1- كليات

1-1- مقدمه

با توجه به برنامه توسعه کشور و سهم بزرگ صنايع نفت و گاز و پتروشيمي در آن ، ايجاد طرحها و پروژه هاي جديد ويا گسترش و توسعه صنايع موجود و نگهداشت آنها امري طبيعي مي بــاشد و همـواره بخش عظيمـي از بـودجـه صنعت جـذب انجام پروژه هاي مختلف در زمينه نفت ، گاز و پتروشيمي مي شود. در اين پروژه ها که داراي ماهيتهاي گوناگون از قبيل پروژه هاي سرمايه اي ، تعميراتي ، بازسازي و نوسازي مي باشند کالا و مواد نقش اساسي را چه از نظر عملياتي و چه از نظر درصد بودجه کل پروژه ها دارا مي باشد بطوري که معمولاٌ بيش از نيمي از بودجه هر پروژه به کالا و مواد آن تخصيص داده مي شود لذا با توجه به بحث فوق و به لحاظ اينکه انجام پروژه هاي چند ميليارد ريالي امري عادي و متداول در روند اجراي عملياتي صنايع نفت و گاز و پتروشيمي مي باشد .ثبت و نگهداري اطلاعات و سوابق موجودي کالاي پروژه هااهميت ويژه اي خواهد داشت که با روشهاي معمولي و دستي امکان پذير نبوده و اطلاعات درست و بموقعي را دراختيار مديريت قرارنخواهد داد.

بنابر اين استفاده از يک سيستم مکانيزه پيشرفته و سريع براي اين مهم کاملاً لازم و ضروري مي باشد ، که پس از طراحي پروژهو مشخص شدن نيازها ، مراحل تنظيم درخواست کالا ، انجام عمليات خريد ، تحويل کالا ، مصرف کالا ، کالاهاي مازاد و تعيين تکليف آنها و کنترلهاي لازم در اين سيستم ثبت و نگهداري شده ، تا بتوان از اطلاعات آن بطور صحيح و فوري استفاده نمود و از صرف هزينه هاي اضافي ، رکورد سرمايه ، حيف و ميل ها و تاخيردر عمليات اجراي پروژه ها جلوگيري شود.

درهمين راستا در سيستم پيوسته و يکنواخت کالا مبحث ثبت و نگهداري سوابق و نحوه کنترل موجودي اقلام پروژهو خريد مستقيم نيز بعنوان بخشي از زير مجموعه اين سيستم با قابليت هاي لازم مد نظر قرارگرفته است.

در اين روش چگونگي نحوه تنظيم تقاضاي خريد اقلام پروژه و خريد مستقيم در سيستم پيوسته و يکنواخت کالا مورد بحث قرار مي گيرد.

اجراي پروژه هاي مختلف چه کوچک چه بزرگ داراي روال و شرايط خاصي مي باشند از زمانيکه تصميم به انجام پروژه اي گرفته مي شود تا شروع عمليات اجراي آن اقدامات مختلفي بعمل مي آيدکه يکي از آن اقدامات تهيه و تنظيم درخواستهاي مربوط به کالا و اجناس مورد نياز آن پروژه مي باشد.

در هر پروژه پس از طي مراحل مختلف اوليه (طرح اوليه ، طرح تفصيلي ، تصويب بودجه ، تهيه نقشه ها و غيره ) توسط سازمان مجري پروژه مسئول تدارکات پروژه مشخص ميشود و اين شخص که از نظر سازمان تدارکات و امور کالا ، متقاضي خوانده مي شود اقدام به تهيه درخواست کالا (PROJECT MATERIAL REQUEST)يا اصطلاحاًP.M.R مي نمايد و همچنين براي تهيه اقلام خريد مستقيم درخواست جداگانه اي که به آن (DIRECT CHARGE MATERIAL REQUEST) يا D.C.M.R مي گويند تهيه مي نمايد.

اقلام خريد مستقيم اقلامي هستند که فاقد شماره طبقه بندي واقعي بوده و طبق درخواست متقاضي بطور مقطعي خريداري و پس از صدور برگ رسيد تحويل متقاضي ميگردد. مانند لوازم و اثاثيه اداري.

اقلام خريد مستقيم تحت بودجه هر سازمان يا اداره بصورت ويژه جهت همان سازمان يا اداره درخواست ميگردند و DCMR هاي مربوطه بلافاصله پس از تشخيص نياز از طرف اداره مربوطه تهيه مي گردد. بنابراين مسئوليت اعلام نياز اينگونه اقلام (پروژه و خريد مستقيم ) بعهده سازمان و اداره متقاضي مي باشد و از طريق تهيه و تنظيم اسناد مربوطه و اخذ مجوزهاي لازم و تامين اعتبارات ارزي و ريالي و با رعايت فرصت زماني مناسب ( حداقل يکسال براي خريد اقلام از خارج ) اين نيازها به اداره خريد / کنترل موجودي سازمان ذيربط منعکس ميگردد.

2- 1- هدف :

هدف از تهيه اين روش اداري تشريح چگونگي تهيه و تنظيم تقاضاي خريد اقلام پروژه و خريد مستقيم و اصلاح سوابق مصرف اين اقلام و ثبت آن در سيستم پيوسته و يکنواخت کالا مي باشد.

3-1- حدود:

حدود اين روش اداري از زمان ثبت شماره 5 رقمي پروژه ، عنوان و مشخصات پروژه در سيستم و ارسال درخواست هاي کالاي خريد مستقيم / پروژه توسط متقاضيان به اداره کنترل کالاي مربوطه يا اداره پذيرش و پيگيري تقاضاها شروع و تا ارسال تقاضاي خريد مستقيم /کالاهاي پروژه براي آن بخش از کالاها که مي بايستي از منابع خريد تهيه گردد، ادامه يافته و با ارسال تقاضاها به مبادي مربوطه و چگونگي تامين اقلام مورد نياز و همچنين نگهداري سوابق مصرف اقلام پروژه خاتمه مي يابد.

2- مسئوليتها :

1-2- مدير پروژه :

مديريا مسئول پروژه پس از مشخص شدن نيازهاي پروژه و فرصت زماني مناسب (حداقل يکسال قبل از شروع عمليات پروژه ) مي بايست فهرست کالاهاي مورد نياز پروژه را در دسته بندي هاي مناسب (مثلاً کالاهاي گروه برقي ، تاسيسات ، دستگاهها ، مواد وغيره ) تهيه و پس از اخذ امضاهاي مجاز و تصويب بودجه کافي و اخذ شماره 5 رقمي پروژه وشماره حساب. به رئيس امور تدارکات کالا / امور کالاي مربوطه تحويل نمايد.

اظهار نظر در مورد کميت و کيفيت کالاها بعهده مدير / مسئول پروژه بوده و در اين مورد هماهنگي هاي لازم را با اداره کنترل کالاي ذيربط خواهد نمود.

2-2- رئيس اداره پذيرش و پيگيري تقاضاها / سازمان مشابه

در سازمانهايي که واحد فوق را دارند ، رئيس اين اداره مسئول جمع آوري تقاضاهاي پروژه / خريد مستقيم و ارائه شماره سريال 5 رقمي به آنها و ثبت کليه تقاضاهاي پروژه اي / خريد مستقيم درسيستم پيوسته و يکنواخت کالا بوده که پس ازتکميل شماره درخواست پروژه (10 رقمي ) و تغذيه آن به سيستم ، اسناد راجهت تأمين کالا به مراکز خريد يا کنترل کالا ارسال مي نمايد.

3-2- مسئول کنترل موجودي / کنترل کالاي اقلام پروژه

مسئول تهيه و تامين اقلام مندرج در فهرست نيازهاي پروژه پس از بررسي و کنترلهاي لازم شامل کنترل اخذ مجوزها ، تامين اعتبارات ارزي / ريالي ، صحت شرح و نوع جنس ، زمان نياز به کالا و غيره بوده و پس از تعيين مراکز تهيه کالا ، اقدامات لازم را جهت ثبت اطلاعـات اسنـاد در سيستـم (در صورت عدم وجود اداره پذيرش وپيگيري)و بـه جـريـان درآوردن مـراحـل تهيـه و تامين کالا بعمل مي آورد .

4-2- رئيس امور تدارکات کالا / رئيس امور کالا :

مسئول حسن اجراي اين روش اجرائي بوده و دستورات لازم را به مسئولين کنترل موجودي ، اداره انبارها/ عمليات انبارها جهت همکاري لازم براي تامين اقلام پروژه صادر مي نمايد.

5-2- رئيس عمليات کالا / انبارها (درواحدهايي که رئيس عمليات کالا دارند) :

همکاري لازم را در جهت تامين آندسته از اقلامي که از انبارهاي مازاد يا انبارهاي موجودي مستمر ، قابل تامين مي باشند با مسئول کنترل موجودي بعمل مي آورد .

6-2- رئيس مقررات و روشهاي بازرگاني و پيماني :

نامبرده پيشنهادات / نظرات اصلاحي را پس از دريافت ، مورد بررسي قرارداده و در صورت لزوم اقدام به تهيه اصلاحيه روش نموده که پس از تصويب مديربازرگاني آن را به سازمانهاي مربوطه ابلاغ مي نمايد . همچنين در موردآموزش و استفاده مشترکين از سيستم پيوسته و يکنواخت کالا اقدامات لازم را بعمل مي آورد .

7-2- مدير بازرگاني :

مديربازرگاني شرکت ملي گاز ايران براجراي صحيح اين روش نظارت عاليه داشته و پيشنهادات واصله در رابطه با هرگونه اصلاح / تغيير در مفاد اين روش را از طريق مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني ، مورد بررسي قرارداده و درصورت تاييد و تصويب ، تغييرات در چاپهاي بعدي اين روش اعمال مي گردد.

3- مراحل اجرائي :

1-3- همانطوريکه در مقدمه نيز اشاره شد از نظر امور تدارکات کالا/ امور کالا ، مدير پروژه بعنوان متقاضي شناخته ميشود و نامبرده جهت تامين کالا و مواد و لوازم مورد نياز ، يکنفر را بعنوان مسئول تدارکات پروژه به امور تدارکات / امور کالاي شرکت / مديريت ذيربط معرفي مينمايد.

در اين رابطه مسئول تدارکات پروژه به محض تعيين شماره طرح و پروژه و اخذ مجوزهاي لازم و تامين اعتبارات ارزي / ريالي با رعايت فرصت زماني مناسب (حداقل يکسال براي اقلام خريد از خارج ) ضمن هماهنگي با رئيس اداره تدارکات / امور کالا و مسئول کنترل موجودي ذيربط جهت آماده سازي اقلام اقدام مي نمايد.

2-3- شماره پروژه و عنوان و شرح پروژه در سيستم پيوسته و يکنواخت کالا طي سند MT25 به سيستم تغذيه مي شود.

3-3- آناليست کنترل موجودي مربوطه يا رئيس اداره پذيرش و پيگيري تقاضاها (درواحدهايي که اين اداره را دارند) با توجه به درخواستهاي کالاي پروژه و مجوز تامين اعتبارات ، شرح و نوع کالا و تاريخ نياز متقاضي به کالا اقدامات ذيل را معمول ميدارد:

1-3-3-براساس دستور العمل شماره گذاري اسناد 131 مبادرت به ثبت شماره 10 رقمي تقاضاي پروژه /شماره 7رقمي خريد مستقيم روي سند MT26 مينمايد.

2-3-3-بررسي مي نمايد که آيا اجناس مورد نياز از انبارهاي مازاد قابل تامين مي باشند يا خير که در اين رابطه جهت استفاده از پرونده موجودي انبارهاي مازاد ، امکانات بررسي از طريق پايانه و به کمک صفحات تصويري فراهم است . در اين رابطه براي اقلاميکه داراي شماره طبقه بندي استاندارد باشند. از طريق شماره طبقه بندي کالا (MESC) قابل پيگيري بوده و اگر کالاي مورد نياز فاقد شماره طبقه بندي استاندارد باشد از طريق دو شماره گروه اصلي (MESC MAIN GROUP) و شرح جنس قابل پيگيـري و بررسي سيستماتيک در پرونده اقلام مازاد موجودي و پروژه ها مي باشد.

چنانچه کالاي مورد نظر از انبارهاي مازاد قابل تامين باشد با توجه به تاريخ نياز به کالا و امکانات ذخيره سازي کالا در پرونده هاي فوق الذکر رمز منبع تهيه کالا T در نظر گرفته شده تا در موعد مقرر نسبت به انتقال کالاي مورد نظر به محل پروژهاقدام گردد.

دراين حالت مسئوليت بررسي فيزيکي و تطبيق مشخصات فني جنس با مسئول تدارکات پروژه بوده و با تائيد آناليست کنترل کالا .اسناد مربوطه توسط مسئول تدارکات پروژه تهيه و به سيستم تغذيه ميگردد.

3-3-3-چنانچه قسمتي / تمام اقلام مورد نياز پروژه از محل موجودي انبارهاي موجودي مستمر قابل تامين باشد در درخواستهاي کالاي پروژه رمزمنبع تامين کالا D و يا X منظور ميگردد تا در موعد مقرر با صدور کالاي مورد نظر از انبار مربوطه در يافت و به محل اجراي پروژه حمل شود. البته بايستي دقت شود که تامين کالا از محل اقلام مستمر خلل و يا وقفه اي در عمليات روزمره را باعث نشود .

تذکر : دراينمورد تائيد کتبي واحد حسابداري کالا روي سند حواله انبار. قبل از هرگونه اقدام عملياتي لازم بوده و بدون مجوز مالي نبايستي اقدامي در جهت اخذ کالا از انبار يا تغذيه سند به سيستم انجام شود.

4-3- 3-در صورتي که بعضي / تمام اقلام مورد نياز پروژه داراي شماره طبقه بندي استاندارد و قابل ذخيره در انبارهاي مستمر باشند رمز منبع تامين کالا X در نظر گرفته مي شود، در اينصورت کالا در انبار مستمر براي پروژه درخواست کننده در رمز سازماني SX ذخيره شده و ساير پروژه ها و يا متقاضيان انبار مستمر نمي توانند از آن کالا برداشت نمايند.

موجودي انبار اقلام مستمر ، بعنوان يکي از اقلام برنامه ريزي شده (SCHEDULED REQUIRMENT) محسوب ميگردد.

براي اينگونه اقلام يک هفته قبل از تاريخ نياز به کالا در محل ، درصورت تائيد آناليست کنترل کالا اين قابليت وجود دارد که سيستم اقدام به چاپ سند انتقال کالا از انبار ( با هماهنگي مديرپروژه) بنمايد. مسئوليت بررسي وضعيت بين راهي و تامين اين اقلام با آناليست کنترل کالاي ذيربط مي باشد . (درحال حاضر از اين توانايي سيستم استفاده نمي شود)

5-3-3-درصورتيکه کالاهاي مورد نياز پروژه از انبارهاي مستمر يا مازاد قابل تامين نباشد کنترل موجودي مربوطه جهت تامين اقلام مورد نيـاز پـروژه نسبت بـه ارسال تقـاضـاي کـالاي پـروژه / (PROJECT MATERIALS REQUEST) با فرم MT26 اقدام نموده و به مراکز مختلف تامين کالا ارسال مي نمايد تا نسبت به تهيه و خريد کالا اقدام شود.

پس از تصميم گيري واحد کنترل کالا براي انتخاب يکي از مراکز تهيه کالا جهت خريد کالا ضمن ارسال سند تقاضاي کالاي پروژه به مرکز مربوطه اطلاعات اصلاحي آنرا به سيستم پيوسته ويکنواخت کالا نيز تغذيه مي نمايد. از اين لحظه تقاضاي مربوطه در سيستم وارد و در پايگاههاي موجودي و بين راهي ايجاد سابقه مي نمايد.

6-3-3- قبل از تغذيه اطلاعات اسناد درخواست کالاي پروژه به سيستم بايستي شمـاره طرح ومشخصات آن طي سندMT24 (پيوست 1) به سيستم معرفي و تغذيه شده باشد .

7-3-3- مشخصات پروژه از قبيل شماره پروژه ، تاريخ شروع و خاتمه پروژه،رمز پيمانکار پروژه و شرح عنوان پروژه که توسط مدير پروژه اعلام و پس از تائيد نامبرده توسط مسئول بودجه با سند MT25 (پيوست 1) به سيستم معرفي مي گردد . لازم به توضيح است که اطلاعات سند MT25 بايستي قبل از اطلاعات سند درخواست کالاي پروژه (MT26) به سيستم تغذيه و شماره پروژه نيز براي انبار و رمز سازماني مورد نظر در سيستم تخصيص دادهشود ( تعريف گردد).

8-3-3- ايجاد/اصلاح/حذف تقاضاي کالاي پروژه توسط اداره کنترل موجودي مربوطه/ واحدپذيرش و پيگيري تقاضاها (درمديريت ها/ شـرکتهـايي که اين واحد را دارند) و بـا سنـدMT26 (پيوست 2)در سيستم پيوسته و يکنواخت کالا ثبت مي گردد .

9-3-3- پس از ارسال تقاضاي خريد اقلام پروژه به مبادي خريد و پيگيريهاي لازم توسط آناليست کنترل موجودي يا مسئولين پذيرش و پيگيري تقاضاها و طي مراحل صدور سفارش، رسيد کالا و صدور سياهه پايگاه بين راهي اقلام پروژه به روز رسيده و با مصرف کالا در پروژه مربوطه پرونده بين راهي اقلام پروژه طي تمهيدات لازم در سيستم مختومه ميگردد

تذکر1 :مدير و مسئولان پروژه همکاري نزديک و لازم را در مورد تهيه و ارائه مدارک مورد نياز خريد کالا مانند نقشه ها و غيره و اظهار نظرهاي فني در مورد پيشنهادهاي خريد کالا با اداره تدارکات / امور کالاي مربوطه خواهند داشت .

تذکر2 :جهت تغذيه اطلاعات اسناد مربوط به اقلام پروژه/خريد مستقيم در سيستم پيوستـه و يکنـواخت کـالا از مسـير MA-INV-PRJاستفاده نموده و بنا بر مورد از انتخاب مناسب با توجه به حدود اختيارات استفاده مي شود .

جهت ثبت و کنترل اطلاعات و سوابق اقلام مورد نياز پروژه هادر سيستم پيوسته و يکنواخت کالا از چندين سند استفاده مي شود که عبارتند از: سند ايجاد/اصلاح/حذف شماره طرح (MT24)- سند ايجاد/اصلاح/حذف عنوان وشرح پروژه (MT25)- سندايجاد/اصلاح/حذف درخواست کالاي پروژه و خريد مستقيم (MT26)- سنداصلاح سوابق اقلام پروژه و خريد مستقيم(MT27A)- سنداصلاح مصارف گذشته اقلام پروژه و خريد مستقيم (MT28A) که بطورجداگانه نحوه تهيه و تنظيم آن دسته از اسنادکه به امورکالا / امور تدارکات کالا مرتبط مي شوند توضيح داده خواهد شد..

اين سند بمنظورتأمين کالاي پروژه وخريد مستقيم مورد استفاده قرار ميگيردکه به آن تقــاضـاي خـــريــــد کــــالاي پــــروژه/ خــــريـــد مســــتقيـم ((PROJECT / DIRECT CHARGE MATERIAL REQUEST يابطور اختصارP.M.R ياD.C.M.R مي گويند .

تغذيه اين سند به سيستم باعث ايجاد سابقه در پايگاههاي موجودي انبار و بين راهي پروژه ها مي شود .

سند تقاضاي خريدکالاي پروژه/ خريد مستقيم بمنظورتأمين کالاي موردنيازپروژه ها/نيازهاي موقت. توسط مسئول تدارکات پروژه تهيه و تنظيم گرديده وبه مسئول کنترل موجودي مربوطه يا واحد پذيرش و پيگيري تقاضاها (در شرکت ها / مديريت هايي که واحد مذکور را دارند) تحويل ميشود. (پيوست شماره 2)

مسئول کنترل موجودي يا واحد پذيرش و پيگيري تقاضاها پس از بررسي هاي اوليه وحصول اطمينان ازصحت اطلاعات وامضاهاي مجاز و کافي بودن بودجه وتائيدسند،اطلاعات آنرابه سيستم تغذيه نموده و نسبت به تامين کالا از طرق مختلف اقدام مينمايد .

اين سند مي تواند بعنوان يک درخواست خريدکالا وارد سيستم شده و به اداره خريد مربوطه ارسال تا مراحل خريد انجام شود و يا کالاي مورد نظر از طريق انبارهاي مستمر و مازاد پروژه ها تهيه گردد که بستگي به رمز منبع تامين کالا دارد .

در صورتي که رمز منبع کالاT تعيين شده باشد کالا از انبار کالاي مازاد قابل تامين خواهد بود و چنانچه رمز منبع تامين کالا D باشد کالا را ميتوان از انبارهاي مستمر موجودي با سند صدور دريافت نموده و اگر رمز منبع تامبن کالا X باشد در اينصورت کالا در انبار مستمر براي پروژه درخواست کننده ذخيره شده و ساير متقاضيان و پروژه ها حق برداشت از آن کالا را ندارند و چنانچه رمزهاي منبع تامين ديگريدر نظر گرفته شود ، سيستم سابقه بين راهي براي کالاي مورد نظر ايجاد مي نمايد و درخواست خريد اقلام ، به مبادي خريد ارسال ميگردد و پس از خريد کالا و وصول آن پرونده بين راهي بروز مي رسد .

تذکر: درسازمانهايي که اداره پذيرش وپيگيري تقـاضاها رادارنداين واحدمسئوليت فوق الذکرراخواهدداشت.

1-4- نحوه تنظيم سند درخواست کالا پروژه/خريد مستقيم(MT 26)

اين سند داراي دو بخش مي باشد ، بخش اول يا (سرسند) اطلاعات کلي سند مي باشد و بخش دوم يا اطلاعات اقلام سند که براي هر قلم متفاوت است .

1-1-4- سرسند

1-1-1-4- نوع سند DOC . TYPE

در اين ستون که دو رقمي مي باشد عدد 26 از قبل چاپ شده و نيازي به پر کردن ندارد ،در سيستم نيز عدد 26 در صفحه تصوير مخصوص ايجاد سر سند ، پيش بيني گرديده و نيازي به تغذيه ندارد .

2-1-1-4-رمز عملکرد DESIGNATION CODE

اين ستون که نوع عملکرد سند را مشخص مي کند در مواقع ايجاد سابقه در سيستم خالي باقي ميماند ولي در حالت اصلاحي سند با حروف A و در حالت حذف سابقه سند در سيستم با حرف D تکميل مي گردد .

درسيستم هر يک از حالات فوق داراي صفحه تصوير جداگانه بوده که نوع سند در آن پيش بيني شده است و نيازي به تغذيه حروف نمي باشد .

3-1-1-4- رمز مديريت MG.CODE

در اين ستون رمز مديريت متقاضي کالا بعنوان بخشي از کليد دسترسي به اطلاعات سيستم بايستي در سند قيد گردد.رمز مديريت عددي سه رقمي و مشخص کننده حوزه عملياتي هر مديريت مي باشد که داراي بودجه مستقل و اختيارات و مسئوليتهاي مخصوص به خود مي باشد .رمز مديريت بايستي به سيستم معرفي شده باشد .

4-1-1-4- شماره انبار STORE NO.

شماره انبار مربوطه در اين ستون که 4 رقمي و عددي مي باشد درج مي گردد . دو رقم سمت چپ ، شماره انبار اصلي بوده و حتما بايد در سند قيد کردد و دو رقم بعدي شماره انبار فرعي است که در صورت نياز قيد مي گردد . شماره انبار بايستي تحت رمز مديريت مربوطه به سيستم معرفي شده باشد .

5-1-1-4- رمز سازماني ADMIN

در اين ستون رمز سازماني مربوطه بصورت عددي دو رقمي درج مي گردد . که در اين سند فقط رمز سازماني مربوطه به پـروژه و يـا کـالاهاي خـريـد مستقيـم براي سيستم قابل قبول مي باشد .

رمز سازماني بايد تحت شماره انبار مربوطه به سيستم معرفي شده باشد.

6-1-1-4-شماره درخواست پروژه/خريد مستقيم PROJECT  REQUEST NO

در اين ستون که حداکثر ده رقمي و عدديميباشد . شماره درخواست کالاي پروژه / خريد مستقيم درج ميگردد.شماره درخواست براي رمز سازماني مربوط به پروژه ها ده رقمي کامل وبراي رمز سازماني خريد مستقيم 7 رقم ميباشد که ترکيب هر يک در دستـورالعمل شماره گذاري اسناد 131به تفصيل توضيح داده شده است.

جهت پذيرش شماره درخواست پروژه بايستي شماره پروژه به سيستم معرفي و به انبار مربوطه اختصاص داده شده باشد ، ضمنا شماره درخواستهاي غير عددي و ناقص قابل قبول سيستم نخواهد بود .

توضيح :در مورد درخواست پروژه ها ، معرفي شماره 5رقمي پروژه به سيستم جهت پذيرش درخواست پروژه اي لازم است . ولي جهت ثبت درخواست خريد مستقيم به سيستم درADM48 نيازي به معـرفي شمـاره پروژه به سيستم نمي باشد .

7-1-1-4- شماره حساب ACC.NO.

در اين قسمت شمار حساب پروژه مربوطه درج مي گردد . اين شمارهمي بايست قبلاً به سيستم معرفي شده باشد.ضمنا" مورد تاييد امور مالي/واحد بودجه باشد.

8-1-1-4- تاريخ نياز به کالا REQURIED DATE

تاريخ نياز به کالا با تقريب ماه به صورت عددي و چهار رقمي در اين ستون درج مي گردد.اين تاريخ با توجه به نوع منبع تأمين محاسبه ميگردد وبايستي به نحوي باشد که تا آن تاريخ امکان تأمين کالاوجود داشته باشد درج تاريخ نياز به کالا درسند الزامي است وبايد به صورت صحيح وعددي به سيستم تغذيه گردد و ازتاريخ روز بزرگتر باشد.

9-1-1-4- رمز فوريت URG.CODE

در اين ستون که يک حرفي مي باشد رمز فوريت نياز به کالاي مورد نظر براي پروژه درج مي گردد.درسيستم رمزهاي زيربراي حالتهاي مختلف تعريف شده است که غير از اين رمزها قابل قبول نمي باشد.

N = NORMAL معمولي

U = URGENT فوري

R = RUSH خيلي فوري

E = EXTRA ORDINARYحالتهاي غير عادي

10-1-1-4- شماره فرعي پروژه يااجازه خرج(WORKRLS)

براي هريک ازاجزاءپروژه يک کد دورقمي به نام شماره فرعي پروژه يااجازه خرج توسط امور مالي اختصاص داده ميشود که اعتبارات مالي وهزينه هاي آن بطور جداگانه نگهداري مي شود.اجازه خرج بصورت عددي دو رقمي دراين ستون درج ميگردد.

11-1-1-4- نشانه تقاضا INDENTSYMBOL

در اين ستون نشانه تقاضا که به صورت سه حرفي است درج مي گردد. نشانه تقاضا براي مديريت هاي مختلف متفاوت است وبايستي تحت رمز مديريت مربوطه و انبار مورد نظر به سيستم معرفي گردد.نشانه تقاضاتوسط مقررات وروشهاي بازرگاني و پيماني به واحدها اختصاص داده وبه سيستم معرفي مي شود .

12-1-1-4- تاريخ درخواست REQUESTDATE

دراين ستون تاريخ تنظيم سند درخواست کالاي پروژه بطورکامل وشش رقمي بصورت(YY MM DD) درج ميگردد.تاريخ درخواست نبايدازتاريخ روز بزرگتر باشد.

13-1-1-4- تعداد اقلام ITEM COUNT

تعداد اقلامي که در متن سند درج شده در اين ستـون نـوشته مي شود از اين ستون جهت موازنه سند استفاده مي شودوچنانچه عدد تغذيه شده مغاير با تعداداقلام مندرج درمتن سند باشد سند موازنه نخواهد شد.

14-1-1-4- جمع مقادير TOTAL QTY.

جمع مقداراقلام مندرج درمتن سند محاسبه ودر اين ستون بصورت عددي درج مي گردد. پرکردن اين ستون الزامي است از اين ستون جهت موازنه سند استفاده مي شود.

15-1-1-4- جمع ارزش ها TOTAL VALUE

در اين ستون جمع ارزش اقلام متن سند جهت موازنه با ارزش اقلام درج ميگردد.

2-1-4- اطلاعات متن سند

1-2-1-4- شماره قلم ITEM NO.

در اين ستون شماره قلم کالاي پروژه بصورت دورقمي درج مي گردد.درج شماره قلم کالاي پروژه در سند و تغذيه آن به سيستم الزامي است.

2-2-1-4- شماره طبقه بندي MESC

در اين ستون شماره طبقه بندي کالا بصورت عددي وده رقمي درج ميگردد.شماره طبقه بندي براي اقلام استاندارد ده رقمي کامل وبراي اقلام غير استاندارد بصورت مجازي ميباشد.

براي اقلامي که رمز منبع تأمين آنها D ياX يا T باشد شماره طبقـه بنـدي آنهـا بـايستـي استاندارد بوده بايستي در انبار مربوطه سابقه داشته باشند.

درج شماره طبقه بندي در اين ستون الزامي است .

توضيح: شماره طبقه بندي مجازي براي هر قلم بشکل زير ساخته ميشود:

دورقم اول سمت چپ شماره گروه اصلي کالا،شش رقم بعدي عدد صفر و دو رقم آخر شماره قلم کالاي مورد نظر مي باشد .

3-2-1-4- واحد صدور کالا UNIT

در اين ستون که دو حرفي مي بـاشد ، واحد صـدور کـالا درج ميگردد.واحد صدور کالا بايد يکي از واحدهاي معرفي شده به سيستم باشد (واحدهاي معرفي شده به سيستم در پرونده پارامترهاي سيستم موجود است ) در صورتي که شماره طبقه بندي درج شده استاندارد باشد واحد صدور نيز بايد تحت همان شماره طبقه بندي در سيستم تعريف شده باشد. درج واحد صدور کالا در اين ستون و تغذيه آن به سيستم با شرايط فوق الزامي است.

4-2-1-4- شرح کالا DESCRIPTION

در اين قسمت شرح و مشخصات فني کالاي مورد نظر درج ميگردد چنانچه کالا جزو اقلام داراي شماره طبقه بندي استاندارد باشد درج شرح کالا الزامي نمي باشد. ولي در مورد اقلام غير استاندارد (داراي شماره طبقه بندي مجازي) درج شرح کالا و تغذيه آن به سيستم الزامي است .

5-2-1-4- مقدار درخواستي .REQUIRED . QTY

در اين ستون ميزان کالاي درخواستي هر قلم نوشته مي شود که بايستي خريداري شده و يا از منابع معين شده تأمين گردد .

6-2-1-4- ارزش قلم (برآوردي) ITEM VALUE

در اين ستون ارزش برآوردي براي تعداد درخواستي هر قلم درج ميگردد. پر کردن اين ستون الزامي است .برآورد ارزش کالا حتي المقدور بايد با واقعيت نزديک باشد تا در برآورد بودجه پروژه مشکلي پيش نيايد .

7-2-1-4- نوع حمل(MODE OF SHIPMENT ) M.O.S.

در اين ستون که يک حرفي است يکي از رمزهاي زير به عنوان نمودار حمل کالا درج ميگردد :

A(AIR) حمل کالا بوسيله هواپيما

L(LAND) حمل کالا بوسيله کاميون در داخل کشور

S(SHIP) حمل کالا بوسيله کشتي

O(OVERLAND) حمل کالا بوسيله کاميون در خارج از کشور

T(TRAIN) حمل کالا بوسيله قطار

پر کردن اين ستون با يکي از رمزهاي فوق براي خريد کالا الزامي ميباشد .

8-2-1-4- رمزمنبع تأمين (SOURCE OF SUPPLY)S.O.S

در اين ستون که يک حرفي مي باشد با درج يکي از حروف زير منبع تأمين کالا مشخص مي شود .

X – چنانچه دريک درخواست رمز منبع تأمين کالائي X باشد نشان دهنده آن است که کالاي مورد نياز جهت اين پروژه درانبار اقلام مستمر ذخيره شده و انباردار نمي تواند آن کالا را براي شخص يا انبار ديگري صادر و مصرف نمايد و حداقل يک هفته قبل ازشروع عمليات پروژه بايستي ترتيب انتقال اين نوع کالا از انباراقلام مستمر به محل پروژه داده شود. بديهي است در اين شرايط شماره طبقه بندي قلم پروژه مي بايست استاندارد باشد.

T – اگر رمز منبع تأمين کالا در اين ستون T منظورگردد نشان دهنده آن است که کالاي مورد نياز پروژه در انبارهاي مازاد ويا ساير انبارهاي اصلي غير از انبار اصلي پروژه وجود داشته و ازآن محل قابل تأمين است که بايستي با سند انتقال به محل استقرار پروژه منتقل گردد .

D – رمز منبع تأمين D نشان دهنده آن است که اين قلم کالادر انبار اقلام مستمر وجود داشته و از آن محل قابل تأمين است ولي مانند حالت X ذخيره نشده است .اين نوع کالا با حواله صدور از انبار اقلام محل مستمر قابل دريافت مي باشد .

M – رمز منبع تأمين M نشان دهنده آن است که اين قلم کالا در پروژه هاي ديگر وجود داشته و از آن محل قابل تأمين است که بايستي با سند انتقال به استقرار پروژه منتقل گردد .

اگر رمز منبع تأمين کالا غير از 4 رمز فوق الذکر باشد مي بايست اين سند را يک سند تقاضاي خريد کالا تلقي نموده و جهت تأمين کالا ، پس از اخذ امضاهاي مجاز و تغذيه اطلاعات به سيستم پيوسته و يکنواخت کالا . به مراکز خريد ارسال نمود .

رمزهاي منبع تأمين کالا براي خريد .که در حال حاضر در سيستم پيش بيني شده به شرح ذيل بوده که قابل تغيير نيز مي باشد:

رمز B تأمين کالا از طريق خريدهاي خارجي مديريت بازرگاني شرکت ملي گاز.

رمزE تأمينکالا از طريق دفتر نمايندگي شرکت کالا در امارات عربي متحده ( شارجه )

رمز Fتأمين کالا ازطريق خريد خارجي شرکتها / مديريت ها

رمز G تأمين کالا از طريق خريدهاي داخلي مديريت بازرگاني شرکت ملي گاز .

رمز H تأمين کالا از منابع داخلي توسط شرکت پشتيباني ساخت و تهيه کالاي نفت تهران

رمزIتأمين کالا از طريق شرکت کالاي نفت لندن

رمز L تأمين کالا از طريق خريد داخلـي شـرکتها/مديريت ها(خريد محلي )

رمز  U در مواردي که منبع تأمين کالا مشخص نمي باشد.

رمز Z تأمين کالا از طريق شرکت پشتيباني ساخت و تهيه کالاي نفت تهران ( خريد خارجي )

تغذيه اين ستون با يکي از رمزهاي ذکر شده بنا به مورد الزامي است .

توضيح : ما بقي رمزهاي تعريف شده در سيستم با زدن کليــد PF2 در فيلـد SSPLY قـابـل رويت مي باشند.

9-2-1-4- شماره انبار تأمين کننده کالاX.STORE NO.

در اين ستون شماره انبار تأمين کننده کالاي پروژه در صورتي که رمز تأمين کالاD,X ياT درج مي گردد.اين ستون چهار رقمي است که دورقم آن شماره انبار اصلي و دو رقم آن شماره انبار فرعي (درصورت نياز) مي باشد در صورتيکه درخواست کالاي پروژه به مبادي خريد ارسال گردد تکميل اين ستون لزومي ندارد.

در مواردي که اين ستون تکميل ميشود (با توجه به رمز منبع تأمين) بايستي به صورت عددي وصحيح تکميل شده و شماره انبار مورد نظر به سيستم معرفي شده باشد.

10-2-1-4- رمز سازماني تأمين کننده کالا X.ADMIN

در اين ستون رمزسازماني انبار تأمين کننده کالا درج ميگردد و تکميل آن بستگي به ستون شماه انبار تأمين کننده کالا دارد يعني اگر ستون شماره انبار تکميل شد،اين ستون نيز بايد تکميل گردد.اين ستون دو رقمي وعددي بوده وبايستي بارمزسازماني شناخته شده(از نظر سيستم) تکميل شود.

چنانچه منبع تأمين کالا X يا D باشد رمز سازماني تأمين کننده کالا الزاماً بايدرمز سازماني اقلام موجودي مستمر باشد.

11-2- 1-4-شماره درخواست پروژه تامين کننده کالا X.REQUEST NO.

درصورتيکه کالاي مورد نياز از مازاد پروژه هاي قبلي و از شماره درخواست خاصي قابل تامين بوده ورمز منبع تامين Tباشد ، شماره درخواست پروژه قبلي دراين ستون درج ميگردد .شماره پروزه قبلي بايد در سيستم وجود داشته باشد.

12-2-1-4 - شماره قلم درخواست تامين کننده کالا .X.ITEM NO

تکميل اين ستون بستگي به ستون قبلي دارد و چنانچه ستون شماره درخواست تکميل شود ، اين ستون نيز بايستي با شماره قلم درخواست تامين کننده کالا تکميل شود. اين ستون دو رقمي و عددي مي باشد.

3-1-4-اطلاعات غير قابل تغذيه به سيستم :

1-3-1-4 - تهيه کننده

دراين ستون نام و مشخصات تهيه کننده سند درج و توسط وي امضاء ميشود.

2-3-1-4 - تأييد کننده تدارکات پروژه

دراين ستون مشخصات مسئول تداکارت پروژه درج و توسط نامبرده امضاء ميگردد.

3-3-1-4 -تصويب کننده

دراين ستون مشخصات مدير/ مسئول پروژه بعنوان تصويب کننده درخواست کالاي پروژه درج و توسط نامبرده امضاء خواهد شد.

4-3-1-4 - تائيد تدارکات و امور کالا

دراين ستون مشخصات مسئول تدارکات و يا امورکالاي مربوطه درج و توسط نامبرده امضاء خواهد شد.

5-3-1-4 -تائيد امور مالي / بودجه / ذيحسابي

دراين ستون مشخصات مسئول امور مالي بعنوان تائيد کننده بودجه درخواست کالاي پروژه درج وتوسط نامبرده امضاء ميگردد.

6-3-1-4 -تصويب استثنائي

چنانچه خريد کالاي پروژه خيلي فوري و خارج از روال عادي باشد تائيد درخواست کالاي پروژه توسط مدير / بالاترين مقام مسئول مربوطه با در نظر گرفتن مفاد آيين نامه معاملات وتنظيم فرم خريد اضطراري در اين ستون الزامي است .

7-3-1-4 -ستون هايزيرين اين سند جهت خريد کالا توسط واحدهاي مختلف امور بازرگاني بنا به مورد تکميل خواهد شد.

تذکر :در مواردي که تعداد اقلام بيش از يک صفحه سند MT26باشد ازبرگ الحاقي اين سند استفاده ميگردد ( پيوست 3 )

2-4 - اصلاح مشخصات اقلام درخواست کالاي پروژه و خريد مستقيم (MT26A)

1-2-4 -پس از ايجاد سابقه درخواست کالاي پروژه/ خريد مستقيم با سند MT26 در سيستم پيوسته و يکنواخت کالا چنانچه نياز به اصلاح مشخصات اقلام باشد از سند MT26با رمز عملکرد Aاستفاده نموده وبا انتخاب گزينه 19 پس از درج اطلاعات کليدي سند مانند رمز مديريت ، شماره انبار ، رمز سازماني ، شماره درخواست پروژه ، شماره قلم ، شماره طبقه بندي و واحد صدور کالا ، اطلاعاتي که بايستي اصلاح گردند در سند ثبت و به سيستم تغذيه خواهد شد اطلاعات قابل اصلاح عبارتند از تاريخ نياز به کالا،رمز فوريت ، مقدار قلم ، ارزش قلم ، نحوه حمل ،منبع تامين کالا.

2-2-4 -سند اصلاح مشخصات اقلام درخواستي کالاي پروژه بايستي با تائيد مسئول کنترل موجودي انبار مربوطه به سيستم تغذيه گردد.

3-4-حذف اقلام درخواست کالاي پروژه و خريد مستقيم (MT26D)

1-3-4- چنانچه پس از ايجاد درخواست اقلام کالاي پروژه / خريد مستقيم در سيستم بنا به عللي تصميم به حذف قلم / اقلامي گرفته شود از سند MT26با رمز عملکرد Dوبا انتخاب گزينه 20 استفاده ميگردد.

در اين سند ابتدا اطلاعات کليدي سند مانند رمز مديريت ، شماره انبار ، رمز سازماني ، شماره درخواست پروژه ، شماره قلم ، شماره طبقه بندي و واحد صدور کالا را درج نموده وبه سيستم تغذيه مي نمائيم وسيستم پس از تـائيد کـاربـر اطلاعـات اقـلام مـورد نظـر را حذف مي نمايد.

2-3-4- حذف اقلام درخواست کالاي پروژه اي به شرطي امکان پذير است که براي آن اقلام اقدامات خريد کالا بمرحله صدور سفارش نرسيد ه باشد.

3-3-4- حذف اقلام درخواست کالاي پروژه / خريد مستقيم با درخواست مدير پروژه و تائيد رئيس تدارکات / امور کالاي شرکت / مديريت مربوطه انجام ميشود.

4-4 - اصلاح دسته اي اقلام سند درخواست کالاي پروژه و خريد مستقيم (MT26B)

چنانچه بخواهيم اصلاحاتي را در مورد تمام اقلام سند درخواست کالاي پروژه / خريد مستقيم اعمال نمائيم از سند اصلاح دسته اي اقلام پروژه / خـريــد مستقيــم از سند MT26بـا رمـز عملکـرد Bوبا انتخاب گزينه 21 استفـاده مـي نمائيـم . ( پيوست شماره 4)

1-4-4- جهت استفاده ازسند MT26B براىاصلاح دسته اى اقلام در خواست كالاي پروژه/خريد مستقيم بايستي ابتدا اطلاعات کليدي را که شامل رمز مديريت ، شماره انبار ، رمزرساني،شماره درخواست کالاي پروژه/ خريد مستقيم مي باشد در سند درج نمود.

2-4-4 -اطلاعات کلي که براي تمام اقلام سند قابل اصلاح ميباشد عبارتنداز تاريخ نياز به کالا،شماره فرعي پروژه(اجازه کار)شماره حساب ورمزفوريت کالا.يعني در موقع تنظيم سندبراي اصلاح دسته اي اقلام مورد درخواست علاوه بر اطلاعات کليدي(رمزمديريت،شماره انبار،رمز سازماني،شماره درخواست)هريک ازاطلاعات فوق الذکرکه بايستي اصلاح شود(تاريخ نياز به کالا،شماره فرعي پروژه،شماره حساب،رمز فوريت)وياتمامي آنها بنا به مورد بايد در سند قيد گردد.

3-4-4 -پس ازتغذيه اطلاعات اصلاحي موردنظربه سيستم،اطلاعات جديدجايگزين اطلاعات قبلي مي گردد.

5-4 - حذف دسته اي اقلام درخواست کالاي پروژه MT26B

جهت حذف کليه اقلام يک سند درخواست کالاي پروژه/ خريدمستقيم،ازسندحذف دسته اي اقلام پروژه/خريدمستقيم از سندMT26 بارمز عملکردB وبا انتخاب گزينه22 استفاده مي نمائيم.(پيوست شماره 4)

1-5-4-جهت استفاده ازسند MT26B براى حذف کليه اقلام يک درخواست کافي است اطلاعات کليدي رمز مديرت،شماره انبار،رمز رساني وشماره درخواست مورد نظر در سند درج و به سيستم تغذيه نمائيم.

2-5-4- اقلام درخواستي را ميتوان يکجا حذف نمود که سندسفارش ويا انتقال کالا براي هيچيک ازآنها صادر نشده باشد.

3-5-4- حذف دسته اي اقلام يک سفارش از سيستم باتائيد مديرپروژه ورئيس تدارکات/امورکالايامسئول کنترل موجودي ذيربط انجام ميشود.

از اين سند جهت اصلاح و اعمال تغييرات لازم درمقادير مصرف اقلام وارزش آنها در پـروژه ها استفاده مي شـودبا استفاده ازاين سند، فقط آمارمصرف اقـلام کـالا درپروژه هاي موجود و پروژه هاي ديگر(پروژه هاي اتمام يافته)را ميتوان اصلاح نمود و فاقد هر گونه بار مالي است.و اطلاعات درج شده در آن موجب تغيير ارزش موجودي دردفاتر مالي وحسابهاي مربوطه نخواهد شد.

اين سند نيزداراي دوبخش سرسندومتن مي باشدکه نحوه تهيه و تنظيم آن بشرح زيراست:

1-5- عوامل اطلاعاتي سرسند

1-1-5- نوع سند DOC.TYPE

نوع سند MT28A مي باشد که از قبل روي سند چاپ شده و لازم به پرکردن نمي باشد و به سيستم تغذيه نخواهد شد.

2-1-5 - رمز مديرت MGCODE

اين ستون مطابق توضيحات بند 3-1-1- 4- تکميل و به سيستم تغذيه ميشود.

3-1-5 - شماره انبار STORENO.

اين ستون مطابق توضيحات بند4-1-1- 4- تکميل وبه سيستم تغذيه ميشود.

4-1-5 - رمز سازماني ADMIN

اين ستون مطابق توضيحات بند5-1-1-4- تکميل و به سيستم تغذيه ميشود.

5-1-5- شماره درخواست پروژه REQUESTNO.

اين ستون شماره درخواست پروژه که عددي ده رقمي مي باشد درج ميگردد.

6-1-5- شماره سند DOC . NO.

دراين ستون شماره رديف سند بصورت عدديو 7 رقمي درج ميگردد.

7-1-5- تاريخ سند DOC . DATE

دراين ستون تاريخ تنظيم سند بصورت عددي و6رقمي به شکل روز ، ماه ، سال(YYMMDD)درج ميگردد.

2-5- عوامل اطلاعاتي متن سند

1-2-5- شماره قلم ITEMNO.

دراين ستون شماره قلم درخواست پروژه بصورت عددي و دورقمي درج ميگردد.

2-2-5- شماره طبقه بندي کالا M.E.S.C.

دراين ستون شماره طبقه بندي اقلام پروژه بصورت عددي وده رقمي درج ميگردد.

3-2-5- واحد صدور کالا UNIT

واحد صدور کالا در اين ستون درج ميگردد.واحد صدور کالا دو حرفي بوده و بايد يکي از واحدهاي صدورمعرفي شده به سيستم باشد.

4-2-5- سوابق مصرف در اين پروژه PAST . CONS . THISPRJ.

در اين قسمت که شامل سه ستون نمودارافزايش/کاهش مصرف ، مقداروارزش ميباشد مقادير مصرفي هر قلم کالا در پروژه مورد نظر را ميتوان اصلاح نمود که چنانچه مقداراصلاحي کاهش باشد باعلامت منفي واگرافزايش باشد با علامت مثبت در ستون نمودار مشخص مي شود.

- نمودار C.INDICATOR

چنانچه منظور از اصلاح مقدار/ارزش کالاي مصرف شده در اين پروژه کاهش باشد اين ستون با حرف C پر مي شودواگر منظوراز اصلاح مقدار/ارزش کالاي مصرف شده،افزايش باشداين ستون خالي باقي مي ماند.

- مقدارمصرف CONS.QTY.

در اين ستون ميتوان مقدار مصرف گذشته اين پروژه از کالاي مورد نظررا نوشت واصلاح نمود ونحوه عمل به ستون نمودار بستگي دارد.

- ارزشمصرف CONS.VALUE

در اين ستون ميتوان ارزش کالاي مصرف گذشته اين پروژه را نوشت واصلاح نمود و نحوه عمل آن بستگي به ستون نمودار دارد.

5-2-5- سوابق مصرف درپروژه هاي ديگر

PAST . CONS .-OTHERPRJ.

در اين قسمت که شامل سه ستون مي باشد مقدار/ارزش مصرف کالاي مورد نظر با علامت کاهش يا افزايش درساير پروژه ها، ثبت/اصلاح ميگرددوبشرح زير مي باشد.

- نمودار C .INDICATOR

چنانچه منظور از اصلاح مقدار/ارزش کالاي مصرف شده در ساير پروژه ها،کاهش باشد اين ستون با حرف C پر مي شود و اگر منظورازاصلاح مقدار/ارزش افزايش باشد ستون خالي مي ماند.

- مقدار مصرف CONS.QTY.

در اين ستون مقدار مصرف گذشته ساير پروژه هاازکالاي مورد نظردرج ميگردد و بدين وسيله مصرف گذشته ساير پروژه هادر پرونده اصلاح مي شود. ونحوه عمل کاهش ياافزايش آن بستگي به ستون نمودار دارد.

- ارزش مصرفCONS.VALUE

در اين ستون ارزش مصرف گذشته ساير پروژه هارامي توان نوشت و بدينوسيله ارزش مصرف گذشته ساير پروژه هارادر پرونده اصلاح نمود. نحوه عمل کاهش يا افزايش ،بستگي به ستون نمودار دارد.

3-5- ستونهاي غيرقابل تغذيه به سيستم

1-3-5- شرح کالا DESCRIPTION.

دراين ستون شرح کالا بطور خلاصه جهت اطلاع امضاء کنندگان سنددرج ميگردد.

2-3-5- تهيه کننده PREPAREDBY

در اين ستون نام نام خانوادگي تهيه کننده سند درج شده و توسط نامبرده امضاء ميگردد.

3-3-5- تاييد تدارکات پروژه(1) CONFIRMEDBY

دراين ستون نام ونام خانوادگي مسئول تدارکات پروژه درج و باامضاءنامبرده مندرجات سند تائيد ميگردد.

4-3-5- تاييد تدارکات وامورکالا(2) CONFIRMED BY

دراين ستون نام ونام خانوادگي رئيس تدارکات/امورکالاي مربوطه درج وتوسط نامبرده امضاء ميشود و با تاييد ايشان سند را مي توان به سيستم تغذيه نمود.

پس ازايجادسابقه اقلام پروژه/خريدمستقيم وانجام عمليات تأمين کالا جهت اصلاح اطلاعات مربوط به قيمت واحد آخرين رسيد کالا و يااصلاح قيمت واحد آخرين صدور کالا از سند MT27A استفاده ميشوداين سند در اداره سفارشات مربوطه تنظيم و پس از تائيدمسئولين ذيربط به سيستم پيوسته و يکنواخت کالا تغذيه ميگرددوشامل دوبخش سرسندکه حاوي اطلاعـات کليـدي ومتـن سنـد کـه اطلاعات اختصاصي هر قلم درآن درج ميگردد مي باشد.

1-6- اطلاعات سرسند

1-1-6- نوع سند DOC.TYPE

در اين ستون عدد 27 بعنوان نوع سند و حرفAبعنوان رمز عملکرد چاپ شده ونيازي به نوشتن و تغذيه به سيستم ندارد.

2-1-6-رمز مديريت MG.CODE

اين ستون مطابق توضيحات بند3-1-1-4- تکميل وبه سيستم تغذيه ميشود.

3-1-6- شماره انبار STORE NO .

اين ستون مطابق توضيحات بند4-1-1-4- تکميل و به سيستم تغذيه ميشود.

4-1-6- رمزسازما نيADMIN

اين ستون مطابق توضيحات بند 5-1-1-4- تکميل و به سيستم تغذيه ميشود.

5-1-6 - شماره درخواست پروژه/خريدمستقيمREQUESTNO

اين ستون مطابق توضيحات بند6-1-1-4- تکميل و به سيستم تغذيه ميشود.

6-1-6 - شماره سند DOC . NO .

در اين ستون شماره سند بصورت عددي و7رقمي درج ميگرددکه دورقم اول آن مطابق دورقم سال شمسي بوده که مي بايست با سال تاريخ سند معادل بوده و 5 رقم بقيه شماره رديف سند مي باشد.

7-1-6 - تاريخ سند DOC.DATE

دراين ستون تاريخ تهيه سند بصورت 6 رقمي و عددي و بر حسب روز، ماه سال ( YY MM DD )درج ميگردد.

2-6-اطلاعات متن سند

1-2-6- شماره قلمITEMNO .

در اين ستون شماره قلم کالاي پروژه بصورت عددي ودورقمي درج ميگردد.

2-2-6 - شماره طبقه بنديM.E.S.C

در اين ستون شماره طبقه بندي قلم بصورت عددي ده رقمي درج ميشود.شماره طبقه بندي براي اقلام استاندارد واقعي وبراي اقلام غير استاندارد مجازي مي باشد.

3-2-6 - واحد صدورکالا UNIT

دراين ستون واحد صدورکالا که دو حرفي ميباشددرجميگردد.

4-2-6- قيمت آخرين صدورPRICEOFLASTISSUE

در اين ستون قيمت واحد آخرين صدورکالاي پروژه/خريدمستقيم بصورت عددي درج ميگردد و درمواردي که لازم باشد قيمت اصلاح گردد از اين ستون استفاده مي شود.

5-2-6-آخرين قيمت واحد پرداخت شدهLAST PAIDUNITPRICE

در اين قسمت قيمت واحدآخرين رسيدکالا درج ميگردد وبمنظوراصلاح اين قيمت درسيستم مورد استفاده قرار ميگيرد که بايستي بصورت عددي درج گردد.

6-2-6- تهيه کننده

دراين قسمت مشخصات تهيه کننده سنددرج و به امضاء نامبرده خواهد رسيد.

7-2-6-تصويب کننده

دراين قسمت مشخصات تصويب کننده سند که رئيس تدارکات/مسئول سفارشات مربوطه ميباشددرج و توسط نامبرده امضاء ميگردداطلاعات اين سند پس ازامضاء تصويب کننده به سيستم پيوسته يکنواخت کالا تغذيه ميگردد تا اصلاحات موردنظر انجام شود.

درسيستم پيوسته ويكنواخت كالا، چون مقايسه وتطبيق اطلاعات كلي سند واطلاعات متن سند درمرحله پايان ثبت اطلاعات درسيستم انجام ميشود، چنانچه اطلاعات واردشده غلط بوده وتطبيق نكند(سندBALANCE نشود) سيستم با اعلام پيام مناسب كاربر را مطلع نموده تا نسبت به رفع اشكال وتصحيح اطلاعات اقدام نمايدوپس از آن دستور مجدد تطبيق (BALANCE ) سند رابدهد درغيراينصورت سند بطورناقص (HOLD) باقي ميماند تا رفع اشكال شده وكامل گردد.

همچنين پس از مرحله تطابق وكامل شدن سند جهت اثرگذاري در پرونده هاي سيستم ، با دستوركاربر وكسب مجوزهاي لازم عمل اثرگذاري (RELEASE) سندانجام ميشود. دراين مرحله چنانچه موانعي براي اثرگذاري وجودداشته باشد ( ازقبيل اشكالا ت سيستمي ، عدموجودمجوزهاي لازمو غيره ) سند اثرگذاري نكرده( RELEASE نشده )وبصورت معلق (SUSPEND)باقي خواهد ماند. دراين صورت كاربر بايستي موانع موجود را رفع نموده ودستورمجدد اثرگذاري (RELEASE) را به سيستم بدهد تا سند تاثير خود را سوابق گذاشته و RELEASEشود.