1- کليات
مواد ، اجناس ، قطعات يدكي و كليه كالاهايي كه براي نگهداشت دستگاهها و يا پشتيباني عمليات در صنعت نفت به طور مستمر مورد استفاده قرار ميگيرند براساس استانداردهاي قابل قبول صنعــت نفــت شنــاســائي شـده وبــراي آنهــا شمــاره طبقــه بنــدي ده رقمـي MESC (MATERIAL AND EQUIPMENT STANDARD AND CODE) اختصاص داده مي شود شماره طبقه بندي كالا درصنعت نفت زبان مشتركي جهت ايجاد ارتباط بين ادارات / مراكز مصرف كننده كالا ، انبار محل نگهداري كالا ، ادارات خريد ، ادارات طبقه بندي و ...... ميباشد.
اين زبان مشترك امر تهيه ، تامين ، نگهداري و مصرف اقلام كالا را براي اين مراكز / ادارات تسهيل مي نمايد.
ازمزاياي شماره طبقه بندي كالا ميتوان به موارد ذيل اشاره نمود:
1-1-تهيه شرح و مشخصات فني كالا جهت سفارش و پشتيباني
2-1- تسهيل در امر انبارداري و چيدن منطقي كالا درانبار
3-1- ايجاد تسهيلات كامپيوتري براي كنترل موجودي و انجام سفارشات به موقع
4-1- ايجاد تسهيلات كامپيوتري براي ثبت و كنترل فعل و انفعالات خريد و نگهداري اقلام طبقه بندي شده .
5-1-ايجاد تسهيلات براي ثبت و كنترل مالي اقلام در سيستم كامپيوتري
6-1- استفاده از شماره طبقه بندي بجاي شرح و مشخصات كالا درمكاتبات و گزارشات
7-1- جلوگيري از ايجاد شرح و مشخصات تكراري براي يك قلم كالا در واحدهاي مختلف صنعت.
2- تعاريف :
1-2- در سيستم پيوسته ويكنواخت كالا براي ايجاد / اصلاح / ابطال شماره طبقه بندي كالا ، اداره درخواست كننده / ادارات پيشنهاد دهنده بر حسب نيازهاي عملياتي ، فرم پيشنهادي طبقه بندي كالا را (MESC PROPOSAL FORM) كه درسيستم يكنواخت كالا با سندMT11 (پيوست شماره 1) شناخته شده ، تنظيم نموده و پس از ثبت اطلاعات آن در سيستم ، اصل فرم پيشنهادي به همراه اسناد و مـدارك فني كـه شناسائي كالاي مورد نظر را تسهيل مي نمايد به اداره طبقه بندي كالاي ذيربط ارسال مي نمايند.
دراداره طبقه بندي كالا پس از وصول اصل فرم پيشنهادي و اسناد همراه آن ، از طريق مراجعه به سيستم ، اطلاعات مربوط به فرم پيشنهادي متقاضيان رويت شده و مورد بررسي قرار مي گيرد. درصورتيكه اطلاعات ارائه شده مطابق استانداردهاي مورد قبول صنعت نفت باشد به كالاي مورد نظر شماره طبقه بندي اختصاص داده مي شودو يا بنا به مورد نسبت به اصلاح يا حذف سوابق طبقه بندي اقلام اقدام مي گرددو اطلاعات ثبت شده در سيستم نيز تصحيح / تاييد مي شود.
2-2- مراكز طبقه بندي كالا :
درسيستم پيوسته و يكنواخت كالا پنج مركز / اداره طبقه بندي كالاي اصلي پيش بيني گرديده كه بشرح زير مي باشد.
1-2-2-اداره طبقه بندي شركت پشتيباني ساخت و تهيه كالاي نفت تهران با رمزN
2-2-2- اداره طبقه بندي شركت ملي حفاري ايران با رمزD
3-2-2- اداره طبقه بندي شركت ملي گاز ايران با رمزG
4-2-2- اداره طبقه بندي شركت مناطق نفتخيز جنوب با رمز S
5-2-2- اداره طبقه بندي شركت پالايش نفت آبادان با رمزR
ضمناً يك مركز طبقه بندي مشترك با رمز Cدر سيستم پيش بيني شده كه پس از تلفيق شماره طبقه بندي اقلام در پرونده هاي پنجگانه طبقه بندي كالا و يكنواخت شدن شمـاره طبقه بندي اقلا م از اين مركز استفاده خواهدشد.
3-2- جهت ثبت اطلاعات ايجاد / اصلاح / ابطال و يا رويت اطلاعات طبقه بندي كالا پس از ورود به سيستم و مشاهده فهرست برنامه هاي اصلي روي صفحه رايانه با آدرسMA-MSC-PRO گزينه هاي بخش فرم پيشنهادي طبقه بندي كالا قايل دسترسي ميباشد. لازم به ذكر است كه هرشخص با توجه به اختياراتي كه بنابر موقعيت كاري به او داده شده مي تواند به برنامه هاي ذيربط دسترسي داشته باشد.
3- هدف
هدف از تهيه اين روش تشريح مراحل مختلف تهيه و تنظيم فرم پيشنهادي طبقه بندي كالا (MT11) توسط اداره درخواست كننده و تغذيه اطلاعات آن به سيستم يكنواخت كالا بمنظور ايجاد / اصلاح / حذف سوابق طبقه بندي كالا و اقدامات مربوطه از طرف اداره طبقه بندي كالا ، همچنين تعريف و تعيين حدود اختيارات و مسئوليتهاي افراد / ادارات ذيربط ، مورد نظر مي باشد.
4- حدود
حدود اين روش از زمان پيشنهاد ايجاد/ اصلاح/ ابطال شماره طبقه بندي و واحد اندازه گيري براي اقلام كالا توسط ادارات پيشنهاد دهنده و تغذيه اطلاعات به سيستم يكنواخت كالا شروع و با تائيد اقدامات انجام شده توسط اداره طبقه بندي و استاندارد كالا و ثبت اطلاعات آن در سيستم و ابلاغ اقدامات انجام شده به متقاضي / متقاضيان خاتمه مي يابد.
5- اختيارات و مسئوليتها
1-5- رئيس اداره درخواست كننده
رئيس اداره درخواست كننده كالا / اداره پيشنهاد دهنده مسئول تهيه و تنظيم فرم پيشنهادي طبقه بندي كالا (سند MT11 ) به منظور ايجاد / اصلاح / حذف سوابق طبقه بندي كالا وتغذيه اطلاعات اين سند به سيستم پيوسته و يكنواخت كالا و ارسال سند به اداره طبقه بندي و استاندارد كالا بوده و ازصحت اقـدامات انجـام شـده در اين رابطه توسط مسئول / كارشناس خوداطمينان حاصل مي نمايد.
جهت استفاده از تسهيلات سيستم پيوسته و يكنواخت كالا رمز ورود به سيستم دراختيار رئيس اداره مذكور و بنابر صلاحديد مشاراليه ، دراختيار افراديكه مجاز به استفاده از سيستم هستند قرار داده مي شود.
2-5- رئيس اداره طبقه بندي و استاندارد كالا
رئيس اين اداره مسئول نظارت دقيق بر بررسي و اقدامات مربوط به پيشنهاد ايجاد / اصلاح و يا ابطال سوابق طبقه بندي كالا و ثبت اطلاعات در سيستم پيوسته و يكنواخت و تهيه و صدور اطلاعيه ها وگزارشهاي طبقه بندي كالا به مديريتها / شركتهاي ذيربط مي باشد . نامبرده همچنين مسئول حفظ يكنواختي و هماهنگي در ايجاد و نگهداشت پايگاه طبقه بندي كالا براي اقلام عمومي و مشترك و اقلام اختصاصي واحدهاي تحت پوشش بوده و از صحت اقدامات انجام شده اطمينان حاصل مي نمايد.
3-5- مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني
رئيس مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني مسئول آموزش ، نگهداشت ، تهيه و تدوين روشها و دستورالعمل هاي اجرائي سيستم پيوسته ويكنواخت كالاو همينطور بررسي اشكالات ، دريافت پيشنهادات اصلاحي و اعمال تغييرات و اصلاحات لازم دربرنامه هاي مورد نياز سيستم ودستور العمل ها و رفع اشكالات آن خواهد بود. و اداره طبقه بندي و استانداردكالا و متقاضيان را از جهت دسترسي به برنامه هاي سيستم و اخذگزارشات كامپيوتري موردنياز پشتيباني خواهد نمود.
4-5- مدير بازرگاني
مدير بازرگاني شركت ملي گاز براجراي صحيح اين روش نظارت عاليه داشته و پيشنهادات واصله دررابطه با هرگونه اصلاح / تغيير درمفاد اين روش را ازطريق واحدمقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني ، مورد بررسي قرارداده و در صورت تائيد و تصويب ، تغييرات درچاپهاي بعدي اين روش اعمال مي گردد.
6- مراحل اجرائي
1-6-همانطور كه قبلاً اشاره شد درصورت نياز به ايجاد اصلاح و يا ابطال سوابق طبقه بندي اقلام و يا تغيير واحد اندازه گيري كالا توسط ادارات درخواست كننده ، فرم پيشنهادي طبقه بندي كالا با هماهنگي واحدهاي عملياتي و مصرف كننده كالا نتظيم مي گردد.
بدين منظور متقاضيان / مصرف كنندگان كالا بعنوان پيشنهاد دهنده براي ايجاد سابقه / تغيير و يا حذف سوابق طبقه بندي اقلام ، فرم پيشنهادي (سند MT11 ) را با ذكر دلايل توجيهي مطابق روش ، تكميل و پس از امضاءدرستون تهيه كننده ، همراه اسناد و مدارك فني كه شناسائي كالا را تسهيل مي نمايد(نقشه ها ، كاتالوگ ها) به تائيد مسئول واحد مربوطه ميرساند.
درصورت لزوم از برگ الحاقي فرم پيشنهادي (پيوست شماره 2) جهت درج ادامه اطلاعات استفاده مي شود.
2-6-پس از تائيد فرم پيشنهادي توسط مسئولين ،كارشناس طبقه بندي و استاندارد كالا اطلاعات سند را از طريق ترمينالهاي كامپيوتري به سيستم پيوسته و يكنواخت كالا تغذيه واصل سند و مدارك آنرا نيز از طريق پست / دستي به اداره طبقه بندي كالا ارسال مي نمايد.
تبصره :قبل از وصول اصل سند و مدارك پشتيباني كننده آن ، هيچگونه اقدامي روي فرم پيشنهادي تغذيه شده به سيستم اعمال نمي شود.
تذكر 1 : درمواردي كه اقلام پيشنهادي براي طبقه بندي ، مربوط به قطعات يدكي دستگاهها و ماشين آلات جديد مي باشند براي مراحل نگهداشت آنها اطلاعات ذيل بايد درفرم پيشنهادي ذكر گردد.
الف : تعداد دستگاههاي درحال كار.
ب : عمر مفيد دستگاه بطور تقريبي .
ج : تاريخ نصب آخرين دستگاه .
چنانچه دستگاه جايگزين يا جديد باشد بايد وضعيت آن از نظر جديد بودن يا جايگزين بودن مشخص شـود ، همينطـور اگـر كـالاي مـورد نظر در فرم پيشنهادي قبلاً داراي شماره طبقه بندي بوده بايستي اين شماره و شرح مختصري از آن درفرم پيشنهادي ذكر گردد.
تذكر 2 : براي هرگروه اصلي اقلام طبقه بندي كالا بايد فرم جداگانه اي تنظيم گردد و از درج اقلام گروههاي مختلف كالا برروي يك فرم خودداري شود. بمنظور انتخاب گروه مربوط مي توان از اطلاعات فهرست الفبائي طبقه بندي كالا در سيستم استفاده نمود.
تذكر 3 : چگونگي ثبت فرم پيشنهادي در سيستم پيوسته ويكنواخت كالا از طريق ترمينالهاي كامپيوتري در كتابچه هاي راهنماي استفاده كنندگان سيستم و جزواتي كه در اين رابطه دراداره مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني تهيه شده تشريح گرديده و امكانات ورود به سيستم از طريق همين اداره در اختيار مسئولين كالاي شركتها و مديريتها قرارداده ميشود.
3-6- كارشناس اداره طبقه بندي و استاندارد كالا پس از رويت اطلاعات فرم پيشنهادي ثبت شده از طريق اداره درخواست كننده / اداره متقاضي در ترمينالهاي كامپيوتري و دريافت اصل فرم و مدارك ضميمه ، آنها را مورد بررسي دقيق قرارداده و پس ازتكميل اطلاعات وحصول اطمينان از تطابق اطلاعات با استانداردهاي قابل قبول صنعت نفت با توجه به مشخصات كالا و مدارك فني براي هر قلم شماره طبقه بندي كامل (ده رقمي) مشخص نموده ، و اقدامات خود را به تائيد رئيس اداره طبقه بندي كالا رسانده و اطلاعات سيستم را در اين رابطه كامل مي نمايد.
پس ازتكميل اطلاعات ثبت شده در سيستم و اختصاص شماره طبقه بندي كامل يك نسخه از فرم پيشنهادي تائيد شده را به امور كالا / خدمات كالاي شركت/ مديريت پيشنهاد دهنده ارسال مي نمايد.
تذكر 1 : درصورت مشاهده هرگونه اشكال و ابهام در فرم پيشنهادي واسناد و مدارك مربوطه ، كارشناس طبقه بندي كالا مي بايست موضوع را از پيشنهاد دهنده استفسار نمايد.
تذكر 2 : درموارديكه نواقصي در اسناد و مدارك فني پيوست فرم پيشنهادي مشهود باشد كارشناس طبقه بندي كالا طي نامه اي مراتب را به متقاضي اعلام و درخواست مي نمايد كه نسبت بـه تكميل مـدارك اقـدام گردد. و اطلاعات سيستم را با توجه به وضعيت مربوطه اصلاح مي نمايد.
تذكر 3 : درصورتيكه قلم / اقلام جديد درخواستي بصورت اجناس عمومي درشركت ملي گاز باشدجهت تدوين مشخصات آنها به يكي از سه طريق زير اعمال ميگردد..
الف:اگر كالاي عمومي مورد نظر در شركت ملي نفت سابقه داشته باشد،دراينصورت ازشرح ومشخصات موجود درآن فايل استفاده ميگردد.
ب: باتوجه به كاتالوگ،اسنادحاوي مشخصات فني واستانداردهاي موجود(BS, ASTM,……) كارشناسان اداره طبقه بندي واستانداردكالا اقدام به تدوين شرح ومشخصات كالا نموده وپس از تاييد رئيس اداره طبقه بندي واستاندارد كالا به آن شماره رمز بانمودار 1ويا2 داده ميشود.
ج: در صورت عدم وجود شرايط بندهاي الف و ب فوق ارجاع موضوع به كميته استاندارد جهت تاييدوتدوين مشخصات عمومي.
4-6-كارشناس طبقه بندي كالا پس از انجام اقدامات فوق الذكر بنا به مورد سند مربوط به ايجاد / اصـلاح و يـا حـذف سـوابق طبقـه بنـدي اقلام ذيـربط در پـرونـده طبقـه بنـدي كالا (سند ( MT15 را تنظيم و تكميل نموده و پس ازتائيد رئيس اداره طبقه بندي كالا ، اطلاعات آنرا به سيستم تغذيه مي نمايد.
5-6-تغييرات و اصلاحات مربوط به اقلام اختصاصي در اسرع وقت به واحد متقاضي و درمورد اقلام عمومي طي اعلاميه اي به كليه واحدهاي ذينفع از طريق سيستم اعلام ميگردد.
7- نحوه تهيه و تنظيم فرم پيشنهادي طبقه بندي كالا:
جهت تكميل ستونهاي فرم پيشنهادي طبقه بندي كالا و ثبت اطلاعات آن در سيستم عوامل اطلاعاتي سند بشرح زير توضيح داده ميشود.
1-7- نوع سند (MT11)
شامل دو كاراكتر بوده و از قبل روي سند چاپ شده و معرف فرم پيشنهادي طبقه بندي كالا در سيستم پيوسته و يكنواخت كالا مي باشد. لازم به توضيح است كه درصفحات تصويري سيستم نوع سند (MT11)مشاهده نمي شود.
2-7- رمز عملكرد (DESIGNATION)
دراين ستون بنا به مورد يكي از حروف زير جهت ايجاد / اصلاح / ابطال فرم پيشنهادي مورد استفاده قرار مي گيرد.(توسط متقاضي وروي فرم نوشته ميشود)
““(خالي) ايجاد سابقه
“ A “اصلاح سابقه
“ D “جهت ابطال سابقه فرم پيشنهادي طبقه بندي كالا درسيستم خواهد بود.
لازم به توضيح است كه در سيستم براي هريك از حالتهاي ايجاد / اصلاح / حذف ، صفحات تصويري جداگانه اي درنظر گرفته شده است.
3-7- رمز مركز طبقه بندي MESC CNT.
دراين ستون رمزمركز طبقه بندي ذيربط مطابق شرح بند 2-2 اين روش نوشته ميشود ، اين ستون يك حرفي است و اگر غير ازرمزهاي معرفي شده به سيستم درج گرددمورد قبول سيستم واقع نخواهد شد و با پيام مناسب برگشت مي شود.
4-7- رمز مركز فرعي طبقه بندي SUB.MESC.CNT.
رمز مركز پيشنهاد دهنده ويا ادارات انبارها و تداركات كالا كه تهيه و تنظيم كننده فرم پيشنهادي طبقه بندي كالا هستند در اين ستون درج ميشود اين ستون دوحرفي است و رمز اين مراكز / ادارات بايستي از قبل به سيستم معرفي شده باشند . رمزهاي مراكز اصلي و فرعي طبقه بندي كالا در پارامتر فايل سيستم تعريف و قابل رويت مي باشد.
5-7- شماره سند DOC.NO.
شماره سند براي فرم پيشنهادي طبقه بندي كالا درموقع ثبت اطلاعات توسط سيستم بطور اتوماتيك تخصيص داده ميشود بنابراين شماره سند ايجاد شده توسط سيستم براي مراجعات بعدي در روي فرم درج ميگردد.
لازم به توضيح است كه شماره سند را پيشنهاد دهنده نيز ميتواند بطور دلخواه به سيستم بدهد و سيستم نيز ميپذيرد درحالتهاي اصلاح و حذف سند بايستي از همان شماره سندي كه درموقع ايجاد توسط سيستم تعيين ويا بطور دستي به سيستم داده شده استفاده نمود . شماره سند تكراري در يك مركز طبقه بندي فرعي قابل قبول نخواهد بود.
6-7- شماره قلم ITEMNO.
شماره رديف اقلام پيشنهادي كه دو رقمي و عددي ميباشد دراين ستون درج ميگردد. دريك سند ازشماره قلم تكراري نمي توان استفاده نمود . پركردن ستون شماره قلم الزامي است .
7-7- نوع پيشنهاد PROPOSAL TYPE
دراين ستون عدد 1 براي ايجاد ، 2 براي اصلاح و 3 بمنظور ابطال سوابق اقلام پيشنهادي در پايگاه طبقه بندي كالا بنا به مورد استفاده مي شود. درصورت خالي بودن بطـور اتوماتيك رمز “ 1 “ اختصاص خواهد يافت .
توضيح: گزينه هاي نوع پيشنهاد ويزه اطلاعات تغذيه شده/قابل تغذيه به سيستم ميباشند.
8-7- شماره طبقه بندي و واحد كالا ، پيشنهادي / تائيد شده
APROVED/PROPOSAL MESC.NO.& UNIT
درصورتيكه اداره تنظيم كننده فرم پيشنهادي اطلاعاتي از شماره طبقه بندي اقلام پيشنهادي داشته باشد ، ده رقم كامل شماره طبقه بندي در غيراين صورت 9 رقم و يا 6 رقم و يا حداقل با مراجعه به كتاب فهرست الفبائي طبقه بندي كالا (GENERAL INDEX) 2 رقم گروه اصلي آنرا دراين ستون درج نمايد. درصورتيكه هيچ اطلاعاتي از شماره طبقه بندي آن دردسترس نباشد ميتواند اين ستون خالي بماند . ستون واحد كالا بايد با يكي از واحدهاي شناخته شده پرشود ولي در حالت اصلاح و يا حذف سوابق اقلام (نوع پيشنهاد 2 و يا 3) اين ستون با همان واحد قبلي يا واحد مورد نظر براي اصلاح پر مي شود.
9-7- درجه اولويت (ACTION PRIORITY) ACT.P.
دراين ستون درجه اولويت پيگيري و اقدامات فرم پيشنهادي طبقه بندي كالا با رمز يك حرفي تكميل ميشود . چنانچه فرم پيشنهادي از اولويت برخوردار باشد رمز U ( URGENT= فوري ) و درشرايط معمول و عادي حرف N (NORMAL = عادي) درج ميشود . چنانچه اين ستون الي بماند سيستم بطور اتوماتيك آنرا N منظور مينمايد.
10-7- شرح كالا DESCRIPTION
شرح مشخصات كالا دراين ستون درج ميشود. اطلاعات مندرج دراين ستون مي تواند حرفي / عددي باشد . درحالت ايجاد ، پركردن اين ستون با حداقل اطلاعات ضروري است .
11-7- شماره قطعه / نقشه PART NO. ORDRAWING REF.
درصـورتيكـه كـالاي مـورد نظـر در فرم پيشنهادي داراي شماره قطعه يا شماره نقشه كارخانه / سازنده باشد دراين ستون درج ميشود. اين ستون ميتواند خالي يا پر باشد.
12-7- قيمت تقريبي به يكصد ريالAPROXIMATE UNIT COST
قيمت تقريبي كالاي مورد نظر به يكصد ريال در فرم پيشنهادي بر اساس سوابق موجود درپرونده تقاضا و خريد آن دراين ستون نوشته مي شود درصورتيكه كالاي مربوطه سابقه خريد نداشته باشد ، متقاضي كالا قيمت تقريبي آنرا اخذ نموده و درفرم ثبت مينمايد.
13-7- برآورد مصرف سالانه(ESTIMATED ANNUAL CONSUMPTION)EST.ANL.CON.
برآوردمصرف ساليانه اقلام پيشنهادي متناسب با نيازهاي عملياتي برمبناي ارقام و اعداد واقعي و يا تجربي در اين ستون درج ميگردد.
14-7- رمز استاندارد پيشنهاديST.CODE
چنانچه براي كالاي مورد نظر در فرم پيشنهادي يكي از رمزهاي استاندارد موجود در سيستم طبقه بندي قابل پيش بيني باشد اين رمز در ستون فوق درج خواهد شد.
رمزهاي استاندارد موجود در سيستم به شرح زير مي باشند :
|
شرح |
رمز استاندارد |
|
اقلام قطعات يدكي |
SPARE PARTS ITEMS |
C |
|
اقلام بيمه اي (حياتي) |
INSURANCE ITEMS |
I |
|
اقلام غير استاندارد (داراي جايگزين) |
NON STANDARD ITEMS |
N |
|
اقلام موقت |
TEMPORARY ITEMS |
O |
|
اقلامي كه برحسب مورد تقاضا ميشوند |
ONDEMAND ITEMS |
Q |
|
اقلام استاندارد |
STANDARD ITEMS |
S |
|
اقلام انتخاب شده براي پروژه |
SELECTED ITEMS FOR PROJECT |
T |
|
اقلام ازرده خارج (بي تحرك) |
DEAD ITEMS |
X |
غير از رمزهاي معرفي شده به سيستم . رمز ديگري پذيرفته نخواهد شد.
اين ستون مي تواند خالي هم باشد.
15-7- شماره طبقه بندي تائيد شده / ملاحظات(COMMENTS)
توضيحات مربوط به فرم پيشنهادي و همينطور شماره طبقه بندي تائيد شده توسط اداره طبقه بندي دراين ستون منظور ميگردد.
تذكر :خالي ماندن اين ستون به منزله تاييد شماره طبقه بندي و واحد آن است.
16-7- رمز وضعيت :STATUS CODE
اين ستون درصفحات تصويري سيستم مشاهده ميگردد ودر موقع ثبت سابقه فرم پيشنهادي در سيستم بطور اتوماتيك (1) خواهد شد درمراحل بعدي تنها از طريق اداره طبقه بندي كالا اين رمز بنا به مورد به 2 ، 3 ، 4 ، 5يا 6 تغيير داده مي شود.
مفاهيم رمزهاي فوق بشرح زير است :
(1)ثبت فرم پيشنهادي در سيستم درمرحله اوليه توسط اداره پيشنهاد دهنده.
(2)تحت بررسي بودن فرم پيشنهادي توسط اداره طبقه بندي كالا..
(3)كامل نبودن اسناد و مدارك فني و نياز به اطلاعات بيشتر از متقاضي.
(4)كامل نبودن اسناد و مدارك فني و نياز به اطلاعات بيشتر از خدمات فني مربوطه ويا فروشنده .
(5)تائيد فرم پيشنهادي توسط اداره طبقه بندي كالا.
(6)مردود شدن و عدم قبول فرم پيشنهادي توسط اداره طبقه بندي كالا..
8- ستونهاي تحتاني سند (MT11):
1-8- دلايل تنظيم فرم پيشنهادي DETAILED REASONS FOR PROPOSAL
دراين ستون پيشنهاد دهنده دلايل خود را براي تنظيم سند MT11 (ايجاد /اصلاح / حذف سابقه اقلام ) ذكر مي نمايد.
درموارديكه اقلام پيشنهادي مربوط به قطعات يدكي و دستگاهها و ماشين آلات جديد است ، براي مرحله نگهداشت ، اطلاعات ذيل نيز بايستي در فرم پيشنهادي تكميل شود:
-تعداد دستگاههاي درحال كار..
-عمر مفيد دستگاه بطورتقريبي
-تاريخ نصب آخرين دستگاه
چنانچه دستگاه جايگزين يا جديد باشد بنابر مورد ، جديد و يا جايگزين بودن دستگاه مشخص شود ، درصورتيكه كالاي مورد نظر در فرم پيشنهادي قبلاً شماره طبقه بندي داشته باشد بايستي شماره و شرح مختصري از آن ذكر گردد.
2-8- توضيحات :NOTE
چنانچه توضيحات بيشتري راجع به اطلاعات مندرج در فرم و يا اسناد و مدارك ضميمه فرم مورد نظر باشد در اين ستون درج ميگردد.
3-8- جنس جايگزين :
دراين ستون چنانچه جنس جايگزين مناسب براي قلم پيشنهادي در انبار وجود نداشته باشد و يا قلم پيشنهادي قبلاً جزء موجودي انبار نبوده است ذكر مي گردد.
4-8- تائيد كميته استانداردها (اقلام عمومي) APP.BY STANDARDISATION COMM. :
چنانچه قلـم / اقـلام منـدرج در فـرم پيشنهـادي از اقلام عمومي باشد . اين ستون توسط كميته هاي استاندارد تكميل و امضاء خواهد شد. ( با توجه به مفاد بند 3-6تذكر 3 بخش ج )
5-8- پيشنهاد دهنده يا تنظيم كننده PROPOSER :
مشخصات و امضاء تنظيم كننده فرم پيشنهادي در اين ستون درج ميگردد.
6-8- رئيس اداره پيشنهاد دهنده HEAD OF PROPOSING DEPT :
اين ستون توسط رئيس اداره پيشنهاد دهنده تكميل و امضاء خواهد شد.
7-8- كارشناس طبقه بندي كالا MESC ANALYST:
دراين ستون مشخصات و امضاء كارشناس اداره طبقه بندي كالا كه فرم را بررسي ، تكميل و تائيد نموده درج ميگردد.
8-8- رئيس گروه طبقه بندي كالا MESC SUPERVISOR:
دراين ستون مشخصات و امضاء رئيس گروه طبقه بندي كالا كه اقدامات كارشناس طبقه بندي را بررسي و تائيد مي نمايد درج مي شود.
9-8- تائيد رئيس اداره طبقه بندي و استاندارد كالا APROVED BY HEAD OF MESC :
رئيس اداره طبقه بندي كالا پس از تائيد فرم توسط رئيس گروه طبقه بندي اين ستون را بعنوان تائيد نهائي امضاء خواهد نمود.
9- اصلاح اطلاعات فرم پيشنهادي PROPOSAL DATA AMENDMENT :
1-9-درموارديكه لازم است بنابر ضرورت ، اطلاعات فرم پيشنهادي كه قبلاً در سيستم ثبت شده اصلاح ميگردد ، پيشنهاد دهنده و يا اداره طبقه بندي كالا با پركردن همين فرم با رمز عملكرد A و درج اطلاعات اصلي فرم پيشنهادي شامل رمز مركز فرعي طبقه بندي ، شماره سند ، شماره قلم مي توانند نسبت به اصلاح اطلاعات ثبت شده قبلي اقدام نمايند.
2-9- چنانچه فرم پيشنهادي ثبت شده در سيستم در وضعيت “ 1 “ باشد اصلاح اطلاعات از طريق اداره پيشنهاد دهنده امكان پذير خواهد بود.
3-9- اگر فرم پيشنهادي ثبت شده در سيستم دروضعيت 2 تا 4 باشد اصلاح اطلاعات آن فقط از طريق اداره طبقه بندي كالا امكان پذير خواهد بود.
4-9- اطلاعات زير مربوط به فرم پيشنهادي كه درسيستم ثبت شده باشد قابل اصلاح خواهند بود:
نوع پيشنهاد ، شماره طبقه بندي و واحد كالا ي پيشنهادي ، درجه اولويت ، شرح كالا ، شماره قطعه / نقشه ، قيمت تقريبي واحد كالا ، ميزان برآورد مصرف سالانه ، رمز استاندارد ، شرح و شماره طبقه بندي قديمي.
5-9- جهت ثبت اطلاعات فرم پيشنهادي اصلاحي در سيستم ،ادارات پيشنهاد دهنده از آدرس MA-MSC-PRO-02 و ادارات طبقـه بندي كالا ازآدرس MA-MSC-PRO-03استفاده مي نمايد .
10- حذف سابقه فرم پيشنهادي MESC PROPOSAL DATA DELETION
چنانچه بدليل انصراف اداره پيشنهاد دهنده يا دلائل ديكر ، حذف سابقه فرم پيشنهادي مورد نظر باشد بشرح زير سابقه فرم پيشنهادي در سيستم حذف مي شود.
1-10-فرم پيشنهادي با رمز عملكرد D و با اطلاعات اصلي / كليدي ثبت شده مورد نظر تكميل ميگردد اين اطلاعات عبارتند از رمز مركز اصلي طبقه بندي ، رمز مركز فرعي طبقه بندي ،شماره سند و شماره قلم .
2-10- جهت حذف اطلاعات در سيستمبا آدرسMA-MSC-PRO-04 بايستي واردگرديد.
3-10- چنانچه فرم پيشنهادي ثبت شده در سيستم در وضعيت “ 1 “ باشد اداره پيشنهاد دهنده / متقاضي مي تواند فرم پيشنهادي را از سيستم حذف نمايد و اگر رمز وضعيت آن 5 يا 6 باشد تنها اداره طبقه بندي كالا قادر به حذف سابقه فرم مذكور خواهد بود.
سوابق فرم هاي پيشنهادي كه دروضعيت 2 و 3و 4 ميباشند قابل حذف نخواهد بود.
فهرست ضمائم
پيوست شماره 1) فرم پيشنهادي طبقه بندي كالا (MT11).
پيوست شماره 2) الحاقي فرم پيشنهادي طبقه بندي كالا (MT11)
پيوست شماره3) فهرست گزينه هاي مختلف فرم پيشنهادي طبقه بندي كالا.
حجم فايل: 166517 ، تعداد دريافت: 334