شود كه به انبار مربوطه اختصاص نيافته باشد سند با پيام مناسب برگشت مي شود.

5-1-4- شماره درخواست برنامه پروژه REQUEST NO :

شرح اين ستون شبيه مرحله 5-1-9 مي باشد .

6-1-4- شماره سند DOC.NO. :

اين فيلد 7 رقمي بوده و به سند فروش / واگذاري به اشخاص ثالث اختصاص مي يابد . شماره سند نبايستي تكراري و يا ناقص باشد.

7-1-4- تاريخ سند DOC.DATE :

اين ستـون 6 رقمـي بـوده و بصـورت YYMMDD شمسي نوشته مي شود دو شماره سمت چپ تاريخ مي بايست معادل دو شماره سمت چپ شماره سند باشد در صورت عدم تكميل تاريخ يا شماره سند ، سيستم با پيام مناسب سند را برگشت مي دهد.

8-1-4- شماره سند درخواست REF.DOC. NO. :

اين ستون 7 رقمي بوده و شماره سند درخواست “ MT71 " در آن درج مي گردد. درصورتيكه در اين ستون شماره سند درخواست مربوطه نوشته نشود سند برگشت مي شود و بايست اصلاح گردد.

درسند “ MT73R " نيز در اين قسمت شماره درخواست فروش مربوطه درج مي گردد.

9-1-4- كد مجري پروژه USER CODE :

اين ستون 3 رقمي بوده و عيناً از سند درخواست توسط سيستم پر ميشود و درحالت برگشت كالا نيز توسط آناليست كنترل كالاي مربوطه تكميل مي شود.

10-1-4- محل تحويل / ارسال كالا DELV. TO. :

محل ارسال كالا درصورت وجود درسند درخواست عيناً توسط سيستم در اين ستون چاپ مي شود و پركردن آن در سند برگشت كالا نيز اختياري است.

11-1-4- تعداد اقلام ITEM COUNT :

اين ستون دو رقمي و تعداد اقلام سند در آن نوشته تا در مرحله موازنه مورد كنترل قرارگيرد. پركردن اين فيلد الزامي است.

12-1-4- جمع كل مقادير TOTAL QTY. :

اين ستون 11 رقمي مي باشد و مجموعه مقادير صادره از انبار توسط انباردار محاسبه و در اين محل ثبت مي گرددو در پرونده هاي سيستم ثبت نمي گردد.

13-1-4- جمع كل ارزش TOTAL VALUE :

اين ستون صرفاً در هنگام برگشت كالا به انبار استفاده مي شود و پركردن آن زماني نياز است كه ركورد فروش مربوطه در سيستم موجود نباشد و آناليست كنترل كالا / حسابداري براساس سوابق نسبت به محاسبه ارزش وجه پرداختي به متقاضي اقدام مي نمايد.

2-4- اطلاعات متن سند:

1-2-4- شماره قلم ITEM NO. :

ايــن ستـون دو رقمـي بـوده و در صـورتيكـه اقـلام سنـد درخـواست “ MT71 “ مربوط به پروژه و يا درخواست برنامه اي باشد سيستم شماره قلم مربوطه را چاپ خواهد كرد در غير اينصورت اين ستون خالي خواهد ماند.

2-2-4- شماره طبقه بندي MESC :

در اين ستون شماره طبقه بندي كالا از سند درخواست “ MT71 " توسط سيستم چاپ شده است.

3-2-4- واحد اندازه گيري UNIT :

در اين ستون واحد اندازه گيري كالا از سند درخواست “ MT71 " اخذ و چاپ گرديده است.

4-2-4- مقدار درخواستSALE/RECV.QTY. :

اين ستون 8 رقمي بوده كه مقدار فروش با مقدار برگشت كالا به انبار با توجه به مرحله قبل كه شامل درخواست مربوطه و تائيد آن توسط حسـابـداري كـالا / امور مالي و سپس چاپ سياهه مي باشد و در وضعيت “ 29 “ قراردارد از سند “ MT71 " اخذ و در اين ستون نوشته شده است.

5-2-4- مقدار صادره ISSUE QTY. :

اين ستون 8 رقمي بوده و مقدار صادره از انبار بعداز انجام تشريفات قبلي توسط انباردار به متقاضي تحويل ميگردد. درصورتيكه اين ستون خالي مانده و يا بصورت عددي و صحيح تكميل نگردد و يا مقدار صادره بيشتر از مقدار ثبت شده درسند “ MT71 “باشد سند مورد قبول واقع نشده و با پيام مناسب برگشت مي شود.

6-2-4- ارزش VALUE :

اين ستون ده رقمي بوده و صرفاً در تنظيم سند برگشت كالا به انبار (MT73R) پر مي شود . زمانيكه آناليست كنترل كالا / حسابداري كالا با استفاده از تسهيلات سيستم ،‌ اطمينان حاصل نمايد كه ركورد فروش كالاي مربوطه در سيستم وجود ندارد و با استفاده از سوابق اسناد در بايگاني ارزش واحد كالاي فروخته شده را در مقدار برگشتي ضرب نموده و حاصلضرب را در اين ستون مي نويسد.

ارزش قيد شده در اين ستون صرفاً جهت پرداخت وجه كالاي برگشتي به متقاضي مي باشد و در فاكتور برگشتي توسط سيستم چاپ مي شود و تاثيري در ارزش موجودي سيستم ندارد و كالاي برگشتي براساس قيمت ميانگين روز به موجودي اضافه ميشود.

7-2-4- رمز بازرسيSTOCK CHECK CODE :

اين ستون يك حرفي ودرصورت“ خالي “ بودن ستون بمنظور تاثير سند درشمارش موجودي انبار ووجود حرف S بمنظور عدم تاثير سند درانبار گرداني روز جاري بكار گرفته ميشود. حرف يا عدد ديگري دراين فيلد پذيرفته نميشود.

8-2-4- نمودار جزءPART CODE :

اين ستون يك حرفي بوده و نمودار جرء با مشخصات ذيل در آن درج ميگردد.

-مقدار صادره مساوي مقدار تعهد شده باشد :

( نمودار جزء = C & وضعيت = 50 )

-مقدار صادره كمتر ازمقدار تعهد شده باشد :

( نمودار جزء = P & وضعيت = 55 )

-تعليق درخواست بدليل كسري مقدار صادره از تعهد :

( نمودار جزء = S & وضعيت = 40 )

درصورتيكه اين فيلد خالي و يا از كدهاي معرفي نشده استفاده گردد سيستم با پيام مناسب سند را برگشت ميدهد.

رمز وضعيت مراحل فروشSALE STATUS :

درهر مرحله از اقدامات انجام شده روي درخواست فروش ، ميتوان وضعيت مراحل فروش كالا در سيستم را تشخيص داد. رمزهاي وضعيت در مرحله فروش به قرار زير ميباشند.

-40تعليق درخواست بدليل كسري مقدار صادره از مقدار تعهد شده به مدت يكماه

-45تمديد مدت تعليق درخواست

-50مقدار صادره مساوي مقدار تعهد شده ميباشد.

-55 مقـدار صــادره كمتـر از مقـدار تعهـد شـده بـوده و با تـوجـه به نمـودار جـز‌ء ( PART CODE)بصورت P=PARTIALيعني حمل بدفعات ميباشد .

-60اگر رمز وضعيت 40و يا 50 باشد دراين حالت با توافق و يا درخواست كتبي خريدار نسبت به انصراف باقيمانده مقدار تعهد ، آناليست كنترل كالاي مربوطه اقدام به اصلاح سند درخواست نموده و مقدار تعهد شده را بامقدار صادره برابر مي سازد .

-70تنظيم سند برگشت كالا به انبار (MT73R)و تائيد آن توسط آناليست كنترل كالا و تحويل كالا به انبار و تكميل و تغذيه فرم مذكور به سيستم توسط كاربر ( انباردار يا سريال كنترل كالا )

-75 تائيد و يا اصلاح قيمت سند بركشت كالا (MT73R)به انبار توسط واحد حسابداري كالا / امور مالي

5- برگشتيهاي كالاي فروش به اشخاص ثالث :

درسيستم پيوسته ويكنواخت كالا ، چون تطبيق اطلاعات كلي (سرسند) و اطلاعات اقلام سند در مرحله پايان ثبت اطلاعات اقلام انجام ميشود ، چنانچه اين اطلاعات تطبيق نكند ، سيستم با اعلام پيام مناسب كاربر را مطلع مينمايد تا نسبت به رفع اشكال اقدام شود و پس از رفع اشكال و دستور مجدد تطبيق (BALANCE) سيستم عمل تطبيق را انجام ميدهد تا سند با اطلاعات صحيح و مطابقت شده در سيستم ثبت گردد.

چنانچه كاربر درمرحله عدم تطبيق سند را به حال خود رها كند ،‌ اين سند با وضعيت عدم تطابق (UNBALANCE) و بصورت ناقص (HOLD) باقي ميماند كه بايستي جهت تعيين تكليف آن رفع اشكال شده و از حالت ناقص (HOLD) خارج شود.

ولي درمورد سندهائي كه در سيستم تاثير مالي داشته و موجودي كالا را متاثر مي كنند بعد از حالت تطبيق (BALANCE) با دستور كاربر و رعايت مجوزهاي داده شده درموجودي اثر ميگذارند (RELEASE ميشوند) در اين حالت ممكن است بعلت عدم تكافوي موجودي انبار (ارزش /مقدار) اينگونه سندها نتوانند اثرگذاري نمايند و به حالت معلق (SUSPEND) در سيستم باقي بمانند در اين حالت علت عدم اثرگذاري سند توسط سيستم با پيام مناسب اعلام ميگردد.

فهرست ضمائم:

پيوست شماره 1 ) نمونه فرم سندMT71

پيوست شماره2) نمونه فرم سند MT73

پيوست شماره 3) مجموعه گزينه هاي مرتبط با MT71/73

 
1384/9/28 دوشنبه 
نسخه قابل چاپبازگشت
..
فايل هاي مربوطه :

181.505 KB  
..


مجری سایت : شرکت سیگما