پربيننده ترين مطالب

تدوين روشها و هماهنگي مقررات بازرگاني
شماره گذاري اسناد سيستم پيوسته و يکنواخت کالا ( بولتن131 سال 1391)  
1390/12/2 سه‌شنبه
....
شماره گذاري اسناد سيستم پيوسته و يکنواخت کالا ( بولتن131 سال 1390) 
.
1389/12/18 چهارشنبه
....
شماره گذاري اسناد سيستم پيوسته و يکنواخت کالا ( بولتن131 سال 1389) 
.
1388/12/8 شنبه
....
روش اجرائي تهيه و تنظيم سند ايجاد سابقه اقلام مازاد واسقاط (MT76R) 
.
1388/12/3 دوشنبه
....
روش اجرايي تهيه و تنظيم فرم فروش و واگذاري / برگشت كالاي اسقاطي و يا خارج از رده (MT72/72R) 
0
1388/10/14 دوشنبه
....
دستورالعمل اجرايي تعيين تكليف و فروش اموال و كالاي مازاد و اسقاط در شركتهاي تابعه 
.
1388/7/12 يكشنبه
....
دستورالعمل مجوز ترك تشريفات مناقصه و موارد عدم الزام به مناقصه 
.
1388/3/17 يكشنبه
....
روش اجرايي كالاهاي تغيير شكل يافته 
1388/3/13 چهارشنبه
....
راهنماي آئين نامه اجرايي نظام مستند سازي و اطلاع رساني مناقصات 
1388/2/27 يكشنبه
....
شماره گذاري اسناد سيستم پيوسته و يکنواخت کالا ( بولتن131 سال 1388) 
.
1387/12/24 شنبه
....
راهنماي آئين نامه اجرايي نظام مستند سازي و اطلاع رساني مناقصات 
1387/6/24 يكشنبه
....
شماره گذاري اسناد سيستم پيوسته و يکنواخت کالا ( بولتن 131 سال 1387) 
.
1387/1/17 شنبه
....
دستورالعمل اجرائي تعيين تکليف و فروش اموال و کالاي مازاد واسقاط درشرکتهاي تابعه 
1386/6/21 چهارشنبه
....
شماره گذاري اسناد سيستم پيوسته و يکنواخت کالا ( بولتن 131سال 1386) 
1385/12/15 سه‌شنبه
....
دستورالعمل مجوز ترک تشريفات مناقصه 
0
1385/7/19 چهارشنبه
....
دستورالعمل فراخوان مناقصه ، مزايده ، و شناسايي منابع 

فهرست مطالب

 1-كليات :
2-تعاريف :

3- دامنه كاربرد : 

 4- اختيارات و مسئوليتها :
 5- فرآيند و شرح كار:

1-كليات :

1-1-مقدمه

فراخوان فرآيندي است كه در آن از اشخاص حقيقي و حقوقي براي شناسايي و ارزيابي كلي توان آنها جهت انجام كاري، دعوت بعمل مي آيد.

سالها است که درصد قابل توجهي از معاملات کشور در بخش دولتي و عمومي از طريق فراخوان به انجام مي رسد ليکن با گذشت زمان، گستره و پيچيدگي معاملات درجامعه روبه توسعه ايران فزوني مي يابد و روشهاي سنتي دشوارتـر و پـرهزينـه تر مي شود فقدان يک شبکه اطلاعاتي متمرکز ، کارآمد و قابل دسترسي براي همگان، طيف وسيعي از صاحبان کسب و کارها را از شرکت در فراخوان محروم مي سازد در حاليكه وجود شبکه متمرکز فضاي رقابتي لازم براي دستيابي به قيمت مناسب معامله و بالا رفتن سطح ارائه خدمات و کيفيت کالاها را فراهم مي آورد و در نتيجه صرفه جوئي مالي کلاني را در معاملات دولتي موجب مي شود.

دستورالعمل حاضر علاوه بر آنكه مسئولين برگزاري مناقصات در شركت ملي گاز ايران و شركتهاي تحت پوشش آن را قادر مي سازد فراخوان مورد نياز را در كوتاه ترين زمان با رعايت كليه موازين قانوني سامان دهند، به برقراري شبكه اطلاعاتي متمركز فوق الذكر نيز كمك خواهد كرد.

پيشنهادات و نظرات اصلاحي درخصوص اين روش توسط رئيس مقررات وروشهاي بازرگـانـي و پيماني مورد بررسي قرارگرفته و درصورت لـزوم اصلاحيه مربوطه تهيه مي گردد .

درتدوين صحيح اين دستور العمل مديربازرگاني نظارت عاليه داشته و پيشنهادات و نظـرات اصلاحـي درمفـاد ايـن روش درصـورت تصـويب ايشـان درچـاپ بعدي اعمال مي گردد."

2-1- هدف :

هدف از تهيه اين دستورالعمل تشريح مراحل مختلف فراخوان و همچنين تعريف و تعيين حدود اختيارات و مسئوليتهاي افراد و ادارات ذيربط مي باشد.

2-تعاريف :

1-2-مناقصه : فرآيندي است رقابتي براي تامين كالا يا خدمات با کيفيت مورد نظر (طبق اسناد مناقصه) ،که در آن تعهدات موضوع معامله به مناقصه گري که کمترين قيمت متناسب را پيشنهاد کرده باشد واگذار مي شود.

2-2- مزايده : فرايندي است رقابتي براي فروش کالا ، خدمت يا حقوق مورد نظر(طبق اسناد مزايده) ، که در آن موضوع معامله به مزايده گري که بيشترين قيمت را پيشنهادکرده باشد واگذار مي شود .

3-2- مناقصه گزار : شركت ملي گاز ايران يا شركتهاي تابعه آن كه مناقصهرا برگزار مي نمايد.

4-2- مزايده گزار :شركت ملي گاز ايران يا شركتهاي تابعه آن که براساس اين دستور العمل مزايده را برگزار مي نمايد.

5-2- مناقصه گر:شخصي حقيقي يا حقوقي است که در مناقصه شرکت مي نمايد.

6-2- مزايده گر :شخص حقيقي يا حقوقي است که در مزايده شرکت مي نمايد.

7-2- کميسيون مناقصه (مزايده) : هيئتي است متشکل از حداقل سه نفر از کارمندان تمام وقت شرکت که از سوي هيئت مديره شرکت انتخاب مي شوند هريک از اعضاء حداقل بايد در يکي از رشته هاي فني ، مالي ، بازرگاني يا حقوقي داراي تخصص و اطلاعات کافي باشند.

8-2-کميته فني بازرگاني :هيئتي است با حداقل سه عضو خبره فني بازرگاني صلاحيت دار (حسب نوع معامله) که از سوي هيئت مديره انتخاب مي شوند و ارزيابي فني بازرگاني پيشنهادها و ساير وظايف مقرر در قانون مناقصات را برعهده ميگيرند.

9-2- مدت اعتبار پيشنهادات : دوره زماني است که توسط شرکت اعلام مي شود و طي آن پيشنهادات بايد داراي اعتبار باشد اين مدت شامل زمان لازم براي انجام فراخوان ، بررسي و ارزيابي پيشنهادات ، تعيين برنده و انعقاد قرارداد مي باشد .

10-2- ارزيابي کيفي شرکت کنندگان درفراخوان : عبارت است از ارزيابي توان انجام تعهدات شرکت کنندگان در فراخوان که ازسوي برگزار کنندگان فراخوان يا به تشخيص وي توسط کميته فني بازرگاني انجام مي شود.

11-2- ارزيابي فني بازرگاني پيشنهادها :فرآيندي است که در آن مشخصات ، استانداردها کـارايي ، دوام و سـايـر ويـژگـي هــاي فنــي بــازرگــانــي پيشنهـادهاي شرکت کنندگان در فراخوان بررسي ، ارزيابي و پيشنهـادهـاي قـابل قبـول بـرگـزيـده مي شوند.

12-2- ارزيابي مالي :فرآيندي است که در آن مناسب ترين قيمت از بين پيشنهادهايي که از نظرفني بازرگاني پذيرفته شده اند برگزيده مي شوند.

13-2- ارزيابي شکلي : عبارت است از بررسي کامل بودن اسناد و امضاء آنها ، غير مشروط و خوانا بودن پيشنهادهاي قيمت .

14-2- انواع مناقصات از نظر مراحل بررسي :

- مناقصه يک مرحله اي : مناقصه اي است که در آن نيازي به ارزيابي فني بـازرگاني پيشنهادها نباشد در اين مناقصه پاکت هاي پيشنهاد مناقصه گران در يک جلسه گشوده و در همان جلسه برنده تعيين مي گردد.

- مناقصه دو مرحله اي : مناقصه اي است که به تشخيص مناقصه گزار بررسي فني بازرگاني پيشنهادها لازم باشد در اين مناقصه کميته فني بازرگاني تشکيل مي شود و نتايج ارزيابي فني بازرگاني پيشنهادها را به کميسيون مربوطه گزارش مي کند و برنده توسط کميسيون مذکور تعيين مي گردد.

15-2- انواع مناقصات از نظر روش دعوت مناقصه گران:

- مناقصه عمومي : مناقصه اي است که در آن فراخوان از طريق آگهي عمومي باطلاع مناقصه گران مي رسد.

- مناقصه محدود : مناقصه اي است که در آن به تشخيص و مسئوليت بالاترين مقام دستگاه مناقصه گزارمحدوديت برگزاري مناقصه عمومي با ذکر ادله تائيدشود. فراخوان از طريق ارسال دعوتنامه براي مناقصه گران صلاحيت دار به اطلاع آنان مي رسد.

16-2- واحد متقاضي : عبارت است از يکي از واحدهاي داخلي مناقصه گزار که حق ارجاع کار با رعايت قانون برگزاري مناقصات به آن تفويض شده است.

3- دامنه كاربرد :

دامنه كاربرد اين دستورالعمل شامل انجام فراخوان مناقصه و مزايده و شناسايي منابع در محدوده شركت ملي گاز ايران و شركتهاي تابعه است.

4- اختيارات و مسئوليتها :

1-4- واحد متقاضي

مسئول تشخيص نوع مراحل بررسي فراخوان ، انجام برآورد مالي معامله ، تهيه کننده اسناد فني و بازرگاني ، تعيين لزوم يا عدم لزوم ارزيابي کيفي شرکت کنندگان در فراخوان ، ارسال / دريافت اسناد ، ارزيابي پاسخها و تعيين امتيازات و رتبه ها و اعلام شرکت کنندگان صلاحيتدار به کارفرما در تک مرحله اي ، مسئول انجام فراخوان ، تعيين تعداد نوبت چاپ آگهي و نيز مجوز استفاده از رسانه ها يا شبکه هاي اطلاع رساني براي انتشار فراخوان ، توضيح و تشريح اسناد فراخوان , دريافت ثبت و صيانت از پيشنهادات تا روز گشايش پاکات ، عودت پيشنهادات ردشده ، انعقاد قرارداد , تهيه کننده برنامه زماني فراخوان و مواعيد ، تکميل فرمهاي فراخوان (پيوست 7)

2-4- رئيس امورتدارکات کالا / امورکالا / امور قراردادها

مسئول اجراي دقيق اين روش مي باشد و بايد اطمينان حاصل نمايدکه در مراحل مختلف فراخوان توسط مسئولين دواير و کارشناسان مربوطه مفاد اين روش رعايت شده است .

3-4- کميته فني بازرگاني :

مسئول ارزيابي فني بازرگاني پيشنهادها ، تائيد اسناد فني و بازرگاني ، متولي ارزيابي کيفي شرکت کنندگان در فراخوان .

4-4- کميسيون مناقصه :

مسئول تائيد برنامه زماني مناقصه و مواعيد ، ارزيابي شکلي پيشنهادات , ارزيابي پيشنهادها و تعيين پيشنهادهاي قابل قبول , ارجاع بررسي پيشنهادات به کميته فني بازرگاني درمناقصات دومرحله اي , تعيين برنده اول و دوم مناقصه , تنظيم صورتجلسه مناقصه , متولي تائيد نهايي متن قرارداد تا مبلغ ده ميلياردريال قبل از مبادله ، تصميم گيري درمورد تجديد يا لغو مناقصه .

5-4- رئيس امور/ خدمات مالي :

متولي تأمين منابع مالي معامله در مدت قرارداد و پرداخت هزينه هاي فراخوان مي باشد.

6-4- رئيس روابط عمومي :

مسئـول انجام فراخوان و تعييـن نوع رسانه و تاريخ انتشار با هماهنگي برگزارکنندهفراخوان برحسب نوع مي باشد .

7-4- مديرعامل شرکت :

تصويب کننده نوع فراخوان از نظر روش دعوت عمومي يا محدود مي باشد ، رسيدگي به شکايات ,تشخيص منحصربفرد بودن اموال منقول خدمات و حقوق ، خريد و اجاره اموال غير منقول ، خريدهاي مرتبط با تعميرات ، خريد خدمات فرهنگي آموزشي و ...

تشخيص عدم امکان برگزاري فراخوان ، انتخاب کارشناس تعيين کيفيت.

5- فرآيند و شرح كار:

1-5- تامين منابع مالي : قبل از انجام مراحل فراخوان ، واحد متقاضي مي بايد از وجود منابع تامين مالي موضوع فراخوان اطمينان حاصل نمايد.

2-5- تعيين نوع فراخوان :

نوع فراخوان مورد نياز از ميان انواع زير تعيين ميگردد:

- فراخوان شناسايي منابع

- فراخوان مناقصه خريد كالا

- فراخوان مناقصه انجام خدمات

- فراخوان مزايده

3-5- تعيين نوع مراحل بررسي فراخوان :

درصورتيکه در انجام فر اخوان نيـازي بـه ارزيـابي فني بازرگاني پيشنهادها نباشد و پاکت هاي پيشنهاد در يک جلسه گشوده ودر همان جلسه برنده تعيين شود فراخوان يک مرحله اي بوده و در صورتيکه بررسي فني - بازرگاني پيشنهادها لازم باشد و با تشکيل کميته فني - بازرگاني نتايج ارزيابي فني - بازرگاني پيشنهادها به کميسيون مناقصه (مـزايـده) گـزارش گـردد و بـرنـده تـوسط کميسيـون مـذکـور تعيين گردد فراخوان دومرحله اي خواهد بود.

4-5- تعيين روش اطلاع از فراخوان :

فـراخوان از طريق آگهي عمومي باطلاع همه خواهد رسيد.

درصورتيکه به تشخيص و مسئوليت مديرعامل شرکت ، محدوديت برگزاري عمومي فـراخـوان بـا ذکـر ادلـه تأييد شود و فراخوان از طريق ارسال دعوتنامه به اطلاع شرکت کنندگان در فراخوان برسد ،فراخوان محدود مي باشد.

5-5- تهيه اسناد فراخوان :

اسناد و مدارک لازم جهت آگاهي شرکت کنندگان در فراخوان از جزئيات موضوع فراخوان بايدتهيه گردد.

6-5- تكميل فرم فراخوان :

فرم فراخوان به شرح زير تكميل ميگردد:

·نوع مناقصه / مزايده

در بالاي فرم نوع مناقصه يا مزايده ( مراحل) با توجه به بند 5-3 تعيين و علامتگذاري مي شود.

·مناقصه گذار/ مزايده گزار

در اين بخش نام و آدرس و ساير اطلاعات مناقصه گذار / مزايده گذار درج ميشود.

·موضوع مناقصه/ مزايده:

در اين بخش خلاصه اي از موضوع مناقصه اعم از خريد كالا يا خدمات يا مزايده فروش كالا شامل مقدار واحد و محل استقرار درج مي شود.

·زمان و رسانه انتشار فراخوان:

در اين بخش نوع رسانه ( روزنامه ، سايت صدا و سيما و ساير) تعداد دفعات ( نوبت) و تاريخهاي فراخوان درج مي شود.

برآورد تقريبي مبلغ:

برآورد تقريبي مبلغ معامله و مباني آن ( در صورتيكه تعيين آن ميسر و يا به مصلحت واحد متقاضي باشد) درج ميگردد.

·مدت انجام موضوع مناقصه:

مدت انجام موضوع خدمات و زمان نياز به كالا به روز و ماه و سال خورشيدي بايد درج گردد.

·محل انجام کار / تحويل کالا:

محل انجام کار و يا تحويل کالا بايد ذکر گردد.

·نام و آدرس مشاور طرح :

درصورتيکه براي انجام پيمان مشاور طرح لازم باشد در قسمت مربوط فرم فراخوان علامت گذاري شده و سپس نام و آدرس مشاور درج مي گردد.

·ذکر تعداد پيمانکار انجام پيمان:

بايد با علامت گذاري در قسمت مربوطه مشخص گردد که اجراي کار با يک پيمانکار و يا کنسرسيوم مي باشد در صورتيکه کنسرسيوم باشد بايد اجزاء آن مشخص گردد.

·انواع تضمين :

انواع تضمين هاي مورد نياز با ذکر مبلغ يا درصد قيمت پيشنهادي به شرح ذيل بايد مشخص و در فرم فراخوان علامت گذاري گردد.

الف: شرکت در موضوع فراخوان بصورت ضمانتنامه معتبر بانکي ، ضمانتنامه از مؤسسات اعتباري غير بانکي ، وجه نقد ، اوراق مشارکت ، ساير (به ترتيبي که در اسناد مناقصه آمده است ).

ب : پيش پرداخت بصورت ضمانتنامه بانکي ، ضمانتنامه از مؤسسات اعتباري غير بانکي ، اوراق مشارکت ، ساير(به ترتيبي که در اسناد مناقصه آمده است ) .

ج : انجام تعهدات بصورت ضمانتنامه معتبر بانکي ، ضمانتنامه از مؤسسات اعتباري غيربانکي ، نقد ، سفته ، ساير(به ترتيبي که در اسناد فراخوان آمده است).

د : حسن انجام کار(درصورت نياز به ترتيبي که دراسناد فراخوان آمده است).

تبصره : در صورتيکه وجه نقد بعنوان ضمانتنامه اخذگردد بايد شماره حساب جاري و نام بانک و کد مربوطه و نام شرکتي که بايد وجه به حساب آن شرکت واريز گردد مشخص شود.

·شرايط شرکت کننده در فراخوان ( مناقصه گر، مزايده گر يا متقاضي) :

هر يک از شرايطي که در ذيل درج گرديده مد نظر باشد بايد در فرم فراخوان علامت گذاري گردد.

الف : داشتن شخصيت حقوقي يا حقيقي

ب: داشتن تجربه کافي مرتبط

ج: توانايي تهيه و تسليم ضمانتنامه

د : توانايي رعايت استاندارد هاي شرکت ملي گازو مقررات بهداشت ، ايمني و محيط زيست (HSE) .

هـ : داشتن امکانات و نيروي متخصص به اندازه کافي و امکانات توليدي و آزمايشگاهي

و: رتبه بندي مرتبط از سازمانهاي ذيربط با رعايت مانده ظرفيت مجازکاري در خصوص پيمان .

·مدارک لازم جهت دريافت اسناد موضوع فراخوان :

هريک از مدارک ذيل که جهت دريافت اسناد موضوع فراخوان مورد نياز است بايد توسط برگزار کننده فراخوان مشخص و در فرم فراخوان علامت گذاري گردد :

- ارائه کپي اساسنامه و آخرين آگهي تغييرات (مديران و اختيارات آنان) منتشره در روزنامه رسمي کشور.

- معرفي نامه .

- اعلام آمادگي کتبي .

- ارائه سوابق کاري (خصوصاً با مجموعه وزارت نفت) همراه با تائيديه هاي لازم .

- نمودار سازماني و مشخصات ، تحصيلات ، سوابق کاري مديران و کارشناسان اصلي .

- امکانات و تجهيزات و توانائي هاي فني نرم افزاري و مالي براي انجام کار .

- گواهي توانائي ارائه ضمانتنامه هاي مندرج در بند (6-5) .

- گواهينامه استاندارد ISO يا معادل آن .

- گواهينامه نمايندگي از سازنده اصلي ( درصورت وجود).

- تأييديه از اداره بررسي منابع و تحقيقات بازرگاني و پيمانکاري شرکت گاز.

(درصورت وجود با ذکر شماره و تاريخ تأييديه)

- گواهي ارائه گارانتي کالا / خدمات با ذکر مدت.

- گواهي ارائه خدمات پس از فروش (وارانتي) با ذکر مدت.

- ارائه کاتالوگ و CD محصولات توليدي (درصورت عدم ثبت نام شرکت توليدي در اداره بررسي منابع و تحقيقات بازرگاني و پيمانکاري شرکت ملي گاز ايران )

- آدرس کامل بانضمام شماره پست الکترونيکي و سايت .

·بهاي اسناد مناقصه

در اين بخش در صورتيکه برگزار کننده فراخوان جهت ارائه اسناد مناقصه وجهي را اخذ نمايد بايد مقدارآن ، شماره حساب ، نام بانک ، شعبه ، کد ، شهر مربوطه و نام شرکتي که بايد وجه به حساب آن شرکت واريز گردد درج گردد.

·محل و زمان: ( ساعات اداري به استثناء روز هاي تعطيل)

محل وزمان با ذکر ساعت و تاريخ جهت موارد ذيل بايد ذكر گردد.

1- تحويل درخواست کتبي .

2- دريافت اسناد موضوع فراخوان .

3- بازديد از کالا / محل

4- تحويل پاکات پيشنهادات فني / مالي / تضمين .

5- بازگشايي پاکات يک مرحله اي.

6-بازگشائي پاکات فني (ب) / تضمين (الف).

7- دروضعيت دو مرحله اي زمان بازگشائي پاکات مالي به شرکت کنندگان در فراخوان که پيشنهادات فني آنها پذيرفته شده است کتباً اعلام مي گردد.

8- تحويل کالا .

- موارد شمول قيمت پيشنهادي

باعلامت گذاري مشخص شود که قيمت پيشنهادي بايد شامل کداميک از موارد ذيل باشد .

1- قيمت کالا .

2- عوارض و ماليات دولت .

3- هزينه حمل تا انبار شركت

4- ساير .

·ذکر نام و آدرس روابط عمومي

نام و آدرس اينترنتي روابط عمومي که فراخوان را برگزار مي نمايد بايد ذکر گردد.

·شماره آگهي

شماره 8 رقمي فراخوان بايد مطابق دستور العمل شماره گذاري مربوطه بمنظور رعايت همساني بصورت ذيل ذکر گردد.

شماره رديف/سال/کد شرکت

XXX/XX/X XX

·توضيحات

1- در وضعيت دومرحله اي زمان بازگشائي پاکات مالي به شرکت کنندگان در فراخوان که پيشنهادات فني آنها پذيرفته شده است کتباً اعلام مي گردد.

2- مدارک و اسناد به واجدين شرايط که براساس مفاد اين دستورالعمل ازبين متقاضيان انتخاب شده تحويل مي گردد بديهي است که ارائه درخواست شرکت در فراخوان هيچگونه حقي را براي متقاضياني که در ارزيابي کيفي پذيرفته نشده اند ايجاد نخواهد کرد .

3- درج شماره و تاريخ دعوتنامه شرکت در فراخوان و عنوان کالا يا خدمات و شماره آگهي و شماره تقاضا و موضوع فراخوان و نوع پاکت (الف ، ب ، ج) و نام شرکت کننده در فراخوان برروي پاکات ارسالي الزامي است .

4- نوع بسته بندي کالا بايد مطابق با مشخصات تعيين شده در قرارداد باشد.

5- وجه کالاي موضوع مزايده نقداً دريافت مي گردد و هرگونه ماليات ، عوارض و هزينه حمل کالا و نظاير آن طبق قوانين و مقررات به عهده خريدار مي باشد.

6- شرکت گاز به پيشنهادهاي ناقص ترتيب اثرنخواهد داد.

7- ساير اطلاعات و جزئيات در اسناد فراخوان مي باشد.

8- فراخوان تحت قوانين جمهوري اسلامي ايران انجام مي پذيرد.

9- ساير ضمانتنامه ها به شرح ذيل مي باشد :

الف : وثيقه ملکي معادل 90% ارزش کارشناسي رسمي آن .

ب: انواع اوراق مشارکت (موضوع قانون نحوه انتشار اوراق مشارکت مصوب 1376).

ج: سهام شرکتهاي سهامي عام پذيرفته در بورس اوراق بهادار تهران به ماخذ 70% ارزش روز آنها .

د :مطالبات تأييد شده قراردادها از سوي دستگاه هاي اجرايي و ذيحسابان مربوطه .

تبصره : استفاده از ساير ضمانتنامه ها تا ابلاغ آئين نامه از طرف وزارت اقتصاد و امور دارايي با تشخيص واحد متقاضي مي باشد.

توجه :

براي انجام فراخوان دونوع فرم در نظر گرفته شده است که فرم اطلاعي براي درج در رسانه ها و ارجاع شرکت کنندگان درفراخوان به آدرس سايت شرکت ملي گاز بوده و فرم اصلي حاوي اطلاعات کامل بوده که توسط روابط عمومي جهت نصب برروي سايت شرکت ملي گاز به خدمات کامپيوتر ارسال مي گردد ، فرمهاي متذکر (پيوست7) پس از تنظيم و اخذ امضاءهاي مجاز به روابط عمومي ارسال مي گردد.

 

 

 

1385/3/20 شنبه
....
روش اجرايي نحوه تعيين وتكليف كالاي مازاد ،ناباب، باقيمانده طرحها واسقاط 

فهـرست مطـالب 

1- كليات: 
2- تعاريف: 
3- مسئوليتها: 
4- تشخيص وتفکيک اقلام مازاد: 
5- مراحل اجرائي: 
6- نحوه تنظيم فرم ازرده خارج کردن اقلام مازاد: 
7- فهرست ضمائم:  

1-كليات

1-1- مقدمه

بخش قابل توجهي از سرمايه ها بصورت كالا جهت تضمين تداوم تداركات و پشتيباني عمليات روزمره و اجراي پروژه هاي گوناگون در انبار نگهداري ميشوند . چنانچه در راستاي نگهداري وكنترل موجودي اين اجناس دقتلازم معمول نگردد ،ضرر وزيان هنگفتي متوجه خواهد شد . اقلامي كه تحت عنوان موجودي مستمر انبار براي پشتيباني عمليات جاري نگهداري مي شوند و اجناسي كه جهت اجراي پروژه ها تامين مي گردند معمولاً در بخش اول بدليل نوسانات مصرف و از رده خارج شدن اقلام و دستگاهها ، و درقسمت دوم پس از خاتمه پروژه ها ، مقادير قابل توجهي كالاي مازاد بر نياز بر جاي مي ماند.

چنانچه يك سيستم دقيق و مطمئن بمنظور نگهداري اين قبيل اجناس و اعلام بموقع مازاد شدن (به هر دليل)وجود نداشته باشد ،به مرور زمان و بواسطه عوامل مختلف دچار آسيب ديدگي گشته و از بين مي روند.

لذا براي جلوگيري از بروز چنين پيشآمدهائي لازم است نگهداري سوابق اقلام مازاد بطور سيستماتيك توسط كامپيوتر انجام شود و بدين منظور مي بايست سيستمي در نظر گرفته شود كه از جنبه هاي مختلف به وضعيت اقلام مازاد رسيدگي نمايد ، اين سيستم بايد قادر باشد در زمان مناسب ليست اقلام مازاد بر مصرف مستمر را باذكر جزئيات مورد نياز براي اقدامات مقتضي در اختيارمسئولين مربوطه قرار دهد ، ضمناً در مورد باقيمانده اقلام پروژهها نيز اطلاعات مورد نياز در اختيار كارشناسان جهت اخذ تصميمات لازم به منظور تخصيص و كاربرد مجدد آنها در ساير مراكز عملياتي قرار دهد، همچنين در مورد تعيين تكليف اقلام اسقاط و تفكيك اينگونه اقلام به مازاد براي فروش ويا قابل بازسازي، کارايي لازم را داشته باشد. سيستم پيوسته ويکنواخت کالا اين توانايي ها را يکجا در اختيار کاربران قرار ميدهد.

2- 1- هدف :

ايجـاد زير سيستم كنترل اقلام مازاد بر نياز كليه انبار ها بمنظور نيل به اهداف زير مي باشد .

- اجتناب از خريدهاي تكراري و مضاعف با استفاده و بهره برداري از اقلام مازاد و جلوگيري از ركود سرمايه .

- امكان كنترل دقيق کالاي مازاد بمنظور ثبت و نگهداري صحيح و اصولي وبررسي كاربرد مجدد آنها .

- امكان استفاده ازاجناس مازاد يك شركت در ساير شركت ها .

- جلوگيري ازفاسد ، خراب شدن و حيف و ميل کالاي مازاد .

- دستيابي به آمارواطلاعات مورد نياز مسئولين و مديران دررابطه با اقلام مازاد و اسقاط در مقاطع زماني مختلف .

- جلوگيري از تراكم اجناس مازاد و نهايتاً پيشگيري از توسعه بي رويه انبارهاي يادشده .

3-1- حدود:

حدود اين روش اجرايي از زمان تنظيم فرم مازاد/معيوب /صدمه ديده /حسب مورد بمنظور از رده خارج كردن اجناس (پيوست شماره 7) آغازو پس از انتقال كالا به رمزهاي سازماني مربوطه ادامه و در نهايت انتقال به ساير متقاضيان در سطح صنعت گاز وياواگذاري بصورت فروش كالا به اشخاص ثالث و يا فروش از طريق مزايده و تحويل به خريداران ذيربط خاتمه مي يابد .

2- تعاريف :

1-2-كالا :

كليه دستگاهها ، ماشين آلات ، مواد اوليه ، مواد و قطعات مصرفي ولوازميكه در ارتباط با جمع آوري ـ توليد- پالايش ـ انتقال و صدور و مصرف گاز و فراورده هاي مختلف و همچنين اجناسي كه در ارتباط با فعاليت هاي تخصصي ، فني ، اداري ، بهداشتي ، خانگي در سطح صنعت گاز مورد استفاده قرار مي گيرند “ كالا “ ناميده مي شوند .

2-2-کالاي مازاد :

آن دسته از كالاهائيكه بدلايل مختلف مورد نياز متقا ضيان نبوده و بلا استفاده در انبارهاي مربوطه نگهداري مي شوند مازاد تلقي گرديده واينگونه اقلام ممكن است نويا مستعمل ، داراي شماره رمزاستانـدارد و يا فاقد رمزاستاندارد بوده و مازاد بر نيازهاي جاري يا مازاد بر برنامه هاي پروژه اي و تعميراتي عمده باشند .

3-2-کالايناباب / ورافتاده :

كالاهائي هستند كه بعللي از رديف اقلام مورد استفاده متقاضيان خارج شده و ديگر سفارش داده نمي شود . بطور كلي كالاي ناباب / ور افتاده شامل آندسته از دستگاهها ، ماشين آلات ، مواد اوليه و لوازم و قطعات يدكي است كه امكاناستفاده از آنها ديگر وجود نداشته و يا مقرون به صرفه نباشد.

4-2-کالايباقيما نده طرحها :

شامل آندسته از اقلام مازاد طرح ها كه نو و سالم بوده و در طرحهاي قطعي آتي مورد نياز نخواهند بود .

5-2- کالاي اسقا طي :

كالاهايي هستند ناسالم ، فرسوده ومعيوب كه قابل استفاده درعمليات واحدهاي مربوطه نمي باشند . اين مورد مشمول اجناس ناسالم ويا مصرف شده باقيمانده از طرحها نيز ميگردد.

6-2- اجناس اشتباهي:

کالا هاي عمدتا" خارجي که بدليل اشتباهات ناشي از فعل و انفعالات خريد وتدارکات کالا بصورت بلامصرف درمبادي انبار باقي مانده اند.

7-2- صاحب کالا :

منظور از صاحب کالا در اين روش اجرايي شرکت مالک کالاي مازاد است .

8-2 - شرکت اصلي/مادر:

منظور مديريت هاي ستادي شرکت ملي گاز است که با رمز مديريت 899 در سيستم پيوسته ويکنواخت کالا شناخته ميشود.

9- 2 - شرکت فرعي/مستقل:

منظور شرکتهاي گاز استاني/ شهري /پالايشي وشرکت مهندسي وتوسعه گازايران ميباشندکه با رمزمديريتxx8 (بجز899 ) در سيستم پيوسته ويکنواخت کالا شناخته ميشوند.

3- مسئوليت ها :

1-3- كنترل وتدارك كالا/ عمليات انبارها :

روساي واحدهاي فوق مي با يست باهماهنگي در شناخت و تفكيك كالاهاي مازاد پروژهها و موجودي انبار ، ورافتاده و اسقاطي و تنظيم و تأييد فرمهاي از رده خارج كردن پيوست شماره 7(حسب مورد ) و ارسال آنها به رئيس امور /خدمات کالا جهت تعيين تكليف ودر نهايت انتقال كالاهاي مورد بحث به رمزهاي سازماني مربوطه اطمينان حاصل نمايند.

2-3-امور كالا / خدمات كالا :

رؤساي امور كالا / خدمات كالاي شركت ها /مديريت هاي ستادي موظف هستند پس از دريافت اطلاعات مبني بر عدم نياز به اينگونه كالاها ، اقدام لازم درجهت پيگيري تاييد اسناد از رده خارج شدن آنها و انتقال سيستمي اين اقلامبه رمز هاي سازماني تعيين شده ودر نهايت واگذاري يا فروش به متقاضي ويا ارسال اطلاعات به اداره کالاي مازاد واگذاريها نمايند.

3-3- اداره کالاي مازاد و واگذاري ها /طرح جمع آوري وفروش کالاي مازاد/سازمان مشابه:

رئيس اداره کالاي مازاد و واگذاري ها مسئوليت دارد در صورت دريافت اطلاعات اقلام مازاد واسقاط ، نسبت به بررسي امكان استفاده اينگونه اقلام ابتدا در واحدهاي تابعه گاز وسپس در ساير واحدهاي تابعه وزارت نفت استعلام بعمل آورده و در صورت عدم اعلام نياز از طرف واحدهاي فوق الذكر، نسبت به فروش آنها براســاس دستورالعـمل مصوب ا قدام نموده واسنادمربوطه را بدون انتقال کالا ،جهت تغذيه درسوابق شرکت صاحب کالا ارسال نمايد.

4-3- امورمالي (حسابداري كالا) :

با توجه به ابعاد مالي عمليات ، واحد مذكور مسئوليت کنترل شماره حسا بهاي اسنادا نتقالي و فروش به اشخاص ثالث وبرگشت از فروش رابـعهده داشته و كليه اسناد ميبايست پس ازمهر و امضاي امور مالي / حسابداري كالا ي مربو طه به سيستم تغذيه گردد.

5-3- رئيس مقررات و روشهاي بازرگاني و پيماني:

نامبرده پيشنهادات/ نظرات اصلاحي در مورد اين روش را ، مورد بررسي قرار داده و در صورت لزوم اقدام به تهيه اصلاحيه روش نموده كه پس از تصويب مدير بازرگاني ابلاغيه آنرا به اطلاع شركت ها/مديريت هاميرساند .

همچنين در مورد آموزش و استفاده مشتركين از سيستم پيوسته و يكنواخت كالا اقدامات لازم را بعمل عمل مي آورد .

6-3- مدير بازرگاني :

مشاراليه به تدوين اين روش نظارت عاليه داشته و پيشنهادات واصله در رابطه با اصلاحات/ تغييرات در اين روش رااز طريق مقررات و روشهاي بازرگاني و پيماني موردبررسي قرار داده و دستور ابلاغ صادر مي نمايد .

4- تشخيص و تفکيک اقلام مازاد:

با توجه به تنوع اقلام مازاد ( سا لم واسقاط)، اينگونه اجناس جهت معرفي به رمزهاي سازماني مربوطه ،به سه بخش عمده تقسيم مي شوند .

4-الف- اقلام دار اي شماره رمز طبقه بندي MESC مازادبرنياز ، شناسايي اينگونه اقلام بطرق زير امکانپذير است:

الف-1- اقلامي که در مدت مشخص 5 ساله فاقد هرگونه مصرف باشند اين مورد شامل اقلام بيمه اي (INSURANCE ITEMS) نمي گردد.

کاربران از گزارشات سيستمي از طريق مسير MA-INV-MSK-17 مي بايست اينگونه اقلام را شناسائي نمايند.

الف-2-قطعات و لوازم يدکي مربوط به دستگاههايي که بنحوي از رده انتفاع خارج شده باشند.در اين مورد مصوبه کميته حذف و اسقاط کالاها / اموا ل شرکت/مديريت جهت مازاد نمودن آنها الزامي است.

براياينگونه اقلام ميبا يست در رمز سازماني 26 در انبار اصلي شركت/ مديريت با سند MT30 ايجاد سابقه شده وکالا به اين رمز سازماني منتقل شود.

4-ب- اقلام پروژه ها كه با شماره طبقه بندي مجازي( DUMMY) مازادبرنياز اعلام شده اند بشرح ذيل:

ب-1- آندسته از اقلام مازاد باقيمانده از اجراي طرحها که توسط سند حواله انبار خارج شده ولي مصرف نشده اند و مي بايست توسط سند برگشت کالا به انبار عودت شوند. ويا اقلام مازاد باقيمانده از اجراي طرح که در انبار موجود هستند ودر سيستم داراي سابقه هستند.

ب-2- آندسته از اقلاميکه بلا استفاده در انبار باقي مانده است و 5 سال کامل ازآخرين حواله انبارآن گذشته باشد.

درمورد اقلام دو بند يادشده(بخش ب) چنانچه قابل انتقال به ديگر پروژه ها بوده و يا اينکه قابل انتقال به موجودي انبارهاي مستمر باشند و يا درطرحهاي ديگر قابل استفاده باشند، مي بايست طي اسناد تدارکاتي به محل نياز ومصرف، منتقل در غير اينصورت به رمزسازماني 25منتقل خواهند شد. ضمناً چنانچه قلم / اقلامي از پروژه مازاد شده داراي شماره رمز طبقه بندي استاندارد باشد ،براي اين نوع اقلام ميبايست در رمز سازماني 26 ايجاد سابقه (MT30) گردد.

4-ج-اقلام مازادي که فاقد سابقه در سيستم پيوسته و يکنواخت کالا ميباشند وميبايست به سيستم مکانيزه معرفي وانتقال داده شوند . اينگونه اقلام در 2 گروه تقسيم ميشوند:

ج -1-اقلام سالم مازاد طرح فاقد سابقه مکانيزه:

ج-2-اقلام ناسالم يا مستعمل مازاد طرح فاقد سابقه مکانيزه ويا اقلام مستعمل باقيمانده از اجراي عمليا ت .

5- مراحل اجرايي:

1-5-کنترل کالاي شرکت صاحب كالا مي بايست بر اساس دستور العمل هاي جاري ، پس از تهيه و اخذ تأييديه فرم از رده خارج کردن اقلام مازاد ( فرم پيوست شماره 7) که نحوه تکميل آن در پايان همين روش اجرايي توضيح داده شده است ،عمليات زير را انجام دهد:

1-1-5- اگر کالاي مازاد پروژه ها با شماره رمز مجازي DUMMY (xx000000xx) باشد، ميبايست کالا طي سند MT65/65Rبه رمز سازماني 25 منتقل شود.

2-1-5- اگر کالاي مربوط به مازاد پروژه با شماره رمز واقعي MESC) ) باشد ، ميبايست ضمن ايجاد MT30 دررمز سازماني 26 کالا طي سند MT65/65R به اين رمز سازماني منتقل شود.

تذکر: چنانچه شماره رمز اقلام مازاد پروژه اي بصورت غير از موارد فوق باشد ميبايست ابتدا شماره رمز اقلام پروژه از مسير MA\INV\PRJ\32 به صورت رمز مجازي تغيير و سپس انتقال انجام گيرد.

3-1-5- اگر کالا مربوط به مازاد موجودي انبارها باشد ضمن ايجاد MT30 در رمز سازماني 26 کالا طي سندMT67\67R يا MT65\65R (حسب مورد) به آن رمز سازماني منتقل خواهد شد.

4-1-5- چنانچه کالاي مازاد در سيستم پيوسته و يکنواخت فاقد سابقه با شدوتخصيص شماره طبقه بندي کالا براي آنها امکان پذير نباشد ، دو حالت ممکن است داشته باشد:

-اولاً سالم باشد و سلامت کالا به تأييد مراجع ذيصلاح(بازرسي فني) رسيده باشد ، در مورد اين گروه از اقلام ميبايست طي سند MT30در رمز سازماني 25 و با شماره رمز مجازي و شماره تقاضاي صوري در رمز سازماني 48 ايجاد سابقه شده و سپس موجودي طي سند MT75R با شماره حساب و قيمت تائيد شده از سوي حسابداري کالا/امور ما لي مربوطه ، به سيستم اضافه گردد.

-ثانياً ناسالم ويا مستعمل مازاد طرح ويا اقلام باقيمانده از اجراي عمليات واحد ها باشد ،اين گروه از اقلام ميبايست مستقيماً توسط سند MT76R با شماره حساب تائيد شده از سوي حسابداري کالا/ امور مالي مربوطه وبا قيمت کارشناسي به رمز سازماني 29 (رمزسازماني اقلام اسقاط/قابل بازسازي /آماده براي فروش ) اضافه شوند.

5-1-5-چنانچه كالايي بنا به دلايلي در رمز سازماني اوليه طي سند MT75 از موجودي انبار خارج شده باشد ، (رجوع به روش اجرايي تعديل موجودي انبار) جهت تعيين تكليف در رمز سازماني مازاد (25يا 26) ميبايست پس از ايجاد سابقه ، طي سند MT75R و با قيمت سيستمي به موجودي مازاد اضافه گردد .(با شماره حساب مورد تاييد امور ما لي/ حسابداري كالاي مربوطه).ولي اگر کالاي مذکور با وجود مستندات لازم ، اسقاط شده باشد ميبايست طي سند MT76Rبه رمز سازماني 29 اضافه شود.

6-1-5-درموارديکه كالاهاي خريداري شده قبل از دريافت توسط انبار متقاضي بهر دليل دچار صدمه ديدگي گردند در صورت عدم امكان تعمير ، مي بايست اقدامات لازم در خصوص فروش/ واگذاري اينگونه اقلام پس از تهيه صورتمجلس آسيب ديدگي كالا وارسال کالا به رمزهاي سازماني مازاد(طي سند (MT75Rيا مازاد براي فروش(طي سند(MT76R، بر اساس اين روش اجرايي بعمل آيد .

2-5-مسئول کنترل کالا موظف است بااستفاده از سيستم پيوسته و يكنواخت كالا سالي يکبار نسبت به شناسايي اقلام كم تحرك و مازاد اقدام و پس از اخذ موافقت صاحب كالاو در يافت فرم مربوطه بر اساس مفاد اين روش اجرايي اقدام نمايد .

3-5-تحويل اينگونه كالاهابه انبار كالاي مازاد از زمان تأئيدفرم درخواست ازرده خارج كردن كالا ها حداكثريک ماه برآورد ميگردد و لذا مسئولين عمليات انبار ، ضمن استفاده از بسته بندي و روش نگهداري مناسب(استفاده ازمواد پوششي ، حفا ظتي از جمـله گريس ،روكش كردن ، نگهداري در سـا يبان و ) جهت جلوگيري از بروز هرگونه خسارت احتمالي به كالاهاي مذكور اقدامات لازم را بعمل آورند .

4-5- مسئولين كالا مجاز به جدا سازي بدنه و جابجايي كالاي مورد نظر نميباشند.

5-5-رئيس کنترل کالا/مسئول کنترل کالا ي اقلام مازاد، به منظور امكان شناسائي منابع مصرف در خصوص کالاهاي مازاد ، برابر آنچه که در روش اجرايي سند MT30 آمده است ، پس از انتقال کالا به رمز سازماني مازاد ،ازطريق اصلاح اطلاعات اقلام مازاد ، (مسير MA/INV/SRP/02 ) ميبايست مبادرت به تغيير وضعيت کالاي مازاد بشرح بندهاي زيرين نموده و حداکثر ظرف مدت 3 ماه نسبت به انجام استعلام اقدام نمايد.

در صورت اعلام نياز،مبادرت به واگذاري اينگونه اقلام بر اساس روشهاي سيستم پيوسته و يکنواخت کالا ، به شرح زير مي نمايد :

1-5-5- وضعيت (1 ) به مفهوم استعلام در سطح شرکت/مديريت صاحب کالا ، چنانچه دراين وضعيت براي کالا متقاضي پيدا شود کالا طي سند MT74تحويل مصرف کننده ويا طي سند نقل وا نتقال ، کالابه انبار متقاضي منتقل خوا هد شد.

2-5-5- وضعيت (2 ) بمفهوم استعلام در سطح شرکت ملي گاز ايران، چنانچه دراين وضعيت براي کالا متقاضي پيدا شود، شرکت متقاضي ميبايست طي سند MT57 درخواست خود را به سيستم تغذيه و مراتب را به اطلاع شرکت صاحب کالا برساند. بديهيست در صورت تائيد انبار صاحب کالاي مازاد، سند MT67 صادر و تغذيه و سپس در انبار متقاضي با تغذيه سند MT67R به سيستم، انتقال کامل انجام خوا هد شد.

3-5-5- وضعيت (3 ) بمفهوم استعلام در سطح صنعت نفت ، چنانچه دراين وضعيت، کالاي مازادشده متقاضي داشته باشد،درصورتيکه متقاضي در سيستم پيوسته ويکنواخت کالا ، انبار شناخته شده اي داشته وارتباط سيستمي با شرکت صاحب کالا داشته باشد،همانند بند 2-5-5 اقدام خواهد شدولي چنانچه متقاضي فاقد انبار معرفي شده در سيستم پيوسته ويکنواخت کالا باشد ، ويا اينکه حساب فيمابين سيستمي نداشته باشد، در اين حالت ميبايست کا لا طي سند MT73 MT71- به متقاضي واگذار شود.(براي توضيحات بيشتربه روش اجرايي فروش کالا به اشخاص ثالث مراجعه فرمائيد.)

4-5-5- وضعيت (4 ) بمفهومعدم نياز به کالاي مازاد شده در سطح صنعت نفت .

تذکر 1 ) :انبار صاحب کالاي مازاد ميتواند با تغيير وضعيت کالا به (9 ) مقداري از کالاي مازاد شده را جهت نيازهاي احتما لي خود ذخيره نمايد. بديهيست مقدار ذخيره شده قابل رويت شرکتهاي ديگر و طبعاً انتقال به شرکت غير نخواهد بود.

تذکر 2 ) :فاصله زماني بين تغيير وضعيت هاي 1 تا 4 بشرح زير ميباشد:

وضعيت (1 )حداکثر 10 روز

وضعيت (2 )حداکثر 40 روز

وضعيت (3 ) حداکثر 40 روز

وضعيت (4 ) -------

تذکر3 ) : وضعيت هاي فوق فقط بصورت متو ا لي و صعودي قابل تغيير هستند و وضعيت هاي بالاتر به پايين تغيير نمي يابند.

6-5-درصورت عدم دريافت اعلام نياز به کالا ازطرف استعلام شوندگان ظرف مدت مقرر (3 ماه) امور کالا / خدمات کالاي شرکت مي تواند رأساً نسبت به انتقال سيستمي اجناس به رمز سازماني29 اقدام نمايد .( براي توضيحات بيشتر به روش اجرايي تهيه وتنظيم سند ايجاد سابقه اقلام مازادبراي فروش /قابل بازسازي/ مازاداسقاط MT76Rمراجعه فرمائيد.)

7-5-امور کالا / خدمات کالاي شرکت بنا به صلاحديد ميتواند رسماً اطلاعات مجموعه کالاهاي مورد بحث در رمز سازماني 29 را دراختيار اداره کالاي مازاد وواگذاري ها قرارداده تا برابر مقررات اقدام نمايند .

8-5-درصورتيكه كالاهاي مورد نظر معدوم شدني تشخيص داده شود پس از تهيه فرم مربوطه در حضور نمايندگان حسابرسي و مسئولين انبار و نماينده حراست معدوم و جريان طي صورتجلسه به مراجع ذيربط اعلام خواهد گرديد .

9-5-در شرکت ها رئيس امور کالا و در ستاد رئيس اداره مازاد وواگذاريها اقدام به بازديد و گروه بندي اقلام نموده وسپس توسط کميسيون قيمت گذاري و درصورت نياز از طريق کارشناسان رسمي دادگستري نسبت به تهيه برآورد قيمت كارشناسي اجناس مورد نظر بمنظور برگزاري مزايده اقدام مينمايد.

توضيح : اعضا ءکميسيون قيمت گذاري توسط هـ .م.م. شرکت ها وستاد براي مدت يکسال انتخاب ميشوند .( ترکيب کميسيونها در صفحه 13 آمده است)

10- 5-درصورتيكه كالاهاي مشابه جهت مزايده همزمان در شركت ها/ مديريت هاي مختلف وجود داشته باشد ، و اطلاعات آنها به ستاد اعلام شده باشد، اداره کالاي مازادوواگذاريها ميبايست هماهنگي هاي لازم را جهت تعادل بازار كالاهاي موردمزايده بوجود آورد .

11-5- رئيس امور کالا /اداره کالاي مازاد وواگذاريها نسبت به مقدمات برگزاري تشريفات مزايده مطابق با مفاد آئين نامه معاملات شركت ملي نفت ايران اقدام مينمايد.

12-5-پس از مشخص شدن برنده مــزايده ، امــور کالا /اداره کالاي مازاد وواگذاريها، ضمن عقدقرارداد با برنده مزايده واخذ سپرده معتبر(چک بانکي يا ضمانتنامه)، سند فروش / واگــذاري كالاي مازاد واسقاطMT72 را تنظيم و مراتب راجهت اقدامات بعدي به برنده مزايده اعلام مي نمايد .

13-5-پس ازپرداخت وجه توسط برنده مزايده ، امور مالي / خدمات مالي اداره کالاي مازاد وواگذاري ها اقدام به اخذ تأييديه سند MT72( سند فــروش/ واگذاري كالاي مازادواسقاط ازمحل رمزسازماني كالاي قابل واگذاري و فروش)خواهد نمود. (براي توضيحات بيشتربه روش اجرايي فروش وبرگشت ازفروش کالاي مازاد واسقاط مراجعه فرمائيد.)

14-5-مراحل بعدي ، تحويل کالا از انبار وتغذيه سند MT72 به سيستم ميباشد که مطابق روش اجرايي مذکور در بند 13-5 و با همکاري مسئولين انبار و کنترل کالاي مربوطه (در شرکتها)/اداره کالاي مازاد وواگذاريها (در ستاد) انجام خواهد شد.

********

ترکيب کميسيون هاي قيمت گذاري در شرکت مادر و شرکتهاي تابعه

الف : کميسيون قيمت گذاري در شرکت مادر

1-نماينده مديريت بازرگاني(مسئول کميسيون)

2-کارشناس فني خبره به انتخاب هيات مديره.

3-نماينده مديريت دارنده کالا.

ب :کميسيون قيمت گذاري در شرکتهاي تابعه

1 -نماينده مدير عامل (مسئول کميسيون)

2-کارشناس فني خبره به انتخاب هيات مديره.

3-رئيس امور کالابعنوان عضو ودبير کميسيون.

6- نحوه تكميل فرم از رده خارج كردن اقلام مازاد:

1- شمــاره انـبـار و رمز سـازما ني داراي کـالاي مازاد (درصورت وجود)نوشته ميشود.(بعنوان مثال : 01-01 )

2 - ستونهاي شماره پروژه / شمــاره رمز شمــاره قــلم (ويژه مازاد پروژه ها ) واحد كالا شرح مختصرجنس ومقدار ، برابر اطلا عـات موجود ( سيستمي و غير سيستمي ) در فرم نوشته ميشود.

3- علت ازرده خارج كردن كالا بنا به وضعيت جنس برابر آنچه كه در بند 1-5 روش (صفحه 6) آمده است تكميل خواهد شد. دقت شود براي هر دسته از موارد اشاره شده مي بايست يك فرم جداگانه تهيه شود. بعنوان مثال : مازاد موجودي انبارها در يك فرم و مازاد اسقاط فاقد سابقه سيستمي در يك فرم و ....

4- امضاء كنندگان

1-4 - تهيه كننده : مي تواند ، كنترل كالا براي اقلام موجودي انبار بازرسي انبار براي موارد رؤيت شده در انبارهاو يا كنترل كالاي طرح براي اقلام پروژه هاي مربوطه باشد.

2-4- انباردار: كه انباردار مربوطه امضاء خواهد کرد.

3-4- رئيس امور كالا يا رئيس خدمات كالاي طرح/ پروژه كه امضاء هاي فوق را تائيد مي نمايند.

4-4- درصورتيكه ليست مورد نظر مربوط به بندهاي4- ب و4- ج (روش حاضر)باشد تائيدرئيس امور مالي /حسابداري كالا ضروريست در غير اينصورت نسخه اي از فرم جهت اطلاع نامبردگان ارسال خواهدشد.

5-4- درصورتيكه ليست مورد نظر مربوط به بندهاي4- الف و4- ب (روش حاضر)باشد روساي امور مهندسي واجرا و امور بهره برداري (يا سمتهاي مشابه) نيز فرم از رده خارج شدن کالا را تائيد مينمايند.

6-4-چنانچه ليست مورد نظر مربوط به بند 4-1-5 (روش حاضر ) باشد تائيد بازرسي فني يا خدمات مهندسي و فني جهت سلامت كالا الزاميست .

فهرست ضمائم

لطفا جهت رؤيت فهرست ضمائم فايل pdf را باز فرمائيد.

1385/3/2 سه‌شنبه
....
دستورالعمل نحوه ادعاي غرامت از بيمه گر ، حمل کننده و يا فروشندگان کالا 

 فهرست مطالب

1- کليات:  

2- تعاريف: 

3- شرايط تامين مخاطرات بيمه نامه عمومي باربري: 

4- مسئوليتها: 

5- مراحل اجرايي: 

6- روش جبران اقلام کسري و تعيين تکليف اقلام اشتباهي: 

7- مطالبه غرامت از راننده وسيله حمل ، موسسه يا شرکتهاي حمل و نقل: 

8- توضيحات: 

9- اثرات مالي اختلافات کالاي درراه: 

10- نکات مهم: 

11- حدود اختيارات مالي و مجوزهاي حذف و تعديل: 

12- تجديد تقاضا و سفارش: 

13- دستور العمل نحوه تنظيم (MDR)  (صورتمجلس کسري / سرک / آسيب ديدگي و مغايرت کالا)

14- ضمائم پيوست: 

 

 

1- كليات:

1-1- مقدمه

اين دستور العمل بمنظور ايجاد روشي مدون و حل و فصل مسائل و مشکلات اداره انبارها و ساير واحدهاي ذيربط در ارتباط با رسيدگي به مغايرتهاي ناشي از کسري آسيب ديدگي اشتباه بودن کالاهاي تحويلي به مقاصد ذيربط و هميطور ثبت و کنترل و پيگيري خسارت وارده تا مرحله تعيين تکليف در موارد اختلاف تهيه گرديده است و از تاريخ تصويب لازم الاجرا بوده و جايگزين کليه روشهاي قبلي در اين زمينه مي باشد . بديهي است چنانچه در حين اجراي اين دستور العمل هرگونه اشکالي مشهود باشد لازم است مراتب با ذکر جزئيات امر به اداره مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني اعلام شود.

 

2- 1- هدف :

هدف از تدوين اين دستور العمل تشريح چگونگي جبران خسارت ناشي از کسري و آسيب ديـدگي کالا و نحوه اقامه دعاوي غرامت از بيمه گر در مقابل کسري و آسيب ديدگي و همچنين ادعاي غرامت ازشرکتهاي حمل و نقل و فروشندگان کالا درمورد مغايرت در کالاهاي ارسالي به انبارهاي مربوطه مي باشد.

3-1- حدود:

حدود اين روش از زمان وصول کالا در مبادي ورودي کشور شروع و تا حصول نتيجه نهائي و اخذ غرامت کالاهاي اشتباه / کسري / آسيب ديده از بيمه گر ، حمل کننده و يا فروشندگان کالا خاتمه مي يابد.

 

2- تعاريف:

1-2- در اين روش اصطلاح " واحد متقاضي " به امور / خدمات کالا اطلاق ميگردد.

2-2- در اين روش منظور از کلمه شرکت ، شرکت ملي گاز ايران و شرکتهاي گاز استاني و شهري و پالايشي و شرکت مهندسي وتوسعه گاز مي باشد .

3-2- اصطلاح " اجناس " نيز به انواع کالا اعم از ماشين آلات ، دستگاهها ، لوازم و ابزار و قطعات يدکي و کالاهاي مصرفي اطلاق ميگردد.

4-2- منظور از کالاي در راه (GOODS IN TRANSIT – G.I.T) محمولات سفارش خارجي و داخلي ازمرحله تحويل ازفروشنده و حمل از مبداء تا مرحله رسيدمحموله در انبار و يا تحويل در محل اجراي پروژه ميباشد.

5-2- منظور از اختلافات کالاي در راه (G.I.T. DISCREPANCIES ) اختلافات مابين اقلام و مقادير ثبت شده هر قلم کارا در اسناد سياهه (INVOICE) و ليست بسته بندي با محموله رسيده به انبار است .

تبصره : اختلافات کالا در راه بر حسب هر قلم از کالاي رسيد شده ، در حسابهاي تفکيکي معوق اختلافات کالا ي در راه ثبت ميشود تا پس از اقدامات لازم تسويه گردد.

6-2- اصطلاح فرم (M.D.R) در اين روش به صورتمجلس کسري آسيب ديدگي و مغايرات کالا (MATERIALS . DISCREPENCY . REPORT) اطلاق ميشود.

3- شرايط تامين مخاطرات بيمه نامه عمومي باربري:

براسـاس قـرارداد منعقـده فـي مــابيـن شـرکت (بعنـوان بيمه گزار) و شرکت بيمه (بعنوان بيمه گر) کليه کالاي مورد نياز خريداري شده از خارج توسط بيمه گزار از مبداء تا مقصد (انبارهاي مختلف ) از طريق حمل هوائي و دريائي و زميني در مقابل خسارات ناشي از مجموعه شرايط A (پيوست شماره 1) به مدت 180 روز از تاريخ بارنامه بيمه مي باشند.

 

4- مسئوليتها:

1-4- روساي امور تدارکات / سفارشات / خريد

1-1-4- مسئوليت دارند رونوشت سفارشات خريد را به ادارات (بانک و بيمه و تطبيق اسناد) ، (بررسي و پيگيري سفارشات) ، ( اداره ترخيص و حمل کالا) جهت اقدامات ذيربط ارسال دارند.

2-1-4- لازم است قلم / اقلامي از سفارشات خريد را که اشتبـاه / کسر/ سرک / آسيب ديده ارسال شده است تا حصول نتيجه نهائي پيگيري نموده و در صورت لزوم مي بايست موضوع را به امور حقوقي جهت پيگيري از طريق مراجع قضائي احاله نمايند.

2-4- رئيس اداره حمل و نقل محمولات خارجي

مسئول ترتيب حمل و نقل کالاهاي سفارشي بوده و پيگيري هاي لازم را تا وصول کالا صحيح به مبادي ورودي کشور بعمل مي آورند و در صورتيکه کسر تخليه يا آسيب ديدگـي مشـاهده گردد گواهي هاي لازم را از شرکت حمل و نقل همراه قبوض انبار و ترخيصيه اخذ و به اداره ترخيص و حمل کالا ارائه مي دهد.

3-4- رئيس ترخيص و حمل کالا

مسئوليت دارد به کالاهاي سفارش که به گمرکات مبادي ورودي مرزهاي کشور ارسال شده است رسيدگيو آنها را ترخيص کرده و به مقاصد ذيربط توزيع نمايند.

در صورتيکه بهنگام رسيدگي به محمولات واصله کسري تخليه و يا آسيب ديدگي مشهود باشد مسئول پيگيري تهيه و تنظيم صورتمجلس مقدماتي ( درگمرک) و همينطور اخذ گواهي کسر تخليه ( درصورت عدم تخليه ) از مؤسسات حمل و نقل ذيربط مي باشد .

رئيس ترخيص و حمل کالا پس از ترخيص کالا نيز مسئول نظارت بر حمل و نقل صحيح و بدون عيب محمولات تا انبار متقاضي / مقصد نهايي بوده و در صورت بروز هرگونه حادثه در بين راه لازم است موضوع را پيگيري و مدارک مورد نياز را تهيه و به اداره بانک و بيمه ارسال و واحد متقاضي را در جريان امر قراردهد.

تبصره : درمواردي که پيگيري متعدد در جهت اخذ گواهي کسر تخليه منتهي به حصول نتيجه نمي گردد لازم است موضوع به امور حقوقي احاله گردد.

4-4- رئيس اداره بانک و بيمه تطبيق اسناد

مسئول ترتيب تهيه و تنظيم اسناد و نامه ادعاي غرامت در موارد کسر تخليه کسري و آسيب ديدگي و پيگيري موضوع تا حصول نتيجه کامل و اخذ غرامت از بيمه گرمي باشد و همچنين مسئـوليت ارسـال اسنـاد حمل به واحد ترخيص کالا و واحد متقاضي به عهده اين اداره مي باشد.

5-4- رئيس اداره رسيد و ارسال کالا

مسئوليت دارد محمولات دريافتي را با سياهه خريد سياهه بسته بندي و اسناد و مدارک مربوطه مورد بررسي قرارداده و از مطابقت کمي و کيفي کامل آنها اطمينان حاصل نمايد.

درصورتيکه مغايرتي در کميت و کيفيت کالا مشهود باشد لازم است صورتمجلس کسري / آسيب ديدگي کالا ( فرم MDR پيوست) تهيه و تنظيم و با درج شرح وضعيت پيش آمده طرف مطالبه غرامت را در آن مشخص نمايد.

6-4- رئيس مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني

رئيس مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني مسئوليت دارد پيشنهادات واصلهدر مورد تغيير / اصلاح اين روش را که از طريق شـرکتها / مديريت ها و ساير واحد ها دريافت مي کند بررسي نموده و در صورت تصويب مدير بازرگاني نسبت به صدور اصلاحيه و يا تجديد چاپ روش اقدام نمايد .

7-4- مدير بازرگاني شرکت ملي گاز

در تدوين و تفسيراين دستور العمل نظارت عاليه خواهد نمود و هرگونه پيشنهاد و تغيير و اصلاحات لازم در اين دستور العمل با تصويب مشاراليه از طريق اداره مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني بعمل خواهد آمد.

5- مراحل اجرائي:

1-5- کسر تخليه / عدم تخليه / عدم تحويل

1-1-5- اگر در هنگام انجام تشريفات ترخيص کالا معلوم گردد که کل و يا قسمتي از يک محموله کالاي در بندر و يا گمرک مربوطه تخليه نشده است ، لازم است که اداره حمل و نقل محمولات خارجي با دريافت صورتمجلس کسر تخليه و يا صورتمجلس کشف اختلافات کالاي ترانزيت داخلي نمونه پيوست هاي شماره 2 که قبلاً توسط مقامات گمرک / اداره بنـادر و موسسه حمـل و نقـل تنظيـم شـده است اقـدام به اخـذ گـواهـي عـدم تخليـه يـا کسـر تخليـه (SHORT LANDED CERTIFICATE) نمونه پيوست شماره 3 از موسسه حمل و نقل مربوطه نمايد.

تبصره : اگر براي وسيله نقليه حامل کالا در خارج از کشور حادثه اي رخ دهد موسسه حمل و نقل موظف است گزارش با زديد نماينده شرکت بيمه از کالا در خصوص خسارات وارده اخذ و به شرکت (اداره ترخيص و حمل کالا) تسليم نمايد. در صورتيکه دسترسي به نمايندگي شرکت بيمه ميسر نباشد گواهي مقامات بيمه رسمي کشور محل وقوع حادثه معتبر شناخته ميشود.

2-1-5- اداره ترخيص و حمل کالا گواهي عدم تخليه فوق الذکر را بانضمام اصل صورتمجلس کسر تخليه و ساير مدارک را طي نامه اي به منظور پيگيري و اخذ غرامت از بيمه به اداره بانک و بيمه و همچنين يک رونوشت آنرا مستقيماً جهت اطلاع و اقدام واحد رسيد و ارسال انبار ذيربط و رونوشت ديگر را به واحد متقاضي (طبق تعريف بند 1-2) ارسال ميدارد.

3-1-5- اداره بانک و بيمه پس از بررسي مدارک دريافتي طي نامه اي تحت عنوان درخواست خسارت کسر تخليه ، نمونه پيوست شماره 4 ، موضوع را به شرکت بيمه گر جهت محاسبه و پرداخت غرامت منعکس مينمايد.

4-1-5- چنانچه موسسه حمل و نقل مربوطه حداکثر ظرف 6 ماه از تاريخ بارنامه گواهي عدم و يا کسر تخليه کالا را صادر و تسليم ننمايد اداره ترخيص و حمل کالا طي اظهار نامه رسمي مسئوليت آن موسسه حمل و نقل را در مقابل تحويل کالا و يا صدور گواهي مذکور متذکر و رونوشت اظهارنامه را جهت اقدامات بعدي (طي نامه درخواست خسارت کسر تخليه) ازطريق اداره بانک و بيمه به شرکت بيمه گر ارسال ميدارد.

تذکر : عدم تسليم بموقع اظهار نامه رسمي به موسسه حمل و نقل و يا عدم تمديد مدت اعتبار بيمه کالاي مورد عدم تخليه / کسر تخليه ، موجب سلب مسئوليت شرکت بيمه گر شده و لذا در اين موارد لازم است که موضوع از طريق اداره خدمات حمل و نقل محمولات خارجي و يا از طريق اداره ترخيص و حمل کالا (بنا به منابع خريد ) در جهت تامين خسارت از موسسه حمل و نقل ذيربط تعقيب گردد. در صورتيکه از اين پيگيريها نيز نتيجه اي حاصل نشود موضوع کسر تخليه جهت طرح دعوي به امور حقوقي شرکت ارجاع ميشود.

2-5- فقدان کالا

چنانچه برخي از محمولات پس ازورود در انبار گمرکات و يا اداره بنادر مفقود شود لازم است اداره ترخيص و حمل کالا نسبت به اخذ گواهي فقدان کالا اقدام نموده و پس از ارسال مدارک به اداره بانک و بيمه اقدامات مقتضي از طريق اداره اخير الذکر با تنظيم نامه " درخواست خسارت به شرکت بيمه گر" صورت پذيرد.

همچنين اداره ترخيص و حمل کالاراساً با ارسال رونوشت مدارک ، انبار دريافت کننده کالا " واحد متقاضي " را در جريان امر قرارميدهد.

توضيح : واحد رسيد و ارسال انبارها با دريافت موارد بند 1 و 2 (مربوط به کسر تخليه اجناس و فقدان کالا در انبار گمرکات و يا اداره بنادر) پرونده تقاضاي اوليه را مورد رسيدگي قرار داده و سپس به ترتيب زير عمل مينمايد.

حالت اول : چنانچه بخشي از مقادير اقلام تقاضا دريافت شده است مقدار دريافتي در برابر هر قلم در فرم MRS برگ رسيد کالا در ج مي گردد.

حالت دوم : در صورتيکه اصولاً محموله اي دريافت نکرده و فقط مدارک گم شده يا عدم تخليه و .... را از طريق اداره ترخيص دريافت داشته اقدام به تنظيم MRS با مقدار صفر براي کليه اقلام سياهه مربوطه خواهد کرد .

تهيه M.D.R. : در هر دو مورد مذکور جهت تشکيل پرونده و پيگيريهاي بعدي ، اقـدام بـه تنظيم فرم M.D.R کرده و بشرح زير توزيع خواهد نمود(دستور العمل نحوه تهيه و تکميل فرم M.D.R پيوست است )

- اصل و يک نسخه به اداره بانک و بيمه جهت اقدام مقتضي براي اخذ غرامت از شرکت بيمه گر .

-نسخه سوم ، حسابداري انبارها /حسابداري کالا يا ....{امورمالي }

-نسخه چهارم ، کنترل کالا / جهت اطلاع و احياناً اقدام مجدد براي تامين کالا.

- نسخه پنجم ، پرونده انبار (رسيد و ارسال کالا)

تبصره1 : در کليه موارد بيمه اي ، پرونده اداره بانک و بيمـه تـا اخذ فرم M.D.R و نتيجه گيري از اقدامات بيمه گر مفتوح باقي مي ماند.

و در صورتيکه فرم مزبور از انبار مربوطه دريافت نشود موضوع از طرف اين اداره پيگيري خواهد شد.

تبصره 2 : دريافت اجناس جبران کسري مرتبط با موارد بالا ابتدا طي سند MT45Cودستور العمل ذيربط صورت خواهد گرفت و سپس توسط سند MT45 به موجودي گرفته خواهد شد.

3-5- کسري و آسيب ديدگي

1-3-5- اگر در مواقع تخليه کالا در گمرکات و يا در مبادي ورودي کشور کسري و يا آسيب ديدگي در محمولات مشاهده شود ، توسط مقامات بندري / گمـرکـي و نمـاينـده مـوسسـه حمل و نقل صورتمجلس کسري و يا آسيب ديدگي و يا دستخوردگي (طبق نمونه پيوست شماره5) تنظيم ميشود.

اداره ترخيص و حمل کالا در چنين مواقعي به استناد صورتمجلس کسري و آسيب ديدگي فوق از نماينده شرکت سهامي بيمه دعوت بعمل آورده تا از محموله مربوطه بازديد و کسري و آسيب ديدگي آن را تائيد نمايد. نماينده شرکت سهامي بيمه پس از بازديد در محل و تائيد کسري و آسيب ديدگي صورتمجلس مقدماتي کسري و آسيب ديدگي کالا را تنظيم مينمايد.

2-3-5- اداره ترخيص و حمل کالا پس از انجام تشريفات گمرکي و دريافت محموله از انبار گمرک و يا اداره بندر آن را به انبارهاي مربوطه شرکت ارسال کرده و اصل مدارک مربوطه (صورتمجلس گمرکي / بندري و صورتمجلس مقدماتي آسيب ديدگي کالا) را طي نامه اي به اداره بانک و بيمه و کپي آن را به ضميمه بارنامه حمل به انبارهاي مربوطه و همچنين يک کپي ديگر را به متقاضي کالا (اداره کنترل کالا ) ارسال ميدارد.

تبصره : چنانچه در بعضي مواقع براي انجام تشريفات ترخيص و حمل کالا به انبارهاي مقصد احتمالاً مدت اعتبار بيمه نامه کافي نباشد لازم است که اداره ترخيص و حمل کالا 15 الي 20 روز قبل از انقضاي مدت مقرر بطور کتبي از اداره بانک و بيمه درخواست نمايد که نسبت به تمديد مدت اعتبار بيمه محموله مورد نظر اقدام نموده و ادارات کنترل کالا را درجريان امر قراربدهد.

3-3-5- در صورتيکه براي محموله ارسالي به مقصد (انبارهاي شرکت) در مسيرراه حادثه اي رخ داده و کل يا قسمتي از کالا متحمل خسارت گردد اداره ترخيص و حمل کالا بايستي مراتب را به نزديکترين شعبه شرکت بيمه گر اطلاع داده تا نماينده بيمه خسارت وارده را از نزديک بازديده نموده و طي صورتمجلسي آن را تائيد نمايد.

در اين قبيل موارد لازم است که گواهي مقامات انتظامي در محل نيز در مورد وقوع حادثه براي وسيله نقليه حامل اخذ گردد.

تبصره : در صورتيکه محموله از نوع خريد داخلي بوده و تشريفات بيمه قبلاً براي آن انجام شده باشد مسئوليت انجام وظائف اداره ترخيص و حمل کالا در عهده اداره خريد هاي داخلي خواهد بود.

4-3-5- اداره ترخيص و حمل کالا صورتمجلس آسيب ديدگي کالا و گواهي مقامات انتظامي نسبت به وقوع حادثه (موضوع بند فوق) را طي نامه اي براي پيگيري و اخذ غرامت از بيمه به اداره بانک و بيمه و کپي مدارک مذکور و نامه راجهت اطلاع به واحد " متقاضي "ارسال ميدارد.

5-3-5- واحد رسيد و ارسال انبارها محمولات دريافتي را از نظر کمي و کيفي مورد رسيدگي قرارداده و در صورتيکه در کالاي رسيده کسري و آسيب ديدگي مشاهده نمايد از نماينده بيمه جهت بازديد و تائيد موضوع کسري و آسيب ديدگي دعوت بعمل آورده و نهايتاً اقدام به تنظيم صورتمجلس کسري و آسيب ديدگي (M.D.R)خواهد نمود ، بديهي است که اخذ تائيديه نماينده بيمه در صورتمجلس تنظيمي ضروري مي باشد.

تبصره 1 : در صورت امتناع نماينده بيمه گر از تائيد فرم M.D.R ، رئيس انبار موظف است از کارشناس خدمات بانک و بيمه امور تدارکات کالا دعوت بعمل آورده تا با توجه به جميع جهات نسبت به طرح ادعاي غرامت از شرکت بيمه گر اقدام شود.

ترتيب توزيع صورتمجلس کسري و آسيب ديدگي در اينحالت نيز بشرح زير ميباشد.

1- اصل و يک رونوشت ، اداره بانک و بيمه .

2- نسخه سوم ، حسابداري انبارها .

3- نسخه چهارم ، کنترل کالا

4- نسخه پنجم ، پرونده انبار (رسيد و ارسال)

تبصره2 : در موارديکه همراه محمولات آسيب ديده صورتمجلس مقدماتي ارسال شده باشد اين صورتمجلس نيز به پيوست صورتمجلس نهائي M.D.R تهيه شده توسط انبار به اداره بانک و بيمه ارسال ميشود ، البته اگر پس از رسيدگي به محمولاتي که صورتمجلس مقدماتي دارند مشخص شود که در داخل بسته بندي به اقلام درخواستي آسيب نرسيده است نيازي به پيگيري و تنظيم فرم M.D.R نبوده و در اين حالت برروي صورتمجلس مقدماتي عبارت " بدون غرامت NO CLAIM ) نوشته شده و بايگاني ميشود.

6-3-5- واحد بانک و بيمه با دريافت صورتمجلس مقدماتي و همچنين صورتمجلس نهائي (M.D.R) و ساير اسناد و مدارک مربوطه بررسيهاي لازم را بعمل آورده و با توجه به ميزان خسارت وارده در صورت داشتن فرانشيز پس از کسرمبلغ فرانشيز طي نامه اي درخواست غرامت (نمونه پيوست شماره 4) را به شرکت بيمه گر اعلام ميدارد.

تبصره 1 : مبالغ ميزان خسارت وارده اگر شامل فرانشيز شود به تشخيص و تائيد اداره بانک و بيمه به حسابداري کالا اعلام و بحساب هزينه هاي شرکت منظور خواهد گرديد.

تبصره 2 : درمورد کسر تخليه کامل از ميزان غرامت درخواستي مبلغ فرانشيز کسر نخواهد شد.

تبصره 3 : اقدامات واحد بيمه خدمات بانک و بيمه و تطبيق اسناد جهت اخذ غرامت از شرکت بيمه گر و درمورد کليه انواع سفارشات خارجي و يا احياناً خريدهاي داخلي که از منابع مختلف تامين شده و اسناد و مدارک مورد لزوم را به آن واحد ارسال کرده باشند خواهد گرديد.

تبصره 4 : در کليـه مـوارديکـه محمـولات شـرکتـي خارج از قراردادهاي کل يا بيمه نامه هاي عمومي که در بند 3 بدان ها اشاره شده است بيمه ميشوند ارسال يک نسخه از بيمه نامه به انبار دريافت کننده اجناس جهت نگهداري در پرونده و اقدامات بعدي الزامي است .

4-5- کسري کالا در بسته هاي سالم و دست نخورده و اقلام اشتباهي

1-4-5- اقلام کسري

در صورتيکه پس از رسيدگي به بسته هاي سالم و دست نخورده ارسالي از طرف فروشندگان و سازندگان کالا مشاهده شود که مقادير دريافتي عيناً با سياهه خريد کالا INVOICE وليست بسته بندي تطبيق نداشته و کسري کالا وجود دارد . الزاماً مطالبه غرامت در عهده فروشنده است و واحد رسيد و ارسال انبار يا واحد دريافت کننده کالا (درموارد تحويل مستقيم اجناس به متقاضي) بمنظور تأمين کسري و يا اخذ غرامت از فروشنده اقدام به تنظيم فرم M.D.R. نمودهو برگ اصلي و يک نسخه آنرا به امور تدارکات کالا ( خريد هاي خارجي يا داخلي) ارسال مي نمايد.

- نسخه سوم بهمراه يک کپي از M.R.S به حسابداري انبارها نسخه چهارم کنترل کالا نسخه پنجم ، پرونده انبار .

تبصره : نحوه تعيين تکليف وروش اجرايي جبران اقلام کسري در بند6 تشريح شده است .

2-4-5- اقلام اشتباهي

چنانچه در هنگام رسيدگي به کالاي دريافتي توسط واحد رسيد و ارسال انبارها و يا واحد دريافت کننده کالا (درموارد تحويل مستقيم اجناس به متقاضي) مشاهده شود که کالاي رسيده از نظر مشخصات مغاير با مشخصات تقاضا و سفارش خريد است ، و يا به عبارت ديگر اصولاً کالا بصورت اشتباهي ازطرف فروشنده يا سازنده ارسال شده است ، لازم است که واحد دريافت کننده کالا همزمان با تنظيم فرم M.R.Sبا مقادير دريافتي براي اجناس صحيح و مقادير صفر براي اجناس اشتباهي ، اقدام به صدور صورتمجلس مغايرت کالا (فرم M.D.R) نموده و جهت تعيين تکليف اجناس رسيده مغاير و اشتباهي بنحو مندرج در بند 1-4-5- بالا نسخه آنرا توزيع نمايد.

6- روش اجرائي جبران اقلام کسري و تعيين تکليف اقلام اشتباهي:

1-6- اگر اداره کنترل کالا ( با هماهنگي متقاضي اوليه اجناس طرحها و اختصاصي ) به اطلاعانبار و يا واحد دريافت کننده تشخيص دهند که اجناس مغاير دريافت شده قابليت مصرف موثر در شرکت ملي گاز ايران را دارد ، بلافاصله موضوع را به انبار يا واحد دريافت کننده اجناس منعکس کرده تا آن واحدها اقدام به صدور برگ رسيد کالاي اجناس متفرقه (MT75R) نمايند. در اين صورت ذکر شماره طبقه بندي جديد (واقعي) اجناس مغاير در ستون ذيربط فرم M.D.R الزامي است .

تبصره 1 : حسابداري انبارها با دريافت اصل فرم MT75R مبلغ کسري ناشي شده از عملکرد M.R.S را در فرم منعکس کرده و بدينوسيله حساب کسري ذيربط رامطابق با دستور العمل هاي مالي (کتابچه مجوزها) تسويه مي نمايد.

2-6- در حالتيکه اجناس مغاير يا اشتباهي ، قابليت مصرف در طرحهاي جاري و يا موجودي انبار نداشته و ارزش کالاي واقعي دريافت نشده بيش از حداقل مجوز مشروحه در بند " 11 " باشد ، طبق دستور العملها و روشهاي بازرگاني کالا جهت تعويض و يا عودت اجناس مغاير اقدام خواهد شد.

3-6- چنانچه فروشنده تقبل کند که کالاي کسري را بصورت مجاني (F.O.C.) ارسال کرده و يا بهاي آنرا مسترد نمايد و بابت اجناس مغاير نيز مبلغي مطالبه نکند. توسط واحد رسيد و ارسال انبارها و براساس دستور العمل هاي تدارکاتي نسبت به انتقال اجناس اشتباهي غير قابل مصرف بر انبار مازاد و اسقاط اقدام خواهد شد. همچنين اجناس مغاير غير قابل استفاده در حد حداقل مجوز نيز بنحو مذکور به انبار مازاد و اسقاط منتقل خواهد گرديد.

4-6- در صورتيکه فروشنده در قبال عدم ارسال کسري اجناس متقبل به پرداخت وجه کالاي کسري ناشي از عدم ارسال و يا کسري ناشي از ارسال اجناس اشتباه گردد و اين موضوع نيز مورد تائيد " واحد متقاضي " قرارگيرد .

امور تدارکات کالا با معرفي شماره حساب شرکت ملي گاز نزد بانک و ارسال کپي تلکس يا اطلاعيه واريز وجه در حسابهاي فوق به امور مالي ، حسابداري کالا را مطلع نموده تا آن حسابداري نسبت به تنظيم سياهه خريد بستانکار و يا اسنادتعديل ديگر اقدام نمايد.

5-6- چنانچه فروشنده يا سازنده پس از پيگيريهاي متعدد ادارات خريد ، بنابر دلائلي کسري مقادير کالا و يا جايگزيني کالا ي مغاير و اشتباهي را نپذيرد و همچنين از پرداخت غرامت مورد مطالعه نيز خودداري نمايد ، با اعلام اداره خريد ذيربط به " واحد متقاضي " و اعمال بررسي هاي لازم ، در حدود مجوزهاي مشروحه در بند " 11 " اقدام و درصورت لزوم مراتب جهت پيگيري از طريق مراجع قضائي به امور حقوقي محول ميگردد.

7- مطالبه غرامت از راننده وسيله حمل ، موسسه يا شرکتهاي حمل و نقل:

1-7- چنانچه مؤسسه و يا شرکتهاي حمل و نقل و يا راننده وسيله حمل مدارک لازم در خصوص خسارت وارده را جهت مطاليه غرامت از شرکت بيمه گر ارائه ننمايد. ادارات حمل ونقل محمولات خارجي / ترخيص و حمل کالا / خريدهاي داخلي ، اخذ غرامت از مؤسسه و يا شرکتهاي حمل و نقل را پيگيري نموده و نتيجه وصول آنرا با ذکر مشخصات دقيق سفارش به حسابداري انبار منعکس مينمايند. در صورت امتناع مؤسسه يا شرکت حمل و نقل از پرداخت غرامت ، موضوع توسط ادارات مزبور به امور حقوقي شرکت احاله ميشود.

2-7- چنانچه موضوع مطالبه غرامت به امور حقوقي محول شده و پيگيري آن امور منجر به اخذ غرامت از شرکت يا موسسه حمل و نقل گردد لازم است که واحد پيگيري کننده با ذکر دقيق مشخصات سفارش موضوع را به حسابداري انبارها اعلام داشته و " واحد متقاضي " و انبار ذيربط را مطلع نمايد.

3-7- در مواقعيکه کرايه محمولات خسارت ديده در مقصد نهائي بصورت پس کرايه پـرداخت ميشـود و مشخصـاً خسـارات وارده و يـا کسـري اجناس از بي احتياطي و سهل انگاري راننده وسيله حمل کننده کالا ناشي شده است اقدامات زير معمول خواهد شد.

1-3-7- حتي الامکان و در صورت وجود اجناس مشابه در بازارهاي داخلي که از نظر کيفي با جنس اصلي تطبيق داشته باشد ، اقلام کسري و آسيب ديده توسط راننده يا موسسه حمل و نقل تأمين و به انبار يا تحويل گيرنده کالا اعاده ميگردد.

2-3-7- با توجه به سياهه خريد اجناس و بالاترين نرخ تبديل ارز به ريال قيمت اجناس کسري و خسارت ديده مطابق آئين نامه هاي مالي (دستور العمل واگذاري اجناس به اشخاص ثالث) محاسبه و تعيين ميشود.

3-3-7- چنانچه مبلغ مذکور کمتر از مبلغ پس کرايه حمل باشد با پرداخت مابه التفاوت ، با راننده وسيله حمل تسويه حساب خواهد گرديد.

4-3-7- چنانچه خسارت و زيان وارده بيش از پس کرايه حمل باشد ، انبار مربوطه از پرداخت کرايه حمل خودداري کرده وبراي پيگيري و اخذ غرامت از مؤسسه يا شرکت حمل ونقل ، مدارک راننده را مسترد و در صورت امتناع تا تعيين تکليف نهائي و جبران خسارات وارده به شرکت و احياناً طرح دعوي در مراجع قضائي (با هماهنگي واحد اجاره کننده وسيله حمل و امور حقوقي) از خروج وسيله حمل از محوطه انبارها جلوگيري بعمل مي آورد و مراتب را سريعاً به شرکت يا مؤسسه حمل و نقل طرف قرارداداطلاع مي دهد.

5-3-7- در صورتيکه ميزان خسارت وارده به شرکت جزئي ويا به تشخيص رئيس انبار و تائيد بازرس انبارهـا نـاشـي از قصور راننده نباشد مبلغ خسارت مطابق با آئين نامه هاي مالي (دستور العملهاي واگذاري اجناس به اشخاص ثالث)محاسبه و منظور شده و يا پس از رفع خسارت و جبران کسر توسط راننده ، تسويه حساب نهائي صورت خواهد گرفت .

6-3-7- طبق روش جاري واحد رسيد و ارسال انبارها مسئوليت دارد ضمن تنظيم برگ رسيد کالا (M.R.S) براي کليه اقلام موضوع سفارش بمقدار دريافتي و همچنين به مقدار صفر براي اقلام دريافت نشده و با صدور فرم M.D.R براي اقلام کسري يا خسارت ديده بنحو زير عمل نمايد.

1-6-3- 7- مبلغ مطالبه شده توسط حسابدار مقيم انبار و يا حسابداري منطقه / امور خطوط لوله / پالايشگاه طي سند دريافت بحساب هاي زير منظور ميشود.

 

( اجناس پروژه و اختصاصي ) بستانکار حساب مندرج در فرم تقاضا ( حساب مصرف کننده کالا) در اين حـالت يک نسخـه اسنـاد M.D.R, M.R.S. و سند حسابداري طي نامه اي جهت اطلاع و اقدام حسابداري انبارها ارسال خواهد شد.

2-6-3- 7- مطالبه غرامت انجام نشده و پيگيري اخذ آن به واحد اجاره کننده وسيله حمل محول شده است .

واحـد رسيـد و ارسال انبار در اين موارد موظف است يک نسخه از اسناد M.D.R , M.R.S و نـامه اي را که طي آن مسئوليت پيگيري به واحد اجاره کننده وسيله حمل (اداره ترخيص کالا ، خريدهاي داخلي) احاله شده را طي نامه اي جهت اطلاع و اقدام حسابداري انبارها ارسال نمايد.

4-7- در صورتيکه موضوع پيگيري مطالبه غرامت در مسئوليت واحد اجاره کننده وسيله حمل باشد لازم است که آن واحد پس از حصول نتيجه و يا آگاهي از اقدامات امور حقوقي ، موضوع را به انبار ذيربط " واحد متقاضي " و حسابداري انبارها اعلام نمايد.

8- توضيحات:

1-8- در صورتيکه طبق قرارداد سفارش ، تحويل اجناس به مأمور خريد درمحل کارگاه و يا کارخانه توليد کننده تعيين شده باشد و نتيجتاً حمل تا مقصد در عهده اداره خريدهاي داخلي باشد فقط عوامل زير در کسري ، سرک و آسيب ديدگي اجناس پذيرفتني است .

- کسري و آسيب ديدگي ناشي از شکستگي ، معيوب شدن اجناس در حين حمل .

- کسري يا سرک ناشي از اختلاف توزين باسکول با توجه به بارنامه حمل ، دست نخوردگي محموله و تائيد بازرسي انبارها.

- کسري يا آسيب ديدگي ناشي از روندگي ظرف يا بشکه حامل جنس .

-ضايعات ناشي از فساد ذاتي جنس .

2-8- موارد مذکور در حضور نماينده اداره خريد (مامور خريد / بازبين) مورد رسيدگي قرارگرفته و پس از تنظيم فرم M.D.R. و اخذ امضاء نماينده مذکور در حاشيه آن نسبت به اصلاح " مقدار دريافتي در انبار " در فرم هاي زير اقدام ميشود.

- کپي سفارش به انبار .

- نسخ M.R.S با نوع سند MT45

تذکر : فـرم هـاي MT35 (سفارش) و MT50 (سياهه) که همراه اسناد مذکور تنظيم شده اند بصورت قبلي خود دست نخورده باقي مي مانند و از اصلاح مقادير مندرج در آنها خودداري خواهد شد.

3-8- در صورتيکه وسيلـه حمل تـوسط اداره خـريـدهـاي داخلـي اجـاره شـده و کسري و يا آسيب ديدگي ناشي از قصور و سهل انگاري راننده وسيله حمل باشد طبق بند 7 مراحل اجرائي همين دستور العمل رفتار خواهد شد.

4-8- درکليه موارد مرتبط با اداره خريدهاي داخلي برگ اصلي و يک نسخه فرم M.D.R همراه با کپي سفارش و مدارک ضميمه جهت اطلاع و اقدام و پيگيري آن اداره با اخذ رسيد به نماينده اداره خريدهاي داخلي تحويل خواهد شد.

5-8- محمولات خريدهاي داخلي که حمل آنها تحت پوشش شرکت بيمه گر بوده و مدارک بيمه آنهـا قبلاً بـه واحـد بيمه اداره بانک و بيمه و تطبيق اسناد اعاده شده از مورد فوق الذکر مستثني بوده بدين ترتيب که واحد رسيد و ارسال انبار دريافت کننده پس از تنظيم فرم M.D.R و اخذ امضاء و تائيد نماينده بيمه گر اصل و يک نسخه آنرا جهت پيگيري اخذ غرامت از شرکت بيمه ، به اداره بانک و بيمه و تطبيق اسناد ارسال خواهد نمود.

6-8- اداره خريدهاي داخلي مسئوليت دارد موارد کسري و آسيب ديدگي کالاهاي تحويلي به انبار و يا احياناً محمولاتي را که اصلاً به انبار نرسيده و در بين راه مفقود شده است را سريعاً پيگيري نموده و پس از حصول نتيجه مراتب را به انبار ذيربط " واحد متقاضي " و حسابداري کالا اعلام نمايد.

7-8- در صورتيکه بهر نحو ممکن پيگيري اداره خريدهاي داخلي به نتيجه نرسيد و غرامتي بابت خسارت وارده اخذ نشد ، رئيس خريدهاي داخلي ملزم است که در حدود مجوزمشروحه در بند " 11 " نسبت به اخذ مصوبه " حذف و تعديل " اقدام ودرصورت لزوم با انعکاس موضوع به امور حقوقي جهت پيگيري اخذ غرامت از طريق مراجع قضائي ، نتيجه را به انبار ذيربط " واحد متقاضي " و حسابداري کالا منعکس نمايد.

9- اثرات مالي اختلافات کالاي درراه:

1-9- پس از تطبيق اسناد رسيد کالا (M.R.S.) و سياهه خريد اجناس (INVOICE) در سيستم پيوسته ويکنواخت کالا ، سيستم براي اقلامي که داراي مغايرت کمي ميباشند برحسب نوع رمز اختلاف مندرج در فرم M.R.S. ( جهت ياد آوري شماره رمزهاي مذکور در بند 3 9 تشريح شده است) اقدام به صدور سند مغايرت مي نمايد.

2-9- تسويه حسابهاي اختلافات کالاي در راه بدو طريق انجام ميگيرد.

1-2-9- از طـريق سيستـم پيـوستـه و يکنـواخت کـالا و بـا تغـذيـه اسناد MT49 و با شماره حساب هاي تائيد شده از سوي حسابداري کالا (درمواردي که کالاي مغاير بجاي کالاي اصلي پذيرفته شده يا کسري قبلي بنحوي توسط فروشنده تامين گرديده يا کالاي مفقود شده پيدا شده است )

2-2-9- ازطريق سيستم مکانيزه مالي وبا تنظيم سند روزنامه توسط حسابداري کالا طبق روشهاي مالي موجود .

3-9-جدول شماره رمزهاي اختلافDISCREPANCY CODES TABLE

طرف مطالبه خسارت

شماره رمز اختلاف

فروشنده / سازنده

S

موسسات يا شرکتهاي حمل و نقل

C

بيمه گر

I

نامشخص/ طبقه بندي نشده / مشترک

U

ضايعات ناشي از جنگ (طرف مطالبه بيمه گر)

W

اختلاف زير حد نصاب که نياز به پيگيري ندارد

D

10- نکات مهم:

1-10- تنظيم اسناد M.R.S. و M.D.R. در تمام سطوح قيمتـي و بـراي کليـه مـوارد کسـري/آسيب ديدگي و اقلام مغاير و اشتباهي با اعلام واحدهاي ذيربط به انبار ( که در اين دستور العمل برحسب نوع مسئوليت بدان اشاره شده) الزامي است .

2-10- در کليه موارد مندرج در اين دستور العمل ارسال يک نسخه از فرم M.R.S. به همراه يک نسخه از فرم M.D.R. به حسابداري کالا ضروري است .

3-10- نتيجه اقدامات مربوط به تسويه حساب هر سفارش (برحسب هر سياهه خريد)توسط حسابداري کالا در رونوشت فرم M.D.R. منعکس و جهت تکميل ، ختم و قابل حسابرسي شـدن پـرونـده هاي تدارکاتي و عملياتي کالا به " واحد متقاضي " و انبار ذيربط اعاده مي گردد.

4-10- در کليه مواردي که پيگيري مطالبه غرامت به امور حقوقي محول ميشود " واحد متقاضي " موظف است درحدود مجوزهاي مشروحه در بند " 11 " نسبت به اخذ مصوبه " حذف و تعديل " اقدام نموده و نتيجه را به حسابداري کالا منعکس نمايد تا حساب معلق ذيربط تسـويه گـردد. هرگونه اخذ غرامت توسط امور حقوقي بصورت در آمد درحساب هزينه اي مذکور واريز خواهد شد.

5-10- چنانچه امور حقوقي پيگيري مطالبه غرامتي را به دليل صرفه اقتصادي ، ضروري ندانسته و يا اقامه دعاوي غراماتي را منسوخ اعلام نمايد موضوع توسط " واحد متقاضي " به حسابداري کالا منعکس و آن حسابداري بدون نياز به مجوزهاي ديگر و با توجه به نظر تخصصي امور حقوقي نسبت به اختتام پيگيري و بستن پرونده اقدام خواهد نمود.

11- حدود اختيارات مالي و مجوزهاي حذف و تعديل:

طبق مجوز هاي مالي مي باشد.

12- تجديد تقاضا و سفارش:

1-12-واحد سفارشات / کنترل کالا با دريافت فرم هاي M.D.R. و M.R.S. موظف است راساً و يا با همـاهنگـي متقاضي اوليه اقلام کسري و اشتباهي در حد حداقل مجوز مشروحه در بند " 11 " را از نظر ارزش کيفي و نياز عملياتي مورد بررسي قرارداده و در صورت تشخيص ، عندالزوم ظرف حداکثر مدت يکماه بعد از دريافت ، موضوع را از طريق منبع خريد ذيربط (خريدهاي داخلي ، سفارشات خارجي ) تا وصول اجناس کسري پيگيري نمايد.

2-12-در موارديکه بعلت نياز اضطراري و فوريت احتياج ، نمي توان تهيه مجدد کالا را تا خاتمه حل و فصل خسارات ، معوق گذاشت لازم است که بلافاصله مقادير مورد نياز طي فرم تقاضاي جديد با تأمين بودجه و تائيديه امور مالي يا واحدهاي مالي مناطق / امور / پالايشگاهها توسط متقاضي اوليه تنظيم گرديده و با ذکر دليل و توجيه طي فرم ترک تشريفات مناقصه با اخذ مجوزهاي لازم به امور کالا اداره خريد ارسال گردد.

3-12- در ساير موارد پس از معلوم شدن نتيجه حل و فصل اختلافات در صورتيکه امکان تأمين جنس از طريق موارد اختلاف وجود نداشته باشد تنظيم تقاضاي جديد و سفارش مجدد کالا با موافقت متقاضي ضروري است ، که در اين حالت نيز متقاضي با تامين بودجه که به تائيد امور مالي و يا واحدهاي مالي ذيربط رسيده و تنظيم فرم تقاضاي جديد مراتب درخواست و نياز خود را به امور تدارکات کالا اعلام خواهد داشت.

13- دستور العمل نحوه تنظيم صورتمجلس کسري/ سرک / آسيب ديدگي و مغايرات کالا

MATERIALS DISCREPANCY REPORT (M.D.R.)

براساس روش مشروحه در دستور العمل شماره ( 01-054-84 ) روشهاي بازرگاني کالا انبارهاي دريافت کننده کالا و يا واحد متقاضي ( درمواردي که کالا مستقيماً و بدون دخالت انبار تحـويل متقـاضـي ميگـردد) مـوظف است کـه در صـورت مشاهده کسري / سرک / آسيب ديدگي و مغايرات کالا بنحوزير اقدام به تنظيم فرم M.D.R. بنمايد.

جهت سهولت شرح و توضيح عوامل تشکيل دهنده فرم M.D.R. براي هر عامل شماره اي در نظر گرفته شده است که در فرم نمونه پيوست شماره 1 مندرج است .

1- انبار : نام انبار دريافت کننده کالا و يا نام واحد دريافت کننده مستقيم اجناس.

2- منبع خريد : برحسب اينکه خريد توسط اداره خريدهاي داخلي ، سفارشات خارجي ، و غيره انجام شده است نام منبع در اين ستون قيد ميشود.

3- شماره سياهه/سفارش / تقاضا :

4- تاريخ تنظيم : 6 رقم مرکب از روز / ماه / سال

5- شماره رديف صورتمجلس : براي هرانبار از اول هرسال شمسي شماره رديف M.D.R.

6- شماره صورتمجلس ترخيص / تاريخ(درخريدهاي خارجي) : مورد کسري يا آسيب ديدگي يا عدم تخليه و يا کسر تخليه قبلاً توسط اداره ترخيص و حمل کالا در تاريخ معيني صورتمجلس شده است.

7- شماره بارنامه ترخيص / تاريخ : شماره بارنامه داخلي که اداره ترخيص براي حمل محمولات از گمرکات و يا بنادر تنظيم و طي آن اجناس را به انبار و يا محل مصرف متقاضي ارسال نموده است.

8- گمرک ورودي : طبق مدارک اداره ترخيص و حمل کالا .

9- مبداء حمل : طبق مدارک فروشنده کالا

10- نام وسيله حمل : کشتي / هواپيما / کاميون / قطار

11- تعداد بسته يا نگله : طبق بارنامه اداره ترخيص و حمل کالا و يا مدارک اداره خـريـدهـاي داخلي مقـايسه آنهـا بـا صـورت بستـه بندي فروشنده (PACKING LIST)

12- وضعيت بسته بندي در زمان وصول : عبارات سالم/ آسيب ديده / پارگي طوق يا طناب / و غيره .

13- وزن محموله رسيده : برحسب تن / کيلوگرم / گرم

14- شماره بيمه نامه : درصورتيکه محموله قبلاً بيمه شده و مدارک آن به انبار رسيده شماره بيمه نامه در اين محل درج خواهد شد.

15- شماره سياهه فروشنده : شماره فاکتور / شماره سياهه INVOICE /شماره برگ فروش و غيره .

16- تاريخ ورود به انبار : تاريخ دقيق ورود محموله به انبار و تخليه آن / تاريخ تحويل مستقيم اجناس به متقاضي .

17- شماره ثبت ورود به انبار(SRN) : براي کليه محمولاتي که به هر انبار وارد ميشوند دربدو ورود شماره اي از دفتر مخصوص " محمولات وارده " اختصاص مي يابد و مشخصات محمـوله در آن دفتـر ثبت مي گردد، متقابلاً در قسمت بيروني بسته بندي بارنگ ماژيک شماره مذکور بصورت خوانا درج ميشود ترکيب شماره براي هر سال شمسي و در هر انبار بشرح زير

 

* علامت اختصاري انبارهاي مختلف در جدول پيوست است .

18- معادل ريالي (خريدهاي خارجي): اين ستون برحسب مسئوليت توسط کنترل کالاي موجودي انبارها/

اداره خريدهاي خارجي / اداره بانک و بيمه و تطبيق اسناد برحسب نرخ رسمي بانک مرکزي بنحو زير محاسبه و تکميل ميگردد.

تعداد يا مقدار مورد اختلاف X نرخ ارز X مبلغ ارزي واحدکالا = معادل ريالي.(خريدخارجي)

تعداد يا مقدار مورد اختلاف x مبلغ ريالي واحدکالا = معادل ريالي.(خريد داخلي)

19- نوع ارز / مبلغ واحد : براساس سياهه خريد يا فاکتور فروشنده علامت نوع ارز در محل مربوطه و مبلغ ارزي يک واحد کالا (خريدهاي خارجي) و يا مبلغ ريالي يک واحد کالا (خريدهاي داخلي) در برابرهر قلم درج ميگردد.

20- شماره طبقه بندي کالا شماره قلم

در صورتيکه کالاي اشتباهي قابل مصرف تشخيص داده شود شماره M.E.S.C. جديد و در صورتيکه از اقلام طرحها و اختصاصي باشد شماره قلم جديد که از 81 به بعد شروع مي شود در اين محل قيد ميگردد.

21- اجناس مغايرت دار : دردست بررسي/ به موجودي گرفته شده :

برحسب اينکه اجناس يکي از دو شرايط مذکوررا داشته باشندستون مربوطه با نشانه P علامت گذاري ميشود.

22- عهده دارتامين خسارت:دراين ستون طرف مطالبه غرامت تعيين و برحسب مسئوليت يکي ازعبارات بيمه گر / شرکت حمل و نقل / نامشخص/غير قابل پيگيري ودرج مي گردد.

23- مقدار کالا

1-23- تعداد يا مقدار دريافتي سالم / ناقص/ اشتباهي: برحسب اينکه کالاي دريافتي مشمول کدام يک از عناوين مذکور باشد ، مقدار يا تعداد آن در محل مربوطه قيد مي شود.

2-23-کسري/ سرک

علامت منفي " – " مقدار کسري و با علامت مثبت "+" مقدار اضافي در برابر مقدار هر قلم تعيين ميگردد.

24- تعداد طبق سياهه : تعداد يا مقدار هر قلم کالا طبق فاکتور يا سياهه فروشنده .

25- شماره بسته يا نگله : طبق صورت بسته بندي PACKING LIST فروشنده.

26- شرح مختصر جنس :طبق مدارک پرونده .

27- واحد کالا:واحد اندازه گيري کالا طبق سند سفارش .

28- شماره طبقه بندي کالاي سفارش شده : در صورتيکه اجناس از نوع موجودي انبار باشند.

29-شماره قلم :طبق فرم سفارش

30-طبق توضيح روي فرم : شماره و تاريخ برگ رسيد کالا (MT45) در خط اول و شماره و تاريخ برگ رسيد کالاهاي متفرقه (MT49) درخطوط دوم و سوم در محل هاي پيش بيني شده در فرم .

31- 32- خسارات بيمه اي : در صورتيکه مطالبه غرامت از شرکت بيمه گر باشد تائيد نماينده بيمه در روي فرم M.D.R. ضروري است .

* تائيد کـارشنـاس خدمات بانک و بيمه و تطبيق اسناد طبق موارد پيش بيني شده اين دستور العمل اخذ خواهد شد.

33 الي 35-" طبق شرح مندرج در فرم " : محل امضاء مسئولان انبار / بازرس انبار متصدي رسيد و ارسال .

36- شرح اقدامات پيگيري توسط واحد اقدام کننده :محل درج توضيحات اضافي توسط انبار / شـرح مختصــر تعييـن تکليـف و اقـدامات انجام شده توسط " و احد متقاضي " که اين دستور العمل بدانها اشاره شده است.

37-توزيع نسخ : جهت سهولت کار نحوه توزيع فرم باختصار در اين ستون تشريح شده است .

38-توضيحات : نوع نقص / اشتباه / غيره ذکر شود.

ضمائم پيوست:

لطفأ جهت رؤيت ضمائم پيوست ،فايل pdf را باز فرمائيد.

1385/2/11 دوشنبه
....
دستور العمل چگونگي تحويل و تحول اقلام موجودي انبارها  

 فهرست مطالب

1-كليات : 

 2- اختيارات و مسئوليتها :

3- مراحل اجرايي:

4- تعيين تکليف اجناس فاسد و معيوب: 

1-كليات :

1-1-مقدمه

در اين دستور العمل بمنظور حفظ و نگهداشت اقلام موجودي انبار ، طرحها و (خريدهاي مستقيم) و جلوگيري از ضرر و زيان احتمالي آنها نحوه تحويل و تحول در انبارهاي مختلف شرکت ملي گاز ايران و شرکتهاي تابعه تشريح ميگردد.

2-1- هدف :

هدف از تدوين اين دستور العمل متمايز نمودن حدود مسئوليتها و تشريح چگونگي انجام مراحل اجرائي در هنگام تحويل و تحول کالا هاي موجود در انبارهاي شرکتهاي پالايشي و استاني و مديريت هاي ستادي ميباشد.

3-1- حدود :

حدود اين روش از تحويل و تحول کالا در انبار شروع وباگزارش به مسئول ذيربط (جهت تعيين تکليف اجناس معيوب و فاسد) مطابق دستور العمل هاي موجود خاتمه مي يابد.

2- اختيارات و مسئوليتها :

1-2- رئيس امور / خدمات کالا :

ناظر برحسن اجراي اين روش بوده و مي بايست بر امرتحويل و تحول کالاهاي موجودي انبارها نظارت کامل داشته باشد.

2-2- رئيس بازرسي انبارها :

نامبرده با اعمال همکاري و هماهنگي ناظر برتحويل و تحول در انبار مي باشدچنانچه انبار فاقد سمت بازرسي انبار باشد ، اين امر توسط نماينده امور کالا / خدمات کالا انجام خواهد شد.

3-2- رئيس عمليات انبار / انبارها :

موظف است هماهنگي لازم جهت تحويل دهي کالاهاي انبار از انبار دار قبلي به انبار دار جديد بعمل آورده و آموزش هاي لازم جهت آشنائي با محيط و شرايط انبار بمنظور ايجاد آمادگي کامل براي حفظ کيفي و کمي کالاها را به انباردار جديد ارائه نمايد.

4-2- رئيس مقررات و روشهاي بازرگاني و پيماني :

رئيس مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني مسئول آموزش ، نگهداشت و تهيه و تدوين اين روش بوده و همينطور بررسي اشکالات و دريافت پيشنهادات اصلاحي و اعمال تغييرات اصلاحات لازم در دستور العمل ها ورفع اشکالات آن خواهد بود .

5-2- مدير بازرگاني :

مدير بازرگاني شرکت ملي گاز بر تدوين صحيح اين روش نظارت عاليه داشته و پيشنهادات واصله در رابطه با هرگونه اصلاح / تغيير در مفاد اين روش را از طريق مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني مورد بررسي قرارداده و در صورت تصويب ، تغييرات در نسخه بعدي اين روش اعمال مي گردد.

3- مراحل اجرايي:

در مواقعي که بنا بدلائل و ضرورتهاي مختلف تغيير انبارداري لزوم پيدا مي کند مراحلي بشرح زير بمنظور معرفي و آموزش انباردار جديد و ترخيص انباردار قديمي لازم ميباشد.

انتخاب انباردار جديد با در نظر گرفتن ضوابط پرسنلي و مصالح شرکت انجام و نظر رئيس امور کالا / خدمات کالا درمورد اين انتخاب ، کسب و سپس اقدامات تائيد و تصويب نهائي انتصاب طبق ضوابط پرسنلي انجام ميشود.

1-3- شرح مراحل مقدماتي بمنظور انجام عمليات تحويل و تحول :

1-1-3- ابلاغ امر تحويل و تحول به مسئولين ذيربط و معرفي انباردار جديد جهت طي دوره آموزش مقدماتي در صورت لزوم براي تحويل انبار .

ضمناً بايد در نظر داشت مراحل آموزش انباردار جديدو تهيه مقدمات تحويل و تحول از تاريخ ابلاغ تا شروع به شمارش فيزيکي بيش از يکماه نباشد.

2-1-3- دستور العمل حاضر جهت اطلاع دقيق ازمفاد آن به انبار دار جديد و قديم ابلاغ ميگردد.

3-1-3- رئيس بازرسي انبارها از طريق رئيس امور کالا / خدمات کالا در جريان امر تحويل و تحول قرارميگيرد تا همکاري و هماهنگي لازم برتحويل و تحول را داشته باشد.

4-1-3- رئيس انبارها حسب مورد با دريافت نسخه اي از حکم پرسنلي يا تخصيص سمت به انباردار جديددرمواردي که ضرورت ايجاب نمايد قبل از صدور حکم نهائي تخصيص سمت با حکم ابلاغ درون سازماني به انباردار قبلي ابلاغ مينمايد جهت تحويل دهي اقلام تحت کنترل آمادگي پيدا نمايد.

5-1-3- رئيس انبارها ، اطلاعات مقدماتي لازم از قبيل آشنائي با محيط و شرايط انباري که در اختيار قرارخواهد گرفت و همچنين آشنائي با ميزان و حجم تقريبي کالاها ، خصوصيت کالاهاي ويژه و نگهداري صحيح آنها و اسناد تدارکاتي و گردش و اثرات آنها و ساير مسائل اختصاصي انبار مورد بحث را در اختيار انباردار جديد قرارمي دهد تا پس از طي اين دوره آموزش ، آمادگي کامل براي حفظ کيفي و کمي کالاهاي تحت کنترل خود پيدا کند.

2-3- شرح مراحل اجرائي بمنظور شروع و انجام عمليات تحويل و تحول

1-2-3- رئيس بازرسي انبارها بمحض اطلاع از لزوم انجام تحويل و تحول انبار مورد نظر ، اقدام به تهيه برنامه لازم ( خارج از برنامه ساليانه بازرسي انبارها که از پيش تهيه شده است) نموده و بازرس يا بازرسان ناظر را تعيين مينمايد.

2-2-3- رئيس بازرسي دراسرع وقت ليست کنترل و شمارش (STOCK CHECK LIST) اقلام موجودي انبارها / طرحها (MT80) را با استفاده از سيستم پيوسته ويکنواخت کالا تهيه مي نمايد.

3-2-3- رئيس بـازرسـي انبـارها بمحض تهيه ليست کنتـرل و شمـارش اقلام مـوجودي انبـارهـا/ اقـلام طــرحهــا (STOCK CHECK LIST) ، با هماهنگي رئيس انبار مربوطه تاريخ شروع تحويل و تحول را تعيين کرده و بـازرس / بـازرسـان ناظر را جهت بررسي و شمارش اقلام معرفي مي نمايد.

4-2-3- رئيس انبار مربوطه به محض اطلاع از تاريخ شروع تحويل و تحول بمنظور بررسي و شمارش اقلام انبار تحت نظر خود ، وسائل و امکانات مورد لزوم بازرسين انبار را اعم از نيروي انسـاني و وسـائل مکانيکي فراهم مي نمايد.

5-2-3- قبل از شروع عمليات تحويل و تحول رئيس انبارهاي مربوطه از طريق سيستم و با مسئولين کنترل کالا و بازرسي اطمينان حاصل مينمايد که انباردار ذيربط کليه اسناد معوق و اشکال دار را قبلاً بررسي نموده و حتي الامکان ضمن تکميل و رفع مشکل ، آنهارا جهت تغذيه به سيستم ارائه نموده است .

6-2-3- براي کنترل هاي داخلي ترتيبي اتخاذ مينمايد که حدود و حوزه عملياتي انباردار جديد و قديم به نحوي مجزا و کنترل گردد تا اينکه انباردار جديد بتواند بطور کامل ازکالاهاي تحويلي حفاظت نمايد.

7-2-3- در حين تحويل و تحول اقلام ، مسئوليت امضاء اسناد صادره ، دريافتنقل و انتقالات ، آن بخش از کـالاهـائـي که مورد تحويل و تحول قرارگرفته اند به عهده انبادار جديد محول ميگردد.

8-2-3- بازرس / بازرسان ناظر پس از دريافت دستور رئيس بازرسي انبارها جهت بررسي و شمارش اقلام انبار مورد تحويل و تحول در محل حاضر و بر حسب موقعيت عمومي و اختصاصي هر انباربسته به حجم ، پراکندگي ، تنوع اقلام شروع به بررسي و شمارش اقلام مينمايد.

9-2-3- بازرس / بازرسان ناظر ابتدا اقلامي را که در ليست کنترل و شمارش اقلام (MT80) وجود دارند را مورد بررسي و شمارش قرارداده و مقادير شمارش ويا توزين شده را در ليست مزبور درج مي نمايد.

10-2-3- چنانچه در امر بررسي و شمارش به اقلامي برخورد شود که مشخصات آنها بعلل مختلف در ليست کنترل و شمارش اقلام انبار مربوطه نبوده و بلکه فقط در انبار موجود ميباشند چنين اقلامي نيز مورد بررسي و شمارش قرارگرفته و مقادير واقعي موجود را در فرم هاي دستي (MT80) درج مي نمايد.

11-2-3- بازرس / بازرسان ناظر چنانچه در جريان بررسي و شمارش اقلام ، به اقلامي برخورد نمايند که بعلل فاسد شدن ويا معيوب بودن غير قابل مصرف باشند چنين اقلامي نيزجزو موجودي اقلام انبار مربوطه بحساب آورده و مورد تحويل و تحول قرارميدهند وليکن مراتب را جهت اقدامات بعدي به مسئولين مربوطه حسب مورد گزارش مينمايند .

اقلام فوق در صورتمجلس تحويل و تحول کالاهاي موجودي انبارهاکپي (پيوست شماره يک) نيز قيد ميگردند.

12-2-3- بازرسان جهت کنترل بيشتر ترتيبي اتخاذ مينمايند که قفسه ها و محل استقرار کالاهاي شمارش شده بطرزي علامت گذاري و مشخص گردد تا هريک از انبارداران جديد و قديم بخوبي از حوزه تحت اختيار قرارگرفته خود مطلع باشند.

13-2-3- تنظيم فرم (MT80) جهت کليه اقلام انجام مي گيرد . درصورت نداشتن موجودي فيزيکي ، ستون هاي مربوط به مقدار با صفر پرمي شود .

14-2-3- در زمان بررسي و شمارش اقلام مورد تحويل و تحول حتي المقدور بايد سعي شود که فعاليت عادي انبار تعطيل شود و در صورت لزوم هرگونه ورود و خروج اجناس مورد بررسي ، شمارش بايد با اطلاع بازرس / بازرسان ناظر صورت بگيرد تا نتيجه شمارش اجناس پس از منظور نمودن مقادير وارده و يا صادره درفرمهاي MT80) پيوست شماره 2) منعکس گردد.

15-2-3- بازرس ناظر پس از پايان کار ، اقلام شمارش شده و همچنين کليه اسناد و مدارک مربوطه را با تنظيـم صورتمجلس ( نمونه پيوست شماره 1) مورد تحويل و تحول قرارداده و اقدام به گرفتن امضاء هاي قيد شده در ذيل برگ صورتمجلس مينمايد .

16-2-3- بازرس ناظر بتدريج در طي مراحل تحويل و تحول ودرنهايت ، تمام فرمهاي شمارش فيزيکي اقلام را تکميل و امضاء نموده و پس از اخذ تائيديه انباردار قديم و جديد و رئيس انبار مربوطه طبق روش معمول جهت تغذيه به سيستم ، اقدام مي نمايدو گزارش کامپيوتري اختلاف موجودي را از سيستم دريافت مي نمايد .

17-2-3- با اتمام کار بررسي و شمارش فيزيکي اقلام مورد تحويل و تحول و تکميل صورتمجلس مربوطه و اخذ تصويب رئيس امور کالا /خدمات کالا عملاً امر تحويل و تحول کالا صورت ميگيرد بعد از صورتمجلس تنظيمي تمام اختيارات و مسئوليتهاي انباردار قديمي به انباردار جديد محول ميشود و انباردار قديمي بعد از تاريخ فوق الاشاره هيچگونه مسئوليتي در تغييرات کمي و کيفي کالاي انبار ندارد ، امادرمـورد اختلافـات کـالاها تا زمان تصدي که در صورتجلسه هاي فوق الاشاره درج شده است کاملاً مسئول و جوابگو خواهد بود.

تبصره 1:چنانچه کل و يا تعدادي از اقلام انبار مورد تحويل و تحول توسط بازرسي انبارها مورد شمارش فيزيکي قرارگرفته باشد درصورت تائيد توسط انبارداران جديد و قديم نيازي به شمارش مجدد نبوده و با تنظيم صورتمجلس مقـاديـر شمـارش شـده قبلي امر تحويل و تحول انجام مي پذيرد.

تبصره 2 :درموارديکه انبارداردر هرمرحله از تحويل و تحول بدلائل مختلف اخراج و يا توقيف مي شود مراحل تحويل و تحول را بطريق مشروح در اين روش با نظارت بازرسي انبارها طي نموده و در صورت وجود منع قانوني نسبت به حضوروي در انبار ، مسئول مستقيم ايشان مراحل تحويل و تحول را دنبال خواهد کرد.

4- تعيين تکليف اجناس فاسد و معيوب:

گروه بازرسي( بازرس/ بازرسان ناظر) همزمان با بررسي و شمارش انبار مورد تحويل و تحول ، ليست اجناس معيوب و فاسدي را که هنگام شمارش فيزيکي اقلام در صورتمجلس درج نموده اند جهت اقدامات بعدي تهيه و تکميل مي نمايند.

1384/12/17 چهارشنبه
....
دستورالعمل انتقال و بازگردانيدن بموقع کانتينرهاي مخصوص حمل کالا  

فهرست مطالب

1-كليات :

2- مسئوليتها : 

3- مراحل اجرايي: 

4- روش محاسبه هزينه توقف و خسارات وارده به کانتينرها : 

5- نحوه پرداخت صورتحسابهاي مربوط به هزينه توقف ، خسارت و يا غرامت کانتينر آسيب ديده : 

1-كليات :

1-1-مقدمه

بمنظور حمل کالاهاي وارداتي با ايمني بيشتر و جلوگيري از آسيب ديدگي و سرقت احتمالي کالا در دهه هاي اخير استفاده از کانتينر در خطوط ارتباطي بين المللي متد اول گرديده و بطـور کلـي اين روش حمل کالا ، از نظر اقتصادي مقرون به صرفه تشخيص داده شده است ، بطور يکه شرکتهاي حمل و نقل اقدام به استفاده از وسايل نقليه و کشتيهاي کانتينربر نموده اند.

کانتينر هاي محتوي کالا پس از تخليه از کشتي و انجام تشريفات گمرکي تا انبار مقصد بوسيله کاميون حمل ميگردند. اين کانتينرها اکثراً متعلق به شرکت کشتيراني جمهوري اسلامي ايران و بعضاًمتعلق به شرکتهاي ديگر حمل و نقل ميباشد که ميبايستيپس از تخليه کالاي درون آن در انبار مقصد، سريعاً به بندر مبداءويا محل ديگري که توسط شرکتهاي کشتيراني مربوطه مشخص و اعلام گرديده است عودت داده شود (بندري که کانتينرمحتوي کالا به مسئولين شرکت ملي گاز ايران به امانت تحويل داده ميشود ) تا به شرکت کشتيراني جمهوري اسلامي ايران و يا شرکت صاحب کانتينرها يا شرکت حمل و نقل تحويل داده شود.

درمدتيکه کانتينرها در اختيار شرکت ملي گاز ايران ميباشد مسئولين امر بايستي در حفظ و نگهداري و نقل و انتقال کانتينرها دقت لازم را بعمل آورند تا شرکت ، متحمل پرداخت هزينه هاي اضافي ناشي از ديرکرد عودت کانتينرها و يا غرامت ناشي از آسيب ديدگي کانتينرها نگردد.

طبق ضوابط و مقررات کشتيراني در صورت ديرکرد درجريان عودت کانتينرها به بندر مبداء هزينه حق توقف کانتينرها و در صورت وارد آمدن خسارت (جزئي ويا کلي) به کانتينرها و يا مفقود شدن آنها ميزان خسارت وارده توسط کارشناسان کشتيراني تعيين واعلام ميگردد که پرداخت آن توسط شرکت ملي گاز ايران ، شرکتهاي گاز استاني و پالايشي و ... قطعي و لازم الاجرا ميباشد.

درموارديکه بر اساس قرارداد با فروشنده کانتينرهاي حامل کالا قسمتي از سفارش باشند اينگونه کانتينرها متعلق به شرکت بوده و ميبايست در انبار مالک کالا / طرح و ... جهت استفاده آتي نگهداري شوند و شامل مقررات اين دستور العمل نمي شوند. بديهي است در صورت استفاده از اينگونه کانتينرها ضوابط و دستور العملهاي کنترل اموال بايد درمورد آنها رعايت شود.

2-1- هدف :

هدف از تدوين اين دستور العمل تعيين اقدامات و ايجاد آمادگي هاي لازم براي جلوگيرياز وارد شدن خسارت به کانتينرها ميگردد و همچنين رعايت سقف هاي زماني تعيين شده جهت عودت به موقع کانتينرها و ايجاد تعهداتي است که رعايت آنها نهايتاً موجب جلوگيري از افزايش هزينه هاي ناشي از ديرکرد عودت کانتينرها و پرداخت غرامت به شرکتهاي حمل کننده کالا (صاحبان کانتينرها) ميباشد.

3-1- حدود :

حدود اين روش از زمان تخليه کانتينرهاي حاوي کالا از وسايل نقليه يا کشتي در بنادر شروع و حمل آن بوسيلهکاميون و تخليه کالا در مقصد تا عودت کانتينرهاي خالي به بنادر مبداء خاتمه مي يابد.

2- مسئوليتها :

1-2- رئيس امور کالاي/ رئيس خدمات کالا / سمت هاي مشابه :

ناظر برحسن اجراي اين روش بوده و مي بايست بر کار مسئولين رسيد و تخليه کالا در انبارها و عودت کانتينرهاي خالي نظارت کامل داشته باشد.

چنانچه در حين اجراي اين روش مشکلات / نواقصي مشهود گرديد مي بايست واحد مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني را مطلع نموده تا پس از بررسي هاي لازم در مواردي که نياز به اصلاحات / تغييرات باشد از طريق آن اداره تغييرات / اصلاحات لازم اعمال و ابلاغ گردد.

2-2- رئيس اداره بانک و بيمه و تطبيق اسناد :

نامبرده مسئوليت دارد اسناد و مدارک بانکي را به اداره ترخيص و حمل ارسال و يک نسخه از سياهه فروشنده را براي مسئولين انبارهاي مربوطه ارسال نمايد تا انبار مربوطه آمادگي تخليه بموقع کانتينرهارا داشته باشد.

3-2- رئيس اداره حمل و نقل محمولات خارجي :

موظف است هماهنگي هاي لازم را جهت اخذ مجوز ترخيص اجناس و کانتينرهاي رسيد ه به بنادر کشور از شرکتهاي حمل و نقل و کشتيراني و تحويل آن به اداره ترخيص و حمل کالا بعمل آورد.

4-2- رئيس اداره ترخيص و حمل کالا :

نامبرده موظف است نسبت به ترخيص و حمل کانتينرهاي رسيده به انبارهاي مقصد اقدام نمايد.

5-2- مسئولين رسيد و تخليه کالا :

موظف است محمولات کانتينرها را در حداقل زمان تخليه نموده و سريعاً کانتينرهاي خالي را به مبداء عودت نمايد.

6-2- رئيس مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني :

ايشان پيشنهادات رسيده در مورد اصلاحات / تغييرات روش را مورد بررسي قرارداده و در صورت لزوم پس ازتائيد مدير بازرگاني تغييرات / اصلاحات را بصورت اصلاحيه روش ابلاغ مي نمايد .

7-2- مدير بازرگاني :

مدير بازرگاني شرکت ملي گاز بر تدوين صحيح اين روش نظارت عاليه داشته و پيشنهادات واصله در رابطه با هرگونه اصلاح / تغيير در مفاد اين روش را از طريق اداره مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني مورد بررسي قرارداده و در صورت تصويب تغييرات در چاپ بعدي اين روش اعمال مي گردد.

 

3- مراحل اجرايي:

بمنظور کاهش و به حداقل رسانيدن زمان بارگيري و تخليه و هزينه توقف و خسارات وارده به کانتينرها اقدامات زير بايد انجام پذيرد.

1-3- جهت هماهنگي براي فراهم نمودن مقدمات تحويل گرفتن بموقع کالا و پيش بيني هاي لازم براي تخليه کانتينرها و عودت بموقع آنها ، اداره بانک و بيمه و تطبيق اسناد موظف است همزمان با ارائه اصل اسناد بانکي کالا به اداره ترخيص و حمل کالا يک نسخه از سياهه فروشنده و صورت بسته بندي کالا (PACKING LIST) رابراي مسئولين رسيد و تخليه کالاي انبارهاي مربوطه ارسال نمايد تا انبارگيرنده آمادگي تخليه بموقع کانتينرها را داشته و قادر باشد در حداقل زمان ممکنه کانتينرهاي خالي را به مقصد بندر و مبداء راهي نمايد.

2-3- اداره حمل ونقل محمولات خارجي موظف است پس از اخذ اعلاميه ورود کشتي هاي حامل محمولات شرکت ملي گاز ايران ، طي نامه فوري به رئيس امور کالا صـورت محمـولات کانتينري شرکت را با ذکر شماره سفارش ، نوع کالا ، تعداد ونوع و مشخصات کانتينرهاي مربوطه و همچنين نام شرکت حمل و نقل صاحب کانتينرها را از شرکتهاي حمل و نقل و کشتيراني اخذ و در اسرع وقت به اداره ترخيص و حمل کالا تحويل دهد.

3-3- امور کالا پس از اخذ اطلاعات لازم دررابطه با کانتينرهاي وارده بر روي هر کشتي ، سريعاً محل تحويل کانتينرها را طي نامه اي به ترخيص کننده کالا با رونوشت به رئيس اداره حمل و نقل محمولات خارجي اعلام مي نمايد.

4-3- اداره ترخيص و حمل کالا موظف است پس از دريافت اسناد قابل ارايه به گمرک نسبت به ترخيص و حمل کانتينرهاي وارده به بندر و تخليه شده از کشتي اقدام نمايد.

- توضيح : مسئولين اداره ترخيص و حمل کالاي بنادر ميبايست پس از ترخيص نسبت به حمل و ارسال کانتينرهاي وارده با هماهنگي امور کالا اقدام نموده و همزمان طي پست الکترونيک و يا فاکس ، اطلاعات مربوط به کالا از قبيل شماره سفارش ، نوع کالا ، مشخصات کانتينرهاي حمل شده ، شرکت حمل و نقل صاحب کانتينرو محل عودت کانتينرها را به انبار مقصد اعلام نمايند. ضمناً ادارات ترخيص بنادر در هنگام تحويل گرفتن کانتينردقت لازم را بعمل آورده بنحويکه کليه شرايط فيزيکي کانتينر در برگه هاي مخصوص ثبت گردد.

5-3- اداره ترخيص و حمل کالا موظف است کانتينرهاي حامل اجناس شرکت را فقط به انبارهايي که از طرف امور کالا قبلاً مشخص شده است ، ارسال نمايند.

تبصره : مسئولين امور/ خدمات کالاي شرکت هابايد نظارت نمايند که کانتينرهاهرگز به محل اجراي پروژه ها فرستاده نشود در صورتيکه در موارد خاص ارسال کانتينرهاي حامل اجناس به محل اجراي پروژه ها(سايت) ضرورت داشته باشد با هماهنگي امور کالا بلامانع خواهد بود.

بديهي است درخواست متقاضيان پروژه هادر مورد ضرورت ارسال کانتينرها به محل اجراي پروژه ، ابتدا بايستي مستقيماً به رئيس امور کالا ارسال شود.

6-3- مسئولين انبارها موظفندکانتينرها را پس از تخليه محمولاتشان در حداقل زمان ممکن ، به مبداء و يا به محلهاي اعلام شده از طرف مسئولين اداره ترخيص بنادر عودت دهند.

7-3- مشخصات کانتينرهاي عودت داده شده و اطلاعات لازم مربوط به حمل آنها از قبيل شماره سفارش ، تاريخ عودت ، تعداد وشماره ونوع کانتينرها و همچنين محل انتقال کانتينرهاي خالي براي تحويل بايد بلافاصله پس از حمل و عودت کانتينرهاي خالي طي پست الکترونيک و يا فاکس توسط مسئولين انبارهاو خدمات کالا به ترخيص کننده ا اعلام شود.

8-3- مسئولين انبارها در هنگام بارگيري کانتينر و عودت آن ميبايستي مشخصات کانتينرهاي خالي و اطلاعات لازم در زمينه خسارات احتمالي واردشده به کانتينرها را پس از تطبيق با برگ اينترچنج اوليه در بارنامه هاي مربوطه قيد نمايند . تا در هنگام ارسال صورتحساب خسارات احتمالي توسط کشتيراني امکان رسيدگي و تائيد موضوع خسارت مقدور باشد.

9-3- بارنامه و برگ زرد شناسنامه کانتينرها ميبايستي در پاکت سربسته بوسيله راننده به آدرس اداره ترخيص و حمل کالا در بندر ارسال شود.

10-3- در بندرمسئوليت تحويل کانتينرهاي حمل شده به شرکتهاي حمل و نقل و کشتيراني جمهوري اسلامي ايران با نماينده اداره ترخيص و حمل کالا ميباشد . لذا رانندگان کاميون (شـرکتـي و غيـر شرکتي) پس از حمل کانتينرها به بندر مبداء بايد به نمايندگي اداره فوق الذکر مراجعه نمايند تا بانظارت و حضور نماينده شرکت کانتينرها به شرکتهاي حمل ونقل و کشتيراني ضمن تنظيم صورتمجلس تحويل داده شود.

11-3- اداره ترخيص و حمل کالا موظف است پس از دريافت اطلاعات مشروحه در بند 7-3 اين دستور العمل از طريق پست الکترونيک و يا فاکس ، کپي مفاد پست الکترونيک و يا فاکس دريافتي را براي اداره حمل و نقل محمولات خارجي جهت پيگيري صورتحساب نهائي هزينه هاي حق توقف از شرکتهاي حمل و نقل مربوطه ، ارسال نمايند. اداره ترخيص و حمل کالا همچنين ميبايست شماره و مشخصات کانتينرهاي ارسالي از بنادر به انبارها و کانتينرهاي عودت داده شده از انبارها و تاريخ هاي دقيق مربوطه را ثبت و کنترل نمايد و سوابق و مدارک مربوط به آنرا جهت اقدامات بعدي در اختيار داشته باشد . و درموارد وارد آمدن خسارت به کانتينرها مراتب را در صورتمجلس تنظيمي قيد نمايد.

12-3- درموارديکه مشخص و معلوم شود تمام و يا قسمتي از خسارات وارده به کانتينرها در حين حمل آنها از بندر مبداء تا انبار و يا از انبار تا بندر مبداء رخ داده است راننده کاميون مربوطه مسئول جبران آن خواهد بود ، لذا لازم است هنگام بارگيري و حمل کانتينرهاخسارات واردشده در بارنامه ذکر گردد و در هنگام تخليه کانتينر از وسيله حمل کننده خسارات وارده با آنچه قبلاً در بارنامه ذکر شده است مطابقت داده شود و در صورت واردشدن خسارت بيشتر به کانتينرها مبلغ خسارت مربوط به رانندگان تعيين و توسط مسئولين مربوطه (روساي امور کالا هنگام تحويل کانتينرو کالا و نماينده ترخيص و حمل کالا هنگام تحويل کانتينرهاي خالي عودت داده شده) از مطالبات رانندگان کسر و يا در صورت عدم تکافو مبلغ خسارت توسط راننده بحساب شرکت واريز گردد.

با توجه به مراتب فوق شرکت فقط مسئول آن قسمت از خسارات احتمالي به کانتينر ميباشد که هنگام تخليه و بارگيري با وسائل شرکت اتفاق افتاده است.

13-3-در صورت عدم دريافت بموقع کانتينرها در بنادر (جهت تحويل به شرکتهاي حمل و نقل وکشتيراني جمهوري اسلامي ايران) ظرف مدت 10 روز از تاريخ صدور بارنامه کانتينر و کالا از بنادر ، نمايندگي ترخيص و حمل کالا در بندر مبداء موظف است مراتب عدم دريافت کانتينرهاي مربوطه را با ذکر مشخصات و اطلاعات لازم طي فاکس به روساي انبارها / امور / خدمات کالاي شرکت اعلام نمايد.

14-3- مسئولين انبارها / امور / خدمات کالا در صورت دريافت فاکس فوق الذکر(بند 13-3) بايد موضوع را مورد رسيدگي قراردهند تا علت عدم عودت به موقع کانتينر مشخص شود و در صورت ضرورت اقدامات فوري و جدي بعمل آورده و پيگيري شود تا نسبت به عودت کانتينر مورد بحث اقدام گردد.

4- روش محاسبه هزينه توقف و خسارات وارده به کانتينرها :

1-4- هزينه توقف کانتينرهاي محتوي محمولات و کالاهاي وارداتي بر اساس مصوبه شوراي عالي هماهنگي ترابري کشور به شرح جدول زير محاسبه ميگردد.

مدت زمان پس از تخليه کشتي

کانتينرهاي 20 فوتي

کانتينرهاي 40 فوتي

توقف از 1 روز تا 10 روز

معاف

معاف

توقف از 11 روز تا 20 روز

40000 ريال هر روز

60000 ريال هر روز

توقف از 21 روز تا 30 روز

60000 ريال هر روز

80000 ريال هر روز

توقف از 31 روز به بالا

80000 ريال هر روز

100000 ريال هر روز

تبصره 1 : قيمتهاي فوق جهت کانتينرهاي معمولي (اصطلاحاً خشک) مي باشد تعرفه کانتينرهاي ويژه دو برابر مبالغ فوق و تعرفه کانتينرهاي يخچالي سه برابر تعرفه فوق مي باشد .

تبصره 2 : معافيت کانتينرهاي يخچالي تنها 4 روز مي باشد لذا تعرفه هاي فوق به ميزان سه برابر در طول دوره هاي ذيل قابل اجرا خواهد بود.

توقف از 5 روز تا 14 روز ، از 15 روز تا 24 روز ، از 25 روز به بالاتر .

2-4- هرگونه خسارت وارده از قبيل بدنه ، هزينه ديرکرد ، هزينه هاي شستشو و نظافت و هزينه هاي جانبي و ..... به کانتينرکه باتشخيص کشتيراني جمهوري اسلامي ايران برآورد مي گردد. پذيرفته و بصورت ريالي پرداخت مي گردد.

براساس ضوابط جاري کشتيراني در صورت مفقود شدن يا خسارت ديدن کلي کانتينرها به نحوي که قابل استفاده نباشد غرامت آنها براساس جدول ذيل پرداخت مي گردد.

20 فوتي

40 فوتي

کانتينرهاي معمولي (اصطلاحاً خشک)

30،000،000ريال

50،000،000ريال

کانتينرهاي سقف باز(Open- Top)

40،000،000ريال

60،000،000 ريال

کانتينرهاي تاشو(Flat rack)

60،000،000ريال

90،000،000ريال

کانتينرهاي يخچالي (Reefer)

200،000،000 ريال

250،000،000 ريال

تبصره 1 : در صورتيکه بعد از گذشت 2 ماه به هر دليل کانتينر عودت داده نشود کشتيراني حق دارد کانتينر ها را غير قابل برگشت محسوب نموده و غرامت را مطابق موارد مذکور وصول نمايد.

تبصره 2 : در صورت تغيير مبالغ فوق قيمت هاي اعلام شده جديد ملاک محاسبه قرارخواهد گرفت .

5- نحوه پرداخت صورتحسابهاي مربوط به هزينه توقف ، خسارت و يا غرامت کانتينر آسيب ديده :

1-5- اداره ترخيص و حمل کالا مسئول کنترل و تائيد صورتحسابهاي دريافتي از شرکت کشتيراني جمهوري اسلامي ايران و يا ساير شرکتهاي حمل و نقل کالا در رابطه با هزينه دير کرد و توقف و .... خسارات و يا غرامت احتمالي کانتينرهاي آسيب ديده ميباشد و بايد صورتحسابهاي دريافتي را با اطلاعات و سوابق مربوطه مطابقت نموده و درصورت عدم مغايرت آنها را جهت پرداخت تائيد نموده و به اداره حمل و نقل محمولات خارجي جهت صدور دستور پرداخت ارسال نمايد. (گزارش و صورتمجلس کتبي نماينده اداره ترخيص و حمل کالا در محل تحويل کانتينر عودتي در بندر مبداء مبناي محاسبه هزينه توقف و خسارات احتمالي خواهد بود.)

2-5- صورتحسابهاي مربوط به هزينه هاي توقف کانتينر ، خسارات و يا غرامات که جهت بررسي و تائيد به اداره ترخيص و حمل کالا ارسال گرديده بايستي پس از تائيد اداره ترخيص و حمل کالا مراتب کتباً با ذکر شماره حساب شماره سفارش ، انبار يا پروژه مربوطه به اداره حمل و نقل محمولات خارجي منعکس گردد . اداره حمل و نقل پس از اقدام درمورد دستور پرداخت و دريافت چکهاي مربوط به هزينه هاي توقف ، خسارات و يا غرامات آنها را به شرکتهاي صاحب کانتينر پرداخت خواهد نمود.

هزينه هاي ياد شده و همچنين مبالغ دريافتي از رانندگان بايد به شماره حساب مربوطهمنظور گردد.

تبصره 1 : مسئولين ذکر شده در اين دستور العمل در موارد تاخير ، ديرکرد و يا خسارت در موارد بارگيري و تخليه و عودت کانتينرها در مقابل مديريت مربوطه جوابگو ميباشند.

تبصره 2 : نماينده اداره ترخيص و حمل کالا در بند مبداء موظف است تذکرات لازم در مورد رعايت حداکثر مدت مجاز حمل کانتينر به انبار مقصد را به صورت گويا و روشن) در اختيار رانندگان ( اعم از شرکتي و يا غير شرکتي ) قرارداده و متذکر گردد که در صورت تاخير (درتحويل کانتينر به انبار مقصد) و يا بروز خسارت در حين راه ، راننده ملزم به پرداخت خسارت وارده به کانتينر ( باتوجه به بند 12-3) و يا هزينه ديرکرد مطابق بند 4 خواهد بود.

تبصره 3 : هنگام عودت کانتينر مسئولين انبارها و امورکالاي موظفند تذکرات لازم درمورد رعايت حداکثر مدت مجاز حمل کانتينر به بند مبداء را ( بصورت گويا و روشن) در اختيار رانندگان ( اعم از شرکتي و غير شرکتي) قرارداده و متذکر گردند که در صورت تاخير (در تحويل کانتينر به بندر مبداء) و يا بروز خسارت در حين عودت کانتينر ، راننده ملزم به پرداخت خسارت وارده به کانتينر ( باتوجه به بند 12-3) و يا هزينه ديرکرد مطابق بند4 خواهد بود.

3-5- درموارديکه کانتينرهاي حامل کالاي شرکت ملي گاز ايران يا شرکتهاي تابعه متعلق به شرکتهاي کشتيراني متفرقه ( غير از کشتيراني جمهوري اسلامي ايران و بنياد مستضعفان ) ميباشد ، در صورت درخواست شرکت مذکور ترتيبات لازم توسط اداره حمل و نقل محمولات خارجي جهت تهيه چک سپرده بمبلغ تعيين شده در بند 2-4 جهت ارائه به شرکت صاحب کانتينر داده ميشود.

مسئولين امور مالي نيز در اين زمينه ميبايستي همکاري لازم و تسريع در صدور چک را بعمل آورند تا از هرگونه وقفه در ترخيص کانتينرهاي وارده و پرداخت جريمه دير کرد جلوگيري شود.

4-5- از آنجائيکه تاخير در گشايش اعتبارات کرايه حمل محمولات در يائي موجب تاخير در صدور ترخيصيه هاي اجناس وارده و در نتيجه بروز هزينه حق توقف کانتينر ها خواهد شد ، لازم است ادارات حمل و نقل محمولات خارجي و بانک و بيمه و تطبيق اسناد و امور مالي اقدامات مقتضي جهت تسريع در گشايش اعتبارات کرايه حمل محمولات دريائي بعمل آورند تا از ايجاد هزينه حق توقف جلوگيري شود.

همچنين رسيدگي و پرداخت بموقع صورتحسابهاي ارسالي از طرف شرکتهاي حمل و نقل کشتيراني باعث تسريع در صدور مجوز خروج کانتينرهاي وارده توسط شرکت صاحب کانتينر از گمرکات بنادر شده و لذا لازم است امور مالي در پرداخت هزينه هاي قطعي صورتحسابهاي ارسالي تسريع نمايد.

1384/12/17 چهارشنبه
....
روش اجرايي تهيه و تنظيم فرم ليست قطعات يدکي و اقلام مشابه (SPIR) 

 فهرست مطالب

1- کليات: 

2- تعاريف: 

3- حدود:

4- اختيارات و مسئوليتها: 

5- مراحل اجرايي: 

6- نحوه تنظيم فرم SPIR ( ليست قطعات يدكي و اقلام مشابه ): 

7- ضمائم: 

 

 

1-كليات :

1-1-مقدمه

اهميت کالا در شرکت ملي گاز بر کسي پوشيده نيست قسمت عمده دارائي هاي شرکت را موجودي کالا تشکيل مي دهـد شـايـد چيـزي حـدود 50 تـا 60 درصد هزينه هر پروژه مربوط به کالاي آن مي باشد.

شناسائي دقيق کالاهاي مورد مصرف در صنعت گاز و بموازات آن استاندارد نمودن کالاها با رعايت مسائل فني و ايمني و اهداف استراتژيک کشور موجب عدم وابستگي به خارج از کشور خواهد شد.

متاسفانه به علت فقدان اطلاعات دقيقومتمرکز زيانهاي ناشي از مصرف کالاهاي مشابه با مارکهاي مختلف با تغييرات جزئي قابل لمس نمي باشد.

بنابراين با هدف کاهش وابستگي به بيگانگان و تقليل مشکلات ناشي از تنوع کالاها و ايجاد يک برنامه منظم در مصرف کالاها و جلو گيري از تعداد وسايل و دستگاهها و پراکندگي نوع اجناس مصرفي و نهايتاً تامين مناسبترين نوع کالا و رعايت صرفه و صلاح در مصارف لازم است مطابق مصوبات جلسه 1069 مورخ 25/12/1384 و جلسه 1171 مورخ 18/12/83 هيأت مديره محترم شرکت ملي گاز (کپي پيوست) بهنگام اجراي پروژه و نصب دستگاهها ليست قطعات يدکي و اقلام مشابه تهيه گردد.

تبصره : پس از تنظيم و تکميل فرم SPIR و اختصاص شماره رمز به قطعات يدکي و اقلام مشابه براي نگهداشت دستگاهها و پشتيباني عمليات پالايش و انتقال گاز به طور مستمر لازم است فرم پيشنهادي طبقه بندي کالا (MT11) مطابق روش اجرايي مربوط به شماره 01-011/11-83 جهت مواد و اجناس و قطعات يدکي مصرفي تهيه و تنظيم گردد.

 

2-1- هدف :

هدف از تهيه اين روش تشريح مراحل مختلف تهيه و تنظيم فرم ليست قطعات يدکي و اقلام مشابه (SPIR) توسط سازندگان / فروشندگان / پيمانکاران / مهندس ناظر پروژه و اقدامات مربوطه توسط اداره طبقه بندي و استاندارد کالا همچنين تعريف و تعيين حدود اختيارات و مسئوليتهاي افراد / ادارات ذيربط مي باشد.

 

2- تعاريف :(SPIR ( Spare Parts List and Interchangeability Record

در خريد دستگاهها و ماشين آلات مورد نياز طرحها و يا براي توسعه تاسيسات موجود در شرکت لازم است از سازنده يا فروشنده خواسته شود تا ليست قطعات يدکي و اقلام مشابه يا فرم SPIR را تکميل و همراه ساير مدارک لازم و اسناد خريد ارائه نمايد.

متقاضي با استفاده از فرم تکميل شده SPIR ليست قطعات يدکي مشابه بکار رفته در دستگاهها و ماشين آلات را شناسائي نموده و مي تواند نيازهاي مستمر ساليانه خود را پيش بيني و طي فـرم MT11 ( فرم پيشنهادي طبقـه بندي کالا) از اداره طبقـه بندي و استـانـدارد کالا بخــواهدآنها را کد گذاري نموده تا جهت مصارف مستمر بعنوان اقلام موجودي انبار خريداري و در انبارها ذخيره گردد.

3- حدود :

حدود اين روش از زمان تنظيم فرم ليست قطعات يدکي مشابه توسط واحد متقاضي شروع و با تائيد اقدامات انجام شده توسط اداره طبقه بندي و استاندارد کالا و ثبت اطلاعات آن در سيستم و ابلاغ اقدامات انجام شده به متقاضي خاتمه مي يابد .

4- اختيارات و مسئوليتها :

1-4- رئيس طرح يا پروژه :

رئيس طرح يا پروژه مسئول تهيه و تنظيم فرم ليست قطعات يدکي مشابه SPIR بمنظور ايجاد سوابق طبقه بندي کالا بوده و از صحت اقدامات انجام شده در اين رابطه توسط سازنده / فروشنده / پيمانكار/ مهندس ناظر پروژه اطمينان حاصل مي نمايد.

2-4- رئيس اداره طبقه بندي و استاندارد کالا :

رئيس اين اداره مسئول نظارت دقيق بر اقدامات مربوط به ايجاد سابقه طبقه بندي کالا و ثبت اطلاعـات در سيستم پيوسته ويکنواخت و تهيه و صدور اطلاعيه ها و گزارش هاي طبقه بندي کالا به مديريتها / شرکتهاي ذيربط مي باشد . نامبرده همچنين مسئول حفظ يکنواختي و هماهنگي در ايجاد و نگهداشت پايگاه طبقه بندي کالا براي اقلام عمومي و مشترک و مشابه و اقلام اختصاصي واحدهاي تحت پوشش بوده و از صحت اقدامات انجام شده اطمينان حاصل مي نمايد.

3-4- مقررات و روشهاي بازرگاني و پيماني :

رئس مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني مسئول آموزش ، نگهداشت ، تهيه و تدوين اين روش بوده و همينطور بررسي اشکالات و دريافت پيشنهادات اصلاحي و اعمال تغييرات و اصلاحات لازم در برنامه هاي مورد نياز سيستم و دستور العملها و رفع اشکالات آن برعهده ايشان خواهد بودو كاربران را از نظر دسترسي به برنامه هاي سيستم و اخذ گزارشات کامپيوتري مورد نياز پشتيباني خواهد نمود.

4-4- مدير بازرگاني :

مديربازرگاني شرکت ملي گاز ايران بر اجراي صحيح اين روش نظارت عاليه داشته و پيشنهادات واصله در رابطه با هرگونه اصلاح / تغيير در مفاد اين روش را از طريق واحد مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني مورد بررسي قرارداده و در صورت تصويب ، تغييرات در نسخه بعدي اين روش اعمال مي گردد.

5- مراحل اجرايي:

1-5- در هنگام خريد دستگاهها و ماشين آلات مورد نياز طرحها و توسعه تاسيسات موجود در شرکت ملي گاز ايران لازم است سازنده يا فروشنده مربوطه ليست قطعات يدکي و اقلام مشابه بکار رفته در دستگاههاو ماشين آلات را مشخص نمايد و سپس فرم SPIR را با هماهنگي سازنده يا پيمانکار و مهندسين ناظر پروژه و اداره طبقه بندي و استاندارد کالا به زبان انگليسي تکميل نمايد . بدين منظور سازنده / فروشنده ستونهاي 1و 2و 3و 4و 5 و 6 و 6 الف و 7و 8 و 9 و 10 و 11 و 12و 18 و 20 و پيمانکار ستونهاي 13و 14و 19 و 22 و مهندسين ناظر پروژه ستونهاي 15 و 21 و اداره طبقه بندي و استاندارد كالا ستونهاي 16و 17 را تكميل مي نمايد.

2-5- مسئولطرح يا پروژه بعنوان پيشنهاد دهنده ايجاد سابقه طبقه بندي فرم SPIR را با ذکر دلايل توجيهي مطابق روش تکميل و همراه با اسناد و مدارک فني و نقشه ها و کاتالوگها به اداره طبقه بندي و استاندارد کالا ارسال مي نمايد.

3-5- کارشناس اداره طبقه بندي و استاندارد کالا پس از دريافت فرم SPIR و مدارک ضميمه ، آنها را مورد بررسي دقيق قرارداده و پس از حصول اطمينان از تطابق اطلاعات با اسناد و مدارک با توجه به مشخصات کالا و مدارک فني براي هر قلم شماره طبقه بندي کالا (MESC) مشخص نموده و بر روي فرم درج مي نمايد. همچنين نوع رده بندي قطعات يـدکـي را در ستون مربوطه درج مي نمايد. و اقدامات خود را به تائيد رئيس اداره طبقه بندي کالا رسانده وتوسط فرم MT15 اطلاعات سيستم را در اين رابطه کامل مي نمايد.

4-5- پس از تکميل اطلاعات ثبت شده در سيستم و اختصاص شماره طبقه بندي يک نسخه از فرم SPIR تائيد شده را به رئيس طرح يا پروژه ارسال مي نمايد.

تذکر : در صورت مشاهده هرگونه اشکال و ابهام در فرم SPIR و اسناد و مدارک مربوطه کارشناس طبقه بندي کالا مي بايست موضوع را از مسئول طرح يا پروژه استفسار نمايد.

6- نحوه تنظيم فرم SPIR( ليست قطعات يدکي و اقلام مشابه) :

جهت تکميل اطلاعات فرم SPIR و ثبت اطلاعات آن در سيستم عناصر اطلاعاتي سند به شرح ذيل توضيح داده مي شود.

الف : قسمتهاي زير بايستي توسط كارخانه سازنده و يا فروشنده تكميل شود:

1-6- نوع سند SPIR :

Spare Parts List and Interchangeability Record

معرف فهرست قطعات يدکي و اقلام مشابه مي باشد و از قبل روي سند چاپ شده است .

2-6- شماره ثبت دستگاه يا شماره برچسب دستگاه : EQUIPMENT REG.NO OR TAG NO :

شماره ثبت دستگاه يا شماره برچسب به ترتيبي که در برگ درخواست يا برگ سفارش قيد شده است درستون يكم نوشته مي شود.

3-6- مدل كارخانه سازندهMANUFACTURE'S MODEL :

مدل نوع و يا مشخصات ديگري از دستگاه / وسايل و غيره که سفارش شده است در ستون دوم درج مي شود.

4-6- شماره سريال سازنده REFERENCE / SERIAL.NO :

شماره سريال دستگاه / وسايل و غيره که سفارش شده است در ستون سوم درج مي شود.

5-6- تعداد دستگاه NUMBER OF UNIT :

تعداد دستگاههاي سفارش شده مشابه و يکسان از يک مدل مشخص که در رديف 7-6شماره سفارش آن قيد گرديده است در ستون چهارم درج ميگردد.

6-6- تعداد قطعات در هر دستگاه NUMBER OF PARTS PER UNIT :

در ستون پنجم تعداد قطعات برحسب واحد اندازه گيري کالاي مناسبي که در رديف 8-6 ذکر گرديده است وارد مي شود براي دستگاههاي مشابه تعداد برحسب هردستگاه زير رديف 5-6 ذکر مي گردد.

7-6- شماره سفارش خريد دستگاه EQUPMENT PURCHASE ORDER NO :

درستون ششم شماره مرجع سفارش خريد دستگاه / وسايل و غيره که سفارش شده است درج مي گردد.

8-6- واحد كالا ( كيلوگرم عدد- جفت دست )UNIT(KS,NO,PAIR, SET,….):

واحد اندازه گيري کالا مثل رول کيلوگرم جفت دست عدد وغيره در ستون ششم الف نوشته مي شود.

9-6- تعداد كل قطعات مشابه نصب شده TOTAL NUMBER OF IDENTICAL PARTS INSTALLED:

تعداد کل قطعات مشابه ذکرشده در رديف 10-6 براي هر دستگاه و درمورد دستگاههاي مشابه تعداد را از رديف 6-6در رديف 5-6 از همان دستگاه ضرب و حاصل نهايي هر خط در ستون هفتم وارد مي شود.

10-6- شرح قطعات DESCRIPTION OF PARTS :

شرح کامل قطعـات و اجـزاء متشکلـه دستگـاههـا و ماشين آلات که مشخصات آن دررديفهاي 2-6 و 3-6 و 4-6ذكر شده و توسط فروشنده جهت تعميرات ضروري تشخيص داده شده است . در ستون هشتم نوشته مي شود.

11-6- شماره نقشه يا مرجع DRAWING /REF.NO:

شمـاره نقشـه و يا مرجع طبق ليست قطعات يدکي و يا نقشه مربوطه در ستون نهم درج مي گردد.

12-6- شماره قطعه حقيقي سازنده MANUFACTURER'S REAL PART NO. :

شماره مشخص کننده قطعه براي نشان دادن قابليت جانشيني آن در دستگاههاي ساخت همان کارخانه درستون دهم درج ميگردد.

توضيح : قطعات مشابه بدون در نظر گرفتن اينکه آنها يک شماره قطعه و يا يک شماره نقشه داشته باشند بايستي يکبار نشان داده شوند.

13-6- نوع جنسMATERIAL. :

نوع جنس قطعات ذکر شده در رديف 10-6در ستون يازدهم نوشته مي شود.

14-6- تعداد كل قطعات يدكي پيشنهاد ي سازنده :

OPERATIONAL SPARE PARTS RECOMMENDED BY MANUFACTURER

تعداد کل قطعات يدکي پيشنهادي سازنده جهت زمان راه اندازي و دو سال عمليات دستگاه در ستون دوازدهم درج مي گردد.

15-6- قيمت واحد هر قطعهAPPROXIMATE UNIT PRICE :

قيمت واحد هر قطعه ( تا دو رقم اعشار) براي اقلام پيشنهادي در رديف 10-6 در ستون هيجدهم نوشته مي شود .

16-6- ملاحظاتREMARKS:

مشخصات اصلي برا ي کليه اقلامي که سازندگان فرعي دارند مثل ياتاقانها ، آببنديهاي مکانيکي ، اتصالات ، تسمه پروانه ، پيچ و مهره و کالاهاي مشابه ديگر با ذکر شماره هاي شناسائي اصلي ، نوع و اندازه در ستون بيستم مشخص گردند.

ب : قسمتهاي زير توسط پيمانكار تكميل مي گردد:

17-6- تعداد كل قطعات پيشنهادي توسط پيمانكارOPERATIONAL SPARE PARTS RECOMMENDED BY CONTRACTOR. :

تعداد کل قطعات يدکي توصيه شده توسط پيمانکار براي دوسال عمليات در ستون سيزدهم ذکر مي شود.

18-6- تعداد قطعات يدكي براي راه اندازيCOMMISSIONING SPARES :

تعـداد قطعـات يـدکـي تـوصيه شده پيمانکار براي مرحله راه اندازي در ستون چهاردهم نوشته مي شود.

19-6- قيمت كلي به تقريبQUANTITY TO BE SUPPLIED :

قيمت کل ( تا دو رقم اعشار) براي دوسال عمليات و مرحله راه اندازي برمبناي تعداد سفارش شده بهتائيد مهندس ناظر پروژه شرکت در ستون نوزدهم درج مي گردد.

20-6- شماره رديفITEM NO :

در ستون بيست و دوم همان شماره هاي رديف اقلام سفارش خريد نوشته مي شود.

 

ج : قسمتهاي زير توسط مهندس ناظر تكميل مي گردد:

 

21-6- تعداد مورد سفارشQUANTITY TO BE SUPPLIED :

تعداد قطعي قطعات يدكي براي سفارشي كه به تائيد مهندسي ناظر پروژه شركت رسيده است در ستون پانزدهم نوشته مي شود.

 

22-6- رده بندي دستگاهEQUIPMENT CLASS :

از ستون بيست و يكم براي مشخص کردن رده بندي دستگاه از نظر ميزان اهميت آن در عمليات مورد استفاده قرارمي گيرد و درستون مربوطه با کدهاي A , E , V به شرح ذيل مشخص مي گردند.

1-22-6- V- نشان دهنده دستگاههاي حياتي که از کار افتادن آنها برابر با قطع فوري و جدي عمليات در تاسيسات است با اين حساب هيچگونه ريسک در سفارش و انبار کردن قطعات يدکي اين نوع دستگاه قابل توجيه نخواهد بود.

2-22-6- -E نشان دهنده دستگاههاي ضروري (اصلي) که در عمليات درجه اول بکارگرفته مي شوند و در عين حال سفارش و انبار کردن قطعات اين نوع دستگاهها با تعدادي ريسک توأم باشد .

3-22-6- A نشان دهنده دستگاههاي کمکي (فرعي) داراي مصارف عمومي و ذخيره که در عمليات درجه دوم بکار گرفته مي شوند در اين موارد فقدان موقت قطعات يدکي اثرجدي در عمليات نخواهد داشت .

د : قسمتهاي زير بايد توسط اداره طبقه بندي و استاندارد كالا تكميل گردد:

23-6- شماره طبقه بندي كالاMESC NO :

شماره طبقه بندي قطعات يدكي در ستون شانزدهم نوشته مي شود.

 

24-6- رده بندي قطعات يدكيCLASSIFICATION OF PARTS :

رمز استاندارد رده بندي قطعات يدکي مطابق با دستور العمل (01-011/11-83) MT11.

و ستون هفدهم تکميل گردد.

هـ : قسمتهاي زير بايد توسط واحد متقاضي تکميل گردد:

25-6- ستونهاي قسمت بالا سمت راست فرم SPIR به شرح ذيل توسط واحد متقاضي بايد تکميل گردد :

1-25-6- رديف اول شماره سفارش قطعات يدکي درج شود.

SPARE PARTS ORDER NO

2-25-6- رديف دوم نام دستگاه نوشته مي شود. SUBJECT

3-25-6- رديف سوم نام سازنده دستگاه ذکر مي گردد.MANUFACTURER

4-25-6- رديف چهارم : آدرس سازنده دستگاه ذکر مي گردد.ADDRESS

5-25-6- رديف پنجم : تاريخ تنظيم فرم SPIR نوشته مي شود.DATE

26-6- ستونهاي قسمت پائين سمت راست فرم SPIR به شرح ذيل توسط واحد متقاضي بايد تکميل گردد:

1-26-6- رديف اول شماره تجديد نظر. REV. LETTER

2-26-6- رديف دوم تاريخ تجديد نظر .DATE

3-26-6- رديف سوم امضاءSIGN

4-26-6- رديف چهارم شماره صفحات فرم SPIR

SHEET NO…….OF ……

27-6- درقسمت پائين ستون وسط نام پروژه ، تحويل گيرنده ، طراح , مدت زمان تحويل و قيمت كل به تقريب ، بايد ذكر گردد.

7- ضمائم:

 

1384/11/16 يكشنبه
....
روش اجرايي بازرسي و شمارش کالا در انبار(MT80) 

فهرست مطالب 

1-كليات:
2- وظايف و مسئوليت ها: 
3- مراحل اجرائي: 
4- اسناد مورد استفاده جهت بررسي و شمارش موجودي
5- تعديل اختلافات موجودي: 
6- اسناد مورد استفاده جهت بررسي وشمارش موجودي: 
7- شمارش وبررسي موجودي نوبت دوم: 
8- گزارشات بازرسي هاي انجام شده: 
9- ساير فعاليت هاي واحد بازرسي انبار: 
10- فهرست ضمائم:

 

1-كليات:

1-1- مقدمه

بمنظور تعيين موجودي واقعي و رفع هرگونه اختلافات احتمالي مابين موجودي فيزيکي انبارها و اطلاعات مربوطه به اين موجوديها در سوابق سيستم پيوسته و يکنواخت کالا شمارش و بازرسي موجوديها در انبارهاي شرکت ها / مديريت ها طبق اين روش انجام خواهد گرفت . همچنين موارد بررسي و رسيدگي به علل و عوامل چگونگي ايجاد اختلاف و رسيدگي به اسناد و ريشه يابي آنها (سندرسي) و انجام اقدامات لازم براي جلوگيري از بروز ويا تکرار اشتباهات و اختلافات و نهايتاً انجام تعديلات لازم براي رفع اختلاف و تهيه گزارش جهت مديريت هاي ذيربط مي بايست طبق اين دستور العمل انجام پذيرد.

بطور کلي اقدام به بازرسي و شمارش فيزيکي موجودي کالاها اهداف زير را در برخواهد داشت :

الف- بررسيهاي همه جانبه در کنترل و شمارش و تطبيق موجودي فيزيکي کالا با اطلاعات مضبوط در سيستم پيوسته ويکنواخت کالا و اخذ نتايج حاصله و اعلام گزارش آخرين وضعيت موجوديها به مسئولين ذيربط .

ب- انعکاس صحيح و واقعي مقدار موجودي کالاهاي انبارها، جهت محاسبه ارزش و درج در ترازنامه ساليانه شرکت/مديريت .

ج- کمک به تصميم گيري واحد کنترل موجودي انبارها براي سفارش و تامين بموقع کالاهاي مورد نياز مطابق و متناسب با ميزان موجودي فيزيکي و مصرف واقعي آنها.

د- تشخيص موارد کمبود يا نبود و يا افزون برنياز کالا در انبارها که احتمالاً سبب وقفه در کار واحدهاي عملياتي شده و يا باعث رکود سرمايه و هزينه هاي جانبي زيادي ميگردد ، اين مسئله ميتواند مسئولين و کارشناسان کنترل موجودي را در اتخاذ تصميم و تدابير لازم ياري دهد و نهايتاً از سفارشات نابجاي کالاها جلوگيري نمايد.

هـ- انعکاس واقعي موجودي انبارها در گزارشات مربوطه و کمک به اتخاذ تصميم مديران مسئولين واحدهاي ذيربط .

2- 1- هدف :

هدف از تدوين اين روش، تشريح مراحل و نحوه بررسي ، بازرسي و شمارش کالاهاي موجود در انبارهاي شرکت /مديريت هاي تابع شرکت ملي گاز ، تشخيص و رفع اختلافات و تصحيح موجودي کالا و حصول اطمينان از تطبيق ميزان کالاهاي موجود با اطلاعات و اسناد مضبوط در سيستم پيوسته و يکنواخت کالا و همچنين تشريح وظائف و مسئوليتهاي افراد ذيربط و چگونگي تنظيم و تغذيه اسناد مربوطه در سيستم پيوسته و يکنواخت کالا ميباشد.

لذا دراين سيستم بخش بازرسي انبارها با قابليتهائي بشرح ذيل در نظر گرفته شده است :

-تغذيه فرم درخواست شمارش موجودي بمنظور اخذ گزارشات مورد نياز.

- انعکاس موجودي شمارش شده برروي گزارشات فوق الذکر و تغذيه آنها به سيستم .

- محاسبه ميزان اختلاف موجودي ناشي از شمارش ، توسط سيستم .

- ايجـاد اسناد تصحيح موجودي و اثرگذاري سيستمي آنها در پرونده ها براي اختلافات کمتراز حد نصاب هاي تعيين شده.

- ايجاد اسناد تصحيح موجودي به صورت اطلاعيه براي اختلاف بالا تر از حد نصاب هاي تعيين شده .

- تغذيه اسناد تصحيح موجودي به سيستم و تطبيق موجودي سيستم و موجودي واقعي انبار توسط واحد بازرسي انبارها.

3-1- حدود:

حدود اين روش از زمان درخواست آماده سازي و چاپ گزارش صورت بررسي و شمارش موجودي کالا از سيستم توسط اداره بازرسي انبارها بصورت دوره اي و منظم و يا موردي( انتخاب يک يا چند قلم ) شروع ميشود، سپس کنترل و شمارش فيزيکي ميزان موجودي کالا در انبار و تطبيق مقادير شمارش شده با اطلاعات موجوددر سيستم پيوسته و يکنواخت کالا ودر نهايت با تنظيم و تغذيه اسناد تصحيح اختلاف موجودي انبار با توجه به ضوابط موجود خاتمه مي يابد.

2- وظايف و مسئوليت ها :

1-2- بازرس انبار :

بازرس انبار مسئول اجراء دقيق اين روش بر اساس مندرجات مشروحه ذيل ميباشد:

1-1-2- تهيه و تنظيم برنامه سالانه جهت کنترل و شمارش مستمر موجودي واقعي کالا درانبارها وحصول اطمينان از بررسيهاي بعمل آمده در مورد صحت ميزان موجودي انبار و تصحيح اختلافات مربوطه در پايان هر دوره شمارش.

ضمناً برنامه ريزي شمارش ميبايست به صورتي تدوين و اجراء شود که در پايان بهمن ماه هرسال شمارش فيزيکي کليه اقلام موجود درانبارها پايان پذيرد.

2-1-2- توجه به اولويت امر بازرسي کالاهاي پرتحرک ، حياتيو با ارزش و تخصيص اين اولويتها در برنامه تنظيمي سالانه به نحويکه اين اقلام حداقل يکبار در سال (در صورت لزوم بيشتر ) مورد بازرسي و شمارش قرارگيرند.

3-1-2- تدابير لازم در تنظيم برنامه سالانه جهت کنترل و شمارش کالاهاي راکد در انبار اتخاذ نموده و در اين رابطه ميبايست ليستي همراه با گزارش و پيشنهادات به رئيس امور کالا ارائه و پيگيريهاي لازم جهت تعيين تکليف وضعيت اينگونه اقلام تا حصول نتيجه نهائي بعمل آورد.

توضيح :لازم به ذکر است که در اين مورد ، امکانات لازم در سيستم پيوسته و يکنواخت کالا جهت معرفي اقلام مازاد به واحدهاي مختلف در نظر گرفته شده است.

4-1-2- همکاري و نظارت در به نظم در آوردن کالاها و اقلام به ظاهر غير قابل شمارش با هماهنگي مسئولين انبارها به نحوي که با بکارگرفتن نيروهاي انساني و ابزارکمکي مورد نياز، بتوان اينگونه اقلام را شمارش نمود.

5-1-2- اتخاذ تدابيرلازم جهت بررسيهاي ناگهاني " SPOT CHECK " در مورد اقلاميکه بنا به ضرورت بايد شمارش شوند.

6-1-2- رسيدگي به علل کسري و سرک کالا و گزارش علل کمي و کيفي اين اختلافات موجودي به مسئولين مافوق در صورت نياز .

7-1-2- حصول اطمينان از عدم پراکندگي مقادير يک قلم کالا در انبار، در موارديکه امکان تمرکز کالا (بدليل پرحجم بودن و غيره ) ميسر نباشد ، لازم است اطمينان حاصل شود در کارت الصاقي در محل اصلي کالا، آدرس دقيق محل نگهداري بقيه کالا قيد شده باشد .

8-1-2- نظارت براقلاميکه درداخل انبار باصدور سند " MT64/64R " مورد نقل و انتقال قرارميگيرندوتائيد اسناد مذکور قبل از تغذيه به سيستم پيوسته و يکنواخت کالا .

9-1-2- شناسايي و تهيه ليست درقالب فرم اقلام معيوب جهت طرح در کميته حذف وتعديل بمنظور اخذ مجوز لازم براي خارج نمودن از موجودي و صدور اسناد MT75 با هماهنگي حسابداري کالاي مربوطه وتغذيه اسناد به سيستم.

2-2- رئيس بازرسي انبار/انبارها :

در مديريت ها/شرکتهايي که اين سمت را دارا ميباشند، رييس بازرسي انبارها مسئوليت هاي ذيل را دارد:

1-2-2- تهيه و تنظيم برنامه سالانه جهت کنترل و شمارش مستمر موجودي واقعي کالا درانبارها وحصول اطمينان از بررسيهاي بعمل آمده در مورد صحت ميزان موجودي انبار و تعديل اختلافات مربوطه در پايان شمارش وسندرسي.

لزوماً اين برنامه ميبايست در اسفند ماه هر سال براي سال آتي تهيه و جهت اطلاع مسئولين مافوق ارسال گردد.

ضمناً برنامه ريزي شمارش ميبايست به صورتي تدوين و اجراء شود که در پايان بهمن ماه هرسال شمارش فيزيکي کليه اقلام موجود درانبارها پايان پذيرد.

2-2-2- اجراي برنامه تنظيمي بکمک بازرسين انبار/انبارها و نظارت دقيق در نحوه انجام وظائف آنها ، رسيدگي به گزارشات تهيه شده و انعکاس اين گزارشات به مسئولين مربوطه.

3-2-2- اتخاذ تدابير لازم بمنظور ارتقاء سطح معلومات بازرسين انبار /انبارها ازطريق شرکت دادن آنها در برنامه ريزي گروههاي مختلف کالا بصورت متناوب و شرکت آنها در کلاسهاي آموزشي و آشنائي کامل با سيستم پيوسته و يکنواخت کالا .

قابل توجه : برنامه ريزي شمارش موجودي کالا محرمانه بوده و رئيس بازرسي انبار/بازرس انبار بايد قبل از شمارش هرگروه کالا جهت تسهيل کار، ميبايست کتباً مراتب تهيه امکانات مورد نياز و پرسنل ،همچنين آماده سازي انبار براي شمارش و نيز تاريخ شمارش را به رئيس امورکالا اطلاع دهد.

4-2-2- هماهنگي و همکاري نزديک با حسابرسان قانوني در رابطه با انبارگرداني ساليانه حسب مورد.

5-2-2-کمک وهمکاري با مسئولين مالي در بستن حسابها .

3-2- رئيس عمليات انبارها :

وظائف و مسئوليتهاي رئيس عمليات انبارها بشرح زير ميباشد.

1-3-2- ايجاد تسهيلات و همکاري لازم در تأمين نيروي انساني و مکانيکي و ديگر مايحتاج مورد نياز بازرس/بازرسين کالا جهت انجام مسئوليتهاي محوله .

2-3-2- توجه به گزارشات و پيشنهادات رئيس بازرسي انبارهاو انجام همکاريهاي لازم جهت حل مشکلات و مسائل عملياتي پيش آمده در رابطه با امر بازرسي کالا .

4-2- رئيس امور کالا / خدمات کالا:

مسئول حسن اجراي اين روش بوده و هماهنگي هاي لازم را بين مسئولين بازرسي کالا و عمليات انبار فراهم مي آورد .

5-2- رئيس مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني:

پيشنهادات و اصلاحات و تغييرات مربوط به اين روش را بررسي نموده و در صورت نياز، پيشنهـادات و اصلاحـات و تغييرات لازم را پس از تصويب مديربازرگاني در روش اعمال مي نمايد . همچنين امکانات لازم جهت آموزش و کار با سيستم پيوسته و يکنواخت کالا را براي بازرسين انبارها ايجاد مينمايد.

7-2- مدير بازرگاني:

ايشان براجراي صحيح اين روش نظارت عاليه داشته و پيشنهادات واصله در رابطه با اصلاحات / تغييرات در اين روش را از طريق مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني مورد بررسي قرارداده و پس از تصويب ابلاغ مي نمايد.

3- مراحل اجرايي :

1-3- نحوه بازرسي اقلام انبارهاي مکانيزه

1-1-3- رئيس بازرسي انبار/بازرس انبار در موعد مقرر و بر اساس برنامه سالانه تنظيم شده ، ضمن درخواست چاپ "گزارش شمارش و بررسي موجودي کالا" ، گزارش رايانه اي بازرسي و شمارش موجودي (MT80) مربوط به گروههاي مورد نظرموجودي انبار ويا پروژه هارا از سيستم اخذ مينمايد.

تذکر : جهت ورود به بخش بازرسي انبار در سيستم پيوسته ويکنواخت کالا از آدرس MA-OPR-STC استفاده مي شود.

2-1-3- پس از دريافت گزارش بررسي و شمارش موجودي، با توجه به رعايت نکات ذيل کار عمليات شمارش و بررسي اقلام مورد نظر توسط بازرسين انبار آغاز ميشود.

3-1-3-بازرس انبار قبل از شروع شمارش هر گروه ميبايست از تغذيه کليه اسناد تغذيه نشده به سيستم اطمينان لازم حاصل نمايد.

4-1-3- در شروع شمارش هرگروه کالا ، بازرس مربوطه، به اطلاع انباردار و کارکنان انبار ميرساند که اقلام اين گروه در حال شمارش و بررسي ميباشد .لذا با نصب تابلو ويژه اي درابتداي قفسه گروه مورد شمارش عمليات اجرايي را اعلام و همچنين براي اقلام شمارش نشده نيز تابلو ديگري بدين منظور جهت متمايز نمودن اقلام شمارش نشده از اقلام شمارش شده، نصب مينمايد. ضمناً کليه اسناد نقل و انتقال اقلام در حال شمارش ميبايست با هماهنگي بازرسي انبار به سيستم تغذيه شود.

5-1-3- بازرس بايستي توجه نمايد که اصول طبقه بندي کالا در انبارکاملاً رعايت گرديده و کليه قفسه هاي اقلام مورد بررسي داراي برچسب مخصوصي باشند که اطلاعات مربوط به شماره طبقه بندي ، شرح مختصر و واحد اندازه گيري کالا بر روي آن درج گرديده باشد.

6-1-3- بايستي مشخصات کالاي مورد بررسي و شمارش با اطلاعات مندرج در گزارش رايانه اي شمارش موجودي کالا (MT80) مطابقت نمايد.

7-1-3- ممکن است مشخصات بعضي از اقلام مورد شمارش جزء موجودي انبار بوده ولي در گزارش بررسي وشمارش موجودي (MT80) درج نشده باشد که اين امر ميتواند ناشي از عوامل ذيل باشد :

تغيير شماره طبقه بندي ، عدم ايجاد سابقه کالا در پرونده اصلي انبار، حذف سابقه کالا از پرونده اصلي انبار ، تغيير / اصلاح مشخصات کالا در پرونده طبقه بندي .

دراينصورت مراتب طي گزارشي به رئيس عمليات انبار اطلاع داده شده و کار شمارش اين قبيل اقلا م تا حصول نتيجه معوق باقي ميماند و شمارش اينگونه اقلام پس ازرفع موانع انجام خواهدشد.

8-1-3- درمواقعيکه مشخصات کالايي (شماره طبقه بندي ، شرح و غيره) مندرج در پرونده طبقه بندي کالا با مشخصـات فيـزيکـي آن تطبيـق ننمايد يا دو شماره طبقه بندي به يک کالا الصاق گرديده باشد ، مراتب را طي گزارشي به مسئول عمليات انبار اطلاع داده و کار شمارش اين قبيل اقلام تاحصول نتيجه معوق خواهد ماند. بديهيست شمارش اينگونه اقلام پس ازرفع اشکال انجام خواهدشد.

9-1-3- از آنجا که بعضي از اقلام با در نظر گرفتن شرايط خاص جوي و صدمات ناشي از حمل و نقـل و جـابجـائي ، تـوسط سـازنـدگـان درون لفافها و يا در مواد مخصوص بسته بندي ميشوند مانند آب بندهاي مکانيکي ، برينگها ، ديسک ها ، شيرها ،کابلها و غيره ، در صورتيکه بسته بندي سازنده دست نخورده و سالم باشد تعداد/مقدار مندرج روي آن قابل قبول بوده و در شمارش منظور ميگردد.

10-1-3- چنانچه مقدار موجودي کالايي به علت عدم امکان تمرکز در يک محل، درچند نقطه انبار قرارگرفته باشد با توجه به کارت الصاقي به نمونه در محل مربوطه ، جايگاه دقيق نگهداري بقيه اقلام بايد مشخص شده باشد که پس از بازرسي و شمارش جمع مقادير موجود ، در ستون مربوطه منظور ميگردد.

11-1-3- ميزان موجودي کالاهاي شمارش شده با توجه به واحد تعيين شده براي هر قلم در ستون مقدار شمارش (QTY-COUNT) در گزارش رايانه اي بررسي و شمارش موجودي قيد ميگردد.

12-1-3- گزارش رايانه اي شمارش و بررسي موجودي ياسند دستي بررسي و شمارش (MT80) پس از تکميل و تائيد مسئول بازرسي انبار بايستي بترتيب توسط انباردارو متصدي انبار / رئيس انبار امضاء و مقاديرمندرج در آنها مورد تائيد قرارگيرد.

13-1-3- مقادير شمارش شده هر کالا توسط واحد بازرسي به سيستم تغذيه و با مقادير موجود آن قلم در لحظه شمارش با پرونده هاي سيستم مقايسه ميشوند . با توجه به مقادير مربوط به نقل و انتقال اقلام منعکس شده در ساير اسناد قبل از تاريخ شمارش کالا ، در صورتيکه اختلاف موجودي وجود داشته باشد بصورت گزارش رايانه اي اختلاف موجودي(STOCK DIFFRENCE ) قابل دريافت از سيستم ميباشد موارد اختلاف بصورت MT78 يا MT78R درگزارش قابل رويت است (نمونه پيوست شماره .......)

14-1-3-گزارش اختلافات(STOCK DIEERENCE)جهت ريشه يابي علت اختلافات توسط بازرسي انبارها سندرسي ميشود.

15-1-3-ليست کسري و سرک براي اقلام مورد اختلاف (MT78 , MT78R) توسط واحد بازرسي تنظيم و اين ليست به امضاء و تائيد بازرس مربوطه و رئيس واحد بازرسي رسيده و تحويل رئيس امور کالا ميگردد.

16-1-3- رئيس امور کالا ليست فوق الذکر را تحويل انباردار / متصدي انبار/ رئيس انبار مربوطه داده تا چنانچه براي اختلاف مورد نظر اسناد عمل نشده و يا مواردي وجود دارد که باعث کاهش / حذف اين اختلافات شود ارائه دهند. در غير اينصورت ليست مذکور را امضاء و به رئيس بازرسي انبار/بازرس انبار عودت دهند.

17-1-3- رئيس بازرسي انبار/بازرس انبار اسناد مورد اختلاف را بايستي بر اساس جدول حدود اختيارات کسري و سرک ، جهت اخذ مجوزهاي لازم براي مقامات ذيربط تنظيم و ارسال و تا اخذ نتيجه موضوع را پيگيري نمايد.

تذکر :حدود اختيارات توسط هيئت مديره محترم شرکت ها/مديريت ها تعيين ومصوب ميگردد. ضمنا" آخرين جدول مجوزهاي مالي شرکت ملي گاز دراين رابطه پيوست مي باشد(پيوست شماره 4).

18-1-3- پس از اخذ مجوزهاي لازم براي تعديل موجودي ، اسناد کسري و سرک جهت تغذيه به سيستم ، تحويل بازرس مربوطه ميگردد، تا توسط نامبرده اين اطلاعات به سيستم تغذيه و موجودي فيزيکي انبار ، با موجودي کالا در پرونده انبار در سيستم معادل گردد.

4- اسناد مورد استفاده جهت بررسي و شمارش موجودي :

1-4- سند درخواست چاپ و آماده سازي گزارش بررسي و شمارش کالا (MT08) پيوست شماره 1

از اين سند جهت چاپ و آماده سازي اقلام / گروههاي مورد نظر که ميبايستي شمارش گردند استفاده ميشود . با تغذيه اين اين سند تعداد / دامنه اقلام يا گروههاي مورد نظر در انبار مربوطه براي چاپ گزارش شمارش موجودي اقلام مشخص ميگردد و نحوه تنظيم و تغذيه آن بشرح زير مي باشد.

1-1-4- نوع سند DOC. TYPE

نوع سندMT08 ميباشد که روي سند چاپ شده ولي در تصوير رايانه ديده نميشود و در کنار نوع سند يک ستون براي رمز عملکرد پيش بيني شده است که در موارد اصلاح با حرف A و در موارد حذف با حرف D تکميل ميگردد ولي در سيستم موارد اصلاح و حذف داراي صفحه تصوير جداگانه ميباشد.

2-1-4- رمز مديريت MG. CODE

در اين ستون رمز مديريت انبار مورد بازرسي درج ميشود . رمز مديريت عددي 3 رقمي است و بايد براي سيستم معرفي شده باشد.

3-1-4- شماره انبار STORE NO.

در اين ستون شماره انبار مورد نظر که اقلام آن بايستي بازرسي و کنترل شود درج ميگردد اين ستون 4 رقمي است که دو رقم اول مربوط به شماره انبار اصلي و دو رقم ديگر مربوط به شماره انبار فرعي ميباشد و در صورت عدم وجود انبار فرعي دو رقم مربوط به انبار فرعي خالي ميماند . شماره انبار بايستي به سيستم معرفي شده و بصورت عددي باشد.

4-1-4- رمز سازماني ADMIN

دراين ستون که دو رقمي و عددي است شماره رمز سازماني اقلام مورد شمارش درج ميگردد. رمز سازماني بايد براي سيستم معرفي شده باشد.

5-1-4- شروع شماره درخواست REQUEST NO. FROM

خاتمه شماره درخواستREQUEST NO. TO

دراين دو ستون که ده رقمي بوده اگر اقلام مورد شمارش از اقلام پروژه يا خريد مستقيم باشند شماره درخواست شروع و خاتمه اقلامي که در محدوده اين شماره درخواستها ميباشد درج ميگردد . اين ستونها براي اقلام مذکور بصورت خالي و يا از 5 رقم تا 10 رقم ميتواند باشد.

ولي براي اقلام مستمر موجودي اين ستونها حتماً بايستي خالي باشد.

توضيح 1 : هرگاه هردو ستون REQUEST NO. TO و REQUEST NO. FROM براي اقلام پروژه و خريد مستقيم خالي باشد کليه درخواستهاي تحت رمز سازماني مربوطه (ADMIN) را شامل خواهد شد.

توضيح 2 : هرگاه ستون REQUEST NO. FROM براي اقلام پروژه با حداکثر ده رقم و حداقل 5 رقم و همچنين جهت خريد مستقيم با حداکثر 7 رقم و حداقل 5 رقم پرشود و ستون REQUEST NO.TO خالي بماند کليه درخواستهاي بعد از شماره هاي مذکور در نظر گرفته خواهد شد . ستونهاي مذکور با توجه به رمز سازماني مربوطه و طول ستونهاي تعريف شده جهت تهيه درخواست بين دو محدوده مجاز قابل استفاده ميباشد.

6-1-4- نوع انتخاب SELECTION TYPE

اين قسمت چهارحرفي بوده که از دو بخش تشکيل شده است و جهت انبارهاي موجودي مستمر " STORE STOCK " ميتوان از ترکيب دو نوع رمز انتخابي براي دسترسي به اقلام مورد نياز استفاده نمود.

تـرکيـب رمـــزهــــاي انتخـاب جهـــت اقلام مستمر انبارهاي اصلي "STORE STOCK" به شرح ذيل مي باشد.

FM + HV

SM + HV

NM + HV

FM + I N

SM + I N

NM + I N

در اين قسمت ميتوان از شش نوع انتخاب دو حرفي به شرح ذيل استفاده نمود.

جهت کليه اقلام بين دو محدوده شماره طبقه بندي

AL

جهت کليه اقلام پرتحرک بين دو محدوده شماره طبقه بندي

FM

جهت کليه اقلام کم تحرک بين دو محدوده شماره طبقه بندي

SM

جهت کليه اقلام فاقد تحرک بين دو محدوده شماره طبقه بندي

NM

جهت کليه اقلام بيمه اي بين دو محدوده شماره طبقه بندي

I N

جهت کليه اقلاميکه آخرين قيمت و يا ميانگين قيمت واحد آنها مساوي يا بزرگتر از 500000 ريال باشند . (اقلام گران قيمت )

HV

لازم به توضيح است که در حال حاضر اقلام گران قيمت با مبلغ فوق در سيستم تعريف شده ودر هر زمان قابل تغيير ميباشد.

تذکر: جهت انبارهاي فرعي فقط رمز انتخاب IN , HV , AL قابل استفاده مي ميباشد.

7-1-4- شماره طبقه بندي ، شماره قلم شروع MESC/ITEM FROM

شماره طبقه بندي ، شماره قلم خاتمه MESC/ITEM TO

اين ستون 10 رقمي بوده که جهت اقلام مستمر موجودي بين دو محدوده شماره طبقه بندي بصورت 2 و 4 و 6 و 10 رقم شماره طبقه بندي و جهت اقلام پروژه و خريدهاي مستقيم (شماره گروه قلم ابتدا و انتها ) بصورت 2 رقم امکان پذير ميباشد.

8-1-4- نوبت شمارش COUNT TURN

اين ستون يک رقمي است و اعداد 1 و 2 بعنوان نوبت شمارش در آن درج ميگردد. (توضيح بيشتردر بند 3-1-4-4 آمده است )

9-1-4- تاريخ درخواست چاپ DATE REQUEST TO PRINT

اين ستون 6 رقمي ميباشد و تاريخ درخواست چاپ گزارش بازرسي در آن درج ميگردد و بايد تاريخ روز يا بعد از آن باشد.

10-1-4- شماره سند درخواست COUNT REQUEST

شماره سند درخواست پس از تکميل اطلاعات و تغذيه به سيستم و صحيح بودن اطلاعات تغذيه شده بطور خودکار توسط سيستم اختصاص داده خواهد شد که براي مراجعه بعدي بايد شماره مذکور را روي سند يادداشت نمود. درموارد اصلاحي و حذفي بايستي شماره سند درج و به سيستم تغذيه گردد.

2-4-اصلاح سند درخواست چاپ و آماده سازي گزارش کالا (MT 08 A)

درصورتيکه بخواهيم در سند درخواست چاپ گزارش شمارش کالا اصلاحاتي انجام دهيم از همان فرم سند با رمز عملکرد A استفاده مي نمائيم .

در اين حالت اطلاعات کليدي شامل رمز مديريت ، شماره سند (شماره سند ايجادي) ، شماره انبار ، رمز سازماني و در مورد اقلام پروژه شماره درخواست در سند درج و بقيه اطلاعات قابل اصلاح ميباشند.

اطلاعات قابل اصلاح عبارتند از: نوع انتخاب اقلام ، دامنه / شماره طبقه بندي شروع شمارش ، دامنه / شماره طبقه بندي پايان شمارش ، نوبت شمارش و تاريخ درخواست چاپ گزارش .

لازم به توضيح است که اصلاح سنددرخواست چاپ گزارش فقط تا قبل از چاپ گزارش توسط سيستم امکان پذير ميباشد.

3-4-ابطال / حذف سند درخواست چاپ و آماده سازي گزارش شمارش کالا (MT 08 D)

چنانچه پس از تنظيم و تغذيه سند درخواست چاپ گزارش کنترل و شمارش موجودي کالا بعللي تصميم به ابطال سند و حذف اطلاعات آن از سيستم گرفته شود، ميتوان از سند MT08 با رمز عملکرد D استفاده نمود ، که بايستي اطلاعات کليدي سند شامل رمز مديريت ، شماره سند (شماره سند ايجادي) ، شماره انبار ، رمز سازماني و درمورد اقلام پروژه و خريد مستقيم شماره درخواست شروع و خاتمه پروژه را در اين سند درج و به سيستم تغذيه نموده و سيستم پس از اخذ تائيد کاربر اطلاعات ايجاد شده را حذف خواهد نمود .

تذکر: اطلاعات سند MT08 تا زمانيکه گزارش شمارش موجودي کالا چاپ نشده ، قابل حذف ميباشد.

4-4-تنظيم سند شمارش (MT80)

پس از ثبت سند MT08 در سيستم جهت درخواست چاپ و آماده سازي گزارش شمارش موجودي ، اقلام مورد نظر که بايستي مورد شمارش و بازرسي قرارگيرند توسط سيستم مشخص شده و در يک جدول موقت (TEMPERORY TABLE) نگهداري ميشوند که براساس آن سند شمارش کامپيوتري MT 80 با تائيدکاربرقابل چاپ ميباشد. پس از اخذ گزارش شمارش موجودي ، بازرس انبار طبق روش اقدام به شمارش فيزيکي اقلام در انبار نموده و ميزان موجودي اقلام را مشخص مينمايد و با توجه به وجود سوابق اقلام مورد شمارش در سيستم مقادير واقعي شمارش شده به سيستم تغذيه ميگردد.

جهت تغذيه اطلاعات اقلام شمارش شده به سيستم از سند MT 80 استفاده ميشود که به دو شکل رايانه اي و دستي مورد استفاده قرار ميگيرد.

1-4-4- نحوه تنظيم سند شمارش رايانه اي MT 80 (سيستمي )

اين سند بصورت گزارش رايانه اي ميباشد و بيشتر اطلاعات ستونهاي آن توسط سيستم چاپ شده و فقط بعضي از ستونها خالي ميباشد که بايستي توسط بازرس انبار تکميل گردد. (نمونه پيوست شماره 5 )

1-1-4-4-ستونهاي نوع سند ، رمز مديريت ، شماره انبار ، رمز سازماني ، شماره درخواست پروژه (درصورت لزوم ) و شماره سند توسط سيستم استخراج و چاپ شده است.

2-1-4-4- تاريخ شمارش COUNT DATE

اين ستون 6 رقمي بوده و تاريخ روز شمارش اقلام کالا توسط بازرسين انبار ميباشد اين تاريخ به شکل روز / ماه / سال درج ميگردد.

3-1-4-4- نوبت شمارش COUNT TURN

اين ستون يک رقمي بوده و شامل نوبت شمارش 1 و 2 ميباشد . اين ستون چنانچه با عدد 1 پرشود اختلافات اعلام شده بوسيله سند تعديل اختلافات موجودي ناشي از شمارش(MT78, 78R) تعديل ميگردد ولي اگر با عدد 2 پر شود کليه اختلافات راساً توسط سيستم تعديل خواهد شد. البته چنانچه بخواهيم از رمز 2 استفاده کنيم ميبايستي مجوزهاي لازم را جهت تعديل تمام اختلافات انبار از بالاترين مرجع مسئول اخذ کرده باشيم .

تبصره : رمز شمارش 2 از امکانات بالقوه سيستم ميباشد ولي جهت رعايت کنترلهاي داخلي انبار از اين رمز حتي الامکان استفاده نخواهد شد و همانطور که ذکر شدجهت استفاده از آن نياز به مجوز بالاترين مرجع ذيصلاح ميباشد.

4-1-4-4- تعداد اقلام ITEM COUNT

اين ستون دو رقمي بوده و با توجه به تعداد اقلام شمارش شده در متن سند تکميل ميگردد. اين تعداد ممکن است تمامي اقلامي باشد که توسط سيستم چاپ شده است و يا اينکه از مجموعه اقلامي باشد که هم توسط سيستم و هم توسط بازرس انبار به ليست کامپيوتري اضافه شده باشد.

5-1-4-4- جمع مقادير TOTAL QTY.

اين ستون 8 رقمي بوده و شامل جمع ستون مقدار شمارش شده اقلام توسط بازرس/گروه بازرسي ميباشد.

6-1-4-4- شماره قلم ITEM NO.

چنانچه شمارش اقلام پروژه اي يا خريد مستقيم مورد نظر باشد در اين ستون شماره قلم مربوطه توسط سيستم چاپ ميشود ولي براي اقلام مستمر اين ستون خالي خواهد ماند.

7-1-4-4- ستونهاي شماره طبقه بندي کالا (MESC)و واحداندازه گيري کالا (UNIT)توسط سيستم چاپ شده است.

8-1-4-4- شرح کالا DESCRIPTION

در اين ستون شرح کالا توسط سيستم چاپ شده است و بازرس بايستي شرح کالاي موجود در انبار را با آن مطابقت بدهد.

9-1-4-4- تعداد شمارش شده COUNT QTY

اين ستون 6 رقمي بوده و عبارت است از مقدار شمارش شده هر قلم کالا با توجه به شرح و واحد اندازه گيري آن که توسط بازرس انبار ميبايست تکميل گردد.

10-1-4-4- تاريخ شمارش COUNT DATE

با توجه به اينکه در سرسند يکبار تاريخ شمارش براي کليه اقلام سند ذکر گرديده اين ستون بايدخالي گذاشته شود مگر اينکه تاريخ شمارش آن قلم کالا با تاريخ شمارش بقيه اقلام سند متفاوت باشد که در اينصورت تاريخ شمارش قلم در اين ستون درج ميگردد و سيستم براي آن قلم / اقلام تاريخ درج شده را منظور مينمايد.

11-1-4-4- نوبت شمارش COUNT TURN

با توجه به اينکه در بالاي سند نوبت شمارش ذکر گرديده و براي تمام اقلام محسوب ميشود اين ستون براي هر قلم معمولاً خالي گذاشته ميشود و در مواردي از آن استفاده ميشود که نوبت شمارش آن قلم با بقيه فرق داشته باشد . در اين حالت نوبت شمارش مناسب در آن درج ميگردد که بايد عدد 1 يا 2 باشد.

12-1-4-4-تاريخ آخرين سند موثر درموجودي DATE OF LAST TRANSو تاريخ آخرين شمارش نوبت شمارش و رمز داخلي را سيستم از پرونده استخراج و در گزارش درج مينمايد.

تذکر 1 : اطلاعات از قبل چاپ شده اين سند در سيستم نگهداري شده اند و در هنگام تغذيه اطلاعات سند به سيستم نيازي به وارد کردن مجدد آن نمي باشد بلکه فقط اطلاعات ستونهاي خالي که توسط بازرس تکميل شده است وارد سيستم خواهد شد.

تذکر 2 : ستونهاي تعداد قلم و جمع مقادير جهت موازنه اطلاعات سند مورد استفاده قرارميگيرد و در هنگام محاسبات سيستمي نقشي برعهده ندارند.

تذکر 3 : در سيستم اين قابليت وجود دارد که براي اقلام مستمر به تفکيک دسته بنديهاي زير طبق درخواست بازرسي انبار ، ليست بررسي و شمارش موجودي (MT 80) تهيه و چاپ کردد.

-.اقلام در گردش: اقلاميکه در سال جاري پرتحرک بوده اند .

- اقلام بيمه اي : اقلاميکه استاندارد کد و يا رمز داخلي آنها (I) باشد.

-اقلام گران قيمت :اقلاميکه داراي ارزش بيش از حد تعيين شده ميباشند .

- اقلام راکد : اقلاميکه در پنج سال متوالي گدشته مصرف نداشته اند.

- کل اقلام انبار :که در سيستم داراي سابقه ميباشند.

2-4-4- نحوه تنظيم سند شمارش و کنترل موجودي دستي (MT80) پيوست شماره 2

اين سندکه بمنظور تغذيه اطلاعات اقلام شمارش شده به سيستم بصورت موردي استفاده ميگردد ، توسط واحد بازرسي انبار تکميل و به سيستم تغذيه خواهد شد که شامل 2 بخش سرسند و متن سند ميباشد.

- عناصر اطلاعاتي سرسند

1-2-4-4- نوع سند DOC.TYPE

در اين قسمت عدد 80چاپ شده و نيازي به پرکردن ندارد.

2-2-4-4- رمز عملکرد DESIGNATION

اين ستون در حالت ايجادي خالي بوده و در موارد اصلاحي سند با حرف A و درموارد حذفي سند با حرف D تکميل ميگردد.

3-2-4-4- رمز مديريت MG.CODE

اين ستون عددي 3رقمي است و براي هر مديريت و يا شرکت انبار نگهدارنده کالا يک رمز به سيستم معرفي شده است . اين ستون بايستي با رمز مديريت انبار مربوطه تکميل گردد.

4-2-4-4- شماره انبار STORE NO.

در اين ستون شماره انبار مربوطه نوشته ميشود و در مورد انبارهاي اصلي دو رقمي و براي انبارهاي فرعي 4 رقمي ميباشد . شماره انبار تحت رمز مديريت مربوطه بايستي به سيستم معرفي شده باشد.

5-2-4-4- رمز سازماني ADMIN

اين ستون دو رقمي بوده و گوياي نوع مصرف ، نحوه اداره و مديريت کالا در هر انبار ميباشد . اين ستون بايستي با رمز سازماني مربوطه که به سيستم معرفي شده تکميل گردد.

6-2-4-4- شماره درخواست پروژه PROJECTREQUEST NO.

اين ستون که ده رقمي و عددي ميباشد در صورتيکه اقلام مورد شمارش ، مربوط به پروژه ها يا خريد مستقيم باشند با شماره درخواست پروژه پر شود و درمورد اقلام مستمر خالي خواهد ماند .

7-2-4-4- شماره سند DOC. NO.

اين ستون 7 رقمي و عددي ميباشد و دو رقم اول آن مشخص کننده سال تغذيه و 5 رقم باقيمانده شماره سريال ميباشد.

8-2-4-4- تاريخ شمارش COUNT DATE

در بند 2-1-4-4 توضيح داده شده است .

9-2-4-4- نوبت شمارش COUNT TURN

به توضيحات بند 3-1-4-4 مراجعه شود.

10-2-4-4- تعداد اقلام ITEM COUNT

اين ستون دو رقمي بوده و با توجه به تعداد اقلام شمارش شده در متن سند تکميل ميگردد.

11-2-4-4- جمع مقادير TOTAL QTY.

به توضيحات بند 5-1-4-4 مراجعه شود.

- عناصر اطلاعاتي متن سند

12-2-4-4- شماره قلم ITEM NO.

به توضيحات بند 6-1-4-4 مراجعه شود.

13-2-4-4- شماره طبقه بندي کالا MESC NO.

در اين ستون که ده رقمي و عددي ميباشد شماره طبقه بندي کالاي مورد نظر درج ميگردد . شماره طبقه بندي اقلام مستمر بايستي به سيستم معرفي شده (در پروندهLIB وجود داشته باشد) ودر پرونده انبارمربوطه سابقه داشته باشد.

14-2-4-4- واحد اندازه گيري UNIT

اين ستون دو رقمي بوده و در آن واحد اندازه گيري مورد نظر درج خواهد شد. واحد اندازه گيري کالا بايستي از واحدهاي معرفي شده به سيستم بوده و براي اقلام مستمر همراه شماره طبقه بندي مربوطه در پرونده انبار وجود داشته باشد.

15-2-4-4- تعداد شمارش شده COUNT QTY .

به توضيحات بند 9-1-4-4 مراجعه شود.

16-2-4-4-تاريخ شمارش COUNT DATE

به توضيحات بند 10-1-4-4 مراجعه شود.

17-2-4-4- نوبت شمارش COUNT TURN

به توضيحات بند 11-1-4-4 مراجعه شود.

18-2-4-4- ملاحظات و شرح

در اين ستون چنانچه به توضيحات اضافه و يا شرح کلاا نياز باشد نوشته ميشود ولي به سيستم تغذيه نخواهد شد.

19-2-4-4- ستونهاي مربوط به امضاء

اسناد شمارش و کنترل کالا پس از شمارش فيزيکي کالا توسط بازرس مربوطه امضاء شده و به تائيد رئيس بازرسي/گروه بازرسي نيز خواهد رسيد که پس از اخذ امضاء انباردار و رئيس انبار نسبت به تغذيه اطلاعات سند به سيستم اقدام خواهد گرديد.

5-4-اصلاح سند شمارش موجودي (MT 80 A)

چنانچه پس از تغذيه سند شمارش موجودي به سيستم بخواهيم بعضي از ستونهاي اطلاعاتي آنرا اصلاح نمائيم از سند MT 80 با رمز عملکرد A استفاده مي نمائيم . بدين منظور اطلاعات کليدي سند شامل رمز مديريت ، شماره انبار ، رمز سازماني ، شماره درخواست پروژه (درصورتي که اقلام پروژه اي / خريد مستقيم باشد ) ، شماره سند مورد نظر و نوبت شمارش را در سند درج نموده و ميتوان تاريخ شمارش ، نوبت شمارش قلم ، تعداد اقلام و مقدار اقلام را اصلاح و در سند ثبت و به سيستم تغذيه نمود. توضيح : سند شمارش موجودي تا زماني قابل اصلاح است که در سيستم اثرگذاري نکرده باشد.

6-4-حذف سند شمارش موجودي از سيستم (MT 80 D)

چنانچه پس از تغذيه سند شمارش موجودي به سيستم تصميم به حذف آن گرفته شود ميتوان از سند MT 80 با رمز عملکرد D استفاده نمود.

براي اينکار بايستي اطلاعات کليدي سند مانند رمز مديريت ، شماره انبار، رمز سازماني ، شماره درخواست پروژه ( درصورتيکه اقلام مورد شمارش پروژه اي يا خريد مستقيم باشند ) ، شماره سند مورد نظر و نوبت شمارش را در آن درج و به سيستم تغذيه نمود و سيستم پس از دريافت تائيد کاربر سند را حذف خواهد نمود.

توضيح اينکه سند مذکور پس از اثرگذاري در سيستم قابل حذف نخواهد بود.

5- تعديل اختلافات موجودي ( سند MT78/78R):

پس از تغذيه سند/اسناد شمارش موجودي(MT80 )به سيتسم ، اختلافات موجودي اقلام در سيستم با موجودي فيزيکي مقايسه و نتيجه کار تحت عنوان (STOCK CHECK DIFFRENCE)

قابل رويت است.(با انتخاب گزينه 23) با استفاده از اين گزارش ميتوان نسبت به ريشه يابي اختلافات ازطريق شمارش مجدد ويا سندرسي اقدام ودر نهايت درصورتيکه اختلافات ناشي از شمارش وجود داشته باشد ، اسناد تعديل موجودي ناشي از شمارش بصورت اطلاعيه توسط سيستم ايجاد ميشود و اثرگذاري آنها منوط به بررسيهاي واحد بازرسي انبار/ گروه بازرسي و تعيين تکليف ميزان اختلاف و تغذيه آنها توسط بازرس پس از اخذ مجوزهاي لازم ميباشد. جهت تعديل اختلاف موجودي ناشي از شمارش بازرسي انبارها از سند MT78 و MT78Rاستفاده ميگردد.

توضيح:در حال حاضر حد نصاب اختلاف در سيستم براي شرکت ملي گاز وشرکتهاي تابعهمعادل صفر است، به اين معني که کليه اختلافات ناشي ازشمارش محاسبه و درگزارشات قابل رويت است. ولي سيستم اين توانايي رادارد که چنانچه حد نصاب افزايش يابد(مثلا" 2%) ، براي اختلافات زير حد نصاب ، اسناد MT78/78R بصورت سيستمي ايجاد واثرگذاري نمايد.

1-5- نحوه تنظيم سند 78R و MT78 (پيوست شماره 3)

اين سند به صورت دستي تهيه و به سيستم تغذيه ميگردد :

براي اين منظور جهت اختلافاتي که موجودي ثبت شده در سيستم بيشتر از موجودي شمارش شده توسط بازرس باشد از سند MT78 و براي اختلافاتي که موجودي ثبت شده در سيستم کمتر از موجودي شمارش شده کالا باشد از سند MT78R استفاده ميگردد. اين سند از دو بخش سرسند و متن سند تشکيل شده است.

ابتدا قسمت سرسند توضيح داده ميشود:

1-1-5- نوع سند DOC. TYPE

شماره سند78ميباشد که روي سند چاپ شده است و فقط براي تعديل موجودي ناشي از شمارش استفاده ميشود.

2-1-5- رمز عملکرد DESIGNATION

اين ستون در مواردي که سند براي تعديل کسري موجودي استفاده ميشود خالي و در مواردي که براي تعديل سرک موجودي استفاده ميشود با حرف R تکميل ميگردد.

تذکر : در سيستم پيوسته ويکنواخت کالا براي نوع سند 78 و 78R صفحات تصويري جداگانه پيش بيني شده است.

3-1-5- رمز مديريت MG. CODE

براي هر شرکت ، يک رمز مديريت در سيستم در نظر گرفته شده است که در اين ستون رمز مديريت مربوطه بصورت عددي درج ميگردد.

4-1-5- شماره انبار STORE NO.

در اين ستون که 4 رقمي است شماره انبار مربوطه نوشته ميشود که در مورد انبارهاي اصلي 2 رقم و در مورد انبارهاي فرعي با 4 رقم تکميل خواهد شد. شماره انبار ميبايستي تحت رمز مديريت ذيربط به سيستم معرفي شده باشد.

5-1-5- رمز سازماني ADMIN

در اين ستون رمز سازماني کالا که يک عدد دو رقمي ميباشد درج ميگردد. رمز سازماني مشخص کننده نوع مصرف ، نحوه اداره و مديريت کالادر هر انبار ميباشد.

6-1-5- شماره درخواست پروژه PROJECT REQUEST NO.

اين ستون ده رقمي بوده و چنانچه اقلام مورد بازرسي و شمارش مربوط به پروژه ها يا خريدهاي مستقيم باشد شماره درخواست پروژه / خريد مستقيم در اين ستون درج خواهد شد ولي در مورد اقلام موجودي مستمر اين ستون خالي ميماند.

7-1-5- شماره سند DOC. NO.

اين ستون 7 رقمي بوده که دو رقم اول آن براي اسناد تعديل دستي مشخص کننده سال تغذيه سند و پنج رقم بعدي شماره سريال ميباشد. در اسنادي که توسط سيستم ايجاد ميشود رقم اول آن حرف G و بقيه شماره سريال است کهتوسط سيستم ايجاد و چاپ شده است .

8-1-5- تاريخ سند DOC. DATE

اين ستون 6 رقمي بوده و تاريخ سند تعديل بصورت روز ، ماه ، سال (YY.MM.DD) در آن درج ميگردد.

9-1-5- نمودار مصرف CONS.CAT

اين ستون يک رقمي بوده و مشخص کننده روند مصرف کالا در انبار ميباشد و فقط نمودار هاي زير قابل قبول است .

- "خالي" مصارف مستمر

- " 8 " مصارف مستمر ويژه

- " 9 " مصارف غير مستمر

10-1-5- شماره حساب ACCOUNT NO.

درج شماره حساب الزامي نبوده و در صورت لزوم جهت تسويه سند تعديل تغذيه شده قبلي تغذيه ميگردد.

11-1-5-تعداد اقلامITEM COUNT

در اين ستون که دو رقمي و عددي ميباشد تعداد اقلام مندرج در متن سند نوشته شده و جهت موازنه سند استفاده ميشود.

12-1-5- جمع مقادير TOTAL QTY

در اين ستون جمع مقادير اقلام مندرج در سند درج ميگردد. و جهت موازنه سند استفاده ميشود.

13-1-5- جمع ارزشها TOTAL VALUE

دراين ستون جمع کل ارزش اقلام سند در صورت لزوم درج ميگردد ولي پرکردن آن ضرورتي ندارد.

عناصر اطلاعاتي متن سند بشرح زير ميباشد :

14-1-5- شماره قلم ITEM NO.

اين ستون دو رقمي و عددي ميباشد و زماني که اقلام مورد بازرسي ، مربوط به پروژه يا خريد مستقيم باشند مورد استفاده قرار ميگيرد ولي در مورد اقلام مستمرخالي مينماند .

15-1-5- شماره طبقه بندي کالا M.E.S.C

در اين ستون که ده رقمي وعددي ميباشد ، شماره طبقه بندي کالا ي مورد نظر درج ميگردد. شماره طبقه بندي هر قلم کالا بايستي از قبل به سيستم معرفي شده و در پرونده انبار مربوطه داراي سابقه باشد .

16-1-5- واحد اندازه گيري کالا UNIT

در اين ستونواحد اندازه گيري کالا بصورت دو حرفي درج ميگردد. واحد اندازه گيري کالا بايستي از واحدهاي معرفي شده به سيستم باشد و همراه شماره طبقه بندي کالا در پرونده انبار، داراي سابقه باشد.

17-1-5- مقدار اختلاف QTY.

در اين ستون مقدار اختلاف درج ميگردد.

18-1-5- ارزش اختلاف VALUE

در اين ستون ارزش مقدار اختلاف هر قلم درج ميگردد و فقط جهت اطلاع امضاء کنندگان سند با توجه به جدول حدود اختيارات رده هاي سازماني جهت تعديل موجودي ناشي از کسري و سرک کالا ميباشد ولي از نظر سيستم پرکردن آن ضرورتي ندارد.

19-1-5- شرح کالا DESCRIPTION

دراين ستون شرح کالا جهت اطلاع امضاء کنندگان سند بطور خلاصه درج ميگردد ولي تغذيه آن به سيستم ضرورتي ندارد.

6- شمارش و بررسي موجودي " نوبت دوم ":

در موارديکه در شمارش و بررسي موجودي نوبت اول ، اختلاف مقدار شمارش شده و مقدار موجودي در سيستم بيش از حد مجاز بوده و اختلاف مذکور توسط اسناد تعديل ناشي از بازرسي تعديل نشده باشد ، چنانچه اقلام مذکور ميبايست به دليل نيازهاي عملياتي براي نوبت دوم در دو شمارش پياپي مورد بررسي و کنترل قرارگيرند از اين سند استفاده ميشود و به دو شکل رايانه اي و دستي مورد بهره برداري قرارميگيرد. درشکل رايانه اي که به درخواست واحد بازرسي انبار توسط سيستم چاپ و اطلاعات آن براي نوبت دوم شمارش عيناً داراي اطلاعات گزارش رايانه اي اسناد نوبت اول شمارش هستند و علاوه برآن اين گزارش داراي عناصر اطلاعاتي ذيل خواهد بود :

مقادير شمارش شده ، تاريخ شمارش ، شماره سند ، مقدار اختلاف و ارزش اختلاف مربوط به نوبت اول شمارش .

اگر سند بصورت دستي مورد استفاده قرارگيرد . اطلاعات فوق الذکر و ساير اطلاعات خالي خواهد بود بازرس انبار بايد کليه اطلاعات سند را تکميل نموده و به سيستم تغذيه نمايد.

1-6- نحوه تنظيم سند شمارش نوبت دوم بصورت رايانه اي

در اين سند که بصورت گزارش رايانه اي ميباشد اطلاعات بيشتر ستونها توسط چاپگر رايانه اي چاپ شده و ستونهاي خالي توسط بازرس تکميل ميگردد و شامل دو بخش سرسند و متن سند ميباشد.

نحوه تنظيم سند شمارش رايانه اي نوبت دوم همانندنحوه تنظيم سند شمارش نوبت اول ميباشد که قبلاً توضيح داده شده است و فقط در ستون " نوبت شمارش " عدد 2 بمنظور شمارش مرحله دوم نوشته ميشود.

قابل توجه : پس از تغذيه سند مذکور و درصورت وجود اختلاف ناشي از بازرسي به هر ميزان ، تعديلات لازم توسط سيستم صورت ميگيرد و نيازي به صدور سند نميباشد . لذا استفاده کننده سند شمارش نوبت دوم بايد داراي مجوز خاص از بالاترين مرجع مربوطه بوده و توسط اداره مقررات و روشهاي بازرگاني و پيماني در بخش حفاظت سيستم مجاز به استفاده از تسهيلات مذکور شده باشد.

2-6- نحوه تنظيم سند شمارش دستي " نوبت دوم "

اين سند بمنظور شمارش کالا براي نوبت دوم بصورت موردي استفاده ميشود و بخشهاي مختلف آن به جز اطلاعات مربوط به شمارش نوبت اول توسط بازرس انبار تکميل خواهد شد که شامل دو بخش سرسند و متن سند ميباشد.

1-2-6-نحوه تکميل عناصر اطلاعاتي سرسند

عناصر اطلاعاتي سرسند همانند سرسند شمارش نوبت اول (1-2-4-4 ا لـي 11-2-4-4 روش ) تکميل ميگردد. فقط در ستون نوبت شمارش به جاي عدد 1 از عدد 2 استفاده ميشود.

2-2-6-نحوه تکميل عناصر اطلاعاتي متن سند

عناصـر اطلاعـاتي متـن سنـد نيـز مـاننـد متن سند نوبت شمارش اول (بندهاي 12-2-4-4 الي 19-2-4-4 روش ) تکميل ميگردد فقط ستون نوبت شمارش قلم خالي باقي ميماند چون در سرسند عدد 2 مربوط به نوبت دوم درج شده است و در ستون تاريخ شمارش اقلام چنانچه با تاريخ سرسند متفاوت باشد تاريخ شمارش قلم درج ميگردد.

7- گزارشات بازرسي هاي انجام شده:

در پايان بازرسي اقلام انبار توسط بازرسان گزارشا تي بشرح زير تهيه و به رئيس بازرسي انبار/مسئولين مربوطه ارائه ميگردد که اهم آن بشرح زير ميباشد.

1-7- بازرسان کالا در پايان هرماه آمار اقلام شمارش شده و ساير اشکالات مربوط به کالاهاي موجود در انبارکه بايستي وضعيت آنها روشن گردد و همچنين گزارشي از مشاهدات عيني خود همراه با پيشنهادات اصلاحي جهت رفع نواقص و مشکلات موجود درانبار را تسليم رئيس واحد بازرسي مينمايد.

2-7- در پايان شمارش هر گروه کالا ، گزارشي از کليه اقلاميکه طبق مشخصات ثبت شده در کتاب طبقه بندي کالا مغايرتهايي در شکل ظاهري و يا اندازه و نوع کالا دارند و همچنين اقلاميکه با روش صحيح و اصول انبارداري نگهداري نميشوند توسط بازرس مربوطه تهيه و به رئيس واحد بازرسي ارائه ميگردد.

3-7- گزارش از اقلام آسيب ديده ، فاسد شده احتمالي در انبار و يا اقلامي که درمعرض آسيب ديدگي و فاسد شدن قراردارند تهيه و به رئيس واحد بازرسي تسليم ميگردد.

8- گزارشات رئيس بازرسي انبارها:

گزارشات تهيه شده بوسيله رئيس بازرسي انبارها جهت اظهار نظر و اتخاذ تدابير لازم مسئولين مربوطه نيز بشرح زير است :

1-8- انعکاس گزارشات ماهيانه بازرسان کالا در مورد آمار اقلام شمارش شده و جمع اقلام شمارش شده از ابتداي سال تا پايان ماه مورد گزارش و اقلام باقيمانده که تا پايان سال بايستي شمارش گردند و ذکر درصد پيشرفت کار و ذکر عوامل و مشکلاتي که پيشرفت مطلوب و زمانبندي شده بازرسي و شمارش کالا را با مشکل و يا وقفه مواجه مينمايد.

2-8- تهيه گزارش درمورد وضعيت انبارها دررابطه با کمبودها ، نارسائيها و پيشنهادات اصلاحي بمنظور بهبود وضعيت موجود درانبارها و ارسال گزارش به مقامات مافوق .

3-8- تهيه گزارش براي موارد خاص مانند اختلافات بيش از حد نصاب و غير معقول و بررسي علل و عوامل مغايرتها همراه با پيشنهادات سازنده و راه حلهاي اصولي جهت ارسال به مقامات مافوق .

4-8- انعکاس گزارش بازرسان کالا در موارد اقلامي که در انبار موجود ميباشد ولي بدليل غير قابل استفاده بودن (شکسته ، ورافتاده ، اسقـاط ، خـارج از رده ، نـاقص ، فاسد) راکد مانده اند به مسئولين مربوطه و درخواست از رده خارج کردن اين اقلام طبق روش مربوطه .

9- سايرفعاليتهاي واحد بازرسي انبار :

1-9- بررسي علل اختلافات موجود درانبارها و ارائه طريق و پيشنهاد مناسب به مسئولين ذيربط در انبار به منظور جلوگيري از بروز مجدد آنها و همچنين ارائه روشهاي مناسب ، براي ايجاد تسهيلات در پيشبرد و تقويت کنترلهاي داخلي از وظائف واحد بازرسي انبار ميباشد.

2-9- بررسي و نظارت بررعايت اصول ايمني و طبقه بندي و بهداشتي در انبارها و نحوه نگهداري اجناس متناسب با طبيعت آنها ، بطوريکه اقلام جاذبه دار در محلهاي امن و قابل کنترل و اقلام فاسد شدني در محل مناسب نگهداري شوند و از فضاي انبارهاي مسقف و محوطه ها بطور اصولي ، اقتصادي وبهينه استفاده شود.

3-9- شناسائي و تفکيک اجناس شکسته و معيوب از اقلام سالم درموجودي انبارها در زمان شمارش و انعکاس آنها به مسئولين ذيربط براي خارج کردن اقلام مورد نظر از موجودي براساس روشها و دستور العملهاي موجود (ضمناً اجناس شکسته و معيوب بايستي در شمارش منظور شوند.)

4-9- هنگام خارج نمودن ضايعات کالا و اقلام خارج از رده ، ورافتاده و اسقاط از موجودي انبارهاو بررسي و تائيد اسناد و مدارک مربوط آنها بايستي نظارت و کنترل دقيق توسط واحد بازرسي انبار صورت گيرد.

5-9- نظـارت و کنتـرل اسناد جابجائي موجودي کالا در داخل انبارها که با صدور اسناد (MT64-64R) مورد نقل و انتقال قرارميگيرند.

6-9- تحويل و تحول انبار بين مسئولين انبار وانبارداران در هنگام انتقال يا تغيير سمت ايشان.

7-9- رسيدگي به وضعيت کالاهاي بلاتکليف در انبار :

درصورتيکه در جريان کنترل و شمارش ، کالائي مشاهده شود که مشخصات آن در هيچيک از گزارشات شمارش موجودي منعکس نشده باشد. موضوع توسط واحد بازرسي طي گزارشي به مسئول عمليات انبار اطلاع داده ميشود و تاحصول نتيجه نهائي پيگيري ميگردد. ذيلاً به چندمورد از احتمال وجود کالاي بلاتکليف در انبار اشاره ميشود.

الف-کالاهايي که بعنوان کالاي مازاد از فهرست موجودي انبار حذف شده ولي عملاً از انبار خارج نشده و يا درخارج شدن آن از انبار تجديد نظر شده است.

ب- از طرف فروشنده / سازنده بجاي کالاي مورد درخواست کالاي اشتباهي ارسال شده ، لذا بعنوان کالاي اشتباهي تا تعيين تکليف در انبار بصورت معوق باقي مانده است.

ج- جزء اقلام جديد انبار بوده و به علت نداشتن سابقه مصرف و ناشناخته بودن براي انباردار، در رديف اقلام انباري قرارنگرفته است.

د- مربوط به خريدهاي مستقيم / پروژه ها بوده و اشتباهاً به انبار موجودي مستمر منتقل شده يا برعکس .

8-9- رسيدگي به کالاهاي راکد و بدون تحرک:

بدين منظور گزارش اقلام بدون تحرک در انبار را از سيستم اخذ و بمنظور بررسي و انجام اقدامات لازم به مسئول عمليات انبار تحويل و تا حصول نتيجه نهائي پيگيريهاي لازم بعمل آورد.

9-9-بررسي و شمارش مجدد اقلاميکه در برنامه شمارش ساليانه اختلافات و اشکالات غير معمول در موجودي داشته اند.

10-9- بررسي اقلام فاقد موجودي :

با توجه به اينکه حواله انبارهاي فاقد موجودي پس از نوشتن حروف NISدر ستون مقدار کالا به سيستم تغذيه ميشوند . واحد بازرسي انبار ميتواند گزارش اقلام فاقد موجودي را از سيستم اخذ و بعد از بررسي اين اقلام اقداماتي را بشرح زير بعمل آورد.

1-10-9- ميزان خدمات انبار به متقاضيان را با توجه به تعداد اقلام درخواستي و اقلام فاقد موجودي مشخص نموده و به امور کالاگزارش نمايد.

2-10-9- اقلام فاقد موجودي انبار که در سوابق سيستم داراي موجودي ميباشد بايستي بطور ماهانه گزارش شود تا واحد بازرسي انبار در صورت وجود اختلاف واقعي نسبت به اصلاح موجودي آنها اقدام نمايد.

11-9- نظارت بر رعايت اصول انبارداري و نگهداري کالاها :

نظارت بررعايت اصول انبارداري کالاها در انبار يکي ديگر از وظائف واحد بازرسي انبار ميباشد که در صورت عدم اعمال اين اصول که ذيلاً به تعدادي از آنها اشاره ميشود مراتب بايستي به مسئول عمليات انبار گزارش گردد.

1-11-9- اقلاميکه بايستي دور از دسترس و در محل مناسب نگهداري گردد حتماً بايد در محلي نگهداري شود که مجهز به درب قابل کنترل (قفل دار) باشد .

2-11-9- لوله ها و ورقهاي فلزي گرانقيمت و اقلام مشابهي که در مجاورت آب ، بخار و غيره احتمال خراب شدن دارند بايستي در انبارهاي سرپوشيده و در محل مناسبي قرارداده شوند.

3-11-9- کالاهائيکه در مقابل رطوبت ، گرما و يا ساير عوامل جوي امکان صدمه ديدن دارند بايستي با توجه به روشهاي استاندارد و توصيه هاي سازندگان / فروشندگان نگهداري شوند.

4-11-9- مواد شيميائي و ساير اقلام مشابهي که احتمال ترکيب شدن ، از دست دادن کيفيت ، احتراق و يا انفجار آنها ميرود با توجه به روشهاي استاندارد و توصيه هاي سازندگان در مکانهاي مناسب نگهداري شوند.

5-11-9- درصورتيکه پوشش هاي نگهداري ، بسته بندي و يا ظروف مواد شيميائي قابل احتراق ، رنگها و ساير اقلام مشابه ، انواع اسيدها و غيره صدمه ديده و احتمال وقوع حادثه وجودداشته باشد بايستي سريعاً نسبت به رفع معايب توسط مسئولين عمليات انبار اقدام شود.

6-11-9- آندسته از اقلام که با درنظر گرفتن صدمات ناشي از حمل و نقل جابجائي و يا شرايط خاص جوي توسط سازندگان در لفافها و مواد مخصوص بسته بندي گرديده اند نبايد به هيچ عنوان تا زمان مصرف از بسته بندي خارج گردند.

7-11-9- بمنظور رعايت اصول ايمني ميبايست کپسولهاي آتش نشاني و همينطور شيرهاي آتش نشاني به تعداد کافي در محوطه داخل و خارج انبار نصب گردد.

8-11-9- از سالم بودن هواکش هاي انبار مخصوصاً انبار مواد شيميائي و لاستيک اطمينان حاصل شود.

9-11-9- کالاهاي حجيم و وزين که نگهداري آنها در داخل انبار سرپوشيده ضرورتي ندارد بايستي در بيرون محوطه انبارسرپوشيده در محل مناسبي انبار گردند.

10-11-9- لوله ها و آهن آلات حتي الامکان روي راک (خرک) بتوني بصورت منظم نگهداري گردد تا از پوسيدگي آنها جلوگيري بعمل آمده و کارشمارش آنها آسان باشد.

فهرست ضمائم:

پيوست شماره 1 )سند درخواست چاپ فرم شمارش موجودي MT 08

پيوست شماره 2 )سند شمارش موجودي دستي MT 80

پيوست شماره 3 )سند تعديل موجودي کالا MT 78 – 78R

پيوست شماره 4 )جدول حدود اختيارات رده هاي سازماني جهت تعديل موجودي ناشي از کسري و سرک کالاي شمارش شده .

پيوست شماره 5 )نمونه سند شمارش موجودي رايانه اي MT 80 .

پيوست شماره 6 )نمونه گزارش اختلافات موجودي

پيوست شماره 7 )مجموعه گزينه هاي مربوط به شمارش فيزيکي و بازرسي انبارها

1384/10/22 پنجشنبه
....
روش اجرايي تهيه و تنظيم سند انتقال كالا بين انبارهاي اصلي وفرعي(MT66/66R) 

فهرست مطالب

1- كليات: 
2- اختيارات و مسئوليت ها: 
3- مراحل اجرائي:
4- نحوه تنظيم درخواست انتقال كالا بين انبارهاي اصلي وفرعي: 
5- نحوه تنظيم سند انتقال كالا بين انبارهاي اصلي وفرعي - ارسال: 
6- نحوه تنظيم سندانتقال كالا بين انبارهاي اصلي وفرعي دريافت: 
7- تغييرات و تكميل وضعيت هاي نقل و انتقال كالا بين انبارهاي اصلي وفرعي : 
8- برگشتيهاي سيستم :
9- فهرست ضمائم : 

1- کليات:

1-1- مقدمه

درمواردي که بعد مسافت بين انبارهاي اصلي و واحدهاي عملياتي باعث ايجاد اختلال در تامين مايحتاج مورد نياز مصرف کنندگان کالا ميشود . جهت دستيابي سريع به اقلام مورد نياز واحدهاي عملياتي و جلوگيري از وارد شدن خسارت به کالاها در حين جابجائي ، وجود انبارهاي فرعي در کنار واحدهاي عملياتي امري ضروري بوده تا بتوانند پاسخگوي سريع و بموقع درخواستهاي مورد نياز اين واحدها از نظر کالا و مواد باشند .

بطور کلي انبارهاي فرعي صرفاً وظيفه نگهداري و توزيع اقلام مورد نياز واحدهاي عملياتي منطقه مربوطه را بعهده داشته با تفاوت اينکه گستردگي انبار اصلي رانداشته و تدارک و تامين اقلام مورد نيار آن از طريق واحد کنترل کالاي انباراصلي صورت ميگيرد. در سيستم پيوسته ويکنواخت کالا هر انبار اصلي مجازخواهد بود تا 99 انبار فرعي را تحت پوشش داشته باشد.

در اين روش چگونگي نقل و انتقال کالا بين انبار اصلي و فرعي و بالعکس و ثبت اسناد آن در سيستم پيوسته ويکنواخت کالا مورد بررسي قرارميگيرد :

الف : براساس روش کنترل موجودي انبار فرعي ، زمانيکه ميزان موجودي انبار فرعي به سطح حداقل ميزان تعيين شده ميرسد ، سيستم بطور خودکار با فرمولها و ضوابط تعيين شده ، مقدار کالا مورد نياز را بررسي و محاسبه مينمايد ، سپس مشخصات اقلام مورد نياز طي سند درخواست انتقال کالا بين انبار اصلي و فرعي (MT56) براي آناليست کنترل کالاي انباراصلي توسط سيستم ايجاد مي شود . نامبرده اقلام مربوطه را با توجه به مقدار موجودي انبار اصلي و پيش بيني مصرف آتي ، بررسي نموده و مقدارکالاي قابل انتقال را تعيين ومقدار اقلام / قلم درخواستي را تعديل / تائيد مينمايد . با تائيد درخواست مذکور در پايگاه بين راهي انتقالات ، رکورد بين راهي ايجاد که براساس آن سند انتقال- صدور (MT66) تنظيم و کالا به انبار فرعي ارسال مي گردد.

ب:درمواردي بنابه ضرورت ، آناليست کنترل کالاي انبار اصلي تشخيص ميدهد که انبار فرعي بيش از حد تعيين شده در سيستم نياز به کالا دارد ، لذا نامبرده ميتواند خارج از برآوردهاي سيستمي با صدورسند انتقال کالا (MT66) نياز انبار فرعي را تأمين نمايد.

ج: انباردار انبار فرعي درموارد اضطراري نياز به کالا ميتواند با تنظيم سند درخواست انتقال کالا و يا ايجاد اين سند در سيستم با استفاده از رايانه موجود در انبار از آناليست کنترل کالاي انبار اصلي تقاضاي انتقال کالا نمايد.

بطور معمول درموارد ذيل از اين روش استفاده ميشود :

-انتقال کالااز انباراصلي به انبارفرعي و يا بالعکس تحت پوشش يک مديريت.

-انتقال کالا ازيک انبار فرعي به انبار فرعي ديگر تحت پوشش يک مديريت.

2- 1- هدف :

هدف از تدوين اين روش تشريح کليه مراحلي است که بايد انتقال کالا بين انبار اصلي و فرعي ويا بالعکس انجام گرفته و اطلاعات آن درسيستم پيوسته ويکنواخت كالا ثبت گردد وهمچنين تعيين حدود مسئوليتها در انجام نقل و انتقال كالا دريک شرکت /مديريتميباشد.

3-1- حدود:

حدود اين روش از زمان تنظيم سند درخواست انتقال كالا (سند MT56 ) ازانبار فرعي به انبار اصلي/فرعي يا بالعکس شروع و پس از بررسي وتائيد مقادير توسط آناليست كنترل كالاي انبار دارنده کالا ، ارسال کالا و با وصول كالا توسط انبار درخواست كننده و صدور سند انتقال كالا دريافت و تغذيه اطلاعات به سيستم و توزيع نسخ سند و تسويه حساب انتقال كالا خاتمه مي يابد.

جهت تنظيـم درخواست انتقـال كـالا بين انبارهاي اصلي/فرعي وفرعي يا بالعکس و مـراحل بعـدي آن بـايـد از مسير MA-OPR-TBS درسيستم پيوسته و يكنواخت كالا و انتخاب گزينه هاي مختلف استفاده نمود. مجموعه گزينه هاي مربوطدر پيوست شماره3 آمده است .

2- اختيارات و مسئوليتها :

1-2- روٌساي عمليات انبار / سمتهاي همطراز :

مسئوليت دارند هماهنگي لازم را جهت انتقال کالا از انبار اصلي به فرعي يا بالعکس بعمل آورند تا کالاي مورد نياز بموقع وباکمترين هزينه وخسارت جابجا گردد.

2-2- رئيس / مسئول كنترل كالا :

نامبرده موظف استبا استفاده از امكانات سيستم پيوسته و يكنواخت كالا ضمن انجام كنترلهاي مقطعي در راستاي تامين بموقع كالا ي انبار/انبارهاي فرعي ، پس از هماهنگي هاي لازم درجهت تامين و نقل و انتقال كالا اقدام نمايد.

3-2- آناليست كنترل كالاي انبار اصلي :

نامبرده مسئوليت دارد ضمن بررسي و کنترل موجودي اقلام انبار/انبارهاي فرعي ، بين راهي و مصرف دوره پوششي را مدنظر قرارداده ، چنانچه نياز به قلم/اقلامي درانبار فرعي مشاهده نمود اقدام به تهيه سند انتقال كالا (سندMT66) از انبار اصلي به فرعي نمايد . همچنين مسئوليت دارد موارد درخواست انبار/انبارهاي فرعي را مورد بررسي قرار داده چنانچه نياز به تعديل/تائيد مقادير درخواست (MT56) باشد موارد مذکوررا انجام وپس از تاييد رئيس کنترل کالا مبادرت به تهيه وتنظيم سند انتقال کالا (MT66) نمايد.

4-2- انباردار انبار فرعي/مسئول انبارفرعي :

نـامبـرده موظف است درموارد اضطراري وپيش بيني نشده نياز به کالا با آناليست كنترل كالاي انبار اصليجهت تامين نيازها ، هماهنگي لازم را بنمايد وهمچنين ميتواند با مسئولين ساير انبارهاي فرعي در ارتباط با تامين نياز خود تماس حاصل نمايد. به نحوي كه انبارفرعي با كمبودكالا مواجه نگردد.

5-2- روٌساي خدمات كالا / اموركالا :

مسئول حسن اجراي اين روش بوده و بر کار آناليست ها و انبارداران نظارت کامل داشته تا کليه اقلام مورد نياز انبارهاي فرعي مطابق اين روش تامين گردد.

6-2-رئيس مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني :

رئيس مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني مسئول آموزش ، نگهداشت ، تهيه و تدوين روشها، دستور العمل هاي اجرايي سيستم پيوسته ويكنواخت كالا وهمينطور بررسي اشكالات ودريافت پيشنهادات اصلاحي و اعمال تغييرات و اصلاحات لازم دربرنامه هاي مورد نياز سيستم و دستور العمل ها ورفع اشكالات آن خواهد بود.

7-2- مديربازرگاني :

مدير بازرگاني شركت ملي گاز بر اجراي صحيح اين روش نظارت عاليه داشته و پيشنهادات واصله در رابطه با هرگونه اصلاح /تغيير درمفاد اين روش را از طريق واحد مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني ، مورد بررسي قرارداده و درصورت تائيد و تصويب ،‌ تغييرات درچاپهاي بعدي اين روش اعمال مي گردد.

3 - مراحل اجرائي:

1-3- درخواست انتقال کالا سند (MT56)

درخواست انتقال کالا از انبار اصلي به فرعي يا بالعکس و يا از انبار فرعي به انبار فرعي ديگر تحت پوشش يک مديريت به روشهاي زير انجام ميشود.

 

1-1-3- ايجاد درخواست انتقال توسط سيستم

ميزان موجودي کالا در انبار فرعي بايستي در يک سطح مطلوبي بوده تا جوابگوي نيازهاي عملياتي منطقـه مربوطه باشد که اين مقدار با در نظر گرفتن فرمول مقدار " حداقل سطح تجديد انتقال " و " حداکثر سطح انتقال " توسط سيستم معين شده و بطور خودکار مقدار مابه التفاوت موجودي بعلاوه بين راهي و حداکثر سطح انتقال را بعنوان جايگزيني نياز انبار فرعي توصيه مينمايد.

2-1-3- تاييد درخواست انتقال توسط آناليست کنترل کالا

با توجه به اينکه کنترل موجودي اقلام انبار فرعي توسط آناليست کنترل کالاي انبار اصلي مربوطه انجام ميشود. نامبرده اقلام پيشنهادي سيستم را بررسي و مقادير آنرا تعديل / تاييد مينمايد.

آناليست کنترل کالاي موجودي انبار اصلي خارج از توصيه هاي سيستم نيز چنانچه تشخيص دهد انبار فرعي تحت پوشش ، نياز به کالا دارد ميتواند نسبت به تنظيم سند انتقال کالا جهت انبار فرعي مربوطه اقدام نمايد.

براي تأمين اقلام مورد نياز انبار/ انبارهاي فرعي تحت پوشش ، آناليست کنترل کالا ميتوانداز موجودي انبار اصلي يا انبارهاي فرعي ديگر تحت پوشش انبار اصلي و يا ازطريق تنظيم تقاضاي جداگانه و يا افزايش مقادير تقاضاهاي بين راهي انبار اصلي اقدام نمايد.

3-1-3- صدور درخواست انتقال کالا توسط انباردار انبار فرعي

درصورتيکه انباردار انبار فرعي در مواقع حساس و ضروري نياز به کالائي داشته و در انبار خودش موجود نباشد ميتواند نسبت به تنظيم سند درخواست انتقال کالا و ثبت اطلاعات آن در سيستم اقدام و سند مربوطه را جهت اقدامات بعدي براي آناليست کنترل کالاي انبار اصلي ارسال نمايد ، يابدون تنظيم سند با ايجاد درخواست در سيستم از طريق رايانه موجود در انبار و اطلاع به آناليست کنترل کالاي انبار اصلي نياز خود را اعلام نمايد.

2-3- بررسي درخواست و صدور سندانتقال (سند MT66 )

درخواست انتقـال کـالا بـه هـرشکلي که به آناليست کنترل کالاي انبار اصلي اعلام شود ، نامبرده راه هاي تامين آنرا جستجو مينمايد . که پس از بررسي ، مقادير اقلام سند / اسناد درخواست را تعديل / تائيد نموده و سپس نسبت به صدور سند انتقال کالا از انبار اصلي به فرعي و يا در مواردي که تشخيص دهد از انبارهاي فرعي ديگر به انبار فرعي مورد نظر اقدام نموده و آنرا پس از تائيد رئيس کنترل کالا جهت صدور (انتقال ) کالا براي انباردار مربوطه ارسال مينمايد.

وضعيت سند درخواست پس از ايجاد درسيستم 24 و پس از تائيد آناليست کنترل کالا به 50 تبديل ميشود.

3-3- صدور کالا توسط انباردار

انباردار پس از وصول سندانتقال کالا بين انبار اصلي و فرعي (MT66) ، اطلاعات اقلام آنرا بررسي نموده و پس از حصول اطمينان از وجود مقادير مورد درخواست نسبت به آماده نمودن آنها براي ارسال به انبار درخواست کننده اقدام مينمايد.

چنانچه موجودي بعضي از اقلام مورد درخواست که به تائيد آناليست کنترل کالا نيز رسيده به اندازه کافي نباشد و يافاقد موجودي باشد مراتب را به آناليست کنترل کالا اعلام تا نامبرده مقادير جديد قلم / اقلام سند / اسناد راتائيد نمايد.

انباردار پس از آماده نمودن اقلام مندرج در سند انتقال آنها را به نماينده ارسال کالا يا نماينده انبار فرعي تحويل نموده و امضاء و مشخصات تحويل گيرنده کالا را در ذيل سند بعنوان تائيد دريافت کالا اخذ مينمايد. سپس اطلاعات سند را در سيستم ثبت و اثرگذاري نموده و نسخ سند انتقال را مطابق شرح مندرج در ذيل سند توزيع مينمايد.

4-3- ارسال کالا به مقصد

چنانچه قراراست کالا توسط واحد ارسال به انبار فرعي ارسال شود نماينده مربوطه ضمن دريافت کالاي سند / اسناد انتقال ، اقلام کالا را بنا به مورد و برحسب ماهيت کالا بسته بندي نموده و ضمن صدور بارنامه حمل نسبت به ارسال آنها با وسيله مناسب به انبار مورد نظر اقدام مينمايد.

5-3- دريافت کالا توسط انباردار انبار فرعي

انبـاردار انبـار فـرعي پس از صدور درخواست مراتب را تا زمان دريافت کالا همچنان پيگيري مي نمايدلذا به محض وصول کالا و يک نسخه از سند انتقال (MT66) بررسيهاي لازم را بعمل آورده تا از صحت مشخصات اقلام دريافتي و مقادير آنها اطمينان حاصل نمايدو سپس نسبت به صدور سند دريافت (MT66R) براساس سند MT66 کالاي دريافتي و ثبت اطلاعات آن در سيستم پيوسته ويکنواخت کالا اقدام مينمايد.

4- نحوه تنظيم درخواست انتقال كالا بين انبارهاي اصلي وفرعي (سند MT56 ) پيوست شماره 1 :

انباردار/مسئول انبار فرعي براي انتقال کالا از انبار اصلي سند درخواست انتقال کالاMT56)) را به شرح زير تهيه ويا درخواست را در سيستم ايجاد نموده وبه اطلاع کنترل کالاي انبار اصلي ميرساند.

تذکر: چنانچه درخواست کننده کالاي رمزسازماني پروژه/خريد مستقيم باشد ، تنظيم سند درخواست وتغذيه به سيستم الزامي است ولي براي اقلام مستمر بدون تنظيم و تغذيه سند درخواست وفقط با تغذيه سندانتقال ، سيستم بطور خودکار سنددرخواست را ايجاد مينمايد.

سند درخواست انتقال کالاMT56))از دوبخش سرسند و متن سند بشرح زير تشكيل شده است .

1-4- اطلاعات سرسند :

1-1-4- نوع سندDOC . TYPE:

دراين قسمت عدد 56 از قبل چاپ شده است (درسيستم نيز تعبيه شده ) و نيازي به تغذيه آن نيست .

2-1-4- رمز عملكرد DISIGNATION CODE :

اين ستون درزمان ايجاد درخواست در سيستم خالي مي ماند ولي جهت اصلاح اطلاعات ايجاد شده از حرف A و براي حذف اطلاعات از سيستم از حرف D استفاده ميشود. لازم به ذکر است که دربرنامه هاي سيستم هريک از حالات ايجاد/اصلاح/حذف سند داراي صفحات تصويري جداگانه مي باشند.

3-1-4- رمز مديريت RECEIVER MG.CODE:

دراين ستون رمز مديريت كه عددي سه رقمي مي باشد درج ميگردد. رمز مديريت مشخص كننده حوزه عملياتي هر مديريت است كه داراي بودجه اي مستقل ،‌ مسئوليتها و اختيارات خاص خود ميباشد. رمز مديريت بعنوان قسمتي از كليد دسترسي به اطلاعات حتماً بايد درسند قيد و به سيستم تغذيه گردد. رمز مديريت بايستي قبلاً به سيستم معرفي شده باشد.

4-1-4- شماره انباردرخواست کننده RECEIVER STORE NO. :

دراين ستون شماره انبار درخواست كننده كالا كه براي انبار اصلي دو رقمي و براي انبار فرعي چهار رقمي مي باشد درج ميگردد شماره انبار عددي و پركردن آن الزامي است و بايد به سيستم معرفي شده باشد.

5-1-4- رمز سازماني درخواست کننده RECEIVER ADMIN CODE. :

دراين ستون رمز سازماني انبار درخواست كننده كالا كه دو رقمي و عددي است درج ميگردد و بايستي براي سيستم شناخته شده باشد.

6-1-4- شماره درخواست پروژه /خريدمستقيمRECEIVER PROJECT REQUEST NO. :

چنانچه اقلام درخواستي مورد نياز پروژه خاص يا خريد مستقيم باشد بايد شماره درخواست پروژه /خريد مستقيم توسط درخواست کننده کالا دراين ستون درج گردد.درصورتيکه اقلام مستمر باشد نيازبه پرکردن اين قسمت نميباشد.

7-1-4- شماره سند DOC.NO. :

دراين ستون شماره سند درخواست انتقال كالا درج ميگرددكه بصورت عددي و 7 رقمي است كه دو رقم اول آن بايد با دو رقم سمت چپ تاريخ سند (سال هجري شمسي ) برابر باشد و 5 رقم باقيمانده شماره سريال است.

تذکر: براي اقلام موجودي مستمر درمواردي که بدون تنظيم درخواست، سند صدور به سيستم تغذيه شودپس از ايجاد سرسند درسيستم باتائيد کاربرسنددرخواست توسط سيستم ايجادکه شماره آن باحرف Gشروع ميشود .

8-1-4- تاريخ سند درخواست DOC.NO. :

دراين ستون تاريخ تنظيم سند به عنوان تاريخ درخواست انتقال كالا درج ميشود كه بايستي عددي و 6 رقمي (YYMMDD) باشد.

9-1-4- شماره انبار فرستنده DISPATCHER STORE NO. :

دراين ستون شماره انبار فرستنده كالا درج ميشود شماره انبار فرستنده بايد براي سيستم شناخته شده باشد كه براي انبار اصلي دو رقمي و براي انبار فرعي چهاررقمي است.

10-1-4- رمز سازماني فرستنده DISPATCHER ADMIN CODE :

دراين ستون رمز سازماني انبار فرستنده كالا بصورت دو رقمي و كامل درج ميگردد كه بايستي براي سيستم شناخته شده باشد.

11-1-4- شماره درخواست پروژه فرستندهDISPATCHER PROJECT REQUEST NO. چنانچه اقلام مورد درخواست مربوط به پروژه هاي انبار فرستنده باشد دراين ستون شماره درخواست پروژه مربوطه درج ميگردد.

12-1-4- تعداد اقلام ITEM COUNT :

تعداد اقلام درج شده درسندشمارش شده و دراين نوشته ميشود و بمنظور موازنه سند درسيستم مورد استفاده قرار ميگيرد.

13-1-4- جمع مقادير TOTAL QTY :

جمع مقادير اقلام مورد درخواست محاسبه و دراين قسمت نوشته ميشود و بمنظور موازنه سند در سيستم مورد استفاده قرار ميگيرد.

2-4- اطلاعات متن سند:

1-2-4- شماره قلم درخواستيITEM NO.RECEIVER :

چنانچه كالاي درخواستي درانبار درخواست كننده جزو اقلام پروژه باشد دراين ستون شماره قلم مربوط به درخواست پروژه درج ميگردد. لكن اگر قلم درخواستي جزو اقلام مستمر موجودي باشد اين ستون خالي خواهد ماند .

2-2-4- شماره طبقه بندي M.E.S.C.NO. RECEIVER:

دراين ستون شماره طبقه بندي كالا درانبار درخواست كننده كالا درج ميگردد كه عددي ده رقمي بوده و پركردن آن الزامي است . اين شماره براي اقلام مستمر موجودي انبار بايد همراه واحد صدور كالا در پايگاه طبقه بندي و درپايگاه موجودي انبار ذيربط داراي سابقه باشد. درمورد اقلام رمزسازماني پروژه/خريدمستقيم شماره طبقه بندي ميتواندبصورت مجازي هم باشد.

3-2-4- واحد صدور كالا RECEIVER UNIT:

دراين ستون واحد صدور كالا كه بايستي جزو واحدهاي شناخته شده سيستم باشد درج ميگردد چنانچه واحد صدور كالا تغذيه نگردد ويا سيستم معرفي نشده باشد و يا همراه شماره طبقه بندي مربوطه در پايگاه طبقه بندي تعريف نشده باشد مورد قبول سيستم نخواهد بود.

4-2-4- مقدار مورد نياز REQUIRED QTY :

دراين ستون مقدار كالائي كه نياز به انتقال آن باشد درج ميگردد و معمولاً با هماهنگي انبار صاحب كالا تعيين ميگردد.

5-2-4- تاريخ نياز به كالا REQUIRED DATE :

دراين ستون تاريخ نياز به كالا درج ميگردد و براساس اين تاريخ انبار فرستنده كالا به نحوي مقدمات كار را فراهم مينمايد تا درزمان مورد نظر ،‌كالا به انبار درخواست كننده واصل شود. لذا تاريخ نياز به كالا بايستي به نحوي انتخاب شود كه با توجه به شرايط زماني و مكاني وقوع آن امكان پذير باشد.

6-2-4- شرح كالا DESCRIPTION :

دراين ستون شرح مختصر كالا درج شده ، ولي به سيستم تغذيه نميگرددو صرفاً جهت اطلاع مسئولين و تائيد كنندگان سند ميباشد.

7-2-4- شماره قلم ارسال كنندهDISPATCHER ITEM NO. :

چنانچه كالاي درخواستي درانبار صاحب كالا جزو اقلام پروژه / خريد مستقيم باشد شماره قلم درخواست كالاي پروژه / خريد مستقيم انبار صاحب كالا دراين ستون درج ميگردد. چنانچه كالاي درخواستي در انبار صاحب كالا جزو اقلام مستمر موجودي باشد اين ستون خالي مي ماند .

8-2-4- شماره طبقه بندي كالاي فرستنده DISPATCHER M.E.S.C. NO. :

دراين ستون شماره طبقه بندي كالا درانبار فرستنده درج ميگردد كه بايستي ،‌ عددي و ده رقمي باشد .

9-2-4- واحد صدور كالا UNIT:

دراين ستون واحد صدور كالا درانبار فرستنده درج ميگردد و بايستي جزو واحدهاي شناخته شده سيستم باشد.

10-2-4- ستونهاي جانبي سند درخواست انتقال كالا:

دركنار سند درخواست انتقال كالا بين انبارهاي اصلي /فرعي ستونهائي جهت درج مشخصات و امضاء تهيه كننده ،‌تائيد كننده و تصويب كننده سند وجود دارد كه بنا به مورد بايستي تكميل شود ولي اطلاعات آن به سيستم تغذيه نمي شود ، همچنين ستوني جهت ثبت مشخصات شخصي كه سند را درسيستم ثبت مي نمايد و جود دارد كه بايستي تكميل گردد.

نحوه اصلاح / حذف سند درخواست :

چنانچه سند درخواست انتقال کالا بين انبار اصلي وفرعي نياز به اصلاح/حذف اطلاعات داشته باشد ،بايد سندمذکوردر حالت درخواست(قبل ازصدورکالاازانبار) باشد، تاآناليست مربوطه بتواند تغييرات موردنيازرا انجام دهددرغيراينصورت سند غيرقابل اصلاح/حذف خواهد بود.

درصورتيکه نياز به اصلاح سند باشد آناليست مربوطه بايد درکنار نوع سند درستون عملکرد ، حرف Aوساير اطلاعات کليدي واطلاعات موردنظر که بايستي اصلاح گردند را در ستونهاي مربوطه درج وبه سيستم تغذيه نمايد.همچنين جهت حذف درخواست درستون عملکرد حرف D واطلاعات کليدي سند درستونهاي مربوطه درج وبه سيستم تغذيه خواهد شد.

5- نحوه تنظيم سند انتقال كالا بين انبار اصلي وفرعي ارسال (سند MT66 ) پيوست شماره 2

آناليست کنترل کالاي انبار صاحب كالا پس از وصول / رويت درخواست كالا ازجانب متقاضي چنانچه قادر به تامين اقلام مورد درخواست باشد نسبت به تنظيم سند انتقال كالا بين انبارهاي اصلي وفرعي (MT66) اقدام نموده و پس ازتائيد مسئولين ذيربط و ارسال کالا توسط انبار، اطلاعات آنرا به سيستم تغذيه مي نمايد.

اين سند از دو بخش ، فوقاني (سرسند) و متن سند تشكيل شده كه به تفكيك نحوه تنظيم و تكميل آن تشريح ميگردد :

1-5- اطلاعات سرسند :

1-1-5- نوع سند MT :

دراين قسمت عدد 66 از قبل چاپ شده و بمنظور تفكيك اسناد مختلف در سيستم مي باشد .

2-1-5- رمز عملكردDESIGNATION CODE :

اين ستـون درسنـد انتقـال كـالا بين انبـار اصلـي و فرعي ارسـال خـالي مي ماند.

3-1-5- رمز مديريتMG. CODE :

دراين قسمت رمز مديريت انبار فرستنده كالا که همان رمزمديريت سند MT56 است و عددي سه رقمي ميباشد درج ميگردد.

4-1-5- شماره انبارSTORE NO. DISPATCHER :

دراين قسمت شماره انبار فرستنده كالا درج ميشود كه براي انبارهاي اصلي دو رقم و براي انبارهاي فرعي چهاررقم ميباشد و پركردن آن الزامي است و ميبايست تحت رمز مديريت مربوطه به سيستم معرفي شده باشد.

5-1-5- رمز سازماني DISPATCHER ADMIN CODE :

دراين قسمت رمز سازماني فرستنده كالا نوشته ميشود كه عددي دو رقمي و پركردن آن الزامي است . رمز سازماني بايد براي سيستم شناخته شده باشد.

6-1-5- شماره درخواست پروژهPRJ. REQUEST NO. :

چنانچه اقلام ارسالي مربوط به درخواست پروژه باشد شماره درخواست مربوطه دراين ستون درج ميشود. شماره مذكور ده رقمي و عددي است ضمناً شماره پروژه بايد به سيستم معرفي شده باشد. براي اقلام موجودي انبار اين ستون خالي ميماند.

7-1-5- شماره سندDOC.NO.:

دراين ستون شماره سند بصورت عدد 7 رقمي نوشته ميشودكه دو رقم اول آن (سمت چپ) با دو رقم اول تاريخ سند (سال هجري ) معادل ميباشد . ضمناً شماره سند نبايد تكراري باشد .

8-1-5- تاريخ سندDOC.DATE:

دراين ستون تاريخ صدور كالا از انبار ارسال كننده بايستي بصورت روز ، ماه ، سال و 6 رقمي درج گردد . تاريخ بايد بصورت عددي بوده و نميتواند از تاريخ روز بزرگتر باشد.

9-1-5- شماره انبار دريافت كنندهRECEIVER STORE NO.:

دراين ستون شماره انبار دريافت كننده كالا نوشته ميشود كه بصورت عدد دو رقمي براي انبار اصلي و چهار رقمي براي انبار فرعي بوده و پركردن آن الزامي است شماره انبار دريافت كننده نيز بايستي براي سيستم شناخته شده باشد.

10-1-5- رمز سازماني انبار دريافت كنندهRECEIVER ADMIN CODE:

دراين ستون رمز سازماني انباردريافت كننده كالا نوشته ميشود و پركردن آن الزامي است .

11-1-5- شماره سند مرجعREF. DOC. NO.:

دراين ستون شماره سند درخواست انتقال كالا بعنوان شماره سند مرجع نوشته ميشود اين شماره برروي سند درخواست انتقال كالا مندرج و دردسترس ميباشد.

تذكر : درصورتيكه متقاضي نسبت به صدور سنددرخواست انتقال و تغذيه آن به سيستم اقدام نكرده باشد پس از تغذيه سرسند انتقال كالا (MT66) به سيتسم با تائيد كاربر سيستم راساً نسبت به ايجاد سند درخواست انتقال اقدام مي نمايد كه شماره اين سند با حرف G شروع ميشود و آناليست كنترل كالا مي تواند با توجه به اين شماره نسبت به تائيد اقلام درخواست در سيستم اقدام نمايد. البته اين موضوع فقط درمورد رمزهاي استاندارد شناخته شده و صادق است و درمورد پروژه ها حتماً مي بايست سند MT56به سيستم تغذيه شده باشد.

12-1-5- تعداد اقلامITEM COUNT:

دراين ستون تعداد اقلام ندرج درسند انتقال كالا نوشته ميشود پركردن اين الزامي بوده و جهت موازنه سند كاربرد دارد.

13-1-5- جمع مقاديرTOTAL QTY.:

دراين ستون جمع مقادير اقلام صادره از انبار فرستنده محاسبه و نوشته مي شود. پركردن اين ستون الزامي بوده و جهت موازنه سند كاربرد دارد.

14-1-5- جمع ارزشهاTOTAL VALUE:

درموارديکه اقلاممربوط به پروژه باشد،درصورت لزوم ارزش اقلام صادره دراين ستون درج ميگردد.ولي درمورداقلام موجودي مستمر ، نياز به وارد نمودن جمع ارزش اقلام نميباشدوتوسط سيستم محاسبه ميگردد.چنانچه ارزش اقلام در سند درج گردد مجموع آنها محاسبه ودرقسمت جمع ارزشها نوشته ودر مرحله موازنه مورد کنترل قرارميگيرد.

2-5- اطلاعات متن سند :

1-2-5- شماره قلم ITEM NO. :

دراين ستون شماره قلم مربوط به اقلام پروژه بصورت دو رقمي درج ميگردد . چنانچه كالاهاي ارسالي مربوط به اقلام پروژه نباشد . پركردن اين ستون ضرورتي ندارد.

2-2-5- شماره طبقه بندي كالاM.E.S.C. NO. :

دراين ستون شماره طبقه بندي كالا بصورت عدد ده رقمي و كامل نوشته ميشود. پركردن اين ستون الزامي است . شماره طبقه بندي كالا براي اقلام استاندارد بايد با واحد صدور كالا در پايگاه طبقه بندي مربوطه وجود داشته و در پايگاه موجودي انبار داراي سابقه باشد. در مورد پروژه ها هم شماره طبقه بندي دامي يا واقعي طي سند (MT26 ) به سيستم معرفي ميشود.

3-2-5- واحد صدور كالا UNIT :

دراين ستون واحد صدور كالا نوشته ميشود كه بايستي براي سيستم شناخته شده باشد ضمن آنكه بهمراه شماره طبقه بندي ذيربط در پايگاه موجودي انبار بايد سابقه داشته باشد. . در مورد پروژه ها هم در زمان تغذيه سندMT26 واحد کالا درمقابل هر قلم مشخص ومعرفي ميگردد.

4-2-5- مقدار QTY. :

دراين ستون مقدار كالاي ارسالي نوشته ميشودو اين مقدار ميتواند معادل يا كمتر از مقدار درخواستي باشد كه تصميم گيري آن بعهده كارشناس كنترل موجودي انبار صادركننده كالا است .چنانچه بدلايلي ازقبيل نبود جنس درانبار نتوان قلم درخواستي را تامين كرد دراين ستون حروف NIS نوشته ميشود. بايد توجه داشت كه مقدار صادره از انبار نبايد از مقدار موجودي قلم مربوطه در سيستم بزرگتر باشد.

5-2-5- شرح كالاDESCRIPTION :

دراين ستون شرح كالا نوشته ميشود ، پركردن اين ستون اجباري نبوده و به سيستم تغذيه نميشود. لكن از جهت اطلاع مسئولين در تائيد / تصويب سند و جلوگيري از اشتباه در صدور كالا مفيد است .

6-2-5- قيمت واحدUNIT PRICE :

دراين ستون قيمت واحدكالا را جهت اطلاع متقاضي درج مينمايد ولي به سيستم تغذيه نخواهد شد.

7-2-5- ارزشVALUE :

درصورتيكه اقلام مورد انتقال ازرمز سازماني موجودي اقلام مستمر/مازاد مستمر باشد نيازي به پرکردناين ستون نميباشد. وسيستم ارزش قلم صادره را باتوجه به قيمت ميانگين موجودي محاسبه نموده و بعنوان ارزش قلم صادره تلقي ميكند.اما درموارد خاص که نيازبه قيمت گذاري باشد اين ستون تکميل ميگردد.

8-2-5- نوع اختلافDISCREPANCY TYPE:

اين ستون درسند MT66 خالي ودر سندMT66R در صورت مغايرت اقلام واصله تکميل ميگردد.

9-2-5- رمز بازرسي(STOCK CHECK CODE) :

درموارديكه صدور كالا از انبار همزمان با روز شمارش و كنترل موجودي و پس از شمارش همان قلم انجام گيرد دراين ستون حرف Sنوشته ميشود و درغير اينصورت اين ستون خالي ميماند.

3-5- ستونهاي جانبي:

دركنار سند MT66 ستونهائي وجود دارد كه بنا به مورد تكميل ميگردد ولي اطلاعات آن به سيستم تغذيه نميشود ، اين ستونها عبارتند از تهيه كننده ، تصويب كننده ، تحويل گيرنده / انباردار ، ثبت و كنترل ، شماره و تاريخ بارنامه حمل ،‌ تعداد بسته ،‌ محل تحويل / ارسال كالا.

6- نحوه تنظيم سند انتقال كالا بين انبار اصلي وفرعي دريافت (MT66R)پيوست شماره 2 :

پس از وصول كالا توسط انبار متقاضي و تاييد آن ،‌كارمند دريافت كالا / انباردار انبار متقاضي اقدام به تنظيم سند انتقال كالا دريافت (MT66R) نموده و پس از تاييد مسئولين مربوطه اطلاعات آنرا به سيستم تغذيه مينمايد. با تغذيه سند (MT66R) حساب واسطه انتقالات تسويه شده و کالاي دريافتي به موجودي انبار گيرنده اضافه ميشود.

اين سند نيز شامل دو بخش فوقاني و متن سند ميباشد كه نحوه تكميل و تنظيم عناصر آن ذيلاً تشريح ميگردد.

1-6- عناصر اطلاعاتي سند :

اطلاعات اين بخش براي كليه اقلام مندر ج در سند مشترك بوده و جهت موازنه سند درسيستم مورد استفاده قرار ميگيرد.

1-1-6- نوع سند MT :

به توضيحات بند 1-1-5 مراجعه شود.

2-1-6- رمز عملكردDESIGNATION CODE :

درستون رمز عملكرد حرف R نوشته ميشود و نشان دهنده سند وصول كالاي انتقالي ميباشد.

3-1-6- رمز مديريتMG. CODE :

دراين ستون رمز مديريت انبار دريافت كننده كالا كه عددي سه رقمي است نوشته ميشود. رمز مديريت انبار دريافت كننده كالا بايد براي سيستم شناخته شده باشد.

4-1-6- شماره انبارRECEIVER STORE NO.:

دراين ستون شماره انبار دريافت كننده كالا نوشته ميشود كه براي انبار اصلي دو رقمي و انبار فرعي چهاررقمي ميباشد و پركردن آن الزامي است شماره انبار بايد درسيستم شناخته شده باشد.

5-1-6- رمز سازمانيADMIN CODE RECEIVER :

دراين ستون رمز سازماني دريافت كننده كالا نوشته ميشود كه عددي دو رقمي و پركردن آن ضروري است . اين رمز سازماني بايد براي انبار مربوطه به سيستم معرفي شده باشد.

6-1-6- شماره درخواست پروژهPROJECT REQUEST NO.:

دراين ستون شماره درخواست پروژه انبار دريافت كننده نوشته ميشود. اين امر درصورتي انجام مي گيردكه كالاي دريافتي جهت مصرف درپروژه باشد ولي درمورد اقلام موجودي مستمر اين ستون خالي خواهد ماند .

7-1-6- شماره سندDOC. NO .:

به توضيحات بند 7-1-5 مراجعه شود.

8-1-6- تاريخ سندDOC. DATE:

دراين ستون تاريخ دريافت كالا درانبار گيرنده كالا بصورت روز ، ماه ، سال نوشته ميشود.

9-1-6- شماره انبار ارسال كنندهDISPATCHER STORE NO .:

دراين ستون شماره انبار فرستنده كالا كه براي انبارهاي اصلي 2 رقمي و انبارهاي فرعي 4 رقمي مي باشد درج ميگردد. شماره انبار بايد دررمز مديريت مربوطه براي سيستم شناخته شده باشد.

10-1-6- رمز سازماني ارسال كنندهDISPATCHER ADMIN CODE .:

دراين ستون رمز سازماني فرستنده كالا درج ميشود.

11-1-6- شماره سند مرجعREF. DOC. NO .:

دراين ستون شماره سند ارسال (MT66 ذيربط) بعنوان شماره سند مرجع درج ميشود.

12-1-6- تعداد اقلامITEM COUNT.:

دراين ستون تعداد اقلام دريافتي مندرج درسند كه جهت موازنه مورد استفاده قرار ميگيرددرج ميگردد.

13-1-6- جمع مقاديرTOTAL QTY .:

مقادير مندرج در ستون مقدار اقلام دريافتي جمع و حاصل بدست آمده دراين ستون درج ميگردد. پركردن اين ستون جهت موازنه سند الزامي است .

14-1-6- جمع ارزشTOTAL VALUE:

با توجه به اينكه قيمت گذاري اقلام دريافتي برمبناي قيمت كالا درانبار فرستنده ميباشد نيازي به تكميل اين ستون نمي باشد.

2-6- عناصر اطلاعاتي متن سند MT66R :

1-2-6- شماره قلمITEM NO. :

دراين ستون شماره قلم درخواست پروژه درج ميگردد. چنانچه كالاي دريافتي مربوطه به اقلام پروژه اي نباشد پركردن اين ستون ضرورتي ندارد.

2-2-6- شماره طبقه بندي كالاM.E.S.C. NO. :

دراين ستون شماره طبقه بندي كالا بصورت عددي ده رقمي و صحيح نوشته ميشود.

3-2-6- واحد صدور UNIT :

دراين ستون واحد صدوركالا كه بصورت دو حرفي بوده و بايستي براي سيستم شناخته شده باشد درج ميگردد.

4-2-6- مقدار دريافتيRECEIVED QTY. :

دراين ستون مقدار كالاي صحيح و سالم دريافتي كه توسط انباردار مورد تائيد است درج ميگردد. با توجه به سند (MT66)كه يك نسخه از انبار ارسال كننده كالا دريافت شده ممكن است مقدار ارسالي با مقدار دريافتي متفاوت بوده و تعدادي / مقداري از كالاي دريافتي معيوب / شكسته / كسري / سرك باشد.

5-2-6- شرح كالاDESCRIPTION . :

دراين ستون شرح كالاي دريافتي بطور خلاصه نوشته ميشود اطلاعات اين ستون به سيستم تغذيه نخواهد شد . لكن جهت اطلاعات مسئولين كه تائيد و تصويب سند را انجام ميدهندپركردن آن مفيد است .

6-2-6- قيمت واحدUNIT PRICE :

نيازي به پر کردن اين ستوننميباشد.

7-2-6- ارزش قلمITEM VALUE :

با توجه به اينكه قيمت گذاري كالاي دريافتي برمبناي قيمت كالا در انبار فرستنده مي باشد نيازي به پركردن اين ستون نمي باشد.

8-2-6- نوع ادعاDISCREPANCY TYPE :

چنانچه مقدار كالاي دريافتي با مقدار كالاي ارسالي از طرف انبار فرستنده متفاوت باشد جهت تعيين نوع اختلاف و طرف مطالبه كسري ، يكي از رمزهاي زير انتخاب و دراين ستون درج ميشود . درزماني كه اختلاف وجود نداشته باشد اين ستون خالي خواهد ماند.

I= مطالبه كسري كالاي دريافتي از بيمه گر

C = مطالبه كسري كالاي دريافتي از حمل كننده

S =مطالبه كسري كالاي دريافتي از فرستنده

U = طرف حساب ادعادرزمان تنظيم سند مشخص نبوده وبايستي تعيين تکليف شود.

D = موارد كسري كالا كه نهايتاً به حساب هزينه منظور خواهد شد .

W=كسري ناشي از جنگ و مواردمشابه .

چنانچه مقدار دريافتي ارسالي اختلاف داشته باشد وستون رمز اختلاف تکميل گردد سيستم با توجه به سند ارسال کالا مقداروارزش را محاسبه وتا تعيين تکليف در حساب مربوه نگهداري مينمايد.

9-2-6- رمز بازرسي(STOCK CHECK CODE) S/C :

چنانچه قلمي مورد بازرسي و شمارش قرارگرفته و درهمان روز پس از انجام بازرسي و شمارش قلم مورد نظر وارد انبار شود دراين ستون حرف Sدرج ميگردد. درغير اينصورت اين ستون خالي مي ماند.

3-6- ستونهاي جانبي سند:

ذيل سند MT66Rمشابه سند MT66ستونهائي جهت ثبت مشخصات و امضاء‌ تهيه كننده ، انباردار ، ثبت و كنترل و همچنين شماره و تاريخ بارنامه حمل ، تعداد بسته ، محل تحويل كالا پيش بيني شده كه بنا به مورد تكميل ميگردد و لي اطلاعات آن به سيستم تغذيه نمي شود.

7- تغييرات و تكاملوضعيتهاي نقل و انتقال كالا بين انبارهاي اصلي وفرعي در سيستم پيوسته و يكنواخت كالا

24 - ايجاد سند درخواست انتقال كالا توسط انبار درخواست كننده کالا در سيستم و بالانس سند.

40 عدم تامين کالا توسط انبار صاحب کالا و نوشتن حروف NIS در فيلد مقدار قابل تامين توسط آناليست كنترل كالاي انبار صاحب كالا (ارسال کالا به بعد موکول ميشود.)

45 - رد قطعي درخواست توسط انبارصاحب کالا نوشتن حروف CAN در فيلد مقدار قابل تامين.

50 - تائيد تامين اقلام توسط آناليست كنترل كالاي انبار صاحب كالا .

55 - ارسال كالاي مورد انتقال با تاخير انجام گرفته است .

60 تائيد تامين کالا توسط انبار صاحب کالا ولي NISتوسط انباردار بواسطه عدم موجودي فيزيکي.

69 انتقال قطعي كالا از انبار صاحب کالا و اثرگذاري سند درپرونده هاي سيستم.

76- دريافت كالا توسط انبار گيرنده کالا با تاخير انجام شده است.

79- دريافت قطعي كالا توسط انبار گيرنده کالا و اثرگذاري سند درپرونده هاي سيستم .

81- دريافت كالاي ارسالي با مغايرت ( كسري و سرك )

99- تسويه حساب انتقالات كالا

8- برگشتيهاي سيستم:

درسيستم پيوسته ويكنواخت كالا، چون مقايسه وتطبيق اطلاعات كلي سند واطلاعات متن سند درمرحله پايان ثبت اطلاعات درسيستم انجام ميشود، چنانچه اطلاعات واردشده غلط بوده وتطبيق نكند(سندBALANCE نشود) سيستم با اعلام پيام مناسب كاربر را مطلع نموده تا نسبت به رفع اشكال وتصحيح اطلاعات اقدام نمايدوپس از آن دستور مجدد تطبيق (BALANCE ) سند رابدهد درغيراينصورت سند بطورناقص (HOLD) باقي ميماند تا درزمان مناسب رفع اشكال شده وكامل گردد.

همچنين پس از مرحله تطابق وكامل شدن سند جهت اثرگذاري درموجودي وحسابهاي مالي ، با دستوركاربر وكسب مجوزهاي لازم عمل اثرگذاري (RELEASE) سندانجام ميشود. دراين مرحله چنانچه موانعي براي اثرگذاري وجودداشته باشد ( ازقبيل اشكالات سيستمي ، عدم وجودمجوزهاي لازم و غيره ) سند اثرگذاري نكرده ( RELEASE نشده )وبصورت معلق (SUSPEND)باقي خواهد ماند. دراين صورت كاربر بايستي موانع موجود را رفع نموده ودستورمجدد اثرگذاري (RELEASE) را به سيستم بدهد تا سند تاثير خود را درموجودي وحسابها گذاشته و RELEASEشود.

فهرست ضمائم:

پيوست شماره 1) فرم درخواست انتقال كالا بين انبارهاي اصلي و فرعي (MT56).

پيوست شماره 2) فرم انتقال كالا بين انبارهاي اصلي و فرعي(MT66/ 66R) .

پيوست شماره3) فهرست گزينه هاي مختلف ثبت سند انتقال كالا بين انبارهاي اصليوفرعي

1384/10/20 سه‌شنبه
....
روش اجرايي تنظيم درخواست کالاهاي برنامه اي و تعميرات اساسي (MT36) 

 

فهرست مطالب

 1-كليات:
 2- مسئوليت ها :
 3- مراحل اجرائي:
 4- اسناد مورد استفاده:
 5- فهرست ضمائم:

 

1-كليات

1-1- مقدمه

با توجه به نقش اساسي و مهم واحدهاي پالايشي و عملياتي در امر توليد و توزيع گاز و محصولات جانبي ، حفظ و نگهداري اصولي ماشين آلات و دستگاهها ، ضامن تداوم عمليات و كارهاي اجرائي روزمره صنعت خواهد بود لذا در اين رابطه با برنامه ريزي و اجراي بموقع در زمانهاي مشخص و از قبل تعيين شده در جهت تعميرات اساسي دستگاهها بايست واحدهاي تعميراتي طوري عمل نمايند كه اقلام مورد نياز در زمان شروع كار بموقع مهيا باشد تا وقفه اي در روند عادي كار روزمره بوجود نيايد و از هر گونه ضرر و زيان ناشي از عدم تعميرات دستگاهها جلوگيري شود.

در سيستم پيوسته و يكنواخت كالا جهت ثبت مشخصات و عنوان نيازهاي برنامه اي و تعميرات اساسي و تنظيم درخواست كالا براي اينگونه نيازها و اعلام به امور كالاي ذيربط بمنظور پيش بيني و تامين اقلام مورد نظر ، امكانات لازم در نظر گرفته شده ، تا كليه نيازها از طريق اين سيستم ثبت ، نگهداري و تامين گردد.

در اين ارتباط كالاهاي مورد نياز تعميرات اساسي و نيازهاي برنامه اي بدو دسته تقسيم ميشوند:

الف- اقلام داراي شماره طبقه بندي استاندارد كه ازطريق اقلام مستمر موجودي قابل تامين ميباشند.

ب- اقلام فاقد شماره طبقه بندي استاندارد كه بايستي از طريق خريد مستقيم و يا اقلام مازاد پروژه تامين گردند.

2- 1- هدف :

هدف از تدوين اين روش ، تشريح مراحل ثبت مشخصات و عنوان نيازهاي برنامه اي و تعميرات اساسي و چگونگي تهيه و تنظيم درخواست كالا براي آنها و ثبت اسناد مربوطه در سيستم پيوسته و يكنواخت كالا ، بمنظور مشخص نمودن مجاري صحيح تهيه و تامين بموقع كالا و جلوگيري از وقفه در تعميرات دستگاهها و تأسيسات با استفاده از امكانات سيستمي و همچنين تعيين حدود اختيارات و مسئوليت واحدها / افراد ذيربط ميباشد.

3-1- حدود:

حدود اين روش با ايجاد و ثبت مشخصات پروژه هاي تعميراتي و نيازهاي برنامه اي توسط اداره تعميرات در سيستم شروع و پس از مشخص نمودن اقلام مورد نياز و ثبت درخواست كالاهاي تعميرات اساسي و برنامه اي (B.O.M) در سيستم و اعلام به امور كالاي ذيربط جهت تامين كالا ادامه يافته و با تعيين تكليف اقلام باقيمانده تعميرات و ثبت و نگهداري سوابق تعميرات براي استفاده مجددخاتمه مي يابد.

2- مسئوليت ها :

1-2- رئيس اداره تعميرات / معاون تعميرات و بهره برداري :

رئيــس اداره تعميرات/معاون تعميرات وبهره برداري مسئول طراحي ، برنامه ريزي و اجراي امر تعميرات اساسي و برنامه اي واحدهاي صنعتي و دستگاهها ميباشد و بايد بگونه اي برنامه ريزي نمايد كه اجناس مورد نياز اين قبيل پروژه ها قبل از زمان شروع انجام كار آماده و مهيا باشد.

با توجه به اينكه فرمهاي درخواست كالاي نيازهاي برنامه اي و تعميرات اساسي احتياج به بررسي و كنترل توسط امور كالا با در نظر گرفتن فرصتهاي مناسب و كافي جهت تهيه تقاضا و انجام اقدامات مربوط به تامين كالا توسط مراكز خريد و حمل اجناس خريداري شده به انبارهاي مربوطه را دارد لذا در شرايط عادي مي بايست فرمهاي درخواست كالا هيجده ماه و يا حداقل يك سال قبل از شروع عمليات تعميرات اساسي توسط رئيس اداره تعميرات/معاون تعميرات وبهره برداري تهيه و به امور كالاي ذيربط ارسال گردد.

2-2- رئيس / مسئول كنترل كالا :

نامبرده مسئوليت دارد به محض دريافت فرمهاي درخواست كالاهاي برنامه اي و تعميرات اساسي ضمن هماهنگي هاي لازم با كارشناسان مربوطه درخواستهاي مذكور را از نظر معتبر بودن شماره طبقه بندي و امضاءهاي مجاز و چگونگي تأمين كالا، براي اقلام استاندارد از طريق انبارهاي موجودي مستمر و براي اقلام فاقد رمز استاندارد از طريق خريد مستقيم و يا تأمين از اقلام مازاد پروژه ها بررسي و اقدام نمايد.

3-2- رئيس اداره انبارها / رئيس عمليات انبارها:

نامبرده مسئوليت دارد هماهنگي لازم را جهت ذخيره سازي و نگهداري و تحويل / ارسال بموقع اقلام مورد نياز اداره تعميرات بعمل آورد .

4-2- رئيس امور كالا / رئيس خدمات كالا :

ايشان مسئول حسن اجراي اين روش بوده و بر كار مسئولين كنترل كالا و رئيس عمليات انبارها / رئيس انبارها نظارت داشته و هماهنگي لازم را بوجود مي آورد تا كالاي مورد نياز تعميرات اساسي و نيازهاي برنامه اي بموقع آماده شده و به رئيس اداره تعميرات تحويل گردد.

5-2- رئيس امور مالي / رئيس خدمات مالي :

نامبرده مسئوليت دارد فرمهاي درخواست كالاي نيازهاي برنامه اي و تعميرات اساسي را که توسط رئيــس اداره تعميرات/معاون تعميرات وبهره برداري در خصوص ايجاد/اصلاح/حذف اطلاعات تنظيم شده را ، بررسي واز نظرتأٌمين بودجه و ديگر موارد مالي تائيد نمايد.

6-2- رئيس مقررات و روشهاي بازرگاني و پيماني :

نامبرده پيشنهادات / نظرات اصلاحي در مورد روش را پس از دريافت ، مورد بررسي قرار داده و در صورت لزوم اقدام به تهيه اصلاحيه نموده، كه پس از تصويب مدير بازرگاني ، ابلاغيه آنرا به اطلاع شركت ها/ مديريت ها ميرساند.

7-2- مدير بازرگاني

ايشان به اجراي صحيح اين روش نظارت عاليه داشته و پيشنهادات واصله در رابطه با اصلاحات / تغييرات در اين روش را از طريق مقررات و روشهاي بازرگاني و پيماني مورد بررسي قرار داده و در صورت تصويب ابلاغ مي نمايد.

3- مراحل اجرائي :

1-3-اداره تعميرات درمراكزعمليـاتي بـا تـوجـه بـه اولـويتها وضرورت كاري و نيازها ، برنامه هاي تعميراتي دستگاهها را تدوين نموده و براساس آن براي هر واحد عملياتي فهرست كالاي مورد نياز را به شرح زير تهيه مينمايد.

1-1-3 چنانچه دستگاهي براي اولين بار تحت تعميرات اساسي قرار مي گيرد اقلام مورد نياز را بر روي فـــــرم درخواست كـــــالاي برنا مـــــه اي / تعميــــــر ات اسـا سي ( BILL OF MATERIALS) كه اختصارا" B.O.M. خوانده ميشود درج نموده و جهت اقدامات بعدي به امور كالاي ذيربط ارسال مينمايد.

2-1-3 با توجه به اينكه فرمهاي B.O.M. مخصوص درخواست اقلام استاندارد از رمز سازماني اقلام مستمر ميباشد چنانچه جهت تعميـرات نياز به اقلام غير استاندارد ( فاقد شماره طبقه بندي واقعي ) باشد ميبايست با فرم درخواست خريد مستقيم DIRECT CHARGE MAEREIAL REQUEST ( D.C.M.R)به كنترل كالا اعلام گردد.

3-1-3 در صورتيكه دستگاه يا واحد صنعتي مورد نظر قبلا" تحت تعميرات اساسي قرار گرفته باشد ، واحد كنترل كالا ي مربوطه با توجه به نگهداري اطلاعات و سوابق مصرف در سيستم براي سرعت و سهولت كار آخرين فهرست اقلام مصرف شده تعميراتي دستگاه ياد شده را از سيستم اخذ و جهت اظهار نظـــر به اداره تعميرات ( متقاضي) ارائه و اداره مذكور نيز با توجه به اقلام مندرج در فهرست ضمن هماهنگي و اخذ نظرات متخصصين و كارشناسان تعميراتي نسبت به تعديل / تأييد سند / اسناد كالاي برنامه اي و تعميرات اساسي اقدام مي نمايد .

لذا واحد كنترل كالا بمحض دريافت سند / اسناد تأييد شده ملزم است تا هر چه سريعتر نسبت به تهيه و تأمين / سفارش كالا در حداقل زمان وقبل از شروع تعميرات اقدام نمايد.

4-1-3 درصورتيكه كار تعميرات اساسي به هر دليل از برنامه حذف شود و يا در زمانبندي آن تغييراتي حاصل گردد، متقاضي بايد امور كالا را در جريان امر قرار داده تا در صورتيكه بمنظور تامين كالا درخواست خريد كالا تهيه شده ، اقدامات لازم در خصوص تعديل مقادير/ حذف تقاضا ها / سفارشات انجام شده، اعمال گردد.

تــذكر: جهت اطلاع از چگونگي تهيه و تنظيم درخواست خريد مستقيم براي اقلام غير استاندارد (DIRECT CHARGE MATERIAL REQUEST)به روش اجــرائي تهيه و تنظــيم تقاضاي خريد كالاي پروژه ها/ خريد مستقيم ( MT26) مراجعه شود .

2-3-كنترل كـالا پس از وصـول فـرمهـاي درخـواست كـالاهاي برنامه اي و تعميـرات اسـاسـي (B.O.M. يا D.C.M.R.) ، آنها را مورد بررسي قرار داده و اقدامات زير را انجام ميدهد:

1-2-3 اقلام استانداردي را كه از رمز سازماني اقلام مستمر قابل تامين باشند با فرم B.O.M. پس از كنترل هاي لازم به سيستم تغذيه مي نمايد.

2-2-3 اقلام فاقد رمزاستاندارد يا اقلامي كه به هر نحو از رمز سازماني اقلام مستمر قابل تامين نيستند و ميبايست از منابع ديگر ( مازاد پروژه ها و يا تحت درخواست خريد مستقيم ) تامين / خريداري گردد، اسناد آن را تهيه و اقدامات لازم را بعمل ميآورد .

3-2-3 پس از تغذيه فرمهاي B.O.M. به سيستم اقلام استاندارد مورد نياز تعميرات اساسي در برنامه كار كنترل كالاي انبار قرار گرفته و مانند ساير اقلام انباري مطابق برنامه هاي سفارشاتي نسبت به تامين آنها اقدام خواهد شد.

تــذكر: جهت پذيرش فرمهاي درخواست كالاي برنامه اي B.O.M. توسط سيستم پيوسته و يكنواخت كالا لازم است عنوان و مشخصات پروژه تعميرات اساسي به سيستم معرفي گردد.

از مسير MA-INV-BOM بخش نيازهاي برنامه اي سيستم پيوسته و يكنواخت كالا قابل دسترسي است .

4-2-3 سه ماه قبل از تاريخ نياز به كالا ميتوان توسط سيستم گزارشي از مشخصات B.O.M هاي مورد نظر تهيه و چاپ نموده و در اختيار انباردار مربوطه قرارداد تا با توجه به آن كار ذخيره سازي اجناس را آغاز نمايد.

اطلاعات اين گزارش كه توسط سيستم چاپ ميشود عبارتند از : شرح واحد تحت تعمير ، شماره B.O.M ، شماره قلم ، شماره طبقه بندي كالا ، واحد صدور كالا ، تعداد و شرح مختصر كالا .

5-2-3پس از شروع عمليات تعميرات براي اقلاميكه درخواست برنامه اي (B.O.M) تهيه شده ( بسته به مورد و نياز ) ، اداره متقاضي با تنظيم حواله صدور كالا و ارسال يا مراجعه به انبار مربوطه نسبت به دريافت كالا طبق روشهاي جاري اقدام مينمايد.

توضيح: در MT74 صادره ميبا يست شماره درخواست کالاي برنامه اي(10رقمي)قيد وفيلد نوع مصرف با عدد 7 پرشده ورمز سازماني گيرنده کالا 34 نوشته شده وبه سيستم تغذيه شود.(به بندهاي 5-1-6و6-1-6 روش اجرايي صدور کالا از انبارمراجعه شود.)

3-3- وظائف اداره متقاضي ( اداره تعميرات ) پس از پايان عمليات تعميرات اساسي :

1-3-3 قطعات مستعمل و فرسوده مهم و اصلي مانند شير آلات بزرگ ، اتصالات و دستگاههائي كه قابل تعمير و بازسازي بوده و كاربرد مجدد داشته باشند را جمع آوري نموده و به انبار مازاد انتقال مي دهد تا در صورت امكان اقدامات لازم در مورد بازسازي آنها معمول گردد.

2-3-3 اقلام اضافي سالم را شمارش و صورت برداري نموده و طي فرم برگشت كالا (MT74R) به انبار برگشت ميدهد ، مسئوليت كم و كيف اين اقلام به هنگام برگشت به انبار به عهده رئيس اداره تعميرات ميباشد.

4-3- يكماه پس از تاريخ اتمام عمليات تعميرات اساسي و نيازهاي برنامه اي با درخواست متقاضي گزارشي توسط سيستم چاپ و در اختيار آناليست كنترل كالاي مربوطه قرار ميگيرد كه در آن مشخصات اجناس مصرف نشده درج گرديده است . كارشناس ذيربط پس از بررسي و تبادل نظر با متقاضي ، چنانچه نياز به كالا باشد زمان خاتمه عمليات را تمديد و در صورت عدم نياز به كالا ، نسبت به حذف اقلام از B.O.M. مربوطه اقدام مي نمايد.

5-3-پس از پايان تعميرات هر واحد، اطلاعات مربوط به مصرف واقعي اقلام ، مبناي تهيه درخواست كالا براي تعميرات دوره بعد ميباشد كه با استفاده از آن و نظريات كارشناسان و متخصصين اداره تعميرات در خصوص تغيير در موارد مورد نظر ، فهرست واقعي اقلام مورد نياز دوره بعد تهيه ميگردد.

4- اسناد مورد استفاده:

1-4- سند ثبت مشخصات و عناوين نيازهاي برنامه اي / تعميرات اساسي (MT32) پيوست شماره 1

از اين سند MT32)) براي معرفي مشخصات و عنوان نياز برنامه اي / تعميرات اساسي واز مسير MA/INV/BOM/01 استفاده ميشود كه با تكميل و تغذيه اطلاعات آن به سيستم شرح عنوان نياز برنامه اي / تعميرات اساسي ، نوع پروژه تعميراتي ، تاريخ شروع و خاتمه تعميرات اساسي به سيستم معرفي ميشود.

اطلاعات لازم توسط رئيس اداره تعميرات اعلام وتوسط هماهنگ كننده تداركاتي پروژه تعميرات بشرح ذيل در سند ثبت، که پس از تائيدامور مالي، توسط نامبرده به سيستم تغذيه ميگردد.

1-1-4- نوع سند :

همانطور كه ذكر شد در اين ستون عدد 32 كه معرف سند ثبت مشخصات و عنوان نيازهاي برنامه اي / تعميرات اساسي در سيستم ميباشد درج ميگردد.

2-1-4- رمز عملكرد DISIGNATION CODE

رمز عملكرد سند يك حرفي بوده و در موقعي كه سند در حالت ايجاد باشد خالي و در مواردي كه سند براي اصلاح اطلاعات ايجاد شده در سيستم مورد استفاده قرار ميگيرد با حرف A و در مواردي كه از سند براي حذف اطلاعات ايجاد شده استفاده شود با حرف D پر ميشود ولي صفحات تصويري سيستم براي حالتهاي ايجاد / اصلاح و حذف اطلاعات ، جداگانـــــــه طراحـي شده و بصورت MT32A-MT32 MT32D مشاهده ميشود.

3-1-4- رمز مديريت MG. CODE

در اين ستون رمز مديريت انبار تامين كننده كالا درج ميگردد. رمز مديريت مشخص كننده حوزه عملياتي هر مديريت است كه داراي بودجه اي مستقل و مسئوليتها و اختيارات خاص خود ميباشد. رمز مديريت بايد به سيستم معرفي شده باشد و تغذيه آن بصورت عددي سه رقمي به سيستم ضروري است.

4-1-4- شماره انبار STORE NO.

در اين ستون شماره انبار تامين كننده كالا درج ميگردد كه براي انبار اصلي دو رقمي و براي انبار فرعي چهار رقمي مي باشد. شماره انبار بايد تحت رمز مديريت ذيربط به سيستم معرفي شده باشد.

5-1-4- رمز سازماني ADMIN CODE

در اين ستون رمز سازماني مربوطه كه عددي دورقمي ميباشد درج ميگردد،رمز سازماني بايد تحت شماره انبار مورد نظر به سيستم معرفي شده باشد . رمز سازماني مورد استفاده در اين ستون بايستي مربوط به اقلام تعميرات اساسي / برنامه اي باشد و ساير رمزهاي سازماني در اين ستون پذيرفته نميشود. در سيستم پيوسته و يكنواخت كالا رمز سازماني 34 براي اين منظور تعريف شده است.

6-1-4- شماره عنوان نياز برنامه اي B.O.M. NO.

در اين ستون شماره عنوان نياز برنامه اي / تعميرات اساسي كه يك عدد 7 رقمي ميباشد درج ميگردد. اين عدد يك شماره سريال است كه به هر يــــــك از پروژه هاي تعميرات اساسي اختصاص داده ميشود و شماره هاي تكراري در يك سال قابل قبول نخواهد بود.(به دستورالعمل 131 مراجعه شود)

توضيح: شماره عنوان نياز برنامه اي ( 7 رقمي ) در رمز سازماني 34 دقيقا" مشابه شماره پروژه ( 5 رقمي ) در رمزهاي سازماني پروژه ها مي باشد با اين تفاوت كه فقط به رمز سازمانــي 34 اختصاص داده مي شود.اين شماره توسط اداره تعميرات ارائه ميشود.

7-1-4- شماره سند DOC. NO.

در اين ستون شماره سند كه عددي 7 رقمي و شماره سريال اسناد MT32 ميباشد درج و در دفتري كه به همين منظور اختصاص داده شده ثبت ميگردد. دو رقم سمت چپ شماره سند معادل دو رقم اول تاريخ سند ( سال هجري شمسي ) ميباشد. شماره سند تكراري مورد قبول نخواهد بود.

8-1-4-تاريخ سند DOC. DATE

در اين ستون تاريخ تنظيم سند بصورت روز ، ماه ، سال و 6 رقمي درج ميگردد. تاريخ سند از تاريخ روز بزرگتر نخواهد بود.

9-1-4- نوع پروژه PROJECT TYPE

در اين ستون نوع پروژه تعميراتي از نظر حجم كار، با يك رمز يك حرفي كه قبلا" به سيستم معرفي شده مشخص ميگردد. نوع پروژه با توجه به حجم كار با حرف (HIGH) H به معني پروژه خيلي بزرگ و با حرف ( LARGE) L به معني پروژه بزرگ و يا با حرف ( MEDIUM) M به معني پروژه متوسط مشخص ميگردد و چنانچه حجم كار پروژه دقيقا" مشخص نباشد اين ستون خالي ميماند كه به معني ناشناخته ( UNKNOWN) ميباشد.

10-1-4- تاريخ شروع START DATE

در اين ستون تاريخ شروع تعميرات اساسي يا نياز برنامه اي درج ميگردد كه از تاريخ روز بايستي بزرگتر باشد.

11-1-4- تاريخ خاتمه END DATE

در اين ستون تاريخ پايان نياز برنامه اي / تعميرات اساسي درج ميگردد. تاريخ پايان نياز برنامه اي از تاريخ شروع بايستي بزرگتر باشد.

12-1-4- شماره خط LINE NO.

در اين ستون شماره خط مربوط به شرح عنوان نياز برنامه اي / تعميرات اساسي درج ميگردد. شماره خط عددي دورقمي است و براي خط اول 01 و براي خطوط بعدي 02، 03، تا 50 ادامه مي يابد. شماره خط ارتباط بين خطوط شرح را برقرار ميكند و تغذيه آن الزامي است .

13-1-4- شرح برنامه DESCRIPTION

در اين ستون شرح و مشخصات پروژه تعميراتي درج ميگردد.

14-1-4- ستونهاي غير قابل تغذيه به سيستم

در ذيل سند ستونهائي جهت درج مشخصات و امضاء تهيه كننده ، تصويب كننده و مسئول ثبت و كنترل اطلاعات سند در نظر گرفته شده كه بايستي تكميل گردد. اطلاعات اين ستونها به سيستم تغذيه نمي شود.

تصويب كننده اين سند رئيس اداره تعميرات ميباشد.

2-4- اصلاح شرح عنوان نياز برنامه اي در سيستم (MT32A)

چنانچه پس از ايجاد شرح و مشخصات عنوان نياز برنامه اي / تعميرات اساسي در سيستم بخواهيم اصلاحاتي را در اطلاعات ايجاد شده بعمل آوريم از سند MT32 با رمز عملكرد A ( MA/INV/ BOM/02) استفاده مي نمائيم در اين سند مانند حالت ايجاد ، اطلاعات كليدي رمز مديريت ، شماره انبار ، رمز سازماني ، شماره نياز برنامه اي ، تاريخ و شماره سند ، ثبت شده و اطلاعات قابل اصلاح مانند نوع پروژه ، تاريخ شروع و خاتمه ، شرح و شماره خط در سند درج و به سيستم تغذيه ميگردد.

3-4- حذف شرح و عنوان نياز برنامه اي از سيستم(MT32D)

براي حذف شرح و عنوان نياز برنامه اي / تعميرات اساسي از سيستم از سند MT32 با رمز عملكرد D( با انتخاب گزينه 03) استفاده مي شود و پس از درج اطلاعات كليدي سند ( رمز مديريت ، شماره انبار، رمز سازماني ، شماره نياز برنامه اي ، تاريخ و شماره سند ) و تغذيه آن به سيستم در صورتي كه سوابق درخواست كالاي پروژه مربوطهMT36) (در سيستم موجود نباشد، با تائيد كاربر ، سيستم نسبت به حذف شرح و عنوان نياز برنامـه اي اقدام مي نمايد .

توضيح : براي حذف يك سنــد در صورتيكه شرح آن بيش از يك خط باشد ابتدا خطوط50-02 حذف شده ، پس از آن ميتوان نسبت به حذف كلي سند اقدام نمود.

4-4- سند درخواست كالاي برنامه اي ( پيوست شماره 2 سند MT36)

زماني كه يك دستگاه يا واحد صنعتي قرار است در زمان بندي مشخصي تحت تعمير اساسي قرار گيرد، پس از معرفي مشخصات و عنوان پروژه تعميرات اساسي توسط اداره تعميرات به سيستم (MT32) بايستي اقلام مورد نياز در طول دوره تعميرات كه داراي شماره طبقه بندي استاندارد مي باشند روي فرم درخواست كالاي برنامه اي / تعميرات اساسي BILL OF MATERIAL (اختصارا" B.O.M.) توسط رابط تداركاتي اداره تعميرات درج گرديده و پس از تأييد مسئولين به سيستم تغذيه شود تا اداره كنترل كالا نسبت به تهيه و تامين اين اقلام اقدام نمايد و اگر دستگاه يا واحد صنعتي مورد نظر قبلا" تحت تعمير اساسي قرار گرفته و سوابق اقلام مصرف شده آن در سيستم موجود باشد ، جهت سهولت و دقت عمل و تسريع در جريان امور مربوطه، براساس درخواست اداره تعميرات فهرست اقلام مصرفي آخرين تعميرات اساسي توسط اداره كنترل كالا از سيستم اخذ و براي اداره تعميرات ارسال ميگردد.اداره مذكور با توجه به نظرات متخصصين و كارشناسان مربوطه آن را تعديل / تأييد نموده و جهت اقدامات بعدي به اداره كنترل موجودي اعاده مينمايد.

نحوه تنظيم سند MT36 كه داراي دو بخش سرسند و اقلام سند است به شرح زير ميباشد:

1-4- 4- اطلاعات سر سند

1-1-4-4 نوع سند

در اين قسمت عدد 36 كه معرف اين سند در سيستم پيوسته و يكنواخت كالا مي باشد چاپ شده ودر سيستم نيز مشخص است.

2-1-4-4 رمز عملكرد DISIGNATION

اين ستون نشانگر عملكرد سند است . در مواقعي كه سند ايجاد ميشود اين ستون خالي ميماند ولي در مواردي كه براي اطلاعات ايجاد شده اصلاحاتي لازم باشد با استفاده از حرف A در ستون عملكرد اصلاحات لازم را در سند قيد و به سيستم تغذيه مينمائيم ، همچنين در مواردي كه بخواهيم اطلاعات يك سند ايجاد شده را ازسيستم حذف نمائيم در اين ستون حرف D قرار داده و پس از تكميل اطلاعات كليدي ، سند را به سيستم تغذيه مي نمائيم .

البته صفحات تصويري سيستم براي هر يك از حالات فوق جداگانه ميباشد كه بصورت MT36D,MT36A,MT36 مشاهده ميشود.

3-1-4-4 رمز مديريت MG. CODE

اين ستون مطابق توضيحات بند 3-1-4 تكميل و به سيستم تغذيه ميگردد.

4-1-4-4 شماره انبار STORE NO.

اين ستون مطابق توضيحات بند 4-1-4 تكميل و به سيستم تغذيه ميگردد.

5-1-4-4 رمز سازماني ADMIN CODE

اين ستون مطابق توضيحات بند 5-1-4 تكميل و به سيستم تغذيه ميگردد.

6-1-4-4 شماره درخواست كالاي برنامه اي B.O.M. REQUEST NO.

در اين قسمت شماره درخواست كالاي برنامه اي / تعميرات اساسي كه عددي ده رقمي ميباشد درج ميگردد. هفت رقم اول سمت چپ شماره درخواست همان شماره عنوان نياز برنامه اي و سه رقم بعدي شماره سريال درخواست كالا براي عنوان نياز برنامه اي مربوطه ميباشد . پر كردن اين ستون الزامي است . جهت پذيرش شماره درخواست كالاي برنامه اي بايستي حتما" هفت رقم اول شماره نياز برنامه اي در سيستم سابقه داشته باشد . ( به سيستم معرفي شده باشد.)

7-1-4-4 تاريخ نياز REQUIRED DATE

در اين ستون تاريخ نياز به كالا درج ميگردد. تاريخ نياز به كالا ، تاريخي است كه بايد جهت شروع تعميرات ، كالاي مورد نياز مهيا باشد . تاريخ نياز به كالا بصورت روز ، ماه ، سال YY.MM.DD. درج ميگردد. اين تاريخ بايد حداقل سه ماه بزرگتر از تاريخ درخواست كالا باشد.

8-1-4-4 تاريخ پايان نياز DUE DATE

در اين ستون تاريخ پايان نيازهاي برنامه اي كه همان تاريخ خاتمه تعميرات اساسي ميباشد و از قبل برنامه ريزي شده درج ميگردد، و نشان دهنده تاريخي است كه نيازها خاتمه يافته و بايستي اقلامي كه در سيستم مصرف نشده اند و مورد نياز نيستند از B.O.M. ذيربط حذف گردند.

اين تاريخ بصورت روز ، ماه ، سال (YY.MM.DD.) است . تاريخ پايان نياز حتما" بايد بزرگتر از تاريخ نياز به كالا باشد .

9-1-4-4 تاريخ تنظيم درخواست REQUEST DATE

در اين قسمت تاريخ تنظيم درخواست نياز برنامه اي بطور كامل و عددي بشكل روز ، ماه ، سال (YY.MM.DD.) نوشته ميشود.

10-1-4-4 تعداد اقلام ITEM COUNT

تعداد اقلام مندرج در متن سند شمارش شده و در اين ستون جهت موازنه درج ميگردد.

11-1-4-4 جمع مقادير TOTAL QTY.

حاصل جمع مقادير اقلام سند در اين ستون درج ميگردد و كاربرد آن در موازنه سند ميباشد.

12-1-4-4 جمع ارزشها TOTAL VALUE

چنانچه ارزش اقلام در سند قيد ميگردد جمع ارزش تمام اقلام بايستي محاسبه و در اين ستون درج گردد كه در مرحله موازنه سند توسط سيستم مورد كنترل قرار ميگيرد. با توجه به اينكه اقلام مندرج در درخواست برنامه اي استاندارد ميباشد ، تغذيه آن به سيستم ضرورتي ندارد و سيستم با توجه به سوابق كالاها در پرونده انبار ، جمع ارزشها را محاسبه مينمايد.

2-4- 4 اطلاعات اقلام سند

1-2-4-4 شماره قلم ITEM NO.

براي هر قلم درخواست برنامه اي يك شماره دو رقمي اختصاص داده ميشود كه بايد در اين ستون قيد گردد. ( مشابه آنچه كه در MT31,MT26 عمل مي شود )

2-2-4-4 شماره طبقه بندي كالا M.E.S.C.

در اين ستون شماره طبقه بندي كالا مورد نياز كه عددي و ده رقمي ميباشد درج ميگردد. شمــاره طبقه بندي با يد در پرونده مركز طبقه بندي كالا و پرونده انبار مربوطه داراي سابقه باشد.

3-2-4-4 واحد صدور كالا UNIT

در اين قسمت واحد صدور كالا درج ميگردد. واحد صدور كالا بايستي از واحدهاي صدور معتبر در سيستم بوده و به همراه شماره طبقه بندي مربوطه در پرونده انبار مورد نظر موجود باشد .

4-2-4-4 مقدار مورد درخواست REQUIRED QTY.

در اين ستون مقدار كالاي مورد نياز براي هر قلم بصورت عددي درج ميگردد.

5-2-4-4 ارزش VALUE

در اين ستون ميتوان ارزش هر قلم كالا را قيد و جهت برآورد و تأييد بودجه از آن استفاده نمود ولي با توجه به اينكه اقلام مندرج در درخواست برنامه اي استاندارد ميباشد ، تغذيه آن به سيستم ضرورتي ندارد و سيستم با توجه به سوابق كالا در پرونده انبار ، ارزش كالا را محاسبه مينمايد.

6-2-4-4 رمز داخلي LOCAL CODE

در اين ستون تقسيم بندي كالا در انبار از نظر نوع استفاده با يك رمز حرفي مشخص ميگردد. در سيستم براي اين ستون رمزهاي O به معني OVER HALL و I به معني INSURANCE و M به معني MONOPOLIZE وSبه معني SALESITEM است.

توجه : براي نيازهاي برنامه اي بايستي فقط از رمز O استفاده شود.

7-2-4-4 شرح كالا DESCRIPTION

در اين ستون شرح مختصر كالا جهت اطلاع مسئولين و تائيد كنندگان سند درج مي گردد ولي به سيستم تغذيه نمي شود.

8-2-4-4 ستونهاي جانبي سند

در كنار سند ستونهائي جهت درج مشخصات تهيه كننده ، تصويب كننده ، ثبت و كنترل ، تائيد امور مالي ، تائيد تداركات ، ساير تائيدات در نظر گرفته شده كه بنا به مورد بايستي تكميل و امضاء شود. اطلاعات اين ستونها به سيستم تغذيه نمي گردد.

اين سند همانطور كه قبلا" اشاره گرديده در اداره تعميرات تهيه و به تصويب رئيس اداره تعميرات ميرسد و پس از ثبت در سيستم و تاييد امور مالي ، به منظور تهيه اقلام مورد نظر براي امور كالا ارسال ميگردد.

5-4- اصلاح يا حذف دسته اي اقلام نياز برنامه اي/ تعميرات اساسي( MT36B/D) پيوست شماره 3

چنانچه اقلام نياز برنامه اي / تعميرات اساسي توسط سند MT36 در سيستم ايجاد و موازنه شده باشد و پس از آن بخواهيم كليه اقلام آن سند را از سيستم حذف نمائيم و يا اينكه تاريخ نياز به كالا و يا تاريخ اتمام نياز و رمز داخلي همه اقلام سند را تغيير دهيم از سند اصلاح / حذف دستـه اي اقلام استفاده مي نمــائيم در اينگونه موارد براي اصلاح دسته اي اقلام در ستون رمز عملكرد حرف B و براي حذف دسته اي اقلام از حرف D استفاده نموده ، پس از درج اطلاعات كليدي به سيستم تغذيه مي نمائيم .

اطلاعات كليدي سند براي حذف دسته اي اقلام شامل رمز مديريت ، شماره انبار ، رمز سازماني و شماره درخواست برنامه اي و براي اصلاح دسته اي اقلام علا وه بر آنها تاريخ نياز به كالا و تاريخ اتمام نياز و رمز داخلي در سند قيد و به سيستم تغذيه ميگردد.

6-4- اصلاح مشخصات اقلام / گروهي از اقلام درخواست كالاي برنامه اي ( MT36A)

چنانچه سند درخواست كالاي برنامه اي به سيستم تغذيه شده باشد و به هر علت بخواهيم تغييراتي در مشخصات اقلام ايجاد نمائيم بمنظور اصلاح آن از سند MT36 با رمز عملكرد A استفاده ميشود و پس از تكميل اطلاعات كليدي سند ، از قبيل رمز مديريت ، شماره انبار ، رمز سازماني ، شماره درخواست برنامه اي ، شماره قلم ، شماره طبقه بندي وواحد صدور كالا اطلاعاتي كه ميبايست اصلاح گردند مانند تاريخ نياز به كالا ، تاريخ اتمام نياز ، مقدار كالاي مورد نياز ، رمز داخلي و غيـــــره را در آن ثبت و به سيستم تغذيه مي نمائيم .

7-4-حذف اقلام درخواست كالاي برنامه اي (MT36D)

جهت حذف بعضي از اقلام سند درخواست كالاي برنامه اي ، از سند MT36 با رمز عملكرد D استفاده ميشود بدين منظور اطلاعات كليدي سند مانند رمز مديريت ، شماره انبار ، رمز سازماني ، شماره درخواست برنامه اي ، شماره قلم ، شماره طبقه بندي و واحد صدور كالا را در سند درج و به سيستم تغذيه مي نمائيم در صورت صحيح بودن اطلاعات تغذيه شده ، سيستم نسبت به حذف قلم و يا اقلام مورد نظر اقدام مي نمايد.

توضيح : براي انجام هر يک از موارد چهار گانه فوق در سيستم، گزينه ها و صفحات تصويري جداگانه طراحي شده است.

فهرست ضمائم

پيوست شماره 1 ) سند مشخصات عنوان طرح / پروژه / برنامه اي MT32

پيوست شماره 2 ) سند درخواست كالاي برنامه اي MT36

پيوست شماره 3 ) سند اصلاح / حذف دسته اي نيازهاي برنامه اي MT36

پيوست شماره 4 )فهرست گزينه هاي مختلف مرتبط با MT36,MT32

1384/9/29 سه‌شنبه
....
روش اجرايي فروش/واگذاري كالاهاي مازاد و اسقاط (MT72) 

 

فهرست مطالب

 1-كليات:
 2- تعاريف :
 3- مسئوليت ها :
 4- مراحل اجرايي :
 5- برگشتيهاي سيستم:
 6- فهرست ضمائم:

 

1-كليات:

1-1- مقدمه

در مجموعه تدارکات و عمليات کالاي شرکتهاي تابع صنعت گاز چنانچه کالايي در انبار وجود داشته باشد که ديگر براي آن محل مصرفي وجود نداشته باشد ، مثلاً قطعات دستگاهي در انبار وجود داشته باشدکه خود آن دستگاه ديگر درصنعت مورد استفاده قرارنگيرد و يا ميزان موجودي بقدري زياد است که احتمال فاسد شدن آن وجود داشته باشد ، ميزان مازاد آن پس از استعلام در سطوح مختلف صنعت نفت و عدم نياز واحدهاي مختلفبه رمز سازماني مازاد براي فروش ارسال مي گردد.

همچنين کالاهايي که در انبار به انحاء مختلف از بين مي روند ولي باقيمانده کالا ويا ظروف آنها به نحوي داراي ارزش است ، پس از تعديل موجودي کالاي از بين رفته در انبار اوليه مواد ويا ظروف باقيمانده، توسط بارنامه به رمز سازماني مازاد براي فروش (ADM29) انتقـال يـافتـه درايـن رمـز به موجودي گرفته مي شوند ، از طرفي کالاها واموالي که عمر مفيد آنها به اتمام رسيده و يا آنچه که پس از تعميرات اساسي تاسيسات صنعتي برجاي مي ماند توسط بارنامه به رمز سازماني مازاد براي فروش منتقل مي شوند.

کـالاهـا و امـوا لي که به طرق مختلف به رمز سازماني مازاد براي فروش انتقال ميابند چنانچه قابل تعمير باشند به تعميرگاه ارسال و پس از تعمير به انبار اوليه ارسال ميشوند.

اين کالاها چنانچه بدلايل مختلف (محيط زيست ، امنيتي و ...) قابل فروش نباشند طي تنظيم صورتجلسه و با مجوزهاي کميته هاي موجود ، منهدم مي شوند ولي چنانچه قابل فروش باشند پس از اخذ مجوزهاي لازم در روي برگ از رده خارج کردن کالا / اموال توسط امور کالاي شرکت ها / مديريت ها يا در ستاد توسط طرح جمع آوري و فروش اموال و کالاي مازاد/سازمان مشابه طي انجام تشريفات مزايده / واگذاري کالا به فروش گذاشته مي شوند.

واحد فروشنده کالا پس از انجام تشريفات مزايده و تعيين برنده مزايده اقدام به معرفي وي به انبار محل نگهداري کالا مي نمايد ، مسئولين انبار، کالاي مازاد براي فروش را توسط سند فروش کالاي مازاد واسقاط (MT72) از انبار صادر مي نمايندو از موجودي انبار کسر مي گرددو سپس توسط حسابداري کالا تسويه حساب انجام ميگيرد.

2-1-هدف :

- جلوگيري از تراكم اجناس مازاد و نهايتاً پيشگيري از توسعه بي رويه انبارهاي مازاد واسقاط.

- ايجاد درآمدهاي جديدبراي شركت ازطريق فروش اجناس و اقلاميكه هيچگونه محل مصرفي درصنعت ندارند.

3-1- حدود:

حدود اين روش اجرايي از زمان اعلام عدم نياز توسط متقاضيان در سطح صنعت نفت درمحدوده زماني مشخص ،آغازو پس از درج آگهي در روزنامه هاي کثيرالانتشار ادامه و در نهايت پس از دريافت وجه، واگذاري /فروش کالا يا اموال(با تاييد کميته اموال) از طريق مزايده عمومي و تحويل به خريداران زيربط خاتمه مي يابد .

2- تعاريف :

1-2-اموالي که عمر مفيد آنها به اتمام رسيده باشد.

2-2-کالاهائيکه پس ازتعميرات اساسي تاسيسات در صنعتبرجاي مي مانند و نيز اقلاميکه در جريان عمليات مستهلک مي شوند.

3-2-مجموعهکالاهاي مازادي که پس از استعلام از شرکتهاي تابع شرکت ملي گاز وسپس در سطح صنعت نفت مورد نياز تشخيص داده نشوند در گروه کالاهاي مازاد قابل فروش جاي مي گيرند.

3- مسئوليت ها :

1-3- رئيس كنترل كالا

نامبرده مي بايست باهماهنگيمسئولينعمليات انباردرتفكيك كالاهاي مازاد پروژه ها و موجودي انبار، ناباب و اسقاطي و تنظيم و تأييد فرمهاي از رده خارج كردن کالاها/اموال (حسب مورد ) و ارسال ليست آنها به مراجع ذيصلاح جهت تعيين تكليف ودر و نهايت انتقال كالاهاي مورد بحث به رمزهاي سازماني29(آماده براي فروش) اطمينانحاصل نما يد.

2-3- رئيس انبار

نامبرده مسئوليت حفظ و نگهداري كالاهاي موصوف ، تا تعيينتكليف نهاييو تحويل کالا به برنده مزايدهرا بعهده خواهد داشت .

3-3-امور كالا / خدمات كالا :

رؤساي امور كالا / خدمات كالاي شركت ها موظف هستند پس از دريافت اطلاعات لازم مبني بر عدم نياز به اينگونه كالاها ،اقدامات لازم درجهت انتقال سيستمي اين اقلامبه رمز سازماني تعيين شده و انجام مراحل بعدي بعمل آورده همچنينمسئوليت تاييد اسناد تحويل به برنده مزايده رابعهده خواهند داشت .

توضيح : كليه عمليات اشاره شده در اين دستورالعمل مي تواندرأساًتوسط خود شركتها انجام شود ، مشروط بر اينكه كالاي مورد نظر مربوط به طرحها يا پروژه هاي عمده ستادي نباشد .در اين صورت ميبا يست حداكثر ظرف مدت 30 روزا طلاعات مربوط به اينگونه اقلام را به واحد طرح جمع آوري و فروش اموال و كالاي مازاد شركت ملي گاز ايران/ اداره مازاد و واگذاريها / سازمان مشابه اعلام نمايند .

4-3- رئيس طرح جمع آوري وفروش اموال وکالاي مازاد شرکت ملي گاز ايران/ سازمان مشابه :

تازمانيکه يک سازمان مصوب در مديريت بازرگاني يا ديگرمديريت ها جايگزين واحد مذکورنشده باشد. رييس طرح موظـف اسـت پس از دريافت اطلاعات اقلام مازاد نسبت به بررسي امكان استفاده اينگونه اقلام ابتدا در واحدهاي تابعه گاز وسپس در ساير واحدهاي تابعه وزارت نفت استعلام بعمل آورد ه و در صورت عدم اعلام نياز از طرف واحدهاي فوق الذكر. نسبت به فروش آنها براساس مفاد آئين نامه معاملات شركت اقدام نمايد.

5-3- امورمالي /حسابداري كالا :

با توجه به ابعاد مالي عمليات ، واحد مذكور مسئوليت ارايه شماره حسا بها و كنترل اسناد واگذاري/فروش رابـعهده داشته و ثبت قيمت وکد محاسبه در اين سندميبايست توسط امور مالي / حسابداري كالا ي مربو طه درج و سپس سند تائيد مالي شود. همچنين كليه اسناد ميبايست پس ازمهر و امضاي امور مالي / حسابداري كالا ي مربو طه به سيستم تغذيه گردد.

6-3- رئيس مقررات و روشهاي بازرگاني و پيماني:

نامبرده پيشنهادات/ نظرات اصلاحي را پس از دريافت ، مورد بررسي قرار داده و در صورت لزوم اقدام به تهيه اصلاحيه روش نموده كه پس از تصويب مدير بازرگاني ابلاغيه آنرا به اطلاع شركت ها/مديريت هاميرساند .

همچنين در مورد آموزش و استفاده مشتركين از سيستم پيوسته و يكنواخت كالا اقدامات لازم را بعمل مي آورد .

7-3- مدير بازرگاني :

ايشان به اجراي صحيح اين روش نظارت عاليه داشته و پيشنهادات واصله در رابط با اصلاحات/ تغييرات در اين روش رااز طريق مقررات و روشهاي بازرگاني و پيماني موردبررسي قرار داده و در صورت تصويب ابلاغ مي نمايد .

4- مراحل اجرايي :

فروش / واگذاري و بركشت از فروش كالاي مازاد اسقاطي MT72/72R

اين سند براي خروج كالاي فروخته شده در رمز سازماني مازاد براي فروش ( 29)و تحويل به خريدار مورد استفاده قرار ميگيرد. خريدار كالاي مازاد با ارائه معرفي نامه صادره از سوي واحد فروش كالا ( طرح / كالاي مازاد / سازمان مشابه ) داراي رمز سازماني مازاد براي فروش ، درخواست تحويل اقلام فروخته شده را مي نمايد ضمن آنكه وسائل و تجهيزات لازم را نيز تدارك ديده است مقدار اجناس و اقلام مربوطهتوسط رمزسازماني مازاد برروي اين سند نوشته و مطابق با آن تحويل خريدار ( برنده مزايده ) ميگردد. اگر كل مقدار به يك باره تحويل خريدار داده شود در ستون رمز تحويل عدد 30 نوشتهميشود در غير اينصورت برا ي تحويل به دفعات در ستون رمز تحويل عدد 50 نوشته شده و براي تحويل آخرين مرتبه ( نهايي ) در ستون رمز تحويل عدد 30نوشته ميشود. درپايان عمليات تحويل جنس ، خريدار با در دست داشتن اسناد به مسئولين كالاي مازاد مربوطه مراجعه و تسويه حساب مي نمايد. ستونهاي ارزش و كد محاسبه توسط حسابداري كالا / امور مالي پر ميگردد.همچنين در موارد بسيار نادر كه جنس فروخته شده به انبار اسقاط برگشت شود با سندMT72Rبه موجودي گرفته ميشود.

در سيستم پيوسته و يكنواخت كالا جهت دسترسي به امكان ايجاد/ اصلاح / حذف و رؤيتو .. اسناد مربوط به فروش و برگشت كــالاي مـازاد براي فروش ميتوان از آدرس MA-OPR-DPSو انتخاب گزينه هاي مختلف استفاده نمود مجموعه گزينه هاي مربوط به MT72/72Rدر پيوست شماره2 آمده است .

- نحوه تنظيم سند MT72/72R

در اين سند ستونهاي كد محاسبه و ارزش توسط حسابداري مربوط به كالاي مازاد با مهر امضاي سند و بقيه ستونها توسط آناليست كنترل كالاي انبار مازاد براي فروش تكميل خواهد شد. عناصر اطلاعاتي در دو بخش سرسند و متن سند بطور جداگانه تشريخ خواهد شد.

1-4- نحوه تنظيم سر سند:

1-1-4- نوع سندDOC . TYPE :

دراين ستون عدد “ 72 “ ‌ از قبل چاپ شده است و درحالتيكه جنس به انبار برگشت شود درستون سوم آن “ R“ نوشته ميشود.

2-1-4- رمز مديريتMG . TYPE :

دراين ستون رمزمديريت مربوطه نوشته ميشود كه عددي 3 رقمي ميباشد. و پركردن آن الزامي است .

3-1-4- شماره انبارSTORE NO. :

دراين ستون شماره انبار اقلام مازاد اسقاطي /قابل فروش نوشته ميشود. ضمن آنكه پركردن آن الزامي ميباشد ، ميبايست قبلاً‌ شماره انبار براي رمز مديريت معرفي شده باشد.

4-1-4- رمز سازمانيADMIN :

دراين ستون دورقمي رمز سازماني اقلام اسقاطي / قابل فروش نوشته ميشود و پركردن آن الزامي است .

توضيح اينكه براي كليه شركتها / مديريت ها اين رمز سازماني معادل “29”به سيستم معرفي شده است .

5-1-4- شماره سند فروشDOC.NO. :

اين ستون 7 رقمي بوده ودرواقع همان شماره سند تعديل موجودي اقلام اسقاطي / مازاد براي فروش (MT76R)درآن ثبت ميشود. دو رقم سمت چپ شماره سند ميبايست مطابق با دو رقم سال تاريخ باشد.

6-1-4- تاريخ سندDOC. DATE. :

دراين ستون 6 رقمي تاريخ تنظيم سند بصورت“ YYMMDD “ نوشته ميشود و اگر بزرگتر از تاريخ روز باشد ويا دورقم سال آن با دورقم چپ شماره سنديكي نباشد سند برگشت ميشود.

7-1-4- شماره مزايدهTENDER NO. :

اين ستون 5 رقمي بوده ودرواقع همان شماره قلم مزايده اي است كه خريدار درآن برنده شده است / شماره اي كه تحت آن كالا واگذار شده است ، نوشته ميشود وپركردن آن الزامي است .

8-1-4- شماره قلم مزايدهTENDER ITEM :

اين ستون دو رقمي بوده و شماره قلم مزايده / شماره قلم واگذاري نوشته ميشود و پركردن آن الزامي است .

9-1-4- کد محاسبهCALC. CODE :

اين ستون يك رقمي بوده و كد نحوه قيمت گذاري توسط حسابداري كالاي مازاد / امورمالي تعيين ميشود كه سيستم با توجه به اين كد نحوه قيمت گذاري ( تعيين ارزش ) توسط سيستم انجام مي گيرد كه بشرح زير ميباشد.

كد 1- محاسبه ارزش براساس ارزش موجودي انبار يك ريال و يا ارزش دفتري

كد2- محاسبه ارزش براساس ارزش كارشناسي خواهد بود.

كد 3- محاسبه ارزش براساس ارزش مزايده خواهد بود.

كد 9- سيتسم در محاسبه دخالتي نخواهد نمود وارزشي كه حسابداري در سند بنويسد مبنا قرار خواهد گرفت .

چنانچه با توجه به وضعيت سند دراين ستون كدي خارج از كدهاي معرفي شده مذكور قيد گردد سند مورد قبول واقع نخواهد شد.

10-1-4- تعداد اقلامITEM COUNT :

اين ستون دورقمي بوده وتعداد و اقلام مندرج در سندنوشته خواهد شد اين ستون بمنظور موازنه اطلاعات سند مورد استفاده سيستم قرار خواهد گرفت .

11-1-4- جمع كل مقاديرTOTAL QTY:

اين ستون 8 رقمي بوده و با دورقم اعشار ميباشد كه مقدار صادره / برگشتي (وزن ) جداگانه محاسبه شده وحاصل جمع بدست آمده دراين ستون نوشته ميشود پركردن اين ستون الزامي است .

12-1-4- جمع كل ارزشTOTAL QTY. :

اين ستون 12 رقمي بوده و ارزش اقلام جداگانه محاسبه شده وحاصل جمع بدست آمده در اين ستون نوشته ميشود. چنانچه ستون ارزش قلم موضوع بند 6-2-4 پرباشد ، پركردن اين ستون الزامي است .

ضمن آنكه اين ستون در موازنه ارقام نوشته شده حائز اهميت است و در پرونده هاي سيستم تاثير ي ندارد.

2-4- نحوه تنظيم ستونهاي متن سند:

1-2-4- شماره سند اوليهXDOC.NO. :

اين ستون 7 رقمي بوده و شماره سند اوليه “ MT76 “ كه ركورد به توسط آن شكل گرفته است نوشته ميشود. و بعنوان بخشي از اطلاعات كليدي بايستي به سيستم تغذيه گردد و پركردن آن الزامي است .

2-2-4- شماره طبقه بندي / شناساييMESC :

اين ستون 10 رقمي بوده و شماره طبقه بندي / شناسايي اقلام مربوطه درآن نوشته ميشود. و پركردن آن الزامي است .

3-2-4- واحد اندازه گيريUNIT :

اين ستون دوحرفي و واحد اندازه گيري كالا درآن نوشته ميشود. و پركردن آن الزامي است .

درصورتيكه اين فيلد به سيستم معرفي نشده باشد و يا با MESC مربوطه هماهنگ نباشد سند با اعلام پيام مناسب برگشت ميشود.

4-2-4- شرحDESCRIPTION :

دراين ستون شرح كالا/ جنس نوشته ميشود و به سيستم تغذيه نميگرددو پركردن آن هم الزامي نبوده وصرفاً‌جهت اطلاع ميباشد.

چنانچه درحالت برگشت كالاي فروخته شده باشيم (MT72R)و سابقه اي در سيستم وجود نداشته باشد شرح به سيستم تغذيه ميگردد.

5-2-4- مقدار صادره /برگشتي. ISSUE/ RETURN QTY :

اين ستون 7 رقمي با دو رقم اعشار بوده ومقدار صادره /برگشتي از انباردرآن نوشته ميشود چنانچه از اقلامي باشد كه بصورت وزني از انبار صادر شود ولي درابتدا با واحد اندازه گيري ديگري ايجاد سابقه شده است ، بايستي برحسب كيلوگرم درج گردد در ساير حالاتي كه واحد از جنس وزن ميباشد مثلاًگرم ، پوند ، اونس وواحد مربوطه ملاك عمل خواهد بود. درصورتيكه اين فيلد خالي بماند يا بصورت صحيح و عددي وارد نشود سند مورد قبول سيستم واقع نمي گردد.

6-2-4- ارزش قلمITEM VALUE :

دراين ستون ارزش قلم درج ميگردد و هنگامي كه بخواهيم جنس را با قيمت تعيين شده به فروش رسانده / واگذار نمائيم كه باكد محاسبه 9 هماهنگ است ، بدين معني كه سيستم درمحاسبه ارزش قلم دخالتي ننموده وارزشي را كه امور مالي / حسابداري كالاي مازاد در سند بنويسد مبناي محاسبه قرار خواهد گرفت .

7-2-4- ارزش دفتري:

درحالت عادي از اين ستون استفاده نميشود وخالي مي ماند لكن اگر كالايي به انبار برگشت شود و سابقه اي از آن در سيستم موجود نباشد ستون ارزش دفتري توسط حسابداري تكميل ميگردد.

8-2-4- وضعيت واگذاريDISP.STATUS:

دراين ستون 2 رقمي، اگر كل مقدار به يك باره تحويل خريدارشودعدد 30 نوشتهميشود در غير اينصورت برا ي تحويل به دفعات در اين ستون عدد 50 نوشته شده و براي تحويل آخرين مرتبه ( نهايي ) در ستون فوق عدد 30نوشته ميشود. درصورتيكه اين فيلد خالي بماند يا بصورت صحيح و عددي وارد نشود سند مورد قبول سيستم واقع نمي گردد.

5- برگشتيهاي سيستم:

درسيستم پيوسته ويكنواخت كالا ، چون تطبيق اطلاعات كلي (سرسند) و اطلاعات اقلام سند در مرحله پايان ثبت اطلاعات اقلام انجام ميشود ، چنانچه اين اطلاعات تطبيق نكند ، سيستم با اعلام پيام مناسب كاربر را مطلع مينمايد تا نسبت به رفع اشكال اقدام شود و پس از رفع اشكال و دستور مجدد تطبيق (BALANCE) سيستم عمل تطبيق را انجام ميدهد تا سند با اطلاعات صحيح و مطابقت شده در سيستم ثبت گردد.

چنانچه كاربر درمرحله عدم تطبيق سند را به حال خود رها كند ،‌ اين سند با وضعيت عدم تطابق (UNBALANCE) و بصورت ناقص (HOLD) باقي ميماند كه بايستي جهت تعيين تكليف آن رفع اشكال شده و از حالت ناقص (HOLD) خارج شود.

ولي درمورد سندهائي كه در سيستم تاثير مالي داشته و موجودي كالا را متاثر مي كنند بعد از حالت تطبيق (BALANCE) با دستور كاربر و رعايت مجوزهاي داده شده درموجودي اثر ميگذارند (RELEASE ميشوند) در اين حالت ممكن است بعلت عدم تكافوي موجودي انبار (ارزش /مقدار) اينگونه سندها نتوانند اثرگذاري نمايند و به حالت معلق (SUSPEND) در سيستم باقي بمانند در اين حالت علت عدم اثرگذاري سند توسط سيستم با پيام مناسب اعلام ميگردد.

فهرست ضمائم:

پيوست شماره 1) نمونه فرم سند MT72/72R

پيوست شماره 2 ) مجموعه گزينه هاي مرتبطبا سندMT72

پيوست شماره3)نمونه فرم از رده خارج كردن كالا/اموال

1384/9/29 سه‌شنبه
....
روش اجرايي ايجاد سابقه اقلام مازاد و اسقاط (MT76) 

 

فهرست مطالب 

 1-كليات:
 2- تعاريف :
 3- مسئوليت ها :
 4- مراحل اجرايي :
 5-ايجاد/ اصلاح اطلاعات تكميلي اقلام اسقاطي /مازادبراي فروش قابل بازسازي:
 6- برگشتيهاي سيستم:
 7- فهرست ضمائم:

 

 

1-كليات:

1-1- مقدمه

اموال و كـالاهائيكـه بــه عنـوان مـازاد براي فروش/قابل بازسازي/مازاد اسقاطي تلقـي ميشـوند كه يا مستعمل و باقيمانده از عمليات اجرايي شرکتها/مديريتها باشند ، يا ازاقلامرمزهاي سازماني 25و26 باشند که عدم وجود متقاضي براي آنها در مدت معين ثابت شده باشد. اين گونه اقلام در رمز سازماني 29انتقال و نگهداري ميشوند.و با توجه به وضعيت فيزيکي آنها مي توانند قابل بازسازي / مازاد اسقاط/ مازاد براي فروش باشند . اين اقلام توسط بارنامه به انبارهاي مازاد اسقاطي حمل شده و توسط سند MT76R به موجودي گرفته مي شوند يا اينکه توسط سند MT65/65R از رمزهاي سازماني 25و26 به رمزهاي سازماني 29 منتقل ميشوند. از طرفي اقلام مازادي كه اسقاط نيستند وسالمند ولي در سيستم مکانيزه فاقد سابقه هستند نيز ميتوانند توسط سندMT76R به موجودي رمزهاي سازماني 29گرفته شوند.

بطور کلي اقلاميکه در اين رمزهاي سازماني نگهداري ميشوند ، ميتوانند هر يك از شرايط زير را داشته باشند .

- اجناس و کالاهايي که غيرقابل بازسازي تشخيص داده شوند.

-اجناس و کالاهايي که به رمز سازماني مازاد و اسقاطي وارد شده ليکن در وهله اول قابل بازسازي بودن آنها قابل تشخيص نمي باشد.

- اجناس و کالا هائيکه قابل بازسازي تشخيص داده شوند ولي کارگاه تعميرات قادر به تعمير آنها نبوده و يا تعمير آنها توجيه اقتصادي / فني نداشته است و به اين رمز سازماني عودت داده ميشوند.

- اجناس و کالاهائيکه اسقاطي نبوده ليکن مورد نياز شرکت نبوده و جهت فروش ، ارسال مي گردند.

2- 1- هدف :

ايجاد زير سيتم كنترل اقلام مازاد و اسقاط كليه انبار ها بمنظور دستيابي به اطلاعات واقعي اجناس و اقلاميكه هيچگونه محل مصرفي درصنعت ندارند.

3-1- حدود:

حدود اين روش اجرايي از زمان تنظيم و تغذيه فرمMT76R (پيوست شماره 1) يا تغذيه سند MT65/65R آغازو پس از انتقال كالا به رمز سازماني مربوطه ادامه و در نهايت واگذاري كالا به برنده مزايده و يا فروش از طريق مزايده عمومي و تحويل به خريداران زيربط خاتمه ميابد.

 2- تعاريف :

اموال /كالا ها ممكن است بدلا يل زير وارد انبار مازادو ا سقاط شوند :

الف- اقلام نو که مازاد برنياز بوده و از رمز سازماني اقلام مازاد برنياز توسط سند انتقال کالا بين رمزهاي سازماني (MT65/65R) واردشده اند . براي اينگونه اقلام توسط سيستم سند تعديل موجودي MT76R با شماره هاي سند توليدي (با حرف G شروع مي شود) به موجودي گرفته مي شوند.

ب-اقلام کهنه ، اسقاطي که از منابع مختلف به شرح زير وارد اين رمز سازماني شده و توسط سند دستي MT76R به موجودي گرفته مي شوند.

-اقلامي که پس از تعميرات اساسي تأسيسات و پالايشگاهها برجاي مانده و توسط بارنامه به اين انبار ارسال مي گردند.

-اقلامي که در سطح انبارهاي شرکت ها (رمز هاي سازماني اقلام مستمر ، پروژه ، مازاد برنياز و ......) فاسد شده يا از بين رفته و توسط سند تعديل موجودي MT75 از موجودي کسر شده اند ، نظير تينر روغن و ..... ولي ظروف آنها داراي ارزش است نظيربشکه خالي و.......

اين قبيل کالاها توسط بارنامه به اين انبار ارسال مي شوند.

-اقلاميکه در کارگاه تعميرات قابل تعمير نبوده و به عنوان کالاي اسقاطي وارد اين انبار مي شوند.

-اموالي که در سطح شرکت / مديريت و دواير، عمر مفيد خود را کرده اند و به عنوان اموال اسقاطي به اين انبار ارسال مي گردند.

3- مسئوليت ها :

1-3- رئيس كنترل كالا

نامبرده مي بايست باهماهنگيمسئولينعمليات انباردرتفكيك كالاهاي مازاد پروژه ها و موجودي انبار ، ورافتاده و اسقاطي و تنظيم و تأييد فرمهاي از رده خارج كردن کالا ها/اموال (حسب مورد ) و ارسال آنها به مراجع ذيصلاح جهت تعيين تكليف ودر و نهايت انتقال كالاهاي مورد بحث به رمزهاي سازماني29 اطمينان حاصل نما يد.

2-3- رئيس انبار

نامبرده مسئوليت حفظ و نگهداري كالاهاي موصوف را تا تعيينتكليف نهاييبعهده خواهند داشت .

2-3-امور كالا / خدمات كالا :

رؤساي امور كالا / خدمات كالاي شركت ها موظف هستند پس از دريافت اطلاعات لازم مبني بر عدم نياز به اينگونه كالاهااقدام لازم درجهت انتقال سيستمي اين اقلامبه رمز هاي سازماني تعيين شده و انجام مراحل بعدي اقلام نمايند.

توضيح : كليه عمليات اشاره شده در اين دستورالعمل ميتواندرأساًتوسط خود شركتها انجام شود ، مشروط بر اينكه كالاي مورد نظر مربوط به طرحها يا پروژه هاي عمده ستادي نباشد .در اين صورت ميبا يست حداكثر ظرف مدت 30 روزا طلاعات مربوط به اينگونه اقلام را به واحد طرح جمع آوري و فروش اموال و كالاي مازاد شركت ملي گاز ايران/ اداره مازاد و واگذاريها / سازمان مشابه اعلام نمايند .

 

3-3- رئيس طرح جمع آوري وفروش اموال وکالاي مازاد شرکت ملي گاز ايران/ سازمان مشابه :

تازمانيکه يک سازمان مصوب در مديريت بازرگاني يا ديگرمديريت ها جايگزين واحد مذکور نشده باشد. رييس طرح موظـف اسـت پس از دريافت اطلاعات اقلام مازاد نسبت به بررسي امكان استفاده اينگونه اقلام ابتدا در واحدهاي تابعه گاز وسپس در ساير واحدهاي تابعه وزارت نفت استعلام بعمل آورد ه و در صورت عدم اعلام نياز از طرف واحدهاي فوق الذكر. نسبت به فروش آنها براساس مفاد آئين نامه معاملات شركت اقدام نمايد.

4-3- امورمالي /حسابداري كالا :

با توجه به ابعاد مالي عمليات ، واحد مذكور مسئوليت ارايه شماره حسا بها و كنترل اسناد ا نتقالي رابـعهده داشته و كليه اسناد ميبايست پس ازمهر و امضاي امور مالي / حسابداري كالا ي مربو طه به سيستم تغذيه گردد.

5-3- رئيس مقررات و روشهاي بازرگاني و پيماني:

نامبرده پيشنهادات/ نظرات اصلاحي را پس از دريافت ، مورد بررسي قرار داده و در صورت لزوم اقدام به تهيه اصلاحيه روش نموده كه پس از تصويب مدير بازرگاني ابلاغيه آنرا به اطلاع شركت ها/مديريت هاميرساند .

همچنين در مورد آموزش و استفاده مشتركين از سيستم پيوسته و يكنواخت كالا اقدامات لازم را بعمل مي آورد .

6-3- مدير بازرگاني :

ايشان به اجراي صحيح اين روش نظارت عاليه داشته و پيشنهادات واصله در رابط با اصلاحات/ تغييرات در اين روش رااز طريق مقررات و روشهاي بازرگاني و پيماني موردبررسي قرار داده و در صورت تصويب ابلاغ مي نمايد .

4- مراحل اجرايي :

در سيستم پيوسته ويكنواخت كالا جهت دسترسي به ايجاد و اصلاح و حذف و رويت اسناد مربوط به تعديل موجودي اقلام مازاد براي فروش و اقلام مازاد اسقاطمي توان از آدرس MA-OPR-SDR و انتخاب گزينه هاي مختلف استفاده كرد مجموعه گزينه هاي مربوط به سند MT76 در پيوست شماره 3 نشان داده شده است همچنين براي رويت موجودي اين اقلام مي توان از آدرس MA-INV-SDR و انتخاب گزينه هاي مختلف استفاده كرد و مجموعه گزينه هاي رويت موجودي مازاد واسقاط در پيوست شماره 4 آمده است .

خاطر نشان ميسازد چنانچه كالايي بنا به دلايلي در رمز سازماني اوليه طي سند MT75 ،write offشده باشد جهت تعيين تكليف ابتدا ميبايستبا قيمت كارشناسي کميسيون قيمت گذاري و با شماره حساب تاييدشده از سوي امور ما لي/ حسابداري كالاي مربوطه و طي سند MT75R به موجودي مازاد رمزهاي سازماني 25يا26اضافه گردد تا چنانچه متقاضي شرکتي نداشت به رمز سازماني 29منتقل و به مزايده عمومي گذاشته شود.

چنانچهكالايي از محل رمزهاي سازماني 25 و 26 توسط سند MT65/65R به رمز سازماني 29 انتقال داده شود سيستم ، اتوماتيك سند MT76R را مي سازد و در رويت اطلاعات اين اسناد با حرف G مشخص شده اند.

نحوه تنظيم سند MT76R

اين سند توسط مسئول كنترل موجودي انبار مازاد و اسقاط / مازاد براي فروش پرشده و به سيستم تغذيه مي گردد و شامل دو بخش سرسند و متن سند است.

1-4- اطلاعات بخش سرسند :

1-1-4- نوع سند DOC TYPE :

در اين ستون عدد 76 از قبل چاپ شده و ستون سوم آن خالي بوده و يا مي توان در آن حرف “ R " نوشت . چنانچه منظور گرفتن به موجودي باشد بايستي حرف “ R " را ثبت كرد و چنانچه منظور حذف /كاهش موجودي باشد ستون سوم خالي(BLANK) مي باشد. در صورتيكه اين فيلد بصورت كامل و صحيح وارد نشود سيستم پيام مناسب را ارائه خواهد داد.

2-1-4- رمز مديريت MG.CODE :

دراين ستون رمز مديريت انبار مربوطه كه 3 رقمي است و قبلاً براي سيستم تعريف شده نوشته مي شود. نوشتن رمز مديريت الزامي است .

3-1-4- شماره انبار STORE NO. :

در اين ستون شماره انبار مربوطه نوشته مي شود كه دو رقم سمت چپ انبار اصلي و دو رقم بعدي انبار فرعي شركت / مديريت مي باشد . نوشتن شماره انبار الزامي است.

4-1-4- رمز سازماني ADMIN :

در اين ستون رمز سازماني مربوطه كالاي مازاد اسقاطي / مازاد براي فروش نوشته ميشود و پركردن آن اجباري است.

5-1-4- شماره سند DOC. NO. :

اين ستون 7 رقمي و شماره سند اقلام مازاد و اسقاط / مازاد براي فروش در آن درج مي گردد. دو شماره سمت چپ معادل سال تاريخ سند و 5 شماره بعدي سريال سند مي باشد شماره سند نبايد تكراري باشد.

6-1-4-تاريخ سند DOC.DATE :

اين ستون 6 رقمي مي باشد كه تاريخ سند بصورت “ YYMMDD " در آن نوشته مي شود. دو رقم سال تاريخ بايست معادل دو رقم سمت چپ شماره سند باشد.

7-1-4-شماره حساب ACCOUNT NO. :

اين ستون 18 رقمي بوده و “ شماره حساب “ سند را شامل مي شود شماره حساب توسط واحد حسابداري مربوطه مشخص مي گردد. در صورتيكه اين فيلد خالي مانده يا اينكه بصورت عددي و صحيح پر نشود و يا ازشماره اي استفاده شود كه در مديريت شركت مربوطه فاقد سابقه باشد سند توسط سيستم با پيام هاي مناسب برگشت مي شود.

8-1-4- تعداد اقلام ITEM COUNT :

دراين ستون تعداد اقلام مندرج در سند نوشته شده و جهت موازنه سند استفاده مي شودو پركردن آن الزامي است و نبايد مقدار صفر باشد.

9-1-4- جمع كل مقادير TOTAL QTY. :

دراين فيلد جمع مقادير / جمع وزن نوشته مي شود كه اگر جمع وزن باشد برحسب كيلو گرم خواهد بود . پركردن اين ستون الزامي است و در موازنه سند هم بكار گرفته مي شود.

10-1-4- جمع كل ارزش TOTAL VALUE :

دراين ستون جمع ارزش هاي مندرج در ستون ارزش هر قلم نوشته ميشود كه جهت موازنه استفاده مي شود و لذا پركردن آن الزامي است .

2-4- اطلاعات متن سند :

1-2-4- شماره طبقه بندي / شماره شناسائي اجناس :

اين ستون ده رقمي بوده و شماره طبقه بندي كالا “ MESC " در آن درج مي گرددو پركردن آن الزامي است.

اين شماره به دو صورت MESC واقعي كه خود مي تواند استاندارد و يا غير استاندارد بوده و در پرونده طبقه بندي كالا داراي سابقه باشد ويا بصورت MESC مجازي جهت اقلام پروژه و غيره با شرح كامل نوشته شود. بشرح زير :

الف شماره طبقه بندي واقعي MESC :

شامل اقلامي كه داراي رمز استاندارد بوده و از رمز سازماني مازاد انبار “26” وارد رمز سازماني “ 29 " شده باشند.

ب شماره طبقه بندي مجازي DUMMY MESC :

شامل اقلامي هستند كه داراي شماره طبقه بندي مجازي بوده كه از رمز سازماني اقلام مازاد پروژه “ 25 " وارد رمز سازماني “ 29 " شده باشند.

ج شماره شناسائي / شماره اموال :

شامل اقلام مستعمل بوده كه از سطح دواير مختلف جمع آوري و وارد رمز سازماني كالاي مازاد و اسقاطي “ 29 " مي گردند. در اين ستون به ميزان 10 رقم از شماره اموال استفاده مي گردد كه درصورت كمبود ارقام تا 10 رقم مي تواند با صفر كامل گردد.

2-2-4- واحد كالا UNIT:

اين ستون دوحرف بوده و واحد اندازه گيري كالا را شامل مي شود. در صورتيكه اين فيلد خالي مانده و يا اينكه از واحد اندازه گيري استفاده شود كه به سيستم معرفي نشده باشد سند قبول نشده و پيام مناسب ارائه ميگردد.

3-2-4 - نوع از رده خارج شدن DISPOSAL TYPE :

اين ستون يك حرفي بوده و كد نوع از رده خارج شدن اجناس مازاد را شامل مي شود . كه با توجه به وضعيت جنس و برحسب مورد مي تواند اين رمز “ R " (براي اقلام مازاد بازسازي شده ) و “ S " (براي اقلام مازاد براي فروش ) باشد در غير اينصورت براي اجناسي كه وضعيت نامشخص دارند خالي BLANK““ مي ماند.

4-2-4- شرح كالاDESCRIPTION:

اين ستون 53 كارآكتري و شرح مختصر كالا درآن نوشته مي شود چنانچه اقـلامي داراي سـابقه مشخص در اقـلام مـازاد مستمر “ 26 “ يا مازاد پروژه “ 25 “ بوده از شرح همان سابقه استفاده مي گردد. دراين فيلد حتماً بايد شرح نوشته شود .

5-2-4- مقدار / وزن QTY / WEIGHT:

اين ستون 7 رقمي با دو رقم اعشار مي باشد كه در آن مقدار / وزن كالا نوشته مي شود . اگر منظور نوشتن وزن باشد بايستي برحسب كيلو گرم نوشته شود پركردن اين ستون الزامي است.

6-2-4- ارزش قلم VALUE:

اين ستون 9 رقمي بوده و ارزش قلم براي رمز وضعيت “ S " كه جنس مازاد براي فروش مي باشددر آن درج مي گردد. لذا براي ساير رمزهاي وضعيت (R و خالي ) مي بايستي اين ستون خالي و يا حداكثر ارزش يك ريال نوشته و پر شود.

در صورتيكه اين فيلد براي رمز وضعيت “ S " خالي بماند و يا براي وضعيت هاي R و خاليبا قيمت بيش از يك ريال پرشود سند برگشت مي شود.

7-2-4- شاخص SOURCE INDICATOR:

اين ستون يك رقمي بوده و شاخص منبع تامين كالاي مازاد شرح زير در آن درج ميگردد اگر غير از اين شاخص ها پرشودسند پذيرفته نمي شود.

شاخص


1اقلام مستمر

2اقلام پروژه

3اقلام خريد مستقيم

0اسقاطي

خاليمنبع نامشخص

5-ايجاد/ اصلاح اطلاعات تكميلي اقلام اسقاطي /مازادبراي فروش قابل بازسازي:

پس از آنكه سابقه ركورد ( اقلام مازاد اسقاطي / مازاد براي فروش/ قابل بازسازي ) در پرونده ايجاد شد. براي ايجاد يا اصلاح اطلاعات تكميلي ركورد (در ADM29)از اين سند “ MT70“ استفاده مي شود. همچنين چنانچه بخواهيم بخشي از اقلام اسقاطي را به بخش ديگري مثلاًمازاد براي فروش يا قابل بازسازي انتقال دهيم از اين سند استفاده ميشود. ( با تغيير وضعيت قلم ) كه دراين رابطه علاوه براطلاعات كليدي حسب مورد شماره برگ از رده خارج كردن / تاريخ برگ سفارش كارپر ميشود. علاوه بر آن ميتوان كل مقادير را از وضعيتيبه وضعيت ديگر منتقل نمود. چنانچه سيستم اطلاعيه توصيه عملي را بطور مرتب چاپ/ اعلام نمايد، آناليست كنترل كالاي مربوطه به تشخيص خود ميتواند چاپ اطلاعيه مذكور را موقتاًمتوقف نمايد.ضمناًمنبع تامين كالاي مازاد كه از چه منابعي تحصيل شده است توسط اين سند به سيستم معرفي ميشود. همچنين محل نگهداري كالا درانبار توسط اين سند به سيستم معرفي ميشود.

در سيستم پيوسته و يكنواخت كالا جهت دسترسي به امكان ايجاد / اصلاح / حذف و رويت و.. اسنـاد مربوط به اطلاعات تكميلي اقلام اسقاطي / مازاد براي فروش / قابل بازسازي ) مي توان از آدرس MA-OPR-SDR و انتخاب گزينه هاي مختلف استفاده نمود.

نحوه تنظيم سند MT70

اين سنـد در رمـز سـازمـاني مازاد اسقاطي / مازاد براي فروش / قابل بازسازي (ADM29) تنظيم شده و به سيستم تغذيه مي گردد و شامل دو بخش است كه نحوه پركردن هر كدام جداگانه توضيح داده مي شود.

1-5- نحوه پركردن عناصر اطلاعاتي بخش سرسند:

1-1-5- رمز مديريتMG. CODE :

اين ستون با يك عدد3 رقمي كه نشانگر رمز مديريت مربوطه ميباشد پر مي شود . و پركردن آن الزامي است . رمز مديريت مي بايست قبلاً به سيستم معرفي شده باشد.

2-1-5- شماره انبارSTORE NO. :

اين ستون چهار رقمي بوده و شامل دو رقم سمت چپ بعنوان انبار اصلي و دو رقم بعدي جهت انبار فرعي منظور گردديه است . شماره انبار ميبايست براي رمز مديريت مربوطه معرفي وتخصيص داده شده باشد.

3-1-5- رمز سازمانيADMIN CODE :

اين ستون دورقمي بوده ورمز سازماني اقلام اسقاطي / مازاد براي فروش را شامل ميشود. اين رمز سازماني براي كليه شركتها/ مديريتها در شركت ملي گاز “29”در نظر گرفته شده است .

4-1-5- شماره سندDOC.NO . :

اين ستون 7 رقمي بوده وهمان شماره سندي را شامل ميشود كه براي سند ايجاد ركورد اقلام مازاد اسقاطي / مازاد براي فروش (MT76R)استفاده نموده ايم . در صورتيكه اين شماره با شماره جديدي تكميل گردد سند با پيام RECORD NOT FOUNDبرگشت ميشود.

حال چنانچه اين ستون خالي بماند و يا اينكه بصورت صحيح و كامل وعددي پرشود سند قبول نشده و با پيام مناسب برگشت ميشود.

5-1-5- تاريخ سندDOC. DATE :

دراين ستونتـاريخ تنظيـم سنـد نـوشتـه شده كـه بـا فـرمت كلي تاريخ ها “ YYMMDD “ بايستي نوشته شود. و پركردن آن الزامي است .

6-1-5- نوع از رده خارج شدنDISP.TYPE :

دراين ستون رمز وضعيت اقلاميكه مي خواهيم اطلاعات تكميلي برايشان وارد كنيم مي نويسيم كه پركردن آن الزامي نيست و همان رمز وضعيتي را وارد ميكنيم كه قبلاً‌ برايش ايجاد سابقه شده است . كه بشرح زير ميباشد.

“ خالي “ اقلام اسقاطي

R‌“ اقلام قابل بازسازي

S  اقلام مازاد براي فروش

درصورتيكه دراين ستون از رمزهاي معرفي شده مذكور استفاده نگردد يا اينكه اطلاعات اين ستون همانند اطلاعات ستون DISP.TYPEسند “ MT76“ نباشد سند قبول نشده و با پيام مناسب برگشت ميشود.

توضيح : كليه عناصر اطلاعاتي فوق الذكر براي اقلام مندرج در متن سند مشترك است و اقلامي در متن سند نوشته مي شوند كه اطلاعات فوق برايشان يكسان باشد.

2-5- عوامل اطلاعاتي متن سند:

1-2-5- شماره طبقه بندي /شناسايي كالاMESC. :

اين ستون 10 رقمي بوده و شماره طبقه بندي كالاي مربوطه در آن نوشته مي شود اين شماره همان شماره طبقه بنديسند “ MT67“ بوده كه درموقع ايجاد اين سند و دادن اطلاعات كليدي بطور اتوماتيك ظاهرميگردد و دراين مرحله غير قابل دستيابي ميباشد.

2-2-5- واحدUNIT :

اين ستون دو حرفي بودهو واحد اندازه گيري بصورت يكي از واحدهاي معتبرسيستم در آن درج ميگردد. در اينجا هم مانند مرحله قبل واحد اندازه كيري مربوطه در سند MT76نمايان ميگردد كه دراين مرحله غير قابل دستيابي است . مجموعه اطلاعات ذكر شده به جز تاريخ به عنوان كليد دستيـابي به اطلاعات مورد استفاده قرارميگرد. چنانچه مشابه آن در پرونده هاي سيستم وجود نداشته باشد سيستم پيام عدم وجود ركورد را خواهد داد.

3-2-5- مقدار/ وزنQUANTITY/WEIGHT :

اين ستون 5 رقمي با دو رقم اعشار بوده ومقدار موردنظردرآن نوشته خواهد شد. اگر ستون رمز وضعيت جديد “NEW TYPE" “پر باشد و به مقدار نوشته شده از موجودي كسر شده و ركورد جديدي با رمز وضعيت جديد بوجود خواهد آمد كه موجودي آن معادل مقدار نوشته شده دراين ستون خواهد بود. اگر رمز عملكرد اصلاحي باشد در مورد اجناس اسقاطي و قابل بازسازي كاربرد خواهد داشت ومقادير مربوطه را اصلاح خواهد نمود و بطور سيستماتيك سند تعديل ايجاد خواهد شد. درصورتيكه رمز وضعيت كالاي مازاد قديم و جديد “ OLD, NOW TYPE" “ براي كل مقدار كالاي مازاد در سند تعديل “ MT76R“ بصورت قابل فروش يعني رمز“ S“ باشد ، بعد از واردكردن اطلاعات كليدي اين سند ، احتياجي به گذاشتن مقدار كالاي مازاد يعني فيلد “ DISP. QTY “نميباشد يعني مقدار همان مقدار اوليه است كه دراينجا نشانگر “ CURSOR “ بطور اتوماتيك به روي فيلد بعدي ميرود و امكان تغيير اين ستون وجود ندارد. امادرمورد وضعيت هاي خالي و “ R“ يعني كالاي مازاد اسقاطي و ياقابل بازسازي اين فيلد قابل تغيير است . توصيه ميشود درموقع ايجاد سند تعديل “ MT76R “ در ستون نوع از رده خارج شدن كالاي مازاد “ DISPOSAL TYPE" “ از رمز كالاي مازاد اسقاطي يعني رمز وضعيت “ خالي “ استفاده شده تا بتوان در قسمتهاي بعدي با فرصت كافي نسبت به تغيير اين رمز به رمز مناسب كه آيا اين كالاي مازاد اسقاطي قابل بازسازي بوده ويا قابل فروش و به چه مقدار تصميم گيري نمود.

درمورد اجناس نو كه دربخش مازاد براي فروش ( نوع از رده خارج شدنS) موجود است و با رمز منبع تامين 1و2و3(موضوع بند 9-2-5)شناخته ميشوند مورد استفاده واقع نميشوند. چنانچه اين ستون بصورت عددي وصحيح تكميل نگردد سند قبول نشده و پيام زير ارائه ميشود.

IN VALID NUMBER; PLEASE RE-ENTER USING THIS FORMAT: XXXXX.XX

4-2-5- محل نگهداري كالاLOCATION. :

دراين ستون آدرس محل نگهداري كالا در انبار نوشته شده و به سيستم تغذيه مي گردد و محدوديتي در مورد نوع جنس وجود ندارد.

اگر رمز عملكرد اصلاحي باشد ( MT70A)جايگزين آدرس قبلي خواهد شد.

5-2-5- شماره برگ از رده خارج كردن /شماره برگ سفارش كالاDISP/WORKORDER NO.

اين ستون 5 رقمي بوده و شماره برگ ازرده خارج و يا شماره برگ سفارش كارجهت كارگاه تعميرات درآن نوشته ميشود كه چنانچه اجناس موجود جهت كارگاه تعميرات درنظر گرفته شده باشد و بخواهيم آنها را به كارگاه تعميرات ارسال نمائيم دراين ستون شماره برگ سفارش كار را نوشته و به سيستم تغذيه مي كنيم .

چنانچه اجناس موجود جهت فروش درنظر گرفته شده باشند دراين ستون شماره برگ از رده خارج كردن نوشته و به سيستم تغذيه مي نمائيم . در صورتيكه اين فيلد بصورت عددي و صحيح تكميل نگردد. سند مورد پذيرش سيستم واقع نمي گردد.

همچنين اگر دراين ستون براي اقلاميكه داراي كد وضعيت جديد “NEWTYPE“ هستند مثلا كد “S “ ، مجدداً بخواهيم شماره برگ از رده خارج و ساير مشخصات را تكميل نمائيم مورد قبول سيستم واقع نشده و پيام زير دريافت ميگردد.

NEW TYPE ITEM ) DISPOSAL NO. ALREADY ALLOCATED )

6-2-5- رديف برگDISP./ WORK ORDER ITEM :

درصورتيكه ستون شماره برگ از رده خارج كردن / شماره برگ سفارش كار پر شده باشد دراين ستون رديف برگ مربوطه نوشته ميشود كه عددي دو رقمي و غير صفر ميباشد.

درصورتيكه فيلد شماره برگ از رده خارج كردن / شماره برگ سفارش كار خالي باشد اين ستون هم خالي بايد باشد.

7-2-5- تاريخ برگ از رده خارج كردن / برگ سفارشكار DISP/.WORK ORDER DATE

درصورتيكه ستون شماره برگ از رده خارج كردن / شماره برگ سفارش كار پرشده باشد ستون تاريخ كه 6 رقمي است ميبايست پر شود و در غير اينصورت ستون تاريخ هم ميبايست خالي بماند.

8-2-5- رمز وضعيت جديدNEW TYPE :

چنانچه بخواهيم بخشي از اقلام موجود ( يا تمامي موجودي ) را به بخش ديگري انتقال دهيم دراين ستون رمز وضعيت جديد را مي نويسيم كه ميتوانيمبه شكل زيراستفاده نمائيم .

“ خالي “اقلام اسقاطي

R“قلام قابل بازسازي

S“اقلام مازاد براي فروش

درصورتيكه دراين ستون از رمزهاي معرفي شده فوق استفاده نگردد سند مورد قبول واقع نشده و پيام هاي مناسب رويت ميشود.

9-2-5- شاخصSOURCE IND :

دراين ستون رمز منبع تامين كالاي مازاد بشرح زير پر ميشود.

“خالي “منبع نامشخص

1“اقلام مازاد از انبار اقلام مستمر موجودي وارد شده است .

2“اقلام مازاد از انبار اقلام پروژه وارد شده است .

3“اقلام مازاد از انبار اقلام خريد مستقيم بوده است .

0“اقلام مازاد اسقاطي بوده كه ميتواند از هريك از منابع سه گانه فوق و يا ساير منابع وارد شود.

درصورتيكه دراين فيلد از شاخص هاي معرفي شده بالااستفاده نگردد. سند برگشت ميشود.

10-2-5- رمز چاپPRINT IND.:

اقلاميكه دراين انبار قراردارند چنانچه از زمان ورود آنها مدت زمان زيادي بگذرد و هيچ فعل و انفعالي در مورد آنها رخ نداده باشد سيستم اطلاعيه مناسب برايشان خواهد داد (تصويري / كاغذي ) چنانچه آناليست موجودي بخواهد علي رغم اطلاعيه سيستم وضع كالا را بهمانشكل نگهدارد ميتواند با نوشتن حرف Nدراين ستون از چاپ اطلاعيه سيتسم جلوگيري نمايد ضمن اينكه با تعويض “ سال “سيستم مجدداًاطلاعيه خود را خواهد داد.

6- برگشتيهاي سيستم:

درسيستم پيوسته ويكنواخت كالا ، چون تطبيق اطلاعات كلي (سرسند) و اطلاعات اقلام سند در مرحله پايان ثبت اطلاعات اقلام انجام ميشود ، چنانچه اين اطلاعات تطبيق نكند ، سيستم با اعلام پيام مناسب كاربر را مطلع مينمايد تا نسبت به رفع اشكال اقدام شود و پس از رفع اشكال و دستور مجدد تطبيق (BALANCE) سيستم عمل تطبيق را انجام ميدهد تا سند با اطلاعات صحيح و مطابقت شده در سيستم ثبت گردد.

چنانچه كاربر درمرحله عدم تطبيق سند را به حال خود رها كند ،‌ اين سند با وضعيت عدم تطابق (UNBALANCE) و بصورت ناقص (HOLD) باقي ميماند كه بايستي جهت تعيين تكليف آن رفع اشكال شده و از حالت ناقص (HOLD) خارج شود.

ولي درمورد سندهائي كه در سيستم تاثير مالي داشته و موجودي كالا را متاثر مي كنند بعد از حالت تطبيق (BALANCE) با دستور كاربر و رعايت مجوزهاي داده شده درموجودي اثر ميگذارند (RELEASE ميشوند) در اين حالت ممكن است بعلت عدم تكافوي موجودي انبار (ارزش /مقدار) اينگونه سندها نتوانند اثرگذاري نمايند و به حالت معلق (SUSPEND) در سيستم باقي بمانند در اين حالت علت عدم اثرگذاري سند توسط سيستم با پيام مناسب اعلام ميگردد.

فهرست ضمائم:

پيوست شماره 1) نمونه فرم سند MT76R

پيوست شماره2) نمونه فرم سند MT70

پيوست شماره 3) مجموعه گزينه هاي مرتبط باايجادMT76R

پيوست شماره 4) مجموعه گزينه هاي مرتبط با رويتMT76

پيوست شماره 5 )نمونه فرم از رده خارج كردن كالا/اموال

1384/9/28 دوشنبه
....
روش اجرايي ايجاد سابقه اقلام مازادپروژه و موجودي (MT30) 

 

 فهرست مطالب

 1-كليات:
 2- تعاريف :
 3- مسئوليت ها :
 4- مراحل اجرايي :
 5-ايجاد سابقه اقلام مازاد:
 6- سند اصلاح سوابق اقلام مازاد “ MT30 A”:

7- سند حذف سوابق اقلام مازاد “ MT30D"

8- فهرست ضمائم:

 

 

1-كليات:

1-1- مقدمه

کالا ها پس از ارائه خدمات مفيد يا فرسوده شده و يا به دلايل ديگر از قبيل غير استاندارد شدن ، بدون مصرف ماندن و بطور کلي غير قابل استفاده شدن ، بعنوان کالاي خارج ازرده و مازاد بر احتياج شناخته شده و برطبق ضوابط و دستورالعمل هاي از رده خارج کردن، به رمزسازماني انبار مازاد انتقال داده مي شوند.

اينگونه اقلام معمولاً بطور بالقوه داراي ارزش هستند و چنانچه در نگهداري و کنترل آنها دقت کافي مبذول نگردد ، سرمايه نسبتاً زيادي عملاً بطور را کدو بلا استفاده بجاي خواهد ماند و يا درمعرض تلف شدن قرارخواهند گرفت .

لذا بمنظور جلوگيري از اين ضرر و زيان و با توجه به اهميت سيستم انبارداري ، لازم است که نگهداري سوابق اقلام مازاد بطور سيستماتيک توسط کامپيوتر انجام شود. که بدين منظور مي بايست سيستمي در نظر گرفته شود که از جنبه هاي مختلف به وضعيت اقلام مازاد رسيدگي نمايد. اين سيستم بايد قادر باشد که در زمان مناسب ليست اقلام مازاد برمصرف موجوديهاي مستمر را با ذکر جزئيات مورد نياز براي اقدامات مقتضي در اختيار تحليلگران کالا قراردهد و ضمناً درمورد باقيمانده اقلام پروژه ها نيز اطلاعات مورد نياز دراختيار آناليست هاي مربوطه جهت اخذ تصميمات لازم بمنظور تخصيص و کاربرد مجدد آنها در ساير مراکز عملياتي و شرکتها قرارگيرد.

 

2- 1- هدف :

ايجاد زير سيستم كنترل اقلام مازاد بر نياز كليه انبار ها بمنظور دستيابي به اهداف زيرمي باشد .

- جلوگيري ازفساد ، خراب شدن و حيف و ميل اقلام مازاد .

- صرفه جويي در خريدهاي جديد با استفاده و بهره برداري از اقلام مازاد و جلوگيري

از ركود سرمايه .

- امكان استفاده ازاجناس مازاد يك شركت در ساير شركت ها .

- امكان كنترل دقيق اقلام مازاد بمنظور ثبت و نگهداري صحيح و اصولي آنها وتخصيص كاربرد مجدد آنها و دستيابي به آمارواطلاعات مورد نياز مسئولين ومديريت در مقاطع زماني مختلف .

3-1- حدود:

حدود اين روش اجرايي از زمان تنظيم فرماز رده خارج كردن اقلام/اموال(پيوست شماره3) آغازو پس از انتقال كالا به رمزهاي سازماني مربوطه ادامه و در نهايت واگذاري كالا به ساير متقاضيان در سطح صنعت گاز و نفتخاتمه مي يابد .

2- تعاريف :

اموال /كالا ها ممكن است بدلا يل زير مورد استفاده دارنده كالا نباشند :

1-2- مازاد :

آن دسته از كالاهائيكه بدلايل مختلف مورد نياز متقا ضيان نبوده و بلا استفاده در انبارهاي مربوطه نگهداري مي شوند مازاد تلقي گرديده واينگونه كالاها ممكن است نويا مستعمل ، استاندارد و يا غير استاندارد باشند.بعلاوه اين اقلام ممكن است مازاد بر نيازهاي جاري يا مازاد بر برنامه هاي پروژه اي و تعميراتي عمده باشند .

2-2- ناباب / ورافتاده :

اموال / كالاهائي هستند كه بعللي از رديف اقلام مورد استفاده متقاضيان خارج شده و ديگر سفارش داده نمي شود . بطور كلي كالاي ناباب / ور افتاده شامل آندسته از دستگاهها ، ماشين آلات ، مواد اوليه و لوازم و قطعات يدكي است كه امكاناستفاده از آنها ديگر وجود نداشته و يا مقرون به صرفه نباشد.

3-2- باقيما نده طرحها :

شامل آندسته از اقلام مازاد طرح ها كه نو و سالم بوده و در طرحهاي قطعي آتي مورد نياز نخواهند بود .

3- مسئوليت ها :

1-3- رئيس كنترل كالا

نامبرده مي بايست باهماهنگيمسئولينعمليات انباردرتفكيك كالاهاي مازاد پروژه ها و موجودي انبار ، ورافتاده و اسقاطي و تنظيم و تأييد فرمهاي از رده خارج كردن کالا ها/اموال (حسب مورد ) و ارسال آنها به مراجع ذيصلاح جهت تعيين تكليف ودر و نهايت انتقال كالاهاي مورد بحث به رمزهاي سازماني اقلام مازاد اطمينان حاصل نمايد.

2-3- رئيس انبار

نامبرده مسئوليت حفظ و نگهداري كالاهاي موصوف را تا تعيينتكليف نهاييبعهده خواهند داشت .

2-3-امور كالا / خدمات كالا :

رؤساي امور كالا / خدمات كالاي شركت ها موظف هستند پس از دريافت اطلاعات لازم مبني بر عدم نياز به اينگونه كالاهااقدام لازم درجهت انتقال سيستمي اين اقلامبه رمز هاي سازماني تعيين شده و انجام مراحل بعديبعمل آورند.

توضيح : كليه عمليات اشاره شده در اين دستورالعمل مي بايست رأساًتوسط خود شركتها انجام شود .

3-3- رئيس طرح جمع آوري وفروش اموال وکالاي مازاد شرکت ملي گاز ايران/ سازمان مشابه :

تازمانيکه يک سازمان مصوب در مديريت بازرگاني يا ديگرمديريت ها جايگزين واحد مذکور(که اختصارا" طرح ناميده ميشود) نشده باشد، رييس طرح موظـف اسـت پس از دريافت اطلاعات اقلام مازاد نسبت انتقال سيستمي اين اقلام به رمز هاي سازماني تعيين شده و بررسي امكان استفاده اينگونه اقلام ابتدا در واحدهاي تابعه گاز وسپس در ساير واحدهاي تابعه وزارت نفت استعلام بعمل آورد ه و در صورت اعلام نياز از طرف واحدهاي فوق الذكر ،با هماهنگي امور ما لي/حسابداري کالا وطي اسناد MT67يا MT73 (حسب مورد)کالاراتحويل متقاضي دهد.

4-3- رئيس مقررات و روشهاي بازرگاني و پيماني:

نامبرده پيشنهادات/ نظرات اصلاحي را پس از دريافت ، مورد بررسي قرار داده و در صورت لزوم اقدام به تهيه اصلاحيه روش نموده كه پس از تصويب مدير بازرگاني ابلاغيه آنرا به اطلاع شركت ها/مديريت هاميرساند .همچنين در مورد آموزش و استفاده مشتركين از سيستم پيوسته و يكنواخت كالا اقدامات لازم را بعمل مي آورد .

5-3- مدير بازرگاني :

ايشان به اجراي صحيح اين روش نظارت عاليه داشته و پيشنهادات واصله در رابط با اصلاحات/ تغييرات در اين روش رااز طريق مقررات و روشهاي بازرگاني و پيماني موردبررسي قرار داده و در صورت تصويب ابلاغ مي نمايد .

4- مراحل اجرايي :

الف- اقلام استاندارد شامل اقلام مازاد بر نياز انبارهاي مستمر موجودي كه ممكن است از رده خارج شده باشند يا اينكه زيادتر از حد مجاز در انبار داراي موجودي باشند و يا اينكه مدتهاي مديد فاقد هرگونه تحرك ومصرف بوده اند .

اينگونه اقلام مي بايست در رمز سازماني 26 در انبار اصلي شركت/ مديريت ايجاد سابقه گردند .

ب- اقلام غير استاندارد پروژه ها كه با شماره طبقه بندي مجازي (DUMMY ) مازاد بر نياز اعلام شده اند . براي اين دسته از اقلام مي بايستدر رمزسازماني 25در انبار اصلي شركت/ مديريت ايجاد سابقه گردد.

پس از ايجاد ركورد شماره طبقه بندي استاندارد در رمز سازماني 26 و يا شماره رمزمجازيDUMMY)) در رمز سازماني 25 امكان افزودن موجودي طي اسناد ا تتقال كالا از محل رمز سازماني اوليهMT65/65R يا MT67/67Rبنا به مورد بوجود خواهد آمد .

5-ايجاد سابقه اقلام مازاد:

درشرايطي كه كالايي در موجودي مستمر انبارها و يا پروژه ها بنا به دلايلي مازاد تشخيص داده شوند ، جهت تعيين تكليف اين گونه اقلام مي بايست آنها را به رمز سازماني اقلام مازاد انتقال داده و انتقال اينگونه اقلام به رمزهاي سازماني 25 و 26 مستلزم ايجاد سابقه در اين رمزهاي سازماني مي باشد.

در سيستم پيوسته ويكنواخت كالا جهت ايجاد سوابق و همينطور اصلاح و .. اقلام مازاد موجودي و پروژه مي توانيم از آدرس MA-INV-SRP و انتخاب گزينه هاي مختلف استفاده نماييم. مجموعه گزينه هاي مربوط به MT30 درپيوست شماره 3 آمده است.

1-5-نحوه تنطيم سند( ايجاد/ اصلاح/ حذف )سوابق اقلام مازادMT30 :

اين سند توسط مسئول كنترل موجودي در شرکت هاي مستقل يا طرح جمع آوري و فروش اموال و كالاي مازاد/ سازمان مشابه درشرکت مادر تنظيم و به سيستم تغذيه مي شود( پيوست شماره 1 ) و داراي دو بخش سرسندو متن است كه ذيلاً عوامل اطلاعاتي آن تشريح ميگردد .

عوامل اطلاعاتي بخش سر سند

1-1-5-نوع سند : DOCTYPE :

در اين ستون از قبل عدد30 چاپ شده و نيازي به پر كردن ندارد و بمنظور تفكيك از ساير اسناد و تشخيص صفحات تصاوير مربوطه مورد استفاده قرار مي گيرد و ستون سوم آن بيانگر رمز عملكرد سند ( خالي براي ايجاد ـ A براي اصلاح و Dبراي حذف ) مي باشد .

2-1-5- رمز مديريت : MG . CODE :

براي هر مديريت/ شركت صاحب كالا يك رمز 3 رقمي در نظر گرفته شده

است كه داراي بودجه مستقل و اختيارات مشخص مي باشد كه اين رمز بايدبه سيستم معرفي شده باشد . اين رمز در ستون مربوطه در سند درجمي گردد .

3-1-5- شماره انبار STORE NO.:

اين ستون چهار رقمي بوده و جهت درج شماره انبار ( بصورت دو رقم سمت چپ براي انبار اصلي و دو رقم بعدي براي شماره انبار فرعي ) مورد استفاده قرار مي گيرد . شماره انبار مي بايستي ، قبلاً يه سيستم معرفي شده باشد و جزء اطلاعات كليدي مي باشد . پر كردن ستون شماره انبار اصلي الزامي است و شماره انبار فرعي در صورتيكه وجود نداشته باشد خالي مي ماند .

51-4- رمز سازمانيADMIN :

رمز سازماني دو رقمي و عددي مي باشد و نشانگرتفكيك نوع مصرف ، نحوه اداره مديريت كالا از نقطه نظر تداركاتي و مالي در هر انبار ميباشد . رمز سازماني مربوط به اقلام مازاد داراي شماره طبقه بندي ( موجودي مستمر ) 26و رمز سازماني اقلام پروژه ها ( دامي ـ مجازي ) 25 براي كليه شركت ها/ مديريت ها در نظر گرفته شده است . رمز سازماني ميبايست قبلاً به سيستم معرفي شده باشد .

5-1-5- شماره سند DOC . NO :

شماره سند شـامل 7 رقـم كـه دو رقـم سمت چپ آن معادل دورقم سال « هجري شمسي » و 5 رقم باقي مانده شماره سريال سند مي باشد .

6-1-5- تاريخ سند DOC . DATE :

اين ستون 6 رقمي بوده و تاريخ تنظيم سند در آن بصورت

YY MM DD درج مي گردد . اين تاريخ نبايد از تاريخ روز بزرگتر باشد .

2-5-عوامل اطلاعاتي متن سند:

1-2-5- شماره انبار صادر كننده DISPSTORE :

اين ستون 4 رقمي بوده و شماره انبار صادر كننده كالاي مازاد در آن درج مي گردد .

اگر انبار صادر كننده انبار اصلي باشد دو رقم سمت راست و براي انبار فرعي چهار رقم بايد پر شود و مي بايست از انبارهاي همان مديريت باشند .

تذكر : پر كردن شماره انبار جهت اقلام پروژه و غيراستاندارد (دامي - مجازي) الزامي مي باشد ولي براياقلام داراي شماره رمز مي بايست خالي باشد .

2-2-5- رمز سازماني صادره DISP ADMIN :

اين ستون دو رقمي بوده و رمز سازماني مربوطه كه كالاي مازادمربوط به آن مي باشد درج مي گردد.

تذكر : پركردن رمز سازماني صادره براي اقلام پروژه و غير استاندارد (شماره رمزهاي مجازي) الزامي بوده ولي براي شماره رمزهاي واقعي مي بايست اين فيلد خالي باشد.

درصورتيكه فيلد جهت اقلام پروژه و غير استاندارد خالي بماند يا بصورت كامل و عددي پرشود و يا از رمز سازماني پروژه هاي تعريف شده استفاده نگردد ، سند قبول نشده و پيام مناسب توسط سيستم ارائه مي گردد.

3-2-5- شماره درخواست پروژه PMR/DCMR :

اين ستون 10 رقمي بوده و شماره درخواست پروژه اقلام مازاد ارسالي توسط رمز سازماني پروژه كه داراي شماره طبقه بندي مجازي هستند را شامل مي شود. درصورتيكه شماره طبقه بندي حقيقي باشد و يا اينكه اقلام مازاد ارسالي مربوط به رمز سازماني اقلام مستمر موجودي انبار باشد اين ستون خالي مي ماند چنانچه اين فيلد عددي و يا بصورت كامل و صحيح پر نشود سند قبول نشده و پيامهاي مناسب از سوي سيستم ارائه مي گردد.

4-2-5- شماره قلم درخواست پروژهITEM NO.:

چنانچه كالاي مازاد مربوط به پروژه بوده و شماره طبقه بندي آن مجازي باشد در اين ستون شماره قلم درخواست پروژه مربوطه درج مي گردد و پركردن آن ضروري است . در ساير حالات اين ستون خالي مي ماند و پركردن آن ضرورت ندارد . چنانچه اين فيلد براي اقلام پروژه خالي بماند و يا اينكه شماره قلم برابر با دو رقم سمت راست شماره طبقه بندي مجازي قلم پروژه نباشد سند قبول نشده و پيام مناسب توسط سيستم ارائه مي گردد.

5-2-5- شماره طبقه بندي كالاMESC:

دراين ستـون شمـاره طبقه بندي كالا بصورت عددي و ده رقمي درج مي گردد كه بسته به نوع رمز سازماني فرستنده مي تواند حقيقي و يا مجاز مي باشد.كه در هر دو صورت پركردن آن الزامي است . چنانچه اين فيلد خالي بماند و يا صحيح درج نگردد و يا اينكه دو رقم سمت راست MESCپروژه با شماره قلم پروژه مساوي نباشد و يا شماره MESC واقعي در پرونده طبقه بندي كالا فاقد سابقه باشد سند قبول نشده و پيام مناسب حسب مورد توسط كامپيوتر داده خواهد شد.

تذكر : الزاماً شماره رمز در مورد پروژه ها (ADM25) مي بايست بصورت مجازي و با شكل XXOOOOOOXX باشد.

6-2-5- واحد صد ور كالا UNIT :

دراين ستون واحد اندازه گيري كالا (واحد صدور) درج مي گردد كه بايستي معتبر و براي سيستم شناخته شده باشد اين ستون دو حرفي بوده و پركردن آن اجباري مي باشد. در صورتيكه اين فيلد خالي بوده و يا اينكه حرفي و كامل پر نشود و يا اينكه از واحدهاي اندازه گيري شناخته شده سيستم استفاده نگردد ، سند برگشت شده و پيام هاي مناسب ارائه ميگردد.

7-2-5- شماره خط LINE NO:

در اين ستون شماره خط مربوط به شرح درج مي گرددكه دو رقمي بوده وبراي هرخط يك شماره اختصاص مي يابد . مثلاً اگر شرح داراي 3 خط باشد شماره خطوط 01 و 02 و 03 به آن تخصيص داده مي شود.

اگر شماره طبقه بندي كالا حقيقي و معتبر باشد دو خط براي شرح مختصر در نظر گرفته مي شود. ولي اگر شماره طبقه بندي كالا مجازي باشد حداكثر 50 خط كه 48 خط آن براي شرح و خطوط 49 و 50 جهت ذخيره سازي اقلام مازاد براي قسمتهاي مختلف در نظر گرفته مي شود و پركردن آن الزامي است در صورتيكه اين فيلد خالي مانده و يا عددي پرنشود سند مورد قبول سيستم واقع نمي شود.

8-2-5- شرح DESCRIPTION:

اين ستون 60 كارآكتري بوده و شرح كالاي مازاد در آن نوشته مي شود كه مي تواند براي اقلام مازادبا شماره طبقه بندي حقيقي دو خط شرح مختصـر و بـراي اقلام با شماره مجازي حداكثر 50 خط در نظر گرفته مي شود.

درصورتيكه رمز عملكرد سند خالي باشد سند بعنوان سند ايجاد سابقه تلقي شده و شرح حتماً بايستي پرگردد و شماره خط بايد از 01 شروع گردد.

6- سند اصلاح سوابق اقلام مازاد “ MT30 A”:

در اين قسمت پس از قراردادن حرف “ A " بعنوان اصلاح سند در ستون “ رمز عملكرد“ اقدام به اصلاح سند مذكور مي نمائيم در اينجا پس از وارد كردن اطلاعات كليدي جهت دسترسي به همان اطلاعاتي كه در فرم ايجاد سابقه اقلام مازاد استفاده كرده ايم اقدام به اصلاح اطلاعات ذيل مي نمائيم .

چنانچه اين اطلاعات بصورت صحيح و كامل تكميل نگردد سند قبول نشده و پيام مناسب رويت مي گردد.

شايان توجه است كه عناصر اطلاعاتي ذيل صرفاً در مورد اصلاح سند تكميل مي گردند . به عبارت ديگر زماني كه باسند MT30 ركورد ايجاد گرديد و با اسناد انتقالي مثلMT65/65R و MT67/67R و يا اسناد اضافه كننده مانند MT75R ركورد داراي موجودي مازاد گرديد ، با سند اصلاحيه فوق الذكر مقدار كالاي مازاد همراه با رمز وضعيت موجودي ركورد مربوطه ثبت مي شود. (جهت تغيير وضعيتموجودي).

1-6- شاخص كالاي مازاد SURP.IND :

اين ستون يك حرفي بوده و شاخص كالاي مازاد در آن درج مي شود اين شاخص داراي رمزهائي بشرح زير مي باشد . فيلد مذكور فقط در سند اصلاح “ MT30A " مورد استفاده قرار مي گيرد. درصورتيكه در اين فيلد از رمزهاي معرفي شده به سيستم استفاده نگردد سند قبول نشده و پيام مناسب دريافت مي گردد.

شرح

رمز شاخص

اقلام مستمر موجودي از رده خارج شده NON STANDARD

N

اقلام مستمر موجودي كه زيادتر از حد نياز موجودي دارند EXCESS

E

اقلام مستمر موجودي راكد (بدون مصرف) DEAD STOEK

D

اقلام مازاد بر نياز پروژه ها (شماره طبقه بندي حقيقي و مجازي) PROJECT

P

تركيبي از اقلام مازاد بر نياز پروژه ها و خريد مستقيم و اقلام مستمر موجوديOTHERS

O

اقلام تعريف نشدهUNDEFIND

خالي

2-6- رمز وضعيت موجودي (جديد) NEW STATUS :

اين ستون يك رقمي بوده و رمز وضعيت موجودي را شامل مي شود . اين رمز داراي وضعيت هاي مختلفي بشرح زير مي باشد كه مشخص كننده وضعيت اقلام مازاد از نقطه نظر استعلام نياز به كالا در قسمتها وسطوح مختلف مي باشد . در صورتيكه در اين فيلد از رمزهاي معرفي نشده به سيستم استفاده شود پيام INVALID دريافت مي شود.

شرح

رمز وضعيت موجودي

درزمان ورود كالا به انبار مازاد و استعلام نياز در سطح شرکت صاحبکالا

1

استعلام نياز در سطح شركت ملي گاز ايران

2

استعلام نياز در سطح شركت هاي تابعه وزارت نفت

3

عدم نياز در كل صنعت نفت و ارسال جهت انبار مازاد براي فروش

4

نياز حتمي ساير پروژه ها و نيازهاي غير قابل پيش بيني( شرکت صاحبکالا) كه در انبار مازاد نگهداري شده و جهت فروش ارسال نمي گردد.

9

شايان توجه است كه در هرحالتي فقط دو نوع رمز وضعيت مي تواند وجود داشته باشدكه عبارتند از رمزهاي 1/2/3/4 و رمز وضعيت 9 .

تغيير رمزهاي وضعيت به شكل زير امكانپذير مي باشد.

تغيير رمز وضعيت1به 2

تغيير رمز وضعيت2 به 3

تغيير رمز وضعيت3به 4

چهت تغيير رمز وضعيت1/2/3/4 ابتدا بايد توسط سند اصلاحي كل مقدار هر وضعيت را بصورت كامل بر روي وضعيت “ 9 “انتقال داده و سپس نسبت به ايجاد رمز وضعيت جديد اقدام نمود.

درحالات فوق حتماً مي بايست مقادير برابر يكديگر باشند در غير اينصورت سند قبول نشده و نمونه پيام زير دريافت مي گردد.

NEW STATUS MUST BE 1,2,9

NEW QTY MUST BE = OLD QTY

انتقال موجودي براي وضعيت “ 9 “ با هرمقداري ( تاحداكثر كل موجودي اين وضعيت) به رمزهاي ديگر و همچنين انتقال موجودي با هر مقداري (‌تاحداكثر كل موجودي آن وضعيت ) به رمز وضعيت 9 امكانپذير مي باشد.

3-6- مقدار QTY :

دراين ستون مقدار كالاي مازاد نوشته مي شود كه مي تواند مربوط به هر رمز وضعيت موجودي باشد همچنين از كل مقدار وارده بخشي از موجودي را به رمز وضعيت موجودي اختصاص داد. مثلاً مي توان از مقادير وارده به انبار بخشي را تحت عنوان رمز وضعيت موجودي (9) نگهداري كرد و بقيه را به استعلام گذاشت .

درصورتيكه بخواهيم بخشي از مقادير را در وضعيت ديگري نگهداري نمائيم مي توانيم با رمز وضعيت موجودي موبوطه مقادير مورد نظر را نوشته و انتقال دهيم . چنانچه ركوردي در پرونده موجود باشد و عيناً همان مشخصات در سند نوشته شود مقادير مندرج در سند به مقادير پرونده اضافه ميشود.

7- سند حذف سوابق اقلام مازاد “ MT30D"

در اين مرحله در صورتيكه بخواهيم نسبت به حذف سوابق قلم / اقلام مازاد اقدام كنيم كافي است حرف “ D " را بعنوان حذف سند در ستون “ رمز عملكرد “ قرارداده و پس از وارد كردن اطلاعات كليدي نسبت به حذف قلم / اقلام از پرونده كالاي مازاد مبادرت نمود.

درصورتي اين عمل امكان پذير است كه قلم و يا اقلام مورد حذف داراي هيچگونه سابقه اي در پرونده هاي مربوطه نباشد . در غير اينصورت سند مورد قبول سيستم واقع نمي گردد.

فهرست ضمائم:

پيوست شماره 1)نمونه فرم سند ايجاد/اصلاح.. اقلام مازاد MT30

پيوست شماره 2) مجموعه گزينه هاي مرتبط با ‌اقلام مازاد MT30

پيوست شماره 3)نمونه فرم از رده خارج كردن كالا/اموال

1384/9/28 دوشنبه
....
روش اجرايي و فروش كالا به اشخاص ثالث (MT71/73) 

 

فهرست مطالب 

 1-كليات:
 2- مسئوليت ها :

 3- مراحل اجرايي :

4- نحوه تنظيم سند MT73/73R

 5- برگشتيهاي كالاي فروش به اشخاص ثالث :
 6-فهرست ضمائم:

 

1-كليات:

1-1- مقدمه

با توجه به نياز بعضي از سازمانها ي دولتي خارج از وزارت نفت در بعضي از اقلام موجود در انبارهاي شرکت ها و امکان تامين آن توسط واحدهاي تابعه شرکت ملي گازبا تائيدو تصويب ه.م.م شرکت/مديريت و يا برآوردن نياز پيمـانکـاران طرف قرارداد که مي بايستي بعضي از اقلام را منحصراً از طريق انبارهاي شرکت ها / مديريت ها تامين نمايند در سيستم پيوسته ويکنواخت کالا تسهيلاتي براي اين امر در نظر گرفته شده که تحت عنوان فروش / برگشت از فروش کالا به اشخاص ثالث در بخش عمليات کالا معرفي گرديده و امکانات لازم را دراختيار کاربران قرارميدهد.

بخش فروش / برگشت از فروش کالا به اشخاص ثالث داراي زير مجموعه اي مي باشد که قسمتهاي مختلف فروش کالا و يا برگشت آنرا از مرحله ايجاد درخواست تا پرداخت وجه و دريافت کالا و يا عودت کالا به انبار و تسويه حساب و دريافت وجه توسط عودت دهنده کالا را شامل مي شود ، که به تفصيل در اين مجموعه توضيح داده شده است.

2- 1- هدف :

درخواست / واگذاري کالا به اشخاص ثالث اعم ازکليه وزارتخانه ها سازمانهاي دولتي نهادها و پيمانکاران طرف قرارداد شرکت ها / مديريت هاي تابع شرکت ملي گاز ايران با تائيدو تصويب ه.م.م شرکت/مديريت.

3-1- حدود:

حدود اين روش اجرايي از زمان درخواست کالا توسط شخص ثالث (باتوجه به مفاد بند 2-1 ) شـروع و تـا پـرداخت وجـه و دريـافت کـالا و يا عودت کالا به انبار و تسويه حساب و دريافت وجه توسط عودت دهنده کالا خاتمه مي يابد.

2- مسئوليت ها :

1-2- رئيس كنترل وتدارك كالا/رئيس عمليات انبارها :

نامبردگا ن مي بايست هماهنگي لازم راپس از دريافت اطلاعاتدر خصوص بررسي عدم نيازعملياتي به اينگونه كالاها بعمل آورده و اقدامات مقتضي بعمل آوردند.

2-2-امور كالا / خدمات كالا :

رؤساي امور كالا / خدمات كالاي شركت ها موظف هستند پس از دريافت اطلاعات اقدامات لازم در خصوص بررسي عدم نيازعملياتي به اينگونه كالاها بعمل آورده سپس در صورت موافقت با فروش کالا ، دستورتغذيه اسناد MT71- اعلام به حسابداري کالا و درنهايت تغذيه اسناد MT73 را صادر نمايد.

3-2- امورمالي /حسابداري كالا :

با توجه به ابعاد مالي عمليات ، واحد مذكور مسئوليت ارايه شماره حسا بها و كنترلاسناد MT71 وقيمت گذاري وتائيدسيستمي آن رابـعهده دارد.بديهيست پس از تائيد سند MT71 سند MT73 قابل تغذيه ميباشد.

4-2- رئيس مقررات و روشهاي بازرگاني و پيماني:

نامبرده پيشنهادات/ نظرات اصلاحي را پس از دريافت ، مورد بررسي قرار داده و در صورت لزوم اقدام به تهيه اصلاحيه روش نموده كه پس از تصويب مدير بازرگاني ابلاغيه آنرا به اطلاع شركت ها/مديريت هاميرساند .

همچنين در مورد آموزش و استفاده مشتركين از سيستم پيوسته و يكنواخت كالا اقدامات لازم را بعمل مي آورد .

5-2- مدير بازرگاني :

ايشان به اجراي صحيح اين روش نظارت عاليه داشته و پيشنهادات واصله در رابط با اصلاحات/ تغييرات در اين روش رااز طريق مقررات و روشهاي بازرگاني و پيماني موردبررسي قرار داده و در صورت تصويب ابلاغ مي نمايد .

3- مراحل اجرايي :

الف : درخواست فروش / واگذاري كالا به اشخاص ثالث :

زمانيكه فروش يا واگذاري كالا به اشخاص ثالث اعم از كليه وزارتخانه ها ، سازمانهاي دولتي ، نهادهاو پيمانكاران طرف قرارداد شركتهاي تابعه وزارت نفتبا تائيدو تصويب ه.م.م شرکت/مديريت، مورد نظر باشد ابتدا از سند درخواست فروش / واگذاري كالا به اشخاص ثالث “ MT71 " استفاده مي شود.

كالاي مورد نظر مي تواند كالاي پروژه ، خريد مستقيم و يا موجودي مصرف مستمر انبارويا کالي رمز سازماني اقلام مازاد باشد . اقلام درج شده در اين سند جهت تهيه و چاپ فاكتور فروش توسط حسابداري كالا قيمت گذاري مي شوند.

بعد از چاپ فاكتور فروش و ارائه آن به متقاضي چنانچه وصول وجه مورد نظر از متقاضي توسط حسابداري شركت / مديريت تائيد گردد ، سيستم با تائيدامورمالي/حسابداري کالا بروز رسيده و سند فروش / واگذاري كالا به اشخاص ثالث “ MT73 " قابل چاپ در حسابداري / انبار مي باشد. و متقاضي مي تواند توسط اين سند اقلام مورد نظر را از انبار دريافت نمايد.

ضمناً تا زمانيكه متقاضي وجهي بابت ارزش كالاي قابل واگذاري پرداخت نكرده باشد سند مذكور قابل حذف از سيستم مي باشد ولي پس از پرداخت وجه در صورت انصراف متقاضي از دريافت كالا و يا عدم واگذاري كالا به متقاضي آناليست مربوطه بايد رمز وضعيت ركورد را بصورتي تغيير دهد كه توسط سيستم فاكتور برگشتي (براساس اطلاعات فاكتور فروش ) چاپ شده و توسط حسابداري تائيد گرديد و مبلغ مورد نظر به متقاضي مسترد گردد.

در سيستم پيوسته ويكنواخت كالا جهت دسترسي به امكان ايجاد / اصلاح / حذف و رويت اسنـاد مـربـوط به فروش اشخاص ثالث مي توان از آدرس MA-OPR-TPS و انتخاب گزينه هاي مختلف استفاده نمود. مجموعه گزينه هاي مربوط به MT71 و MT73 در پيوست شماره 3 آمده است.

نحوه تنظيم سند MT71

اين سند شامل دو بخش سرسند و متن سند مي باشد كه توسط آناليست كنترل كالاي رمز سازماني مربوطه بشرح زير تكميل و تغذيه سيستم مي گردد.

1-3- اطلاعات سرسند :

1-1-3- نوع سند DOC. TYPE :

نوع سند شامل دو قسمت مي باشد دو رقم سمت چپ آن نمايانگر سند درخواست فروش / واگذاري كالا به اشخاص ثالث يعني “ MT71 " مي باشد و رقم سوم بيانگر رمز عملكرد سند در سيستم است كه در حالت ايجاد سند درخواست فروش خالي و درحالت هـاي اصـلاح يا حـذف از حـروف “ A " و “ D " استفاده مي شود.

2-1-3- رمز مديريت MG.CODE :

رمز مديريت سه رقمي بوده و مشخص كننده حوزه عملياتي هر مديريت مي باشد كه داراي بودجه اي مستقل بوده و مسئوليت ها و اختيارات خاص خود را داردرمز مديريت مي بايست به سيستم معرفي و شناخته شده باشد . پركردن اين فيلد كه از كليدهاي اصلي اسناد است الزامي است .

3-1-3- شماره انبار STORE NO. :

شماره انبار بصورت 4 رقمي است كه دو رقم سمت چپ انبار اصلي و دو رقم بعدي انبار فرعي مي باشند كه در صورت عدم وجود انبار فرعي خالي خواهد ماند. شماره انبار بايد تحت رمز مديريت مربوطه شناخته شده باشد . پركردن فيلد شماره انبار الزامي است.

4-1-3- رمز سازماني ADMIN :

رمز سازماني بصورت عدد دو رقمي در ستون مربوطه نوشته مي شود اين رمز مي بايست در سيستم براي انبار مربوطه شناخته شده باشد.

5-1-3- شماره درخواست برنامه اي / پروژه REQUEST NO. :

اين ستون 10 رقمي بوده و در صورتيكه اقلام درخواستي از محل پروژه يا درخواست برنامه اي خاصي قابل تامين باشد شماره درخواست پروژه / برنامه اي در اين قسمت نوشته مي شود.

6-1-3- شماره سندDOC . NO. :

اين ستون 7 رقمي و شماره سند درخواست پس از ثبت در دفتر مربوطه به اين سند تخصيص داده مي شود اين شماره نبايستي تكراري و يا ناقص باشد.

7-1-3- تاريخ سند DOC. DATE :

اين ستـون 6 رقمـي بـوده و تـاريخ تنظيم سند در واحد حسابداري و بصورت “ YY MM DD “ هجري شمسي در آن نوشته مي شود. دو شماره سال تاريخ مي بايست معادل دو شماره سمت چپ شماره سند باشد . و پركردن كامل اين فيلد اجباري است . تاريخ سند نبايد از تاريخ روز بزرگتر ونبايديكسال بيش از تاريخ روز كوچكتر باشد.

8-1-3-كد مجري پروژه USER CODE :

اين ستون سه كارآكتري بوده و تركيبي از حرف و عدد قابل قبول مي باشد پركردن اين ستون بطوركامل 3 رقم الزامي نيست و مي تواند يك يا دو حرف يا عدد هم باشد ولي نبايد خالي بماند.

9-1-3- محل تحويل / ارسال كالا DELV. TO :

اين فيلد 15 كارآكتري و مي تواند تركيبي از عدد و حرف را بگيرد كه در آن محل تحويل كالا / ارسال كالا براساس توافق دوطرف تعيين مي گردد.

پـركـردن ايـن فيلـد اجبـاري نبوده و خالي بودن آن باعث برگشت سند نمي شود.

10-1-3- نمودار مصرف CONS. CAT. :

اين ستون يك رقمي بوده كه آناليست كنترل كالاي مربوطه بر حسب نوع درخواست مذكور و ميزان تعهد انبار در تهيه كالاي مربوطه براي متقاضي نمودار مصرف را تعيين نموده و در اين محل قيد مي نمايد. نمودار مصرف ميتواند يكي از موارد زير باشد . ضمناً چنانچه اين ستون بصورت عددي پرنشـده و يا ازكـدهاي زيـر استفـاده نشـود سند با پيام مناسب برگشت مي شود.

كد

شرح

“ خالي “

مصرف مستمر

“ 7 “

مصارف پروژه بدون درخواست

“ 8 “

مصارف مستمر ويژه

“ 9 “

مصارف غير مستمر

11-1-3- تعداد اقلام ITEM COUNT :

اين ستون دو رقمي بوده و تعداد اقلاميكه در سند ثبت شده است در اين محل قيد مي گردد تا در مرحله موازنه سند مورد استفاده واقع شود. پركردن اين فيلد الزامي است.

12-1-3 - جمع كل مقادير TOTAL QTY. :

اين ستون 8 رقمي و مجموع مقادير اقلام محاسبه و در اين فيلد ثبت ميگردد تا درمرحله موازنه مورد كنترل سيستم قرارگيرد. چنانچه اين فيلد خالي يا بصورت عددي تكميل نگردد سند برگشت مي شود.

13-1 3- جمع كل ارزش TOTAL VALUE :

اين ستون 13 رقمي و مجموع ارزش قابل وصول اقلام درخواست شده پس از محاسبه توسط امور مالي در اين فيلد درج مي گردد. تا در مرحله موازنه مورد كنترل سيستم واقع شود.

توضيح اينكه ارزش مذكور صرفاً جهت چاپ فاكتور فروش مورد استفاده قرارمي گيرد و ارزش موثر در سيستم موجودي انبار براساس ميانگين ارزش موجود توسط سيستم محاسبه و مورد پردازش قرارخواهد گرفت.

2-3- اطلاعات اقلام سند:

1-2-3- شماره قلم ITEM NO. :

شماره قلم عددي و 2 رقمي بوده و از 01 تا 99 را شامل مي گردد. در صورتيكه اقلام درخواستي مربو ط به پروژه يا درخواست برنامه اي خاصي باشد شماره قلم درخواست برنامه اي مربوطه نيز بايد در ستون شماره قلم درج گردد . در غير اينصورت اين ستون خالي مي ماند.

2-2-3- شماره طبقه بندي MESC :

شماره طبقه بندي بصورت عدد 10 رقمي در اين ستون درج مي شود شماره طبقه بندي بايد در پايگاه طبقه بندي و پايگاه موجودي انبار وجود داشتـه بـاشد. در صـورتيكه ايـن فيلد جهت اقلام پروژه و درخواستهاي برنامه اي خالي مانده و يا گروه اصلي جزء اقلام پروژه مربوطه نباشد و يا اينكه دو رقم سمت راست MESC مجازي مساوي با شماره قلم پروژه نباشد سند قبول نشده و برگشت مي شود.

3-2-3- واحد كالا UNIT :

واحـد صـدور كـالا بصـورت كـارآكتري و دو حـرفي در ايـن ستون نوشته مي شود. واحد صدور كالا مي بايست قبلاً در پايگاه پارامترها معرفي شده باشد و بهمراه شماره طبقه بندي در پايگاه طبقه بندي وجود داشته باشد.

4-2-3- مقدار درخواستي REQD. QTY. :

اين ستـون 8 رقمي بوده و مقدار درخواستي متقاضي در اين ستون نوشته مي شود . مقدار مذكور به سيستم تغذيه نمي شودو صرفاً جهت اطلاع واحد كنترل كالاي مربوطه از نياز متقاضي مي باشد.

5-2-3- شرح DESCRIPTION :

شرح قلم در اين ستون درج شده ولي به سيستم تغذيه نمي شود.

6-2-3- مقدار تعهد شده SALE/RECV.QTY. :

اين ستون 6 رقمي بوده و آناليست كنترل كالاي مربوطه با توجه به مقدار درخواستي متقاضي ، مقدار موجودي و سوابق مصرف و ساير عوامل اطلاعـاتي انبـار را بررسي نموده و مقدار قابل تحويل را در اين محل درج مي كند . براساس اين مقدار كه مي بايست كمتر از مقدار موجودي انبار باشد ارزش قابل وصول از خريدار توسط سيستم محاسبه خواهد شد و انباردار نيز موظف است اين مقدار را در صورت وجود به خريدار تحويل نمايد.

7-2-3- ارزش قلم SALED VALUE :

اين ستون 9 رقمي بوده و ارزش قلم كه عبارتست از ارزش قابل وصول كالا كه براساس مجوز مديريت مربوطه ، نحوه محاسبه ارزش كالا تعيين و در صورت ضرورت با توجه به كد محاسبه ارزش ، اين ستون تكميل مي گردد. ارزش قلم و كد محاسبه آنمي بايست به تاييد حسابداري كالا / امور مالي برسد اين ستون مي تواند جهت كد محاسبه “1 “ خالي و براي كد محاسبه “ 9 “ پر باشد.

8-2-3- كد محاسبه CALC. CODE :

اين ستون يك رقمي بوده و از آنجا كه محاسبه ارزش قابل وصول كالاي واگذار شده به متقاضي برحسب مورد و با توجه به شرايط درخواست كننده و نظر مديريت ذيربط و ضوابط و مقررات مالي شركت متغير مي باشد ، لذا از عنصر اطلاعاتي كد محاسبه جهت نيل به اين منظور استفاده مي شود.

اين كد توسط واحد كنترل كالاي انبار مربوطه تعيين و مي بايست به تاييد حسابداري كالا / امور مالي برسد .

- اگر كد محاسبه برابر “ 1 “ باشد آنگاه ارزش قابل وصول براساس روش ميانگين ارزش موجودي صورت مي گيرد وستون ارزش قلم خالي مي ماند و محاسبات توسط سيستم انجام مي شود.

- اگر كد محاسبه برابر “ 9 “ باشد آنگاه ارزش قابل وصول قلم توسط امور مالي / حسابداري كالا براساس مجوزهاي مالي محاسبه شده و درستون ارزش قلم قيد مي گردد. اين محاسبات حتماً مي بايست به تائيد حسابداري كالا / امور مالي برسد.

ضمناً بايد توجه داشت كه محاسبات فوق صرفاً بمنظور استفاده از تسهيلات سيستم جهت چاپ فاكتور فروش بوده و در سيستم در پايگاه موجودي انبار تاثير ندارد.

درصورتيكه در اين ستون از كدهاي “ 1 “ و “ 9 “ استفاده نشود و يا اينكه خالي بماند سند برگشت مي شود.

رمز وضعيت در سند MT71

رمز وضعيت مراحل مختلف درخواست فروش / واگذاري كالا به اشخاص ثالث بشرح زير مي باشد.

-20 ايجاد درخواست فروش به اشخاص ثالث توسط آناليست كنترل كالا .

-28 اصلاح و تائيد قيمت سند درخواست با توجه به كد محاسبه توسط حسابداري كالا / امور مالي .

-29 چاپ فاكتور فروش “ سياهه “ توسط واحدحسابداري كالا / امور مالي و تاييد آن . (پرداخت وجه توسط متقاضي انجام شده است.)

-30 ابطال درخواست فروش به اشخاص ثالث توسط آناليست مربوطه .

توضيح 1) تا قبل از رمز وضعيت 29 سند درخواست مي تواند توسط واحد سفارشات و درصورت انصراف كتبي خريدار ابطال گردد.

توضيح 2) ادامه وضعيت درخواست در پايان همين بخش و در انتهاي توضيحات سند فروش / واگذاري كالا به اشخاص ثالث درج گرديده است.

ب :فروش / و ا گذ اري كالا به اشخاص ثالث (صدور / برگشت) MT73/73R :

بعد از تنظيم و تغذيه درخواست MT71توسط آناليست كنترل كالاي مربوطه و تاييد سند توسط حسابداري كالا / امورمالي و چاپ فاكتور فروش جهت صدور كالا از انبار ، سند فروش / واگـذاري كالا به اشخاص ثالث (MT73) و در مقابل آن برگشت كالا (MT73R) استفاده مي شود.

پس از تائيد حسابداري مبني بر پرداخت وجه كالاي درخواستي / تسيهلات چاپ سند فروش / واگذاري كالا به اشخاص ثالث درواحد حسابداري (جهت ارائه به متقاضي) و در انبار (جهت صدور كالا) در سيستم وجود دارد كه كليه اطلاعات موجود در سيستمبرحسب ضرورت در آن ثبت شده است و انباردار مي تواند با آگاهي كامل از وضعيت اقلام درخواستي نسبت به صدور كالا از انبار و تحويل به متقاضي اقدام نمايد. در صورتيكه متقاضي قادر به دريافت تمام مقادير اقلام درخواستي نباشد و يا مقادير فروخته شده به طوركامل در انبار موجود نباشد تسهيلات صدور بدفعات كالا از انبار (PARTIAL) در سيستم ايجاد شده است و سند مذكور مي تواند تحت شماره درخواست اوليه به دفعات چاپ شده و هربار بخشي از قلم درخواستي تحويل متقاضي ميگردد. همچنين در موارديكه انبار با نبود كالا مواجه شده ولي ملزم به تحويل كالا به متقاضي باشد . قابليت معلق نمودن درخواست (SUSPEND) توسط انباردار در سيستم تعبيه شده است و اين موارد توسط آناليست كنترل كالاي مربوطه تعيين تكليف شده و از حالت مذكور خارج خواهدشد.

ضمناً در موارديكه به دليل انصراف متقاضي از دريافت تمام يا بخشي از اقلام درخواستي و يا نبود كالا در انبار مي بايستي با متقاضي تسويه حساب گردد، با اعلام آناليست مربوطه به سيستم ، فاكتور برگشتي به ازاء مقادير يا باقيمانده توسط سيستم چاپ شده و در اين فاكتور مبناي محاسبه ارزش كالاي برگشتي اطلاعات فاكتور فروش مربوطه خواهد بود و حسابداري مي بايست براساس ارزش كالاي برگشتي تحويل نشده نسبت به استرداد وجه باقيمانده به متقاضاي اقدام نمايد.

بايد توجه داشت كه سابقه فروش / واگذاري كالاي مورد بحث زماني توسط سيستم خاتمه يافته تلقي مي گردد كه مقدار واگذار شده با مقدار تعهد شده / فروخته شده مساوي باشد در غير اينصورت ركورد مذكور جهت انجام اقدامات بعدي در پايگاه اطلاعاتي حفظ ميگردد.

بعد از ثبت سند MT73 به سيستم و انجام موفق مراحل موازنه و بروز رساني سند ، رمز وضعيت ركورد مربوطه متناسب با عمل انجام شده در سيستم تغيير كرده و از موجودي انبار معادل مقدار سند فروش و ارزش قلم كسر مي گردد.

ارزش كالاي صادره بر اساس قيمت ميانگين و احد موجودي انبار توسط سيستم محاسبه مي شود. ضمناً در مورديكه متقاضي كالاي واگذاري يا فروخته شده را به انبار برگشت مي دهد ابتدا به آناليست كنترل كالاي مربوطه مراجعه نموده و پس از تائيد و قبول كالاي برگشتي سند “ MT73R " توسط واحد مذكور تنظيم شده و متقاضي كالاي برگشتي را به انبار تحويل داده و انباردار پس از تكميل سند مذكور و تغذيه آن به سيستم اقـلام بـرگشتي را تحـويل مي گيرد. سپس توسط سيستم فاكتور برگشتي براي واحد حسابداري / امور مالي چاپ شده و واحد مذكور ضمن بررسي و تائيد ارزش كالاي برگشتي نسبت به استرداد وجه كالاي برگشتي و بروز رساني سيستم اقدام مي نمايد. و لذا در حالت برگشت كالاي واگذار شده به انبار نيازي به تنظيم درخواست واگذاري نمي باشد.

4- نحوه تنظيم سند MT73/73R

اين سند همانند سند درخواست “ MT71” شامل دو بخش سرسند و متن سند بوده كه در بخش اول اطلاعات مشترك اقلام و حاصل جمعهايي كه جهت موازنه سند در سيستم مورد نياز مي باشد درج ميگردد. در اين مرحله تقريباً كليه اطلاعات در واقع همان اطلاعات سرسند “ MT71 " مي باشد كه پس از وارد كردن آن و زدندكمه ENTER بخش دوم سند متن سند ظاهر مي شوددر اينجا با استفاده از كليدPF8 ميتوان به اطلاعات متن سند در اين مرحله دستيابي پيدا كرد.

قابل ذكر است در صورتي مراحل فوق قابل اجرا مي باشد كه سند درخواست “ MT71 " در وضعيت “ 29 " يا “ 55 "باشد.

1-4- اطلاعات سرسند :

1-1-4- نوع سند DOC.TYPE :

نوع سند شامل دو قسمت مي باشد دو رقم سمت چپ نمايانگر سند فروش / واگذاري كالا به اشخاص ثالث يعني “ 73 " كه بصورت چاپي مي باشد و رقم سوم بيانگر “ رمز عملكرد “سند در سيستم است كه در حـالت فروش “ خالي “ و درحالت برگشت كالا به انبار حرف “ R “ مي باشد.

2- 1-4- رمز مديريت MC.CODE :

در اين ستون رمز مديريت مربوطه نوشته مي شود كه عددي و 3 رقمي و جزء اطلاعات كليدي است .

3-1-4- شماره انبار STORE NO. :

اين ستون چهاررقمي بوده كه شامل دو رقم سمت چپ انبار اصلي و دو رقم بعدي انبار فرعي مي باشد.

4-1-4- رمز سازماني ADMIN:

دراين ستون رمز سازماني مربوطه كه عددي و دو رقمي و غير صفر بوده نوشته مي شود . در صورتيكه اين فيلد بصورت خالي مانده و از رمزي استفاده شود كه به انبار مربوطه اختصاص نيافته باشد سند با پيام مناسب برگشت مي شود.

5-1-4- شماره درخواست برنامه پروژه REQUEST NO :

شرح اين ستون شبيه مرحله 5-1-9 مي باشد .

6-1-4- شماره سند DOC.NO. :

اين فيلد 7 رقمي بوده و به سند فروش / واگذاري به اشخاص ثالث اختصاص مي يابد . شماره سند نبايستي تكراري و يا ناقص باشد.

7-1-4- تاريخ سند DOC.DATE :

اين ستـون 6 رقمـي بـوده و بصـورت YYMMDD شمسي نوشته مي شود دو شماره سمت چپ تاريخ مي بايست معادل دو شماره سمت چپ شماره سند باشد در صورت عدم تكميل تاريخ يا شماره سند ، سيستم با پيام مناسب سند را برگشت مي دهد.

8-1-4- شماره سند درخواست REF.DOC. NO. :

اين ستون 7 رقمي بوده و شماره سند درخواست “ MT71 " در آن درج مي گردد. درصورتيكه در اين ستون شماره سند درخواست مربوطه نوشته نشود سند برگشت مي شود و بايست اصلاح گردد.

درسند “ MT73R " نيز در اين قسمت شماره درخواست فروش مربوطه درج مي گردد.

9-1-4- كد مجري پروژه USER CODE :

اين ستون 3 رقمي بوده و عيناً از سند درخواست توسط سيستم پر ميشود و درحالت برگشت كالا نيز توسط آناليست كنترل كالاي مربوطه تكميل مي شود.

10-1-4- محل تحويل / ارسال كالا DELV. TO. :

محل ارسال كالا درصورت وجود درسند درخواست عيناً توسط سيستم در اين ستون چاپ مي شود و پركردن آن در سند برگشت كالا نيز اختياري است.

11-1-4- تعداد اقلام ITEM COUNT :

اين ستون دو رقمي و تعداد اقلام سند در آن نوشته تا در مرحله موازنه مورد كنترل قرارگيرد. پركردن اين فيلد الزامي است.

12-1-4- جمع كل مقادير TOTAL QTY. :

اين ستون 11 رقمي مي باشد و مجموعه مقادير صادره از انبار توسط انباردار محاسبه و در اين محل ثبت مي گرددو در پرونده هاي سيستم ثبت نمي گردد.

13-1-4- جمع كل ارزش TOTAL VALUE :

اين ستون صرفاً در هنگام برگشت كالا به انبار استفاده مي شود و پركردن آن زماني نياز است كه ركورد فروش مربوطه در سيستم موجود نباشد و آناليست كنترل كالا / حسابداري براساس سوابق نسبت به محاسبه ارزش وجه پرداختي به متقاضي اقدام مي نمايد.

2-4- اطلاعات متن سند:

1-2-4- شماره قلم ITEM NO. :

ايــن ستـون دو رقمـي بـوده و در صـورتيكـه اقـلام سنـد درخـواست “ MT71 “ مربوط به پروژه و يا درخواست برنامه اي باشد سيستم شماره قلم مربوطه را چاپ خواهد كرد در غير اينصورت اين ستون خالي خواهد ماند.

2-2-4- شماره طبقه بندي MESC :

در اين ستون شماره طبقه بندي كالا از سند درخواست “ MT71 " توسط سيستم چاپ شده است.

3-2-4- واحد اندازه گيري UNIT :

در اين ستون واحد اندازه گيري كالا از سند درخواست “ MT71 " اخذ و چاپ گرديده است.

4-2-4- مقدار درخواستSALE/RECV.QTY. :

اين ستون 8 رقمي بوده كه مقدار فروش با مقدار برگشت كالا به انبار با توجه به مرحله قبل كه شامل درخواست مربوطه و تائيد آن توسط حسـابـداري كـالا / امور مالي و سپس چاپ سياهه مي باشد و در وضعيت “ 29 “ قراردارد از سند “ MT71 " اخذ و در اين ستون نوشته شده است.

5-2-4- مقدار صادره ISSUE QTY. :

اين ستون 8 رقمي بوده و مقدار صادره از انبار بعداز انجام تشريفات قبلي توسط انباردار به متقاضي تحويل ميگردد. درصورتيكه اين ستون خالي مانده و يا بصورت عددي و صحيح تكميل نگردد و يا مقدار صادره بيشتر از مقدار ثبت شده درسند “ MT71 “باشد سند مورد قبول واقع نشده و با پيام مناسب برگشت مي شود.

6-2-4- ارزش VALUE :

اين ستون ده رقمي بوده و صرفاً در تنظيم سند برگشت كالا به انبار (MT73R) پر مي شود . زمانيكه آناليست كنترل كالا / حسابداري كالا با استفاده از تسهيلات سيستم ،‌ اطمينان حاصل نمايد كه ركورد فروش كالاي مربوطه در سيستم وجود ندارد و با استفاده از سوابق اسناد در بايگاني ارزش واحد كالاي فروخته شده را در مقدار برگشتي ضرب نموده و حاصلضرب را در اين ستون مي نويسد.

ارزش قيد شده در اين ستون صرفاً جهت پرداخت وجه كالاي برگشتي به متقاضي مي باشد و در فاكتور برگشتي توسط سيستم چاپ مي شود و تاثيري در ارزش موجودي سيستم ندارد و كالاي برگشتي براساس قيمت ميانگين روز به موجودي اضافه ميشود.

7-2-4- رمز بازرسيSTOCK CHECK CODE :

اين ستون يك حرفي ودرصورت“ خالي “ بودن ستون بمنظور تاثير سند درشمارش موجودي انبار ووجود حرف S بمنظور عدم تاثير سند درانبار گرداني روز جاري بكار گرفته ميشود. حرف يا عدد ديگري دراين فيلد پذيرفته نميشود.

8-2-4- نمودار جزءPART CODE :

اين ستون يك حرفي بوده و نمودار جرء با مشخصات ذيل در آن درج ميگردد.

-مقدار صادره مساوي مقدار تعهد شده باشد :

( نمودار جزء = C & وضعيت = 50 )

-مقدار صادره كمتر ازمقدار تعهد شده باشد :

( نمودار جزء = P & وضعيت = 55 )

-تعليق درخواست بدليل كسري مقدار صادره از تعهد :

( نمودار جزء = S & وضعيت = 40 )

درصورتيكه اين فيلد خالي و يا از كدهاي معرفي نشده استفاده گردد سيستم با پيام مناسب سند را برگشت ميدهد.

رمز وضعيت مراحل فروشSALE STATUS :

درهر مرحله از اقدامات انجام شده روي درخواست فروش ، ميتوان وضعيت مراحل فروش كالا در سيستم را تشخيص داد. رمزهاي وضعيت در مرحله فروش به قرار زير ميباشند.

-40تعليق درخواست بدليل كسري مقدار صادره از مقدار تعهد شده به مدت يكماه

-45تمديد مدت تعليق درخواست

-50مقدار صادره مساوي مقدار تعهد شده ميباشد.

-55 مقـدار صــادره كمتـر از مقـدار تعهـد شـده بـوده و با تـوجـه به نمـودار جـز‌ء ( PART CODE)بصورت P=PARTIALيعني حمل بدفعات ميباشد .

-60اگر رمز وضعيت 40و يا 50 باشد دراين حالت با توافق و يا درخواست كتبي خريدار نسبت به انصراف باقيمانده مقدار تعهد ، آناليست كنترل كالاي مربوطه اقدام به اصلاح سند درخواست نموده و مقدار تعهد شده را بامقدار صادره برابر مي سازد .

-70تنظيم سند برگشت كالا به انبار (MT73R)و تائيد آن توسط آناليست كنترل كالا و تحويل كالا به انبار و تكميل و تغذيه فرم مذكور به سيستم توسط كاربر ( انباردار يا سريال كنترل كالا )

-75 تائيد و يا اصلاح قيمت سند بركشت كالا (MT73R)به انبار توسط واحد حسابداري كالا / امور مالي

5- برگشتيهاي كالاي فروش به اشخاص ثالث :

درسيستم پيوسته ويكنواخت كالا ، چون تطبيق اطلاعات كلي (سرسند) و اطلاعات اقلام سند در مرحله پايان ثبت اطلاعات اقلام انجام ميشود ، چنانچه اين اطلاعات تطبيق نكند ، سيستم با اعلام پيام مناسب كاربر را مطلع مينمايد تا نسبت به رفع اشكال اقدام شود و پس از رفع اشكال و دستور مجدد تطبيق (BALANCE) سيستم عمل تطبيق را انجام ميدهد تا سند با اطلاعات صحيح و مطابقت شده در سيستم ثبت گردد.

چنانچه كاربر درمرحله عدم تطبيق سند را به حال خود رها كند ،‌ اين سند با وضعيت عدم تطابق (UNBALANCE) و بصورت ناقص (HOLD) باقي ميماند كه بايستي جهت تعيين تكليف آن رفع اشكال شده و از حالت ناقص (HOLD) خارج شود.

ولي درمورد سندهائي كه در سيستم تاثير مالي داشته و موجودي كالا را متاثر مي كنند بعد از حالت تطبيق (BALANCE) با دستور كاربر و رعايت مجوزهاي داده شده درموجودي اثر ميگذارند (RELEASE ميشوند) در اين حالت ممكن است بعلت عدم تكافوي موجودي انبار (ارزش /مقدار) اينگونه سندها نتوانند اثرگذاري نمايند و به حالت معلق (SUSPEND) در سيستم باقي بمانند در اين حالت علت عدم اثرگذاري سند توسط سيستم با پيام مناسب اعلام ميگردد.

فهرست ضمائم:

پيوست شماره 1 ) نمونه فرم سندMT71

پيوست شماره2) نمونه فرم سند MT73

پيوست شماره 3) مجموعه گزينه هاي مرتبط با MT71/73

1384/9/28 دوشنبه
....
روش اجرايي تهيه و تنظيم سند تعديل موجودي انبار (MT75) 

 

فهرست مطالب 

 1- کليات:
 2- موارد استفاده از سند تعديل موجودي MT75/75R :
 3- مسئوليتها :
 4-مراحل اجرايي :
 5-نحوه تنظيم سند تعديل موجودي انبار(MT75/75R) :
 6- مجوزها و حدود اختيارات مالي:
 7- پردازشهاي حسابداري كالا :
 8- برگشتيهاي سند تعديل موجودي:

 9-فهرست ضمائم:

 

 

 

 

 

1-كليات :

1-1- مقدمه

درپروسه عمليات انبارداري و نگهداشت كالاها ، بعضي از اقلام ممكن است در اثر مرور زمان با حوادث غير مترقبه مانند آتش سوزي ، سيل ، زلزله و غيره منهدم يا فاسد شده و از بين بروند و يا كارآئي خود را از دست بدهند و لازم شود اينگونه اقلام از موجودي خارج و به انبار مازاد براي فروش / اسقاط منتقل گردند ،‌ همچنين در مواردي ممكن است بعضي از اقلام اشتباهاً از رده خارج شده باشند و به لحاظ عملياتي لازم باشد كه مجدداً به موجودي انبار اضافه شوند و يا اينكه كالا / كالاهائي از يك انبار غيرمكانيزه به انبار مكانيزه منتقل گردند.

درتمام موارد فوق جهت تعديل موجودي (كاهش/ افزايش) و رسيدن به موجودي واقعي انبار از سند MT75/75R (پيوست شماره 1) استفاده ميگردد ، بديهي است در هريك از موارد فوق بايستي توجيهات كافي و مستندات لازم براي صدور سند تعديل موجودي وجود داشته باشد.

درسيستم پيوسته و يكنواخت كالا بخش تعديل موجودي انبار در عمليات كالا در دو قسمت جداگانه كاهش موجودي (WRITE OFF) با رمز WOF و افزايش موجودي (WRITE ON) با رمز WON پيش بيني گرديده است .

براي ثبت اطلاعات اين سند در سيستم از آدرس MA-OPR-WOF&WON استفاده مي شود ضمناً مجموعه گزينه هاي سيستم مربوط به اين سند اعم از ايجاد و اصلاح . در پيوست هاي شماره 2 و 3 نشان داده شده است.

2- 1- هدف :

هدف از تدوين اين روش تشريح مراحل تعديل موجودي انبار (كاهش / افزايش) و ثبت تعديلات انجام شده در سيستم پيوسته ويكنواخت كالا در جهت رسيدن به موجودي واقعي انبار و تعريف اختيارات و مسئوليتهاي افراد ذيربط در اين زمينه ميباشد.

3-1- حدود:

حدود اين روش از زمان تصميم گيري مسئولين انبار براي تعديل موجودي بعلل مشروحه در اين روش شروع و پس از تهيه توجيحات و مستندات و مجوزهاي لازم و تهيه و تنظيم و تصويب سند تعديل موجودي (كاهش / افزايش) و ثبت اطلاعات سند در سيستم پيوسته و يكنواخت كالا و نقل و انتقال فيزيكي كالا / كالاها مطابق سند ،‌ خاتمه مي يابد.

2- موارد استفاده از سند تعديل موجودي MT75/75R :

1-2-صدور ضايعات از انبار

اقلامي از موجودي انبار كه در اثر مرور زمان فاسد يا فرسوده شده و يا در اثر جابجائي شكسته و يا براثر حوادثي از قبيل آتش سوزي ، سيل ،‌ زلزله و غيره ، غير قابل استفاده شده اند انباردار (بازرس انبار در واحدهايي كه بازرسي دارند) براي آنها فرم از رده خارج كردن كالا تهيه كه پس از كسب تاييدات و مجوزهاي لازم براساس كتابچه حدود اختيارات مالي سند تعديل موجودي كاهنده (MT75) صادر مينمايد و براساس آن اينگونه اقلام رااز انبار خارج و به انبار كالاي مازاد براي فروش / اسقاط تحويل نموده كه با تغذيه سند MT75 به سيستم ،‌ اينگونه اقلام از موجودي انبار كسر ميشود.

بديهي است در انبار كالاي مازاد مي بايست با سند MT75R به آن رمز سازماني اضافه شوند.

2-2- به موجودي گرفتن انبار غير مكانيزه :

درمواردي كه لازم باشد اقلام يك انبار غير مكانيزه را طبقه بندي نموده تا به موجودي انبارمكانيزه منظور شود پس از تعيين شماره طبقه بندي / شماره پروژه مورد نظر مطابق ضوابط موجود كالا / كالاهاي مورد نظر را با سند تعديل افزاينده (MT75R)به موجودي انبار مكانيزه انتقال ميدهند.

3-2-برگشت اقلام خارج از رده به انبار:

درمواردي ممكن است كالائي اشتباهاً از رده خارج شده باشد و با توجه به نياز عملياتي لازم باشد كالاي از رده خارج به موجودي انبار منظور شود ، در اين رابطه كارشناس سفارشات ذيربط با توجه به توجيحات كافي و مجوزهاي لازم ميتواند با استفاده از سند تعديل موجودي افزاينده (MT75R) اقدام نمايد.

4-2- تعديل ارزش موجودي بدليل استهلاك و غيره:

درصورتيكه واحد حسابداري كالا بخواهد بدليل استهلاك پذيري و يا قيمت گذاري مجدد كالا بدون تغيير در مقدار،‌ارزش موجودي كالا را كاهش / افزايش دهد ، با كسب مجوز از مسئولين ذيربط ميتواند با تنظيم سند (MT75/75R) و استفاده از رمز تعديل مربوطه و تغذيه سند به سيستم به اين امر مبادرت ورزد .

بايـد تـوجه داشت در اينگونه موارد درصورت مثبت بودن مقدار موجودي ،‌ پس از تاثير گذاري اين سند درصورتي كه ارزش موجودي صفر شود. موجودي كالا با ارزش يك ريال در سوابق سيستم باقي خواهد ماند.

تذكر :‌ جهت تعديل قيمت كالاها در سيستم يكنواخت سند ديگري پيش بيني گرديده (سند MT52) و حسابداري كالا ميتواند از آن استفاده نمايد و كاربرد سند MT75/75R صرفاًبه اقلاميكه در چارچوب روشهاي مالي / بازرگاني ماهيت استهلاك پذيري دارند محدود ميشود.

3- مسئوليتها :

1-3- انباردار / رئيس انبار:

نامبردگان مسئوليت دارند در برخورد با مواردي كه نياز به تعديل موجودي انبار ميباشد (ازقبيل مواردي كه در اين روش اشاره گرديد) با تنظيم سند تعديل اقدام لازم را بعمل آورده و پس از تصويب سند نسبت به نقل و انتقال كالاهاي مورد نظر و ثبت اطلاعات سند تعديل در سيستم اقدام نمايند.

2-3- رئيس بازرسي انبارها( درواحدهايي كه بازرسي انبار دارند ) :

نامبرده مسئوليت دارد چنانچه خود و يا بازرسين انبار در بررسيهاي بعمل آمده در انبار به موارد برخورد نمودند كه نياز به صدور سند تعديل باشد مراتب را به رئيس اداره انبارها / رئيس امور كالا / رئيس خدمات كالا گزارش نموده و موضوع را تاصدور سند و انجام تعديلات پيگيري نمايد و همچنين لازم است از صحت و سقم و چگونگي قلم / اقلامي كه به هرشكل ( اسقاطي ، فاسد شدن و غيره ) با سند MT75 توسط انباردار مي خواهد از انبار خارج گردد نظارت مستقيم داشته و به نشانه تائيد ذيل سند / اسناد مربوطه را امضاء‌نمايد.

3-3- آناليست / رئيس كنترل كالا :

نامبردگان مسئوليت دارند اقدامات لازم را جهت صدور سند تعديل توسط انباردار/ بازرس انبار با توجيهات و مستندات كافي و اخذ مجوزهاي لازم بعمل آورده و موضوع را تا انجام تعديلات مورد نظر پيگيري نمايند و اقدامات لازم جهت جايگزيني كالاي مورد نظر در انبار بعمل آورده تا عمليات به علت نبود / كمبود كالا با مشكل مواجه نشود.

4-3- رئيس امور كالا / خدمات كالا :

نامبردگان مسئول حسن اجراي مفاد اين روش در سازمانهاي متبوعه خود بوده واز اجراي صحيح و به موقع آن اطمينان حاصل مي نمايند.

5-3- رئيس حسابداري كالا / انبارها:

نامبرده مسئوليت دارد كليه سندهاي تعديلي را بررسي و درصورت صحت نسبت به تائيد و اثرگذاري آنها در سيستم يكنواخت كالا اقدام نمايد.

6-3- رئيس مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني:

نامبرده مسئوليت دارد پيشنهادات واصله در مورد تغييرات / اصلاحات اين روش را كه از جانب واحدهاي مختلف صنعت گاز دريافت مينمايد بررسي نموده و درصورت لزوم نسبت به صدور اصلاحيه و يا تجديد چاپ روش اقدام نمايد. همچنين ايشان مسئوليت دارد امكانات لازم سيستمي از جهت دستيابي به برنامه ها و استفاده از سيستم پيوسته ويكنواخت كالا را براي كليه مشتركين فراهم نموده و برنامه هاي آموزشي مورد نياز آنها را پيش بيني و با هماهنگي اداره آموزش ذيربط به مرحله اجرا بگذارد.

7-3- مدير بازرگاني:

مديربازرگاني شركت ملي گاز بر اجراي صحيح اين روش نظارت عاليه داشته و پيشنهادات واصله در رابطه با هرگونه اصلاح / تغيير در مفاد اين روش را از طريق واحد مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني ،‌ مورد بررسي قرارداده و درصورت تائيد و تصويب ،‌ تغييرات در چاپهاي بعدي اين روش اعمال ميگردد.

4-مراحل اجرايي :

1-4- درموارديكه انباردار با اقلامي از موجودي انبار مواجه ميشود که بر اثر مرور زمان و يا شرايط جوي و محيطي فاسد شده و غير قابل استفاده ميباشند و يا براثر حوادث پيش آمده بايستي از موجودي خارج گردند و يا كالاهائي كه اشتباهاً از رده خارج شده و بنا به ضرورت عملياتي بايستي به موجودي برگشت داده شوند ، مشخصات و مقدار آنها را به تاييد رئيس انبار و اطلاع مسئول كنترل كالاي ذيربط رسانده و جهت از رده خارج كردن يا برگشت اينگونه اقلام به موجودي و نهايتاً تعديل موجودي انبار اقدامات لازم را بعمل مي آورد.

2-4- ممكن است بازرس انبار ( در واحدهايي كه بازرسي انبار دارند) در مشاهدات و بررسيهاي خود به مواردي مندرج در بند 1-4 برخورد نمايد و يا با عدم تطبيق موجودي فيزيكي كالا با اطلاعات موجود در سيستم مواجه شود كه علت آن صدور اسناد رسيد كالا يا انتقالات در سالهاي گذشته بوده و سوابق بين راهي آنها حذف شده است ، دراينگونه موارد نامبرده مشخصات و مقدار مورد اختلاف كالا را از طريق رئيس بازرسي به اطلاع رئيس امور كالا / كنترل كالا رسانده و موضوع را تا انجام اقدامات لازم جهت تعديل موجودي پيگيري مينمايد.

3-4- آناليست كنترل كالا با دريافت گزارش انباردار / بازرسي انبار و يا با توجه به بررسيهاي خود و تشخيص لزوم تعديل موجودي كالا ، موارد را مورد بررسي دقيق قرارداده و درصورت صحت ، مجوزهاي لازم را اخذ و نسبت به صدور سند تعديل موجودي بنا به مورد اقدام نموده و با تحويل سند به انباردار از او ميخواهد تا نسبت به نقل و انتقال فيزيكي كالا ضمن تائيد سند اطلاعات آنرا به سيستم تغذيه نمايد.

تذكر 1 :‌ آناليست كنترل كالا / انباردار براي آن دسته ازاقلام كه بعلت فرسودگي ، پوسيدگي ، غير قابل استفاده بودن و يا از بين رفتن در اثر حوادث بايستي از موجودي خارج شوند فرم “ ازرده خارج كردن / اموال “ (پيوست 4) تنظيم و مجوزهاي لازم را طبق روشهاي مربوطه اخذ مينمايد و درموارد ديگر بايستي مستندات و توجيهات كافي همراه سند تعديل بوده و يا در متن سند قيد گردد.

تذكر 2 : درصورتيكه آناليست كنترل كالاي مربوطه بخواهدكالا / كالاهائي را از يك انبار غير مكانيزه با سند MT75R به موجودي انبار مكانيزه منتقل نمايد بايستي مشخصات و مقادير كالا/ كالاها را به اطلاع رئيس انبار / انباردار مربوطه برساند تا ايشان بتواند پيش بيني لازم را در رابطه با جا و مكان جهت نگهداري اينگونه اقلام بعمل آورند.

4-4- درموارديكه از سند تعديل موجودي (MT75/75R) جهت تعديل ارزش موجودي و يا قيمت گذاري مجدد كالا توسط حسابداري انبارها استفاده ميشودبايدمجوزهاي لازم در اين زمينه اخذ شده و هيچگونه تغيير در مقدار كالا بوجودنيايد . در اينگـونه موارد مسئول تهيه و تنظيم و تغذيه سند به سيستم ،‌ واحد حسابداري انبارها ميباشد.

5-4-انباردار پس از دريافت سندهاي تعديل موجودي كه توسط واحد كنترل كالا و بازرسي انبارها تاييد شده و به تصويب رئيس انبارها/ رئيس امور كالا رسيده ، نسبت به نقل و انتقال فيزيكي كالاهاي مورد نظر مطابق مندرجات سند اقدام نموده و پس از تائيد سند ، اطلاعات آنرا در سيستم پيوسته و يكنواخت كالا ثبت نموده و نسخ سند را جهت اقدمات بعدي به كنترل كالا و امور مالي (حسابداري كالا) ارسال مينمايد.

6-4-كليه اسناد تعديلي پس از تنظيم و اخذ مجوزات لازم بايستي جهت تاييد و اثرگذاري در سيستم به حسابداري كالاارسال گردد و مسئول مربوطه در حسابداري كالا بايد پس از بررسي و حصول اطمينان از صحت آن نسبت به اثرگذاري سند در سيستم اقدام نمايد.

5-نحوه تنظيم سند تعديل موجودي انبار(MT75/75R) :

اين سند از دو بخش سرسند و متن سند تشكيل شده و عوامل اطلاعاتي و چگونگي ثبت آن در سيستم بشرح زير ميباشد.

1-5-اطلاعات سرسند :

1-1-5-نوع سندDOC.TYPE :

نوع سند 75 مشخص گرديده كه درفرم سند ثبت و در صفحات تصويري سيستم نيز پيش بيني گرديده است .

2-1-5-رمز عملكردDISIGNATION CODE

ستون رمز عملكرد درمواردي كه از اين سند جهت كاهش موجودي (WRITE OFF) استفاده ميشود خالي ميماند . در اين حالت پس از ثبت اطلاعات سند درسيستم بميزان درج شده براي هر قلم (ارزش / مقدار) با توجه به رمز تعديل از موجودي قلم / اقلام انبار كاسته ميشود.

درمواردي كه از اين سند براي افزايش موجودي (WRITE ON) استفاده ميشود ، ستون رمز عملكرد با حرف R تكميل ميگردد . در اين حالت بميزان درج شده در سند (ارزش /مقدار) به موجودي قلم / اقلام انبار اضافه ميگردد.

تذكر : همانطور كه درمقدمه اشاره شد در سيستم پيوسته ويكنواخت كالا ، تعديل موجودي در دو بخش جداگانه : با آدرس MA-OPR-WOF براي كاهش و MA-OPR-WON براي افزايش موجودي پيش بيني گرديده و سند MT75R, MT75 هر كدام در صفحات تصويري مستقل ثبت و از يكديگر تفكيك شده اند .

3-1-5- رمز مديريت MG.CODE :

دراين ستون رمز مديريت انبار مربوطه كه يك عدد سه رقمي است درج ميگردد. رمز مديريت مشخص كننده حوزه عملياتي هر مديريت است كه داراي بودجه اي مستقل بوده و اختيارات و مسئوليتهاي خاص خود را دارد . رمز مديريت در سند يكي از اطلاعات كليدي است و درج آن الزامي بوده و بايستي براي سيستم شناخته شده باشد.

4-1-5- شماره انبار STORE NO. :

شماره انبار عددي 4 رقمي است كه دو رقم سمت چپ آن مربوط به شماره انبار اصلي و دو رقم سمت راست شماره انبار فرعي ميباشد. درج شماره انبار در سند الزامي است . اگر سند براي انبار اصلي تنظيم ميگردد فقط شماره انبار اصلي درج ميشود ولي اگربراي انبار فرعي باشد درج 4 رقم شماره انبار (اصلي و فرعي ) در اين ستون الزامي است .

شماره انبار تحت رمز مديريت مربوطه بايستي به سيستم معرفي شده باشد.

5-1-5- رمز سازماني ADMIN CODE

رمز سازماني كه عدد دو رقمي ميباشد و دسته بندي اقلام كالا را از نظر ماهيت و نوع مصرف مشخص مينمايد در اين ستون درج ميگردد اين رمز بايد تحت شماره انبار مربوطه به سيستم معرفي شده باشد . رمز سازماني از اطلاعات كليدي سند بوده و درج آن در ستون مربوطه الزامي است.

رمز سازماني همچنين بايستي از رمزهاي سازماني تعريف شده در پرونده پارامترهاي سيستم و مربوط به اقلام مستمر ،‌ پروژه و هزينه مستقيم باشد و رمز سازماني اقلام مازاد براي فرو ش (نوع رمز سازماني DP) در اين فرم قابل قبول نمي باشد.

6-1-5-شماره درخواست پروژه PROJECT REQUEST NO.

درصورتيكه اقلام مورد تعديل مربوط به كالاهاي پروژه اي / نياز برنامه اي / خريد مستقيم باشد ، شماره حساب پروژه / نياز برنامه اي مربوطه در اين ستون درج ميگردد اين شماره كه حداكثر ده رقمي است بايد تحت رمز سازماني مربوطه تعريف و به سيستم معرفي شده باشد ( درسيستم سابقه داشته باشد) درمورد اقلام موجودي مستمر اين ستون خالي ميماند .

7-1-5- شماره سند DOC.NO.

شماره سند عددي 7 رقمي است كه پس از ثبت در دفتر و تخصيص شماره در اين ستون درج ميگردد. دو رقم سمت چپ شماره سند معادل دو رقم سال تاريخ سند و 5 رقم بعدي شماره سريال سند ميباشد . شماره سند تكراري و غير عددي قابل قبول سيستم نميباشد (نحوه شماره گذاري در دستور العمل شماره گذاري 131 آمده است )

8-1-5- تاريخ سندDOC. DATE

تاريخ سند بصورت روز ، ماه ، سال هجري شمسي و 6 رقمي (YY.MM.DD)در اين ستون درج ميگردد. تاريخ سند از تاريخ روز نبايستي بزرگتر باشد.

9-1-5- نمودار مصرف CONSUMPTION CATEGORY

دراين ستون صرفاً بدليل عدم اثرگذاري بر ميانگين مصرف ماهيانه كالا (AMU) فقط از نمودار 9 (مصارف غير مستمر) استفاده مي شود.

10-1-5-شماره حساب ACCOUNT NO.

دراين ستون شماره حساب طرف مقابل انبار برحسب نوع و رمز تعديل توسط حسابداري كالا و با توجه به سند (75/75R) مشخص و درج ميگردد.

شماره حساب بايستي به سيستم معرفي شده باشد كه سه رقم اول سمت چپ آن معادل سه رقم رمز مديريت ذيربط است. شماره حساب حداقل 15 رقم ميباشد.

11-1-5- شماره درخواست پروژه PROJECT REQUEST NO.

تعداد اقلام مندرج در متن سند دراين ستون قيد ميگردد تا درمرحله موازنه توسط سيستم مورد كنترل قرارگيرد پركردن اين ستون بصورت عددي و صحيح الزامي است .

12-1-5- جمع كل مقادير TOTAL QTY.

مجموع مقادير اقلام ثبت شده درمتن سند محاسبه و در اين ستون درج ميشود تا درمرحله موازنه مورد كنترل سيستم قرارگيرد. تكميل اين ستون بصورت عددي و صحيح الزامي است .

13-1-5- جمع كل ارزشTOTAL VALUE

چنانچه اقلام مندرج در سند توسط كاربرقيمت گذاري گردد مجموع ارزش اقلام محاسبه و در اين ستون درج ميگردد تا درمرحله موازنه توسط سيستم كنترل شود و درصورتيكه ستون ارزش اقلام خالي باشد ، اين ستون نيز خالي باقي ميماند و در اين حالت سيستم براساس روش ميانگين سند را قيمت گذاري خواهد نمود.

2-5-اطلاعات اقلام سند:

1-2-5- شماره قلم ITEM NO. :

درصورتيكه كالا مربوط به رمز سازماني پروژه / نياز برنامه اي / خريد مستقيم باشد ، شماره قلم درخواست پروژه / نياز برنامه اي / خريد مستقيم بصورت عددي دو رقمي در اين ستون درج ميگردد.

ولي چنانچه كالاي مورد تعديل مربوط به رمز سازماني اقلام مستمر باشد اين ستون خالي ميماند .

شماره قلم درخواست پروژه / نياز برنامه اي / خريد مستقيم بايستي تحت شماره درخواست ذيربط در سيستم وجود داشته باشد.

2-2-5- شماره طبقه بندي كالا MESC.NO.:

دراين ستون شماره طبقه بندي كالا بصورت عددي ده رقمي درج ميگردد. شماره طبقه بندي كالا بايستي در پايگاه طبقه بندي و انبار مربوطه سابقه داشته باشد . و براي اقلام موجودي مستمر بصورت حقيقي و ده رقمي كامل باشد. ولي درمورد اقلام پروژه ها ميتواند بصورت مجازي هم باشد كه دو رقم اول آن گروه اصلي كالا و دو رقم آخرآن شماره قلم كالا و بقيه ارقام آن ميتواند صفر باشد .

شماره طبقه بندي اقلام پروژه اي همراه شماره قلم و شماره درخواست پروژه در سيستم قابل شناسائي ميباشد.

3-2-5- مقدار قلمITEM QTY. :

دراين ستون مقدار كالاي هرقلم كه از موجودي انبار كسر يا به آن اضافه ميگردد بصورت عددي درج ميگردد. در سند MT75 (كاهنده) مقدار مندرج در اين ستون بايستي مساوي يا كمتر از مقدار موجودي قلم مربوطه در پايگاه موجودي انبار باشد در غير اينصورت سند برگشت خواهدشد.

4-2-5- واحد صدور كالاUNIT :

دراين ستون واحـد صـدور كـالا درج ميگـردد. واحد صدور يا واحد اندازه گيري كالا بايستي يكي از واحدهاي تعريف شده در پايگاه پارامترهاي سيستم بوده و براي اقلام مستمر به همراه شماره طبقه بندي كالا در پايگاه طبقه بندي ذيربط وجود داشته باشد . در مورد پروژه ها هم در زمان تغذيه اطلاعات سند MT26 در مقابل هرقلم معرفي ميگردد.

5-2-5- ارزش تعديلي قلمADJ-VALUE:

دراين ستون ارزش قلم در صورت لزوم درج ميگردد. ستون ارزش قلم براي اقلام مستمر موجودي در رمزهاي تعديل 1 الي 7 ميتواند خالي باشد ولي در رمز تعديل 8 ستون ارزش بايستي پرشود.

درسند MT75 (كاهنده) ارزش قلم بايد مساوي و يا كوچكتر از ارزش موجودي قلم در پايگاه موجودي انبار باشد در غير اينصورت سند برگشت خواهد شد.

6-2-5- رمز بازرسي S/C.CODE :

درمواردي كه تغذيه اين سند به سيستم و ورود و خروج كالا از انبار همزمان با بازرسي و شمارش موجودي انبار و پس از شمارش قلم مورد نظر باشد ، اين ستون با حرف S تكميل ميگردد در غير اينصورت خالي ميماند.

باتكميل اين ستـون بـا حـرف S بـازرسـي انبـار و مسئـولين امر متوجه مي شوند كه اقلام مندرج در اين سند كه با حرف S مشخص شده اند جزو اقلام شمارش شده ميباشند و چنانچه اين ستون خالي باشد بازرسي انبار اين قلم / اقلام را جزو اقلام بازرسي نشده محسوب نموده و در كنترلهاي بعدي خود براي رسيدن به موجودي واقعي قلم / اقلام مورد نظر اين مقادير را نيز منظور خواهد نمود.

7-2-5- رمز تعديل ADJ.CODE:

رمز تعديل كه عددي يك رقمي ميباشد بيانگر علت خروج كالا از انبار / تعديل موجودي / نوع كالاي به موجودي گرفته شده ميباشد و وظيفه سيستم را در پردازش سند تعيين مينمايد.

رمزهاي تعديل معرفي شده در سيستم بشرح زير است :‌

شماره رمز

شرح لاتين

شرح فارسي

75

1

DITERIORTED

ضايعات ناشي از فساد و تباهي كالا

75

2

BROKEN

ضايعات ناشي از شكستن كالا

75

3

FIRED

ضايعات ناشي از آتش سوزي

75

4

DISPOSED

ازرده خارج كردن كالا

75

5

SCRAP

قراضه / اسقاط شدن كالا

75

6

RETIRED

ورافتادگي كالا

75R

7

RE-ENTRY

بموجودي گرفتن اقلام از رده خارج شده قبلي كه مجدداً مورد نياز ميباشد. (انتقال از سيستم غير مكانيزه به سيستم مكانيزه )

75/75R

8

RECONCILATION

تعديل ارزش موجودي كالا (كاهنده / افزاينده)

8-2-5- شرح كالا DESCRIPTION:

دراين ستون شرح مختصر كالا جهت اطلاع مسئولين و تاييد كنندگان سند درج ميگردد ولي به سيستم تغذيه نمي شود.

6- مجوزها و حدود اختيارات مالي:

جهت تائيد و تصويب خروج كالاهاي اسقاطي ،‌ فاسد ،‌ ورافتاده و يا ضايع شده از موجودي انبار نياز به اخذ مجوزهاي لازم ميباشد كه با توجه به ارزش اينگونه كالاها و حدود اختيارات قانوني عمل ميشود.

مسئولين انبار قبل از خروج اينگونه كالاها از موجودي و انتقال به انبار مازاد براي فروش / اسقاط بايد مجوزهاي لازم را اخذ و به آن استناد نمايند.

تذكر :‌ جهت خروج كالاهاي اسقاطي ، فاسد ،‌ ورافتاده و غيره قبل از صدور سند تعديل بايستي فرمهاي از رده خارج كردن كالا/ اموال جهت آنها تكميل نموده كه در اين فرمها افراد/ سازمانهاي مسئول بررسي لازم را نموده و آن را تائيد مينمايند. پس از تاييد اين فرمها و با توجه به حدود اختيارات ميتوان نسبت به صدور سند تعديل موجودي اقدام نمود.

7- پردازشهاي حسابداري كالا :

چنانچه سند تعديل موجودي توسط كاربر قيمت گذاري نگردد سيستم براساس قيمت ميانگين سندرا قيمت گذاري نموده و با توجه به رمزتعديل (درموردسند MT75 كاهنده ) موجودي انبار بستانكار و حساب روي سند بدهكار ميگردد و درمورد سند MT75R (افزاينده) موجودي انبار بدهكار و حساب روي سند بستانكار ميگردد.

ولي در حالتيكه سند توسط كاربر قيمت گذاري گردد(بعنوان مثال در مواردي كه از اين سند جهت تعـديل قيمت اقلام انبار استفاده ميشود) كاهش و افزايش موجودي انبار براساس قيمت هاي روي سند انجام خواهد شد.

8- برگشتيهاي سند تعديل موجودي:

درسيستم پيوسته ويكنواخت كالا ، چون تطبيق اطلاعات كلي (سرسند) و اطلاعات اقلام سند در مرحله پايان ثبت اطلاعات اقلام انجام ميشود ، چنانچه اين اطلاعات تطبيق نكند ، سيستم با اعلام پيام مناسب كاربر را مطلع مينمايد تا نسبت به رفع اشكال اقدام شود و پس از رفع اشكال و دستور مجدد تطبيق (BALANCE) سيستم عمل تطبيق را انجام ميدهد تا سند با اطلاعات صحيح و مطابقت شده در سيستم ثبت گردد.

چنانچه كاربر درمرحله عدم تطبيق سد را به حال خود رها كند ،‌ اين سند با وضعيت عدم تطابق (UNBALANCE) و بصورت ناقص (HOLD) باقي ميماند كه بايستي جهت تعيين تكليف آن رفع اشكال شده و از حالت ناقص (HOLD) خارج شود.

ولي درمورد سندهائي كه در سيستم تاثير مالي داشته و موجودي كالا را متاثر مي كنند بعد از حالت تطبيق (BALANCE) با دستور كاربر و رعايت مجوزهاي داده شده درموجودي اثر ميگذارند (RELEASE ميشوند) در اين حالت ممكن است بعلت عدم تكافوي موجودي انبار (ارزش /مقدار) اينگونه سندها نتوانند اثرگذاري نمايند و به حالت معلق (SUSPEND) در سيستم باقي بمانند در اين حالت علت عدم اثرگذاري سند توسط سيستم با پيام مناسب اعلام ميگردد.

سند تعديل موجودي نيزپس از مرحله تطبيق (BALANCING) با دستور حسابداري كالا برموجودي اثرگذاري نموده و درصورتيكه از نوع 75 (كاهنده) باشد موجودي را كاهش و اگر از نوع 75R (افزاينده) باشد موجودي را افزايش ميدهد و چنانچه بعلت عدم تكافوي موجودي نتواند اثرگذاري نمايد (RELEASE نمي شود) بصورت معلق (SUSPEND) باقي ميماند كه علت آن نيز با اعلام پيام به كاربر مشخص ميگردد و كاربر بايستي با رفع اشكال دستور مجدد جهت اثرگذاري سند را بدهد تا سند از حالت معلق خارج و در سيستم ثبت شود.


فهرست ضمائم:

1- سند تعديل موجودي کالا MT75

2- مجموعه گزينه هاي مختلف مرتبط با کاهش موجودي (WOF)

3- مجموعه گزنيه هاي مختلف مرتبط با افزايش موجودي (WON)

4- نمونه فرم ازرده خارج کردن اقلام/اموال

1384/9/28 دوشنبه
....
روش اجرايي تهيه و تنظيم سند نقل و انتقال كالا بين انبارهاي اصلي(MT67/67R) 

 

 فهرست مطالب

 1-كليات:
 2- مسئوليتها :
 3-مراحل اجرايي :
 4- نحوه تنظيم درخواست انتقال كالا بين انبارهاي اصلي (سند MT 57 ) پيوست شماره 1 :

 5- نحوه تنظيم سند انتقال كالا بين دو انبار اصلي – ارسال (سند MT67 ) پيوست شماره 2

 6- نحوه تكميل و تنظيم سند انتقال كالا بين دو انبار اصلي دريافت (MT67R)پيوست شماره 2 :

 7- تغييرات و تكاملوضعيتهاي نقل و انتقال كالا بين انبارهاي اصلي در سيستم يكنواخت كالا :

 8- عمليات مالي اسناد نقل وانتقال كالا بين انبارهاي اصلي MT67/67R
 9- برگشتيهاي سيستم:
 10- فهرست ضمائم:

 

 

 

1-كليات :

1-1- مقدمه

با توجه به ضرورت و نياز به تامين كالا درموارد مختلف كه دراين روش شرح داده ميشود امكان دارد يك انبار اصلي از انبار اصلي ديگر درخواست انتقال كالا/ كالاهائي را بنمايد . دراين حالت آناليست كنترل كالاي انبار درخواست كننده با تنظيم و ارسال سند درخواست كالا براي آناليست كنترل كالاي انبار صاحب كالا و يا ايجاد آن درسيستم يكنواخت كه عيناً توسط واحد سفارشات صاحب كالا قابل رويت ميباشد مشخصات قلم / اقلام مورد نياز خود را به اطلاع آناليست كنترل كالاي انبار صاحب كالا رسانيده و واحد مذكور پس از رويت و يا وصول درخواست كالا نسبت به بررسي و چگونگي تامين كليه اقلام و يا قسمتي از آنها و يا رد درخواست بنا به مورد اقدام مينمايد ، دراين حالت سند انتقال كالا بين دو انبار اصلي ارسال تهيه ميگردد كه پس از تائيد به انبار ذيربط جهت صدور كالا از انبار ارسال و نهايتاً واحد ارسال كالا با صدور بارنامه مبادرت به انتقال فيزيكي كالا به انبار درخواست كننده مي نمايد ، انبار دريافت كننده بمحض وصول كالا نسبت به رسيد بارنامه / سند ارسال ، تنظيم و تغذيه اطلاعات سند انتقال كالا بين دو انبار اصلي دريافت ،‌اين نقل و انتقال را تائيد مينمايد.

مواردي كه ايجاب مي نمايد تا انبارهاي فرستنده و گيرنده مبادرت به نقل و انتقال كالا نمايند به شرح ذيل ميباشد :

1-1-1- چنانچه انباردرخواست كننده كالا قلم / اقلام بين راهي خود را هنوز دريافت ننموده و وجود كالاهاي مورددرخواست درعمليات بفوريت موردنياز باشد.

2-1-1- كالاي مورد نظر سابقه مصرف درانبار درخواست كننده نداشته و وجود آن كالا درانبار مذكورضروري بوده و تأخيردر تامين آن از طريق صدور تقاضا باعث ضررو زيان به تاسيسات شركت گردد.

3-1-1-كالاي مورددرخواست از جمله كالاهايي باشد كه طي يك برنامه خريد تلفيقي از طريق انبار فرستنده خريداري گرديده و ميبايست به انبار متقاضي انتقال يابد.

4-1-1-موجودي كالاهاي موردنظر درانبار متقاضي جهت پاسخگوئي به نيازمنديهاي ضروري دردوره پوششي كافي نباشد.

5-1- 1- هنگاميكه مقدار كالاي مورد نظر درانبار فرستنده ، مازاد برمصرف دوره پوششي بوده واز طرف ديگر مورد نياز انبار گيرنده باشد.

6-1-1-كالاي مازاد پروژه ها دريك انبار كه جهت اجراي پروژه هاي انبار ديگر/ شركت ديگر مورد مصرف داشته باشد .

7-1- 1- كالاي راكد دريك انبار كه درانبارهاي ديگر/ شركت هاي ديگر مورد مصرف داشته باشد.

2- 1- هدف :

هدف از تدوين اين روش تشريح چگونژي نقل وانتقال كالا بين انواع رمزهاي سازماني اقلام (مستمر ، مازاد ، پروژه ،‌ درخواست برنامه اي)دوانبار اصلي مختلف دريك يا دو مديريت (شركت) و همچنين نحوه تنظيم و تغذيه اطلاعات اسناد مربوطه درسيستم يكنواخت كالا و شرح وظائف و مسئوليتها در انجام نقل و انتقال كالا بين دو انبار اصلي دريک شرکت /مديريت يا دو انباراز دو شرکت مستقل ميباشد.

3-1- حدود:

حدود اين روش از زمان تنظيم سند درخواست انتقال كالا با توجه به هماهنگي هاي فيمابين مسئولين دو انبار اصلي فرستنده و گيرنده ،‌ يا ايجاد درخواست درسيستم يكنواخت كالا توسط آناليست كنترل كالا انبار درخواست كننده شروع و با صدور سند انتقال كالا ارسال و نهايتاً عمليات برداشت و انتقال فيزيكي كالا ادامه يافته و با وصول كالا به انبار درخواست كننده و صدور سند انتقال كالا دريافت و تغذيه اطلاعات به سيستم و توزيع نسخ سند و تسويه حساب انتقال كالا خاتمه مي يابد.

2- مسئوليتها :

1-2- رئيس / مسئول كنترل كالا :

نامبرده موظف استبا استفاده از امكانات سيستم يكنواخت كالا ضمن حفظ كنترلهاي داخلي در راستاي تامين بموقع كالا پس از هماهنگي هاي لازم با رئيس تداركات / امور كالا درجهت نقل و انتقالات كالا اقدام نمايد.

2-2- آناليست كنترل كالاي انبار درخواست كننده كالا :

نامبرده مسئوليت دارد قبل از درخواست كالا از ساير انبارها ، موجودي و بين راهي و مصرف دوره پوششي را مدنظر قرارداده و موجودي كالا را بطور فيزيكي بررسي و سپس درخواست خود(MT57 )را متناسب با ميزان كالاي مورد نياز تنظيم نموده و پس ازدريافت كالا توسط انبار از تنظيم سند انتقال كالا دريافت (سند MT67R) توسط انباردار يا كارمند رسيد كالا اطمينان حاصل نموده و تا تغذيه اطلاعات سند به سيستم موضوع را پيگيري نمايد.

3-2- آناليست كنترل كالاي انبار فرستنده كالا :

نـامبـرده مسئـوليت دارد هنگـام دريـافت ورويت درخـواست انتقـال كـالا (سنـد MT57 ) (پيوست شماره يك) ازمقدار موجودي و بين راهي و ميزان مصرف دردوره پوششي كالا وقوف كامل حاصل نموده و با تائيد مسئولين مربوطه مبادرت به تائيد سند انتقال كالا ارسال (سند MT67 ) (پيوست شماره 2) نمايد به نحوي كه انبار تازمان وصول كالاي بين راهي با كسري و كمبود كالا مواجه نگردد.

4-2- روساي ادارات تداركات / عمليات انبار / سمتهاي همطراز :

نامبردگان مسئوليت حسن اجراي اين روش را بعهده داشته و هنگام تصويب اسناد انتقالي دلايل توجيهي كافي نسبت به نقل و انتقال كالا را مورد توجه قرار مي دهند.

5-2- روِساي خدمات كالا / اموركالا :

مسئوليت دارند هماهنگي لازم را با واحدهاي ذيربط جهت اجراي صحيح و بموقع اين روش بعمل آورده واز اجراي آن توسط ابواب جمعي خود اطمينان حاصل نمايند.

6-2- امور مالي / حسابداري كالا :

با عنايت به اهميت ابعاد مالي جابجائي كالا و حسابهاي مربوطه بويژه در ارتباط با انتقال پروژه ها بين دو شركت / مديريت ، امور مالي يا حسابداري كالا مسئوليت و نظارت مستقيم بر اينگونه نقل و انتقالات را بعهده داشته و مي بايست اين اسناد پس از تاييدات لازم امور مالي ذيربط در سيستم تغذيه و اثرگذاري گردند.

7-2- مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني :

رئيس مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني مسئول آموزش ، نگهداشت ، تهيه و تدوين روشها ، دستور العمل هاي اجرايي سيستم پيوسته ويكنواخت كالا وهمينطور بررسي اشكالات ودريافت پيشنهادات اصلاحي و اعمال تغييرات و اصلاحات لازم دربرنامه هاي مورد نياز سيستم و دستور العمل ها ورفع اشكالات آن خواهد بود. همچنين درمورد آموزش و استفاده مشتركيـن از سيستـم پيوستـه و يكنواخت كـالا اقـدامات لازم را بعمل مي آورد.

8-2- مديربازرگاني :

مدير بازرگاني شركت ملي گاز به اجراي صحيح اين روش نظارت عاليه داشته و پيشنهادات واصله در رابطه با هرگونه اصلاح /تغيير درمفاد اين روش را از طريق واحد مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني ، مورد بررسي قرارداده و درصورت تائيد و تصويب ،‌ تغييرات درچاپهاي بعدي اين روش اعمال مي گردد.

3-مراحل اجرايي :

1-3- اقدامات واحد كنترل كالاي انبار درخواست كننده:

1-1-3- آناليست كنترل كالاي انبار درخواست كننده مي تواند باتوجه به امكانات سيستم يكنواخت دربخش اقلام مازاد از مسير MA-INV-SRP نيازهاي انبار خود را ازاقلام مازاد استاندارد و پروژه اي ساير انبارها مورد بررسي قرارداده و نسبت به انتقال و دريافت آنها اقدام نمايد.

2-1-3- چنانچه پس از پيگيري لازم دربخش اقلام مازاد به نتيجه نرسيد مي بايد با تماس و هماهنگي با ساير واحدهاي سفارشات و كنترل موجودي انبارهاي ساير مديريتها چگونگي تامين اقلام مورد نياز خود را ازمحل موجودي اقلام راكد/ فعال آنها بررسي نمايد.

3-1-3- چنانچه پس از پيگيري ،‌ اقلام درخواستي از انبار ديگري قابل تامين باشد واحد كنترل كالاي انبار متقاضي سند درخواست انتقال كالا (MT57) را تهيه و براي انبار صاحب كالا ارسال مينمايد(تسهيلات سيستم بگونه اي است كه ميتوان پس از تغذيه اطلاعات سند درخواست انتقال كالا اين اطلاعات را درانبار صاحب كالا رويت نمود بنابراين متقاضي ميتواند درخواست خود را درسيستم ايجاد و به اطلاع آناليست كنترل كالاي انبار صاحب كالا برساند بدون اينكه سند درخواست تنظيم و ارسال نمايند.)

4-1-3- جهت تنظيـم درخواست انتقـال كـالا و مـراحل بعـدي آن بـايـد از مسير MA-OPR-TBM درسيستم يكنواخت كالا استفاده نمود .

5-1-3- پس ازتغذيه اطلاعات سند درخواست انتقال كالا درسيستم پرونده بين راهي انتقالات ايجاد و با توجه به تغيير وضعيت اقلام ،‌ متقاضي مي تواند با مراجعه به سيستم از وضعيت نقل و انتقال اقلام مطلع گردد.

2-3-اقدامات واحد كنترل كالاي انبار صاحب كالا :

1-2-3- وقتي كه قلم / اقلامي طي سند / اسناد درخواست انتقال كالا (MT57) توسط متقاضي در سيستم ايجاد و يا سند آن صادر و به انبار صاحب كالا ارسال گرديد. آناليست كنترل كالاي انبار صاحب كالا آنرا درسيستم رويت و پس از اخذموافقت هاي لازم جهت انتقال كالاي مورد درخواست به شرح ذيل اقدام مي نمايد.

2-2-3- بررسي مي نمايد كه آيا امكان تامين قلم / اقلام مورد درخواست از موجودي اقلام انبارهاي موجودي مستمر / مازاد / پروژه / درخواست برنامه اي ميسرميباشد؟

3-2-3- امكان تامين كالاي مورددرخواست از طريق موجودي انبار اقلام مستمر با رويت گزارش موجودي (INVENTORY) و اقلام بين راهي و ملاحظه فيزيكي كالا درانبار و مراجعه به گزارش بررسي موجودي اقلام (REVIEW INQUIRY) يا تجزيه و تحليل موجودي (INVENTORY ANALYSIS) در بخش كنترل موجودي سيستم بررسي ميگردد.

4-2-3- با توجه به موارد مذكور و پذيرش درخواست انتقال كالا كه توسط آناليست كنترل كالاي انبار درخواست كننده در سيستم ايجاد گرديده ميتوان اقدام به تائيد درخواست جهت صدور سند انتقال كالا (MT67) نمود.

5-2-3- با توجه به اينكه هرانبار اصلي ميتواند داراي انبارهاي فرعي متعدد باشد لذا انتقال كالا ميتواند بين انبارهاي فرعي ، دو انباراصلي طبق همين روش انجام شود.

6-2-3- اطلاعات سند درخواست انتقال كالا تا زماني كه انبار صاحب كالا اقدامي انجام نداده قابل اصلاح و يا حذف ميباشد و درخواست كننده ميتوانند وضعيت اقلام درخواست را ازطريق سيستم رويت و پيگيري نمايد. درصورت اعمال تغييرات و يا حذف قلم / اقلام درخواست ، امكان رويت / چاپ آخرين وضعيت درخواست براي انبار صاحب كالا ميسرميباشد. همچنين پس از تائيد درخواست انتقال كالا توسط آناليست كنترل كالاي انبار صاحب كالا ، وضعيت درخواست تغيير كرده كه با صدور كالا از انبار كامل ميشود . درنتيجه متقاضي مي تواند با مراجعه به سيستم از وضعيت اقلام درخواست كالا اطلاع حاصل نمايد.(توضيحات کاملتر در بند 7 همين روش آمده است.)

7-2-3- درمواردي كه واحد متقاضي نسبت به ايجاد درخواست انتقال در سيستم اقدام نكرده و نيازهاي خود را با نامه به انبار صاحب كالا اعلام نمايد ، پس از موافقت واحد كنترل كالاي انبارصاحب كالا و ايجاد سند صدور درسيستم با تائيد آناليست كنترل كالا سيستم راساً نسبت به ايجاد سند درخواست اقدام نموده كه باتائيد شماره سند ايجاد شده توسط سستم مي توان نسبت به تائيد اقلام مورد درخواست اقدام نمود. البته اين حالت فقط در مورد اقلام با شماره رمز استاندارد هر دو طرف امکانپذير ميباشد ودر مورد پروژه ها حتماً ميبايست سند MT57 توسط آناليست کنترل کالاي انبار دريافت کننده کالا به سيستم تغذيه شود.

3-3-اقدامات انباردار صاحب كالا :

1-3-3- انبادار با صدور سند انتقال كالا (MT67)كه توسط واحد كنترل كالا تائيد و به تصويب مسئولين ذيربط رسيده ، ضمن كنترل هاي لازم مبني برتطابق شرح و شماره طبقه بندي ،‌ واحد و مقدار كالا با مشخصات موجودي فيزيكي انبار و حصول اطمينان از قابل تامين بودن آن به شرح ذيل اقدام به تكميل سند و تحويل كالا و تغذيه اطلاعات به سيستم مينمايد.

1-1-3-3 سند / اسنادي كه توسط واحد كنترل كالا تائيد و توسط مسئولين ذيربط تصويب شده و دراختيار انباردار قرارميگيرد ، نامبرده درصورت داشتن موجودي ستون مقدار ارسالي سند را تكميل و با قيد نام و امضاء درستون انباردار صدور كالا را تائيد مينمايد.

2-1-3-3 چنانچه قلم / اقلامي كه توسط آناليست كنترل كالا با سند MT67 تائيد شده ولي بعلت موجودي كاذب درسيستم ،‌ درانبار موجودي كافي نداشته باشد و انباردار قادربه تامين قسمتي از مقدار تائيد شده قلم / اقلام صادره باشد دراينصورت ضمن هماهنگي با واحد كنترل كالا و اخذ تائيديه مجدد اقدام به تحويل كالا براساس مقادير موجوددرانبار مينمايد.

(قابل ذكر است درصورت عدم اخذ تائيديه مجددبراي اقلام تغييريافته ثبت اطلاعات سند / اسناد مذكور درسيستم امكان پذير نمي باشد. )

3-1-3-3 ممكن است بعلت عدم وجود كالا درانبار (كاذب بودن موجودي اطلاعات سيستم ) انباردار نتواند كلاً قلم / اقلام درخواستي را تامين نمايد لذا درستون مقدار صادره عبارت NIS را درج و به سيستم تغذيه مينمايد كه دراين حالت وضعيت سند انتقال كالا خاتمه يافته تلقي ميگردد.

4-1-3-3 بعداز ثبت سند MT67 درسيستم و تاثير آ“ درپايگاه موجودي ،‌ پرونده بين راهي انتقالات بروز ميرسد.

5-1-3-3 پس از تكميل سند انتقال و آماده نمودن كالا درصورتيكه تحويل گيرنده نماينده انبار متقاضي باشد، كالا تحويل ايشان و درصورتيكه تحويل گيرنده نماينده واحد ارسال انبار صادركننده باشد ، كالا تحويل گرديده و درهردو حالت درستون تحويل گيرنده كالا رسيد اخذ ميگردد.

تذكر 1 : اثرگذاري اسناد نقل و انتقال كالا به عهده امورمالي حسابداري كالا مي باشد مگر درمواقعي كه اين مسئوليت به انبار / كاردكس انبار تفويض گردد.

تذكر 2 : درمواردي كه مسئولين انبار صاحب كالا تصميم دارند كالا را باقيمتي غير از قيمت ميانگين سيستم به متقاضي تحويل نمايند اثرگذاري سند درسيستم پس از قيمت گذاري توسط حسابداري كالا انجام ميشود. لازم به ذكر است كه اسناد نقل و انتقال كالا بين انبارهاي دو مديريت مي تواندبا قيمت توافقي (غيرازميانگين سيستم ) باشد و درداخل يك مديريت نقل و انتقال كالا براساس قيمت ميانگين و توسط سيستم انجام ميشود.

4-3- اقدامات قسمت ارسال كالا درانبار فرستنده :

متصدي ارسال كالا پس ازدريافت سند تكميل شده (MT67) كه كالاي آن توسط انباردار تامين و تحويل گرديده به شرح ذيل اقدام مي نمايد :

1-4-3-سند MT67 را بدقت مورد بررسي قرارداده و اطمينان حاصل مينمايد كه ستونهاي اطلاعاتي آن برابر با ضوابط مشروحه دراين روش تكميل گرديده و حاوي امضاء هاي مجاز تهيه كننده و تصويب كننده باشد.

2-4-3- پس از كنترل و بررسي ، شماره سند را دردفتر ارسال كالا ثبت و اقدامات ذيل را بعمل مي آورد :

پس از دريافت كالا / كالاهاي قيدشده درسند ازانباردار ، آنها را از نظر كيفيت و كميت با مندرجات سند تطبيق مي نمايد سپس كالاهاي مورد نظر را مطابق با ماهيت آنها همراه با يك نسخه از سند MT67 بسته بندي نموده و بارنامه مربوطه را تنظيم مي نمايد.

3-4-3- پس از بسته بندي كالا مبادرت به تنظيم بارنامه حمل شركتي در 5 نسخه نموده و به شرح ذيل توزيع مينمايد.

نسخه اصل : راننده بمنظور ارائه به شركت حمل و نقل و تسويه حساب با آن شركت .

نسخه دوم : متقاضي بمنظور حفظ آن درسوابق .

نسخه سوم : متقاضي بمنظور رسيد كالا و مهمورنمودن آن و عودت به انبار فرستنده .

نسخه چهارم :‌ بعنوان نسخه خروجي جهت ارائه به درب بازرسي خروج انبار

(GATE PASS)

نسخه پنجم : بايگاني درسوابق قسمت ارسال كالا .

5-3- اقدامات انباردريافت كننده كالا (درخواست كننده ) :

1-5-3- انبار گيرنده كالا پس ازدريافت كالاي مورد درخواست اقدامات ذيل را انجام ميدهد:

1-1-5-3-متصدي رسيد كالاي انبار گيرنده / انباردارابتدا مشخصات مندرج درسند انتقال كالا (MT67) و بارنامه مربوطه را باكالاي دريافتي مطابقت نموده و از صحت آن اطمينان حاصل مينمايد.

2-1-5-3-درصورتيكه كالاي دريافتي با درخواست مطابقت داشته باشد يك نسخه بارنامه را مهرو امضاء‌نموده و جهت اطلاع فرستنده ارسال ميدارد.

3-1-5-3-مشخصات ذكرشده درسند مزبور و يا دربارنامه مربوطه ، همراه با مشخصات شركت حمل كننده ، وسيله حمل و راننده را دردفتر كالاهاي وارده ثبت مينمايد.

4-1-5-3-درصورتيكه مشخصات كالا بنا به دلايلي با مندرجات سند يا بارنامه مغايرت داشته باشد (عـدم تطبيق شـرح و شمـاره طبقه بندي كالا) آناليست كنترل كالارا درجريان امر گذاشته و ضمن درج نوع مغايرت دربارنامه و يا مكاتبه با انبار فرستنده كالا ، اين قلم / اقلام را تاتعيين تكليف نهايي بصورت معوق نگهداري مي نمايد.

5-1-5-3-كارمند رسيد ، كالاي واصله را همراه بانسخ سند MT67 عيناً به انباردار ذيربط تسليم مي نمايد تا پس از تائيد انباردارو يا واحد دريافت كالا اقدام به تنظيم و صدور سند انتقال كالا بين انبارهاي اصلي دريافت (MT67R) بنمايد.

پس از تائيد ،‌ اطلاعات سندبه سيستم يكنواخت كالا تغذيه شده تا كالاي واصله به موجودي انبار گيرنده اضافه شود. تغذيه سند MT67R توسط واحد کنترل کالاي انبار انجام ميشود.

6-1-5-3-درمورد كالاهائيكه مشخصات آنها با مندرجات سند مربوطه بنا به دلايلي مغايرت داشته و معوق مانده است ستون مربوط به نوع ادعا درسند MT67Rبنحوي كه بعداً توضيح داده خواهد شد تكميل و به سيستم تغذيه ميگردد.

7-1-5-3-درمورد كالاهاي آسيب ديده و كسري هاي ناشي از سرقت ، حادثه و غيره صورت مجلس تهيه و نسبت به پيگيري آن تا تعيين تكليف نهائي اقدام خواهد شد.

8-1-5-3- با تغذيه اطلاعات سند MT67Rوضعيت پرونده بين راهي انتقالات بروز رسيده و كامل ميشود.

9-1-5-3- چنانچه سند انتقال توسط حسابداري كالا قيمت گذاري شده باشد بعداز تغذيه اطلاعات سند به سيستم ، نسخه اصل سند را جهت اثرگذاري به امورمالي / حسابداري كالا ارسال گردد.

ولي چنانچه قيمت توسط سيستم محاسبه و اعمال گردد نيازي به ارسال سند به حسابداري كالا / امورمالي بمنظور اثر گذاري نمي باشد. (موضوع بند 16-1-5)

4- نحوه تنظيم درخواست انتقال كالا بين انبارهاي اصلي (سند MT 57 ) پيوست شماره 1 :

واحد كنترل كالاي انبار متقاضي جهت ثبت نيازهاي خود درسيستم و اطلاع انبار صاحب كالا مي تواند نسبت به تنظيم سند درخواست انتقال كالا و ثبت اطلاعات آن درسيستم اقدام و مراحل بعدي انتقال كالا را ازطريق سيستم پيگيري نمايد ذيلاً نحوه تنظيم سند درخواست انتقال كالا وثبت آن درسيستم توضيح داده ميشود،‌اين سند از دوبخش سرسند و متن سند بشرح زير تشكيل شده است .

1-4- اطلاعات سرسند :

1-1-4- نوع سند :

دراين قسمت عدد 57 از قبل چاپ شده است (درسيستم نيز تعبيه شده ) و نيازي به تغذيه آن نيست .

2-1-4- رمز عملكرد DISIGNATION CODE :

اين ستون درزمان ايجاد درخواست در سيستم خالي مي ماند ولي جهت اصلاح اطلاعات ايجاد شده از حرف A و براي حذف اطلاعات از سيستم از حرف D استفاده ميشود. حالتهاي فوق الذكر در سيستم بطور جداگانه پيش بيني شده و نيازي به تغذيه اين حروف به سيستم نمي باشد.

3-1-4- رمز مديريت RECEIVER MG.CODE:

دراين ستون رمز مديريت درخواست كننده كالا كه عددي سه رقمي مي باشد درج ميگردد. رمز مديريت مشخص كننده حوزه عملياتي هر مديريت است كه داراي بودجه اي مستقل ،‌ مسئوليتها و اختيارات خاص خود ميباشد. رمز مديريت بعنوان قسمتي از كليد دسترسي به اطلاعات حتماً بايد درسند قيد و به سيستم تغذيه گردد. رمز مديريت بايستي قبلاً به سيستم معرفي شده باشد.

4-1-4- شماره انبار RECEIVER STORE NO. :

دراين ستون شماره انبار درخواست كننده كالا كه براي انبار اصلي دو رقمي و براي انبار فرعي چهار رقمي مي باشد درج ميگردد شماره انبار عددي و پركردن آن الزامي است و بايد به سيستم معرفي شده باشد.

5-1-4- رمز سازماني RECEIVER ADMIN CODE. :

دراين ستون رمز سازماني انبار درخواست كننده كالا كه دو رقمي و عددي است درج ميگردد و بايستي براي سيستم شناخته شده باشد.

6-1-4- شماره درخواست پروژه RECEIVER PROJECT REQUEST NO. :

چنانچه اقلام درخواستي مورد نياز پروژه خاصي باشد شماره درخواست پروژه مربوطه دراين ستون درج ميگردد.

شماره مذكور ده رقمي و عددي است و بايد در رمز سازماني ذيربط براي سيستم شناخته شده باشد .

7-1-4- شماره سند DOC.NO. :

دراين ستون شماره سند درخواست انتقال كالا درج ميگرددكه بصورت عددي و 7 رقمي است كه دو رقم اول آن بايد با دو رقم سمت چپ تاريخ سند (سال هجري شمسي ) برابر باشد و 5 رقم باقيمانده شماره سريال است.

8-1-4- تاريخ سند DOC.NO. :

دراين ستون تاريخ تنظيم سند به عنوان تاريخ درخواست انتقال كالا درج ميشود كه بايستي عددي و 6 رقمي (YYMMDD) باشد.

9-1-4- رمز مديريت انبار فرستنده DISPATCHER MG. CODE :

انبار متقاضي كالا پس از بررسي و تحقيق كه كدام يك از انبارها ميتواند تامين كننده نياز اوباشد اطلاعات لازم را كسب نموده و رمز مديريت فرستنده كالا را دراين ستون درج مي نمايد. رمز مديريت فرستنده سه رقمي بوده و بايد براي سيستم شناخته شده باشد.

10-1-4- شماره انبار فرستنده DISPATCHER STORE NO. :

دراين ستون شماره انبار فرستنده كالا درج ميشود شماره انبار فرستنده بايد براي سيستم شناخته شده باشد كه براي انبار اصلي دو رقمي و براي انبار فرعي چهاررقمي است.

11-1-4- رمز سازماني فرستنده DISPATCHER ADMIN CODE :

دراين ستون رمز سازماني انبار فرستنده كالا بصورت دو رقمي و كامل درج ميگردد كه بايستي براي سيستم شناخته شده باشد.

12-1-4- شماره درخواست پروژه فرستندهDISPATCHER PROJECT REQUEST NO.

چنانچه اقلام مورد درخواست مربوط به پروژه هاي انبار فرستنده باشد دراين ستون شماره درخواست پروژه مربوطه درج ميگردد.

13-1-4- تعداد اقلام ITEM COUNT :

تعداد اقلام درج شده درسندشمارش شده و دراين نوشته ميشود و بمنظور موازنه سند درسيستم مورد استفاده قرار ميگيرد.

14-1-4- جمع مقادير TOTAL QTY :

جمع مقادير اقلام درج شده درمتن سند محاسبه و دراين قسمت نوشته ميشود و بمنظور موازنه سند در سيستم مورد استفاده قرار ميگيرد.

2-4- اطلاعات متن سند:

1-2-4- شماره قلم درخواستيITEM NO.:

چنانچه كالاي درخواستي درانبار درخواست كننده جزو اقلام پروژه باشد دراين ستون شماره قلم مربوط به درخواست پروژه درج ميگردد. لكن اگر قلم درخواستي جزو اقلام مستمر موجودي باشد اين ستون خالي خواهد ماند .

2-2-4- شماره طبقه بندي M.E.S.C.NO. :

دراين ستون شماره طبقه بندي كالا درانبار درخواست كننده كالا درج ميگردد كه عددي ده رقمي بوده و پركردن آن الزامي است . اين شماره براي اقلام مستمر موجودي انبار بايد همراه واحد صدور كالا در پايگاه طبقه بندي و درپايگاه موجودي انبار ذيربط داراي سابقه باشد.

3-2-4- واحد صدور كالا UNIT:

دراين ستون واحد صدور كالا كه بايستي جزو واحدهاي شناخته شده سيستم باشد درج ميگردد چنانچه واحد صدور كالا تغذيه نگردد ويا سيستم معرفي نشده باشد و يا همراه شماره طبقه بندي مربوطه در پايگاه طبقه بندي تعريف نشده باشد مورد قبول سيستم نخواهد بود.

4-2-4- مقدار مورد نياز REQUIRED QTY :

دراين ستون مقدار كالائي كه نياز به انتقال آن باشد درج ميگردد و معمولاً با هماهنگي انبار صاحب كالا تعيين ميگردد.

5-2-4- تاريخ نياز به كالا REQUIRED DATE :

دراين ستون تاريخ نياز به كالا درج ميگردد و براساس اين تاريخ انبار فرستنده كالا به نحوي مقدمات كار را فراهم مينمايد تا درزمان مورد نظر ،‌كالا به انبار درخواست كننده واصل شود. لذا تاريخ نياز به كالا بايستي به نحوي انتخاب شود كه با توجه به شرايط زماني و مكاني وقوع آن امكان پذير باشد.

6-2-4- شرح كالا DESCRIPTION :

دراين ستون شرح مختصر كالا درج شده ، ولي به سيستم تغذيه نميگرددو صرفاً جهت اطلاع مسئولين و تائيد كنندگان سند ميباشد.

7-2-4- شماره قلم ارسال كنندهDISPATCHER ITEM NO. :

چنانچه كالاي درخواستي درانبار صاحب كالا جزو اقلام پروژه / خريد مستقيم باشد شماره قلم درخواست كالاي پروژه / خريد مستقيم انبار صاحب كالا دراين ستون درج ميگردد. چنانچه كالاي درخواستي در انبار صاحب كالا جزو اقلام مستمر موجودي باشد اين ستون خالي مي ماند .

8-2-4- شماره طبقه بندي كالاي فرستنده DISPATCHER M.E.S.C. NO. :

دراين ستون شماره طبقه بندي كالا درانبار فرستنده درج ميگردد كه بايستي ،‌ عددي و ده رقمي باشد .

توضيح :‌ چنانچه متقاضي بخواهد كالاي پروژه اي را براي مصرف بعنوان اقلام مستمر استاندارد درخواست نمايد ابتدا ميبايست انبار فرستنده شماره رمز قلم پروژه را به شماره رمز استاندارد مورد نظر تغييرداده سپس سنـد MT57 بـه سيستـم تغذيه شود محل تغييرشماره رمز پروژه ها به شماره رمز استاندارد از مسير MA/INV/PRJ/32 امكانپذير ميباشد.

9-2-4- واحد صدور كالا UNIT:

دراين ستون واحد صدور كالا درانبار فرستنده درج ميگردد و بايستي جزو واحدهاي شناخته شده سيستم باشد.

3-4- ستونهاي جانبي سند درخواست انتقال كالا:

دركنار سند درخواست انتقال كالا بين انبارهاي اصلي ستونهائي جهت درج مشخصات و امضاء تهيه كننده ،‌تائيد كننده و تصويب كننده سند وجود دارد كه بنا به مورد بايستي تكميل شود ولي اطلاعات آن به سيستم تغذيه نمي شود ، همچنين ستوني جهت ثبت مشخصات شخصي كه سند را درسيستم ثبت مي نمايد و جود دارد كه بايستي تكميل گردد.

5- نحوه تنظيم سند انتقال كالا بين دو انبار اصلي ارسال (سند MT67 ) پيوست شماره 2

انبار صاحب كالا پس از وصول / رويت درخواست كالا ازجانب متقاضي چنانچه قادر به تامين اقلام مورد درخواست باشد نسبت به تنظيم سند انتقال كالا بين انبارهاي اصلي (MT67) اقدام نموده و پس ازتائيد مسئولين ذيربط اطلاعات آنرا به سيستم تغذيه مي نمايد.

اين سند از دو بخش ، فوقاني (سرسند) و متن سند تشكيل شده كه به تفكيك نحوه تنظيم و تكميل آن تشريح ميگردد :

1-5- اطلاعات سرسند :

1-1-5- نوع سند MT :

دراين قسمت عدد 67 از قبل چاپ شده و بمنظور تفكيك اسناد مختلف در سيستم مي باشد .

2-1-5- رمز عملكردDESIGNATION CODE :

اين ستـون درسنـد انتقـال كـالا بين دوانبـار اصلـي ارسـال خـالي مي ماند.

3-1-5- رمز مديريتMG. CODE :

دراين قسمت رمز مديريت انبار فرستنده كالا كه عددي سه رقمي ميباشد درج ميگردد. رمز مديريت بايد در سيستم شناخته شده باشد.

4-1-5- شماره انبارSTORE NO. :

دراين قسمت شماره انبار فرستنده كالا درج ميشود كه براي انبارهاي اصلي دو رقم و براي انبارهاي فرعي چهاررقم ميباشد و پركردن آن الزامي است و ميبايست تحت رمز مديريت مربوطه به سيستم معرفي شده باشد.

5-1-5- رمز سازماني ADMIN CODE :

دراين قسمت رمز سازماني فرستنده كالا نوشته ميشود كه عددي دو رقمي و پركردن آن الزامي است . رمز سازماني بايد براي سيستم شناخته شده باشد.

6-1-5- شماره درخواست پروژهPRJ. REQUEST NO. :

چنانچه اقلام ارسالي مربوط به درخواست پروژه باشد شماره درخواست مربوطه دراين ستون درج ميشود. شماره مذكور ده رقمي و عددي است ضمناً شماره پروژه بايد به سيستم معرفي شده باشد. براي اقلام موجودي انبار اين ستون خالي ميماند.

7-1-5- نمودار مصرفCONSUMPTION CATEGORY :

اين ستون يك رقمي بوده و يكي از رمزهاي “ خالي “ 8 و 9 را شامل ميشود كه با توجه به نوع دسته بندي كالا از نظر روند مصرف و تاثير آن در سوابق مصرف كالا توسط آناليست كنترل كالا مشخص و دراين ستون درج ميگردد و درمورد اقلام نياز مستمر اين ستون خالي ، مستمر ويژه عدد 8 و غير مستمر عدد 9 استفاده ميشود.

8-1-5- شماره سندDOC.NO.:

دراين ستون شماره سند بصورت عدد 7 رقمي نوشته ميشودكه دو رقم اول آن (سمت چپ) با دو رقم اول تاريخ سند (سال هجري ) معادل ميباشد . ضمناً شماره سند نبايد تكراري باشد .

9-1-5- تاريخ سندDOC.DATE:

دراين ستون تاريخ صدور كالا از انبار ارسال كننده بايستي بصورت روز ، ماه ، سال و 6 رقمي درج گردد . تاريخ بايد بصورت عددي بوده و نميتواند از تاريخ روز بزرگتر باشد.

10-1-5- رمز مديريت دريافت كنندهRECEIVER MG. CODE:

دراين ستون رمز مديريت انبار دريافت كننده كالا درج ميگردد كه بصورت عددي و سه رقمي ميباشد. رمز مديريت دريافت كننده كالا بايد به سيستم معرفي شده باشد.

11-1-5- شماره انبار دريافت كنندهRECEIVER STORE NO.:

دراين ستون شماره انبار دريافت كننده كالا نوشته ميشود كه بصورت عدد دو رقمي براي انبار اصلي و چهار رقمي براي انبار فرعي بوده و پركردن آن الزامي است شماره انبار دريافت كننده نيز بايستي براي سيستم شناخته شده باشد.

12-1-5- رمز سازماني انبار دريافت كنندهRECEIVER ADMIN CODE:

دراين ستون رمز سازماني انباردريافت كننده كالا نوشته ميشود و پركردن آن الزامي است .

13-1-5- شماره سند مرجعREF. DOC. NO.:

دراين ستون شماره سند درخواست انتقال كالا بعنوان شماره سند مرجع نوشته ميشود اين شماره برروي سند درخواست انتقال كالا مندرج و دردسترس ميباشد.

تذكر : درصورتيكه متقاضي نسبت به صدور سنددرخواست انتقال و تغذيه آن به سيستم اقدام نكرده باشد پس از تغذيه سرسند انتقال كالا (MT67) به سيتسم با تائيد كاربر سيستم راساً نسبت به ايجاد سند درخواست انتقال اقدام مي نمايد كه شماره اين سند با حرف G شروع ميشود و آناليست كنترل كالا مي تواند با توجه به اين شماره نسبت به تايي اقلام درخواست در سيستم اقدام نمايد. البته اين موضوع فقط درمورد رمزهاي استاندارد شناخته شده و صادق است و درمورد پروژه ها ضمناً مي بايست سند MT57 به سيستم تغذيه شده باشد.

14-1-5- تعداد اقلامITEM COUNT:

دراين ستون تعداد اقلام ندرج درسند انتقال كالا نوشته ميشود پركردن اين الزامي بوده و جهت موازنه سند كاربرد دارد.

15-1-5- جمع مقاديرTOTAL QTY.:

دراين ستون جمع مقادير اقلام صادره از انبار فرستنده محاسبه و نوشته مي شود. پركردن اين ستون الزامي بوده و جهت موازنه سند كاربرد دارد.

16-1-5- جمع ارزشهاTOTAL VALUE:

دراين ستون جمع ارزشهاي مندرج در ستون ارزش اقلام نوشته مي شود. پركردن اين ستون جهت موازنه سند كاربرد دارد. ستون ارزش در مواردي تكميل ميشود كه انبار فرستنده بخواهد كالا را با قيمت خاصي كه غير از قيمت ميانگين سيستم ميباشد به انبار متقاضي (خارج از مديريت خود) تحويل نمايد دراينگونه موارد سند انتقال توسط امور مالي /حسابداري كالا قيمت گذاري و به سيستم تغذيه ميشود در غير اينصورت ستون ارزش خالي ميماند و سيستم براساس روش قيمت ميانگين عمل خواهدكرد.

2-5- اطلاعات متن سند :

1-2-5- شماره قلم ITEM NO. :

دراين ستون شماره قلم مربوط به اقلام پروژه بصورت دو رقمي درج ميگردد . چنانچه كالاهاي ارسالي مربوط به اقلام پروژه نباشد . پركردن اين ستون ضرورتي ندارد.

2-2-5- شماره طبقه بندي كالاM.E.S.C. NO. :

دراين ستون شماره طبقه بندي كالا بصورت عدد ده رقمي و كامل نوشته ميشود. پركردن اين ستون الزامي است . شماره طبقه بندي كالا براي اقلام استاندارد بايد با واحد صدور كالا در پايگاه طبقه بندي مربوطه وجود داشته و در پايگاه موجودي انبار داراي سابقه باشد. در مورد پروژه ها هم شماره طبقه بندي دامي يا واقعي طي سند (MT26 ) به سيستم معرفي ميشود.

3-2-5- واحد صدور كالا UNIT :

دراين ستون واحد صدور كالا نوشته ميشود كه بايستي براي سيستم شناخته شده باشد ضمن آنكه بهمراه شماره طبقه بندي ذيربط در پايگاه موجودي انبار بايد سابقه داشته باشد. . در مورد پروژه ها هم در زمان تغذيه سندMT26 واحد کالا درمقابل هر قلم مشخص ومعرفي ميگردد.

4-2-5- مقدار QTY. :

دراين ستون مقدار كالاي ارسالي نوشته ميشودو اين مقدار ميتواند معادل يا كمتر از مقدار درخواستي باشد كه تصميم گيري آن بعهده كارشناس سفارشات و كنترل موجودي انبار صادركننده كالا است .چنانچه بدلايلي ازقبيل نبود جنس درانبار نتوان قلم درخواستي را تامين كرد دراين ستون حروف NIS نوشته ميشود. بايد توجه داشت كه مقدار صادره از انبار نبايد از مقدار موجودي قلم مربوطه در سيستم بزرگتر باشد.

5-2-5- شرح كالاDESCRIPTION :

دراين ستون شرح كالا نوشته ميشود ، پركردن اين ستون اجباري نبوده و به سيستم تغذيه نميشود. لكن از جهت اطلاع مسئولين در تائيد / تصويب سند و جلوگيري از اشتباه در صدور كالا مفيد است .

6-2-5- قيمت واحدUNIT PRICE :

درصورتي كه واحد صادركننده كالا بخواهد ارزش اقلام را با قيمت خاص به متقاضي (خارج از مديريت خود) تحويل نمايد دراين ستون قيمت واحدكالا را جهت اطلاع متقاضي درج مينمايد . ولي به سيستم تغذيه نخواهد شد.

7-2-5- ارزشVALUE :

درصورتيكه اين ستون خالي باشد . سيستم ، ارزش قلم صادره را باتوجه به قيمت ميانگين موجودي محاسبه نموده و بعنوان ارزش قلم صادره تلقي ميكند . ضمناً اين قابليت وجود دارد كه ارزش قلم صادره با روش جداگانه اي براي انبار متقاضي محاسبه گردد. دراين حالت بايستي ستون ارزش توسط حسابداري انبارها تكميل و به سيستم تغذيه گردد.

8-2-5- نوع اختلافDISCREPANCY TYPE:

ازاين ستون درسند MT67R استفاده ميشود كه درجاي خود توضيح داده ميشود.

9-2-5- رمز بازرسي(STOCK CHECK CODE) :

درموارديكه صدور كالا از انبار همزمان با روز شمارش و كنترل موجودي و پس از شمارش همان قلم انجام گيرد دراين ستون حرف Sنوشته ميشود و درغير اينصورت اين ستون خالي باقي ميماند.

3-5- ستونهاي جانبي:

دركنار سند انتقال كالا بين انبارهاي اصلي ستونهائي وجود دارد كه بنا به مورد تكميل ميگردد ولي اطلاعات آن به سيستم تغذيه نميشود ، اين ستونها عبارتند از تهيه كننده ، تصويب كننده ، تحويل گيرنده / انباردار ، ثبت و كنترل ، شماره و تاريخ بارنامه حمل ،‌ تعداد بسته ،‌ محل تحويل / ارسال كالا.

6- نحوه تكميل و تنظيم سند انتقال كالا بين دو انبار اصلي دريافت (MT67R)پيوست شماره 2 :

پس از وصول كالا توسط انبار متقاضي و تاييد آن ،‌كارمند دريافت كالا / انباردار انبار متقاضي اقدام به تنظيم سند انتقال كالا دريافت (MT67R) نموده و پس از تاييد مسئولين مربوطه اطلاعات آنرا به سيستم تغذيه مينمايد. با تغذيه سند (MT67R) پرونده بين راهي انتقال كامل ميشود.

اين سند نيز شامل دو بخش فوقاني و متن سند ميباشد كه نحوه تكميل و تنظيم عناصر آن ذيلاً تشريح ميگردد.

1-6- عناصر اطلاعاتي سند :

اطلاعات اين بخش براي كليه اقلام مندر جدر سند مشترك بوده و جهت موازنه سند درسيستم مورد استفاده قرار ميگيرد.

1-1-6- نوع سند MT :

به توضيحات بند 1-1-5 مراجعه شود.

2-1-6- رمز عملكردDESIGNATION CODE :

درستون رمز عملكرد حرف R نوشته ميشود و نشان دهنده سند وصول كالاي انتقالي ميباشد.

3-1-6- رمز مديريتMG. CODE :

دراين ستون رمز مديريت انبار دريافت كننده كالا كه عددي سه رقمي است نوشته ميشود. رمز مديريت انبار دريافت كننده كالا بايد براي سيستم شناخته شده باشد.

4-1-6- شماره انبارSTORE NO.:

دراين ستون شماره انبار دريافت كننده كالا نوشته ميشود كه براي انبار اصلي دو رقمي و انبار فرعي چهاررقمي ميباشد و پركردن آن الزامي است شماره انبار بايد درسيستم شناخته شده باشد.

5-1-6- رمز سازمانيADMIN CODE :

دراين ستون رمز سازماني دريافت كننده كالا نوشته ميشود كه عددي دو رقمي و پركردن آن ضروري است . اين رمز سازماني بايد براي انبار مربوطه به سيستم معرفي شده باشد.

6-1-6- شماره درخواست پروژهPROJECT REQUEST NO.:

دراين ستون شماره درخواست پروژه انبار دريافت كننده نوشته ميشود. اين امر درصورتي انجام مي گيردكه كالاي دريافتي جهت مصرف درپروژه باشد ولي درمورد اقلام موجودي مستمر اين ستون خالي خواهد ماند .

7-1-6- نمودار مصرفCONSUMPTION CATEGORY .:

به توضيحات بند 7-1-5 مراجعه شود.

8-1-6- شماره سندDOC. NO .:

به توضيحات بند 8-1-5 مراجعه شود.

9-1-6- تاريخ سندDOC.DATE:

دراين ستون تاريخ دريافت كالا درانبار گيرنده كالا بصورت روز ، ماه ، سال نوشته ميشود.

10-1-6- رمز مديريت ارسال كنندهDISPATCHER MG. CODE:

دراين ستون رمز مديريت فرستنده كالا كه بصورت عددي سه رقمي ميباشد درج ميگردد رمز مديريت انبار فرستنده بايد براي سيستم شناخته شده باشد.

11-1-6- شماره انبار ارسال كنندهDISPATCHER STORE NO .:

دراين ستون شماره انبار فرستنده كالا كه براي انبارهاي اصلي 2 رقمي و انبارهاي فرعي 4 رقمي مي باشد درج ميگردد. شماره انبار بايد دررمز مديريت مربوطه براي سيستم شناخته شده باشد.

12-1-6- رمز سازماني ارسال كنندهDISPATCHER ADMIN CODE .:

دراين ستون رمز سازماني فرستنده كالا درج ميشود.

13-1-6- شماره سند مرجعREF. DOC. NO .:

دراين ستون شماره سند انتقال كالا بين انبارهاي اصلي ارسال (MT67 ذيربط) بعنوان شماره سند مرجع درج ميشود.

14-1-6- تعداد اقلامITEM COUNT.:

دراين ستون تعداد اقلام دريافتي مندرج درسند كه جهت موازنه مورد استفاده قرار ميگيرددرج ميگردد.

15-1-6- جمع مقاديرTOTAL QTY .:

مقادير مندرج در ستون مقدار اقلام دريافتي جمع و حاصل بدست آمده دراين ستون درج ميگردد. پركردن اين ستون جهت موازنه سند الزامي است .

16-1-6- جمع ارزشTOTAL VALUE:

با توجه به اينكه قيمت گذاري اقلام دريافتي برمبناي قيمت كالا درانبار فرستنده ميباشد نيازي به تكميل اين ستون نمي باشد.

2-6- عناصر اطلاعاتي متن سند :

1-2-6- شماره قلمITEM NO. :

دراين ستون شماره قلم درخواست پروژه درج ميگردد. چنانچه كالاي دريافتي مربوطه به اقلام پروژه اي نباشد پركردن اين ستون ضرورتي ندارد.

2-2-6- شماره طبقه بندي كالاM.E.S.C. NO. :

دراين ستون شماره طبقه بندي كالا بصورت عددي ده رقمي و صحيح نوشته ميشود.

3-2-6- واحد صدور UNIT :

دراين ستون واحد صدوركالا كه بصورت دو حرفي بوده و بايستي براي سيستم شناخته شده باشد درج ميگردد.

4-2-6- مقدار دريافتيRECEIVED QTY. :

دراين ستون مقدار كالاي صحيح و سالم دريافتي كه توسط انباردار مورد تائيد است درج ميگردد. با توجه به سند (MT67)كه يك نسخه از انبار ارسال كننده كالا دريافت شده ممكن است مقدار ارسالي با مقدار دريافتي متفاوت بوده و تعدادي / مقداري از كالاي دريافتي معيوب / شكسته / كسري / سرك باشد.

5-2-6- شرح كالاDESCRIPTION . :

دراين ستون شرح كالاي دريافتي بطور خلاصه نوشته ميشود اطلاعات اين ستون به سيستم تغذيه نخواهد شد . لكن جهت اطلاعات مسئولين كه تائيد و تصويب سند را انجام ميدهندپركردن آن مفيد است .

6-2-6- قيمت واحدUNIT PRICE :

با توجه به اينكه قيمت مندرج درسند انتقال كالا صدور(MT67) ملاك قيمت گذاري كالا درانبار دريافت كننده ميباشد ميتوان قيمت واحد كالا را از سند MT67 مربوطه اخذ و جهت اطلاع مسئولين دراين ستون درج نمود ولي به سيستم تغذيه نميگردد.

7-2-6- ارزش قلمITEM VALUE :

با توجه به اينكه قيمت گذاري كالاي دريافتي برمبناي قيمت كالا در انبار فرستنده مي باشد نيازي به پركردن اين ستون نمي باشد.

8-2-6- نوع اختلافDISCREPANCY TYPE :

چنانچه مقدار كالاي دريافتي با مقدار كالاي ارسالي از طرف انبار فرستنده متفاوت باشد جهت تعيين نوع اختلاف و طرف مطالبه كسري ، يكي از رمزهاي زير انتخاب و دراين ستون درج ميشود . درزماني كه اختلاف وجود نداشته باشد اين ستون خالي خواهد ماند.

رمز I= مطالبه كسري كالاي دريافتي از بيمه

رمز C = مطالبه كسري كالاي دريافتي از حمل كننده

رمز S =مطالبه كسري كالاي دريافتي از فرستنده

رمز U = مواردي كه براي دريافت كننده طرف مطالبه كسري مشخص نبوده و يا كالاي دريافتي داراي سرك باشد.

رمز D = موارد كسري كالا كه نهايتاً به حساب هزينه منظور خواهد شد .

رمزW =كسري ناشي از جنگ و مواردمشابه .

9-2-6- رمز بازرسي(STOCK CHECK CODE) S/C :

چنانچه قلمي مورد بازرسي و شمارش قرارگرفته و درهمان روز پس از انجام بازرسي و شمارش قلم مورد نظر جنس وارد انبار شود دراين ستون حرف Sدرج ميگردد. درغير اينصورت اين ستون خالي مي ماند.

3-6- ستونهاي جانبي سند:

ذيل سند MT67Rمشابه سند MT67ستونهائي جهت ثبت مشخصات و امضاء‌ تهيه كننده ، انباردار ، ثبت و كنترل و همچنين شماره و تاريخ بارنامه حمل ، تعداد بسته ، محل تحويل كالا پيش بيني شده كه بنا به مورد تكميل ميگردد و لي اطلاعات آن به سيستم تغذيه نمي شود.

7- تغييرات و تكاملوضعيتهاي نقل و انتقال كالا بين انبارهاي اصلي در سيستم يكنواخت كالا :

وضعيت 24 - ايجاد سند درخواست انتقال كالا توسط انبار درخواست كننده کالا در سيستم و بالانس سند.

وضعيت 40 عدم تامين کالا توسط انبار صاحب کالا و نوشتن حروف NIS در فيلد مقدار قابل تامين توسط آناليست كنترل كالاي انبار صاحب كالا (ارسال کالا به بعد موکول ميشود.)

وضعيت 45 - رد قطعي درخواست توسط آناليست انبارصاحب کالا نوشتن حروف CAN در فيلد مقدار قابل تامين.

وضعيت 50 - تائيد تامين اقلام توسط آناليست كنترل كالاي انبار صاحب كالا .

وضعيت 55 - ارسال كالاي مورد انتقال با تاخير انجام گرفته است .

وضعيت 60 تائيد تامين کالا توسط آناليست کنترل کالاي انبار صاحب کالا ولي NISتوسط انباردار بواسطه عدم موجودي فيزيکي.

وضعيت 69 انتقال قطعي كالا از انبار صاحب کالا و اثرگذاري سند درپرونده هاي سيستم.

وضعيت 76- دريافت كالا توسط انبار گيرنده کالا با تاخير انجام شده است.

وضعيت 79- دريافت قطعي كالا توسط انبار گيرنده کالا و اثرگذاري سند درپرونده هاي سيستم .

وضعيت 81- دريافت كالاي ارسالي با مغايرت ( كسري و سرك )

وضعيت 99- تسويه حساب انتقالات كالا

8- عمليات مالي اسناد نقل وانتقال كالا بين انبارهاي اصلي MT67/67R

درمورد سند انتقال كالا بين انبارهاي اصلي (MT67) چنانچه ارزش قلم كالا براي سند قيد نشودسيستم ارزش كالا را براساس قيمت ميانگين موجودي محاسبه مينمايد.درهر صورت انبار دريافت كننده با ارزش كالاي صادر شده ( قيمت ميانگين موجودي انبار فرستنده يا قيمت سند ) بدهكار وانبارفرستنده با قيمت ميانگين بستانكار و مابه التفاوت به حساب تفاوت ارزش كالاي انتقالي جاري / سرمايه اي منظور ميشود.

توضيح :مبالغ ثبت شده در حسابتفاوت ارزش كالاي انتقالي به حساب درآمد شركت / واحد ارسال كننده كالا منظور ميگردد.

نقل و انتقال كالا بين انبارهاي اصلي شامل دو حالت زير ميباشد.

1-دو انبار اصلي متعلق به يك شركت ميباشد ويا بعبارت ديگر رمز مديريت هر دو انبار يكي است .

2-دو انبار اصلي متعلق به دو شركت مجزا است ويا بعبارت ديگر رمز مديريت دو انبار متفاوت ميباشد.

درمورد بند 1 سند انتقال در حالتي ميتواند قيمت گذاري گردد كه منابع تامين وجه جهت تامين كالاي جانشين متفاوت باشد مثلاًكالاي مستمر يك انبار براي مصرف در پروژه سرمايه اي همان واحد در يك انبار اصلي ديگر متعلق به همان شركت انتقال يابد.

درتمامي حالات انتقال چنانچه قيمت ميانگين موجودي با قيمت مذكور در سند انتقال مغايرت داشته باشد تفاوت قيمت مذكور در سند وقيمت ميانگين موجودي در انبار فرستنده با تغذيه سند MT67به حساب تفاوت قيمت كالاي انتقالي جاري / سرمايه اي منظور شده و حساب موجودي كالا با قيمت ميانگين بستانكارميگردد. در انبار گيرنده كالا با ورود سندMT67Rاسناد ذكر شده در فوق با مبلغ ارسالي كالا ساخته ميشود.

اسناد حسابداري نقل و انتقال كالا بين انبارهاي اصلي درسيستم بشرح ذيل ساخته ميشود.

الف : درحالتي كه شركت انبار ارسال كنندهودريافت كننده يكي باشد ( هر دو انبار داراي يك رمز مديريت باشند.)

سند MT67 ( انتقال كالا بين انبارهاي اصلي ارسال ) در دفاتر ارسال كننده كالا :

بدهكار حساب واسطه انتقال كالا بين انبارهاي اصلي جاري/ سرمايه اي XXX

بستانكار- حساب موجودي كالا جاري / سرمايه ايXXX

سند MT67R ( انتقال كالا بين انبارهاي اصلي دريافت ) در دفاتر دريافت كننده كالا :

بدهكار حساب موجودي كالا جاري / سرمايه اي XXX

بستانكار حساب واسطه انتقال كالا بين انبارهاي اصلي جاري / سرمايه اي XXX

ب: درحالتي كه شركت انبار ارسال كنندهودريافت كننده كالا متفاوتباشد ( داراي دو رمز مديريت مجزا باشند )

سند MT67

در دفاتر ارسال كننده كالا :

بدهكار حساب جاري با دريافت كننده كالا XXX

بستانكار- حساب موجودي كالا جاري / سرمايه ايXXX

در دفاتر دريافت كننده كالا :

بدهكار حساب واسطه انتقال كالا بين انبارهاي اصلي جاري / سرمايه اي XXX

بستانكار حساب جاري با ارسال كننده كالا XXX

سند MT67R

در دفاتر دريافت كننده كالا :

بدهكار- حساب موجودي كالا جاري / سرمايه ايXXX

بستانكار حساب واسطه انتقال كالا بين انبارهاي اصلي جاري / سرمايه اي XXX

ج: چنانچه كالاي انتقالي داراي كسري يا سرك باشد حسابهاي زير هم ايجاد ميگردد:

درصورتيكه مقدار انتقالي سرك داشته باشد:

بدهكار- حساب واسطه انتقال كالا جاري / سرمايه اي ( با مبلغ سرك ) XXX

بستانكار حساب واسطه تفاوت بين رسيد و ارسال انتقالات جاري/سرمايه اي (با مبلغ سرك) XXX درصورتيكه مقدار انتقالي داراي كسري / آسيب ديدگي باشد:

بدهكار- حساب واسطه تفاوت بين رسيـد و ارسال انتقـالات جـاري/ سـرمايه اي( با مبلغ كسـري) XXX

بستانكار حساب واسطه انتقال كالاجاري/ سرمايه اي (با مبلغ كسري) XXX

9- برگشتيهاي سيستم:

درسيستم پيوسته ويكنواخت كالا، چون مقايسه وتطبيق اطلاعات كلي سند واطلاعات متن سند درمرحله پايان ثبت اطلاعات درسيستم انجام ميشود، چنانچه اطلاعات واردشده غلط بوده وتطبيق نكند(سندBALANCE نشود) سيستم با اعلام پيام مناسب كاربر را مطلع نموده تا نسبت به رفع اشكال وتصحيح اطلاعات اقدام نمايدوپس از آن دستور مجدد تطبيق (BALANCE ) سند رابدهد درغيراينصورت سند بطورناقص (HOLD) باقي ميماند تا درزمان مناسب رفع اشكال شده وكامل گردد.

همچنين پس از مرحله تطابق وكامل شدن سند جهت اثرگذاري درموجودي وحسابهاي مالي ، با دستوركاربر وكسب مجوزهاي لازم عمل اثرگذاري (RELEASE) سندانجام ميشود. دراين مرحله چنانچه موانعي براي اثرگذاري وجودداشته باشد ( ازقبيل اشكالات سيستمي ، عدم وجودمجوزهاي لازم و غيره ) سند اثرگذاري نكرده ( RELEASE نشده )وبصورت معلق (SUSPEND)باقي خواهد ماند. دراين صورت كاربر بايستي موانع موجود را رفع نموده ودستورمجدد اثرگذاري (RELEASE) را به سيستم بدهد تا سند تاثير خود را درموجودي وحسابها گذاشته و RELEASEشود.

فهرست ضمائم:

پيوست شماره 1) فرم درخواست انتقال كالا بين انبارهاي اصلي (MT57).

پيوست شماره 2) فرم انتقال كالا بين انبارهاي اصلي(MT67/ 67R) .

پيوست شماره3) فهرست گزينه هاي مختلف ثبت سند انتقال كالا بين انبارهاي اصلي

1384/9/28 دوشنبه
....
روش اجرايي نقل و انتقال كالا بين رمزهاي سازماني در يك انبار اصلي(MT65/65R) 

 

 فهرست مطالب

 1-كليات:
2- اختيارات و مسئوليتها:

3- مراحل اجرائي:

4- نحوه تنظيم سند درخواست انتقال كالا بين دونوع رمز سازماني (MT55):

5- نحوه تنظيم و تغذيه سند انتقال كالا بين دو نوع رمز سازماني (ارسال و دريافت)MT 65/65R :‌

6- آئين نامه مالي تداركات كالا :

7- برگشتيهاي سيستم:

 8- فهرست ضمائم:

 

 

1-كليات

1-1- مقدمه

درسيستم پيوسته ويكنواخت كالا براي هرانبار انواع رمز سازماني (ADMIN CODE) پيش بيني گرديده كه كالاها را ازنظر نحوه تامين ، ماهيت و مالكيت آن در دسته بندي خاص تحت عنوان رمز سازماني قرارميدهد. چندين رمز سازماني كالا كه از نظر نحوه تهيه و مصرف و نگهداري كالا نسبتاً مشابه هستند دريك نوع رمز سازماني (ADMIN TYPE) دسته بندي ميشوندمانند اقلام موجودي انبار ، اقلام پروژه اي ، اقلام خريد مستقيم ، اقلام برنامه اي و ..كه هركدام يك نوع رمز سازماني (ADMIN TYPE) مي باشند و درسيستم با رمز دوحرفي مشخص مي شوند. اما يك نوع رمز سازماني ممكن است از چندين رمز سازماني تشكيل شود .(ADMIN CODE) مانند اقلام موجودي انبار كه شامل اقلام عمومي ، اقلام داروئي ، اقلام حفاري ، ‌اقلام خوراكي و .. ميشود كه هركدام داراي رمز عددي دو رقمي مجزا در سيستم ميباشند . براي مشاهده ADMIN TYPE و ADMIN CODE هاي موجود درسيستم ميتوان به بخش پارامترها از مسير MA-REF-GEN گزينه هاي 11 و14 و يا به بخش 5 دستورالعمل 131 مراجعه نمود.

بمنظور استفاده واحدهاي مختلف از امكانات و موجودي كالاي بخش هاي ديگر امكان انتقال كالا بين انواع رمز سازماني دراين سيستم پيش بيني گرديده است كه دربخش عمليات كالا با آدرس MA-OPR-TBA قابل دسترسي ميباشد.

تذكر: از اين سند ميتوان در نقل و انتقال اقلام بين دو تقاضاي پروژة مختلف در يك رمز سازماني هم استفاده نمود مشروط بر آنكه دو شماره پروژه و شماره حساب متفاوت داشته باشند.

جهت انتقال كالا بين دو نوع رمز سازماني به دو روش ميتوان اقدام نمود.

الف : تهيه اسناد نقل و انتقال بصورت دستي :

دراين روش چنانچه امكانات رايانه اي بطورگسترده و فراگير براي همه انبارها وجود نداشته باشد متقاضي (درخواست كننده) نيازهاي خود را روي فرم درخواست انتقال منعكس نموده و پس از تائيد مسئولين مربوطه براي آناليست كنترل كالاي رمز سازماني صاحب كالا ارسال مينمايد و آناليست مربوطه پس از تعديل / تائيد درخواست نسبت به تنظيم سند انتقال اقدام و كالا براي رمز سازماني درخواست كننده ارسال و يا تحويل نماينده او ميشود و درخواست كننده پس از دريافت كالا نسبت به صدور سند دريافت نقل و انتقال اقدام مينمايد .

ب : تهيه اسناد نقل و انتقال بصورت سيستمي :

چنانچه امكانات رايانه اي براي تمام بخش ها و رمزهاي سازماني وجود داشته باشد ، درخواست كننده كالا ، نيازهاي خود را درسيستم مكانيزه در بخش انتقال كالا بين انواع رمز سازماني ايجاد نموده (سند MT55) و به آناليست كنترل كالاي رمز سازماني صاحب كالا اطلاع ميدهد. (آناليست مربوطه ميتواند نيازهاي واحد درخواست كننده را درسيستم رويت نمايد.) نامبرده درخواست ايجاد شده را تائيد / تعديل مينمايد و امكان صدور سند انتقال كالا (MT65) براي انبار صاحب كالا فراهم ميشود.

پس از تهيه سند انتقال و تائيد آن توسط آناليست كنترل كالا ومسئولين ذيربط ، انباردار مربوطه نسبت به تحويل / ارسال كالا براي رمز سازماني درخواست كننده اقدام و اطلاعات سند انتقال را به سيستم تغذيه مي نمايد.

پس ازتغذيه اطلاعات سند انتقال امكان صدور سند دريافت كالا (MT765R) ، انواع رمز سازماني درانبار دريافت كننده كالا فراهم ميشود.

انباردار دريافت كننده كالا پس از صدور سند دريافت (MT65R) و تائيد مسئولين ذيربط ، دريافت كالا را تائيد و اطلاعات سند را به سيستم تغذيه مينمايد.

2-1- هدف

هدف از تدوين اين روش تشريح مراحل انتقال كالا بين انواع رمز سازماني در يك انبار اصلي ودر يك شركت/مديريت جهت تامين فوري و بموقع اجناس و لوازم مورد نياز متقاضي و تعريف مسئوليتها و حدود اختيارات افراد ذيربط و همچنين چگونگي تهيه و تنظيم اسناد مربوطه و تغذيه آنها درسيستم يكنواخت تداركات و اموركالا ميباشد.

3-1- حدود

حدود اين روش از زمان صدور / ايجاد سند درخواست انتقال كالا توسط انباردار/ آناليست كنترل كالاي رمز سازماني متقاضي با تائيد / تعديل قلم / اقلام درخواست توسط آناليست كنترل كالاي صاحب كالا و تنظيم سند انتقال صدور و تغذيه اطلاعات آن به سيستم و تحويل / ارسال كالا براي متقاضي ادامه يافته و با دريافت كالا توسط متقاضي و تنظيم سند دريافت و تغذيه اطلاعات آن به سيستم خاتمه مي يابد.

2- اختيارات و مسئوليتها

1-2- آناليست كنترل كالاي رمز سازماني درخواست كننده كالا

نامبرده مسئوليت دارد به هنگام درخواست انتقال كالا ، نيازهاي خود را كاملاً بررسي و متناسب با ميزان واقعي نياز به كالا ، سند درخواست ايجاد / صادر نموده و به محض دريافت كالا توسط انباردار ذيربط از تهيه و تغذيه سند دريافت انتقال اطمينان حاصل نمايد. ضمناً بايستي دلايل توجيهي كافي براي درخواست خود داشته و درمتن سند قيد نمايد.

2-2- آناليست كنترل كالاي رمز سازماني فرستنده كالا

نامبرده مسئوليت دارد قبل از تائيد اقلام درخواستي مورد انتقال از مقدار موجودي و بين راهي و ميزان مصرف كالا / كالاهاي مورد نظر وقوف كامل داشته و ضمن هماهنگي با رئيس عمليات انبارها/رييس امور كالا/خدمات كالا نسبت به صدور سند انتقال كالا (MT65) مبادرت ورزد بنحويكه انبار تا زمان وصول كالاي بين راهي دچار كسري و كمبود كالا نگردد.

3-2- انباردار صادركننده كالا

مسئوليت دارد به محض دريافت سند انتقال كالا بين رمزهاي سازماني صدور(MT65) كه توسط آناليست كنترل كالا صادر و به تأييد مسئولين ذيربط رسيده نسبت به تحويل / ارسال مقادير اقلام سند اقدام نموده و پس ازتكميل سند / اسناد مربوطه و اخذ امضاء و مشخصات دريافت كننده كالا ،‌اطلاعات سند را به سيستم تغذيه نمايد.

4-2- انباردار دريافت كننده كالا

مسئوليت دارد پس از دريافت كالا نسبت به شمارش و كنترل مقادير و مشخصات اقلام دريافتي مطابق سند MT65 ارسالي اقدام و سپس سند دريافت انتقال كالا بين رمزهاي سازماني (MT65R) را تهيه و تكميل و پس ازاخذتاييد مسئولين ذيربط به سيستم تغذيه نمايد.

ضمناً چنانچه كالاي واصله اشتباه و يا ناقص باشد نسبت به عودت آن به رمز سازماني ارسال كننده اقدام نمايد.

5-2- رئيس عمليات انبارها/رئيس انبارها/مسئول كنترل كالاي مربوطه

مسئوليت دارند پس از دريافت اسناد انتقال كالا بين انواع رمز سازماني ،‌آنها رامورد بررسي قرارداده ودرصورت اطمينان ازصحت اقدامات انجام شده ، اسناد مذكور را تائيد نمايند.

6-2- رئيس امور كالا / رئيس خدمات كالا

مسئول حسن اجراي اين روش درواحدهاي تحت پوشش بوده و از اجراي صحيح آن اطمينان حاصل مينمايدضمناً هرگونه نظر / پيشنهادي درمورد تغيير / اصلاح روش وجود داشته باشد به مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني منعكس مينمايند.

7-2- امورمالي / حسابداري كالا

با عنايت به اهميت ابعاد مالي ، جابجائي كالا و حسابهاي مربوطه بويژه در ارتباط با پروژه ها امور مالي /حسابداري كالا، مسئوليت و نظارت مستقيم بركنترل اينگونه نقل و انتقال ها را بعهده داشته و مي بايست اين اسناد پس از تاييدات امور مالي ذيربط در سيستم تغذيه و اثرگذاري گردند.

8-2- مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني

رئيس مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني مسئول آموزش ، نگهداشت ، تهيه و تدوين روشها و دستور العمل هاي اجرائي سيستم پيوسته ويكنواخت كالا و همينطور بررسي اشكالات ،‌ دريافت پيشنهادات اصلاحي و اعمال تغييرات و اصلاحات لازم در برنامه هاي مورد نياز سيستم و دستورالعمل هاورفع اشكالات آن خواهد بود. و متقاضيان را ازجهت دسترسي به برنامه هاي سيستم و اخذگزارشات كامپيوتري مورد

نيازپشتيباني خواهد نمود.

9-2-مدير بازرگاني

مدير بازرگاني شركت ملي گاز ايران بر اجراي صحيح اين روش نظارت عاليه داشته وپيشنهادات واصله در رابطه با هر گونه اصلاح/تغيير در مفاد اين روش را از طريق واحد مقررات و روشهاي بازرگاني وپيماني مورد بررسي قرار داده ودر صورت تاييد وتصويب ، تغييرات در چاپهاي بعدي اين روش اعمال ميگردد.

3- مراحل اجرائي:

1-3- درموارديكه موجودي يك يا چند قلم كالا دريك نوع رمز سازماني(اقلام مستمر ، پروژه خريد مستقيم و غيره ) تكافوي نيازهاي متقاضيان ذيربط را ننموده و در كوتاه مدت امكان سفارش و خريد آن ميسرنباشد توسط آناليست كنترل كالاي انبارذيربط امكان تامين اين اقلام از انواع ديگر رمزهاي سازماني ، درهمان انبار بررسي ميشودو درصورت امكان انتقال ، درخواست انتقال كالا بين دو نوع رمز سازماني با سند MT55 (پيوست شماره 1) ايجاد / صادر ميگردد.

درخواست انتقال كالا به صورت زير تهيه و به اطلاع آناليست كنترل كالاي رمز سازماني صاحب كالا رسانيده مي شود.

از مسير MA-OPR-TBA با ايجاد سند MT55 در سيستم درخواست انتقال كالا بين دو رمز سازماني / دو پروژه مختلف دريك رمز سازماني با شماره حسابهاي مختلف به اطلاع آناليست كنترل كالاي رمز سازماني صاحب كالا رسانيده مي شود.

(آناليست كنترل كالاي صاحب كالا قادر خواهد بود درخواست مذكور را درسيستم رويت نمايد. )

2-3- آناليست كنترل كالاي انبار صاحب كالا با رويت / دريـافت درخـواست انتقـال كـالا ، بررسي هاي لازم را انجام داده و نسبت به تائيد / تعديل / ابطال درخواست اقدام مينمايد.

تذكر 1 :‌با صدور درخواست انتقال توسط متقاضيو تغذيه آن به سيستم ،‌ اين درخواست در پايگاه بين راهي انتقالات ثبت و وضعيت اقلام آن 24 ميشود و متقاضي ميتواند پيوسته آخرين وضعيت درخواست خود را در سيستم پيگيري نمايد ، ضمناً متقاضي نيز ميتواند با سند MT55 A/Dنسبت به اصلاح / حذف سند درخواست اقدام نمايد.

تذكر 2 :‌با تائيد / تعديل / ابطال درخواست ،‌توسط آناليست كنترل كالاي انبار صاحب كالا وضعيت هاي زير براي اقلام درخواست ايجاد ميشود:

الف- درصورتيكه قلم / اقلامي از درخواست NIS گردد بمعني اينكه درحال حاضر تامين آن ميسر نبوده ولي درصورت وصول بين راهي امكان تامين آن ميسر خواهد شد.در اين حالت وضعيت قلم به 40 تبديل ميگردد.

ب- درصورتيكه قلم / اقلامي از درخواست انتقال توسط آناليست كنترل كالاي صاحب كالا ازدرخواست حذف / باطل گردد(درج حروف CAN در مقدار قابل تامين ) بيانگر آنست كه امكان تامين آن به هيچ عنوان براي صاحب كالا ميسر نمي باشد و وضعيت قلم در اين حالت به 45 تبديل ميشود.

ج- درصورتيكه با انتقال كالا براي بعضي از اقلام درخواست موافقت شود فقط براي اقلام تائيد شده وضعيت 50 خواهد شد.

3-3- آناليست كنترل كالاي صاحب كالا ضمن تائيد / تعديل مقادير سند درخواست انتقال (MT55) نسبت به تهيه سند انتقال كالا صدور (MT65 پيوست شماره 2) و اخذ تاييديه مسئولين ، سند / اسناد مربوطه را جهت تحويل / صدور كالا به انباردار تسليم مي نمايد.

4-3- انباردار صاحب كالا به محض دريافت سند انتقال كالا بين انواع رمز سازماني صدور (MT65) اقلام مورد نظر را جهت صدور آماده نموده و پس از تكميل ستونهاي مربوطه و دريافت امضاء تحويل گيرنده ذيل سند. كالا / كالاها را تحويل نماينده واحد درخواست كننده / نماينده ارسال كالا نموده و اطلاعات سند انتقال را به سيستم تغذيه مينمايد. (با صلاحديد رئيس امور كالا / خدمات كالا تغذيه اطلاعات مي تواند توسط مسئول كاردكس انبار هم به سيستم تغذيه گردد.)

تذكر : چنانچه رمز سازماني درخواست كننده اقلام ، مستمر موجودي انبار باشد بدون ايجاد درخواست انتقال در سيستم نيز ميتوان سند انتقال (صدور) را تنظيم وبه سيستم تغذيه نمود كه دراين حالت پس از ايجاد سرسند انتقال كالا (MT65) سيستم با تائيد كاربر بطور خودكار سند درخواست (MT55) را ايجاد مينمايد كه شماره آن با حرف G شورع ميشود ( مشروط بر اينكه دو رمز سازماني دريك انبار تعريف شده باشد) ولي چنانچه نيازهاي درخواست كننده كالا از اقلام پروژه / خريد مستقيم باشد قبل از تغذيه سند صدور حتماً بايستي سند درخواست انتقال(MT55 )در سيستمايجاد گردد و شماره آن بعنوان شماره سند مرجع در سند انتقال ذكر شود.

5-3- با تغذيه سند MT65 (سند انتقال كالا صدور) به سيستم ، سوابق بين راهي انتقالات در پايگاه مربوطه به روز رسيده و امكان تهيه سند انتقال كالا ، دريافت MT65R جهت رمز سازماني گيرنده كالا ، فراهم ميگردد.

درخواست كننده كالا با توجه به اطلاعات سند صدور كه معمولاً يك نسخه آن به همراه كالا ميباشد سند دريافت (MT65R) را تنظيم و جهت اقدامات بعدي دراختيار انباردار ذيربط قرارميدهد. (سند دريافت انتقال كالا مي تواند توسط كارمند رسيد كالا و يا انباردارتهيه گردد).

6-3- انباردار دريافت كننده كالا /واحد رسيد انبار دريافت كننده كالا ضمن كنترل مقادير و مشخصات كالاهاي دريافتي مطابق با سند مربوطه پس از حصول اطمينان از صحت مقدار و مشخصات اقلام دريافتي نسبت به تكميل و تائيد سند انتقال كالا دريافت (MT65R) اقدام و اطلاعات آنرا به سيستم تغذيه مينمايد.

تذكر 1 : هنگام دريافت كالا چنانچه كارمند رسيد كالا / انبار دار مشاهده نمايد قلم / اقلامي از كالا اشتباه و يا ناقص ميباشد نامبردگان مي توانند نسبت به عودت كالاي اشتباهي / ناقص به رمز سازماني فرستنده كالا اقدام نمايند.

تذكر 2 : چنانچه كسري يا ضايعاتي در كالاهاي واصله مشاهده گردد بايد مشخص گردد مسئول كسري يا ضايعات كالا چه شخص يا سازماني ميباشد (راننده ، بيمه ، حوادث و غيره ) ومطابق مقررات وروشهاي جاري با موضوع برخورد و ادعاي خسارت گردد و تا دريافت خسارت و يا اعلام نتيجه ، موضوع پيگيري شود‌، معمولاً مسئول پيگيري موضوع ، واحد رسيد كالا / انباردار دريافت كننده كالا ميباشد.

7-3- سند دريافت كالا پس ازتكميل و تغذيه اطلاعات به سيستم و اثرگذاري آن توسط انبادار/كنترل كالاي رمز سازماني مربوطهبه بايگاني انبار ارسال شده تا مسئول بايگاني نسخه اصل آنرا به امورمالي / حسابداري كالا ارسال و نسخ ديگر را بايگاني نمايد.

8-3- امور مالي / حسابداري كالا با دريافت نسخه اصل سند پس از كنترل هاي مالي حسابهاي مربوطهو اطمينان ازاثرگذاري سنددر سيستم آنرا در فايل مربوط بايگاني مينمايد.

ياد آور ميشود : لازم است قبل از تغذيه و اثرگذاري سند ، تائيدات مالي روي سند اخذ شده باشد.

4- نحوه تنظيم سند درخواست انتقال كالا بين دونوع رمز سازماني (MT55)

چنانچه متقاضي انتقال كالا بخواهد درخواست انتقال را در سيستم ايجاد و يا بصورت دستي تهيه نمايد بايستي به شرح زير عمل كند:

اطلاعات سند درخواست انتقال به دو بخش سرسند و متن سند تفكيك ميشود كه اطلاعات سرسند كلي بوده و شامل تمام اقلام سند ميشود ولي اطلاعات متن سند مربوط به اقلام مورد درخواست ميباشد.

1-4- اطلاعات سرسند

1-1-4- نوع سند MT

دراين ستون كه عدد 55 در سند چاپ و درصفحه تصويري سيستم نيز پيش بيني شده نمايانگر سند درخواست انتقال كالا بين دو نوع رمز سازماني ميباشد.

2-1-4- رمز عملكرد DESIGNATION CODE

اين ستون در سند براي حالت ايجاد . خالي و درحالتهاي اصلاح/ حذف اطلاعات ايجاد شده با حرف D/A تكميل ميگردد ولي صفحات تصويري سيستم براي هر يك از حالتهاي مذكور جداگانه بوده و نيازي به تغذيه اين حروف نمي باشد.

3-1-4- رمز مديريتMG. CODE

دراين ستون رمز مديريت مربوطه بصورت عددي سه رقمي درج ميگردد. رمز مديريت مشخص كننده حوزه عملياتي هر مديريت ميباشد كه داراي بودجه اي مستقل بوده ومسئوليتها و اختيارات خاص خود را دارد .

رمز مديريت ازاطلاعات كليدي سند بوده و بايستي بصورت صحيح در سند درج و به سيستم تغذيه گردد. رمز مديريت بايد به سيستم معرفي شده باشد.

4-1-4- شماره انبارSTORE NO.

شماره انبار بصورت چهاررقمي و عددي در اين ستون درج ميگردد كه دو رقم سمت چپ آن مربوط به انبار اصلي و دو رقم ديگر مربوط به انبار فرعي ميباشد. شماره انبارهاي اصلي و فرعي تحت رمز مديريت مربوطه بايد در پايگاه پارامترهاي سيستم تعريف شده باشد .شماره انبار نيز از اطلاعات كليدي سند بوده و درج آن در سند و تغذيه به سيستم بصورت صحيح و عددي الزامي است.

5-1-4- رمز سازماني درخواست كننده (دريافت كننده)RECEIV