تدوين روشها و هماهنگي مقررات بازرگاني
روش اجرايي فروش/واگذاري كالاهاي مازاد و اسقاط (MT72) 

 

فهرست مطالب

 1-كليات:
 2- تعاريف :
 3- مسئوليت ها :
 4- مراحل اجرايي :
 5- برگشتيهاي سيستم:
 6- فهرست ضمائم:

 

1-كليات:

1-1- مقدمه

در مجموعه تدارکات و عمليات کالاي شرکتهاي تابع صنعت گاز چنانچه کالايي در انبار وجود داشته باشد که ديگر براي آن محل مصرفي وجود نداشته باشد ، مثلاً قطعات دستگاهي در انبار وجود داشته باشدکه خود آن دستگاه ديگر درصنعت مورد استفاده قرارنگيرد و يا ميزان موجودي بقدري زياد است که احتمال فاسد شدن آن وجود داشته باشد ، ميزان مازاد آن پس از استعلام در سطوح مختلف صنعت نفت و عدم نياز واحدهاي مختلفبه رمز سازماني مازاد براي فروش ارسال مي گردد.

همچنين کالاهايي که در انبار به انحاء مختلف از بين مي روند ولي باقيمانده کالا ويا ظروف آنها به نحوي داراي ارزش است ، پس از تعديل موجودي کالاي از بين رفته در انبار اوليه مواد ويا ظروف باقيمانده، توسط بارنامه به رمز سازماني مازاد براي فروش (ADM29) انتقـال يـافتـه درايـن رمـز به موجودي گرفته مي شوند ، از طرفي کالاها واموالي که عمر مفيد آنها به اتمام رسيده و يا آنچه که پس از تعميرات اساسي تاسيسات صنعتي برجاي مي ماند توسط بارنامه به رمز سازماني مازاد براي فروش منتقل مي شوند.

کـالاهـا و امـوا لي که به طرق مختلف به رمز سازماني مازاد براي فروش انتقال ميابند چنانچه قابل تعمير باشند به تعميرگاه ارسال و پس از تعمير به انبار اوليه ارسال ميشوند.

اين کالاها چنانچه بدلايل مختلف (محيط زيست ، امنيتي و ...) قابل فروش نباشند طي تنظيم صورتجلسه و با مجوزهاي کميته هاي موجود ، منهدم مي شوند ولي چنانچه قابل فروش باشند پس از اخذ مجوزهاي لازم در روي برگ از رده خارج کردن کالا / اموال توسط امور کالاي شرکت ها / مديريت ها يا در ستاد توسط طرح جمع آوري و فروش اموال و کالاي مازاد/سازمان مشابه طي انجام تشريفات مزايده / واگذاري کالا به فروش گذاشته مي شوند.

واحد فروشنده کالا پس از انجام تشريفات مزايده و تعيين برنده مزايده اقدام به معرفي وي به انبار محل نگهداري کالا مي نمايد ، مسئولين انبار، کالاي مازاد براي فروش را توسط سند فروش کالاي مازاد واسقاط (MT72) از انبار صادر مي نمايندو از موجودي انبار کسر مي گرددو سپس توسط حسابداري کالا تسويه حساب انجام ميگيرد.

2-1-هدف :

- جلوگيري از تراكم اجناس مازاد و نهايتاً پيشگيري از توسعه بي رويه انبارهاي مازاد واسقاط.

- ايجاد درآمدهاي جديدبراي شركت ازطريق فروش اجناس و اقلاميكه هيچگونه محل مصرفي درصنعت ندارند.

3-1- حدود:

حدود اين روش اجرايي از زمان اعلام عدم نياز توسط متقاضيان در سطح صنعت نفت درمحدوده زماني مشخص ،آغازو پس از درج آگهي در روزنامه هاي کثيرالانتشار ادامه و در نهايت پس از دريافت وجه، واگذاري /فروش کالا يا اموال(با تاييد کميته اموال) از طريق مزايده عمومي و تحويل به خريداران زيربط خاتمه مي يابد .

2- تعاريف :

1-2-اموالي که عمر مفيد آنها به اتمام رسيده باشد.

2-2-کالاهائيکه پس ازتعميرات اساسي تاسيسات در صنعتبرجاي مي مانند و نيز اقلاميکه در جريان عمليات مستهلک مي شوند.

3-2-مجموعهکالاهاي مازادي که پس از استعلام از شرکتهاي تابع شرکت ملي گاز وسپس در سطح صنعت نفت مورد نياز تشخيص داده نشوند در گروه کالاهاي مازاد قابل فروش جاي مي گيرند.

3- مسئوليت ها :

1-3- رئيس كنترل كالا

نامبرده مي بايست باهماهنگيمسئولينعمليات انباردرتفكيك كالاهاي مازاد پروژه ها و موجودي انبار، ناباب و اسقاطي و تنظيم و تأييد فرمهاي از رده خارج كردن کالاها/اموال (حسب مورد ) و ارسال ليست آنها به مراجع ذيصلاح جهت تعيين تكليف ودر و نهايت انتقال كالاهاي مورد بحث به رمزهاي سازماني29(آماده براي فروش) اطمينانحاصل نما يد.

2-3- رئيس انبار

نامبرده مسئوليت حفظ و نگهداري كالاهاي موصوف ، تا تعيينتكليف نهاييو تحويل کالا به برنده مزايدهرا بعهده خواهد داشت .

3-3-امور كالا / خدمات كالا :

رؤساي امور كالا / خدمات كالاي شركت ها موظف هستند پس از دريافت اطلاعات لازم مبني بر عدم نياز به اينگونه كالاها ،اقدامات لازم درجهت انتقال سيستمي اين اقلامبه رمز سازماني تعيين شده و انجام مراحل بعدي بعمل آورده همچنينمسئوليت تاييد اسناد تحويل به برنده مزايده رابعهده خواهند داشت .

توضيح : كليه عمليات اشاره شده در اين دستورالعمل مي تواندرأساًتوسط خود شركتها انجام شود ، مشروط بر اينكه كالاي مورد نظر مربوط به طرحها يا پروژه هاي عمده ستادي نباشد .در اين صورت ميبا يست حداكثر ظرف مدت 30 روزا طلاعات مربوط به اينگونه اقلام را به واحد طرح جمع آوري و فروش اموال و كالاي مازاد شركت ملي گاز ايران/ اداره مازاد و واگذاريها / سازمان مشابه اعلام نمايند .

4-3- رئيس طرح جمع آوري وفروش اموال وکالاي مازاد شرکت ملي گاز ايران/ سازمان مشابه :

تازمانيکه يک سازمان مصوب در مديريت بازرگاني يا ديگرمديريت ها جايگزين واحد مذکورنشده باشد. رييس طرح موظـف اسـت پس از دريافت اطلاعات اقلام مازاد نسبت به بررسي امكان استفاده اينگونه اقلام ابتدا در واحدهاي تابعه گاز وسپس در ساير واحدهاي تابعه وزارت نفت استعلام بعمل آورد ه و در صورت عدم اعلام نياز از طرف واحدهاي فوق الذكر. نسبت به فروش آنها براساس مفاد آئين نامه معاملات شركت اقدام نمايد.

5-3- امورمالي /حسابداري كالا :

با توجه به ابعاد مالي عمليات ، واحد مذكور مسئوليت ارايه شماره حسا بها و كنترل اسناد واگذاري/فروش رابـعهده داشته و ثبت قيمت وکد محاسبه در اين سندميبايست توسط امور مالي / حسابداري كالا ي مربو طه درج و سپس سند تائيد مالي شود. همچنين كليه اسناد ميبايست پس ازمهر و امضاي امور مالي / حسابداري كالا ي مربو طه به سيستم تغذيه گردد.

6-3- رئيس مقررات و روشهاي بازرگاني و پيماني:

نامبرده پيشنهادات/ نظرات اصلاحي را پس از دريافت ، مورد بررسي قرار داده و در صورت لزوم اقدام به تهيه اصلاحيه روش نموده كه پس از تصويب مدير بازرگاني ابلاغيه آنرا به اطلاع شركت ها/مديريت هاميرساند .

همچنين در مورد آموزش و استفاده مشتركين از سيستم پيوسته و يكنواخت كالا اقدامات لازم را بعمل مي آورد .

7-3- مدير بازرگاني :

ايشان به اجراي صحيح اين روش نظارت عاليه داشته و پيشنهادات واصله در رابط با اصلاحات/ تغييرات در اين روش رااز طريق مقررات و روشهاي بازرگاني و پيماني موردبررسي قرار داده و در صورت تصويب ابلاغ مي نمايد .

4- مراحل اجرايي :

فروش / واگذاري و بركشت از فروش كالاي مازاد اسقاطي MT72/72R

اين سند براي خروج كالاي فروخته شده در رمز سازماني مازاد براي فروش ( 29)و تحويل به خريدار مورد استفاده قرار ميگيرد. خريدار كالاي مازاد با ارائه معرفي نامه صادره از سوي واحد فروش كالا ( طرح / كالاي مازاد / سازمان مشابه ) داراي رمز سازماني مازاد براي فروش ، درخواست تحويل اقلام فروخته شده را مي نمايد ضمن آنكه وسائل و تجهيزات لازم را نيز تدارك ديده است مقدار اجناس و اقلام مربوطهتوسط رمزسازماني مازاد برروي اين سند نوشته و مطابق با آن تحويل خريدار ( برنده مزايده ) ميگردد. اگر كل مقدار به يك باره تحويل خريدار داده شود در ستون رمز تحويل عدد 30 نوشتهميشود در غير اينصورت برا ي تحويل به دفعات در ستون رمز تحويل عدد 50 نوشته شده و براي تحويل آخرين مرتبه ( نهايي ) در ستون رمز تحويل عدد 30نوشته ميشود. درپايان عمليات تحويل جنس ، خريدار با در دست داشتن اسناد به مسئولين كالاي مازاد مربوطه مراجعه و تسويه حساب مي نمايد. ستونهاي ارزش و كد محاسبه توسط حسابداري كالا / امور مالي پر ميگردد.همچنين در موارد بسيار نادر كه جنس فروخته شده به انبار اسقاط برگشت شود با سندMT72Rبه موجودي گرفته ميشود.

در سيستم پيوسته و يكنواخت كالا جهت دسترسي به امكان ايجاد/ اصلاح / حذف و رؤيتو .. اسناد مربوط به فروش و برگشت كــالاي مـازاد براي فروش ميتوان از آدرس MA-OPR-DPSو انتخاب گزينه هاي مختلف استفاده نمود مجموعه گزينه هاي مربوط به MT72/72Rدر پيوست شماره2 آمده است .

- نحوه تنظيم سند MT72/72R

در اين سند ستونهاي كد محاسبه و ارزش توسط حسابداري مربوط به كالاي مازاد با مهر امضاي سند و بقيه ستونها توسط آناليست كنترل كالاي انبار مازاد براي فروش تكميل خواهد شد. عناصر اطلاعاتي در دو بخش سرسند و متن سند بطور جداگانه تشريخ خواهد شد.

1-4- نحوه تنظيم سر سند:

1-1-4- نوع سندDOC . TYPE :

دراين ستون عدد “ 72 “ ‌ از قبل چاپ شده است و درحالتيكه جنس به انبار برگشت شود درستون سوم آن “ R“ نوشته ميشود.

2-1-4- رمز مديريتMG . TYPE :

دراين ستون رمزمديريت مربوطه نوشته ميشود كه عددي 3 رقمي ميباشد. و پركردن آن الزامي است .

3-1-4- شماره انبارSTORE NO. :

دراين ستون شماره انبار اقلام مازاد اسقاطي /قابل فروش نوشته ميشود. ضمن آنكه پركردن آن الزامي ميباشد ، ميبايست قبلاً‌ شماره انبار براي رمز مديريت معرفي شده باشد.

4-1-4- رمز سازمانيADMIN :

دراين ستون دورقمي رمز سازماني اقلام اسقاطي / قابل فروش نوشته ميشود و پركردن آن الزامي است .

توضيح اينكه براي كليه شركتها / مديريت ها اين رمز سازماني معادل “29”به سيستم معرفي شده است .

5-1-4- شماره سند فروشDOC.NO. :

اين ستون 7 رقمي بوده ودرواقع همان شماره سند تعديل موجودي اقلام اسقاطي / مازاد براي فروش (MT76R)درآن ثبت ميشود. دو رقم سمت چپ شماره سند ميبايست مطابق با دو رقم سال تاريخ باشد.

6-1-4- تاريخ سندDOC. DATE. :

دراين ستون 6 رقمي تاريخ تنظيم سند بصورت“ YYMMDD “ نوشته ميشود و اگر بزرگتر از تاريخ روز باشد ويا دورقم سال آن با دورقم چپ شماره سنديكي نباشد سند برگشت ميشود.

7-1-4- شماره مزايدهTENDER NO. :

اين ستون 5 رقمي بوده ودرواقع همان شماره قلم مزايده اي است كه خريدار درآن برنده شده است / شماره اي كه تحت آن كالا واگذار شده است ، نوشته ميشود وپركردن آن الزامي است .

8-1-4- شماره قلم مزايدهTENDER ITEM :

اين ستون دو رقمي بوده و شماره قلم مزايده / شماره قلم واگذاري نوشته ميشود و پركردن آن الزامي است .

9-1-4- کد محاسبهCALC. CODE :

اين ستون يك رقمي بوده و كد نحوه قيمت گذاري توسط حسابداري كالاي مازاد / امورمالي تعيين ميشود كه سيستم با توجه به اين كد نحوه قيمت گذاري ( تعيين ارزش ) توسط سيستم انجام مي گيرد كه بشرح زير ميباشد.

كد 1- محاسبه ارزش براساس ارزش موجودي انبار يك ريال و يا ارزش دفتري

كد2- محاسبه ارزش براساس ارزش كارشناسي خواهد بود.

كد 3- محاسبه ارزش براساس ارزش مزايده خواهد بود.

كد 9- سيتسم در محاسبه دخالتي نخواهد نمود وارزشي كه حسابداري در سند بنويسد مبنا قرار خواهد گرفت .

چنانچه با توجه به وضعيت سند دراين ستون كدي خارج از كدهاي معرفي شده مذكور قيد گردد سند مورد قبول واقع نخواهد شد.

10-1-4- تعداد اقلامITEM COUNT :

اين ستون دورقمي بوده وتعداد و اقلام مندرج در سندنوشته خواهد شد اين ستون بمنظور موازنه اطلاعات سند مورد استفاده سيستم قرار خواهد گرفت .

11-1-4- جمع كل مقاديرTOTAL QTY:

اين ستون 8 رقمي بوده و با دورقم اعشار ميباشد كه مقدار صادره / برگشتي (وزن ) جداگانه محاسبه شده وحاصل جمع بدست آمده دراين ستون نوشته ميشود پركردن اين ستون الزامي است .

12-1-4- جمع كل ارزشTOTAL QTY. :

اين ستون 12 رقمي بوده و ارزش اقلام جداگانه محاسبه شده وحاصل جمع بدست آمده در اين ستون نوشته ميشود. چنانچه ستون ارزش قلم موضوع بند 6-2-4 پرباشد ، پركردن اين ستون الزامي است .

ضمن آنكه اين ستون در موازنه ارقام نوشته شده حائز اهميت است و در پرونده هاي سيستم تاثير ي ندارد.

2-4- نحوه تنظيم ستونهاي متن سند:

1-2-4- شماره سند اوليهXDOC.NO. :

اين ستون 7 رقمي بوده و شماره سند اوليه “ MT76 “ كه ركورد به توسط آن شكل گرفته است نوشته ميشود. و بعنوان بخشي از اطلاعات كليدي بايستي به سيستم تغذيه گردد و پركردن آن الزامي است .

2-2-4- شماره طبقه بندي / شناساييMESC :

اين ستون 10 رقمي بوده و شماره طبقه بندي / شناسايي اقلام مربوطه درآن نوشته ميشود. و پركردن آن الزامي است .

3-2-4- واحد اندازه گيريUNIT :

اين ستون دوحرفي و واحد اندازه گيري كالا درآن نوشته ميشود. و پركردن آن الزامي است .

درصورتيكه اين فيلد به سيستم معرفي نشده باشد و يا با MESC مربوطه هماهنگ نباشد سند با اعلام پيام مناسب برگشت ميشود.

4-2-4- شرحDESCRIPTION :

دراين ستون شرح كالا/ جنس نوشته ميشود و به سيستم تغذيه نميگرددو پركردن آن هم الزامي نبوده وصرفاً‌جهت اطلاع ميباشد.

چنانچه درحالت برگشت كالاي فروخته شده باشيم (MT72R)و سابقه اي در سيستم وجود نداشته باشد شرح به سيستم تغذيه ميگردد.

5-2-4- مقدار صادره /برگشتي. ISSUE/ RETURN QTY :

اين ستون 7 رقمي با دو رقم اعشار بوده ومقدار صادره /برگشتي از انباردرآن نوشته ميشود چنانچه از اقلامي باشد كه بصورت وزني از انبار صادر شود ولي درابتدا با واحد اندازه گيري ديگري ايجاد سابقه شده است ، بايستي برحسب كيلوگرم درج گردد در ساير حالاتي كه واحد از جنس وزن ميباشد مثلاًگرم ، پوند ، اونس وواحد مربوطه ملاك عمل خواهد بود. درصورتيكه اين فيلد خالي بماند يا بصورت صحيح و عددي وارد نشود سند مورد قبول سيستم واقع نمي گردد.

6-2-4- ارزش قلمITEM VALUE :

دراين ستون ارزش قلم درج ميگردد و هنگامي كه بخواهيم جنس را با قيمت تعيين شده به فروش رسانده / واگذار نمائيم كه باكد محاسبه 9 هماهنگ است ، بدين معني كه سيستم درمحاسبه ارزش قلم دخالتي ننموده وارزشي را كه امور مالي / حسابداري كالاي مازاد در سند بنويسد مبناي محاسبه قرار خواهد گرفت .

7-2-4- ارزش دفتري:

درحالت عادي از اين ستون استفاده نميشود وخالي مي ماند لكن اگر كالايي به انبار برگشت شود و سابقه اي از آن در سيستم موجود نباشد ستون ارزش دفتري توسط حسابداري تكميل ميگردد.

8-2-4- وضعيت واگذاريDISP.STATUS:

دراين ستون 2 رقمي، اگر كل مقدار به يك باره تحويل خريدارشودعدد 30 نوشتهميشود در غير اينصورت برا ي تحويل به دفعات در اين ستون عدد 50 نوشته شده و براي تحويل آخرين مرتبه ( نهايي ) در ستون فوق عدد 30نوشته ميشود. درصورتيكه اين فيلد خالي بماند يا بصورت صحيح و عددي وارد نشود سند مورد قبول سيستم واقع نمي گردد.

5- برگشتيهاي سيستم:

درسيستم پيوسته ويكنواخت كالا ، چون تطبيق اطلاعات كلي (سرسند) و اطلاعات اقلام سند در مرحله پايان ثبت اطلاعات اقلام انجام ميشود ، چنانچه اين اطلاعات تطبيق نكند ، سيستم با اعلام پيام مناسب كاربر را مطلع مينمايد تا نسبت به رفع اشكال اقدام شود و پس از رفع اشكال و دستور مجدد تطبيق (BALANCE) سيستم عمل تطبيق را انجام ميدهد تا سند با اطلاعات صحيح و مطابقت شده در سيستم ثبت گردد.

چنانچه كاربر درمرحله عدم تطبيق سند را به حال خود رها كند ،‌ اين سند با وضعيت عدم تطابق (UNBALANCE) و بصورت ناقص (HOLD) باقي ميماند كه بايستي جهت تعيين تكليف آن رفع اشكال شده و از حالت ناقص (HOLD) خارج شود.

ولي درمورد سندهائي كه در سيستم تاثير مالي داشته و موجودي كالا را متاثر مي كنند بعد از حالت تطبيق (BALANCE) با دستور كاربر و رعايت مجوزهاي داده شده درموجودي اثر ميگذارند (RELEASE ميشوند) در اين حالت ممكن است بعلت عدم تكافوي موجودي انبار (ارزش /مقدار) اينگونه سندها نتوانند اثرگذاري نمايند و به حالت معلق (SUSPEND) در سيستم باقي بمانند در اين حالت علت عدم اثرگذاري سند توسط سيستم با پيام مناسب اعلام ميگردد.

فهرست ضمائم:

پيوست شماره 1) نمونه فرم سند MT72/72R

پيوست شماره 2 ) مجموعه گزينه هاي مرتبطبا سندMT72

پيوست شماره3)نمونه فرم از رده خارج كردن كالا/اموال

 
1384/9/29 سه‌شنبه 
نسخه قابل چاپبازگشت
..
..


مجری سایت : شرکت سیگما