تدوين روشها و هماهنگي مقررات بازرگاني
روش اجرايي تهيه و تنظيم سند انتقال كالا بين انبارهاي اصلي وفرعي(MT66/66R) 

فهرست مطالب

1- كليات: 
2- اختيارات و مسئوليت ها: 
3- مراحل اجرائي:
4- نحوه تنظيم درخواست انتقال كالا بين انبارهاي اصلي وفرعي: 
5- نحوه تنظيم سند انتقال كالا بين انبارهاي اصلي وفرعي - ارسال: 
6- نحوه تنظيم سندانتقال كالا بين انبارهاي اصلي وفرعي دريافت: 
7- تغييرات و تكميل وضعيت هاي نقل و انتقال كالا بين انبارهاي اصلي وفرعي : 
8- برگشتيهاي سيستم :
9- فهرست ضمائم : 

1- کليات:

1-1- مقدمه

درمواردي که بعد مسافت بين انبارهاي اصلي و واحدهاي عملياتي باعث ايجاد اختلال در تامين مايحتاج مورد نياز مصرف کنندگان کالا ميشود . جهت دستيابي سريع به اقلام مورد نياز واحدهاي عملياتي و جلوگيري از وارد شدن خسارت به کالاها در حين جابجائي ، وجود انبارهاي فرعي در کنار واحدهاي عملياتي امري ضروري بوده تا بتوانند پاسخگوي سريع و بموقع درخواستهاي مورد نياز اين واحدها از نظر کالا و مواد باشند .

بطور کلي انبارهاي فرعي صرفاً وظيفه نگهداري و توزيع اقلام مورد نياز واحدهاي عملياتي منطقه مربوطه را بعهده داشته با تفاوت اينکه گستردگي انبار اصلي رانداشته و تدارک و تامين اقلام مورد نيار آن از طريق واحد کنترل کالاي انباراصلي صورت ميگيرد. در سيستم پيوسته ويکنواخت کالا هر انبار اصلي مجازخواهد بود تا 99 انبار فرعي را تحت پوشش داشته باشد.

در اين روش چگونگي نقل و انتقال کالا بين انبار اصلي و فرعي و بالعکس و ثبت اسناد آن در سيستم پيوسته ويکنواخت کالا مورد بررسي قرارميگيرد :

الف : براساس روش کنترل موجودي انبار فرعي ، زمانيکه ميزان موجودي انبار فرعي به سطح حداقل ميزان تعيين شده ميرسد ، سيستم بطور خودکار با فرمولها و ضوابط تعيين شده ، مقدار کالا مورد نياز را بررسي و محاسبه مينمايد ، سپس مشخصات اقلام مورد نياز طي سند درخواست انتقال کالا بين انبار اصلي و فرعي (MT56) براي آناليست کنترل کالاي انباراصلي توسط سيستم ايجاد مي شود . نامبرده اقلام مربوطه را با توجه به مقدار موجودي انبار اصلي و پيش بيني مصرف آتي ، بررسي نموده و مقدارکالاي قابل انتقال را تعيين ومقدار اقلام / قلم درخواستي را تعديل / تائيد مينمايد . با تائيد درخواست مذکور در پايگاه بين راهي انتقالات ، رکورد بين راهي ايجاد که براساس آن سند انتقال- صدور (MT66) تنظيم و کالا به انبار فرعي ارسال مي گردد.

ب:درمواردي بنابه ضرورت ، آناليست کنترل کالاي انبار اصلي تشخيص ميدهد که انبار فرعي بيش از حد تعيين شده در سيستم نياز به کالا دارد ، لذا نامبرده ميتواند خارج از برآوردهاي سيستمي با صدورسند انتقال کالا (MT66) نياز انبار فرعي را تأمين نمايد.

ج: انباردار انبار فرعي درموارد اضطراري نياز به کالا ميتواند با تنظيم سند درخواست انتقال کالا و يا ايجاد اين سند در سيستم با استفاده از رايانه موجود در انبار از آناليست کنترل کالاي انبار اصلي تقاضاي انتقال کالا نمايد.

بطور معمول درموارد ذيل از اين روش استفاده ميشود :

-انتقال کالااز انباراصلي به انبارفرعي و يا بالعکس تحت پوشش يک مديريت.

-انتقال کالا ازيک انبار فرعي به انبار فرعي ديگر تحت پوشش يک مديريت.

2- 1- هدف :

هدف از تدوين اين روش تشريح کليه مراحلي است که بايد انتقال کالا بين انبار اصلي و فرعي ويا بالعکس انجام گرفته و اطلاعات آن درسيستم پيوسته ويکنواخت كالا ثبت گردد وهمچنين تعيين حدود مسئوليتها در انجام نقل و انتقال كالا دريک شرکت /مديريتميباشد.

3-1- حدود:

حدود اين روش از زمان تنظيم سند درخواست انتقال كالا (سند MT56 ) ازانبار فرعي به انبار اصلي/فرعي يا بالعکس شروع و پس از بررسي وتائيد مقادير توسط آناليست كنترل كالاي انبار دارنده کالا ، ارسال کالا و با وصول كالا توسط انبار درخواست كننده و صدور سند انتقال كالا دريافت و تغذيه اطلاعات به سيستم و توزيع نسخ سند و تسويه حساب انتقال كالا خاتمه مي يابد.

جهت تنظيـم درخواست انتقـال كـالا بين انبارهاي اصلي/فرعي وفرعي يا بالعکس و مـراحل بعـدي آن بـايـد از مسير MA-OPR-TBS درسيستم پيوسته و يكنواخت كالا و انتخاب گزينه هاي مختلف استفاده نمود. مجموعه گزينه هاي مربوطدر پيوست شماره3 آمده است .

2- اختيارات و مسئوليتها :

1-2- روٌساي عمليات انبار / سمتهاي همطراز :

مسئوليت دارند هماهنگي لازم را جهت انتقال کالا از انبار اصلي به فرعي يا بالعکس بعمل آورند تا کالاي مورد نياز بموقع وباکمترين هزينه وخسارت جابجا گردد.

2-2- رئيس / مسئول كنترل كالا :

نامبرده موظف استبا استفاده از امكانات سيستم پيوسته و يكنواخت كالا ضمن انجام كنترلهاي مقطعي در راستاي تامين بموقع كالا ي انبار/انبارهاي فرعي ، پس از هماهنگي هاي لازم درجهت تامين و نقل و انتقال كالا اقدام نمايد.

3-2- آناليست كنترل كالاي انبار اصلي :

نامبرده مسئوليت دارد ضمن بررسي و کنترل موجودي اقلام انبار/انبارهاي فرعي ، بين راهي و مصرف دوره پوششي را مدنظر قرارداده ، چنانچه نياز به قلم/اقلامي درانبار فرعي مشاهده نمود اقدام به تهيه سند انتقال كالا (سندMT66) از انبار اصلي به فرعي نمايد . همچنين مسئوليت دارد موارد درخواست انبار/انبارهاي فرعي را مورد بررسي قرار داده چنانچه نياز به تعديل/تائيد مقادير درخواست (MT56) باشد موارد مذکوررا انجام وپس از تاييد رئيس کنترل کالا مبادرت به تهيه وتنظيم سند انتقال کالا (MT66) نمايد.

4-2- انباردار انبار فرعي/مسئول انبارفرعي :

نـامبـرده موظف است درموارد اضطراري وپيش بيني نشده نياز به کالا با آناليست كنترل كالاي انبار اصليجهت تامين نيازها ، هماهنگي لازم را بنمايد وهمچنين ميتواند با مسئولين ساير انبارهاي فرعي در ارتباط با تامين نياز خود تماس حاصل نمايد. به نحوي كه انبارفرعي با كمبودكالا مواجه نگردد.

5-2- روٌساي خدمات كالا / اموركالا :

مسئول حسن اجراي اين روش بوده و بر کار آناليست ها و انبارداران نظارت کامل داشته تا کليه اقلام مورد نياز انبارهاي فرعي مطابق اين روش تامين گردد.

6-2-رئيس مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني :

رئيس مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني مسئول آموزش ، نگهداشت ، تهيه و تدوين روشها، دستور العمل هاي اجرايي سيستم پيوسته ويكنواخت كالا وهمينطور بررسي اشكالات ودريافت پيشنهادات اصلاحي و اعمال تغييرات و اصلاحات لازم دربرنامه هاي مورد نياز سيستم و دستور العمل ها ورفع اشكالات آن خواهد بود.

7-2- مديربازرگاني :

مدير بازرگاني شركت ملي گاز بر اجراي صحيح اين روش نظارت عاليه داشته و پيشنهادات واصله در رابطه با هرگونه اصلاح /تغيير درمفاد اين روش را از طريق واحد مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني ، مورد بررسي قرارداده و درصورت تائيد و تصويب ،‌ تغييرات درچاپهاي بعدي اين روش اعمال مي گردد.

3 - مراحل اجرائي:

1-3- درخواست انتقال کالا سند (MT56)

درخواست انتقال کالا از انبار اصلي به فرعي يا بالعکس و يا از انبار فرعي به انبار فرعي ديگر تحت پوشش يک مديريت به روشهاي زير انجام ميشود.

 

1-1-3- ايجاد درخواست انتقال توسط سيستم

ميزان موجودي کالا در انبار فرعي بايستي در يک سطح مطلوبي بوده تا جوابگوي نيازهاي عملياتي منطقـه مربوطه باشد که اين مقدار با در نظر گرفتن فرمول مقدار " حداقل سطح تجديد انتقال " و " حداکثر سطح انتقال " توسط سيستم معين شده و بطور خودکار مقدار مابه التفاوت موجودي بعلاوه بين راهي و حداکثر سطح انتقال را بعنوان جايگزيني نياز انبار فرعي توصيه مينمايد.

2-1-3- تاييد درخواست انتقال توسط آناليست کنترل کالا

با توجه به اينکه کنترل موجودي اقلام انبار فرعي توسط آناليست کنترل کالاي انبار اصلي مربوطه انجام ميشود. نامبرده اقلام پيشنهادي سيستم را بررسي و مقادير آنرا تعديل / تاييد مينمايد.

آناليست کنترل کالاي موجودي انبار اصلي خارج از توصيه هاي سيستم نيز چنانچه تشخيص دهد انبار فرعي تحت پوشش ، نياز به کالا دارد ميتواند نسبت به تنظيم سند انتقال کالا جهت انبار فرعي مربوطه اقدام نمايد.

براي تأمين اقلام مورد نياز انبار/ انبارهاي فرعي تحت پوشش ، آناليست کنترل کالا ميتوانداز موجودي انبار اصلي يا انبارهاي فرعي ديگر تحت پوشش انبار اصلي و يا ازطريق تنظيم تقاضاي جداگانه و يا افزايش مقادير تقاضاهاي بين راهي انبار اصلي اقدام نمايد.

3-1-3- صدور درخواست انتقال کالا توسط انباردار انبار فرعي

درصورتيکه انباردار انبار فرعي در مواقع حساس و ضروري نياز به کالائي داشته و در انبار خودش موجود نباشد ميتواند نسبت به تنظيم سند درخواست انتقال کالا و ثبت اطلاعات آن در سيستم اقدام و سند مربوطه را جهت اقدامات بعدي براي آناليست کنترل کالاي انبار اصلي ارسال نمايد ، يابدون تنظيم سند با ايجاد درخواست در سيستم از طريق رايانه موجود در انبار و اطلاع به آناليست کنترل کالاي انبار اصلي نياز خود را اعلام نمايد.

2-3- بررسي درخواست و صدور سندانتقال (سند MT66 )

درخواست انتقـال کـالا بـه هـرشکلي که به آناليست کنترل کالاي انبار اصلي اعلام شود ، نامبرده راه هاي تامين آنرا جستجو مينمايد . که پس از بررسي ، مقادير اقلام سند / اسناد درخواست را تعديل / تائيد نموده و سپس نسبت به صدور سند انتقال کالا از انبار اصلي به فرعي و يا در مواردي که تشخيص دهد از انبارهاي فرعي ديگر به انبار فرعي مورد نظر اقدام نموده و آنرا پس از تائيد رئيس کنترل کالا جهت صدور (انتقال ) کالا براي انباردار مربوطه ارسال مينمايد.

وضعيت سند درخواست پس از ايجاد درسيستم 24 و پس از تائيد آناليست کنترل کالا به 50 تبديل ميشود.

3-3- صدور کالا توسط انباردار

انباردار پس از وصول سندانتقال کالا بين انبار اصلي و فرعي (MT66) ، اطلاعات اقلام آنرا بررسي نموده و پس از حصول اطمينان از وجود مقادير مورد درخواست نسبت به آماده نمودن آنها براي ارسال به انبار درخواست کننده اقدام مينمايد.

چنانچه موجودي بعضي از اقلام مورد درخواست که به تائيد آناليست کنترل کالا نيز رسيده به اندازه کافي نباشد و يافاقد موجودي باشد مراتب را به آناليست کنترل کالا اعلام تا نامبرده مقادير جديد قلم / اقلام سند / اسناد راتائيد نمايد.

انباردار پس از آماده نمودن اقلام مندرج در سند انتقال آنها را به نماينده ارسال کالا يا نماينده انبار فرعي تحويل نموده و امضاء و مشخصات تحويل گيرنده کالا را در ذيل سند بعنوان تائيد دريافت کالا اخذ مينمايد. سپس اطلاعات سند را در سيستم ثبت و اثرگذاري نموده و نسخ سند انتقال را مطابق شرح مندرج در ذيل سند توزيع مينمايد.

4-3- ارسال کالا به مقصد

چنانچه قراراست کالا توسط واحد ارسال به انبار فرعي ارسال شود نماينده مربوطه ضمن دريافت کالاي سند / اسناد انتقال ، اقلام کالا را بنا به مورد و برحسب ماهيت کالا بسته بندي نموده و ضمن صدور بارنامه حمل نسبت به ارسال آنها با وسيله مناسب به انبار مورد نظر اقدام مينمايد.

5-3- دريافت کالا توسط انباردار انبار فرعي

انبـاردار انبـار فـرعي پس از صدور درخواست مراتب را تا زمان دريافت کالا همچنان پيگيري مي نمايدلذا به محض وصول کالا و يک نسخه از سند انتقال (MT66) بررسيهاي لازم را بعمل آورده تا از صحت مشخصات اقلام دريافتي و مقادير آنها اطمينان حاصل نمايدو سپس نسبت به صدور سند دريافت (MT66R) براساس سند MT66 کالاي دريافتي و ثبت اطلاعات آن در سيستم پيوسته ويکنواخت کالا اقدام مينمايد.

4- نحوه تنظيم درخواست انتقال كالا بين انبارهاي اصلي وفرعي (سند MT56 ) پيوست شماره 1 :

انباردار/مسئول انبار فرعي براي انتقال کالا از انبار اصلي سند درخواست انتقال کالاMT56)) را به شرح زير تهيه ويا درخواست را در سيستم ايجاد نموده وبه اطلاع کنترل کالاي انبار اصلي ميرساند.

تذکر: چنانچه درخواست کننده کالاي رمزسازماني پروژه/خريد مستقيم باشد ، تنظيم سند درخواست وتغذيه به سيستم الزامي است ولي براي اقلام مستمر بدون تنظيم و تغذيه سند درخواست وفقط با تغذيه سندانتقال ، سيستم بطور خودکار سنددرخواست را ايجاد مينمايد.

سند درخواست انتقال کالاMT56))از دوبخش سرسند و متن سند بشرح زير تشكيل شده است .

1-4- اطلاعات سرسند :

1-1-4- نوع سندDOC . TYPE:

دراين قسمت عدد 56 از قبل چاپ شده است (درسيستم نيز تعبيه شده ) و نيازي به تغذيه آن نيست .

2-1-4- رمز عملكرد DISIGNATION CODE :

اين ستون درزمان ايجاد درخواست در سيستم خالي مي ماند ولي جهت اصلاح اطلاعات ايجاد شده از حرف A و براي حذف اطلاعات از سيستم از حرف D استفاده ميشود. لازم به ذکر است که دربرنامه هاي سيستم هريک از حالات ايجاد/اصلاح/حذف سند داراي صفحات تصويري جداگانه مي باشند.

3-1-4- رمز مديريت RECEIVER MG.CODE:

دراين ستون رمز مديريت كه عددي سه رقمي مي باشد درج ميگردد. رمز مديريت مشخص كننده حوزه عملياتي هر مديريت است كه داراي بودجه اي مستقل ،‌ مسئوليتها و اختيارات خاص خود ميباشد. رمز مديريت بعنوان قسمتي از كليد دسترسي به اطلاعات حتماً بايد درسند قيد و به سيستم تغذيه گردد. رمز مديريت بايستي قبلاً به سيستم معرفي شده باشد.

4-1-4- شماره انباردرخواست کننده RECEIVER STORE NO. :

دراين ستون شماره انبار درخواست كننده كالا كه براي انبار اصلي دو رقمي و براي انبار فرعي چهار رقمي مي باشد درج ميگردد شماره انبار عددي و پركردن آن الزامي است و بايد به سيستم معرفي شده باشد.

5-1-4- رمز سازماني درخواست کننده RECEIVER ADMIN CODE. :

دراين ستون رمز سازماني انبار درخواست كننده كالا كه دو رقمي و عددي است درج ميگردد و بايستي براي سيستم شناخته شده باشد.

6-1-4- شماره درخواست پروژه /خريدمستقيمRECEIVER PROJECT REQUEST NO. :

چنانچه اقلام درخواستي مورد نياز پروژه خاص يا خريد مستقيم باشد بايد شماره درخواست پروژه /خريد مستقيم توسط درخواست کننده کالا دراين ستون درج گردد.درصورتيکه اقلام مستمر باشد نيازبه پرکردن اين قسمت نميباشد.

7-1-4- شماره سند DOC.NO. :

دراين ستون شماره سند درخواست انتقال كالا درج ميگرددكه بصورت عددي و 7 رقمي است كه دو رقم اول آن بايد با دو رقم سمت چپ تاريخ سند (سال هجري شمسي ) برابر باشد و 5 رقم باقيمانده شماره سريال است.

تذکر: براي اقلام موجودي مستمر درمواردي که بدون تنظيم درخواست، سند صدور به سيستم تغذيه شودپس از ايجاد سرسند درسيستم باتائيد کاربرسنددرخواست توسط سيستم ايجادکه شماره آن باحرف Gشروع ميشود .

8-1-4- تاريخ سند درخواست DOC.NO. :

دراين ستون تاريخ تنظيم سند به عنوان تاريخ درخواست انتقال كالا درج ميشود كه بايستي عددي و 6 رقمي (YYMMDD) باشد.

9-1-4- شماره انبار فرستنده DISPATCHER STORE NO. :

دراين ستون شماره انبار فرستنده كالا درج ميشود شماره انبار فرستنده بايد براي سيستم شناخته شده باشد كه براي انبار اصلي دو رقمي و براي انبار فرعي چهاررقمي است.

10-1-4- رمز سازماني فرستنده DISPATCHER ADMIN CODE :

دراين ستون رمز سازماني انبار فرستنده كالا بصورت دو رقمي و كامل درج ميگردد كه بايستي براي سيستم شناخته شده باشد.

11-1-4- شماره درخواست پروژه فرستندهDISPATCHER PROJECT REQUEST NO. چنانچه اقلام مورد درخواست مربوط به پروژه هاي انبار فرستنده باشد دراين ستون شماره درخواست پروژه مربوطه درج ميگردد.

12-1-4- تعداد اقلام ITEM COUNT :

تعداد اقلام درج شده درسندشمارش شده و دراين نوشته ميشود و بمنظور موازنه سند درسيستم مورد استفاده قرار ميگيرد.

13-1-4- جمع مقادير TOTAL QTY :

جمع مقادير اقلام مورد درخواست محاسبه و دراين قسمت نوشته ميشود و بمنظور موازنه سند در سيستم مورد استفاده قرار ميگيرد.

2-4- اطلاعات متن سند:

1-2-4- شماره قلم درخواستيITEM NO.RECEIVER :

چنانچه كالاي درخواستي درانبار درخواست كننده جزو اقلام پروژه باشد دراين ستون شماره قلم مربوط به درخواست پروژه درج ميگردد. لكن اگر قلم درخواستي جزو اقلام مستمر موجودي باشد اين ستون خالي خواهد ماند .

2-2-4- شماره طبقه بندي M.E.S.C.NO. RECEIVER:

دراين ستون شماره طبقه بندي كالا درانبار درخواست كننده كالا درج ميگردد كه عددي ده رقمي بوده و پركردن آن الزامي است . اين شماره براي اقلام مستمر موجودي انبار بايد همراه واحد صدور كالا در پايگاه طبقه بندي و درپايگاه موجودي انبار ذيربط داراي سابقه باشد. درمورد اقلام رمزسازماني پروژه/خريدمستقيم شماره طبقه بندي ميتواندبصورت مجازي هم باشد.

3-2-4- واحد صدور كالا RECEIVER UNIT:

دراين ستون واحد صدور كالا كه بايستي جزو واحدهاي شناخته شده سيستم باشد درج ميگردد چنانچه واحد صدور كالا تغذيه نگردد ويا سيستم معرفي نشده باشد و يا همراه شماره طبقه بندي مربوطه در پايگاه طبقه بندي تعريف نشده باشد مورد قبول سيستم نخواهد بود.

4-2-4- مقدار مورد نياز REQUIRED QTY :

دراين ستون مقدار كالائي كه نياز به انتقال آن باشد درج ميگردد و معمولاً با هماهنگي انبار صاحب كالا تعيين ميگردد.

5-2-4- تاريخ نياز به كالا REQUIRED DATE :

دراين ستون تاريخ نياز به كالا درج ميگردد و براساس اين تاريخ انبار فرستنده كالا به نحوي مقدمات كار را فراهم مينمايد تا درزمان مورد نظر ،‌كالا به انبار درخواست كننده واصل شود. لذا تاريخ نياز به كالا بايستي به نحوي انتخاب شود كه با توجه به شرايط زماني و مكاني وقوع آن امكان پذير باشد.

6-2-4- شرح كالا DESCRIPTION :

دراين ستون شرح مختصر كالا درج شده ، ولي به سيستم تغذيه نميگرددو صرفاً جهت اطلاع مسئولين و تائيد كنندگان سند ميباشد.

7-2-4- شماره قلم ارسال كنندهDISPATCHER ITEM NO. :

چنانچه كالاي درخواستي درانبار صاحب كالا جزو اقلام پروژه / خريد مستقيم باشد شماره قلم درخواست كالاي پروژه / خريد مستقيم انبار صاحب كالا دراين ستون درج ميگردد. چنانچه كالاي درخواستي در انبار صاحب كالا جزو اقلام مستمر موجودي باشد اين ستون خالي مي ماند .

8-2-4- شماره طبقه بندي كالاي فرستنده DISPATCHER M.E.S.C. NO. :

دراين ستون شماره طبقه بندي كالا درانبار فرستنده درج ميگردد كه بايستي ،‌ عددي و ده رقمي باشد .

9-2-4- واحد صدور كالا UNIT:

دراين ستون واحد صدور كالا درانبار فرستنده درج ميگردد و بايستي جزو واحدهاي شناخته شده سيستم باشد.

10-2-4- ستونهاي جانبي سند درخواست انتقال كالا:

دركنار سند درخواست انتقال كالا بين انبارهاي اصلي /فرعي ستونهائي جهت درج مشخصات و امضاء تهيه كننده ،‌تائيد كننده و تصويب كننده سند وجود دارد كه بنا به مورد بايستي تكميل شود ولي اطلاعات آن به سيستم تغذيه نمي شود ، همچنين ستوني جهت ثبت مشخصات شخصي كه سند را درسيستم ثبت مي نمايد و جود دارد كه بايستي تكميل گردد.

نحوه اصلاح / حذف سند درخواست :

چنانچه سند درخواست انتقال کالا بين انبار اصلي وفرعي نياز به اصلاح/حذف اطلاعات داشته باشد ،بايد سندمذکوردر حالت درخواست(قبل ازصدورکالاازانبار) باشد، تاآناليست مربوطه بتواند تغييرات موردنيازرا انجام دهددرغيراينصورت سند غيرقابل اصلاح/حذف خواهد بود.

درصورتيکه نياز به اصلاح سند باشد آناليست مربوطه بايد درکنار نوع سند درستون عملکرد ، حرف Aوساير اطلاعات کليدي واطلاعات موردنظر که بايستي اصلاح گردند را در ستونهاي مربوطه درج وبه سيستم تغذيه نمايد.همچنين جهت حذف درخواست درستون عملکرد حرف D واطلاعات کليدي سند درستونهاي مربوطه درج وبه سيستم تغذيه خواهد شد.

5- نحوه تنظيم سند انتقال كالا بين انبار اصلي وفرعي ارسال (سند MT66 ) پيوست شماره 2

آناليست کنترل کالاي انبار صاحب كالا پس از وصول / رويت درخواست كالا ازجانب متقاضي چنانچه قادر به تامين اقلام مورد درخواست باشد نسبت به تنظيم سند انتقال كالا بين انبارهاي اصلي وفرعي (MT66) اقدام نموده و پس ازتائيد مسئولين ذيربط و ارسال کالا توسط انبار، اطلاعات آنرا به سيستم تغذيه مي نمايد.

اين سند از دو بخش ، فوقاني (سرسند) و متن سند تشكيل شده كه به تفكيك نحوه تنظيم و تكميل آن تشريح ميگردد :

1-5- اطلاعات سرسند :

1-1-5- نوع سند MT :

دراين قسمت عدد 66 از قبل چاپ شده و بمنظور تفكيك اسناد مختلف در سيستم مي باشد .

2-1-5- رمز عملكردDESIGNATION CODE :

اين ستـون درسنـد انتقـال كـالا بين انبـار اصلـي و فرعي ارسـال خـالي مي ماند.

3-1-5- رمز مديريتMG. CODE :

دراين قسمت رمز مديريت انبار فرستنده كالا که همان رمزمديريت سند MT56 است و عددي سه رقمي ميباشد درج ميگردد.

4-1-5- شماره انبارSTORE NO. DISPATCHER :

دراين قسمت شماره انبار فرستنده كالا درج ميشود كه براي انبارهاي اصلي دو رقم و براي انبارهاي فرعي چهاررقم ميباشد و پركردن آن الزامي است و ميبايست تحت رمز مديريت مربوطه به سيستم معرفي شده باشد.

5-1-5- رمز سازماني DISPATCHER ADMIN CODE :

دراين قسمت رمز سازماني فرستنده كالا نوشته ميشود كه عددي دو رقمي و پركردن آن الزامي است . رمز سازماني بايد براي سيستم شناخته شده باشد.

6-1-5- شماره درخواست پروژهPRJ. REQUEST NO. :

چنانچه اقلام ارسالي مربوط به درخواست پروژه باشد شماره درخواست مربوطه دراين ستون درج ميشود. شماره مذكور ده رقمي و عددي است ضمناً شماره پروژه بايد به سيستم معرفي شده باشد. براي اقلام موجودي انبار اين ستون خالي ميماند.

7-1-5- شماره سندDOC.NO.:

دراين ستون شماره سند بصورت عدد 7 رقمي نوشته ميشودكه دو رقم اول آن (سمت چپ) با دو رقم اول تاريخ سند (سال هجري ) معادل ميباشد . ضمناً شماره سند نبايد تكراري باشد .

8-1-5- تاريخ سندDOC.DATE:

دراين ستون تاريخ صدور كالا از انبار ارسال كننده بايستي بصورت روز ، ماه ، سال و 6 رقمي درج گردد . تاريخ بايد بصورت عددي بوده و نميتواند از تاريخ روز بزرگتر باشد.

9-1-5- شماره انبار دريافت كنندهRECEIVER STORE NO.:

دراين ستون شماره انبار دريافت كننده كالا نوشته ميشود كه بصورت عدد دو رقمي براي انبار اصلي و چهار رقمي براي انبار فرعي بوده و پركردن آن الزامي است شماره انبار دريافت كننده نيز بايستي براي سيستم شناخته شده باشد.

10-1-5- رمز سازماني انبار دريافت كنندهRECEIVER ADMIN CODE:

دراين ستون رمز سازماني انباردريافت كننده كالا نوشته ميشود و پركردن آن الزامي است .

11-1-5- شماره سند مرجعREF. DOC. NO.:

دراين ستون شماره سند درخواست انتقال كالا بعنوان شماره سند مرجع نوشته ميشود اين شماره برروي سند درخواست انتقال كالا مندرج و دردسترس ميباشد.

تذكر : درصورتيكه متقاضي نسبت به صدور سنددرخواست انتقال و تغذيه آن به سيستم اقدام نكرده باشد پس از تغذيه سرسند انتقال كالا (MT66) به سيتسم با تائيد كاربر سيستم راساً نسبت به ايجاد سند درخواست انتقال اقدام مي نمايد كه شماره اين سند با حرف G شروع ميشود و آناليست كنترل كالا مي تواند با توجه به اين شماره نسبت به تائيد اقلام درخواست در سيستم اقدام نمايد. البته اين موضوع فقط درمورد رمزهاي استاندارد شناخته شده و صادق است و درمورد پروژه ها حتماً مي بايست سند MT56به سيستم تغذيه شده باشد.

12-1-5- تعداد اقلامITEM COUNT:

دراين ستون تعداد اقلام ندرج درسند انتقال كالا نوشته ميشود پركردن اين الزامي بوده و جهت موازنه سند كاربرد دارد.

13-1-5- جمع مقاديرTOTAL QTY.:

دراين ستون جمع مقادير اقلام صادره از انبار فرستنده محاسبه و نوشته مي شود. پركردن اين ستون الزامي بوده و جهت موازنه سند كاربرد دارد.

14-1-5- جمع ارزشهاTOTAL VALUE:

درموارديکه اقلاممربوط به پروژه باشد،درصورت لزوم ارزش اقلام صادره دراين ستون درج ميگردد.ولي درمورداقلام موجودي مستمر ، نياز به وارد نمودن جمع ارزش اقلام نميباشدوتوسط سيستم محاسبه ميگردد.چنانچه ارزش اقلام در سند درج گردد مجموع آنها محاسبه ودرقسمت جمع ارزشها نوشته ودر مرحله موازنه مورد کنترل قرارميگيرد.

2-5- اطلاعات متن سند :

1-2-5- شماره قلم ITEM NO. :

دراين ستون شماره قلم مربوط به اقلام پروژه بصورت دو رقمي درج ميگردد . چنانچه كالاهاي ارسالي مربوط به اقلام پروژه نباشد . پركردن اين ستون ضرورتي ندارد.

2-2-5- شماره طبقه بندي كالاM.E.S.C. NO. :

دراين ستون شماره طبقه بندي كالا بصورت عدد ده رقمي و كامل نوشته ميشود. پركردن اين ستون الزامي است . شماره طبقه بندي كالا براي اقلام استاندارد بايد با واحد صدور كالا در پايگاه طبقه بندي مربوطه وجود داشته و در پايگاه موجودي انبار داراي سابقه باشد. در مورد پروژه ها هم شماره طبقه بندي دامي يا واقعي طي سند (MT26 ) به سيستم معرفي ميشود.

3-2-5- واحد صدور كالا UNIT :

دراين ستون واحد صدور كالا نوشته ميشود كه بايستي براي سيستم شناخته شده باشد ضمن آنكه بهمراه شماره طبقه بندي ذيربط در پايگاه موجودي انبار بايد سابقه داشته باشد. . در مورد پروژه ها هم در زمان تغذيه سندMT26 واحد کالا درمقابل هر قلم مشخص ومعرفي ميگردد.

4-2-5- مقدار QTY. :

دراين ستون مقدار كالاي ارسالي نوشته ميشودو اين مقدار ميتواند معادل يا كمتر از مقدار درخواستي باشد كه تصميم گيري آن بعهده كارشناس كنترل موجودي انبار صادركننده كالا است .چنانچه بدلايلي ازقبيل نبود جنس درانبار نتوان قلم درخواستي را تامين كرد دراين ستون حروف NIS نوشته ميشود. بايد توجه داشت كه مقدار صادره از انبار نبايد از مقدار موجودي قلم مربوطه در سيستم بزرگتر باشد.

5-2-5- شرح كالاDESCRIPTION :

دراين ستون شرح كالا نوشته ميشود ، پركردن اين ستون اجباري نبوده و به سيستم تغذيه نميشود. لكن از جهت اطلاع مسئولين در تائيد / تصويب سند و جلوگيري از اشتباه در صدور كالا مفيد است .

6-2-5- قيمت واحدUNIT PRICE :

دراين ستون قيمت واحدكالا را جهت اطلاع متقاضي درج مينمايد ولي به سيستم تغذيه نخواهد شد.

7-2-5- ارزشVALUE :

درصورتيكه اقلام مورد انتقال ازرمز سازماني موجودي اقلام مستمر/مازاد مستمر باشد نيازي به پرکردناين ستون نميباشد. وسيستم ارزش قلم صادره را باتوجه به قيمت ميانگين موجودي محاسبه نموده و بعنوان ارزش قلم صادره تلقي ميكند.اما درموارد خاص که نيازبه قيمت گذاري باشد اين ستون تکميل ميگردد.

8-2-5- نوع اختلافDISCREPANCY TYPE:

اين ستون درسند MT66 خالي ودر سندMT66R در صورت مغايرت اقلام واصله تکميل ميگردد.

9-2-5- رمز بازرسي(STOCK CHECK CODE) :

درموارديكه صدور كالا از انبار همزمان با روز شمارش و كنترل موجودي و پس از شمارش همان قلم انجام گيرد دراين ستون حرف Sنوشته ميشود و درغير اينصورت اين ستون خالي ميماند.

3-5- ستونهاي جانبي:

دركنار سند MT66 ستونهائي وجود دارد كه بنا به مورد تكميل ميگردد ولي اطلاعات آن به سيستم تغذيه نميشود ، اين ستونها عبارتند از تهيه كننده ، تصويب كننده ، تحويل گيرنده / انباردار ، ثبت و كنترل ، شماره و تاريخ بارنامه حمل ،‌ تعداد بسته ،‌ محل تحويل / ارسال كالا.

6- نحوه تنظيم سند انتقال كالا بين انبار اصلي وفرعي دريافت (MT66R)پيوست شماره 2 :

پس از وصول كالا توسط انبار متقاضي و تاييد آن ،‌كارمند دريافت كالا / انباردار انبار متقاضي اقدام به تنظيم سند انتقال كالا دريافت (MT66R) نموده و پس از تاييد مسئولين مربوطه اطلاعات آنرا به سيستم تغذيه مينمايد. با تغذيه سند (MT66R) حساب واسطه انتقالات تسويه شده و کالاي دريافتي به موجودي انبار گيرنده اضافه ميشود.

اين سند نيز شامل دو بخش فوقاني و متن سند ميباشد كه نحوه تكميل و تنظيم عناصر آن ذيلاً تشريح ميگردد.

1-6- عناصر اطلاعاتي سند :

اطلاعات اين بخش براي كليه اقلام مندر ج در سند مشترك بوده و جهت موازنه سند درسيستم مورد استفاده قرار ميگيرد.

1-1-6- نوع سند MT :

به توضيحات بند 1-1-5 مراجعه شود.

2-1-6- رمز عملكردDESIGNATION CODE :

درستون رمز عملكرد حرف R نوشته ميشود و نشان دهنده سند وصول كالاي انتقالي ميباشد.

3-1-6- رمز مديريتMG. CODE :

دراين ستون رمز مديريت انبار دريافت كننده كالا كه عددي سه رقمي است نوشته ميشود. رمز مديريت انبار دريافت كننده كالا بايد براي سيستم شناخته شده باشد.

4-1-6- شماره انبارRECEIVER STORE NO.:

دراين ستون شماره انبار دريافت كننده كالا نوشته ميشود كه براي انبار اصلي دو رقمي و انبار فرعي چهاررقمي ميباشد و پركردن آن الزامي است شماره انبار بايد درسيستم شناخته شده باشد.

5-1-6- رمز سازمانيADMIN CODE RECEIVER :

دراين ستون رمز سازماني دريافت كننده كالا نوشته ميشود كه عددي دو رقمي و پركردن آن ضروري است . اين رمز سازماني بايد براي انبار مربوطه به سيستم معرفي شده باشد.

6-1-6- شماره درخواست پروژهPROJECT REQUEST NO.:

دراين ستون شماره درخواست پروژه انبار دريافت كننده نوشته ميشود. اين امر درصورتي انجام مي گيردكه كالاي دريافتي جهت مصرف درپروژه باشد ولي درمورد اقلام موجودي مستمر اين ستون خالي خواهد ماند .

7-1-6- شماره سندDOC. NO .:

به توضيحات بند 7-1-5 مراجعه شود.

8-1-6- تاريخ سندDOC. DATE:

دراين ستون تاريخ دريافت كالا درانبار گيرنده كالا بصورت روز ، ماه ، سال نوشته ميشود.

9-1-6- شماره انبار ارسال كنندهDISPATCHER STORE NO .:

دراين ستون شماره انبار فرستنده كالا كه براي انبارهاي اصلي 2 رقمي و انبارهاي فرعي 4 رقمي مي باشد درج ميگردد. شماره انبار بايد دررمز مديريت مربوطه براي سيستم شناخته شده باشد.

10-1-6- رمز سازماني ارسال كنندهDISPATCHER ADMIN CODE .:

دراين ستون رمز سازماني فرستنده كالا درج ميشود.

11-1-6- شماره سند مرجعREF. DOC. NO .:

دراين ستون شماره سند ارسال (MT66 ذيربط) بعنوان شماره سند مرجع درج ميشود.

12-1-6- تعداد اقلامITEM COUNT.:

دراين ستون تعداد اقلام دريافتي مندرج درسند كه جهت موازنه مورد استفاده قرار ميگيرددرج ميگردد.

13-1-6- جمع مقاديرTOTAL QTY .:

مقادير مندرج در ستون مقدار اقلام دريافتي جمع و حاصل بدست آمده دراين ستون درج ميگردد. پركردن اين ستون جهت موازنه سند الزامي است .

14-1-6- جمع ارزشTOTAL VALUE:

با توجه به اينكه قيمت گذاري اقلام دريافتي برمبناي قيمت كالا درانبار فرستنده ميباشد نيازي به تكميل اين ستون نمي باشد.

2-6- عناصر اطلاعاتي متن سند MT66R :

1-2-6- شماره قلمITEM NO. :

دراين ستون شماره قلم درخواست پروژه درج ميگردد. چنانچه كالاي دريافتي مربوطه به اقلام پروژه اي نباشد پركردن اين ستون ضرورتي ندارد.

2-2-6- شماره طبقه بندي كالاM.E.S.C. NO. :

دراين ستون شماره طبقه بندي كالا بصورت عددي ده رقمي و صحيح نوشته ميشود.

3-2-6- واحد صدور UNIT :

دراين ستون واحد صدوركالا كه بصورت دو حرفي بوده و بايستي براي سيستم شناخته شده باشد درج ميگردد.

4-2-6- مقدار دريافتيRECEIVED QTY. :

دراين ستون مقدار كالاي صحيح و سالم دريافتي كه توسط انباردار مورد تائيد است درج ميگردد. با توجه به سند (MT66)كه يك نسخه از انبار ارسال كننده كالا دريافت شده ممكن است مقدار ارسالي با مقدار دريافتي متفاوت بوده و تعدادي / مقداري از كالاي دريافتي معيوب / شكسته / كسري / سرك باشد.

5-2-6- شرح كالاDESCRIPTION . :

دراين ستون شرح كالاي دريافتي بطور خلاصه نوشته ميشود اطلاعات اين ستون به سيستم تغذيه نخواهد شد . لكن جهت اطلاعات مسئولين كه تائيد و تصويب سند را انجام ميدهندپركردن آن مفيد است .

6-2-6- قيمت واحدUNIT PRICE :

نيازي به پر کردن اين ستوننميباشد.

7-2-6- ارزش قلمITEM VALUE :

با توجه به اينكه قيمت گذاري كالاي دريافتي برمبناي قيمت كالا در انبار فرستنده مي باشد نيازي به پركردن اين ستون نمي باشد.

8-2-6- نوع ادعاDISCREPANCY TYPE :

چنانچه مقدار كالاي دريافتي با مقدار كالاي ارسالي از طرف انبار فرستنده متفاوت باشد جهت تعيين نوع اختلاف و طرف مطالبه كسري ، يكي از رمزهاي زير انتخاب و دراين ستون درج ميشود . درزماني كه اختلاف وجود نداشته باشد اين ستون خالي خواهد ماند.

I= مطالبه كسري كالاي دريافتي از بيمه گر

C = مطالبه كسري كالاي دريافتي از حمل كننده

S =مطالبه كسري كالاي دريافتي از فرستنده

U = طرف حساب ادعادرزمان تنظيم سند مشخص نبوده وبايستي تعيين تکليف شود.

D = موارد كسري كالا كه نهايتاً به حساب هزينه منظور خواهد شد .

W=كسري ناشي از جنگ و مواردمشابه .

چنانچه مقدار دريافتي ارسالي اختلاف داشته باشد وستون رمز اختلاف تکميل گردد سيستم با توجه به سند ارسال کالا مقداروارزش را محاسبه وتا تعيين تکليف در حساب مربوه نگهداري مينمايد.

9-2-6- رمز بازرسي(STOCK CHECK CODE) S/C :

چنانچه قلمي مورد بازرسي و شمارش قرارگرفته و درهمان روز پس از انجام بازرسي و شمارش قلم مورد نظر وارد انبار شود دراين ستون حرف Sدرج ميگردد. درغير اينصورت اين ستون خالي مي ماند.

3-6- ستونهاي جانبي سند:

ذيل سند MT66Rمشابه سند MT66ستونهائي جهت ثبت مشخصات و امضاء‌ تهيه كننده ، انباردار ، ثبت و كنترل و همچنين شماره و تاريخ بارنامه حمل ، تعداد بسته ، محل تحويل كالا پيش بيني شده كه بنا به مورد تكميل ميگردد و لي اطلاعات آن به سيستم تغذيه نمي شود.

7- تغييرات و تكاملوضعيتهاي نقل و انتقال كالا بين انبارهاي اصلي وفرعي در سيستم پيوسته و يكنواخت كالا

24 - ايجاد سند درخواست انتقال كالا توسط انبار درخواست كننده کالا در سيستم و بالانس سند.

40 عدم تامين کالا توسط انبار صاحب کالا و نوشتن حروف NIS در فيلد مقدار قابل تامين توسط آناليست كنترل كالاي انبار صاحب كالا (ارسال کالا به بعد موکول ميشود.)

45 - رد قطعي درخواست توسط انبارصاحب کالا نوشتن حروف CAN در فيلد مقدار قابل تامين.

50 - تائيد تامين اقلام توسط آناليست كنترل كالاي انبار صاحب كالا .

55 - ارسال كالاي مورد انتقال با تاخير انجام گرفته است .

60 تائيد تامين کالا توسط انبار صاحب کالا ولي NISتوسط انباردار بواسطه عدم موجودي فيزيکي.

69 انتقال قطعي كالا از انبار صاحب کالا و اثرگذاري سند درپرونده هاي سيستم.

76- دريافت كالا توسط انبار گيرنده کالا با تاخير انجام شده است.

79- دريافت قطعي كالا توسط انبار گيرنده کالا و اثرگذاري سند درپرونده هاي سيستم .

81- دريافت كالاي ارسالي با مغايرت ( كسري و سرك )

99- تسويه حساب انتقالات كالا

8- برگشتيهاي سيستم:

درسيستم پيوسته ويكنواخت كالا، چون مقايسه وتطبيق اطلاعات كلي سند واطلاعات متن سند درمرحله پايان ثبت اطلاعات درسيستم انجام ميشود، چنانچه اطلاعات واردشده غلط بوده وتطبيق نكند(سندBALANCE نشود) سيستم با اعلام پيام مناسب كاربر را مطلع نموده تا نسبت به رفع اشكال وتصحيح اطلاعات اقدام نمايدوپس از آن دستور مجدد تطبيق (BALANCE ) سند رابدهد درغيراينصورت سند بطورناقص (HOLD) باقي ميماند تا درزمان مناسب رفع اشكال شده وكامل گردد.

همچنين پس از مرحله تطابق وكامل شدن سند جهت اثرگذاري درموجودي وحسابهاي مالي ، با دستوركاربر وكسب مجوزهاي لازم عمل اثرگذاري (RELEASE) سندانجام ميشود. دراين مرحله چنانچه موانعي براي اثرگذاري وجودداشته باشد ( ازقبيل اشكالات سيستمي ، عدم وجودمجوزهاي لازم و غيره ) سند اثرگذاري نكرده ( RELEASE نشده )وبصورت معلق (SUSPEND)باقي خواهد ماند. دراين صورت كاربر بايستي موانع موجود را رفع نموده ودستورمجدد اثرگذاري (RELEASE) را به سيستم بدهد تا سند تاثير خود را درموجودي وحسابها گذاشته و RELEASEشود.

فهرست ضمائم:

پيوست شماره 1) فرم درخواست انتقال كالا بين انبارهاي اصلي و فرعي (MT56).

پيوست شماره 2) فرم انتقال كالا بين انبارهاي اصلي و فرعي(MT66/ 66R) .

پيوست شماره3) فهرست گزينه هاي مختلف ثبت سند انتقال كالا بين انبارهاي اصليوفرعي

 
1384/10/20 سه‌شنبه 
نسخه قابل چاپبازگشت
..
فايل هاي مربوطه :

242.024 KB  
..


مجری سایت : شرکت سیگما